Особенности работы помощника руководителя в инвестиционно-строительном проекте. Строительство руководитель проекта обязанности


Должностная инструкция — Руководитель проекта (строительство) — katalog-rus.ru

Каталог компаний

  • Главная
  • О каталоге
    • Как работает каталог
    • Категории
      • Акции, скидки, бонусы
      • База поставщиков 2018
      • Бизнес, финансы, юридические услуги
      • Гостиницы, отели
      • Жилье
      • Искусство & Развлечения
      • Интернет, Связь, Информационные технологии
      • Интернет — магазины
      • Досуг
      • Мебель, Материалы, Фурнитура
      • Медицина
      • Металлопрокат, металлы, металлоизделия
      • Предприятия торговли и питания
        • Аптеки, оптики, товары для здоровья
        • Поставщики фермерской продукции
        • Предприятия питания
        • Магазины сигар
        • Магазины табака и курительных принадлежностей
        • Магазины товаров легкой промышленности
        • Магазины мелко-оптовой торговли
        • Магазины промышленного оборудования и транспорта, сырья, материалов, изделий
        • Магазин нижнего белья
        • Магазины электроники, компьютерной, бытовой и оргтехники
        • Магазины цветов, растений, животных, товаров для них
        • Базы торговые, склады
        • Магазины продовольственных товаров
        • Сантехника
        • Тепличное хозяйство
        • Торгово-закупочные предприятия
      • Реклама, полиграфия, СМИ
      • Оборудование
      • Образование, работа
      • Промышленные изделия, инструмент, приборы
      • Санатории, Профилактории
      • Строительство, недвижимость
      • Сырье и материалы
      • Транспорт
      • Услуги для населения, бизнеса
    • Политика конфиденциальности
    • Пользовательское соглашение
    • Правила обработки персональных данных
  • Карта сайта
  • Тесты
  • Гость
  • Добавить компанию
  • Вход
Primary
  • Главная
  • О каталоге
    • Как работает каталог
    • Категории
      • Акции, скидки, бонусы
      • База поставщиков 2018
      • Бизнес, финансы, юридические услуги
      • Гостиницы, отели
      • Жилье
      • Искусство & Развлечения
      • Интернет, Связь, Информационные технологии
      • Интернет — магазины
      • Досуг
      • Мебель, Материалы, Фурнитура
      • Медицина
      • Металлопрокат, металлы, металлоизделия
      • Предприятия торговли и питания
        • Аптеки, оптики, товары для здоровья
        • Поставщики фермерской продукции
        • Предприятия питания
        • Магазины сигар
        • Магазины табака и курительных принадлежностей
        • Магазины товаров легкой промышленности
        • Магазины мелко-оптовой торговли
        • Магазины промышленного оборудования и транспорта, сырья, материалов, изделий
        • Магазин нижнего белья
        • Магазины электроники, компьютерной, бытовой и оргтехники
        • Магазины цветов, растений, животных, товаров для них
        • Базы торговые, склады
        • Магазины продовольственных товаров
        • Сантехника
        • Тепличное хозяйство
        • Торгово-закупочные предприятия
      • Реклама, полиграфия, СМИ
      • Оборудование
      • Образование, работа
      • Промышленные изделия, инструмент, приборы
      • Санатории, Профилактории
      • Строительство, недвижимость

katalog-rus.ru

Должностная инструкция руководителя проекта: образец

Главной обязанностью сотрудника, принятого на должность руководителя проектов, является ответственность за все этапы проектного выполнения и конечный результат. Он отвечает за то, чтобы работа была выполнена своевременно, в соответствии со всеми требованиями, не превышала выделенный бюджет. Эта должность является крайне ответственной, и предполагает собой хороший карьерный рост. Образец должностной инструкции руководителя проектов в строительстве должен включать в себя общие положения, функции, ответственность и права сотрудника.

Общие положения

Чтобы получить должность руководителя проектов, необходимо первоначально получить высшее профессиональное образование и проработать по своей специальности не менее трех лет. Назначить или снять сотрудника с должности может только генеральный директор организации, где он работает.должностная инструкция руководителя проекта

Также, согласно должностной инструкции руководителя проекта, сотрудник, занимающий эту должность, находится в непосредственном подчинении у генерального директора. Во время его отсутствия его обязанности выполняет назначенное лицо, принимающее на себя не только обязанности менеджера проекта, но и его ответственность.

Что должен знать?

Должностная инструкция руководителя проекта предполагает, что он должен обладать определенными навыками, в том числе знать и понимать, по каким методам осуществляется управление персоналом и проектами. Кроме того, он должен понимать, как с психологической точки должны строиться клиентские взаимоотношения.должностная инструкция руководителя проекта в строительстве Специалист должен изучить все нормативные и руководящие материалы, а также все методы, посредством которых разрабатываются алгоритмы и программы для управления проектами. Прекрасно знать, как эксплуатировать вычислительную технику, необходимую для обработки данных. В его знания должны входить основные принципы программирования структурного типа и виды программного обеспечения.

Также должностная инструкция руководителя проекта подразумевает, что он знает правила технической эксплуатации электронно-вычислительной техники, ее характеристики, особенности конструкции, для чего она предназначена и в каких режимах способна работать. В его знания должна входить технология, по которой происходит автоматическая обработка и кодирование данных, формализованные программные языки, а также стандарты систем вычислений, кодов и шифров.руководитель строительных проектов должностная инструкция Он должен знать, как формируется и оформляется техническая документация, знать основы экономики, как происходит организация производства, трудовой деятельности предприятия и управление ресурсами. Постоянно интересоваться передовым мировым и отечественным опытом в программировании и использовании ЭВМ. А также знать регламент организации, где работает, ее правила и нормы.

Что должен уметь?

Должностная инструкция руководителя проекта строительной организации подразумевает, что специалист должен обладать определенными навыками. Он должен уметь осуществлять подбор команды профессионалов для выполнения проекта, планировать работу над ним, уметь правильно распределить обязанности между сотрудниками, четко и правильно формулировать задачи и цели проекта, быть модератором на общих собраниях.должностная инструкция руководителя проекта строительной организации Также он должен, используя знания трудового законодательства, устранять конфликты между сотрудниками, делегировать их полномочия и задания, а также осуществлять над ними полный контроль. Он должен уметь рассчитывать расходы, необходимые для выполнения объекта, заниматься поиском решений по устранению проблем, проводить все необходимые аналитические расчеты, включая расчет рисков.должностная инструкция руководителя проектов образец

Кроме того, согласно должностной инструкции руководителя проекта в строительстве, он должен уметь выстраивать структурный план проекта, формировать его устав и управлять им. Он должен уметь проводить разработку графиков работ, проводить переговоры с исполнителями и руководителями проекта, ставить задачи и цели. Осуществлять управленческую деятельность с персоналом, информацией и качеством, и прочее.

Должностные обязанности

В обязанности менеджера проектов входит руководство над инженерами, программистами и другими сотрудниками, необходимыми для выполнения задач. Он дает задания, контролирует срок и качество их выполнения, собирает совещания сотрудников проекта. Должностная инструкция руководителя проекта в строительстве подразумевает, что он должен совместно со всей командой выбрать язык программирования, с помощью которого в дальнейшем будет осуществляться описание данных проекта.должностная инструкция руководителя отдела проектов Он занимается разработкой и построением планов работ. В его обязанности входит оперативное и стратегическое планирование, касающееся реализации объекта. Он должен проверять, готов ли объект к эксплуатации, вести всю документацию по проекту. Он должен участвовать в управлении финансовыми средствами, выделенными на создание и выполнение проекта. Он создает и изменяет презентации по проектам и их самих.

Права

Образец должностной инструкции руководителя проектов содержит в себе права, которые имеет сотрудник, занимающий эту должность, а именно:

  • Ознакомление с решениями вышестоящего руководства организации, которые касаются его компетенции и работы;
  • Внесение на рассмотрение любых предложений, которые помогут улучшить условия его работы или выполнение проекта в целом;
  • Если он заметил недостатки или ошибки в работе во время выполнения своих прямых обязанностей, он имеет право уведомить о них руководство и предложить методы исправления сложившейся ситуации;
  • Запрашивать любые документы, которые необходимы ему для работы и качественного ее выполнения, причем как самостоятельно, так и с помощью своего непосредственного начальника;
  • Он может привлечь сотрудников компании, которые служат в других подразделениях к выполнению задач, касающихся его трудовой деятельности, если это требуется для качественного и своевременного завершения проекта;
  • При необходимости потребовать у руководства содействия в выполнении его трудовых обязанностей.

Ответственность

Должностная инструкция руководителя отдела проектов предполагает, что на него возлагается ответственность за ненадлежащее исполнение или полное невыполнение своих прямых обязанностей. Все они указаны в должностной инструкции и соответствуют действующему законодательству страны.должностная инструкция руководителя проектов в строительстве образец Он ответственен за любые нарушения трудового, административного и уголовного закона, которые он совершает в процессе выполнения своей работы. А также за материальный ущерб, нанесенный компании. Руководитель проектов также ответственен за выполнение работы его подчиненными, растраты бюджета, выделенного на проект и за соблюдение сроков и качества подготавливаемого проекта.

Условия работы

Должностная инструкция руководителя проекта предполагает, что для сотрудника должны быть созданы достойные условия работы. Рабочий график и прочие нюансы должны быть четко установлены и регламентированы в трудовом распорядке компании. Если возникает необходимость, компания должна обеспечить все необходимые условия, чтобы сотрудник мог осуществлять служебные командировки, в том числе и местного характера.

В заключение

Одной из самых ответственных должностей в компаниях, занимающихся застройкой, является руководитель строительных проектов. Должностная инструкция этого специалиста может меняться в зависимости от направления компании и сферы ее деятельности. Также обязанности и функции могут быть изменены в связи с тем, какие именно задачи руководство возлагает на данного сотрудника. В любом случае, все пункты инструкции должны быть составлены согласно всем правилам, нормам и порядкам, предусмотренным действующим законодательством страны. Кроме того, очень важно, чтобы в должностной инструкции была прописана ответственность сотрудника, ведь эта должность относится к руководящей и может быть множество нюансов касательно управления финансами, человеческими ресурсами и другими возможностями компании, для своевременного и качественного выполнения проекта.

fb.ru

Должностная инструкция руководителя проекта - Народный СоветникЪ

Должностная инструкция руководителя проекта определяет порядок трудовой деятельности этого сотрудника. О том, какие нюансы нужно учесть при составлении его должностной инструкции, чем он занимается и каков круг его должностных обязанностей, расскажем в статье ниже.

Кто такой руководитель проекта?

Типовые разделы должностной инструкции руководителя проекта

Стандартные требования к кандидату на должность руководителя проекта

Общие должностные обязанности руководителя проекта

Читайте нас в Яндекс.Дзен

Яндекс.Дзен

Кто такой руководитель проекта?

Проект — это трудовое задание, подразумевающее достижение конкретных целей и имеющее четко определенные моменты начала и окончания; руководитель проекта — это сотрудник, отвечающий за его выполнение. Как ясно из названия должности, руководитель проекта трудится не в одиночку и имеет в подчинении коллектив, который он организует и ведет к результату.

При этом должность руководителя проекта может быть задействована в различных областях бизнеса. Наиболее популярные из них:

  • ИТ-технологии;
  • строительство;
  • финансовое направление;
  • страхование;
  • фармацевтическая деятельность;
  • организация спортивных и прочих мероприятий.

В связи с таким разнообразием содержание должностной инструкции руководителя проекта, которую каждая организация разрабатывает самостоятельно, определяется областью деятельности указанного специалиста и может предусматривать различные требования, предъявляемые к кандидату на должность, круг трудовых обязанностей сотрудника, его права и меры ответственности. Однако даже при этом есть стандартный набор разделов, включаемых в документ в любом случае.

Типовые разделы должностной инструкции руководителя проекта

Должностная инструкция для руководителя проекта, равно как и для специалиста любой другой профессии, должна соответствовать требованиям, предъявляемым к любым другим документам такого рода. Так как должностная инструкция — внутренний документ организации, утверждается она руководителем компании. Отметка об этом с указанием даты утверждения и подписью ответственного должностного лица с расшифровкой проставляется в правом верхнем углу титульного листа инструкции. Здесь же вверху либо в конце документа отводится место для подписей сотрудников, с которыми документ был согласован на стадии разработки и утверждения.

Основная часть должностной инструкции представлена 3 разделами.

  1. Общие положенияРаздел включает в себя всю ту информацию, которая касается подбора специалиста на должность руководителя проекта и определения места данной штатной единицы в общей структуре предприятия. Здесь помимо требований к образованию, возрасту, опыту работы каждая организация может добавить свои собственные запросы к соискателю на должность. Это могут быть определенные личные качества, профессиональные навыки, место жительства и пр. В этом же разделе, как правило, приводится список нормативной документации, с которой должен быть ознакомлен претендент на должность, определяется порядок приема и увольнения работника, замещения на время отсутствия, а также указывается его непосредственный начальник.
  2. Должностные обязанности и праваВажнейшая часть должностной инструкции, которая определяет всю дальнейшую трудовую деятельность сотрудника в занимаемой должности в конкретной организации. Обязанности должны быть определены максимально подробно и четко. При этом должностные права и обязанности не ограничиваются профессиональным направлением деятельности сотрудника и могут (и должны!) включать в себя общие моменты, касающиеся трудовой дисциплины, режима работы, гарантий, предоставляемых трудовым законодательством.
  3. Ответственность работникаЭтот раздел должностной инструкции руководителя проекта конкретизирует ответственность, установленную нормами трудового законодательства. Однако важно помнить, что внутренние документы предприятия не могут устанавливать ответственности сотрудника строже той, что установлена законом.

Стандартные требования к кандидату на должность руководителя проекта

Требования, предъявляемые к соискателям на должность руководителя проекта, можно разделить на несколько групп, которые касаются:

  • образования;
  • опыта работы;
  • профессиональных навыков;
  • личных качеств.

Образование, необходимое для работы в должности руководителя проекта, напрямую зависит от направления, по которому работает организация, поэтому выделить какую-то одну общую специальность в этом случае нельзя. Можно сказать лишь, что это должно быть высшее образование, желательно по профилю деятельности предприятия или направлению, по которому предстоит работа.

Опыт работы, требуемый от потенциального руководителя проекта, как правило, зависит от сложности и серьезности задания. Обычно требуется от 1 до 3 лет работы в должности руководителя проекта либо по необходимой специальности.

Перечень профессиональных навыков, которыми должен владеть руководитель проекта, связан со специальностью и образованием работника, хотя может включать и навыки общего плана, например:

  • умение составлять и оформлять необходимую документацию;
  • знание иностранного языка;
  • наличие автомобильных прав;
  • понимание принципов управления проектами;
  • умение работать с компьютерной и офисной техникой.

Личные качества в числе требований, предъявляемых к кандидату на должность, перечисляются не всегда, однако для должности руководителя проекта это немаловажный критерий отбора кандидатов. Среди личных качеств, необходимых руководителю, проекта выделяются следующие:

  • умение организовать коллектив и руководить группой людей;
  • коммуникабельность;
  • готовность к командировкам.

Общие должностные обязанности руководителя проекта

Большинство должностных обязанностей данного сотрудника связано со сферой деятельности, в которой он трудится. Среди общих должностных обязанностей, которые можно вменить в большинстве случаев руководителю проекта, наиболее актуальными являются:

  1. Контроль выполнения проекта (соблюдения качества, сроков, бюджета и т. д.).
  2. Общение с заказчиком (согласование сроков, планов, ключевых требований к проекту).
  3. Организация и руководство проектным коллективом.
  4. Ведение рабочей документации (календарных планов, техзаданий, дорожных карт, финотчетов и т. д.).
  5. Участие в тендерах и переговорах.
  6. Гарантийное обслуживание проекта.

Главное при работе над должностной инструкцией для руководителя проекта — уделять значительное внимание той сфере деятельности, в которой предстоит трудиться сотруднику. От специализации или направления проекта будут в значительной степени зависеть как требования, предъявляемые к кандидату на должность, так и круг его должностных обязанностей. От четкого же их определения в немалой степени зависит успешное выполнение поставленных задач.

nsovetnik.ru

Руководитель проекта

Стяжка пола полусухой технологией - до 300 метров идеально ровного пола за 1 день    

Привет всем в данной статье я бы хотел поделиться опытом и обсудить, что должен делать и как вести строительный объект руководитель проекта, чтоб его не завалить и принести прибыль компании.

Для начала давайте разберемся, что входит в обязанности  руководителя проекта на стройке. Поначалу мне вообще было не понятно, что это за должность. Я знаю структуру директор, начальник строительного участка, инженер ПТО, сметчик, прораб, бригада, но эта структура подходит для небольших организаций.

На крупных стройках и больших компаниях есть руководитель проекта, у которого в подчинение вся структура, перечисленная выше и в его обязанности входит распределение денежных ресурсов. Он отвечает за выбор и заключение договоров между подрядчиками, за результаты работ перед заказчиком и отчитывается перед собственниками фирмы за результаты строительства.

У меня нет четких правил идеального руководство большими проектами, есть не большой опыт, есть наблюдения за работой некоторых руководителей и есть мнение, как надо правильно руководить стройкой. Я работал со многими руководителями у кого-то хватало опыта работать с серьезными объектами, отвечать за свои решения, а кто-то пускал все на самотек и искал крайних в своем окружение, в случае провала.

Моя трудовая карьера на стройке начиналась с рабочих профессий, по окончанию института работал прорабом в фирмах, которые специализируются на одном виде работ, устройство промышленных полов.

Помню свои чувства, когда я приезжал на строительный объект и общался с заказчиком так, будто про устройство полов, кроме меня на стройке никто не знает. Считал, что все должны уделять нам большое внимание так как бетонные полы самая важная часть в здании. Требовал от руководителя проекта уделять нам больше внимания и злился, когда заказчик не мог что-то предоставить из материалов или спланировать наши работы с другими подрядчиками.

Не совсем понимал нервное состояние руководителя проекта на объектах, ему постоянно звонят, постоянно подходят подрядчики со своими вопросами.

Работая в узкоспециализированных фирмах мне было не интересно разбираться с руководством проектов на стройке. Задачи у меня были простые выполнить работы, подписать у заказчика акты и уехать с объекта. Как дальше будут строить, как сдадут государственным органам, как запустят в эксплуатацию строительный объект, мне было не интересно.

Руководитель проекта, взгляд со стороны

Первый раз меня впечатлила работа руководителя проекта на стройке завода Северсталь г. Балаково. Я участвовал в проекте по устройству дорог и начало строительства завода происходило с моим участием.

Иногда ходил на еженедельные планерки, где собирались представители генподрядчика, подрядчиков и заказчика. Руководитель проекта от Северстали на этих планерках обычно садился где-нибудь в уголке слушал, как проходит планерка, какие проблемы у подрядчиков, что им отвечает представитель генподрядчика и периодически высказывал свое мнение, что следует делать, а что нет.

Меня впечатлили знания и опыт этого руководителя, он отвечал на любые вопросы подрядчиков по фундаментам,  электрики, устройству дорог, поставке и монтажу промышленного оборудования и т.д. Он был всегда спокойный и я не припомню случая, чтоб он ругал подрядчиков из-за срывов сроков или ошибок на стройке.

После Северстали я начал набираться опыта в общестрое, работал в разных городах, на разных объектах, в разных фирмах и нигде больше не встречал таких компетентных руководителей. В основном на объектах были проблемы связанные со срывом графиков, работой в убыток и руководители метались из одной крайности в другую.

Приведу примеры работы некоторых руководителей проектов и выскажу свое мнение по поводу, что было правильно в их работе, а что нет.

Например, работал в Нижегородской области, прорабом вахтовый метод по 12 часов без выходных. Фирма строила железнодорожный комплекс, который состоял из различных зданий и проекта по устройству железной дороги (подъездные пути). На стройке кроме руководителя проекта, был один начальник участка (которые долго не задерживались) и несколько прорабов на объекте, каждый отвечал за ведением работ на своем участке, например строительство локомотивного ДЭПО, склада, пожарного водохранилища и т.д.

На этой стройке мы ежедневно, после 12 часового рабочего дня, собирались в вагончики руководителя проекта и докладывали, что было сделано за сегодня, сколько арматуры связали, сколько бетона залили и т.д. Руководитель проекта хотел быть в курсе всего, что происходит на объекте, но мало, что понимал в строительстве.

Уходило много времени на разъяснение технических моментов, в итоге если что-то не получалось на стройке по ряду причин всегда крайними были начальники участков. На этом объекте заказчик четко контролировал график производства работ по программе PRIMAVERA, в котором можно видеть, как идут работы с отставанием или нет по дням.

В договоре было прописано условия о срывах сроков, начислялся штраф за каждый день просрочки в размере какого-то процента от общей суммы. На стройке было отставание по графику и заказчик на планерках постоянно нагнетал обстановку, пугал штрафами.

На этом объекте всегда крайними были начальники участка, руководитель проекта ни при чем, он же не знает все, что происходит на стройке. Если ты руководишь стройкой, то должен разбираться сам в проекте, отслеживать график и знать причины отставания, а не только распределять деньги и подписывать договора.

На другом объекте был руководитель, который просто решал все проблемы. Например, я построил ремонтную мастерскую с кран балкой и чтоб ее проверить необходимо, найти груз с определенным весом, взвесить его на какой-нибудь весовой получить акт, подтверждающий этот вес, привезти на объект, провести испытание и подписать акты у заказчика.

Озвучив этому начальнику, что надо сделать, чтоб сдать кран балку заказчику и подписать акты выполненных работ он принимает простое решение, иди и ищи сам. На мои возражения, что на это есть снабжение и где я буду искать, в чужом городе он ничего слышать не хочет.

Получается так, ты озвучиваешь проблему, надеешься, что ее помогут решить, а тебе говорят сам ею занимайся. Такого руководителя на второе или третье обращение начинаешь посылать на три букву в открытую и плевать, что потеряешь работу. В этой ситуации руководитель проекта четко должен понимать, кто и  за что отвечает в его структуре.

Несмотря на то что руководитель решает все вопросы, разбирается в строительных проектах, четко налаживает работу своей структуры, но работа не идет. Причины простые, фирма заключила договор, начала работать, но не просчитав все риски, которые появились во время строительства.

В процессе строительства выясняется, что объект убыточный и своих средств не хватает вся надежда на заказчика, который платит с задержками или за выполненный объем работ, через 2-3 месяца, который не покрывает всех расходов.

В этой ситуации, когда нет денег на то чтобы заправить технику, закупить материалы и даже заплатить рабочим начинаются отставания по графикам. На планерках нечего сказать заказчику, так как нельзя озвучить, что у фирмы нет денег и поэтому мы не работаем, вышестоящее руководство просит об этом умалчивать и обещает, что вот завтра будут деньги все купим и оплатим.  Наверно в этом положение руководитель проекта должен иметь крепкие нервы и уметь находить слова, чтобы сгладить не здоровую ситуацию с заказчиком.

Другая обстановка, в подчинение у руководителя проекта друзья или родственники, отвечающие за ведение работ на стройке.  Допустим, идет срыв сроков по причине плохо организованной работы на площадке. Рабочие не работают, наплевать им на объемы, прорабы не делают заявки на материалы и рабочим строить не из чего, работы выполняются не качественно и как следствие приходиться переделывать.

Руководитель проекта, когда узнает о причинах отставания и начинает ругать своих работников (друзей или родственников), то они в ответ говорят, что это нормально, ничего страшного в этом нет, будем исправлять. Если ты видишь, что в твоей структуре кто-то не может вытянуть возложенные на него обязанности, то его надо понижать или выгонять, а не слушать о том, что без него ничего не решиться.

Со стороны, конечно, хорошо рассуждать, у меня нет правил по руководству проектами и редко встретишь четко организованную работу на стройке. Я считаю, что надо с самого начала строительства продумать и организовывать структуру руководства, привлекать только опытных специалистов.

Если ты видишь, что работник не тянет (хотя на собеседование тебе наплел, что все знает и участвовал во всех стройках России), то увольнять или понижать его. Самому изучать проект, вести таблицы хода строительства и корректировать их ежедневно. Проводить ежедневные пятиминутки с начальниками участков, прорабами выделять главные задачи и  решать их.

Бывает так, что проблемы, которые не решаются своевременно ведут за собой другие. Например, не сделанная заявка или задержка оплаты на материалы, не сделанные акты скрытых работ, не проведенные вовремя лабораторные испытания бетона, сварных швов и т.д.,  все это приводит к срыву сроков, к срыву оплаты за выполненные работы. Кто как не руководитель проекта должен быть в курсе всего этого и спрашивать с ответственных лиц за плохое ведение работ.

Ну и напоследок на этой должности надо иметь крепкие нервы, так как давление со стороны заказчика и  собственника бывает большое.

Буду рад вашему мнению как должен работать руководитель проекта на стройке, пишите в комментариях.

С уважением Олег Клышко

klyshko.ru

Должностная инструкция руководителя проекта по строительству

Прекрасно знать, как эксплуатировать вычислительную технику, необходимую для обработки данных. В его знания должны входить основные принципы программирования структурного типа и виды программного обеспечения. Также должностная инструкция руководителя проекта подразумевает, что он знает правила технической эксплуатации электронно-вычислительной техники, ее характеристики, особенности конструкции, для чего она предназначена и в каких режимах способна работать. В его знания должна входить технология, по которой происходит автоматическая обработка и кодирование данных, формализованные программные языки, а также стандарты систем вычислений, кодов и шифров. Он должен знать, как формируется и оформляется техническая документация, знать основы экономики, как происходит организация производства, трудовой деятельности предприятия и управление ресурсами.

Руководитель проекта строительства

Осуществлять контроль соблюдения проектной, конструкторской и технологической дисциплины, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности, требований природоохранных, санитарных органов, а также органов, осуществляющих технический надзор. 3.11. Принимать меры по совершенствованию организации производства, труда и управления на основе внедрения новейших технических и телекоммуникационных средств выполнения инженерных и управленческих работ.

3.12.

Руководить деятельностью технических служб предприятия, контролировать результаты их работы, состояние трудовой и производственной дисциплины. 3.13. Выполнять другие обязанности и поручения по устному либо письменному распоряжению руководителя предприятия.

4. Права Руководитель проекта имеет право: 4.1.

Должностная инструкция

Важно

Руководитель строительного проекта, основы должностной инструкции Работа руководителя проекта в строительстве предполагает выполнение целого ряда обязанностей, которые четко прописаны в должностной инструкции. За ее основу может быть взят Профессиональный стандарт «Организатор строительного производства», утвержденный приказом Минтруда №930н от 21 ноября 2014 года, а также Устав конкретной организации и другие ее акты локального характера.

Должностная инструкция менеджера составляется обычно кадровым и юридическим подразделениями и утверждается директором предприятия или руководителем организации. Принятый на работу специалист изучает ее и ставит личную подпись об ознакомлении, после чего несет ответственность за надлежащее ее исполнение. Один экземпляр инструкции передается лично сотруднику.

Обязанности руководителя проекта в строительстве

Административная работа 3.1.Кадровая работа: подбор команды проекта, мотивация команды проекта, совместно с Управлением персонал-технологий. 3.2.Бюджетирование: разрабатывает и контролирует бюджеты проектов 3.3.Планирование: ежедневно, еженедельно, ежемесячно 3.4.Отчетность: еженедельно, ежемесячно 3.5.Разработка документов: Планы, отчеты. 3.6.Поддерживает в актуальном состоянии сведения, базы данных: нет 4. Права 4.1.Выбор партнеров: команда проекта, эксперты по вопросам проекта 4.2.Визирование документов: нет 4.3.Финансовые: в рамках бюджета Управления инноваций и развития. 5. Документация, регламентирующая работу 5.1.Внешние документы: Законодательные и нормативные акты, стандарты по управлению проектами. 5.2.Внутренние документы: Положения Компании, Положение об Управлении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка, Стандарты создания новых продуктов. 6.

Должностные обязанности руководителя проекта в строительстве

Критерии оценки эффективности труда 6.1.Выполнение по качеству мероприятий еженедельного и ежемесячного планирования, за которые несет ответственность. 6.2.Выполнение по срокам мероприятий еженедельного и ежемесячного планирования, за которые несет ответственность. 6.3.Удовлетворенность внутренних заказчиков. 6.4.Удовлетворенность внешних заказчиков. 6.5.Выполнение бюджетных планов. 6.6.Выполнение по объему мероприятий еженедельного и ежемесячного планирования, за которые несет ответственность. 6.7.Достижение поставленных целей и задач по проектам. 7. Взаимодействие, обмен информацией Взаимодействия и обмен информацией описан и регламентируется Стандартами создания новых продуктов.

8.

Должностные инструкции

На должность руководителя проекта назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности на руководящих должностях в строительной отрасли не менее 3 лет. 1.3. Руководитель проекта непосредственно подчиняется руководителю предприятия.

1.4. В своей деятельности руководитель проекта руководствуется: — нормативно-правовыми актами, рассматривающими вопросы производственно-хозяйственной деятельности предприятия; — методическими материалами, приказами (указаниями) вышестоящих органов по вопросам экономики и строительной отрасли; — уставом предприятия; — приказами, распоряжениями руководителя предприятия; — правилами внутреннего трудового распорядка; — настоящей должностной инструкцией. 1.5.

Внимание

Постоянно интересоваться передовым мировым и отечественным опытом в программировании и использовании ЭВМ. А также знать регламент организации, где работает, ее правила и нормы.

Что должен уметь? Должностная инструкция руководителя проекта строительной организации подразумевает, что специалист должен обладать определенными навыками. Он должен уметь осуществлять подбор команды профессионалов для выполнения проекта, планировать работу над ним, уметь правильно распределить обязанности между сотрудниками, четко и правильно формулировать задачи и цели проекта, быть модератором на общих собраниях. Также он должен, используя знания трудового законодательства, устранять конфликты между сотрудниками, делегировать их полномочия и задания, а также осуществлять над ними полный контроль.

Должностная инструкция руководителя проекта

Инфо

Представлять интересы технических служб предприятия во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями предприятия, другими организациями и органами государственной власти. 4.2. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению деятельности предприятия (проекта).

4.3. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о поощрении или наложении взысканий. 4.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех (отдельных) служб по вопросам, входящим в его компетенцию. 4.5. Получать от руководителей структурных подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для 4.6. Принимать участие в подготовке приказов, инструкций, указаний, смет, договоров и иных документов, связанных с производственной деятельностью предприятия. 4.7.

Должностная инструкция руководителя проекта: образец

Он ответственен за любые нарушения трудового, административного и уголовного закона, которые он совершает в процессе выполнения своей работы. А также за материальный ущерб, нанесенный компании. Руководитель проектов также ответственен за выполнение работы его подчиненными, растраты бюджета, выделенного на проект и за соблюдение сроков и качества подготавливаемого проекта.

Условия работы Должностная инструкция руководителя проекта предполагает, что для сотрудника должны быть созданы достойные условия работы. Рабочий график и прочие нюансы должны быть четко установлены и регламентированы в трудовом распорядке компании.

Если возникает необходимость, компания должна обеспечить все необходимые условия, чтобы сотрудник мог осуществлять служебные командировки, в том числе и местного характера.

Должностная инструкция руководителя проекта по строительству

  • Специалист по управлению проектами замещает .
  • Специалиста по управлению проектами замещает .
  • Специалист по управлению проектами назначается на должность и освобождается от должности руководителем отдела по согласованию с руководителем подразделения.
  • Должен знать:
  • — процесс организации и реализации проектов, основные инструменты; — технологии строительных работ, ДБН, земельных отношений, региональных правил застройки и разрешительной документации; — основы и принципы ценообразования в строительстве, проектных роботах, услугах, сопровождающих развитие проектов в сфере недвижимости; — основные показатели оценки эффективности проекта; — теорию и практику проектного управления; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности (при обслуживании электроустановок в объеме квалификационной группы V) и противопожарной защиты.

lcbg.ru

Должностная инструкция руководителя проекта - образец 2018 года и как ее составить, права и обязанности

Должностная инструкция руководителя проекта является документом, который определяет права, обязанности и уровень ответственности данного сотрудника. Корректно составленная должностная инструкция может повысить качество работы руководителя проекта, поэтому крайне важно знать, как правильно составить данный документ и какие пункты в нем прописать.

Должностная инструкция руководителя проекта

Содержание статьи

Как составить: общие положения

В первом разделе должностной инструкции прописывается список квалификационных требований, предъявляемых к сотруднику, основные необходимые для работы знания и документы, а также общие условия работы на данной должности.

В качестве первого пункта инструкции всегда указывается название и категория должности. Руководитель проекта, соответственно, относится к категории руководителей.

Работник может быть назначен на должность и снят с нее только по соответствующему приказу генерального директора. Как только директор подписывает назначение на должность, руководитель может приступать к исполнению своих обязанностей.

Подчиняется сотрудник непосредственно генеральному директору компании.

Требования к кандидату зависят от направленности проекта. Как правило, это высшее образование в сфере, связанной со спецификой проекта, и опыт в профессиональной деятельности от 3-х лет. Некоторые фирмы требуют ещё наличия дополнительных сертификатов о повышении квалификации — прохождении различных тренингов, вебинаров и курсов.

Для качественного выполнения любого проекта необходимо знание:

  • принципов обработки информации;
  • методических документов;
  • основных правил ведения переговоров.

Дополняется данный список перечнем профильным навыков и знаний, соответствующих конкретному направлению проекта.

В своей деятельности руководитель проектов должен опираться на:

  • законодательство РФ;
  • устав, внутренний распорядок и правила компании;
  • приказы и распоряжения непосредственного руководителя;
  • действующую должностную инструкцию;
  • трудовой договор.

Должностные обязанности: на что имеет право руководитель проекта и его ответственность

Должностные обязанности сотрудника – это перечень задач, которые ему необходимо выполнять в рабочее время.

На основании невыполнения любого из пунктов данного раздела сотрудник может быть уволен.

Список задач на этой должности включает в себя, как правило:

  • определение точки отсчета, плана, цели, времени и конечного результата проекта;
  • составление плана действий по выполнению поставленной задачи;
  • распределение необходимой работы между участниками проекта;
  • составление приблизительных сроков исполнения;
  • составление критического пути;
  • оценку затрат на проект и предоставление сметы непосредственному начальнику;
  • определение конкретного бюджета на весь проект;
  • подбор команды для выполнения поставленных задач;
  • составление мотивации для команды;
  • контроль работы участников проекта;
  • подготовку необходимой документации;
  • сбор, хранение, применение необходимой информации;
  • проведение мероприятий по разбору успехов и ошибок команды;
  • соблюдение сроков;
  • контроль изменения бюджета;
  • корректировку плана при необходимости;
  • анализ проделанной работы.

Основной задачей работника является выполнение и сдача проекта в срок.

В своей работе руководитель проекта имеет право на:

  • запрос и получение информации, необходимой для решения задач проекта;
  • предоставление генеральному директору идей об улучшении работы участников;
  • требование соответствующих условий работы;
  • принятие важных решений в рамках своей компетенции;
  • неисполнение обязанностей, которые не входят в должностную инструкцию.

Следующим разделом является список нарушений, за которые сотрудник несет ответственность.

Так как руководитель имеет в подчинении определенное количество людей, он полностью несет ответственность за выполняемую ими работу. Помимо этого, сотрудник может быть привлечен к ответственности за:

  • невыполнение своих должностных обязанностей;
  • несоблюдение правил документов, прописанных в разделе «Общие положения»;
  • разглашение коммерческой тайны или конфиденциальной информации;
  • нарушение трудового распорядка, дисциплины или техники безопасности.

Образцы должностной инструкции руководителя проекта

Типовая

Образец типовой инструкции руководителя проекта вы можете скачать здесь: https://yadi.sk/i/2ZXsvaix3Tkdxk

dolzhnostnaya-instrukciya-rukovoditelya-proekta001

В строительстве

В строительных организациях и для руководителей строительных проектов используются документы следующего образца: https://yadi.sk/d/LRDVQnke3TkeHA

dolzhnostnaya-instrukciya-rukovoditelya-proekta002

IT-проекта

В области ИТ (информационных технологий) характерно применение таких должностных инструкций: https://yadi.sk/d/l0R8KCSo3TkexB

dolzhnostnaya-instrukciya-rukovoditelya-proekta003

Руководителя отдела управления проектами

Найти пример должностной инструкции для начальника отдела управления проектами вы можете по следующему адресу: https://yadi.sk/i/sLfrSOsX3TkfYn

dolzhnostnaya-instrukciya-rukovoditelya-proekta004

В ООО

Чтобы скачать документ, подходящий для руководителя интернет-проекта в ООО, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/jPjnr11X3Tkfi2

dolzhnostnaya-instrukciya-rukovoditelya-proekta005

Девелоперского проекта

Должностная инструкция руководителя девелоперского проекта: https://yadi.sk/d/QTETv_zF3TkgPy 

dolzhnostnaya-instrukciya-rukovoditelya-proekta006

Тяжесть наказания определяется серьезностью нарушения. Чем больше вреда организации нанесло действие сотрудника, тем жёстче будут последствия.

Таким образом, должностная инструкция является важным документом в работе руководителя проекта. Генеральному директору она помогает контролировать работу подчиненного, а руководителю проекта — качественно выполнять поставленные перед ним задачи. Именно поэтому крайне важно подходить к составлению должностной инструкции максимально тщательно и основательно.

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

Также вы можете задать вопрос онлайн-консультанту:

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

specworkgid.ru

Особенности работы помощника руководителя в инвестиционно-строительном проекте

Современные российские компании, предлагающие вакансии претендентам на административные позиции, зачастую в наименовании вакансии указывают совсем не ту позицию, которую описывают в части пояснения обязанностей сотрудника и требований к кандидату.

Секретарь, офис-менеджер, референт, ассистент, помощник руководителя – эти должности по своему содержанию очень похожи, однако не только специалисты знают о существенных различиях между ними. Так, к примеру, работа помощника руководителя предполагает ведение делопроизводства, но в отличие от работы секретаря это главным образом поддержка деятельности руководителя, а делопроизводство является лишь малой частью функциональных обязанностей – документационной поддержкой деятельности руководителя. А вот львиная доля рабочего времени секретаря направлена именно на организацию системы документооборота в компании, контроль исполнения внутренних положений и инструкций, принятых на предприятии, систематизацию хранения документов, их передачу в архив и т. д.

Очень часто специалистам, которые приходят на одну из вышеперечисленных позиций, приходится выполнять различные дополнительные обязанности. Например, и секретарь, и помощник руководителя, и офис-менеджер работают делопроизводителями, исполняют личные поручения руководителей, а также вышестоящих должностных лиц (т. е. не только руководителей, но и других сотрудников организации), обеспечивают организационно-распорядительную деятельность руководителя, а также занимаются оформлением приказов или распоряжений по инициативе практически любого сотрудника организации. По большей части это связано с тем, что современные компании предпочитают не «раздувать» штат и поручают все одному сотруднику, не принимая во внимание тот факт, что подобная многозадачность может повлиять на качество исполнения сотрудником его непосредственных обязанностей.

Из подобной ситуации могут быть как минимум два выхода: первый – отказаться от работы в компании, второй – научиться работать в условиях предлагаемой многозадачности.

Помощник руководителя и помощник руководителя проекта

Основная задача ассистента или помощника руководителя – обеспечение деятельности руководителя. Проще говоря, помощь руководителю во всех вопросах, которые касаются выполнения им его обязанностей. Не зря помощника руководителя часто называют его доверенным лицом, его правой рукой, т.к. профессиональный ассистент – это незаменимый или, скажем точнее, труднозаменяемый человек, который находится в курсе многих – едва ли не всех – профессиональных задач своего руководителя, а в некоторых случаях – и в курсе личных дел.

Специфика работы профессионального ассистента руководителя строительного проекта исключительно отраслевая, т. е. необходимо иметь представление о том, что такое инвестиционно-строительный проект, какова зона ответственности руководителя строительного проекта, какие требования руководитель может предъявлять к своему помощнику и как обеспечить качественную и профессиональную поддержку деятельности такого руководителя.

Что такое инвестиционно-строительный проект?

Как правило, компании, которые ищут сотрудника на замещение должности помощника руководителя в инвестиционно-строительном проекте, отдают предпочтение кандидатам, имеющим опыт работы в строительном проекте или строительной организации. Ваша осведомленность наверняка станет большим плюсом при рассмотрении вашей кандидатуры. Если у вас нет требуемого опыта, то на этапе прохождения собеседования вам будет полезно задать некоторые профессиональные вопросы HR-специалисту или непосредственно будущему руководителю о структуре строительного проекта и его особенностях.

К сведению

В широком смысле инвестиционный проект – это проект, связанный с вложением финансовых средств юридического или физического лица, реализация которого направлена на получение инвестором прибыли. Инвестиционно-строительный проект от инвестиционного проекта отличает то, что инвестор получает прибыль от вложения капитала в строительство каких-либо объектов (это может быть строительство как жилого комплекса, так и завода по производству, к примеру, строительных материалов).

Поскольку инвестиционно-строительный проект – это проект, состоящий из комплекса неких действий и процессов, первое, что необходимо уточнить у руководителя проекта, – кто является действующими лицами и участниками процессов. Как правило, это непосредственно инициатор проекта, инвестор, а также заказчик, проектировщик и подрядчик, но в зависимости от специфики проекта список участников может быть расширен – например, к списку можно добавить поставщика оборудования (см. схему). Стоит также отметить, что в качестве участников проекта могут выступать как физические, так и юридические лица. К примеру, в роли проектировщика – проектные организации и проектные институты, а в качестве подрядчика – строительные организации и холдинги, выполняющие для заказчика определенные виды работ. Руководитель проекта в большинстве случаев представляет заказчика, фактически он возглавляет службу заказчика, например, создаваемую в форме отдельного юридического лица. Иначе службу заказчика называют техническим заказчиком, дирекцией заказчика.

  

Инициатор проекта – им может быть любой из участников проекта – является автором идеи, готовит обоснование проекта, создает и защищает бизнес-планы.

Инвестор – юридическое или физическое лицо, которое вкладывает инвестиции в проект с целью получения прибыли. Инвестор контролирует ход реализации проекта.

Заказчик – это главный участник, который отвечает за реализацию проекта. Заинтересован в большей степени в достижении результата. Будущий владелец реализованного проекта.

Руководитель проекта – юридическое или физическое лицо, которое наделяется всеми полномочиями для реализации проекта. Руководитель проекта составляет план реализации, контролирует исполнение и сроки, координирует и контролирует выполнение работ со стороны всех участников проекта.

Генеральный подрядчик – юридическое лицо, которое выполняет работы, согласованные в контракте с заказчиком, направленные на реализацию проекта. Генподрядчик может привлекать для выполнения работ субподрядчиков.

Генеральный проектировщик – организация, которая выполняет проектные, изыскательские работы для заказчика.

Руководитель проекта ведет переговоры с поставщиками, управляет персоналом – инженерно-техническими работниками, следит за исполнением интересов инвестора, а также совместно с подчиненной ему службой заказчика осуществляет контроль реализации строительного проекта с момента утверждения бизнес-плана до ввода готового объекта в эксплуатацию, проводит анализ хода проекта, взаимодействует с подрядчиками. Для полного понимания содержания своей деятельности и составления плана работы на период реализации строительного проекта помощнику руководителя проекта необходимо знать все направления работы своего руководителя. Круг обязанностей руководителя отдельно взятого проекта является индивидуальным, однако в основном направления его работы соответствуют этапам проектирования и строительства.

■ Предпроектный этап. Это первый этап строительства, в процессе которого осуществляются сбор и оформление исходно-разрешительной документации. Под исходно-разрешительной документацией (ИРД) в общем смысле понимают полный комплект различных документов, обязательных в соответствии с Градостроительным кодексом Российской Федерации для получения разрешения на строительство. В состав ИРД входят в т.ч.: технические условия на подключение к инженерным сетям (ТУ на водоснабжение, газ, электроэнергию), постановления и распоряжения органов исполнительной власти, различные согласования, материалы инженерных изысканий и заключения надзорных служб, переписка по вопросам получения разрешений и согласований, различные чертежи (к примеру, план земельного участка), документы о праве собственности или аренды земельного участка под строительство и др.

■ Проектный этап. На этом этапе заказчик выдает проектировщику техническое задание на проектирование, согласно которому проектировщик выполняет непосредственно проектирование. Здесь важно отметить, что проектирование имеет две стадии: «Проект» (стадия «П») и «Рабочее проектирование» (стадия «РД»). Документация, подготовленная на стадии «П», утверждается, проходит государственную экспертизу согласно законодательству РФ, затем разрабатывается рабочая документация (РД), в соответствии с которой выполняется строительство.

Помощнику руководителя не обязательно наизусть знать весь перечень документов, входящих в состав исходно-разрешительной или проектной документации, однако при поступлении документов от руководителя проекта или сотрудников проекта необходимо дополнительно уточнять, как надлежит классифицировать тот или иной документ.

Поскольку реализация проекта, проектирование, строительство – процессы довольно длительные, помощнику руководителя проекта необходимо создать оптимальную надежную систему учета, оформления, согласования, хранения документации, а также обеспечить такую систему работы с документами, при которой обмен документацией и необходимыми данными между всеми участниками проекта будет максимально оперативным.

Делопроизводство и документооборот

Для организации делопроизводства и документооборота рекомендована стандартная, вполне универсальная схема:

  1. Разработка, согласование и утверждение инструкции по ведению делопроизводства в организации.
  2. Разработка журналов регистрации  входящей и исходящей документации.
  3. Разработка, согласование и утверждение бланков организации: исходящего письма, протокола совещания, актов приема-передачи документов и др. – по потребности.
  4. Разработка, согласование и утверждение положения и порядка согласования документов в организации.
  5. Разработка, согласование и утверждение положения о печатях и штампах, используемых в организации.
  6. Разработка положения о праве подписи документов или подготовка приказов о наделении правом подписи сотрудников организации определенных видов документов.

Наш совет

Прежде чем начать работу по организации делопроизводства в компании, необходимо приказом назначить ответственного за ведение делопроизводства в компании. Приказ может быть составлен в произвольной форме на бланке организации. В последующем возможно указывать лишь номер приказа и дату его издания при оформлении документов от имени компании.

Рассмотрим некоторые особенности ведения делопроизводства в инвестиционно-строительном проекте.

В инвестиционно-строительном проекте количество поступающих и исходящих писем и документов очень велико, поэтому лучше всего вести электронные журналы регистрации и учета, например, в формате Excel. Это облегчит вам систематизацию, поиск документов, а также оперативный обмен со всеми участниками проекта.

Для учета входящей и исходящей документации и корреспонденции внутри отдельной книги Excel следует создать несколько листов по количеству основных участников инвестиционно-строительного проекта, назвав их, например: Инвестор, Генподрядчик, Генпроектировщик, Поставщик. Помните о том, что при приеме документации обязательно должно быть сопроводительное письмо, содержащее дату поступления документа, количество страниц приложения к письму. Если документ получен по электронной почте, то вам необходимо распечатать электронное письмо, в котором указаны дата и отправитель. Это нужно прежде всего в том случае, если документ вы будете хранить отдельно, в специальном томе, а сопроводительное письмо – в папке с входящими письмами.

К входящему номеру письма необходимо добавить индекс, включающий аббревиатуру, обозначающую участника проекта, например:

ГП – генподрядчик;

Инв – инвестор;

ПР – генпроектировщик;

Пост – поставщик.

Таким образом, входящий номер письма от генподрядчика может иметь, например, следующий вид: № 13/ГП от 14.11.2013.

После создания книги Excel у вас получится примерно следующее:

 

Даже если участников проекта будет гораздо больше, отнюдь не для всех потребуется создавать отдельную нумерацию, отдельный журнал и место для хранения. Вы можете создать общий журнал регистрации и том для хранения входящей корреспонденции.

Для регистрации исходящей корреспонденции лучше всего дополнительно создать журнал, в котором нумерацию вы будете вести в соответствии с тем, кто был исполнителем письма. Для создания такого журнала необходимо уточнить у руководителя строительного проекта, кто именно из сотрудников имеет право подписывать исходящие письма и кто из них вероятнее будет самым активным исполнителем – инициатором подготовки писем. Как правило, инициаторами являются: генеральный или исполнительный директор, руководитель проекта, главный инженер (или служба главного инженера, в которую входят также главный энергетик, главный механик и т.д.), финансовый директор или бухгалтер и помощник руководителя проекта.

Для регистрации исходящей корреспонденции рекомендуется разработать индексы к номерам писем, состоящие из числительных, чтобы не путать письма с теми, которые направляются участникам проекта и регистрируются в журналах, описанных выше, например:

01 – генеральный директор;

02 – руководитель проекта;

03 – помощник руководителя;

04 – служба главного инженера;

05 – финансовый директор/бухгалтер.

Таким образом, исходящий номер письма, инициатором-исполнителем которого является руководитель проекта, может иметь, например, следующий вид: 34/02 от 15.09.2013.

Общий журнал регистрации исходящей корреспонденции будет выглядеть так:

 

По желанию в общий журнал можно добавить также журнал регистрации приказов и распоряжений.

Обратите внимание!

Если вы ведете электронные журналы регистрации, рекомендуется раз в квартал/полугодие и по окончании календарного года распечатывать журналы регистрации, прошивать в надлежащем порядке и заверять подписью генерального директора и печатью организации.

В инвестиционно-строительном проекте крайне важно регулярно создавать резервные электронные копии всех исходящих и входящих писем с целью обеспечения сохранности оригиналов писем и документов, а также более оперативного обмена документами.

Систематизация документов в соответствии с этапами проектирования

В соответствии с требованиями руководителя проекта или по вашей инициативе документы, касающиеся проектирования и строительства, могут быть систематизированы по этапам проектирования и строительства.

К сведению

Оригиналы документов, имеющих важное значение в процессе проектирования и строительства (например, разрешение на строительство, технические условия, документы, подтверждающие право собственности на земельный участок, и др.), желательно хранить в отдельном сейфе или закрывающемся на ключ шкафу, доступ к которому имеет ограниченное число сотрудников организации.

Рекомендуется создать следующие тома для систематизации и хранения документации:

  • Исходно-разрешительная документация: согласования государственных и муниципальных органов, постановления и распоряжения органов местного самоуправления и др.
  • Технические условия: на подключение к электросетям, на газ, водоснабжение, канализацию и др., в т.ч. копии переписки с различными организациями по вопросам получения технических условий.
  • Документы на земельный участок: оригиналы или копии свидетельств о праве собственности на земельный участок, кадастровые планы, копия договора на аренду земельного участка и др.
  • Различные чертежи и схемы: ситуационный план участка, генеральный план и др.

К сведению

Оригиналы чертежей и схем рекомендуется хранить в тубусе во избежание повреждения. При этом на тубус можно наклеить табличку с номером дела по номенклатуре дел.

  • Технические задания: в случае если технические задания оформляются в ограниченном количестве экземпляров, то они подшиваются к договору с организацией, которая выполняет работы в соответствии с этим заданием, и тогда в этом томе останутся только копии. Однако чаще всего техническое задание оформляется в нескольких экземплярах, один из которых остается у заказчика.
  • Учредительные документы: копии, поскольку оригиналы учредительных документов, как правило, хранятся у бухгалтера или финансового директора.
  • Акты приема-передачи документов: в инвестиционно-строительном проекте не рекомендуется выдавать документы из архива без соответствующей резолюции руководителя проекта и оформленного в надлежащем порядке акта приема-передачи документов (чертежей, томов проекта и др.). Акты приема-передачи желательно хранить в отдельной папке с целью получения оперативной информации о том, какие документы, в каком составе, для каких целей, на какой срок были выданы из архива управления проектом.

К сведению

Рекомендуется создавать резервные копии всех вышеперечисленных документов, т.к. в ходе реализации проекта многие из перечисленных документов будут многократно запрашиваться у вас сотрудниками команды проекта, участниками проекта и сторонними организациями. Наличие электронной версии любого документа существенно облегчит вам в последующем предоставление документов, оперативную отправку в электронном виде, поиск документа. Для резервных копий необходимо создавать электронные папки, соответствующие наименованиям дел/томов согласно существующей номенклатуре.

Проектная документация

Проектная документация, разработанная на стадии «П» и стадии «РД», предоставляется заказчику в десятках томов (в зависимости от сложности проекта), кроме того, в нескольких экземплярах. Не вся документация будет постоянно храниться у заказчика, т.к. проектную документацию необходимо на каком-то этапе предоставлять на прохождение экспертизы, однако первоначально она должна быть получена заказчиком и зарегистрирована по описи в офисе заказчика у делопроизводителя.

Заранее позаботьтесь о том, чтобы для хранения документации было достаточно места в шкафах. Согласуйте с вашим руководителем требования к хранению проектной документации и в случае необходимости организуйте покупку дополнительного шкафа.

Как быть с адресом стройплощадки?

Зачастую стройплощадкам изначально присваивается временный почтовый адрес, например: Промплощадка, д. 1. Почтовый адрес, как правило, присваивают уже после строительства зданий, сооружений, объектов, а до окончания строительства часто возникают сложности с получением почтовых отправлений на строительной площадке.

Рекомендуется с самого начала организации системы делопроизводства и документооборота в проекте позаботиться об аренде абонентского ящика в почтовом отделении того населенного пункта, где находится временный офис команды проекта. Своевременное получение корреспонденции почтой имеет огромное значение в свете того, что множество писем и документов, в т.ч. необходимых для проектирования согласований от госорганов и служб, отправляются заказчику по указанному почтовому адресу. Потеря или неполучение оригинала такого документа влечет за собой необходимость повторно запрашивать важный документ, что напрямую влияет на сроки реализации проекта.

Полезный документ

МДС 12-37.2007 «Рекомендации по ведению документооборота в строительной организации»

Протоколирование технических совещаний

Проведение и протоколирование именно технических совещаний крайне важны в инвестиционно-строительном проекте. Технические совещания, проводимые при участии заказчика и команды проекта, инвестора, генерального подрядчика, генерального проектировщика, а также других участников, содержат ключевую проектную информацию, т.к. зачастую – даже будучи посвящены процессам – содержат массу технических деталей, имеющих решающее значение для развития проекта.

Помощник руководителя проекта, ответственный за делопроизводство, должен:

  • заблаговременно сообщить участникам информацию о месте, дате, времени и участниках технического совещания;
  • в повестке проводимого совещания перечислить всех участников с указанием организаций, которые они представляют, Ф.И.О., должностей;
  • в случае если кто-то из участников не имеет возможности присутствовать на совещании, своевременно сообщить об этом инициатору и председателю совещания, которым, как правило, является руководитель проекта;
  • при оформлении протокола технического совещания точно указать дату проведения и номер протокола, поэтому желательно вести регистр нумерации протоколов технических совещаний заказчика;
  • максимально точно и полно указать содержание задач, поручений, фамилию ответственного лица и срок исполнения им задачи; в случае если задача не была выполнена ответственным лицом, обязательно укажите это в протоколе с комментарием, по какой причине поручение не удалось выполнить;

К сведению

Если в процессе обсуждения вопросов во время технического совещания какие-то вопросы, на ваш взгляд, недостаточно освещены, вы как секретарь совещания вправе уточнить «для протокола», что следует отметить по обсуждаемому вопросу. Если во время совещания уточнений оказалось недостаточно для ясной и четкой формулировки при оформлении протокола, вы можете прояснить неточные моменты у председателя совещания или непосредственно у того участника, который докладывал по конкретному вопросу.

  • после оформления предоставить протокол на подпись председателю совещания, а также всем участникам. Особенно важно иметь подписи тех лиц, которые являются ответственными по определенным задачам согласно протоколу.

Окончательно оформленный протокол технического совещания (см. Пример) – оригинальный экземпляр – хранится у инициатора совещания, т.е. у заказчика, а участникам совещания необходимо направить копии (это могут быть электронные копии) протокола. Обязательно нужно получить подтверждение получения документа – узнать входящий номер или должность и фамилию принявшего документ должностного лица.

Стоит отметить, что зачастую в обязанности помощника руководителя проекта входит также контроль исполнения поручений и задач, поставленных в ходе совещания и зафиксированных в протоколе. В этом случае он отслеживает сроки и ход исполнения поручений. Как правило, помощник руководителя проекта по поручению и от имени руководителя проекта запрашивает у участников совещания информацию о ходе выполнения задачи. Запрос может быть сделан по электронной почте или по телефону с последующей систематизацией полученной информации и докладом руководителю проекта.

Помощник руководителя строительного проекта должен быть также готов к тому, что довольно часто некоторые поручения и задачи сотрудникам проекта руководитель проекта будет отдавать через него. Рекомендуем вести таблицу по текущим или оперативным вопросам, касающимся реализации проекта. В этой таблице помощник руководителя проекта составляет собственный план работы и делает заметки о ходе исполнения поручения.

Так, к примеру, в таблице может быть задача: Отправить главному инженеру техническое задание и передать поручение руководителя проекта о необходимости корректировки.

Помощник руководителя проекта отправляет документ, передает поручение руководителя проекта и просит доложить о возможных сроках исполнения поручения.

После этого помощник руководителя делает заметку в своей таблице: Поручение будет выполнено главным инженером к 17.30 и докладывает руководителю проекта. Помощник руководителя проекта должен также отследить выполнение задачи и доложить руководителю проекта.

Описанная выше схема постановки задач сотрудникам команды проекта и контроля исполнения поручений руководителя проекта будет в диковинку тем помощникам руководителя, которые привыкли к соблюдению четкой иерархии в организации, когда нижестоящий по должности сотрудник не имеет полномочий отдавать поручения вышестоящим по должности сотрудникам. Однако стоит помнить о том, что полномочия отдавать поручения от имени руководителя проекта его помощник получает напрямую от него, и, как правило, в случае если руководителю удобна подобная схема, то он ставит об этом в известность сотрудников проекта на первых же оперативных совещаниях с участием всех членов команды.

При реализации такой схемы помощник руководителя проекта не управляет другими сотрудниками, а является «диспетчером», т.е. передает задачу сотруднику, а затем передает результат выполнения задачи руководителю проекта.

Руководителю удобнее осуществлять контроль через своего помощника, поскольку количество одновременно текущих проектных процессов требует оптимизации использования временного ресурса, т.к. в большинстве случаев время необходимо для концентрации на ключевых вопросах, без постоянного отвлечения на мелкие задачи. Не забывайте, что руководителю порой гораздо удобнее узнать обо всех текущих вопросах и проблемах от своего помощника, чем самостоятельно по каждому вопросу обращаться к разным сотрудникам и участникам проекта для уточнения какой-то текущей информации.

Помощнику руководителя проекта, прежде чем приступить к своим обязанностям, необходимо взвесить свои силы и возможности. Инвестиционно-строительные проекты имеют строго определенные сроки, и зачастую время для отпуска появляется только по завершении строительства. Кроме того, работа помощника руководителя строительного проекта требует большой внимательности, ответственности, преданности своему руководителю и заинтересованности в оказании ему необходимой профессиональной поддержки. Если вы готовы получить опыт работы помощником руководителя строительного проекта, то можете быть уверены, что получите новые знания, умения, навыки, массу интересных профессиональных уроков и задач, благодаря чему накопите неоценимый опыт не только для последующей работы помощником руководителя, но также менеджером проекта, а возможно, и руководителем собственного проекта в вашей профессиональной области.

16.10.2013                                                                                                                                                                                                                                                                     № 15

Строительная площадка Заказчика, г. Видное, Промзона, стр. 1

Председатель – руководитель проекта ООО «Строящийся завод» Петров Л.В.

Секретарь – помощник руководителя проекта ООО «Строящийся завод» Алексеева Н.А.

Со стороны Заказчика, ООО «Строящийся завод»:

Генеральный директор – Слобода Н.В.

Руководитель проекта – Петров Л.В.

Главный инженер – Власенко М.Д.

Начальник производства – Лебедев Ю.С.

Со стороны Генподрядчика, ОАО «Группа компаний»:

Генеральный директор – Дроздов А.А.

Руководитель строительства – Алексеев С.А.

Главный инженер – Ванеев Н.М.

Специалист по охране труда – Матвеев К.В.

Начальник ПТО – Михайлов П.Д.

Сметчик – Леонидов Т.М.

Председатель                                                                                Петров                                                                              Л.В. Петров

Секретарь                                                                                    Алексеева                                                                          Н.А. Алексеева

Слобода Н.В.                                   Слобода

Петров Л.В.                                      Петров

Власенко М.Д.                                  Власенко

Лебедев Ю.С.                                   Лебедев

Дроздов А.А.                                    Дроздов

Алексеев С.А.                                   Алексеев

Ванеев Н.М.                                       Ванеев

Матвеев К.В.                                     Матвеев

Михайлов П.Д.                                 Михайлов

Леонидов Т.М.                                 Леонидов

www.profiz.ru