Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами. Проводка утвержден авансовый отчет подотчетного лица


Авансовый отчет и работа с подотчетными лицами

Авансовый отчет – такой привычный и простой на первый взгляд документ, но тем не менее при работе с ним у пользователей программы 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3 частенько возникают различные вопросы. В нашей новой статье мы рассмотрим, где найти, как заполнить этот документ и какие проводки он делает.

Итак, начнем с того что, как правило, сначала мы выдаем деньги подотчетному лицу либо из кассы, либо переводим с расчетного счета. Для корректной и автоматической работы программы это нужно сделать правильно.Документ Выдача наличных (РКО) создаем с видом операции Выдача подотчетному лицу:

При списании с расчетного счета также выбираем соответствующий вид операции Перечисление подотчетному лицу:

После того, как наш подотчетник принес нам всевозможные документы, нам надо составить авансовый отчет. Этот документ находится в разделе Банк и касса:

Создаем новый авансовый отчет. Заполняем организацию, подотчетное лицо, при оприходовании товаров обязательно указываем склад. После заполнения реквизитов документа переходим к рассмотрению каждой закладки Авансового отчета.Первая заклад Авансы. Здесь мы должны указать документы, которыми были выданы деньги подотчетному лицу и по которым мы составляем отчет. Это может быть как РКО так и списание с р/с:

И вот при выборе документов аванса и будет важно, как мы оформили в программе эту выдачу. Так как программа автоматически подбирает расходные кассовые ордера или списания с расчетного счета только по данному лицу и соответствующим видом операции!

Т.е. если мы выбрали вид операции прочее списание, например, и указали счет 71, то конечно проводку мы получили правильную, но вот программа не сможет подобрать в авансовом отчете эти документы.Теперь переходим к закладке Товары. Эта закладка заполняется в том случае, если наш сотрудник купил какие то товары, оплатил их сразу и мы хотим принять их к учету авансовым отчетом не используя счет 60. При этом, если поставщик предъявил НДС, который мы будем принимать к вычету, то здесь же, при установке флажка СФ и заполнении реквизитов счета фактуры программа автоматически при проведении сформирует счет-фактуру полученный:

Какие же проводки в этом случае делает документ? Посмотрите как интересно. Мы оприходовали товар на 41 счет минуя 60. Кстати, если вместо товаров надо оприходовать материалы, надо просто изменить счет учета в документе ну или для автоматического заполнения счетов учета правильно вести справочник номенклатуры. Как настроить счета учета можно прочитать в нашей статье Счета учета номенклатуры.

Закладка Возвратная тара заполняется в том случае, если к нам поступил товар в таре, которую надо вернуть поставщику. Такая ситуация встречается крайне редко, поэтому я предлагаю не рассматривать ее.Если же мы через авансовый отчет хотим провести оплату поставщику и при этом отдельно оформлять в программе документ Поступление (акт, накладная) то для этого надо использовать закладку Оплата. Здесь также важно правильно заполнить реквизиты документа оплаты, поставщика, договор. И здесь мы уже не указываем счет-фактуру. Он отражается при формировании накладной.

В этом случае проводки документа будут такие:

Т.е. еще раз обратим внимание на то, что по одной и тоже накладной надо заполнять только одну закладку в авансовом отчете ИЛИ Товары ИЛИ Оплата. В противном случае суммы проводок будут задвоенными.Ну и последняя закладка в авансовом отчете, это Прочее. Здесь, как правило отражают командировочные расходы, расходы на билеты, оплаты получения каких-то справок, почтовые расходы. Если, например, нам надо принять к вычету НДС, выделенный в билете, то оформить эту операцию надо аналогично той, что мы делали на закладке Товары. Т.е. установить флажок СФ, заполнить все реквизиты счета-фактуры и при проведении авансового отчета, программа все сделает автоматически: сформирует счет-фактуру, выделит и примет к вычету НДС:

В этом же разделе для каждого расхода важно правильно указать счет затрат, на которые будут относиться эти расходы и все субконто:

В этом случае документ делает вот такие проводки:

Теперь давайте посмотрим печатную форму документа. По кнопке Печать мы получаем унифицированную форму, в которой отражены суммы выданного сотруднику аванса, суммы израсходованных денег и задолженность за подотчетным лицом.

В нашем случае мы выдавали деньги в подотчет двумя суммами: из кассы и с расчетного счета. Сотрудник отчитался не за всю сумму, поэтому он остался должен нам 9100. Конечно лучше все таки проверять расчеты с подотчетными лицами по ОСВ по счету 71:

Значит нам остается только оформить возврат неиспользованных средств в кассу. Самый удобный и быстрый способ – это создание документа Поступление наличных на основании авансового отчета:

При таком формировании документа программа все сделает сама: выберет правильный вид операции, подотчетное лицо, подставит именно ту сумму, которую должен вернуть сотрудник и даже все реквизиты печатной формы заполнит автоматически:

Ну и напоследок проверяем ОСВ по счету 71:

Все в порядке. Все расчеты с подотчетником закрыты.Вот и все, что я хотела вам рассказать про заполнение документа Авансовый отчет. Как видите, при аккуратном заполнении всех реквизитов и параметров программа сама поможет вам все сделать правильно.Если у вас остались вопросы пишите нам. Спасибо что вы с нами.

vv1
Руководитель службы заботы

Буданова Виктория

telegram Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Адрес канала

vc-bsoft.ru

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами. -

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами” (А-П). Аналитический учет по счету ведется по каждому подотчетному лицу. После выдачи денег работнику, бухгалтер составит проводку:

Дебет 71 – выданы деньги под отчет

Кредит 50 (51)

Списание израсходованных подотчетных сумм производится на основании утвержденного авансового отчета и отражается по кредиту счета 71.

СПИСАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ РАСХОДОВ

Вид расхода Проводка
− приобретено имущество Д 10 (08, 41) – оприходованы материалы (основные средства,

К 71 товары), приобретенные подотчетным лицом

При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины (ККМ).

− расходы связаны с нуждами основного, вспомогательного или обслуживающего производств Д 20 (23, 29) – списаны расходы подотчетного лица на затраты

К 71 основного (вспомогательного, обслуживающего)

производства

− расходы связаны с управленческой деятельностью Д 25 (26) – оплачены подотчетными лицами общепроизводственные

К 71 (общехозяйственные) расходы.

− расходы связаны с продажей готовой продукции или товаров Д 44 – учтены в расходах на продажу затраты подотчетных лиц

К 71

− расходы на мероприятия непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и т.п.): Д 91 – учтены в составе прочих расходов затраты подотчетного

К 71 лица

СПИСАНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

Цель командировки Проводка
− покупка, доставка основных средств (оборудования, автомобилей и т.п.) Д 08 – списаны затраты по командировке, связанной с покупкой,

К 71 доставкой основных средств

− покупка, доставка материалов Д 10 – списаны затраты по командировке, связанной с покупкой,

К 71 доставкой материалов

− покупка, доставка товаров Д 41 – списаны затраты по командировке, связанной с покупкой,

К 71 доставкой товаров

− заключение договоров о продаже продукции, изучение рынков сбыта в других регионах, участие в выставках Д 44 – списаны затраты по командировке, связанной с продажами

К 71

− участие в обучающих семинарах, собраниях акционеров, другие цели, связанные с производственной деятельностью Д 26 – списаны затраты по командировке, необходимой для

К 71 управленческих нужд организации

− гарантийный ремонт ранее проданной продукции (если создан резерв на гарантийный ремонт) Д 96 – списаны затраты по командировке, связанной с возвратом,

К 71 транспортировкой бракованной продукции

− командировка непроизводственного характера (например, проверка летнего лагеря, находящегося на балансе предприятия) Д 29 (91) – списаны затраты по командировке, непосредственно не

К 71 связанной с производственной деятельностью пред-

приятия

− устранение последствий чрезвычайных ситуаций Д 91 – списаны затраты по командировке, связанной с

К 71 устранением последствий чрезвычайной ситуации

Если у работника остался неизрасходованный остаток аванса, то в течение 3-х дней, отведенных для составления авансового отчета, он должен быть возвращен в кассу по приходному кассовому ордеру. В бухгалтерском учете такая операция оформляется проводкой:

Д 50 – возвращен в кассу остаток аванса от подотчетного лица

К 71

Если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на сумму большую, чем выданный аванс, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы организации на основании утвержденного авансового отчета. Эта операция оформляется проводкой:

Д 71 – возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму выданного аванса

К 50

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то в течение месяца (срок исковой давности) по распоряжению руководителя предприятия она должна быть удержана из заработной платы работника. Данная операция оформляется проводками:

Д 94 – отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма

К 71

Д 70 – удержана из заработной платы работника невозвращенная подотчетная сумма

К 94

Пока не сданная в срок сумма числится за работником, она расценивается как предоставленный ему заем. В то случае должна быть исчислена материальная выгода от использования заемных средств. Если же долг будет списан за счет средств организации, то эту сумму нужно включить в совокупный доход работника и удержать с нее налог на доходы физических лиц.

Учет расчетов с персоналом по прочим операциям.

ведется на счете 73 “Расчеты с персоналом по прочим операцияфм” (А − П). К счету могут быть открыты субсчета: 73-1 “Расчеты по предоставленным займам”;

73-2 “Расчеты по возмещению материального ущерба”;

73-3 “Расчеты за товары, предоставленные в кредит”;

73-4 “Расчеты по страхованию” и др.

einsteins.ru

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Проводки.

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Проводки.Бухгалтерский счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" содержит сведения о расчетах с сотрудниками по подотчетным суммам, выданным из кассы организации.

Денежные средства в подотчет могут выдаваться работнику на хозяйственные нужды и командировки . При выдаче денег в подотчет, в организации приказом руководителя должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право получать подотчетные суммы.

По каждой использованной подотчетной сумме работник составляет авансовый отчет.Денежные средства сотруднику в подотчет могут выдаваться только в случае, если он отчитался за прошлый выданный аванс (сдал авансовый отчет).

Чаще всего с подотчетными лицами заключается договор о полной материальной ответственности. Исключение составляют те сотрудники, которые используют средства, выданные в подотчет, для осуществления своих непосредственных должностных обязанностей.

Счет 71 – пассивный.

По дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" отражается выдача подотчетных сумм из кассы организации. По кредиту счет 71 корреспондирует со счетами учета затрат на производство, общехозяйственные нужды и прочие.

Типовые проводки по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Д-т

К-т

Содержание хозяйственной операции

    71

50

Из кассы выданы денежные средства в подотчет.

71

51

С расчетного счета организации перечислены денежные средства подотчетному лицу

71

76

Подотчетному лицу выплачен аванс от другой организации (третьих лиц)

71

91

Отражена сумма перерасхода по подотчету, не погашенная в срок, и зачисленная в прочие доходы по причине истечения срока исковой давности

 

Типовые проводки по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Д-т

К-т

Содержание хозяйственной операции

10

71

Поступили на склад материалы, купленные подотчетным лицом

20

71

Оплата расходов для нужд основного производства через подотчетных лиц

41

71

Поступили товары на склад , приобретенные  через подотчетное лицо.

50

71

Неиспользованные подотчетные денежные средства внесены в кассу организации

99

71

Списана задолженность подотчетного лица по причине возникновения обстоятельств непреодолимой силы

Бесплатная книга

Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".

на Ваш сайт.

prednalog.ru

Образец заполнения авансового отчета в 2018 году подотчетным лицом

Авансовый отчет — документ для отражения оправдательных документов, подтверждающих расходование полученных денежных средств под отчет. Документ первоначально составляется подотчетным лицом и предоставляется им в бухгалтерию для проверки, дальнейшего заполнения бухгалтером и утверждения руководителем. На основании авансового отчета происходит закрытие задолженности по подотчетным средствам и одновременно приходование ТМЦ, принятие к учету расходов или погашение кредиторской задолженности.

Унифицированный бланк авансового отчета (форма № АО-1) утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55.

Не следует забывать, что формы первичных учетных документов определяет руководитель организации или ИП (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 "О бухгалтерском учете"). Это означает, что организация или ИП вправе применять любые бланки. Для этого их необходимо утвердить в учетной политике.

А вот организации государственного сектора вправе применять только утвержденные в соответствии с бюджетным законодательством РФ.

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

Срок предоставления наступает не позднее 3 рабочих дней в одну из следующих дат:

  • после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги;
  • со дня выхода на работу.

Унифицированный бланк АО-1 состоит из трех частей:

  • лицевой;
  • оборотной;
  • отрывной расписки.

Бланк АО-1

Реквизиты для заполнения

Кто заполняет

Лицевая часть бланка

  • информация об организации или ИП
  • дата и номер документа
  • целевое назначение
  • информация о движении денежных средств (сумма выданного аванса, расход, остаток)
  • бухгалтерские записи
  • подписи должностных лиц, ответственных за правильность оформления бланка и утверждающие сумму расходов

Бухгалтер

Данные о подотчетном лице (Ф.И.О., табельный номер, должность, структурное подразделение)

Подотчетное лицо

Отрывная часть бланка (расписка)

Реквизиты принятого авансового счета

Бухгалтер

Оборотная сторона бланка

  • реквизиты оправдательных документов (чеки, билеты, БСО, накладные и т. д.)
  • подпись сотрудника

Подотчетное лицо

Документ составляется в одном экземпляре и является «внутренним», печатью организации может не заверяться.

Для подотчетного лица подтверждением сдачи необходимых бумаг является отрывная часть бланка: расписка с указанием номера и даты документа, а также количество оправдательных документов, приложенных к нему.

Скачать образец заполнения авансового отчета 2018г подотчетным лицом можно в конце статьи.

После утверждения документа выводится сумма остатка или перерасхода денежных средств.

Порядок возврата остатка

Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету сотрудник производит самостоятельно путем возврата в кассу остатка денежных средств.

На практике складываются ситуации, когда сотрудник в установленные сроки не возвращает остаток полученных денег. В этом случае работодатель вправе удержать неизрасходованный остаток денежных средств из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ).

Решение об удержании остатка из заработной платы оформляется приказом или распоряжением.

Удержание производится в течение одного месяца со дня окончания срока, предусмотренного для возвращения денежных средств, при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Важно! Для удержания сумм остатка из заработной платы необходимо письменное согласие работника (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

Выдача перерасхода

Срок выплаты сотруднику перерасхода устанавливается руководителем организации или ИП.

В случае несвоевременной выплаты перерасхода сотрудник вправе требовать денежную компенсацию в соответствии со ст. 236 ТК РФ.

Форма АО-1 «Авансовый отчет»

Образец заполненного бланка АО-1 «Авансовый отчет»

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

ppt.ru