Электронный тест по теме "Деловое письмо". В каком случае письма оформляют на бланке формата а5


Как должен выглядеть фирменный бланк организации

Как должен выглядеть фирменный бланк организации и как его создать? Об этом читайте в нашей статье.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях нужно использовать фирменный бланк

Деловая переписка является неотъемлемой частью информационного взаимодействия компании с партнерами и официальными структурами.

Она входит в состав исходящих и входящих потоков в структуре общего документооборота любой организации. Жанровое разнообразие деловых писем исключительно велико: от коммерческих предложений и рекламных материалов до претензий, требований и инструктивных писем.

Существующие нормы и правила деловой переписки требуют от секретаря умения оформлять исходящую корреспонденцию надлежащим образом.

Разработанный заблаговременно фирменный бланк делового письма существенно облегчает эту задачу. Он не только ускоряет процесс создания письма, но и выполняет роль визитной карточки фирмы, способствует формированию респектабельного имиджа и демонстрирует наличие стиля у ее руководства.

В свою очередь, адресаты корреспонденции получат необходимую информацию о вашей компании, ее реквизитах и контактных данных. Письмо, оформленное в строгом деловом стиле, придает сообщению официальный статус и облегчает последующую обработку и хранение документации, исходящей с вашего адреса. На начальном этапе развития фирмы, когда деловая репутация находится на стадии формирования, а расходы на масштабное продвижение еще сильно ограничены, стиль оформления деловых писем играет решающую роль в формировании делового имиджа.

Требования к оформлению фирменных бланков организаций

Задачу по созданию фирменного бланка организации обычно поручают службе делопроизводства. Конечно, в этом процессе принимает участие несколько человек - секретарь следить за соблюдением существующих стандартов оформления делового письма, работник бухгалтерии проверяет актуальность банковских реквизитов, а профессиональный дизайнер разрабатывает стиль оформления бланка.

В Российской Федерации на законодательном уровне не существует определения "фирменный бланк организации". Есть ряд общих требований по оформлению деловой корреспонденции. К ним можно отнести положения некоторых ГОСТов:

ГОСТ

Состав требований

ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги

Стандартом устанавливаются требования к форматам бумаги, используемым в делопроизводстве:

формат А4 (210 х 297 мм) или А5 (210 х 148 мм)

ГОСТ 6861-73 Бумага писчая цветная

Стандартом устанавливаются требования к качеству и цвету бумаги, используемой в делопроизводстве: обычно это белая, желтая или кремовая бумага.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации

Стандартом устанавливаются основные требования к оформлению официальных документов.

Читайте также:

 Образец углового бланка делового письма организации

Образец оформления продольного бланка официального письма

Как сделать фирменный бланк организации

Расположение реквизитов вашей компании на фирменном бланке может быть продольным или угловым. Традиционно более распространенным является угловое расположение. Продольное используется в случае, если у вашей фирмы длинное название или вы хотите дать информацию о компании на двух языках. Например, слева будут реквизиты на русском, а справа на национальном языке автономной республики в составе РФ.

И в случае продольного, и в случае углового расположения реквизитов, их информационное наполнение остается одинаковым.

Справка

Бланк оформляется на стандартном листе формата А4. Обязательно оставьте поля:

  1. верхнее - 20 мм;
  2. нижнее - 20 мм;
  3. левое - 20 мм;
  4. правое - 10−15 мм.

Поля в письме нужны не только "для красоты". Особо важные письма распечатываются и подшиваются для хранения, и поля нужны для этого.

Если текст сообщения не умещается на одной странице, используйте второй лист, но при этом обратите внимание, что он уже не должен содержать заголовочной части ("шапки") фирменного бланка.

Сам текст письма набирается шрифтом не меньше 12 кегля, гарнитура может быть любой из стандартного набора Microsoft Office, чаще всего это Times New Roman.

Использование двух разных шрифтов в шапке бланка является не желательным. В самом послании для выделения важных моментом можно пользоваться курсивом или жирным текстом.  Абсолютно запрещается выделять части текста ЗАГЛАВНЫМИ буквами, это также не красиво, как кричать во время беседы.

Это были общие моменты, теперь пошагово разберем, как самостоятельно создать шапку фирменного бланка, не пропустив ни одного компонента.

Сразу отметим, что удобнее всего все элементы оформления создавать в верхнем колонтитуле, чтобы передотвратить их случайное изменение.

Пошаговое создание "шапки" фирменного бланка

Шаг 1.

Размещаем логотип и наименование компании. Основное назначение этих элементов - моментальная идентификация отправителя и удобство дальнейшей обработки корреспонденции. Если логотип фирмы находится в стадии разработки или вовсе отсутствует, то вместо него можно просто дать крупным шрифтом полное наименование фирмы. Если в Уставе вашей компании или в других учредительных документах имеется сокращенный вариант названия, то его нужно указать сразу под основным (в скобках). Размер шрифта определяем приблизительно так - если основной текст послания будет набран 12 кеглем, то для наименования подойдет 16 кегль, если основной текст - 14, то наименование -18.

Шаг 2.

Размещаем официальные данные компании и реквизиты ИНН/КПП. Эту информация помещается на одной строке. Сразу под нет можно дать номер ОГРН. Размер кегля, которым набираются эти данные, - 8-10.

Шаг 3.

Размещаем банковские реквизиты, расчетный счет и корреспондентский счет, название и БИК банка.

Шаг 4.

Размещаем контактные данные вашей компании: телефоны с указанием кода города, почтовый адрес с индексом, email и адрес страницы или сайта в интернете.

Когда ввод данных закончен, не забудьте отделить шапку от основного текста одной сплошной линией.

Справка

Советы по оформлению текста на фирменном бланке организации:

  1. Согласно современному деловому стандарту формат даты должен быть цифровым 01.08.2017;  
  2. Заполнение поля "Адресат" осуществляется в следующем порядке: название компании, должность, инициалы и фамилия получателя.  
  3. Инициалы должны располагаться перед фамилией - А.Е. Петрову, а не Петрову А.Е.  
  4. Должность и фамилия адресата дается в дательном падеже, т.е. отвечает на вопрос "Кому?"  
  5. Всегда необходимо указывать заголовок деловой бумаги: "Приглашение", "Уведомление", "Претензия", "Требование" и т.д.  
  6. В конце письма необходимо указывать не только фамилию и инициалы лица, его составившего, но и его должность.  
  7. Использовать государственную символику Российской Федерации имеют право только государственные организации, частным компаниям это делать запрещено.

Образец фирменного бланка организации

Заключение

Поскольку никаких законодательных нормативов в отношении фирменного бланка организации не существует, то каждая компания может разрабатывать его на свой вкус, руководствуясь исключительно деловой этикой. При этом имейте в виду, что грамотно составленный, хорошо оформленный и напечатанный на дорогой бумаге бланк скажет о вашей фирме гораздо больше, чем десятки пустых рекламных фраз. Фирменный логотип, разработанный профессиональным дизайнером, повысит узнаваемость вашей компании и подчеркнет ее статус.

Письмо, оформленное в строгом деловом стиле, придает сообщению официальный статус и облегчает последующую обработку и хранение документации, исходящей с вашего адреса. На начальном этапе развития фирмы, когда деловая репутация находится на стадии формирования, а расходы на масштабное продвижение еще сильно ограничены, стиль оформления деловых писем играет решающую роль в формировании делового имиджа.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

2.2 Обязательные реквизиты письма

Требования к оформлению реквизитов делового письма

Бланки деловых (служебных) писем отличаются от бланков других документов наличием и отсутствием определенных реквизитов – рисунок 1.

Рисунок 1 – Отличия по составу реквизитов бланка письма от других видов бланков

Наименование реквизита

Комментарий

Шрифт, его размер

Примечание

03

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации)

Оформляется в соответствии с уставом организации

На бланках писем различных организаций изображение эмблемы может отсутствовать

05

Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН)

Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

Times New Roman 14

Может оформляться для предприятий машиностроения

06

Идентификационный номер налогоплательщика/причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

Times New Roman 14

Может оформляться для предприятий машиностроения

07

Код формы документа

Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)

Times New Roman 11

-

08

Наименование организации

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

В письмах указывается наименование структурного подразделения

Times New Roman 14

Прописные буквы

Наименование структурного подразделения выделяется полужирным шрифтом

09

Справочные данные об организации

Включают в себя: почтовый индекс, юридический адрес организации, номера телефонов, факсов, телексов, адрес электронной почты. Если в письме обсуждаются финансовые вопросы, указываются номера счетов предприятия в банке

Times New Roman 11

На письмах касающихся финансовых вопросов ставится оттиск печати

11

Дата документа

Это дата подписания делового письма, и оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.

Times New Roman 14

Располагается на одном уровне с датой документа

12

Регистрационный номер документа

Состоит из порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях

Times New Roman 14

13

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ

Times New Roman 14

Располагаются на одном уроне

14

Место составления или издания документа

Указывается, в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

Times New Roman 14

Указывается с учетом принятого административно-территориального деления

15

Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. При адресовании должностному лицу, наименование его должности и фамилия указываются в дательном падеже, а инициалы ставятся перед фамилией.

Times New Roman 14

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнителем составляется список рассылки

17

Резолюция

Включает в себя: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату

Чаще всего рукописно

Допускается оформление на отдельном листе

18

Заголовок к тексту

Включает в себя краткое содержание документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать

Times New Roman 14

Существуют ограничительные метки для реквизита

20

Текст документа

Составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Times New Roman 14

При написании используется язык делового общения

21

Отметка о наличии приложения

Часть служебных писем может иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Times New Roman 14

Приложение может включать расчеты, схемы и таблицы

22

Подпись

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке письма, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия). В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры в должностях указываются ученая степень, звание.

Times New Roman 14

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями, в рамках предоставленной им компетенции.

24

Визы согласования документа

Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты, но может быть оформлена более кратко: личная подпись и дата. На исходящих - на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.

Times New Roman 14

Оформляются при необходимости

25

Оттиск печати

Заверяет подлинность подписи должностного лица на служебных письмах, регламентирующих финансовые вопросы

Печать оформляется согласно устава организации

-

27

Отметка об исполнителе

Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона.

Times New Roman 12

Располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа

29

Отметка о поступлении документа в организацию

Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты), проставляется соответственно в виде штампа

Times New Roman 14 или рукописно

Зависит от принятой в организации ИПС

30

Идентификатор электронной копии документа

Это отметка или колонтитул, содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации

Times New Roman

10-14

Проставляется на каждой странице

studfiles.net

Электронный тест по теме "Деловое письмо"

Вопросы теста:

Дайте определение служебного письма: -сведения о чем-нибудь, полученные в ответ на запрос -документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя +обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста Автором служебного письма является: +организация, фирма, от имени которой посылается письмо -должностное лицо, которое подписывает письмо -исполнитель, который готовит текст письма В каком служебном письме проставляется ссылка на номер и дату входящего документа: -гарантийном -сопроводительном +письме-ответе -циркулярном -на всех видах писем Индекс служебного письма – это: -порядковый номер письма -порядковый номер с буквенным обозначением +зашифрованная в цифрах информация о месте исполнения и хранения документа Исходящий номер служебного письма – это: -регистрационный номер, проставляемый адресатом +регистрационный номер, проставляемый автором письма Какое служебное письмо имеет отметку о наличии приложения: -письмо-запрос -информационное письмо +сопроводительное письмо -все служебные письма В каком случае правильно оформлен реквизит, если о приложении не упоминалось в тексте служебного письма: -Приложение: на 3л. в 2 экз. +Приложение: Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» в служебном письме, оформленном на бланке: -Директор ООО «Мария» В.А.Щегольникова -Директор В.А. Петров -Директор школы Колесова И.А. +Директор И.П.Новиков С какой целью в письме указывают фамилию и телефон исполнителя: +для оперативной связи -для придания документу юридической силы На каких служебных письмах ставится печать: -сопроводительных -письмах-запросах +гарантийных письмах -информационных -на всех служебных письмах В каком случае письма оформляют на бланке формата А5: +если текст не превышает семи строк -если текст не имеет заголовка -если письмо содержит одну заключительную часть текста Какие виды служебных писем перед текстом не имеют заголовка: -письма–ответы +сопроводительные письма -рекламные письма -инициативные письма С каких слов может начинаться письмо-просьба: -Направляем информацию… -Напоминаем Вам, что… +Просим выслать в наш адрес… -В соответствии с Вашим письмом… Какие выражения не рекомендуется употреблять в текстах служебных писем: -институт не считает возможным… -в порядке обмена… -уважаемые коллеги! +с глубоким почтением… Какое письмо может иметь следующий текст: «Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступить покупателем в соответствии со статьей закона…»: -письмо-сообщение -письмо-извещение +письмо-отказ Какие слова не могут быть заключительными в тексте письма: -Рассчитываем на предложение взаимовыгодного сотрудничества -Надеемся на плодотворное сотрудничество +С глубочайшим уважением… -Просим извинить за задержку с ответом Кому адресуется письмо-приглашение с предложением принять участие в семинарах, совещаниях: +руководителю организации -заместителю руководителя организации -руководителю структурного подразделения, в котором работает сотрудник -в отдел кадров организации Сколько адресатов может быть в письме? -не более двух -не более одного -не более трех +не более четырех.

videouroki.net