Подотчетные лица - это... Подотчетные суммы что такое


сумма выданная в подотчет

Чтобы оплатить мелкие расходы, такие как канцелярия, командировочные расходы, ГСМ от имени организации сотруднику нужна некоторая сумма выданная в подотчет.

сумма выданная в подотчет Ведь несмотря на то что сегодня предприятия всё чаще оплачивают свои расходы в безналичном порядке, часть мелких трат, им все равно приходится оплачивать за наличные.

Оправдан ли такой подход к оплате расходов или нет, каждый субъект предпринимательства решает сам.

Для бухгалтера же самое важное — это грамотное оформление хозяйственной операции.

Давайте теперь посмотрим, как работает эта операция пошагово.

Кто такие подотчетные лица

Лицо, которому поручается оплата расходов (направленное в командировку) от имени организации  или ИП (индивидуального предприятия) становится подотчетным лицом.

Им может стать любой работник, который работает по трудовому или гражданско-правовому договору.

Что такое сумма выданная в подотчет

Сумма, выданная в подотчет – это подотчетная сумма. Она может быть выдана подотчетному лицу в кассе предприятия или перечислена на его банковскую карточку.

Обратите внимание! Положение ЦБР от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций» распространило обязанность ведение кассовых операций и на индивидуальных предпринимателей. Оно унифицировало порядок оформления отношений между работодателем и подотчетными лицами организаций и индивидуальных предпринимателей. Теперь он един для всех!

 

Как оформить выдачу деньги под отчет

Для того чтобы получить подотчетную сумму сотруднику необходимо написать заявление. Унифицированная форма этого заявление не утверждена, поэтому каждое предприятие или ИП должно самостоятельно разработать его форму и утвердить её в приказе об учетной политике.

В заявлении необходимо указать:

  • требуемую сумму,
  • цели, на которые она выдаётся,
  • срок, на который выдаётся эта сумма,
  • дату написания заявления.

Сотрудник подписывает это заявление у директора и передаёт его в бухгалтерию.

Получив заявление, бухгалтер проверяет правильность заполнения заявления, сверяет содержащие там подписи и проверяет наличие задолженности сотрудника по ранее выданным суммам и выписывает расходный кассовый ордер (КО-2) на требуемую сумму (либо перечисляет её на карту сотрудника).

Итак, здесь мы видим 2 главных условия, позволяющих сотруднику получить новую сумму в подотчет:

  1. наличие подписанного заявления,
  2. отсутствие у него задолженности по ранее полученным суммам.

Получив расходный кассовый ордер кассир, проверяет его, сверяет паспортные данные подотчетника и выдаёт ему требуемую сумму.

Оформите авансовый отчет

В истечении 3 дней после срока, на который были выданы деньги или по возвращении из командировки, подотчетник обязан отчитаться об их использовании.

Иными словами, он должен составить авансовый отчет установленной формы (АО-1) и приложить к нему подлинники документов, подтверждающих расходы.

Получив авансовый отчет, бухгалтер (а в его отсутствии – руководитель) сверяет:

  • своевременность представления отчета,
  • правильность всех указанных сумм,
  • целесообразность расходов,
  • наличие подтверждающих документов и наличие на них всех необходимых реквизитов, расшифровок, подписей и т. д.

И только после этого подписывает отчет и делает необходимые бухгалтерские проводки.

Сроки проверки авансового отчета и его утверждения устанавливаются руководителем в положении о внутреннем документообороте.

После утверждения авансового отчета, бухгалтер сможет вывести сальдо расчетов с сотрудником.

Сотрудник потратил больше, чем получил под отчет

Если при проверке отчета выяснится, что кроме сумм выданных в подотчет сотрудник потратил и собственные деньги, то сумма перерасхода выплачивается ему по расходному кассовому ордеру (КО-2).

Если выданная сумма не была полностью израсходована

Все неизрасходованные за установленный срок деньги должны быть возвращены в кассу организации или ИП по приходному кассовому ордеру (КО-1) в установленный срок.

В противном случае, невозвращенная сумма удерживается из заработной платы сотрудника в соответствии со ст.137 Трудового кодекса.

Однако сделать это можно только:

  • в течении 1 месяца после истечения срока установленного для возврата денег,
  • при условии, что сотрудник не возражает против этого удержания.

При невыполнении хотя бы одного из этих условий  деньги можно вернуть только через суд.

Сумма удержания не может превышать 20% от заработной платы, выдаваемой на руки.

www.vashbuhuchet.ru

ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА - это... Что такое ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА?

 ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА - лица, получившие денежные суммы под отчет для предстоящих расходов. П.л. обязаны представлять в установленные сроки авансовые отчеты о расходе подотчетных сумм.

Экономика и право: словарь-справочник. — М.: Вуз и школа. Л. П. Кураков, В. Л. Кураков, А. Л. Кураков. 2004.

  • ПОДОПЕЧНЫЕ ТЕРРИТОРИИ
  • ПОДОТЧЕТНЫЕ СУММЫ

Смотреть что такое "ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА" в других словарях:

  • ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА — работники организации, получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие расходы (хозяйственные и по служебным командировкам). Список лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, утверждается руководителем орг ции. Правила выдачи… …   Финансово-кредитный энциклопедический словарь

  • ЛИЦА ПОДОТЧЕТНЫЕ — (см. ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА) …   Энциклопедический словарь экономики и права

  • СУММА, ПОДОТЧЕТНАЯ — денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения… …   Большой бухгалтерский словарь

  • ДВОЙНАЯ ЗАПИСЬ — (англ. double entry) – методический прием бухгалтерского учета, состоящий в том, что данные о хозяйственных операциях и иных фактах хозяйственной деятельности в одной и той же денежной сумме одновременно регистрируются в двух или нескольких… …   Финансово-кредитный энциклопедический словарь

  • Двойная запись (бухг.) — (Double entry bookkeeping system ) — методический прием в бухгалтерском учете, состоящий в том, что данные о хозяйственных операциях и иных фактах хозяйственной деятельности  в одной и  той же денежной сумме одновременно регистрируются в … …   Экономико-математический словарь

  • двойная запись (бухг.) — Методический прием в бухгалтерском учете, состоящий в том, что данные о хозяйственных операциях и иных фактах хозяйственной деятельности в одной и той же денежной сумме одновременно регистрируются в счетах по д?бету одних счетов и по кр?диту… …   Справочник технического переводчика

  • Промысловый налог — I Понятие П. налога обнимает собой не только налог на промышленность, но и налог на торговые промыслы. Довольно трудно установить какое либо единообразное понятие о налоге на промышленность. Можно сказать лишь, что в этом случае налог падает на… …   Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

  • Комиссия по торговле товарными фьючерсами — (Commodity Futures Trading Commission) Комиссия по торговле товарными фьючерсами это независимое федеральное агентство США, контролирующее операции с товарными фьючерсами Сведения о Комиссии по торговле товарными фьючерсами США, права,… …   Энциклопедия инвестора

  • Советы — Советы  избираемые населением на определенный срок коллегиальные представительные органы публичной власти в Российской Империи (в 1905 1907 гг.), в Российской республике, в СССР, в Российской Федерации (до 4 октября 1993 года) и в… …   Википедия

  • Власть советов — Советская Власть Советы  избираемые населением на определенный срок коллегиальные представительные органы публичной власти в Советской Республике. В Советской России и СССР с 7 ноября 1917 по 9 октября 1993 г., а также в некоторых других странах …   Википедия

dic.academic.ru

подотчет - это... Что такое подотчет?

  • Подотчет — подотчёт м. Подотчетная сумма (в бухгалтерии). Толковый словарь Ефремовой. Т. Ф. Ефремова. 2000 …   Современный толковый словарь русского языка Ефремовой

  • подотчет — Соңыннан исәпләү шарты белән тотарга бирелгән (акча тур.) …   Татар теленең аңлатмалы сүзлеге

  • подотчет — ПОДОТЧЁТ а; м. Бухг. Подотчётная сумма …   Энциклопедический словарь

  • АВАНС — (фр. avance) 1) денежная сумма или другая имущественная ценность, выдаваемая или перечисляемая организациям или лицам в счет предстоящих расходов и платежей за материальные ценности, выполнение работ, оказание услуг и др. А., как и задаток,… …   Энциклопедический словарь экономики и права

  • отчет — См. мнение, ответ, суждение дело на чьем л. отчете, отдавать отчет... Словарь русских синонимов и сходных по смыслу выражений. под. ред. Н. Абрамова, М.: Русские словари, 1999. отчет рапорт, подотчет, отзыв, обозрение, мнение, сообщение, суждение …   Словарь синонимов

  • сумма — Итог, сложность, собрание, совокупность. Ср. . .. См. следствие, число... Словарь русских синонимов и сходных по смыслу выражений. под. ред. Н. Абрамова, М.: Русские словари, 1999 …   Словарь синонимов

  • КАССА — 1. наличные деньги, имеющиеся у предприятия; 2. структурное подразделение предприятия, организации, учреждения, выполняющее кассовые операции; 3. в бухгалтерском учете счет, на котором отражаются движение, поступление и выдача наличных денег .… …   Большой бухгалтерский словарь

  • УЧЕТ ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ, ОПЕРАТИВНЫЙ — учет наличия и движения готовой продукции на складах, холодильниках и других местах хранения продукции: контроль за выполнением планов по объему, ассортименту, качеству выпущенной продукции и обязательств по ее поставкам; контроль за сохранностью …   Большой бухгалтерский словарь

  • 71 счет — Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно хозяйственные и прочие расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными …   Бухгалтерская энциклопедия

  • Командировка — Служебная командировка  поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет… …   Бухгалтерская энциклопедия

  • dic.academic.ru

    Подотчетные лица - это... - nalog-nalog.ru

    Подотчетные лица - это работники компании, которым разрешено получать денежные средства с целью оплаты расходов для осуществления предприятием своей деятельности. Подобное право закрепляется в локальных нормативных актах организации, разрабатываемых с целью проведения качественного учета расчетов с подотчетными сотрудниками.

     

    Кто является подотчетным лицом?

    Сколько может быть в организации подотчетников?

    Образец списка для работы с подотчетными лицами

    Итоги

     

    Кто является подотчетным лицом?

    Подотчетными лицами являются работники, которым разрешено получать денежные средства организации — через кассу и (или) безналичным путем — для оплаты каких-либо расходов, непосредственно связанных с деятельностью работодателя. При этом подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору (п. 5 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

    Подотчетник получает денежные средства по расходному кассовому ордеру. О расходовании этих средств затем он должен отчитаться, оформив соответствующий авансовый отчет и приложив к нему имеющиеся оправдательные документы. На основании представленного отчета бухгалтерия принимает указанные расходы к учету, а также производит полный расчет с подотчетным лицом по выданной сумме в случае перерасхода.

    Подробнее о том, кто имеет право получать денежные средства в подотчет, узнайте из материала «Можно ли выдавать в подотчет не сотруднику».

    Сколько может быть в организации подотчетников?

    В законодательстве конкретно не указывается, сколько подотчетных работников может быть в организации, а потому руководитель самостоятельно принимает решение по данному вопросу. Как правило, в компаниях выбирают несколько подотчетных лиц, которые непосредственно связаны с покупкой товарно-материальных ценностей, а также работников, которые ввиду своих должностных обязанностей могут быть направлены в командировку.

    Конкретный перечень сотрудников, которым разрешено получать деньги в подотчет, составляется на основе целесообразности их включения в данный список. При этом руководителем организации издается соответствующий приказ.

    О порядке издания подобного приказа читайте в статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец-2016».

    Образец списка для работы с подотчетными лицами

    Для формирования перечня сотрудников, которым разрешается получать и расходовать подотчетные денежные средства, руководитель обязан издать приказ, к которому прикладывается соответствующий список сотрудников. В нем указываются Ф. И. О. и должности работников, а также цели, на которые они могут получать денежные средства.

    Данный список не имеет законодательно утвержденной формы, а потому разрабатывается каждой организацией самостоятельно. Он может иметь вид приложения к положению о подотчетных расчетах предприятия или же непосредственно включаться в приказ. Образец списка подотчетных сотрудников можно скачать на нашем сайте.

    Образец списка для работы с подотчетными лицами

    Скачать образец

    Итоги

    Подотчетные лица - это, согласно банковскому законодательству, не только работники, оформленные по трудовому договору, но и лица, с которыми у фирмы имеются гражданско-правовые отношения. Работники предприятия в обязательном порядке должны отчитаться по выданным средствам путем составления авансового отчета с приложением к нему оправдательных документов. Все подотчетные лица без исключения обязаны вернуть денежные средства, которые не были полностью истрачены.

    nalog-nalog.ru

    подотчет - это... Что такое подотчет?

  • подотчет — сумма, отчет Словарь русских синонимов. подотчет сущ., кол во синонимов: 3 • отчет (20) • подотчёт (1) • …   Словарь синонимов

  • Подотчет — подотчёт м. Подотчетная сумма (в бухгалтерии). Толковый словарь Ефремовой. Т. Ф. Ефремова. 2000 …   Современный толковый словарь русского языка Ефремовой

  • подотчет — Соңыннан исәпләү шарты белән тотарга бирелгән (акча тур.) …   Татар теленең аңлатмалы сүзлеге

  • АВАНС — (фр. avance) 1) денежная сумма или другая имущественная ценность, выдаваемая или перечисляемая организациям или лицам в счет предстоящих расходов и платежей за материальные ценности, выполнение работ, оказание услуг и др. А., как и задаток,… …   Энциклопедический словарь экономики и права

  • отчет — См. мнение, ответ, суждение дело на чьем л. отчете, отдавать отчет... Словарь русских синонимов и сходных по смыслу выражений. под. ред. Н. Абрамова, М.: Русские словари, 1999. отчет рапорт, подотчет, отзыв, обозрение, мнение, сообщение, суждение …   Словарь синонимов

  • сумма — Итог, сложность, собрание, совокупность. Ср. . .. См. следствие, число... Словарь русских синонимов и сходных по смыслу выражений. под. ред. Н. Абрамова, М.: Русские словари, 1999 …   Словарь синонимов

  • КАССА — 1. наличные деньги, имеющиеся у предприятия; 2. структурное подразделение предприятия, организации, учреждения, выполняющее кассовые операции; 3. в бухгалтерском учете счет, на котором отражаются движение, поступление и выдача наличных денег .… …   Большой бухгалтерский словарь

  • УЧЕТ ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ, ОПЕРАТИВНЫЙ — учет наличия и движения готовой продукции на складах, холодильниках и других местах хранения продукции: контроль за выполнением планов по объему, ассортименту, качеству выпущенной продукции и обязательств по ее поставкам; контроль за сохранностью …   Большой бухгалтерский словарь

  • 71 счет — Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно хозяйственные и прочие расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными …   Бухгалтерская энциклопедия

  • Командировка — Служебная командировка  поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет… …   Бухгалтерская энциклопедия

  • dic.academic.ru

    ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА - это... Что такое ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА?

     ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА работники организации, получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие расходы (хозяйственные и по служебным командировкам). Список лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, утверждается руководителем орг-ции. Правила выдачи подотчетных сумм регулируются Порядком ведения кассовых операций и иными документами. Новый аванс выдается только после полного расчета по ранее выданному. Размер аванса на предстоящие хоз. расходы и его сроки определяются руководителем орг-ции. Выдача под отчет наличных ден. средств на расходы, связ. с деловыми поездками, включая служебные командировки, осуществляется в пределах сумм, причитающихся П.л. на эти цели. Полученный аванс П.л. может расходовать только по целевому назначению. Передача подотчетных сумм одним П.л. другому запрещается. П.л. должно представить руководителю орг-ции отчет об использовании полученных ден. средств с приложением оправдат. документов (проездных билетов, счетов гостиниц, товарных чеков и др.). По авансам на хоз. расходы отчеты должны быть представлены в сроки, устанавливаемые руководителем орг-ции. Сроки составления авансовых отчетов о расходах на служебные командировки предусмотрены соотв. нормативными документами: при командировках в пределах РФ – не позднее 3 дней, а при командировках за пределы РФ – не позднее 10 дней по возвращении из командировки. Остаток неизрасходованных сумм П.л. сдает в кассу орг-ции одновременно с представлением авансового отчета. Перерасход подотчетных сумм выдают П.л. из кассы. Авансовые отчеты после проверки бухгалтерией утверждаются руководителем орг-ции.

    Финансово-кредитный энциклопедический словарь. — М.: Финансы и статистика. Под общ. ред. А.Г. Грязновой. 2002.

    • ПОДАТЬ
    • ПОДОХОДНЫЙ НАЛОГ С КООПЕРАТИВНЫХ И ОБЩЕСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

    Смотреть что такое "ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА" в других словарях:

    • ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА — лица, получившие денежные суммы под отчет для предстоящих расходов. П.л. обязаны представлять в установленные сроки авансовые отчеты о расходе подотчетных сумм …   Энциклопедический словарь экономики и права

    • ЛИЦА ПОДОТЧЕТНЫЕ — (см. ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА) …   Энциклопедический словарь экономики и права

    • СУММА, ПОДОТЧЕТНАЯ — денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения… …   Большой бухгалтерский словарь

    • ДВОЙНАЯ ЗАПИСЬ — (англ. double entry) – методический прием бухгалтерского учета, состоящий в том, что данные о хозяйственных операциях и иных фактах хозяйственной деятельности в одной и той же денежной сумме одновременно регистрируются в двух или нескольких… …   Финансово-кредитный энциклопедический словарь

    • Двойная запись (бухг.) — (Double entry bookkeeping system ) — методический прием в бухгалтерском учете, состоящий в том, что данные о хозяйственных операциях и иных фактах хозяйственной деятельности  в одной и  той же денежной сумме одновременно регистрируются в … …   Экономико-математический словарь

    • двойная запись (бухг.) — Методический прием в бухгалтерском учете, состоящий в том, что данные о хозяйственных операциях и иных фактах хозяйственной деятельности в одной и той же денежной сумме одновременно регистрируются в счетах по д?бету одних счетов и по кр?диту… …   Справочник технического переводчика

    • Промысловый налог — I Понятие П. налога обнимает собой не только налог на промышленность, но и налог на торговые промыслы. Довольно трудно установить какое либо единообразное понятие о налоге на промышленность. Можно сказать лишь, что в этом случае налог падает на… …   Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

    • Комиссия по торговле товарными фьючерсами — (Commodity Futures Trading Commission) Комиссия по торговле товарными фьючерсами это независимое федеральное агентство США, контролирующее операции с товарными фьючерсами Сведения о Комиссии по торговле товарными фьючерсами США, права,… …   Энциклопедия инвестора

    • Советы — Советы  избираемые населением на определенный срок коллегиальные представительные органы публичной власти в Российской Империи (в 1905 1907 гг.), в Российской республике, в СССР, в Российской Федерации (до 4 октября 1993 года) и в… …   Википедия

    • Власть советов — Советская Власть Советы  избираемые населением на определенный срок коллегиальные представительные органы публичной власти в Советской Республике. В Советской России и СССР с 7 ноября 1917 по 9 октября 1993 г., а также в некоторых других странах …   Википедия

    finance_loan.academic.ru

    Подотчетные лица

    Подотчетные лица — работники организации, получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие расходы (хозяйственные и по служебным командировкам).

    Подотчетное лицо — это физическое лицо (как правило, сотрудник предприятия), которому поручено проведение какой-либо хозяйственной операции, выполнение задания (командировка, приобретение и оплата товарно-материальных ценностей, услуг) и которое обязано отчитаться перед предприятием (физическим лицом-работодателем) о выполненном поручении.

    Прежде всего, подотчетными являются лица, состоящие в трудовых отношениях с предприятием или физическим лицом-субъектом предпринимательской деятельности. Сотрудник, принятый на работу по любому трудовому договору (на постоянную, сезонную, временную работу, на работу по совместительству), является подотчетным лицом по отношению к своему работодателю.

    Список лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, утверждается руководителем организации. Правила выдачи подотчетных сумм регулируются Порядком ведения кассовых операций и иными документами.

    Новый аванс выдается только после полного расчета по ранее выданному. Размер аванса на предстоящие хозяйственные расходы и его сроки определяются руководителем организации. Выдача под отчет наличных денежных средств на расходы, связанные с деловыми поездками, включая служебные командировки, осуществляется в пределах сумм, причитающихся подотчетным лицам на эти цели.

    Полученный аванс подотчетные лица могут расходовать только по целевому назначению. Передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому запрещается.

    Подотчетное лицо должно представить руководителю организации отчет об использовании полученных денежных средств с приложением оправдательных документов (проездных билетов, счетов гостиниц, товарных чеков и др.). По авансам на хозяйственные расходы отчеты должны быть представлены в сроки, устанавливаемые руководителем организации. Сроки составления авансовых отчетов о расходах на служебные командировки предусмотрены соответствующими нормативными документами.

    Остаток неизрасходованных сумм подотчетное лицо сдает в кассу организации одновременно с представлением авансового отчета. Перерасход подотчетных сумм выдают подотчетному лицу из кассы. Авансовые отчеты после проверки бухгалтерией утверждаются руководителем организации.

    discovered.com.ua