Личный помощник руководителя: обязанности и требования. Помощник руководителя требования


Личный помощник руководителя: обязанности и требования

Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников. Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч. Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности. 

Функциональные обязанности помощника руководителя:

  • обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
  • обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
  • работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками; обеспечение психологического комфорта начальства;
  • проведение первичных переговоров;
  • перевод;
  • обеспечение руководства канцтоварами и т.д. 

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию

Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.

Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:

  • умение работать во всех офисных программах;
  • высокая скорость печати; грамотность;
  • знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
  • знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
  • умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
  • знание основ действующего законодательства;
  • грамотная, поставленная речь. 

Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Прежде всего, это:

  • стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
  • многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
  • позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
  • высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

Общие обязанности помощника руководителя

Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:

  • ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
  • координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
  • ведение переписки от имени организации;
  • прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
  • обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей. 

Наиболее частые дополнительные обязанности, это:

  • перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
  • организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
  • сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
  • услуги бытового характера.

Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.

Режим работы личного ассистента

Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Должностная инструкция помощника руководителя

Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.

Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.

Что указать в резюме помощника руководителя

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:

  • Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
  • Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
  • Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
  • Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
  • Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
  • Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
  • Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.

Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.

Обязанности помощника руководителя подразделения

Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.

Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:

  • необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
  • контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
  • вести специфическую документацию подразделения.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

Источник: Businessman.ru

intalent.pro

Профессия помощник начальника - особенности, необходимые навыки :: SYL.ru

Работа личным помощником очень востребована среди руководства крупных компаний, предприятий, которые содержат крупный штат персонала для ведения административной работы. Как правило, личный помощник подчиняется руководителю и выполняет его административные потребности. Другими словами, помощник занимается организацией переговоров, важных встреч и конференций. Он бронирует авиа-, железнодорожные билеты, места в ресторанах. Довольно часто должность помощника сравнивают с работой секретаря. Однако такое мнение является ошибочным. Возможности помощника руководителя более обширны.

Навыки и умения

Работа помощником предполагает наличие большого количества специфических, глубоких навыков, а также деловых, личностных качеств. Как правило, к этому работнику предъявляются особенные требования на собеседовании. Ведь помощник - это лицо организации. Специалист должен запоминать важные факты, фиксировать данные, а также корректировать расписание начальника. Основные требования к специалисту заключаются в следующем:

  • наличии высшего образования;
  • ответственности, коммуникабельности;
  • грамотной речи, широком кругозоре;
  • знании компьютерной техники;
  • желании совершенствовать знания.

Естественно, в каждом отдельном случае работа помощника предполагает построение хороших отношений между руководителем и его "правой рукой". Для этого работнику придется проявить знания психолога. В таком случае можно будет изучить характер, привычки, вкус и личные требования начальника.

Требования к помощнику

К числу деловых качеств, которые руководители желают видеть в своем помощнике, относятся практические навыки работы. Немаловажно, чтобы специалист всегда выглядел ухоженно и стильно. Специалист, работающий в международной компании, должен знать иностранные языки. Ведь помощник сопровождает начальника на важных встречах и собраниях. Его деятельность достаточно сложная и многогранная - она включает стратегическое планирование, управление персоналом, а также формирование корпоративной структуры.

В зависимости от того, какими качествами обладает помощник, будет зависеть не только эффективность работы руководителя. Помимо этого, его профессионализм влияет на микроклимат организации. Именно по этим причинам большинство современных руководителей нуждается не просто в секретаре, который отвечает на звонки, но и в личном помощнике. Он способен следить за темпами работы компании, организовывать важные деловые встречи. Требования, предъявляемые к помощнику руководителя в разы отличаются от тех, которые предъявляют к секретарю.

www.syl.ru

Личный помощник руководителя: обязанности и требования

Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников. Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч. Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.

Функциональные обязанности помощника руководителя:

  • Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
  • обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
  • работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
  • обеспечение психологического комфорта начальства;
  • проведение первичных переговоров;
  • перевод;
  • обеспечение руководства канцтоварами и т.д.

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию

Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.

Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:

  • умение работать во всех офисных программах;
  • высокая скорость печати;
  • грамотность;
  • знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
  • знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
  • умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
  • знание основ действующего законодательства;
  • грамотная, поставленная речь.

Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Прежде всего, это:

  • стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
  • многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
  • позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
  • высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

Общие обязанности помощника руководителя

Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:

  • ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
  • координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
  • ведение переписки от имени организации;
  • прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
  • обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.

Наиболее частые дополнительные обязанности, это:

  • перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
  • организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
  • сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
  • услуги бытового характера.

Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.

Режим работы личного ассистента

Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Должностная инструкция помощника руководителя

Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.

Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.

Что указать в резюме помощника руководителя

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:

  • Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
  • Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
  • Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
  • Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
  • Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
  • Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
  • Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.
  • Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.

    Обязанности помощника руководителя подразделения

    Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.

    Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

    Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:

    • необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
    • контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
    • вести специфическую документацию подразделения.

    Перспектива карьерного роста личного ассистента

    Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

    Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

    Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

    Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

    Источник

    Метки: кафе, курсы, обеспечение, организация, оформление, очки, печати, предприятие, связь, склад, такси, услуги

    Статьи такими же метками:

    ideiforbiz.ru

    Должностная инструкция помощника руководителя

    Секретарь, заместитель или личный ассистент? Зависит от ситуации! Рассмотрим требования, обязанности и условия, которые должна содержать должностная инструкция помощника руководителя-2018.

    Из статьи вы узнаете:

    Помощник руководителя — настоящая «правая рука» первого лица компании. Спектр поручаемых такому работнику задач, как правило, широк. Если в штатном расписании предусмотрена должность личного помощника директора, постарайтесь как можно подробнее прописать ее функционал в трудовом договоре и должностной инструкции.

    Подробнее о должностной инструкции читайте в статьях:

    Правильно составленная инструкция полезна обеим сторонам трудовых отношений. Сотрудник с первого дня работы на новой должности будет понимать, что от него требуется. А работодатель очертит круг должностных полномочий и обязанностей, за невыполнение которых можно привлечь к дисциплинарной ответственности или поднять вопрос о неполном должностном соответствии работника. Кроме того, в ДИ перечисляются все требования к опыту практической работы и квалификации специалиста (см. статью «Должностная инструкция: условия, которые нужно вписать всем работникам»).

    Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

    Полный справочник должностных инструкций по всем отраслям деятельности.

    Скачать все инструкции

    Скачайте документы по теме:

    Должностная инструкция «Помощник руководителя»: структура и содержание

    Единой, обязательной для всех работодателей формы должностной инструкции не существует.

    Справка

    Однако есть удобный шаблон, состоящий из нескольких разделов:

    1. общие положения;
    2. функциональные обязанности и квалификационные требования;
    3. права и полномочия;
    4. ответственность;
    5. порядок пересмотра инструкции.

    К общим положениям относятся сведения о категории, к которой относится описываемая должность, порядке назначения на должность и освобождения от нее. Здесь же можно указать, что работник подчиняется непосредственно генеральному директору и в профессиональной деятельности руководствуется нормативными документами, разработанными компанией. Перечислите основные документы — должностную инструкцию, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, инструкции по охране труда.

    Знания и навыки, необходимые для эффективной работы, можно перечислить в разделе, посвященном должностным обязанностям, или отдельно. Помощник руководителя должен знать:

    • структуру предприятия и особенности отрасли;
    • нормы делопроизводства и архивное дело;
    • стандарты системы оформления организационно-распорядительной документации, деловых писем и коммерческих предложений;
    • трудовое законодательство РФ;
    • правила делового общения и основы экономики.

    Читайте по теме в электронном журнале

    Не забудьте отразить в ДИ основные права и зоны ответственности помощника директора. Как и любой другой сотрудник, он вправе:

    • знакомиться с документами, определяющими должностные полномочия;
    • получать сведения и документы, необходимые для полноценного выполнения трудовой функции, и требовать создания необходимых для этого условий;
    • получать все социальные гарантии, предусмотренные законодательными и локальными нормами;
    • подтверждать и повышать свою квалификацию;
    • знакомиться с решениями руководства, касающимися его деятельности.

    Помощник руководителя несет материальную и дисциплинарную ответственность в пределах, предусмотренных трудовым законодательством РФ. Поскольку данная должность относится к числу руководящих, работнику нередко приходится иметь дело с конфиденциальной информацией и документами ограниченного допуска. За нарушение правил работы с такими документами, разглашение коммерческой тайны и другие правонарушения, совершенные при выполнении трудовых обязанностей, предусмотрена административная, гражданская и уголовная ответственность. В помощь кадровику — статья «Должностная инструкция: условия, которые нужно вписать всем работникам».

    Последний раздел наполняется сведениями о порядке и периодичности пересмотра инструкции, правилами ознакомления с ней, количестве экземпляров.

    Справка

    Ознакомление работников с ДИ

    Ознакомить с ДИ под роспись необходимо всех работников, занимающих данную должность. Если у директора компании несколько помощников, каждый должен получить на руки свой экземпляр инструкции и в дальнейшем хранить его на рабочем месте.

    Подписка

    Должностные обязанности помощника руководителя

    Наиболее важный раздел инструкции содержит описание трудовой функции. Рекомендуется использовать формулировки, максимально точно описывающие рутинные задачи, которые решает помощник директора, должностные обязанности, порядок взаимодействия с подчиненными. При этом учитываются объективные факторы, влияющие на объем полномочий работника, например, общее число помощников руководителя и принципы распределения обязанностей между ними. Например, в обязанности помощника директора может входить:

    • организация телефонных переговоров и деловых встреч;
    • оформление протоколов, деловых писем и других документов;
    • подготовка конференций и собраний;
    • сбор справочных материалов;
    • подготовка отчетов, предложений, докладов;
    • прием посетителей, содействие рассмотрению пожеланий и просьб персонала;
    • посещение государственных инстанций по поручению начальства;
    • прием заявлений, служебных записок, запросов;
    • сопровождение командировок руководителя (заказ билетов, бронирование жилья).

    Работодатели, применяющие профстандарты, при разработке ДИ для помощника директора могут руководствоваться профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Данный профстандарт, утвержденный приказом Минтруда РФ №276 от 6.05.2015 г., содержит функциональную карту  профессии и основные требования к квалификации работника. О правилах применения новых стандартов коммерческими и государственными организациями читайте в статье «Семь главных вопросов о профстандартах».

    Прежде чем перенести сведения из профстандарта в должностную инструкцию, убедитесь, что они соответствуют трудовым действиям, выполняемым помощником руководителя конкретной компании. Подробности — в статье «Как обновить должностные инструкции с учетом профстандартов».

    Должностная инструкция помощника руководителя: порядок оформления

    Чтобы проект ДИ вступил в силу, его необходимо утвердить. Процедура утверждения идентична схеме, применяемой при разработке локальных нормативных актов (см. статью «Как разработать и утвердить локальные акты в организации»). Сведения о работодателе и гриф «Утверждаю» можно проставить в верхней части бланка, тогда руководителю компании остается просто подписать документ. Другой, не менее распространенный механизм — утверждение приказом. Издается отдельный распорядительный документ, которым одна или несколько ДИ вводятся в действие.

    Скачать чистый бланкСкачать в .doc

    Скачать заполненный образец Скачать в .doc

    Обратите внимание! Юристы советуют утверждать должностную инструкцию как самостоятельный документ. В этом случае любые поправки, за исключением изменений, затрагивающих трудовую функцию, вносятся в одностороннем порядке — без согласования с работником.

    Скачать чистый бланкСкачать в .doc

    Скачать заполненный образец Скачать в .doc

    Если же ДИ утверждается как приложение к трудовому договору, перед внесением корректив придется заключать дополнительное соглашение. А это и лишняя бумажная работа, и определенный риск — если работник не готов пойти навстречу, работодатель не имеет права заставлять его подписывать соглашение. Детали — в статьях «Как изменить название должности и сохранить трудовую функцию» и «Как без согласия работника поменять его обязанности и не выйти за рамки трудовой функции».

    www.kdelo.ru

    Помощник руководителя

    ____________________________________________________________________ (наименование предприятия)

    УТВЕРЖДЕНА либо УТВЕРЖДАЮ приказом Руководитель от ________________ (заместитель руководителя, N _________________ главный инженер) предприятия _________ ___________________ (подпись) (фамилия, инициалы) ___________________ (дата)

    ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ

    Разработана и утверждена с участием профсоюза(ов) (протокол заседания профкома от _____________, N __________)

    от _____________, N __________)

    1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.1. Помощник руководителя организации относится к категории специалистов. 1.2. На должность помощника руководителя организации назначается лицо, имеющее высшее образование без предъявления требований к стажу работы. 1.3. В своей деятельности помощник руководителя организации руководствуется: 1.3.1. Нормативными правовыми актами, регламентирующими приоритетные направления развития соответствующей отрасли экономики. 1.3.2. Приказами и распоряжениями руководителя организации. 1.3.3. Уставом организации. 1.3.4. Настоящей должностной инструкцией. 1.4. Помощник руководителя организации должен знать: 1.4.1. Нормативные правовые акты, регламентирующие приоритетные направления развития соответствующей отрасли экономики. 1.4.2. Внутреннюю и внешнюю политику организации. 1.4.3. Профиль, специализацию и особенности организационно-управленческой структуры организации. 1.4.4. Структуру и оборудование современного офиса. 1.4.5. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях. 1.4.6. Принципы и методы управления. 1.4.7. Организацию делопроизводства, связей с общественностью, средствами массовой информации. 1.4.8. Основы этики и эстетики. 1.4.9. Порядок делового общения. 1.4.10. Порядок систематизации учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий. 1.4.11. Основы экономики, организации труда и управления. 1.4.12. Основы трудового законодательства. 1.4.13. Правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности. 1.5. Помощник руководителя организации подчиняется непосредственно руководителю организации. 1.6. В случае временного отсутствия помощника руководителя организации (болезнь, отпуск, командировка и др.) его обязанности исполняет назначенный в установленном порядке заместитель, который приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

    2. ФУНКЦИИ

    На помощника руководителя организации возлагаются следующие функции: 2.1. Выполнение работ аналитико-конструктивного, информационно-технического и общего характера по поручению и под непосредственным контролем руководителя. 2.2. Осуществление информационно-технической работы с документами, поступающими на имя руководителя. 2.3. Взаимодействие со сторонними организациями, средствами массовой информации и другими организациями по вопросам, обозначенным руководителем. 2.4. Выполнение отдельных служебных поручений руководителя в рамках служебных отношений.

    3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

    Для выполнения возложенных на него функций помощник руководителя организации осуществляет следующие обязанности: 3.1. Выполняет работы, носящие аналитико-конструктивный и информационно-технический характер, а также работы общего характера по поручению и под непосредственным контролем руководителя. 3.2. Осуществляет информационно-техническую работу с документами, поступающими на имя руководителя и подписанными руководителем. 3.3. Подготавливает руководителю предложения по назначению лиц, ответственных за исполнение документов, поступающих на имя руководителя, осуществляет координацию их выполнения. 3.4. Участвует вместе с руководителем в составлении графика (планировании) его работы, деловых поездок, встреч и др., принимает меры по его соблюдению. 3.5. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ билетов, транспорта, организацию встреч, совещаний, переговоров и др.). 3.6. Сопровождает руководителя в деловых поездках, на встречах, специальных приемах и других мероприятиях, принимает в них непосредственное участие по вопросам, обозначенным руководителем, докладывает руководителю об итогах этих мероприятий. 3.7. Ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров, совещаний и др. 3.8. Осуществляет связь с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, общественностью, средствами массовой информации для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующих непосредственного участия руководителя. 3.9. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя, контролирует их выполнение. 3.10. Осуществляет сбор материалов и информации, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю. 3.11. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю. 3.12. Контролирует своевременное рассмотрение предложений, заявлений, жалоб, пришедших на имя руководителя. 3.13. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению. 3.14. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.

    4. ПРАВА

    Помощник руководителя организации имеет право: 4.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающихся его деятельности. 4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. 4.3. Сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе работы недостатках и вносить предложения по их устранению в пределах своей компетенции. 4.4. Запрашивать и получать от руководителей и специалистов подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для осуществления своих должностных обязанностей и прав. 4.5. Привлекать специалистов соответствующих структурных подразделений к выполнению возложенных на него функций в случаях, предусмотренных положениями о структурных подразделениях, в других случаях - с разрешения руководителя организации. 4.6. Требовать от руководства организации оказания содействия в осуществлении своих должностных обязанностей и прав.

    5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

    Помощник руководителя организации несет ответственность: 5.1. За ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, за неправильность и неполноту использования предоставленных прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством. 5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством. 5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством.

    Руководитель подразделения- разработчика ________________ _______________________ (подпись) (фамилия, инициалы)

    Согласовано

    Начальник отдела охраны труда ________________ _______________________ (подпись) (фамилия, инициалы) _________________ ________________ _______________________

    _________________ ________________ _______________________

    kadrovik.by