Статья "Разновидности делового письма". В зависимости от содержания деловые письма могут быть


22. Виды деловых писем.

Деловые письма — это обобщенное название различных по содержанию документов, которые являются средством общения юридических и физических лиц в процессе социальной, управленческой и про­изводственной деятельности. В зависимости от содержания деловые письма могут быть со­проводительными, гарантийными, рекламными, арбитражными и другими, содержать запрос, напоминание, подтверждение, изве­щение, приглашение и т. д.

Рассмотрим подробнее особенности наиболее распространенных видов писем.

1. Письмо-просьба. Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени организаций. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении.

2. Письмо-запрос направляется в том случае, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Они обычно используются в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами. Текст письма-запроса о финансовом положении фирмы, как правило, содержит еще гарантии соблюдения конфиденциальности.

Служебное письмо, содержащее запрос, имеет следующую структуру:

  • обоснование актуальности запроса;

  • содержание запроса;

  • ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен;

  • формулирование гарантии.

Пример текста письма-запроса:

Учитывая важность укрепления связей предприятия с угледобывающими районами, просим Вас изучить возможность участия Вашего предприятия в выполнении заказов (перечень проблем прилагается).

Просим Вас направить свои предложения в срок до27.05.2005.

3. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов. Наибольшую трудность вызывает составление письма-отказа, содержащее отклонение предложения. Такое письмо составляется по следующей схеме:

  • повторение просьбы;

  • обоснование причины отказа, почему просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;

  • констатация отказа или отклонение предложения.

В письмах-ответах не следует начинать текст с формулировки самого отказа, целесообразнее сначала изложить причины. В таких письмах уместно применять языковую формулу «утверждение через отрицание», например: завод не возражает, издательство не отказывает, институт не отвергает. После таких конструкций уместна просьба сообщить дополнительные факты, сведения, цифровые данные и т. п., чтобы на их основе впоследствии вернуться к рассмотрению вопроса. В письмах-отказах рекомендуется использовать следующие клише: Ваше предложение отклонено по следующим причинам, считаем нужным сообщить Вам, Ваше предложение, к сожалению, не получило поддержки.

4. Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Эти письма выполняют две важные взаимосвязанные функции: контроля за прохождением документов (или грузов) и ярлыка. Их составление допустимо лишь в том случае, когда необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д. Текст сопроводительного письма обычно очень короткий, он состоит из двух частей: в первой части содержится сообщение о высылаемом материале, во второй – уточняющие сведения. В сопроводительных письмах всегда употребляются такие стандартные глаголы: направляем, высылаем, посылаем, возвращаем, прилагаем. В конце текста сопроводительного письма делается отметка о наличии приложения.

5. Цель информационного письма – своевременно информировать другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или каком-либо мероприятии. Для информационного письма достаточно подписи секретаря, однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. Объем информационного письма может варьироваться от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций, выпускаемой продукции, издаваемой литературы. В информационных письмах используются следующие клише: извещаем, что…; сообщаем, что…; доводим до Вашего сведения, что…; ставим Вас в известность, что.

6. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуется или в организацию, или отдельному лицу. Гарантийные письма подтверждают обязательства партнеров по каким-либо сделкам, чаще всего обязательство своевременно произвести оплату. Гарантироваться могут также оплата выполненной работы, качество, срок выполнения работ, оплата продукции, оплата аренды и т. д. Этот документ имеет повышенную юридическую значимость, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Желательно согласовывать текст с юридической службой. В письмах используются следующие клише: предоплату / оплату, качество изделий, сроки выполнения работ, соответствие требованиям, надежность при эксплуатации гарантируем. Этот документ должен иметь название «Гарантийное письмо». Подписывается письмо руководителем и главным бухгалтером, на нем ставится печать.

7. Письмо-рекламация (претензия, требование) представляет собой изложение претензий к качеству товара или оказываемых услуг, составляется в сложных конфликтных ситуациях. Претензионная переписка, как правило, носит нестандартный характер, не укладывается в рамки обычного обмена посланиями, ибо у каждой спорной ситуации есть своя причина возникновения, пути урегулирования и возможные последствия. Деловое письмо в таких случаях выходит за рамки своих обычных функций, зачастую должно решать дополнительные психологические и правовые задачи. Несогласие с точкой зрения, возражение, отказ являются неблагоприятными для собеседника речевыми действиями и требуют этикетного оформления посредством специальных формул: просим Вас рассмотреть нашу претензию, просим дать согласие на возврат бракованного товара; к нашему сожалению, мы вынуждены сообщить, что качество поставляемого Вами товара не удовлетворяет требованиям. В качестве заключительных предлагаются фразы: Рассчитываем, что наши замечания будут учтены; Будем признательны за срочное выполнение нашего заказа. Некоторые заключительные формулы выступают в статусе юридически значимых компонентов текста: В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции. Обычно к письму прилагается акт экспертизы поставленного товара. Стиль письма должен быть выдержан в нейтральном тоне. Определена и композиция письма-претензии: текст рекомендуется начинать с описания сложившейся ситуации, затем перечисляются предъявляемые претензии, после чего необходимо изложить требования. Концовка письма должна быть позитивной.

8. Письмо-приглашение содержит приглашение принять участие в семинарах, совещаниях и т.д. Обычно адресуется руководителю организации, конкретному должностному лицу, но может быть обращено ко всему коллективу организации. В тексте письма необходимо указать вид и название мероприятия, его программу, время и место проведения.

9. Письмо-предложение о совместном сотрудничестве в настоящее время имеет широкое распространение. Текст письма состоит из двух частей: изложение сути вопроса и предложение о сотрудничестве. Обращение перед текстом употребляется не всегда.

10. В последнее время в практике работы органов государственного и муниципального управления стали часто использоваться письма-благодарности.

studfiles.net

Классификация деловых писем

Принципы классификации деловых писем могут быть различными.

1. По теме письма разделяются на коммерческие и собственно деловые. Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнерами).

Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.

2. По функции письма подразделяются на письма-ответы и инициативные письма. Последние, в свою очередь, подразделяются на письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение), и письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).

3. По признаку адресата письма подразделяются на обычные и циркулярные. 

Циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям). 

Обычные письма направляются одному получателю.
- Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт business-letter.ru и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше!

Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа – обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом.

write.business-letter.ru

- -
-

4. По композиции письма подразделяются на одноаспектные и многоаспектные. 

В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой. 

Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.

5. По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение, как то: договоры, оферта, рекламация), электронные письма и факсы. Последние два вида писем используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.

6. По структуре письма подразделяются на регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом, и нерегламентированные, не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного формата бумаги. Последний вид писем тем не менее предполагает наличие некоего набора стандартных элементов, например: общей структуры письма, формы обращения к адресату и завершения письма и т.п.

7. По цели письма подразделяются на информирующие, создаваемые с целью передать информацию и документы и убеждающие, призванные вызывать эмоции.

Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а следовательно, составляется с учетом разных аспектов.

www.mental-skills.ru

Статья "Разновидности делового письма"

Аннотация. Рассматривается классификация деловых писем. Дается пояснение видам деловых писем.

Ключевые слова. Деловые письма, классификация деловых писем, коммерческая корреспонденция.

Разновидности деловых писем

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы связана с документацией. Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу [1].

Документация разнообразна по выполняемым ею функциями, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Специалисты выделяют некоторые факторы, которые позволяют разделить документы на типы и виды.

Существует не менее пяти видов классификации деловых писем,  в  основе  которых лежат различные классификационные признаки:

1) по функциональному признаку деловые письма можно разделить на две группы:

- письма,  требующие  письма-ответа  (письмо-вопрос;  письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и  др.).  Письма-ответы  должны  всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

- письма, не требующие письма-ответа  (письмо-предупреждение;  письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

2) по структурным признакам деловые письма делятся также на две группы:

- регламентированные (стандартные) – письма, решающие типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуемые в виде стандартных синтаксических конструкций.

- нерегламентированные – деловые письма,  представляющие собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

3) по тематическому признаку проводится условное разделение, на деловую и  коммерческую  корреспонденцию.   Принято считать,   что   переписка,   касаемая  экономических,  правовых,   финансовых   и   всех   других   форм деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией,  а  переписка по  вопросам  материально-технического  снабжения  и   сбыта   относится   к коммерческой корреспонденции.

4) по признаку адресата деловые письма делятся: на обычные и  циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

5) по композиционным особенностям деловые письма делятся: на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему,  один вопрос, а многоаспектное - несколько. Также многоаспектным  считается  письмо,  содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения и предложения [3].

Деловые письма подразделяются на следующие виды:

Письмо-просьба. В таком письме излагается  какая-либо  просьба,  при этом подчеркивается заинтересованность организации  в  ее  исполнении. Сопроводительное  письмо.  Сопроводительное  письмо  составляется  при отправке адресату документов  или  материальных  ценностей.  Подобного  рода письмо  оправдывает  себя  в  тех  случаях,  когда  содержит  дополнительные разъяснения к приложенному документу.

Письмо-сообщение. В таком  деловом  письме  дается  какая-либо информация, которая не требует  ответа  или  подтверждения  со  стороны.

Письмо-подтверждение.  Содержит  сообщение   о  получении  какого-либо отправления, о том, что ранее  составленный  документ  остается  в  силе, подтверждает факт либо действие.

Письмо-напоминание. Такое письмо направляется  в  тех  случаях,  когда  нет  возможности получить ответ с помощью  телефонных  переговоров  или  личных  встреч. 

Письмо-приглашение. Пишется в  том  случае,  когда  одна организация  хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество  или  мероприятие.  В таком  деловом  письме  необходимо указывать  время,   место   и   дату   проведения мероприятия.

Письмо-благодарность. В данном виде делового письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Гарантийное письмо. Составляется с  целью  подтверждения  определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу

Инициативное письмо. Письмо, требующее ответа. Большая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов [3, 4].

В последнее время большой интерес повысился к коммерческой корреспонденции. С помощью этого типа документа можно установить и поддержать деловые отношения. Важно уметь вести коммерческую переписку [1].

Коммерческие письма составляют, когда заключают коммерческие сделки. Успех сделок зависит от того, насколько грамотно и убедительно составлено письмо.

К коммерческой корреспонденции относятся письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-ответ, письмо-претензия.

Письмо-запрос – это документ, который представляет собой обращение лица или организации с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара. Когда нет возможности лично или по телефону решить этот вопрос, применяют письма-запросы.

В содержание коммерческого запроса входят наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделок [1].

При составлении письма-запроса могут быть использованы следующие стандартные выражения:

Просим выслать нам предложение на поставку…

Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы…

Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам…

Обращаемся к Вам с просьбой выслать нам предложение..

Мы заинтересованы в срочной поставке…

Желательно, чтобы поставка была произведена в течение… и др. [1]

Ответ на запрос составляется в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Письмо-запрос может содержать следующую информацию:

- о принятии запроса к рассмотрению;

- о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;

- об отказе поставить товар, интересующий покупателя;

- об изменении условий запроса;

- об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя [1].

В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение (оферту) [2].

Предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортера, который желает заключить сделку с указанием её конкретных условий. В предложении указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условии поставки в зависимости от характера товара [1].

При составлении предложения используются следующие стандартные модели:

В ответ на Ваш запрос от… мы предлагаем Вам…

Цена … составляет…

Товар будет поставляться в … квартале текущего года…

Платеж производится через… (указание банка) и др. [1]

Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в закупе товара, он откланяет его принятие [1].

Письмо-претензия (рекламация) – коммерческий документ, который представляет собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков [2].

Рекламация должна содержать:

- основания для предъявления претензии;

- доказательства – ссылки на нормативные акты, документы;

- конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация предъявляется в письменном виде и должны быть приложены документы, которые подтверждают рекламацию и имеют полную доказательную силу обеих сторон и в определенный срок.

В ответе на рекламацию сообщаются:

- претензия принята к рассмотрению;

- претензия удовлетворяется полностью или частично;

- денежная оплата произведена;

- претензия откланяется полностью или частично [1, 2].

Новым видом делового письма сегодня является электронная деловая переписка. Электронная почта – совершенно особый  вид  коммуникаций XXI века.  Она позволяет общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п.  и представляет как огромные  возможности,  так  и  большие  трудности  из-за специфики  ведения  электронной  переписки.  С  точки зрения вышеперечисленной классификации электронные письма почти  ничем  не  отличаются  от  своих  обычных  предшественников  – бумажных  писем [3].

На что обратить внимание при деловой переписке:

- важный момент для любого делового письма – обращение к конкретному лицу, с правильным написанием ФИО, должности, названия фирмы;

- независимо от того, пишете вы электронное деловое письмо или бумажное – оно должно быть на бланке фирмы со всеми реквизитами;

- этика, корректность и уважение – единственно допустимый тон для деловых писем.

- письмо должно быть выдержано в сухом, деловом стиле – лучше избегать эмоциональных оборотов из обычной речи [5].

Деловое письмо, написанное с учетом этих нюансов, произведет лучшее впечатление о своем отправителе. А в мире бизнеса это поможет открыть нужные двери.

Деловые письма подготавливают заключение сделок, важные встречи, содержат служебную информацию, претензии, предложения и т.д., т.е. при помощи деловой корреспонденции, представляющей собой письменный диалог юридических лиц, решаются важнейшие вопросы экономико-правовой деятельности организаций. Поэтому, несмотря на широкое использование в деловом общении стационарных и мобильных телефонов, пейджеров, деловое письмо продолжает выполнять важнейшие функции официальной передачи информации вне зависимости от способа передачи – телефакс, электронная почта, обычное почтовое отправление.

Используемая литература:

  1. Введенская Л.А. Русский язык и культура речи:? Учебное пособие для вузов / Л.А.Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева. – Изд. 28-е. – Ростов н/Д: Феникс, 2010. – 539 с. – (Высшее образование).

  2. Русский язык и культура речи: Учебное пособие. - Уфа: Издательство БашГАУ, 2004. – 149 с.

  3. http://evrovektor.com/article/Vidy-delovogo-pisma-Trebovanija-k-napisaniju

  4. http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/pismo.html

  5. http://womanadvice.ru/vidy-delovyh-pisem#ixzz409zBvWTR 

infourok.ru

Правила и рекомендации по составлению деловых писем

Краткое содержание статьи:

img51f6124078ae0

Все компании и предприятия, независимо от рода деятельности, рано или поздно сталкиваются с необходимостью ведения деловой переписки с клиентами, поставщиками или даже конкурентами. В силу своей специфики такая переписка должна быть грамотной, корректной и содержать все необходимые элементы. Деловое письмо обязательно должно быть составлено с соблюдением всех правил и рекомендаций, поскольку даже малейшая оплошность в этом деле может отрицательно отразиться на партнерских отношениях или даже навредить бизнесу в целом.

Деловые письма: классификация и особенности

Деловое письмо является наиболее востребованным способом переписки между деловыми партнерами. Существуют определенные параметры, определяющие разновидность такого документа и его функции. Перед тем, как писать письмо, нужно выяснить, какого вида требуется документ. В зависимости от выполнения тех или иных заданий деловые письма делятся на несколько видов:— извещение;— прошение;— приглашение;— ответ;— запрос;— напоминание и другие.Эти основные виды писем составляются по-разному. Если письмо относится к ответной корреспонденции, то в смысл его необходимо вложить максимум информации. Получив такое письмо, человек должен вместе с ним получить и ответы на все интересующие его вопросы, иначе он может просто разочароваться в компании, в которую обратился. Писать отписки обобщенного характера и не несущие смысловой нагрузки не имеет смысла. Такие письма только займут лишнее время и у самой фирмы, и у того, кто обращался. Не рекомендуется в таком случае использовать отсылки к другим источникам информации, если только это компания действительно не располагает запрашиваемой информацией.Если задача – сделать запрос на какую-либо информацию путем написания делового письма, то написать письмо нужно максимально точно. Во-первых, сказать, что именно нужно. Во-вторых, указать правильные реквизиты, чтобы была возможность эту информацию удобно отправить получателю.В деловых письмах, играющих роль приглашений и напоминаний, важна ненавязчивость и легкость стиля. Вместе с тем нужно уметь не перевести общение в формальное. Если целью является приглашение партнеров на какое-либо мероприятие, нужно знать, чем их можно заинтересовать, обязательно упомянуть это в переписке. Рекомендуется выражать уважение и добавить, что их рады видеть. Партнерам должно быть приятно получать приглашения, эти письма не должны быть выполнены в грубой и требовательной форме.Если речь идет о деловых письмах, которые должны стать извещениями или предъявлениями какого-либо недочета в работе компании, нарушении договоренностей, то лучше предварительно изучить законодательство касаемо этого вопроса. Обычно при требовании что-то возместить, нужно указывать все реквизиты обоих участников сделки, добавлять нужные доказательства правоты. Пользуясь законодательной базой, можно найти образец письма, составленного для вынесения претензий. Лучше писать подобный документ по образцу, используя установленные речевые обороты и стандартные общепринятые термины. В противном случае можно оказаться непонятым и обвиненным в клевете.На предприятии, где часто используются деловые письма различного рода для общения с компаньонами или клиентами, желательно иметь образец письма, адаптированный под особенности фирмы и бизнеса. Это позволит сотрудникам легче ориентироваться не только в реквизитах документа, но и в порядке его написания.

24709559

Правила составления делового письма и структура написания

Любой документ, тем более, если он деловой, и на него возложены определенные задания, должен начинаться с обращения к адресату. В случае с деловой перепиской обращение имеет большую смысловую нагрузку, играя роль приветствия и формируя общее первое впечатление. Располагается обращение посередине строки, оно должно содержать имя адресата. Для того чтобы показать уважение к человеку, используется прилагательное «Уважаемый», окончание меняется в зависимости от пола того, кому адресовано послание. Важно использовать ту речевую форму, которая принята в стране, где живет человек. Например, в России принято обращаться по имени и отечеству, а для европейских стран достаточно просто имени.В основной части делового письма должна быть информация, структурированная на абзацы для удобного восприятия. Можно использовать списки и схемы, если есть потребность донести информацию относительно большого ассортимента товаров или услуг. Например, цены оптимально представлять в таблице, а основные принципы логистики схематически. Важной деталью является правильное употребление глаголов в предложениях: можно писать «предлагаем» или «компания предлагает», но не переходить на личности. Кроме того, нельзя нарушать выстроенную структуру общения, то есть письмо должно быть написано в одном ключе.В заключении делового письма нужно дать оценку написанному и выразить надежу на сотрудничество. Вывод должен быть кратким. Обычно достаточно 1-2 предложений, не обремененных деепричастными оборотами и большим количеством прилагательных. Например, в конце можно добавить «Надеемся на сотрудничество», «Заранее благодарим за информацию» в зависимости от остального текста письма. Кроме того, при необходимости можно включить в письмо постскриптум. Это допускается, если адресату нужно дополнительно сообщить информацию, которая не относится к основной теме письма или содержит сведения о событии, произошедшем после составления документа.Подпись в письме должна принадлежать человеку, компетентному в поднятых в документе вопросах, поскольку при ответе будут обращаться к нему. Подпись должна обязательно расшифровываться, то есть говорить о фамилии, имени человека и его должности. Все приложения к деловому письму должны быть оформлены отдельно и в едином стиле. Письмо должно быть написано на специальном бланке компании, это способствует повышению имиджа предприятия и позволяет узнать больше информации о ней.

OLYMPUS DIGITAL CAMERA

Как написать сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо имеет один лишь смысл – донести до адресата, что именно ему было отправлено. Скорее всего, это дань уважения и необходимая бюрократическая формальность. Частой ошибкой является отправление в сопроводительном письме краткого пересказа содержания основного документа. Этого делать не нужно, такое письмо может вызвать только раздражение. Написать письмо можно по поводу уточнений. Если и так все ясно, то лучше просто обратится к адресату и сообщить ему о документе.В целом сопроводительное письмо должно содержать приветствие, играющее роль обращения, как и в стандартном деловом письме. Если документ, который отправляется, запрашивался адресатом ранее, то нужно сослаться на это, напомнив человеку о том, что его просьба выполнена. Сопроводительный документ не подразумевает длинное содержание, поэтому кроме краткого упоминания названия и реквизитов отправляемой бумаги, ничего, по сути, и не требуется. Стоит не забыть о подписи и ее расшифровке, чтобы было понятно, к кому обращаться в случае несоответствия какого-то содержания или уточнения данных.

Правильное составление электронного письма

Электронное письмо является не менее важным документом, чем выполненным на бумаге. Перед тем, как писать письмо в интернете, нужно сформулировать все мысли очень лаконично. Это потребуется для того, чтобы адресат дочитал письмо до конца, поскольку переписка по электронной почте к этому зачастую не располагает. Кроме того, нужно помнить, что, несмотря на то, что переписка ведется в интернете, она все же деловая, если осуществляется с рабочего электронного адреса.Рекомендуется не оставлять поле с названием темы делового письма незаполненным, а, наоборот, использовать его для того, чтобы заинтересовать оппонента и мотивировать к прочтению письма. Это свидетельствует об уважении к человеку, к которому обращается работник фирмы. Обращаться к получателю лучше по имени, если оно известно, а в теле письма поднимать только конкретные вопросы или предложения. Употребление длинных вступлений и сложных предложений может привести не только к тому, что результат не будет достигнут, но и к тому, что корреспонденция попадет в спам или черный список получателя. Нужно ценить время, поэтому не следует заваливать адресата деловыми письмами, требующими ответа, в конце рабочего дня или на выходных. Скорее всего, такие действия не станут эффективными.При написании деловых писем в любом виде важно соблюдение максимальной конкретики, уважения к собеседнику и основных правил оформления корреспонденции. Эти факторы дают уверенность в том, что письмо будет прочитано и обработано должным образом, а ответ не заставит себя ждать.

mansbest.ru