Как оформить возврат подотчетных сумм и выдачу их другому сотруднику. Возврат в кассу подотчетных сумм


Возврат подотчетных сумм в кассу 1с — Ваше право

Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П, далее — Положение № 373-П). Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня).

Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.

Однако не совсем логично руководителю писать заявление на свое же имя. Есть два варианта оформления в данной ситуации.

1. Заявление обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Если руководитель берет деньги под отчет, он может написать распоряжение (служебную записку) об их выдаче, указав в нем сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись.

2. Можно оставить в качестве наименования документа «заявление».

Формулировку «Прошу выдать» можно заменить фразой «Необходимо выдать». А в шапке вместо «директору. » указать просто наименование организации (например: В ООО «База»).

Поскольку в законодательстве РФ прямо сказано, что визу на заявлении о выдаче подотчетных сумм проставляет именно руководитель, актуальным является вопрос, как передать данное полномочие другому сотруднику. Такая необходимость может возникнуть, например, в период отпуска или болезни руководителя.

Первая заключается в том, что полномочие по визированию заявлений на выдачу подотчетных сумм должно передаваться по доверенности. Дело в том, что только руководитель организации вправе представлять ее интересы без доверенности. Выдача подотчетных сумм связана с принятием управленческого решения по расходованию денежных средств юридического лица. Без соответствующих полномочий иные сотрудники принимать данное решение не вправе.

Вторая позиция заключается в следующем: для передачи полномочий доверенность не нужна, достаточно оформить приказ в произвольной форме. Объясняется это так.

Согласно пункту 1 статьи 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Под представительством в гражданском законодательстве понимается совершение сделок одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) (п. 1 ст. 182 ГК РФ).

Подписание заявления на выдачу подотчетных сумм сделкой не является: данное действие не направлено на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Следовательно, оформлять доверенность не требуется.

На наш взгляд, более обоснованной является первая точка зрения и доверенность лучше оформить. В хозяйственной практике доверенности оформляются не только собственно для заключения сделок, но и для осуществления других «представительских» функций. Например: доверенность нужна сотруднику, который забирает документы о праве собственности организации на недвижимость, если данный сотрудник руководителем юридического лица не является.

Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П, далее — Положение № 373-П). Уст

pred64.ru

Возврат неизрасходованных подотчетных сумм

Казенное учреждение. Сотруднику в декабре 2016 года, были выданы денежные средства на командировочные расходы, в январе сотрудник вернулся из командировки и внес остаток неизрасходованных средств в кассу. Какими бухгалтерскими проводками надо отразить перечисление этого остатка в доход бюджета?

Отвечает Ольга Моргунова, эксперт

Сложившуюся ситуацию в учете отразите проводками:

Дебет КИФ.1.201.34.510  Кредит КРБ.1.208.ХХ.660 – Внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств

Уменьшение забалансового счета 18 (по кодам КОСГУ)

Далее если учреждение является администратором доходов, сделайте проводки:

Дебет КДБ.1.210.03.560 Кредит КИФ.1.201.34.610 – Сданы наличные деньги на лицевой счет администратора(на основании расходного кассового ордера и объявления на взнос наличными)

одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 510)

одновременно уменьшение забалансового счета 17 (код аналитики 610)

Дебет КДБ.1.210.02.100 Кредит КДБ.1.210.03.660 - Поступили деньги на лицевой счет администратора(на основании выписки из лицевого счета)

одновременно уменьшение забалансового счета 17 (код аналитики 610)

Если учреждению не переданы функции администратором доходов, сделайте проводки:

Дебет КДБ.1.303.05.830 Кредит КИФ.1.201.34.610 – Сданы деньги в банк для зачисления на лицевой счет администратора кассовых поступлений

одновременно уменьшение забалансового счета 17(код аналитики по доходам)

Дебет КДБ.1.304.04.100 Кредит КДБ.1.303.05.730 – Отражено уведомление администратора кассовых поступлений об ожидаемых доходах (на основании извещения ф. 0504805)

Приведенная ниже рекомендация 2, по сути аналогична Вашей.

Обоснование

1.Из рекомендации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как принять не израсходованную сотрудником часть суммы, выданной под отчет

Бухучет

В бухучете возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите следующим образом.

В учете казенных учреждений:

Возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите проводкой:

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

1.

Внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств

КИФ.1.201.34.510 

КРБ.1.208.ХХ.660

Уменьшение забалансового счета 18 (по кодам КОСГУ)

XX – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

Такой порядок установлен пунктом 84 Инструкции № 162н.

При увольнении подотчетника его задолженность на момент увольнения перенесите на счет 1.209.30.000 «Расчеты по компенсации затрат». Подробнее об этом см. здесь.

2.Из рекомендации  Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как администратору отразить доходы от платной деятельности

1. Бухучет у администратора доходов

Если госорган (учреждение) ведет платную деятельность, он отслеживает поступления и начисляет доход самостоятельно. Поэтому зачисление денег на лицевой счет отражайте на счете 210.02 «Расчеты с финансовым органом по поступлениям в бюджет» (п. 89 Инструкции № 162н).

Учет операций по счету ведите в журнале операций с безналичными денежными средствами (ф. 0504071). Обеспечьте аналитический учет в разрезе кодов доходов бюджетов (КДБ). Об этом сказано в пунктах 228–229 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

В бухучете делайте проводки:

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

1.

Начислен доход

КДБ.1.205.ХХ.560

КДБ.1.401.10.100<1>

Плательщик вносит деньги в кассу

1.

Поступили в кассу средства от плательщика дохода

КИФ.1.201.34.510 одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики по доходам)

КДБ.1.205.ХХ.660

2.

Сданы наличные деньги на лицевой счет администратора(на основании расходного кассового ордера и объявления на взнос наличными)

КДБ.1.210.03.560 одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 510)

КИФ.1.201.34.610 одновременно уменьшение забалансового счета 17 (код аналитики 610)

3.

Поступили деньги на лицевой счет администратора(на основании выписки из лицевого счета)

КДБ.1.210.02.100<1>

КДБ.1.210.03.660 одновременно уменьшение забалансового счета 17 (код аналитики 610)

Плательщик перечисляет деньги на счет бюджета

1.

Отражено поступление дохода в бюджет(на основании выписки из лицевого счета)

КДБ.1.210.02.100<1>

КДБ.1.205.ХХ.660

ХХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

<1> В разрезе статей (подстатей) КОСГУ по доходам.

Такой порядок следует из пунктов 49, 78, 91, 92, 120 Инструкции № 162н, пункта 365 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Читайте по теме в электронном журнале

Бухучет в учреждении, которому счет администратора не открыт

В этом случае учреждение начисляет доходы, составляет Извещение (ф. 0504805) и передает его администратору кассовых поступлений. Последний контролирует и отражает в учете зачисление доходов в бюджет.

В учреждении, которое оказывает услуги, делайте проводки:

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

1.

Начислен доход от платной деятельности

КДБ.1.205.ХХ.560

КДБ.1.401.10.100<2>

Плательщик вносит деньги в кассу

1.

Поступили в кассу средства от плательщика дохода

КИФ.1.201.34.510 одновременно увеличение забалансового счета 17(код аналитики по доходам)

КДБ.1.205.ХХ.660

2.

Сданы деньги в банк для зачисления на лицевой счет администратора кассовых поступлений

КДБ.1.303.05.830

КИФ.1.201.34.610 одновременно уменьшение забалансового счета 17(код аналитики по доходам)

3.

Отражено уведомление администратора кассовых поступлений об ожидаемых доходах (на основании извещения ф. 0504805)

КДБ.1.304.04.100<2>

КДБ.1.303.05.730

Плательщик перечисляет деньги на счет бюджета

1.

Отражено уведомление администратора кассовых поступлений об ожидаемых доходах (на основании извещения ф. 0504805)

КДБ.1.304.04.100<2>

КДБ.1.303.05.730

2.

Отражено поступление дохода в бюджет(на основании извещения ф. 0504805 от администратора кассовых поступлений)

КДБ.1.303.05.830

КДБ.1.205.ХХ.660

ХХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

<2> В разрезе статей (подстатей) КОСГУ по доходам.

Такой порядок следует из пунктов 49, 78, 104, 109, 110, 120 Инструкции № 162н, пункта 365 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Администратор кассовых поступлений принимает к учету ожидаемые доходы, о которых ему сообщило учреждение в Извещении (ф. 0504805). Когда доходы поступят на лицевой счет, он отражает их на счете 210.02 «Расчеты с финансовым органом по поступлениям в бюджет» (п. 89, 110 Инструкции № 162н). В учете сделайте проводки:

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

Зачисление дохода в бюджет

1.

Принято к учету извещение (ф. 0504805) от учреждения об ожидаемых доходах

КДБ.1.303.05.830

КДБ.1.304.04.100<3>

2.

Отражено поступление дохода в бюджет(на основании выписки из лицевого счета)

КДБ.1.210.02.100<3>

КДБ.1.303.05.730

ХХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

<3> В разрезе статей (подстатей) КОСГУ по доходам.

Такие проводки приведены в пунктах 91, 104, 110, 120 Инструкции № 162н.

www.budgetnik.ru

Как оформить возврат подотчетных сумм и выдачу их другому сотруднику

Подотчетные денежные средства перечисляются сотруднику на банковскую карту, на предприятии об этом имеется приказ, может ли подотчетное лицо внести в кассу неиспользованные подотчетные денежные средства, которые были изначально зачислены ему на банковскую карту, и возможно ли выдать эти средства уже из кассы под отчет другому сотруднику? Каковы при этом у предприятия налоговые риски?

В данной ситуации возврат подотчетных сумм оформляется только возвратом  остатка в кассу. Так как деньги изначально предназначались на выдачу в подотчет, то остаток, который вернули в кассу, можно выдать в подотчет вновь (целевое назначение и использование соблюдено). Никаких рисков в данном случае не возникает.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух (в редакции для коммерческих организаций)

1. Рекомендация: Как выдать деньги под отчет

 

Способы выдачи

Подотчетные суммы можно выдать сотруднику двумя способами:

 

Для выполнения служебных заданий сотруднику можно выдать корпоративную банковскую карту. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Чтобы получить корпоративную карту, сотрудник должен написать заявление. Денежные средства на карту зачисляются на основании приказа руководителя. Также рекомендуется утвердить порядок использования корпоративной карты.

При открытии (закрытии) специального карточного счета уведомлять налоговую инспекцию и территориальные отделения Пенсионного фонда РФ и ФСС России не надо.

Однако передача карты сотруднику – это еще не выдача самих подотчетных сумм. Согласно Инструкции к плану счетов суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).

По корпоративной карте сотрудник снимает деньги со специального карточного счета организации. Этот счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»– выданы сотруднику деньги под отчет.*

 

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как принять не израсходованную сотрудником часть суммы, выданной под отчет

 

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

 

Внесение в кассу

Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер. Такие требования содержат указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.*

 

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Статья: Подотчетные деньги допустимо выдавать через зарплатную карту

 

То есть, получив подотчетные деньги на зарплатную карту (аванс на командировку или на хозрасходы), работник по истечении определенного срока обязан сдать в бухгалтерию отчет об их расходовании – авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих оплату тех или иных затрат. Если израсходованная сумма превышает размер выданного аванса, организация возмешает работнику перерасход – выдает из кассы или перечисляет на зарплатную карту. › |

Если потрачено меньше, разницу можно принять наличными в кассу по приходному кассовому ордеру либо удержать при очередной выдаче (перечислении на карту) заработной платы.* Но на такое удержание необходимо согласие работника. Удержание из зарплаты без его согласия возможно только после проведенного расследования и изданного по его результатам приказа или распоряжения руководителя. Это может произойти в случае спорной ситуации, допустим, когда работник не смог документально подтвердить часть осуществленных затрат.

 

Ю.В. Ушаков, налоговый консультант

Журнал «Учет в строительстве», № 12, декабрь 2013

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

 

www.26-2.ru

Возврат подотчетных сумм в кассу сроки. Невозвращенные подотчетные суммы. Удержание подотчетных сумм из заработной платы – готовьтесь, должники

Далеко не все сотрудники, получив денежные средства в подотчет, торопятся отчитаться в их использовании. Если у работника случился перерасход, то такого гостя в бухгалтерию можно ждать сразу же, как это произошло. И вот он уже у дверей кассы ждет, когда ему компенсируют его «кровные».

Другое дело – если от выданного в подотчет аванса имеется остаток. И даже если работник представил вам все оправдательные документы, то вряд ли он спешит внести в кассу неизрасходованные деньги. Неужели бегать за ним по пятам, или же удержание подотчетных сумм можно произвести менее травмирующим для психики бухгалтера образом – например, из заработной платы нерадивого сотрудника?

Без того, что они позже придут домой с их маленькими тележками или толстыми полиэтиленовыми пакетами, у большинства людей возникнут проблемы с круговыми движениями. Как и в случае женщины, одетые в Россию, которая по-прежнему испытывает большие трудности с немецким языком через семь лет в Эшвеге. Над Грузией она нашла новый дом в Геберге - она ​​так и не приехала сюда. В течение одного года работа на один евро, так как базовое страхование - профессиональная перспектива сегодняшней 58-летней женщины равна нулю.

Неделя за неделей 400 человек из Эшвеге и окрестностей теперь равны ей. За последние несколько месяцев мы наблюдаем огромный приток, - говорит Марго Фурчер. Она - «босс» совета - решительно и с большой приверженностью старается стать постоянно растущим числом помощников, ищущих помощь.

Когда заканчивается ваше терпение

Законодательство не ограничивает сроки, на которые можно выдавать в подотчет денежные средства сотрудникам. Этот срок руководитель может установить в приказе по организации или утвердить в Положении о выдаче денежных средств в подотчет.

Не позже, чем через 3 рабочих дня после окончания установленного срока, работник обязан отчитаться за полученные деньги. Если аванс выдавался на командировочные расходы, то срок отчета – не позднее 3 рабочих дней со дня его выхода на работу после командировки (п.6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Логистическая задача. Шесть дней в неделю, помощники доски собираются собрать все, что в радиусе 25 километров, что не считается достаточно хорошим для продажи на нашей верфи. Маленький фургон Мерседеса из Эшвегера Тафеля каждую неделю берется за 500 километров. За рулем автомобиля находится Гудрун Гюнтер. Их мир - это задние дворы супермаркетов или пекарен, которые поддерживают пи

fortun.ru