Каков порядок возмещения по авансовому отчету? Возмещение подотчетных сумм по авансовому отчету


Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

Перерасход по авансовому отчету — как поступить в этой ситуации и можно ли выплатить сумму перерасхода сотруднику? Рассмотрим алгоритм действий по данному вопросу и нормы его законодательного регулирования.

 

Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?

Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?

Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику?

Итоги

 

Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?

Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно. Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО), на составление которого отводится 3 рабочих дня, отсчитываемых от завершения срока, на который выданы деньги, или от даты возвращении сотрудника из командировки. В АО должны отразиться все произведенные расходы. Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.).

В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства. Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).

Требования бухгалтерии к АО таковы:

  • отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
  • каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;
  • соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.

Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму. Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

О том, как правильно заполнить АО, читайте в статье «Образец заполнения авансового отчета в 2017-2018 годах».

Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?

Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Обоснованно ли такое требование бухгалтерии?

Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО. Никаких заявлений дополнительно писать не требуется — данная обязанность нигде законодательно не закреплена.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:

  • обоснованность расходов;
  • документальное подтверждение каждого расхода;
  • соответствие АО принятой у работодателя форме;
  • утверждение АО руководителем.

О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?».

Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику?

Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО? Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна.

Если обратиться к унифицированной форме АО (АО-1), то мы можем увидеть, что в качестве документа, на основании которого выдаются деньги по перерасходу, в нем указан только кассовый ордер. Однако в нем имеются и свободные строки, позволяющие вписать туда иные способы получения денег.

Форму АО-1 можно скачать на нашем сайте.

Форма № АО-1

Скачать форму № АО-1

На то, что выплату подотчетных средств можно осуществлять только посредством выдачи наличных средств через кассу, указано в п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Однако казначейство РФ и Минфин РФ придерживаются иной позиции (письма от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554 и № 02-03-10/37209), считая выплату средств на карту сотрудника вполне допустимой.

Итоги

Для подтверждения факта перерасхода по АО нужно не только документально обосновать все расходы, но и осуществить их в соответствии с поставленной при выдаче средств задачей. Выплата перерасхода осуществляется после проверки АО бухгалтерией и утверждения его руководством. Основанием для выплаты является сам авансовый отчет. Выплату можно осуществлять как наличными из кассы предприятия, так и переводом средств на карту сотрудника.

nalog-nalog.ru

Каков порядок возмещения по авансовому отчету?

Возмещение расходов по авансовому отчету становится необходимостью, когда истраченная работником сумма оказывается больше, чем полученный им аванс на расходы. Однако расходы должны иметь однозначное документальное подтверждение. Рассмотрим процедуру возмещения и наиболее проблемные ситуации с подтверждающими документами.

 

Выдача денежных средств под отчет и их возврат

Расходы, подлежащие возмещению при отправке работника в командировку

Возмещение расходов на проезд

Возмещение расходов на наем помещения

Возмещение суточных

Итоги

 

Выдача денежных средств под отчет и их возврат

До 19.08.2017 согласно п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У наличные деньги выдавались под отчет при обязательном соблюдении следующих условий:

  • Работник полностью погасил задолженность по ранее полученной сумме.
  • Имеется его заявление на выдачу денег, подписанное руководителем (или ИП). В заявлении указана сумма, которую необходимо выдать, и срок, на который она выдается.

С 19.08.2017 обоих этих условий коснулись изменения (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У). Первое отменено, а второе перестало быть обязательным. Теперь выдача подотчетных сумм может осуществляться не только по заявлению работника, но и на основании распорядительного документа, подписанного руководителем (или ИП).

Каков порядок возмещения по авансовому отчету?

Отчитаться за использование выданной суммы работник должен в течение 3 рабочих дней:

  • по истечении срока, указанного в заявлении на выдачу или в распорядительном документе;
  • после возвращения из командировки.

Для этого работник составляет авансовый отчет. Отчет сдается бухгалтеру, главному бухгалтеру (а если их нет, то руководителю) вместе с подтверждающими расходы документами. Сроки утверждения отчета законодательно не закреплены — они устанавливаются руководителем.

О том, что проверяет бухгалтерия в авансовых отчетах, читайте в статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Форму авансового отчета можно скачать на нашем сайте.

Форма авансового отчета

Скачать форму авансового отчета

Если выданная сумма была потрачена не полностью, остаток должен быть возвращен работником в кассу. Если этого не произошло или работодатель не утвердил отчет, посчитав, что понесенные расходы ему не нужны, можно удержать невозвращенную работником сумму из его зарплаты. Это позволяет сделать ст. 137 ТК РФ.

На практике встречаются ситуации, когда работник расходует больше, чем ему выдали, или приобретает что-то для нужд организации за свой счет. Эту сумму можно выплатить работнику. Подтверждением того, что расходы экономически обоснованы, является утвержденный руководителем авансовый отчет. При этом выплаченная сумма не рассматривается как доход, полученный работником, с нее не удерживается НДФЛ.

О том, всегда ли для подтверждения расходов нужен кассовый чек, читайте в материале «Особенности авансового отчета без кассового чека».

Расходы, подлежащие возмещению при отправке работника в командировку

При отправке работника в командировку организация возмещает ему:

  1. Расходы на проезд.
  2. Расходы на наем помещения.
  3. Суточные.
  4. Другие расходы, письменно разрешенные работодателем.

Обязанность работодателя возмещать вышеперечисленные расходы закреплена в ст. 168 ТК РФ. Их размеры согласно этой же статье должны быть закреплены в локальных нормативных актах (например, в приказе по организации или положении о командировках) или коллективном договоре.

Возмещение расходов на проезд

Основанием для возмещения таких расходов являются проездные документы, чаще всего билеты. Кроме проезда возмещаются расходы на услуги по оформлению проездных документов и использование в поезде постельного белья.

Если работник покупал не бумажные, а электронные билеты, то для подтверждения проезда по железной дороге он должен приложить к авансовому отчету распечатанную квитанцию. А для подтверждения авиаперелета — квитанцию на бумажном носителе и посадочный талон (письмо Минфина России от 14.01.2014 № 03-03-10/438).

Каков порядок возмещения по авансовому отчету?

О том, какие документы нужно запросить у работника, если он отправился в командировку на своем транспорте, читайте в статье «Работник едет в командировку на личном транспорте. Как подтвердить расходы?».

Возмещение расходов на наем помещения

Документами, свидетельствующими о проживании командированного в гостинице, являются счет-фактура, гостиничный бланк, счет или кассовый чек. Если сотрудник останавливался в частном секторе, необходим договор с собственником о найме жилого помещения и документ, подтверждающий оплату (например, расписка).

ВАЖНО! При проживании командированного в частном секторе принять НДС к вычету не получится. С гостиничных услуг НДС к вычету можно принять на основании счета-фактуры, а также гостиничного бланка, счета или чека. Но для этого налог в вышеперечисленных документах должен быть выделен отдельной строкой. Если этого нет, налоговая может отказать в вычете.

Об учете арендной платы за квартиру для командированных работников читайте в материале «Арендуете квартиру для командированных работников? Арендную плату можно учесть в полном размере».

Возмещение суточных

Существенные изменения, вступившие в силу в 2015 году, текста положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) касаются отмены таких документов, как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о выполненном поручении.

Пока в ходу было командировочное удостоверение, количество дней командировки определялось именно по нему. С 08.01.2015 документами, подтверждающими продолжительность командировки, стали проездные документы. А с 08.08.2015 к их числу добавились документы о найме жилого помещения. С этой же даты для расчета суточных можно использовать служебную записку или другой документ (например, письмо), в котором принимающая сторона подтверждает прибытие и выбытие командированного сотрудника.

Каков порядок возмещения по авансовому отчету?

Итоги

Работнику может быть выдан под отчет аванс, об использовании которого он должен отчитаться в установленные законом сроки. В качестве отчетности работник составляет авансовый отчет, прикладывая к нему документы, подтверждающие произведенные им расходы. Сумму, оказавшуюся израсходованной сверх суммы выданного аванса, работодателю, согласному с показанными в отчете расходами, придется выдать работнику дополнительно.

nalog-nalog.ru

Расчеты с подотчетными лицами

Выбрать журналАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложенияАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения: учет в сельском хозяйствеБухгалтер Крыма: учет в унитарных предприятияхБухгалтер Крыма: учет в сельском хозяйствеБухгалтер КрымаАптека: бухгалтерский учет и налогообложениеЖилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложениеНалог на прибыльНДС: проблемы и решенияОплата труда: бухгалтерский учет и налогообложениеСтроительство: акты и комментарии для бухгалтераСтроительство: бухгалтерский учет и налогообложениеТуристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложениеУпрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложениеУслуги связи: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложениеАвтономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераАвтономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеБюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтераБюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложениеКазенные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераКазенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтераОтдел кадров государственного (муниципального) учрежденияРазъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфереРевизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учрежденийРуководитель автономного учрежденияРуководитель бюджетной организацииСиловые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение

Год20172018

НомерЛюбой

ВидПечатная версияЭлектронная версия

www.audar-press.ru