Недостача при инвентаризации: что делать и как списать. Почему недостача в магазине


как избежать и как бороться?

Фальсификация результатов переучета: как избежать и как бороться?

В данной статье мы поговорим про инвентаризацию и про те нюансы, которые позволяют сотрудникам уходить от ответственности за те злоупотребления, которые они могли произвести с вашими товарами.

На первый взгляд, инвентаризация является наиболее подходящим решением проблемы, способным дать быстрое представление о состоянии товароучета в магазине или на складе. Однако, такое суждение неверно, ведь сотрудники постараются сделать так, чтобы ответственность их не постигла или постигла в неполной мере.

Таким образом, перспектива ухода от ответственности предполагает два пути: либо полное скрытие недостачи, либо уплата суммы, меньшей по сравнению с суммой всей недостачи. Первый вариант зависит полностью от персонала, а второй вариант определяется в основном политикой компании, а именно тем способом взыскания недостачи, который в компании принят и прописан в договоре материальной ответственности. Рассмотрим оба этих пути подробнее.

Как скрыть недостачу?

И тут находится два решения: фальсификация результатов переучета и саботаж переучета. Фальсификация приводит к тому, что недостачу вы не увидите, а саботаж приводит к тому, что в результатах учета не видно вообще ничего.

Фальсификация результатов переучета: предпосылки и способы борьбы

Итак, как же сотрудники могут фальсифицировать результаты переучета в магазине? В первую очередь, можно испортить учетные остатки, то есть реальные остатки останутся прежними, а искажение их в системе учета приведет к тому, что недостача будет невидна либо неотделима от общего беспорядка в остатках. В данном случае, сотрудники, например, искажают задним числом товародвижения или сформировать подложные движения товаров в базе данных. Таким, образом, остатки в учетной системе будут заведомо некорректны и комиссия будет сбита с толку. Бороться с этим можно двумя этапами: первый – это подготовка базы к переучету (выходить на переучет с «кривой» базой нельзя, она должна подготавливаться, должен быть закрыт период за несколько дней до инвентаризации и восстановлена последовательность), а второй этап наступает, когда результаты переучета сброшены в программу – должен быть назначен некий тайм-аут, в течение которого необходимо перепроверить движения, закрыть период вплоть до самой инвентаризации и только после этого результаты инвентаризации могут быть приняты к тому, чтобы взыскивать недостачу. В этом случае появляется время на то, чтобы откорректировать очевидные фиктивные товародвижения, отловить явные некорректные вещи, которые в базе могут происходить. В таком случае можно быть уверенными, что результаты инвентаризации максимально корректны.

Второй вариант фальсификаций – это манипуляции непосредственно с реальными остатками товаров (подгон реальных остатков к учетным). Тут находятся несколько «подвариантов»:

  1. сотрудник магазина, который может быть виновен в недостаче, участвует в инвентаризации и каким-то образом он видит то учетное количество, которое проходит по вашей товароучетной системе. В данном случае, учетное количество – это просчет руководства, поскольку ни на бланках, ни на терминалах сбора данных никакого учетного количества быть не должно. В данном случае, нечистый на руку сотрудник будет писать или вводить то учетное количество, которое необходимо для «правильного» даже не глядя на то количество товаров, которое лежит на полках.
  2. сотрудник магазина, который может быть виновен в недостаче, участвует в инвентаризации, учетного количества он не видит, но может знать, что те или иные позиции, которые он собственноручно унес со склада, имеют недостачу и постарается указать в результатах инвентаризации такое реальное количество, которое будет скрывать его недостачу (при отсутствии контроля со стороны).
  3. сотрудник магазина, который может быть виновен в недостаче, в инвентаризации не участвует, но заранее уведомлен о том, что она будет происходить, и постарается заранее принести на склад недостающие товары, включая в первую очередь наиболее дорогие позиции с тем, чтобы временно возместить свою недостачу и уйти от ответственности. А уже после инвентаризации эти позиции сотрудник обратно унесет туда, откуда их взял. Бороться с такой ситуацией можно в основном административными способами: во-первых, аудиторы, проводящие инвентаризацию не должны иметь отношение к переучитываемому торговому объекту, во-вторых, аудиторы не должны видеть учетные остатки ни в каком виде, и в-третьих, учет должен производиться максимально неожиданно.

Саботаж переучета

Здесь мы рассмотрим те мероприятия, которые позволят сотрудникам сорвать инвентаризацию как таковую: они могут предоставить некорректные остатки или не предоставить вообще никакие. Если сотрудники заинтересованы в том, чтобы сорвать инвентаризацию, они найдут способы и методы для реализации задуманного. Противодействовать этому можно путем привлечения независимых аудиторов из другого магазина и внедрением методики счета товаров, которая обеспечивает максимально быстрый и точный сбор данных

Как заплатить меньше?

Второй путь ухода от ответственности, как мы уже говорили, предполагает возможность заплатить меньше по результатам инвентаризации, чем стоимость украденных товаров. Данная перспектива полностью зависит от политики компании. По большому счету, существует четыре варианта взыскания недостачи:

  1. взыскание полной недостачи в себестоимости
  2. взыскание поной недостачи в розничных ценах
  3. недостача минус излишки в себестоимости
  4. недостача минус излишки в розничных ценах

Однако только один вариант их представленных является правильным с точки зрения борьбы с воровством – это взыскание недостачи в розничных ценах. Возникает резонный вопрос – почему именно данный вариант?

Расхождения бывают двух вариантов: недостатки и излишки. Недостачи бывают от того, что либо слишком мало реальных остатков (тот случай, когда сотрудники или покупатели украли товар либо результат махинаций кассиров, когда и денег в кассе нет, и товар покупателю отдан; простить персоналу можно только товар, украденный покупателями, в остальных ситуациях сотрудников необходимо штрафовать), много учетных остатков (характеризует бардак в учете, когда либо заведен лишний приход и учетных остатков больше, чем реальных, либо товар списан, а документ списания не оформлен; оба случая представляют собой грубые ошибки операторов). Еще один вариант - это пересорт (имеется ввиду пересорт по результатам инвентаризации, а не отражающийся документами в течение учетного периода), порождающий как недостачи, так и излишки, который можно разделить на «хороший» и «плохой». «Хороший» пересорт – это равноценный пересорт, когда можно поверить, что сотрудник перепутал и пробил по кассе равноценный товар, но, например, другого цвета. «Плохой пересорт» - это неравноценный пересорт, прямое указание на злоупотребление, когда товар пробивается по цене более дешевого. Касательно излишков все точно так же, однако много реальных остатков просто не бывает, потому что это означало бы, что сотрудники приносят свои товары и продают их в магазине, что маловероятно.

Как правильно взыскать недостачу с сотрудников?

Таким образом, можно сделать следующие выводы. Нет ни одной причины прощать персоналу недостачу в размере излишков, потому что любые расхождения, как излишки, так и недостачи, представляют собой либо прямое злоупотребление, либо грубые ошибки учета. Взыскивание недостачи по себестоимости означает, что вы персоналу продаете товар по себестоимости, и является прямой мотивацией персонала к воровству.

Однако будет корректным к сотрудникам вычесть из суммы недостачи сумму естественной убыли, ведь не секрет, что в продуктовой рознице естественная убыль даже регламентируется законодательством, хотя управленческая убыть может от бухгалтерской отличаться по ряду причин на вашем предприятии. Нужно также понимать, что естественная убыль может достигать 0,5% в сутки от оборота – весьма значимая цифра.

Еще один момент, который касается взыскания – это возможные махинации с розничными ценами. При взыскивании недостачи в розничных ценах и уведомлении персонала о проведении инвентаризации, сотрудник может произвести фиктивную переоценку в базе данных, занизив стоимость своей недостачи по ключевым позициям, таким образом, получив меньшее взыскание и вернув потом цену на место. Отловить такие махинации можно путем контроля розничных цен и в дополнение к этому, ограничение прав на изменение розничных цен.

О том, как правильно следует проводить инвентаризацию, читайте в статье "Инвентаризация: как провести ее правильно, быстро и точно? Методика проведения переучета"...

Вам будут интересны другие статьи на эту тему: 

Воровство в магазине, или Как защитить свой бизнес? Из этой статьи вы узнаете важные факты и статистические данные, касающиеся воровства. А зная их, можно определить стратегию по борьбе с этим распространенным «недугом» многих торговых точек. Как у шуб «вырастают ноги» или о воровстве в непродуктовой рознице Как оказаться на шаг впереди воров и контролировать бизнес-процессы в магазине? Ответы и практические рекомендации вы найдете в этой статье. В данной статье поговорим о том, как именно покупатели и кассиры могут воровать, какие меры можно предпринять для предотвращения подобных инцидентов.

trade-drive.ru

Списание недостачи при инвентаризации

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» –

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - [email protected]

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: [email protected]

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

www.ekam.ru

Недостача товара

Прежде чем решать проблему потерь, необходимо тщательно ее изучить и попытаться дать ей количественную оценку. Эту возможность и предоставляет нам расчет недостачи товара.

Недостача — это разница между стоимостью товара, которую вы должны иметь согласно бухгалтерским книгам, и той его стоимостью, которую вы на самом деле имеете. Существуют два метода расчета недостачи товара — метод оценки по розничной стоимости и расчет по стоимости закупки. В том в другом случае недостача товара обычно выражается в денежных единицах.

1. Метод расчета недостачи по розничной стоимости

Для расчета стоимости товара по этому методу необходимо к закупочной стоимости имеющегося на начало периода товара прибавить его розничную стоимость, а затем вычесть выручку, полученную от его реализации. Таким образом вы получаете «бухгалтерскую» цифру. Отнимая от нее стоимость товара, имеющегося в наличии, получаем недостачу.

Для последующих финансовых расчетов следует преобразовать ее в стоимость покупки, то есть в показатель себестоимости (см. пример № 1). Это делается умножением розничной цены на стоимостной коэффициент. (Стоимостной коэффициент показывает, сколько процентов от розничной цены составляет цена покупки. Определить его можно, разделив цену покупки на цену продажи).

После всех закупок и продаж в течение года у нас должно было остаться товаров на 150 000 долларов, но инвентаризация показала, что в действительности товаров осталось на сумму в 125 000 долларов. Получается, что часть товара на сумму в 25 000 долларов таинственным образом исчезла! Стоимость имеющегося в наличии товара переносится на начало следующего года.

В следующем периоде стоимостная структура расчета меняется. Магазин решает установить 60 %-ную наценку вместо 50%-ной. Таким образом, получаем стоимостной коэффициент равным 62,91 вместо 66,67 % в первом году.

Недостачу товара обычно выражают в процентах к продажам. В первый год недостача товара на сумму в 25 000 долларов составила 2,38 % от 1 050 000 (выручка от продаж). Во второй год, несмотря на то что в абсолютных цифрах она выросла (с 25 до 26 тыс. долларов), в относительных она снизилась до 2,31 %, что объясняется ростом объема продаж.

2. Метод расчета недостачи по себестоимости

При расчете недостачи товара по его себестоимости используется тот же подход, что и в предыдущем случае. Единственное отличие заключается в том, что в здесь для расчетов используется не розничная стоимость, а закупочная цена товара. Этот метод часто применяется в тех магазинах, в которых все операции регистрируются с использованием особых номеров-идентификаторов для каждого вида товара. С их помощью подсчитывается и количество имеющегося в наличии товара определенного наименования.

В примере № 2 показано использование метода себестоимости для расчета недостачи (исходные данные взяты из предыдущего примера).

В этом случае недостача составляет 2 % от суммы 1 050 000 долларов (выручки от продаж). Таким образом, доля недостачи товара в магазине Б, рассчитанная по методу себестоимости, значительно ниже, чем в магазине А (2,38 %), где мы определяли ее по розничной стоимости. Выходит, магазин Б работает лучше? Однако вспомним, что в магазине А стоимостной коэффициент составляет 66,67 %. Рассчитывая с его помощью розничную цену недостающего товара, получаем долю недостачи 1,59 % (2,38 х 66,67%). Если сравнить этот показатель с аналогичным в магазине Б (2 %), то окажется, что у магазина А недостача меньше.

В приведенных расчетах необходимо разобраться для того, чтобы понять причины возникновения недостачи и сделать сравнения. Если вы знаете все необходимые для расчета данные, то сможете определить, какое влияние на увеличение недостачи оказывают то или иное событие или сделка, сравнить свои показатели с аналогичными данными у конкурентов и в целом по отрасли.

Пример № 1

Расчет недостачи товара по методу розничной стоимости

Цена недостачи товара

Недостающий товар для магазина стоит больше, чем он стоил бы, окажись на прилавке, поскольку существует еще и упущенная прибыль от потери товара. Если принять, что магазин обеспечивает себе 5 %-ную прибыль, то на каждый доллар украденного товара ему придется дополнительно продать чего-либо на 20 долларов, только чтобы компенсировать издержки.

Пример № 2

Расчет недостачи товара по методу себестоимости

Известно, что расходы бывают как постоянные, так и переменные, но для простоты демонстрации упущенной прибыли будем считать все издержки переменными.

Предположим, что из магазина украден предмет стоимостью 10 долларов. Для того чтобы вернуть эти 10 долларов, необходимо продать товара на 200 долларов (см. пример № 3).

Пример № 3

Магазин, имеющий годовой объем продаж в 500 тыс. долларов и 2 %-ную недостачу, теряет за год 10 тыс. долларов. Для того чтобы магазин имел 5 %-ную прибыль, пришлось бы увеличить объем продаж на 200 тыс. долларов, или на 40 %! Гораздо проще сократить потери, не правда ли?

С помощью рабочего листа № 1 вы сможете рассчитать недостачу товара в своем магазине и дополнительный объем продаж, необходимый для покрытия упущенной прибыли.

Рабочий лист №1

Расчет недостачи товара в магазине

Если вы пользовались методом расчета недостачи по себестоимости, то необходимо перевести остаток товара, рассчитанный по себестоимости, в розничную цену с помощью стоимостного коэффициента.

Процент чистой прибыли — это доля прибыли магазина в общем объеме продаж после покрытия всех издержек (выплат по зарплате, аренды и так далее).

Занижение цен как причина недостачи товаров

1. Общие сведения

Занижение цен — одна из основных причин недостачи товара, особенно в тех случаях, когда контроль за ценообразованием как следует не отработан. В большинстве магазинов для расчета стоимости товара используют метод оценки розничной стоимости. Если подобная практика принята и у вас, то при расчетах не забывайте учитывать все изменения цен на товары.

Уже приводился пример, иллюстрирующий возникновение недостачи. Обратимся к нему еще раз и предположим, что:

•    объем розничных продаж по полной стоимости составил 975 000 долларов;

•    объем розничных продаж с 25 %-ной скидкой равен 100 000 долларов;

•    всего же продано товаров на сумму 1 075 000 долларов.

Итак, объем продаж составил 1 075 000 долларов, но записи кассового аппарата показывают лишь 1 050 000. Куда делись 25 000 долларов?

Когда цена, по которой продается товар, уменьшается, следует учитывать разницу между первоначальной ценой и ценой со скидкой. Это и называется занижением цены.

В том же примере мы подсчитали, что недостача в приведенном примере составила 25 000 долларов. Кажется, что товар на указанную сумму неведомым образом исчез, но так ли это на самом деле? Произошла ошибка — не было учтено занижение цены — и магазин понес большие убытки. Конечно, неправильный расчет объема розничных продаж товара может повлиять на величину недостачи только в том случае, если вы пользуетесь методом оценки продаж по розничной стоимости. Сейчас, когда во многих магазинах стоит сложное оборудование учета поступления и продажи товаров, все расчеты производятся посредством присваивания каждой группе товаров индивидуального номера, то есть методом оценки продаж по себестоимости. Необходимо отметить, что, применяя метод расчета объема продаж, основанный на цене закупки товаров, в расчетах стоимости имеющегося товара часто допускают аналогичные ошибки и в бухгалтерских отчетах.

2. Меры предосторожности

Фиксируйте все изменения цен (Отчет о повышениях и снижениях цен, форма № 12) и соответственно пересчитывайте стоимость товара.

Причины возникновения недостач (ошибки)

 Тележки для товара

1. Общие сведения

Иногда кассиры забывают заглянуть на самое дно тележки, куда покупатели обычно кладут наиболее тяжелые товары. Вертикально расположенные пакеты в доверху загруженной тележке могут скрывать находящиеся за ними предметы.

2. Меры предосторожности

а)  Проверяйте все плохо видимые места в тележках покупателей.

б)  Проверяйте количество проданного товара.

Использование товара внутри магазина

1. Общие сведения

Иногда персонал магазина берет товары со склада для собственных нужд. Пока такая практика не начала приносить убытки, следует наладить учет и контроль. Списание товара в магазине прибыли не приносит, но знание о том, что же случилось с этим товаром, может принести определенную выгоду. Если предмет не был списан, то в конце года его включат в недостачу. Это может натолкнуть владельца магазина на мысль о том, что дела у него обстоят хуже, чем на самом деле, а для уменьшения убытков будут затрачены дополнительные незапланированные средства. Но если товар списан, к примеру, на внутрихозяйственные нужды, владелец магазина будет знать их величину (что немаловажно). К тому же он не будет ломать голову над причиной недостач.

2. Меры предосторожности

Фиксируйте все случаи использования товара на нужды магазина.

Поврежденный товар

1. Общие сведения

Как и в случае со списанием, поврежденный товар, не оформленный соответствующим образом, может причинить дополнительные убытки. Хотя списание негодного товара и не приносит видимой прибыли, оно позволяет избежать целого ряда ненужных ошибок.

Регистрируя повреждения, можно определить товары, с которыми постоянно что-то случается. Если в одном из изделий слишком часто обнаруживаются дефекты, следует подумать о том, стоит ли в дальнейшем закупать его у этого поставщика. Подумайте и о том, как отразится на имидже магазина продажа испорченных товаров.

Интересуйтесь у служащих причинами порчи товара — может быть, это происходит не случайно. Не являются исключениями ситуации, когда работники магазина намеренно портят вещь, чтобы потом купить ее по бросовой цене. Поэтому правом продавать такие товары должны обладать только служащие из числа управленческого персонала. Нужно вести записи о продажах негодных товаров работникам магазина. Если у кого-то из них постоянно отмечаются случаи обнаружения некачественных предметов, проведите дополнительное расследование.

2. Меры предосторожности

Регистрируйте все случаи повреждения товара (см. Бланк списания товаров, форма № 13).

Пустые упаковки

1. Общие сведения

Если в магазине обнаруживаются пустые упаковки, а товар из них исчез, нужно его списать. По возможности необходимо следить, какого рода товары пропадают наиболее часто. Это поможет определить товары, так сказать, «повышенного спроса» у похитителей, а значит, вы сумеете принять соответствующие меры предосторожности, устранить или сделать недоступными наиболее опасные в этом смысле места магазина.

2. Меры предосторожности

Записывайте все случаи обнаружения в магазине пустых упаковок (см. форму № 13).

Расчеты количества имеющегося товара

1. Общие сведения

Очень часто ошибки возникают при инвентаризации товара. Инвентаризация — неотъемлемая часть работы любого магазина. Проводят ее либо непосредственно подсчитывая имеющийся на складе и в торговом зале товар, либо расчетным путем, используя документы о поступлении и продаже товаров. Ошибки, возникающие в ходе инвентаризации, могут отражаться на показателях деятельности магазина длительное время — один-два года, а иногда и дольше. 

Например, в начале года у вас имеется 50 предметов стоимостью 10 долларов каждый. За год магазин закупает еще 110 таких же предметов и продает 60. В конце отчетного периода на полках остается 100 предметов. В инвентарных записях это отражается следующим образом.

Если подсчет товара проводится неправильно, то запись может, к примеру, выглядеть так.

В следующем году показатель «Стоимость товаров на начало года» будет равняться не 1000 долларов, а 900.

Если при последующих расчетах количества товара ошибок не будет, то произойдет как бы увеличение количества имеющегося товара, что уменьшит накопившуюся за текущий год недостачу. В итоге вы так и не узнаете о проблемах, существующих в вашем магазине. При использовании метода расчета по розничной цене любая ошибка в подсчетах приведет к неправильному указанию количества имеющегося товара и, как следствие, к увеличению недостачи. Покажем это на следующем примере:

Фактическое состояние

Ошибочное состояние, зафиксированное

В первом примере бухгалтерские расчеты показали, что остаток товара составляет $ 750 — недостачи нет. Во втором случае в магазине зафиксирована недостача товара на сумму $ 67, хотя на деле это просто ошибка в записях.

Если пользоваться методом расчета недостачи товара по его себестоимости, то ошибки происходят в двух случаях. Во-первых, при простом подсчете товара работник может ошибиться и сосчитать не все предметы, находящиеся на полках. Это уже приводит к недостаче. Во-вторых, даже если подсчет произведен правильно, может быть допущена ошибка при записи номера товара или его закупочной цены. Если цена случайно окажется завышенной, то количество товара «увеличится». Однако исправить это удается только при следующей инвентаризации.

Аналогичные проблемы возникают в тех случаях, когда имеющаяся у вас информация неполна. Если все данные о поступлениях товара не будут соответствующим образом фиксироваться, вы в итоге получите неверную стоимость имеющегося товара.

В розничной торговле нередки ситуации, когда доставка новых партий товара производится непосредственно перед инвентаризацией. Если контроль за поставками недостаточно отлажен, новую партию могут просто положить где-нибудь в сторонке и не сосчитать. Тем не менее чек за этот товар был оплачен еще до проведения расчетов, поэтому в магазине возникнет недостача, а стоимость имеющегося товара будет завышена.

Особое внимание следует уделять частичным поставкам во время проведения инвентаризации. Нередко на всю партию товара предоставляется единый счет, хотя поставка производится частями и на данный момент товар получен не полностью. Руководство магазина должно знать, что составление документации о таких поставках можно доверить только самым опытным работникам, отлично понимающим происходящие процессы и осознающим всю полноту ответственности за ошибки в расчетах.

2. Меры предосторожности

а)  При каждом проведении инвентаризации делайте упор на аккуратность всех расчетов.

б)  Все документы, оформляемые от руки, должны заполняться четко и разборчиво.

Похожие статьи

znaytovar.ru

Недостача при инвентаризации – что делать, пошаговая инструкция

Недостача при инвентаризации – далеко не редкий случай. Это неприятное явление как для работников, так и для руководства компании. Существует множество аспектов оформления взыскания недостачи, а также составления самого документа.

Очень важно знать абсолютно все тонкости данного вопроса, чтобы избежать существенных претензий к учету на предприятии. Чем быстрее будут обнаружены недочеты, тем быстрее удастся их устранить.

Образцы документов при инвентаризации

Приказ о проведении инвентаризацииОбразец акта инвентаризации наличных средствОбразец акта инвентаризации

Основания для проведения инвентаризации

Проведение инвентаризации ТМЦ – неотъемлемая часть работы любой организации. Ошибочно бытует мнение, что это нужно только в тех компаниях, которые связаны с торговлей. Это абсолютно неверно. На самом деле даже в государственных учреждениях инвентаризационная процедура должна проводиться точно также. Мебель, техника, даже документация (трудовые книжки) являются материальными ценностями, которые подлежат оценки и пересчету.

Инвентаризация

Инвентаризационные проверки могут быть плановыми и внеплановыми. При этом необходимо соблюдать процедуру проведения, сроки. Все излишки и недостачи при инвентаризации должно быть четко отображены в документации, оформлены надлежащим образом.

Плановая инвентаризация должна быть проведена в соответствии с планами, утвержденными ранее. Для каждой организации они будут разными. Периодичность зависит от объемов организации и видов деятельности.

Можно провести внеплановую проверку. Основаниями могут стать такие события:

  • пожар, стихийное бедствие;
  • смена материально ответственного лица;
  • перепродажа предприятия;
  • хищение на производстве (или его подозрение).

Для этого необходимо обязательно издать внутри предприятия приказ с указанием даты инвентаризации, ответственных лиц, а также основания для данной проверки.

Что это такое недостача?

Для многих бухгалтеров термин «недостача» является страшным. Это понятно, так как подобное влечет за собой ряд негативных последствий, взысканий и наказаний. На самом же деле практически всегда пусть незначительная недостача, но она будет выявлена в процессе проведения инвентаризации.

Сама по себе недостача – это нехватка денежных средств, товаров, материалов. При этом абсолютно все ценности должны быть предварительно поставлены на баланс (включены в бухгалтерский учёт), чтобы иметь возможность строго учитывать их количество.

Ключевым является также указание их материальной ценности. Подразумевается, что человек должен знать, почему с него удержана какая-то конкретная стоимость. Кстати, наиболее интересна оценка стоимости товаров в магазинах.

Если недосчитались определенного количества продукции, то с человека имеют право удержать ту цену, которая заявлена по документам как розничная.

Причина в том, что эта сумма является убытком для магазина (недополученная выгода также учитывается). То есть берется в расчет не закупочная стоимость продукции.

График и монеты

Не всегда к недостаче относится только стоимость пропавших товаров, которых недосчитались. Если продукция была сломана или ее срок годности истек, то тогда ее фактически невозможно реализовать, поэтому формально многие относят стоимость также к недостаче. Если же товар из-за порчи пришлось реализовать по заниженной стоимости, то тогда разницу между предполагаемой ценой и полученным доходом считают недостачей.

Причины возникновения недостачи

Далеко не всегда недостача связана исключительно с недобросовестным исполнением своих обязанностей работниками или их противоправными действиями. Иногда это логичное закономерное явление.

К основным причинам следует отнести:

  • Хищение. Это простое и понятное проявление – кто-то из работников, злоупотребляя служебным положением, попросту взял ценности предприятия.
  • Непредвиденные обстоятельства. Ценности, склады могут подвергнуться стихийному бедствию, что приведет к порче материальных ценностей.
  • Издержки производства. Вещь может порваться в процессе примерки, часть развесных товаров просыпается на пол, продукция травмируется в торговом зале. В допустимых объемах это является вполне нормальным.
  • Пересортица. Явный пример: в магазине лежит 2 вида яблок, внешне похожих. Одни продали вместо других. По факту итоговый вес суммарно сохранился, но одних меньше, чем должно быть, а других – больше. Излишки при инвентаризации также должны быть в допустимых пределах, поэтому хотя подобное допустимо, но не должно быть слишком частым явлением.

Для каждого из данных типов недостачи будет своя процедура оформления, поэтому предварительно важно выявить причину подобного негативного явления.

Порядок оформления недостачи при инвентаризации

Оформление документации возможно только после окончательного подведения итогов инвентаризации. Чтобы подготовить акт на списание, необходимо также приложить все документы (чеки, договоры и акты проведения работ), которые подтверждают затраты, указанные в акте.

Если размер недостачи превышает допустимый, то тогда проводят служебное расследование, чтобы выявить виновное лицо.

Для некоторых категорий товаров не проводится подобная процедура – их руководитель на свое усмотрение может списать в «Расходы».

Оформление

Если обычные правила оформления недостачи не могут быть применены, то тогда потребуется составить приказ на удержание недостачи с виновного. Подобное возможно, если имеет место факт явного хищения или если превышены допустимые объемы недостающих товаров. На усмотрение руководства такой работник может быть освобожден от обязанностей – переведен на другую должность или уволен.

Можно ли ее списать?

Не всегда любая недостача является негативным явлением, требующим поиска виновного лица. Иногда она является просто одним из рабочих моментов и ее можно попросту списать, как расходы на ведение деятельности. Списание недостачи необходимо проводить строго в установленном порядке, чтобы избежать ответственности за растрату.

Далеко не всегда недостача является прямой виной кого-либо. К примеру, товар мог быть травмирован случайно в процессе передвижения. Также на законодательном уровне четко закреплено: если в пределах магазина покупатель что-либо поломал или разбил, то он может не компенсировать стоимость товара. То же самое касается вещей нательных: ее могут порвать или просто наряд утрачивает товарный вид из-за слишком частых длительных примерок. Серьезные бренды отказываются от продажи подобной продукции, списывая ее вовсе или устанавливая стоимость в разы ниже заявленной изначально.

Именно поэтому для каждой категории товаров предусмотрены определенные нормы – издержки обращения. Это те объемы продукции, денежных средств, которые могут быть списаны просто так. Сумма или объемы продукции сверх данной нормы на усмотрение руководства будут взысканы с виновного. Если же недостача не превышает указанные объемы, то тогда вполне допустимо просто списать указанную сумму. Это не будет считаться нарушением.

Списание

Особенно важно придерживаться этих норм в государственных учреждениях. Если в частной конторе руководство имеет право на свое усмотрение «простить» недостачу, даже если виновное лицо будет выявлено, то для государственной структуры это запрещено. Дело в том, что там все ценности являются государственными или полученными для определенных нужд из бюджета страны. Если материальная ценность будет утрачена, утеряна, то это наносит прямой убыток государства. В данном случае в обязательном порядке необходимо найти и наказать виновное лицо, а также взыскать размер убытка.

Вот почему столь важно, чтобы руководство строго следило за нормативами, какие объемы можно списывать. Если подобное правило будет нарушено (объемы превышены), то тогда имеет место нецелевое использование бюджетных средств. Это влечет за собой уже уголовную ответственность для руководителя и главного бухгалтера.

Кроме того, в таких учреждениях категорически запрещено списывать что-либо (даже если не превышается допустимая норма), если возможно выявить виновное лицо.

В этом случае списание недостачи необходимо проводить только той суммы, которая возникла по независящим не от кого причинам. Остальную сумму нужно взыскать с виновного лица.

Как удержать недостачу с виновных лиц?

Порядок удержания недостачи при инвентаризации часто изначально оговаривается в коллективном договоре. Если нехватка материальных ценностей замечена в особо крупных размерах, то за подобное может наступать даже уголовная ответственность. Особенно часто это возникает на государственных предприятиях и касается руководства и главного бухгалтера. При этом уголовное наказание не освобождает от обязанности возместить полностью всю недостачу.

Материальная ответственность оговаривается при приеме на работу. Завхоз или главный бухгалтер являются лицами с полной материальной ответственностью. За недостачу по результатам проведенной инвентаризации они будут платить сами в полном объеме.

Женщина с листом

Может предусматриваться частичная ответственность или коллективная. Последний вид ответственности является распространенным в современных супермаркетах. В этом случае недостачу при инвентаризации попросту делят на всех поровну.

При этом стоит отметить, что по факту каждый человек несет ответственность за все, что ему вверено на производстве. То есть если человек работает даже оператором в банке, то в случае отсутствия компьютерных принадлежностей, канцтоваров при увольнении с него также будет удержана эта сумма, если вещи официально были закреплены за ним.

Если при инвентаризации выявлена недостача при увольнении, то тогда удержание происходит из расчета, который выплачивают в последний рабочий день. Если суммы не хватает, то работника официально уведомляют о необходимости возместить убытки. При его отказе взыскание происходит в судебном порядке.

Когда человек продолжает работать, то тогда удержания у него происходят из заработной платы. Также ему выдается официальное решение на основании проведенной проверки. Он может возместить всю сумму сразу. Если имеет место судебное решение, то тогда на основании исполнительного листа также происходят удержания из зарплаты. Человек при этом может уволиться, но исполнительный лист будет перенаправлен в бухгалтерию компании, куда работник перешел.

Порядок удержания

Если недостачу, выявленную в результате инвентаризации, не списывают, то ее удержание необходимо проводить по такому алгоритму:

  • Подготовка и подписание официального акта по результатам инвентаризации.
  • Выдача официального уведомления работнику о том, что именно должно быть с него удержано.
  • Вычет положенной суммы из зарплаты (одним платежом или пропорционально ежемесячно). По данному виду обязательств работодатель не имеет права удерживать более 20% от размера заработной платы. Берется в расчет не оклад, а выданные по факту.

Если выявлены грубые нарушения, то необходимо составить акт о хищении и уволить работника по данному основанию.

Кстати, следует обратить внимание на то, что иногда недостачу может потребоваться взыскать с виновного лица уже после прекращения с ним трудовых отношений. К примеру, если работник имел право уйти с работы в день написания заявления (являлся инвалидом или одинокой матерью). Провести полную инвентаризацию в данном случае просто невозможно. Соответственно, не удастся оценить полностью весь размер недостачи.

Деньги и ручка

В этом случае логичным будет в дальнейшем потребовать возмещения причиненного ущерба, недостачи. Но для этого очень важно доказать, что именно действия данного лица спровоцировали недостачу, а не подобный факт возник уже после его увольнения или из-за действий какого-то другого работника организации. То есть важно доказать причинно-следственную связь.

Также проблема в том, что обычно человек, которого можно наказать за недостачу, является материально ответственным лицом. Такой работник при увольнении должен в обязательном порядке подписывать акт приема-передачи дел. Без этого документа выдать расчетные работнику не вправе, а как известно, задерживать увольнение запрещено законодательством.

Но, с другой стороны, возникнет логичное противоречие: если акт был подписан, то значит никаких претензий к работнику ни у кого не возникло. Многие адвокаты на это обстоятельство ссылаются: акт подписан, то есть претензий в момент передачи дел не было, а все возникшие затем проблемы – полностью возлагаются на руководство компании или того, кому дела были переданы.

Вот почему ключевым моментом при обращении в суд должно стать обоснование подобной задержки. То есть потребуется правильно аргументировать, предоставить подтверждающие документы того, что выявить факт нарушения ранее было невозможно. В противном случае иск останется без удовлетворения.

Если все эти факторы удастся подтвердить юридически, и они будут приняты судом к сведению, то тогда возможно истребовать также проценты за просрочку возврата денежных средств (пени, предусмотренные на законодательном уровне).

При этом сразу следует обратить внимание на то, что как раз это требование не является обязательным. Даже если речь идет о государственном учреждении, то его представители имеют право истребовать лишь сумму самой недостачи, но не заявлять данные пени в цене иска.

Обращаясь в суд для получения возмещений, необходимо предоставить в обязательном порядке полный перечень финансовых документов, которые подтверждают размер заявленных требований. Это могут быть не только чеки на приобретенные товары (допускается изредка), а именно выдержки из балансовой документации. Там указывается стоимость всего, что хранится на предприятии. Если речь идет о материалах, технике, то тогда периодически должна проводиться новая оценка остаточной стоимости (с учетом амортизации, износа). Остаточную цену товара будут взыскивать, если выявится недостача.

Образцы документов

Приказ о проведении инвентаризацииОбразец акта инвентаризации наличных средствОбразец акта инвентаризации

znatoktruda.ru