Секретарь должностные обязанности


Должностные обязанности секретаря

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

2. Требования к квалификации — начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная

подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Секретарь должен знать:

3.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства.

3.2. Руководящий состав организации и ее подразделений правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов.

3.3. Правила пользования приемно — переговорными устройствами.

3.4. Стандарты унифицированной системы организационно — распорядительной документации.

3.5. Основы организации труда.

3.6. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.

3.7.Правила внутреннего трудового распорядка правила и нормы охраны

труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

II. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь:

1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений.

2. Получает для руководителя информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению.

3. Организует телефонные переговоры руководителя.

4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.

5. Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет

протоколы.

6. Следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

7. Передает и принимает информацию по приемно — переговорным устройствам.

8. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя

корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

9. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

10. Принимает документы на подпись руководителю.

11. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и

предложений работников.

12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

III. ПРАВА:

Секретарь имеет право:

1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а

также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений

руководства.

2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4. Работать с документами, имеющих гриф «Конфиденциально».

5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ:

Секретарь несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. За качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

5. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

6. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» .

 

truport.ru

Должностные обязанности секретаря руководителя

Секретарь руководителя

Должностные обязанности.

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя должен знать:

постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации секретаря руководителя.

Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

www.d-instrukciya.ru

Должностная инструкция Секретаря руководителя

УТВЕРЖДАЮ  __________________________  (Ф.И.О.)     Директор __________________________  (наименование предприятия)

Должностная инструкция секретаря руководителя

I. Общие положения

1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессионально образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия. 4. Секретарь руководителя должен знать:4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.4.2. Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.4.3. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.4.4. Организацию делопроизводства.4.5. Методы оформления и обработки документов.4.6. Архивное дело.4.7. Машинопись.4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.4.10. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.4.11. Основы этики и эстетики.4.12. Правила делового общения.4.13. Правила эксплуатации вычислительной техники.4.15. Основы административного права и законодательства о труде.4.16. Правила внутреннего трудового распорядка.4.17. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.5. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю предприятия.6. На время отсутствия секретаря руководителя (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Секретарь:1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.16. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Секретарь имеет право:1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.   

С инструкцией ознакомлен: ___________________ _________________  (подпись) (Ф.И.О.)

"___"__________ ____ г. 

www.d-instrukciya.ru