Основные правила написания современного письма. Письмо правильное


Как писать email письма грамотно

Наверное, все слышали выражение “Не волнуйся из-за мелочей”, и оно применимо ко многим аспектам жизни. Но когда речь идет об электронных письмах, каждая мелочь имеет значение.

Правила как писать email и почтового этикета указывают, что является уместным, а что нет, когда человек отправляет сообщение потенциальному клиенту, деловому партнеру, коллеге, менеджеру или знакомому. Они помогают избежать ошибок и недопонимания.

Зачем нужен почтовый этикет?

Исследования показывают, что ошибки серьезно влияют на восприятие человека другими людьми. Во время одного эксперимента участники, которые прочитали электронное письмо с грамматическими ошибками, подумали, что автор был менее добросовестным, умным, и заслуживающим доверия, чем те, кто прочитали то же самое письмо без ошибок.

В другом опыте люди подавали заявку на финансирование, и получали менее выгодные условия, когда в их запросах были орфографические ошибки.

Это и не удивительно. Когда человек читает письмо, полное ошибок и опечаток, он думает об одной из двух вещей:

  • Отправитель не знает основных правил правописания и грамматики.
  • Отправителя не настолько заботит это сообщение, чтобы проверить его перед отправкой.

Ничто из этого не станет хорошей основой для отношений. Чтобы избежать этих ошибок, на помощь приходят советы по почтовому этикету, которые должен знать каждый профессионал (особенно тот, кто общается с клиентами) и следовать им.

Пунктуация

Пунктуация незаметна, когда ее используют правильно, и очевидна, когда это делают неправильно. Не стоит портить впечатление о себе перед получателями — эти правила нужно запомнить и неукоснительно следовать им.

1. Конечная пунктуация

Каждая строка должна заканчиваться конечным знаком препинания, т.е. точкой, вопросительным или восклицательным знаком. Если пропустить этот знак, будет похоже на то, что мысль не закончена.

Неправильно: Я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили соглашение

Правильно: Я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили соглашение.

Вопросительные и восклицательные знаки следует использовать умеренно. Если в одном письме будет слишком много вопросительных знаков, может показаться, что это допрос получателя.

Каков Ваш статус? Вы уже поговорили со своей командой? Вы свободны для звонка завтра в полдень, чтобы мы могли обсудить какие-то потенциальные изменения?

И если переборщить с восклицательными знаками, можно показать себя как гиперактивного и перевозбужденного.

Еще раз спасибо за вчерашний продуктивный разговор! Хорошие новости: я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили сделку! Не могу дождаться нашего сотрудничества!

2. Точка с запятой (;)

Точка с запятой может использоваться для соединения двух отдельных, но связанных между собой предложений. Это не то же, что и запятая.

Неправильно: Она может позвонить мне завтра, тогда она сможет дать мне ответ.

Правильно: Она может позвонить мне завтра; тогда она сможет дать мне ответ.

3. Запятая (,)

Одна из наиболее распространенных ошибок — ставить запятые там, где они не нужны. Самые важные правила:

Запятая ставится перед сочинительным союзом (и, но, а, или, зато), когда соединяет два равноправных простых предложения.

Я работал с подобным клиентом в прошлом году, и их процент открытия повысился на 20% за месяц.

Запятая используется для разделения пунктов в списке.

Я сосредоточился на длине писем, удобочитаемости и содержании.

4. Пунктуация приветствия

Есть несколько различных способов выделить приветствие (первая строка электронного письма, где к получателю обращаются по имени).

Если это формальное письмо, лучше использовать точку.

Уважаемая г-жа Фрост.

Если это относительно повседневное письмо, лучше использовать запятую.

Уважаемая Айя,

И если это дружеское письмо, можно использовать восклицательный знак.

Привет, Айя!

Грамматика

Люди, не посвятившие свою жизнь изучению грамматики (которая на самом деле намного менее прибыльна, чем продажи), так или иначе будут делать ошибки. Но никто не заметит этого, если также не знает об этом загадочном правиле. Просто нужно избегать основных ошибок, которые сильнее всего бросаются в глаза, и все будет в порядке.

Например, нужно знать разницу между:

  • Чтобы/что бы
  • Ввиду/в виду
  • Насчет/на счет
  • Тоже, также/то же, так же
  • -тся/-ться
  • Вообще/в общем (и помнить, что нет слов «вобщем» и «вообщем»)

В качестве редактора можно использовать инструменты вроде Grammarly, который находит все грамматические и орфографические ошибки в режиме реального времени, а также посылает еженедельный отчет об общих тенденциях.

Эмодзи в электронных письмах

Можно понять желание добавить улыбающееся лицо к достаточно жесткому предложению, чтобы смягчить его, или закончить шутку смеющимся смайлом.

Эмодзи для бизнеса и маркетинга: пособие для новичков

Однако этого стоит избегать, если только получатель уже не использовал эмодзи сам. Исследования показывают, что использование смайлов в рабочих электронных письмах плохо влияют на репутацию: из-за них отправитель кажется менее компетентным (и они не помогают казаться более дружелюбным).

Заголовки писем

Строка темы должна быть содержательной и относительно короткой. В идеале, она должна дать получателю понять, хочет ли он открыть это письмо.

15 слов, которые не стоит использовать в теме электронного письма

Неправильно: “Привет”

О чем говорится в письме? Абсолютно непонятно.

Правильно: “Краткое содержание звонка о заказе партии подушек от 02.12”

Этот заголовок не оставляет сомнений о содержании письма.

Приветствия

Выше упоминается пунктуация, которая используется при приветствии. Также нужно выбрать форму приветствия, которая может быть официальной или неофициальной, в зависимости от адресата и отношений с ним.

Лучше всего подойдет обычное повседневное приветствие, которое задаст дружественный, спокойный тон и выразит уверенность.

Примеры повседневных приветствий:

  • Привет
  • Доброе утро [день, вечер]
  • [Имя]

Если это первый контакт с человеком, или он занимает вышестоящую должность, стоит выбрать более формальный вариант.

Примеры формальных приветствий:

  • Уважаемый/ая [имя]
  • Уважаемый г-н/г-жа [фамилия]

И примеры приветствий, которые нельзя использовать даже в качестве шутки:

  • Эй!: Слишком неофициально и нетерпеливо
  • [Имя]!: Слишком нерасполагающе
  • Доброе время суток: люди так не разговаривают
  • Всем заинтересованным лицам: Слишком безлично
  • Уважаемый господин или госпожа: Слишком старомодно
  • Привет, друг: Слишком пугающе
  • Господа: Слишком старомодно
  • Все: Слишком прохладно

Концовка

Правильная концовка дополняет тон и содержание письма. Так как эту строку получатель читает последней, она влияет на его окончательное впечатление.

Если письмо написано в легком тоне, его можно закончить неформальной теплой подписью.

Например:

  • Спасибо
  • Еще раз спасибо
  • Всего наилучшего
  • Хорошего [дня недели]
  • Хороших выходных
  • До скорого
  • Увидимся [завтра, в среду, когда вы вернетесь]
  • С нетерпением жду нашего сотрудничества
  • С нетерпением жду нашего следующего разговора
  • С радостью выслушаю ваше мнение

Если тон письма более сдержанный, подпись должна быть соответствующей.

Например:

  • Спасибо
  • Благодарю за уделенное время
  • Хорошего вам дня [выходных]

А вот заключительные строки, которые не следует использовать:

  • Искренне: Слишком старомодно
  • Всего доброго: Слишком недружелюбно
  • От всей души: Слишком интимно
  • Сердечно: Слишком неестественно
  • — [Имя отправителя]: Слишком грубо

Имя получателя

Нужно проверить трижды, написано ли оно правильно. Можно открыть профиль этого человека в социальных сетях и сравнить.

И не стоит сокращайте имя человека, если только он не подписывает свои электронные письма именно таким образом. Если он подписывается «Миша», можно использовать сокращенное имя; если же «Михаил», то нужно обращаться к нему соответственно.

Заглавные буквы

При отправке SMS, в социальных сетях или чатах многие люди не используют заглавные буквы. Но при написании делового электронного письма это необходимо. Другими словами, нужно использовать заглавную букву в первом слове в предложении и в именах собственных.

Например: Собакам рады в HubSpot.

Тон письма

Невероятно трудно задать и поддерживать нужный тон в электронном письме. Исследования показывают, что люди существенно переоценивают, как часто их получатели правильно определяют, был ли их тон саркастичным или серьезным.

В то время как в 80% случаев они полагали, что получатели поймут все правильно, в действительности цифра приближалась к 56%.

Это означает, что половина электронных писем будет неправильно истолкована? Нет. Но это значит, что нужно тщательно подбирать слова и думать о том, как получатель может их воспринять.

Во-первых, нужно избегать фраз и слов с негативным значением. Они могут заставить человека казаться более встревоженным, раздраженным или взволнованным, чем он есть на самом деле.

Например: Ошибки, проблемы, неудача, задержка, кризис, неприятность, невезение.

Во-вторых, не стоит использовать сарказм. Есть большая вероятность, что получатель не поймет шутку, и впечатление об отправителе будет испорчено.

Например: “Я попросил бы свою команду рассмотреть это завтра, но вы же знаете, никто на самом деле не делает работу, полученную в пятницу”.

В-третьих, нужно исключить прилагательные и наречия с оценочным значением. Они делают письмо чрезмерно эмоциональными, хотя цель — выглядеть спокойно и профессионально.

Примеры: Очень, действительно, чрезвычайно, высоко, серьезно, глубоко

В-четвертых, можно подражать стилю собеседника. Следование его примеру будет гарантией, что автор случайно не обидит его. Если тот пишет короткие и прямые сообщения, нужно отвечать тем же. Если он пытается укрепить контакт, переходя на личности (например, “Я видел, что вы были на Бермудах; надеюсь, вы прекрасно провели время»), стоит сделать то же самое.

В-пятых, если есть сомнения, лучше позвонить. Каждый раз, когда предстоит потенциально напряженный разговор, хорошей идеей будет позвонить по телефону или Skype, или встретиться с человеком лично.

Шрифты и форматирование

Хочется причинить боль глазам получателя? Причудливые шрифты, яркие цвета и оригинальное форматирование в помощь.

Да, это сделает письмо гораздо более запоминающимся, но вместе с тем покажет полное незнание коммуникационных норм.

Нужно всегда использовать стандартный шрифт. Никаких цветов, кроме черного. Только стандартный размер шрифта. Не выделять жирным шрифтом или курсивом более одного слова (или ряда слов) в одном письме.

При копировании и вставке текста нужно очистить форматирование. (Команда + \ на Mac, Ctrl + Shift + N на PC.), Если не сделать этого, отрывок будет отличаться от остальной части письма.

Гиперссылки

Вставка полного URL в письмо занимает ценное место и выглядит неаккуратно. Вместо этого можно создать гиперссылку или вставить сокращенный URL.

Неправильно: Взгляните на это: https://digistr.ru/

Правильно: Взгляните на Digistr.

Приложения

Нужно указать где-нибудь в письме, что там есть приложение, чтоюы получатель не пропустил его.

Простого “я прикрепил [документ, электронную таблицу] для X” будет достаточно.

И нужно удостовериться в повторном прикреплении файлов, когда кто-то добавляется к почтовой цепи, или он не сможет увидеть их.

Подпись письма

Плохая подпись может действительно плохо сказаться на репутации. Даже если написать самое красноречивое и убедительное письмо в мире, с неудачной подписью оно будет выглядеть любительским.

Подпись в электронном письме — 7 правильных примеров для маркетолога

Стоит помнить: чем меньше — тем лучше, подпись должна быть относительно маленькой, простой и ограниченной. Там не место для любимой вдохновляющей цитаты, портрета или полного списка контактов. В идеале подпись должна включать имя, должность, номера телефона и/или сайта компании.

Поля письма

Кому: Эта область проста: адрес электронной почты человека, с которым нужно связаться.

Копия: Если хочется подключить кого-то еще, нужно добавить его адрес сюда. По сути, это означает “Эй, прочитайте это, но отвечать не обязательно”.

Этот вариант необходим, когда в письме есть релевантная информация или нужно соединить другого человека с фактическим получателем.

Скрытая копия (BCC): Эта функция также копирует контакт на адрес электронной почты, но никто помимо адресата не будет видеть, что он получили это письмо. Другими словами, если послать письмо Майклу Скотту, а скрытую копию Джиму Хэлперт, то Майкл не будет знать, что Джим тоже получил его.

Зачем использовать BCC?

Чтобы скрыть адреса электронной почты. Эта функция может использоваться, чтобы оставить чью-то электронную почту в тайне от других. Например, если рассылать группе людей письма о предстоящем событии, можно выбрать BCC для всх электронные писем, чтобы не разглашать чужие адреса электронной почты без разрешения.

Для общего сведения: BCC позволяет человеку, не включенному в тред, увидеть сообщение.

Хороший тон: BCC позволяет вежливо удалять людей из цепочки писем. Например, если босс представляет человека кому-то, это будет хорошим тоном отправить боссу скрытую копию в ответ. Это показывает, что человек ответил, не затопляя инбокс потоком писем туда и обратно.

«Ответить» против «Ответить всем»

Ответить: Этот вариант позволяет непосредственно ответить тому человека, который писал по электронной почте в последний раз. Если отвечать непосредственно на первое сообщение, ответ пойдет к оригинальному отправителю электронного письма. Но если ответить на письмо кого-нибудь другого из цепочки, в итоге ответ отправится только тому человеку.

Ответить всем: При выборе этого варианта ответ отправляется всем, чьи адреса в полях «К» или «Копия». Это полезно для сообщения информации, которая касается всех.

Если есть сомнения, лучше выбрать «Ответить». Не стоит быть раздражающим человеком.

Пересылка писем

Для соблюдения почтового этикета нужно соблюдать несколько правил при пересылке:

Некоторые электронные письма не предназначены для пересылки. Если контакт сообщает личную или закрытую информацию, нужно пересылать такие письма с больщой осторожностью.

При пересылке долгого почтового треда, хорошим тоном будет резюмировать то, что обсуждается в письмах, чтобы получатель точно знал, чего от него хотят. Нет ничего хуже, чем получить цепочку из 50 писем с примечанием, в котором просто говорится “посмотрите ниже”.

Чтобы пересланное письмо начало новую почтовую цепь (вместо того, чтобы быть частью текущего треда), нужно просто включить собственный комментарий в строку темы.

Строка темы новой ветви дискуссии: Взгляните на это! Fw: примечания со вторника

Время ответа

У всех переполненные ящики входящих сообщений и плотные графики, поэтому не всегда возможно ответить на письмо сразу же. Надлежащее время ответа зависит от человека:

Непосредственные участники команды: Ответ в течение 12 часов. Команда должна работать быстро и эффективно; к тому же, большинство писем касается оперативных вопросов.

Общие коллеги: Для всех остальных сотрудников время ответа составляет 24 часа. Не получается ответить в этот период времени? Нужно сообщить им, что письмо прочитано, и ответ будет готов к времени Х.

Внешние контакты: Если письмо не отмечено как срочное или то, на которое нужно ответить как можно скорее, подходящим временем ответа будет конец той недели, на которой это письмо получено — например, если его получили во вторник, необходимо ответить до пятницы этой недели. Для контактов высокой ценности время ответа составляет 24 часа.

Ответы при отсутствии на работе

Если сотрудник будет недоступен длительное время, автоматизированный ответ «ООО» (Out-of-Office) даст знать, что он не в состоянии ответить на сообщение до даты возвращения в офис.

Хорошие и плохие варианты для ответов ООО:

  • Хорошо: Сообщить, сколько времени сотрудник будет недоступен.
  • Плохо: Создавать ответ ООО на один день.
  • Хорошо: Предложить другого сотрудника, с которым можно связаться по срочным вопросам.
  • Плохо: Не сообщить этому коллеге, что его включили в ответ ООО.
  • Хорошо: Включить «ООО» в свой заголовок писем, чтобы люди могли легко определить автоматизированный ответ.
  • Плохо: Включать больше деталей, чем необходимо: например, где именно сотрудник проводит отпуск.

Если сотрудник берет отпуск на продолжительный период времени, может быть полезно оставить канал для связи в действительно срочных и требующих внимания ситуациях.

Отправка с телефона

Не стоит добавлять “Пишу с телефона” или “Написано на телефоне — пожалуйста, извините за опечатки”. Многие люди используют это в качестве оправдания своей лени, чтобы лишний раз не перечитывать письмо, прежде чем нажать «Отправить».

Было полезно? Оцените, пожалуйста, и поделитесь с друзьями!

Как писать email письма грамотно — E-mail этикет

5 (100%) - 1 оценок

digistr.ru

Как правильно начать письмо? - Говорим и пишем правильно

Как правильно начать письмо? 19 мар, 2012 @ 23:36

Дорогие сообщники, может растолкуете?!Почему в деловой переписке сейчас принято приветствовать человека словами "Добрый день"."Здравствуйте" вообще в дурной тон превратилось."Приветствую" можно при частом общении.Почему?

Про какие такие дела переписка, где "здравствуйте" считается дурным тоном...

Можно и вовсе избежать приветствия, начав с "Уважаемый ....!"

Я, например, когда общаюсь с редакторами, всегда вижу в начале письма "Добрый день" (даже если в этот момент утро или вечер).Спросила нескольких людей, которые в силу деятельности тоже часто обмениваются письмами (финансовая сфера, банковское дело, журналистика) - такие же ситуации. На вопрос почему так пишут? Отвечают примерно так: "Такие правила", "Этикет", это меня не убедило, поэтому пишу сюда.
1. Добрый день, Марина.2. Марина, здравствуйте.3. Марина, приветствую вас.

ИМХО, ключевые слова - "деловая переписка".

Кстати, я обычно использую вариант "дурного тона", второй.

И я. Не вижу в этом ничего криминального. Самый нейтральный вариант из возможных.
Никогда о таком не слышала, вся деловая переписка, которую доводилось видеть, как правило начиналась со слов "Уважаемый такой-то!" Но можно предположить что это образовалось, в связи с развитием переписки в соц.сетях в интернете. Люди, чаще всего друг с другом не знакомые и вовсе не желающие быть "милыми" в общении, т.к. это тоже стало "модно", заменяют пожелание здравствовать сухим "добрый день". Иногда это так и есть, а порой просто привычка.
Странно, что Вы так чувствуете. Мне вот "здравствуйте" кажется более сухим и обыденным, а "добрый день" - более личностным. :-) Это ведь, по сути, тоже пожелание - доброго, хорошего дня. Никогда не задумывалась об этом, но интуитивно действительно предпочитаю вариант "добрый день (утро, вечер)".
From:Date:
rbng1
Март, 19, 2012 21:32 (UTC)
(Link)
Деловая переписка ведется в рамках государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. "Унифицированная система организационно-распорядительной документации".Стандартом описано, что автором и адресатом письма являются организации, а не конкретные люди.Поэтому здрасьте заменено на "уважаемый(ая)", а пока-пока на "с уважением..""
Вот именно. Отсебятина со "Здрасьте", "Добрый день" - это от того, что безграмотное поколение вошло в жизнь. Или, точнее, от того, что за выполнением ГОСТов никто не следит.

Сколько себя помню, вся деловая переписка начиналась с "Уважаемый ..." и заканчивалась " С уважением..."

From:Date:
dariel
Март, 19, 2012 21:55 (UTC)
(Link)
боятся ошибиться с таком сложном слове? :)

вообще, "здравствуйте" кажется слишком длинным и тяжеловесным, а бизнес нынче быстрый-быстрый, может, поэтому...

с другой стороны, "добрый день" тоже не фонтан, когда пишешь в два часа ночи, а клиент прочитает в 9 утра... :)

Не совсем понятно, что имеется в виду, потому что даже в деловой переписке степень знакомства определяет форму письма. Например, вы сами как приветствуете?
Начинаю с "добрый день, Colored_way", а в последующем общении пытаюсь подстроиться под собеседника.
From:Date:
jak40
Март, 19, 2012 22:16 (UTC)
(Link)
> Почему?- По глупости.
А я думаю, что "Здравствуйте" не имеет никакого отношения к "дурному тону", наоборот это офицальное приветствие, а вот "Добрый день" звучит как неформальное обращение. Избегая официоза в переписке, автор старается расположить к себе с первых слов, обращаясь к адресату как к давно знакомому человеку.
Точно! Абсолютно согласна.
Что по-настоящему бесит, так это первая строчка "Доброговремени суток!" А "Здравствуйте!" - вполне нормально: когокоробит от пожелания быть здравым и здоровым? ))
From:Date:
ziavra
Март, 20, 2012 05:05 (UTC)
(Link)
Почему бесит?

Edited at 2012-03-20 05:06 (UTC)

From:Date:
vvolod
Март, 20, 2012 02:17 (UTC)
(Link)
Я пишу "здравствуйте", а кто считает это дурным тоном, меня как-то не волнует.

Приветствую - чудовищно

pishu-pravilno.livejournal.com

Основные правила написания современного письма

Содержание

 

Введение

  1. Основные правила написания современного письма
  2. Этикет написания письма в современном бизнесе
  3. Отношение к переписке в прошлом веке
  4. Примеры написания письма в прошлом веке и современном мире
  5. Разновидности писем по их характеру

Заключение

Список используемой литературы

 

Введение

 

Цели и задачи: углубить и расширить знания, полученные за курс основной школы. Я читала много материала по этикету написания письма, культуре речи, и хотела бы поделиться этими знаниями. Я считаю, что правила хорошего тона – это актуальные проблемы нашего времени.

Слово «этикет» - французское, толкуется оно как «установленный порядок поведения где-либо». Но не случайно оно стоит рядом со словами: «этика» и «этикетка». Этика занимается нормами поведения, а этикетками изначально называли специальные карточки, на которых фиксировались основные правила. Такие этикетки раздавались во Франции при королевском дворе Людовика XIV, чтобы каждый мог свериться – правильно ли он поступает в той или иной ситуации. Но, конечно же, общие правила этикета – те, которые мы применяем сейчас – появились задолго до «этикеток». Вопросы воспитанности, поведения, манер волновали людей давно. Первая книга об этом так и называется – «О правилах поведения» и была издана еще в 1204 году. Сейчас нам покажутся смешными и нелепыми рекомендации, которые содержались в самом первом российском своде хороших манер, изданном в 1772 году. Называлась эта удивительная книга «Юности честное зерцало, или Показания к житейскому обсуждению».

Да, этикет, прежде чем стать таким, как сегодня, претерпел немалые изменения. Но основные правила остались теми же, что и в книгах Платона, Аристотеля, Декарта…. Ибо фундамент этикета – воспитанность, вежливость, уважительное отношение к себе и окружающим.

Но правила хорошего тона заключаются не только в умении расположить к себе собеседника, сервировать стол, встречать и провожать гостей, красиво выглядеть, избежать конфликтных ситуаций. Наша культура поведения особенно ярко проявляется и в умении написать письмо. Нередко, взявшись за ручку, мы чувствуем растерянность, не умея найти нужных слов для рекомендации или для выражения соболезнования. Мы так любим получать письма, но не любим их писать. А может быть, просто не умеем? Не хватает этикета написания письма?

 

1.Основные правила написания современного письма

 

К сожалению, эпистолярный жанр сейчас отмирает, вытесненный современными ритмами, темпами, телефонной связью. Мы удивляемся и восхищаемся, перечитывая изданные тома писем Пушкина, Толстого, Чехова. И более ранние – времен Древнего Рима. Привлекает и их форма, и содержание, и само по себе оформление – четкое, выверенное, аккуратное, в котором чувствуется уважение к адресату.

Письма бывают личные, официальные и деловые. Соответственнои требования к их содержанию и оформлению различны. Конечно, каждый пишет письма по – своему, исходя из отношений с адресатом, информации и состояния. Один считает, что достаточно сообщить о своем здоровье, другой же, наоборот, на нескольких страницах описывает прогулку по осеннему лесу или посещение консерватории. Содержание письма – это дело воспитанности и необходимости, хотя и здесь следует помнить, что тон должен быть выдержанным, мысли хорошо продуманы и логически выстроены. Не обижайте других отписками – лучше сообщите, что сейчас вы заняты или не в том настроении. И поэтому подробное письмо напишите на следующей неделе. Помните, что поспешно написанное послание может сослужить плохую службу – ведь что написано пером, то не вырубишь топором. Наша неряшливость или обидная для другого мысль будет постоянно попадаться человеку на глаза, если он хранит письма.

Если вы пишете от руки, то почерк должен быть разборчивым, аккуратным, исключающим неправильное прочтение слова. Если же текст отпечатан на машинке, то подписать его надо от руки. Для написания писем не следует использовать карандаш, так как это затрудняет чтение.

Особое внимание надо обращать на бумагу и конверт.Желательно, чтобы бумага была белой и плотной, ровной, а конверт – не просвечивающимся.

Если вы решили кого–либо пригласить на торжество, или пишете благодарственное письмо, или поздравляете со знаменательной датой – пишите только от руки, это придает посланию особую теплоту, доверительность. Любое письмо – как личное, так и деловое – должно начинаться с даты. Ее место – правый верхний угол первой страницы. Ставя ее, помните, что правила хорошего тона требуют, чтобы на полученное письмо отвечали в среднем через пять дней после его получения. Письмо начинается с обращения, расположенного посередине листа. В личных письмах обращение диктуется этическими нормами и, конечно, тем, как вы привыкли называть ваших друзей или близких, или членов семьи: «Дорогая мамочка», «Милая сестренка», «Здравствуй, Николай». Каковы ваши отношения с адресатом, таковы и обращения. Но в любом случае нельзя оставлять письмо безымянным. Если в письме несколько страниц, проследите за тем, чтобы конверт был достаточно велик и чтобы все страницы были пронумерованы. Завершается письмо добрыми пожеланиями и выражением своего отношения к адресату: за этим следует подпись. Например: «Желаю Вам всего самого доброго», «С уважением…». Итак, культурно оформленное письмо состоит из:

  1. даты;
  2. обращения;
  3. основного текста;
  4. заключительной формулы вежливости и подписи, если письмо адресовано близкому человеку. Например: «Твоя Наташа» или «Целую, ваша Люба».

Лист складывается так, чтобы текст был внутри. Следовательно, писать письма надо на одной стороне листа. Даже если оно короткое, состоит из нескольких предложений, все равно используйте целый лист, а не часть его. За неимением белой нелинованной бумаги часто пользуются обыкновенными ученическими тетрадями. В этом случае края желательно подровнять ножницами, чтобы лист не был неряшливым.

Что касается художественных открыток, то они предназначены для поздравления или краткого сообщения. По возможности открытки тоже запечатываются в конверт, тем более, если текст содержит информацию личного, интимного характера. Адрес должен быть точным и написан четким почерком. Указывается почтовый индекс, город, улица, номер дома и квартиры и фамилия с инициалами.

Письма, адресованные не вам и попавшие к вам по ошибке, читать нельзя;так же, как нельзя без разрешения писавшего давать полученное вами письмо другим людям. Родители, перехватывающие и читающие письма своих детей, рискуют испортить свои с ними отношения. Переписка – личное дело тех, кто ее ведет.

Слог письма должен воспроизводить в точности правильный ход разговора; он должен быть ясен, прост и сжат. В искусстве составлять письма играет весьма важную роль умение отличить того, к кому мы пишем, дать верный тон своему письму, который согласовался бы с теми чувствами и отношениями, в которых мы действительно находимся с лицом, к которому пишем. Нужно сообразоваться, во – первых, с возрастом, во – вторых,с уважением к женщинам, старикам, в – третьих, с душевным состоянием лиц, к которым мы пишем. Не тактично писать об удовольствиях человеку, который удручен в это время каким – либо горем. Не следует похваляться роскошью перед теми, кому судьба предоставила лишения и горькие испытания.

Мужчина должен писать к женщине в самой почтительной форме; правило это должно быть соблюдаемо даже и в том случае, если он по своему положению стоит гораздо выше ее. Кто бы он ни был, к кому мы пишем, никогда не надо выражать чувств, которых мы к нему не питаем. Следует быть осторожным и никогда ни о ком не писать ничего дурного. Отосланного письма не вернуть, и мы уже не в состоянии исправить необдуманного. Если случится писать под влиянием чувств гнева, то лучше отправку письма отложить до следующего дня: иногда минутная несправедливая вспышка может уничтожить самые добрые отношения даже между самыми близкими людьми.

В переписке нужно избегать двусмысленностей. Письменная передача мыслей имеет большой недостаток. Она не обладает свойством передачи тона голоса и выражения лица пишущего. А всякий из нас знает, какое огромное значение имеют в разговоре тон и взгляд. Можно прочитать одну и ту же фразу десятью разными тонами, и каждый раз она будет иметь новый смысл. Поэтому нужно писать с величайшей осмотрительностью. И весьма снисходительно относиться к получаемым нами письмам.

Письма к отцу и матери должны носить характер почтительной привязанности.

Этикетом в письмах следует назвать известные формальности, установленные обычаем.

Письма, поздравляющие с Новым годом, посылаются обыкновенно заранее; это делается для того, чтобы они были получены накануне праздника, или же в самый день Нового года.

Срок этот соблюдается в отношении родных. Относительно же друзей и знакомых срок поздравлений продолжается всю первую неделю Нового года, а остальных можно поздравлять в продолжение всего января. Красоты почерка не требуется, но писать неразборчиво так же неприлично, как говорить невнятно. Крайне досадно получать письмо, смысл которого нужно угадывать. Очень невежливо вместо подписи ставить одну лишь букву. Высокопарность в письме также нелепа и смешна, как и в разговоре. Если вы употребляете в письме второе лицо, то всегда пишите большое «В».

Подписываться в письмах «Ваш покорный слуга» теперь уже не принято. Вместо этого пишут: «Готовый к услугам» или «Преданный вам».

Служебные письма печатаются только на машинке и оформляются более строго. Для написания используют лишь одну сторону листа, на котором располагают заголовок, дату, адрес и фамилию получателя (или названия учреждения), сам текст и указания на приложения. И непременно: «Искренне Ваш», «С уважением».

Подпись ставится на правой стороне листа, под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающегося печатается на машинке под его рукописной подписью. Можно обойтись стандартным конвертом для международной почты, но следует иметь в виду, что за рубежом все достаточно крупные фирмы имеют свои конверты, на которых в несколько усеченном виде повторяют те же сведения, что и на бланке. Фирменный конверт не только поднимает престиж вашей организации в глазах зарубежного партнера, но и избавит вас от необходимости сообщать обратный адрес. Написание письма – это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях. Даже мелкое несоблюдение правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения.

 

2. Этикет написания письма в современном бизнесе

 

Особо хотелось остановиться на этикете письма в современном бизнесе. Здесь существуют определенные каноны написания письма, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.

Бумага для письма должна быть абсолютно чистой, аккуратно обрезанной. Желательно иметь фирменный знак письма с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, телефаксом и банковскими реквизитами.

Служебное письмо печатается на машинке на лицевой стороне без помарок. Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами. Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см. Печатается текст через полтора – два интервала. Абзац начинается с красной строки, с отступлением пяти интервалов от поля. Рекомендуется избегать переноса слов. В правом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится дата отправления письма. Сокращения дат типа 16.10.2004г. в международной переписке не употребляется. Необходимо писать полностью число, месяц и год. Наименование фирмы или фамилия и адрес лица, куда направляется письмо, проставляется на левой стороне, чуть ниже строки с датой. Еще ниже, на левой стороне листа с отдельной строки пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов по-русски «Уважаемый господин (мистер)» и фамилия адресата.

Если вы пишете своему партнеру впервые, необходимо начать с представления фирмы, ее целей и задач. Еще лучше послать партнеру буклет с подробной информацией о фирме. Однако рекламный материал не должен быть объемным. Текст должен быть на языке вашего партнера. Заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение.

 

15.05.2007

Уважаемый господин Смит!

Мы узнали Ваше имя во время пребывания представителя нашей фирмы в Германии. Наш агент посетил туристическую контору города Дюссельдорфа в связи с организацией экскурсий в Германию российских школьников на период летних и зимних каникул, и сотрудники конторы любезно предоставили ему всю необходимую информацию, касающуюся Вас и Вашей фирмы. Нам стало известно, что Вы уже несколько лет успешно занимаетесь организацией экскурсий для учащихся немецких учебных заведений по странам Европы и Латинской Америки, и мы уверены, что Вас заинтересует наше предложение – организовать путешествия ваших школьников по нашей стране.

Наша фирма, которая в этом году отмечает свой юбилей – 10 лет успешной деятельности, - является крупнейшим туристическим агентством в Москве и у нас есть конторы и представительства во всех крупных городах России. Мы уже организовали путешествия французских и итальянских учителей и школьников по России и полагаем, что имеет смысл обменяться нашим опытом в этой сфере деятельности и заключить договор о сотрудничестве на взаимовыгодных условиях.

Представитель нашего экскурсионного бюро будет находиться в Германии с 1 по 10 июня и будет рад встретиться с Вами для обсуждения вопросов, связанных с заключением предполагаемого договора о сотрудничестве. Мы будем весьма признательны Вам, если Вы заблаговременно сообщите нам по факсу, какая дата и время наиболее подходит для Вас. Очень надеемся на общее сотрудничество.

С уважением, директор фирмы А.А.Иванов

 

3. Отношение к переписке в прошлом веке

 

В своем реферате мне хотелось бы написать о том, как относились к переписке в прошлом веке. Уверена, что основные ее положения приемлемы и сейчас, в 21 веке. Есть смысл перенять и некоторые правила, бытовавшие тогда. Потому что значительная часть хороших манер – это не дань моде, не сиюминутные веяния, а отшлифованные временем правила, следование которым избавляет нас от неудобств, принося радость от общения. В книге «Жизнь в свете, дома и при дворе» сказано:

  1. Молодая девушка никогда не пишет мужчине, даже от имени своих родителей, который не приходится ей сродни;
  2. Женщина не должна переписываться с мужчиной, который ей не муж;
  3. Дети, в каком бы возрасте они ни были, находясь в разлуке с родными, должны писать родителям в Новый год, в именины и в дни рождения их. Письмо служит для детей отрадным утешением в разлуке с родителями, так как дает им возможность хотя и заочно, но все–таки лично выразить те чувства, которыми исполнено их сердце.

Письма к отцу и матери должны быть полны привязанностии покорного доверия;

  1. Когда молодая особа пишет к своим подругам, она может принять шутливый тон и предаться излияниям дружбы; но в письме ее не должно быть того смирения, которым отличается письмо к старшим;
  2. Когда кто-нибудь берет на себя обязательство передать кому-либо письмо, он обязан передать его нераспечатанным;
  3. Вежливость предписывает не задерживать ответного письма, чего всеми силами надо избегать;
  4. Каждое письмо состоит из четырех частей.
    1. Обращение начинается титулом, когда обращаемся к лицу титулованному или просто именем, отчеством и фамилией.
    2. Выступление начинается с какой-нибудь любезности, пожелания.
    3. Изложение о предметах, интересующих адресата.
    4. Заключение состоит в заявлении чувств преданности и почтения.

Постскриптум: при законченномуже письме иногда вспомнится то, что в него не вошло, а упомянуть непременно следует. Тогда в конце письма, обыкновенно под подписью, ставится знак«PS» и за ним приписывается забытое. Это добавление употребляется с короткими знакомыми, но избегается с высшими особами. Переписка ведется на почтовой бумаге белого цвета. Приличие требует, чтобы письмо было написано четко, во избежание затруднения читать его. Особенно внятно, без ненужных росчерков, должно писать свою фамилию. Часто случается – получивший письмо не может догадаться, от кого оно, и поэтому оставляет его без ответа. Конверты употребляются соответственно формату бумаги. В каждом письме ставится дата, т.е. значение месяца, числа, а иногда и года.

В моем реферате много рассуждений об этикете русского письма. Но очень бы хотелось привести конкретные примеры эпистолярного жанра прошлого века. Личные письма, благодарности, поздравления, приглашения… В них столько такта и благородства, достоинства и души!

4. Примеры написания письма в прошлом веке и современном мире

 

С Новым Годом.

Милостивый Государь Алексей Игнатьевич!

Все семейство наше, поздравляя Вас с Новым годом, желает Вам всякого благополучия и долгоденствия, и чтобы наступивший год для Вас был счастливее минувшего. Примите уверение в глубочайшем к Вам почтении.

П. С. …

 

С законным браком.

Милостивый Государь Алексей Игнатьевич!

Радуюсь Вашему благополучию, долгом считаю поздравить Вас с законным браком и засвидетельствовать Вам свое искреннее желание, чтобы Всевышний благословил Вас всеми возможными благами, даровал Вам безмятежное спокойствие и ничем не нарушаемое согласие. Прошу Вас не лишать меня прежней дружбы, ценимой мною очень высоко.

Глубоко уважающий Вас и неизменно преданный Вам П. Л....

 

Приведенные выше образцы послужили мне хорошим примером при написании писем моему лучшему другу. Одно из них мне хочется прочитать в своем реферате.

 

Любовное письмо девушки к юноше.

15.05.2007

Мой дорогой и любимый!

Я пишу тебе письмо – первое письмо в моей жизни, в котором я говорю о своей любви тебе! Чувства так переполняют меня, что я нуждаюсь высказаться. Сердце мое сильно бьется. Сегодня утром я включила свое любимое радио «Орфей», которое целый день передает классическую музыку, и получила неожиданный подарок: звучит концерт Брамса для скрипки с оркестром! Я много раз слышала его в разных исполнениях, но каждый раз мне хочется погрузиться в эту музыку, словно в кристально-прозрачную воду, и уплыть – далеко-далеко. Туда, где нет пространства и времени, а есть только музыка, и все живое живет ее звуками, и в ней все люди существуют не отдельно друг от друга, а вместе со всеми, ощущая такую близость и любовь, что слова им не нужны – они говорят и отвечают музыкой! Мне ничуть не стыдно своего восторженного состояния, я знаю, ты поймешь меня! Ведь ты сам тоже любишь и понимаешь музыку. И это она познакомила нас с тобой. Я помню, как мы с тобой в большой компании нашего класса проходили мимо какого-то дома и из открытого окна доносились волшебные звуки Моцарта, а ты остановился и стал слушать. Мы позвали тебя, а ты даже не услышал нас. Тогда я подошла к тебе и сказала: «Я тоже очень люблю этот концерт!» Прежде я никогда не обращалась к тебе, и мы ни о чем не разговаривали. А потом мы отстали от всех и долго гуляли и говорили о музыке, и стали вместе ходить на концерты. И я не знаю, как это произошло, и когда – мы полюбили друг друга. Сейчас мне кажется, что это было всегда! Растаяли в воздухе заключительные аккорды, но музыка не кончилась – она во мне. Моя душа спокойна, как зеркальная поверхность моря, когда ветер не волнует его. Я допишу свое письмо, встану из-за стола и пойду к тебе. Мы вместе будем слушать музыку наших чувств, мыслей, надежд – пусть это будет ВСЕГДА!

 

5. Разновидности писем по их характеру

 

Как известно, письма можно разделить по их характеру на деловые, дружеские, церемонные. Естественно, каждое из них имеет свои особенности, которым мы должны следовать в переписке.

Просьбы и прошения.

Писем, содержащих в себе просьбу, такое множество, предметы и причины их так разнообразны, что перечислить их невозможно.

Мы просим и о совете, и об услуге, и о месте. Мы просим у знакомых, у друзей, у чужих, у ниже и выше нас поставленных. Поэтому каждый раз, смотря по предмету и личности, просьба должна быть выражена в другой форме. И чем яснее и толковее изложена просьба, тем больше шансов на успех. В каждом прошении, вслед за разъяснением повода к просьбе, следует изложить причины, которые вынуждают нас обратиться с нею. Затем, коснувшись наших, зависящих от успеха, выгод, упомянуть об обязательствах, которые мы принимаем на себя относительно других лиц. В особенности внимательно надо обсудить все то, что мы хотим сказать в нашу пользу, чтобы оно не имело вида хвастовства или излишней уверенности в наших преимуществах. Мы должны выразить свою просьбу просто и скромно, но не униженно или высокомерно. Составляя прошение, необходимо помнить:то, что мы пишем, отражает наши мысли и наши чувства. Поэтому важно, чтобы читающего нашу просьбу расположили в нашу пользу не только слова, наши выражения, доводы, но и искренность и уверенность в его помощи и содействии.

Каждая благовоспитанная личность должна дать ответ в возможно короткие сроки. Каков бы он ни был, утвердительный или отрицательный, должен быть дан в крайне вежливой форме.

Благодарственные письма.

Личность, которой оказали услугу или приняли участие в ее судьбе, обязана выразить свою благодарность, хотя бы ее и не ожидали. Содержание подобного письма составляет выражение сердечной, искренней благодарности. Много уверять в готовности услужить не следует: может создаться впечатление, что мы не имеем доверия к бескорыстию других. Но если узнаем о возможности отплатить за услугу услугой, то следует воспользоваться этим случаем.

Извинения.

Они посылаютсяв том случае, если обители или оскорбили чем-нибудь. Извиняясь, надо быть откровенным и придерживаться истины. Искреннее признание вернее всего располагает к прощению. Если делаете извиниться за необдуманно сказанное слово или за оскорбительного содержания письмо, то следует сначала совершенно успокоиться, дать пройти минутной вспышке, - кто действует под влиянием гнева, тот никогда не поступает правильно. Только тогда ваше письмо с извинениями может достигнуть желаемой цели, если оно написано совершенно спокойно и предварительно серьезно обдумано.

Поздравления.

Поздравления пишутся только в случае радостного события. Следует стараться, чтобы они были по возможности кратки. Между родственниками или близкими друзьями можно еще позволить себе упомянуть в них о постороннем предмете, но относительно мало знакомой личности упоминание всего не относящегося к делу, неуместно.

Бумага с хорошенькой виньеткой совершенно подходит для поздравления себе равных. На Новый год многие пользуются первым или последним в году письмом, чтобы выразить свои поздравления и пожелания к Новому году. В его содержание должны входить воспоминания о прошедшем годе, о здоровье и о случившихся приятных получателю событиях. Следует пожелать в новом году здоровья, радости, благополучия и хорошо провести наступающий год.

Поздравления по случаю свадьбы всегда посылаются в форме письма. В них следует высказать участие в семейной радости по случаю счастливого события. Необходимо упомянуть (если знаем жениха и невесту), что их хорошие качества составят залог их будущего счастья, и окончить письмо пожеланиями счастливого будущего и всегда безоблачного неба в брачной жизни молодых.

Рождение ребенка – событие, тоже требующее письменного поздравления. Содержание его состоит в выражении нашей радости по поводу счастливого события, несколько слов о маленьком, и, наконец, пожелания счастья как ребенку, так и его матери. Высказать свое участие к последней необходимо.

Соболезнование.

Письма, выражающие соболезнование, самые трудные, так как вообще помочь горю словами почти невозможно. Поэтому цель этих писем – не желание утешить, а только выразить свое участие или соболезнование. Помогают перенести утрату добрые, хорошие воспоминания, которые дорогое нам лицо оставило по себе в памяти всех, его знавших.

Размолвка или окончательный развод двух до сих пор любивших друг друга людей тоже заслуживает соболезнования. В какой форме выражено будет участие – зависит от обстоятельств; но деликатность, такт всегда благотворно влияющие на больное сердце, должны быть и в этом случае главными руководителями при составлении письма.

 

Заключение

 

Исследуя материал по этикету эпистолярного жанра, я пришла к выводу, что современное письмо претерпело немало изменений и, к сожалению, не в лучшую сторону. Не хватает чувства уважения к адресату, такта, благородства, души. Поэтому нужно уважительнее относиться к переписке.

Перечитывая образцы этих писем, ловлю себя на мысли, что некоторые и сегодня, в 2007 году, можно копировать почти в точности. Не сомневаюсь, приведенные примеры не будут лишним для нас, людей электронного века, которым хорошим пример тоже не помешает.

Вы любите получать письма? Тогда научитесь их писать. Хороших манер не бывает много, зато их отсутствие заметно всегда.

 

Список используемой литературы

 

  1. Культура устной и письменной речи делового человека. Справочник. Москва, 1997г.
  2. Л.А. Глинкина. Речевой этикет в частных письмах 19 века.
  3. В.Е. Гольдин. Этикет и речь. Саратов, 1978г.
  4. А.А. Акишина. Русский речевой этикет. Москва, 1983г.
  5. Н.И. Формановская. Речевой этикет и культура общения. Москва, 1989г.
  6. С.В. Шевцова. Речевой этикет. Справочник. Москва, 1990г.
  7. М.А. Кронгауз. Изменения в современном речевом этикете. Жизнь языка. Москва, 2000г.
  8. М.В. Колтунова. Язык и деловое общение. Москва, 2000г.

znakka4estva.ru

Как правильно написать письмо

Как правильно писать письма: 6 составляющих убедительного письма

Электронная переписка всегда была и остается основным способом коммуникации в деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину успеха. Но такие письма умеют составлять не все. Иногда, читая письмо с деловым предложением, становится не совсем понятно, что конкретно вам хотят предложить, какую именно выгоду вы от этого получите и зачем вы вообще потратили свое время на прочтение и осмысление этого письма.

Умение писать правильные, убедительные письма приходит с практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джефри Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts», предлагает свою простую систему составления убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.

Copyright Shutterstock

1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать

Основная цель письма — сделать так, чтоб получатель принял определенное решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще раз о том, чего именно вы хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?

В данном случае, неопределенность — ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо.

2. Начинайте письмо с вашего заключения

Ваш вывод является утверждением того решения, которое должен принять получатель, основываясь на содержании вашего письма.

В школе нас учили всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все слишком заняты для того, чтобы оценивать ваши литературные способности. Поэтому вы должны сразу переходить к делу.

К примеру, вы хотите получить от своего начальства разрешение на установку спортзала в одном из помещений вашей компании.

Неправильно:

«Джим, Как вы знаете, прогулы сотрудников на данный момент является основной проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу компанию, так и на другие компании в нашей отрасли… бла-бла-бла… Таким образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство тренажерного зала в главном офисе нашей компании.»

Правильно:

«Джим, Я хочу, чтобы вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе.»

3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев

Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.

Неправильно

«Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников. Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами. Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»

Правильно

«Тренажерный зал в офисе позволит: — уменьшить прогулы

— увеличить общую продуктивность»

4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами

Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более. Для каждого аргумента нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?

Неправильно

«Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе.»

Правильно

«Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья среди 1.000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования.»

5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию

В конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале. Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким образом вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Этот призыв должен быть простым и конкретным.

Неправильно

«Мы будем очень благодарны вам, если вы поддержите этот проект.»

Правильно

«Если вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс.»

6. Укажите выгоду в строке темы письма

Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.

В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.

В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.

Неправильно

«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»

Правильно

«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»

Интересно ваше мнение. Как бы вы отреагировали на оба варианта и какими правилами руководствуетесь вы во время составления подобных писем?

lifehacker.ru

Как правильно написать письмо

Необходимость в умении грамотно и красиво писать письма не утратила актуальности и в наше время, когда бумажные послания – это уже скорее отголосок прошлого. Но ведь совершенно не важно, в каком виде вы отправляете свое письмо (электронной или обычной почтой) и кому (чиновнику, потенциальному работодателю или другу), грамотность должна присутствовать всегда.

Примерные варианты того, как нужно писать письма, вы можете подглядеть в разделе «образцы документов» на данном сайте. А сейчас речь пойдет об основных правилах, касающихся оформления и написания писем. Все существующие письма можно условно разделить на три категории:

  • личные – родителям или близким родственникам, любимому человеку, лучшим друзьям, они подразумевают использование неформального стиля изложения;
  • полуофициальные письма, в эту категорию включена переписка по вопросам, которые касаются лично вас, с различного рода организациями; например, с банком по поводу состояния счета или кредитной задолженности, с интернет-магазином о вопросах покупки и доставки товара;
  • служебные или деловые письма, они требуют строгого соблюдения делового стиля изложения и оформления.

Правила написания личного письма

Писать личные письма – это чаще всего приятное занятие, ведь порой это бывает единственно возможный способ общения с родными и близкими людьми. Здороваться нужно всегда, и письмо не исключение. Для данной категории писем вполне подойдет разговорное слово «Привет!».

В том случае, если вы отвечаете на чье-то письмо с опозданием, то будет хорошо, если вы дадите краткое объяснение своей задержки. Если переписка продолжается, то после приветствия можно ответить на все вопросы, которые были вам заданы.

При столь неформальном стиле общения весьма уместны будут шутки, описание каких-либо событий с вашей точки зрения, рассказ о реакции на них окружающих, общих знакомых т.д. Использовать можно все, что придаст вашему письму содержательности и интереса для адресата. Сейчас приветствуется активное использование смайлов для более яркого и наглядного выражения ваших чувств.

Пишите искренне, проявляйте интерес к человеку, которому пишите, задавайте вопросы, способствующие продолжению общения. В заключении обязательно выражайте свои чувства словами, например, «жду ответа с нетерпением», «люблю» и пр. Не забывайте в конце письма ставить подпись (особенно часто это упускается при написании электронных писем) ведь адресат не всегда может догадаться по адресу, от кого оно. Перед тем как отправить письмо, всегда его перечитывайте – это поможет избежать грамматических и других ошибок, которые, кстати, могут расцениваться как неуважение.

Как написать полуофициальное письмо правильно

Полуофициальные письма «не любят» проявления чувств и сентиментальности, излагайте только суть вопроса и факты, четко и последовательно, без лирических отступлений. Хорошо, если манера изложения будет простой и логичной. Особенно важно соблюдать это при написании различного рода жалоб.

Сейчас от руки письма практически не пишутся. Наиболее оптимальный вариант для полуофициальных писем – это предварительно набрать его в электронном виде на компьютере, затем распечатать на стандартном листе, поставить свою подпись и отправить обычной почтой. Если такой возможности нет, и вы пишете от руки, то старайтесь регулировать свой почерк, писать аккуратно и разборчиво, особенно различного рода данные (имя, фамилию, сведения о прописке, адрес для ответа).

То, что написано разборчиво, гораздо легче прочитать. А, следовательно, вы убережете себя от лишних проблем и недопонимания. Очень часто фамилии бывают сложными, как на слух, так и при написании. Сотрудники организации при неразборчивом почерке могут прочесть неправильно, ошибиться даже в одной букве при регистрации письма. Впоследствии при электронном поиске в большой базе данных процесс может не дать результата.

По негласным правилам в правом верхнем углу принято указывать адресата. В качестве подсказки предлагаем несколько примеров. Все они допустимы, а детали зависят от вас, в том числе от того, располагаете ли вы данными о должностных лицах, о наименовании структурного подразделения:

ГКУ Центр занятости

населения по г. Н.

или

Руководителю ГКУ Центр

центр занятости населения такой или этакой

И.О. Фамилия

иначе

Администрация г. Иваново

такой-то Департамент (название)

еще

Главному редактору

журнала «Молодость»

У.Т. Коломенскому

и еще

ОАО «Свадьба»

Главному инженеру

К.Ф. Чиркину

либо физическому лицу

Тужилову О.О.

ул. Луговая, д. 145, кв. 217,

г. Иваново, 425700

После указания данных адресата пишите свои: ФИО (полностью), фактический адрес проживания, куда может быть направлен ответ, номер телефона (домашнего и/или сотового)

Если ваше обращение повторно, то обязательно делайте ссылку на предыдущие письма и ответы, которые вам дали на них. Оформляйте следующим образом: «На № (исходящий номер присланного ответа) от 30.09.2014 г.». Располагайте текст ссылки слева над текстом. Обратите внимание на рисунок, где изображена схема письма. Такое указание значительно упрощает обработку входящей корреспонденции и ответ, полученный вами, будет составлен с учетом предыдущей переписки по обсуждаемому вопросу.

Разумно начинать текст письма к человеку, имя которого вы знаете со слов «Уважаемый…!», а заканчивать его необходимо словами «С уважением…!».

К письму обязательно прикладывайте документы, подтверждающие вашу правоту, если они имеются. Указывайте об этом либо в тексте самого письма, либо внизу с тематическим подзаголовком «Приложение: ». Указывайте точные названия документов, их оригинальность (или копии). В дальнейшем, если вдруг потребуется, вы легко сможете доказать, что именно вы отправляли в письме.

Приведем несколько примеров:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

или

Приложение: копия справки о составе семьи … на 1 л. в 1 экз.

Не забывайте всегда в своем обращении указывать:

  • личные данные, а именно: имя, отчество и фамилию;
  • личный адрес, на который адресат должен направить свой ответ;
  • дату и подпись.

Если указанные данные будут отсутствовать, то ваше письмо попросту сочтут анонимным. Подобные письма либо вообще не рассматриваются, либо принимаются к сведению, но ответа вы не получите. Срок, в течение которого органы власти должны вам ответить при надлежащем указании всех данных, составляет один месяц с момента регистрации письма.

Все письма (особенно, содержащие жалобы) в органы власти пишите в двух экземплярах (один – для них, второй – для себя). Можете обратиться в нужную организацию лично. В этом случае сотрудник, принимающий входящую корреспонденцию (канцелярия, общий отдел, секретарь), обязан поставить на обоих экземплярах отметку о получении (с номером, под которым зарегистрировано письмо) с датой. Если в организации слишком большой объем входящих писем, и сразу номер не ставят, то настаивайте на том, чтобы вам поставили хотя бы именной штамп организации и указали дату. Данный факт очень важен, если необходимо соблюдение сроков или подтверждение факта обращения.

Ехать лично не обязательно, можно отправить ваше обращение с ближайшего отделения почтовой связи в виде заказного письма с уведомлением. Результат будет аналогичным. Узнать судьбу своего письма можно, позвонив в организацию, либо просто дождавшись ответа.

Ответы на письма бывают разные, если вам не дали развернутого и понятного объяснения, а просто отписались, то имеет смысл обратиться повторно. Факты повторного обращения граждан по одному и тому же вопросу в некоторых организациях отслеживаются. Либо пишите жалобу, можно даже направить ее в вышестоящие органы. К таким обращениям отношение более внимательное.

Все, что касается правил деловой переписки имеет более важное значение, и об этом стоит поговорить подробно в отдельной статье.

delo-pro.ru

Как правильно написать письмо

В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).

Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе «образцы документов» на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории:

  • личные – своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень (используют неформальный стиль),
  • полуофициальные – переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас (например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т.п.),
  • деловые (служебные) письма – нужен официально-деловой стиль изложения и предъявляются строгие требования к оформлению.

Как правильно написать личное письмо

Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми. Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!».

В случае если вы задержались с ответом, вежливо будет извиниться и упомянуть о причинах. Если вы уже в состоянии переписки с адресатом и вам были заданы вопросы, то самое время ответить на них сейчас. Потом после вводной фразы «у меня все хорошо» можно переходить к изложению событий, написать о том, что вас волнует.

Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала. Одним словом используйте все, что сделает ваше письмо интересным. Хорошо оживят личное письмо смайлики, вопросы типа «ну как?», «правда, отлично?».

Старайтесь быть искренними. Поинтересуйтесь, как идут дела у вашего адресата, задайте в свою очередь вопросы для продолжения переписки. В конце выразите свои чувства, например, «люблю», «хотелось бы встретиться», «с нетерпением жду ответа» и т.д. Обязательно поставьте свою подпись (по электронной почте часто пропускают), а ведь адресат может так и не догадаться от кого письмо (по электронному адресу не всегда понятно). Перечитайте письмо и если необходимо исправьте ошибки. Людей обычно они раздражают и показывают недостаток уважения.

Как правильно написать полуофициальное письмо

Полуофициальные письма должны быть по возможности краткими и четко излагать суть вопроса. Приветствуется проста и логичность. В плохом расположении духа хорошего письма не составить. И лучше исключить всякие лирические отступления от темы и проявление эмоций, а сосредоточиться на доказательной базе (особенно важно для жалоб).

Написать письмо я советую с помощью компьютера, затем распечатать на обычном белом листе формата А4 и поставить подпись ручкой. Допускается составление писем в рукописном виде. В этом случае пишите разборчиво и аккуратно, особенно фамилию.

Раз разборчиво, то легко прочитать. Сейчас в серьезных организациях часто ведется регистрация документов в электронном виде. Ваша фамилия (она может быть красивой, но замысловатой) хорошо известна только вам. Если в ходе регистрации вашего письма заменить хоть одну букву в фамилии, то потом электронный поиск в огромной базе данных вроде как не найдет вашего обращения. И вам будет проблематично узнать зарегистрировано ли оно вообще, хотя впоследствии ответ может и дойти.

Адресата принято всегда указывать в правом верхнем углу письма. Приведу несколько вариантов вам в помощь, они все допустимы. Все зависит от ваших предпочтений, и знаете ли вы наименование структурного подразделения или должностных лиц адресата:

Федеральная служба по труду и занятости

или

Руководителю Федеральной службы такой или этакой

И.О. Фамилия

по-другому

Администрация Волгограда Департамент такой-то – его название

еще

Главному редактору Издательского дома «Пшик»

Е.Ф. Кагайловскому

и еще

ООО «Переполох» Главному бухгалтеру

А.И. Квочинской

любому физическому лицу

Тугрикову С.М. ул. Лусная, д. 207, кв. 1375,

г. Воронеж, 400001

Ниже адресата напишите свою фамилию, имя, отчество, полный адрес для направления ответа по обычной почте, лучше также сообщить телефон.

Если вы уже повторно обращаетесь куда-либо, то обязательно надо указать ссылку на номер и дату полученного письма (возможно, нескольких). Это значительно облегчает обработку корреспонденции, и вы точно получите ответ с учетом предшествующей переписки по рассматриваемому вопросу. Пишется «На № (цифры) от 31.08.2014». Эту ссылку располагают слева над текстом, можно посмотреть на рисунке со схемой элементов письма.

Если вам известно имя человека, к которому обращаетесь, то можно начать текст «Уважаемый …!», тогда закончить его следует «С уважением,».

Если имеются какие-либо подтверждающие документы, то ниже текста обязательно надо отметить данный факт. Тогда в дальнейшем вы легко докажите, что именно вы отправляли вместе с письмом. Какие конкретно документы (или копии) направляются можно указать в тексте или непосредственно в отметке о наличии приложений. Ее располагают ниже основного текста, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

или

Приложение: копии квитанций об оплате … на 2 л. в 1 экз.

Следует помнить, вы всегда должны указывать в своем обращении:

  • фамилию, имя, отчество,
  • ваш адрес для направления ответ,
  • число и личную подпись.

В противном случае, ваше письмо могут посчитать анонимным. Такие письма не подлежат рассмотрению, а значит вы не получите ответ на свое обращение. Органы власти обязаны дать ответ в срок не более месяца со дня регистрации вашего письма.

Письмо должно быть вами написано в двух экземплярах. Вы можете в нужную вам организацию обратиться лично. В этом случае в службе делопроизводства (секретарь, канцелярия или общий отдел) обязательно просите на своем экземпляре письма поставить отметку о получении с датой. Лучше чтобы сразу поставили регистрационный номер, но в больших организациях могут регистрировать письма не сразу из-за большого их количества. Поэтому достаточно в момент подачи заявления, чтобы на вашем экземпляре письма поставили штамп с названием организации и дату. Это очень важно, если необходимо выдержать срок или позже подтвердить сам факт обращения.

Но вовсе не обязательно куда-то ехать лично. Может вам будет проще зайти в ближайшее отделение связи. В этом случае отправляйте заказным письмом с уведомлением. Эффект будет тот же. Через некоторое время можно позвонить в организацию и узнать судьбу своего письма. А можно и не звонить никуда, просто ждать ответа.

Если, в конце концов, вы получили отписку вместо вразумительного ответа, обращайтесь повторно. В органах власти, например, факт повторного обращения по тому же вопросу отслеживается. Или напишите письмо в форме жалобы, можно попробовать направить ее в вышестоящую организацию. К таким обращениям также относятся с большим вниманием.

Что касается правил деловой переписки – это одна из наиболее важных тем делопроизводства и она заслуживает, чтобы ей была посвящена отдельная статья.

Евгения Полоса

К записи 4 комментария

Оставить комментарий

delo-ved.ru

Как правильно писать письма?

Оглавление

Каждый из нас может вспомнить время, когда садился за письменный стол, брал ручку и лист бумаги и строчили длинные письма людям, с которым были лишены непосредственного общения. Затем складывали письмо в конверт, несли на почту и отправляли адресату. Такая переписка использовалась на протяжении многих десятилетий и была единственным способом общения с человеком, которого нет рядом.   В настоящий момент, в мире технологий и мобильных телефонов писание писем отошло на задний план – проще позвонить или написать в соцсети, узнать как дела, поделится важной информацией? Тем не менее, каждый человек должен уметь писать письма и владеть основными правилами эпистолярного жанра, который в последние годы переживает не лучшие времена.

Искусство сочинять письма

Талант сочинять и писать интересные письма дан не каждому, но изучив элементарные правила эпистолярного жанра, можно с легкость создать нужное письмо. В данной статье рассмотрим, как правильно писать личные, официальные и неформальные письма, которые будут иметь четкую структуру, и соответствовать всем требованиям. Писать письма нужно в хорошем настроении, быть собранным и спокойным, иначе человек, который получит письмо, обязательно читая строчки, почувствует ваше настроение и внутреннее состояние души. Перед написанием письма стоить обдумать информацию, которую нужно вылить на бумаге. Очень важен тон письма. Например, если письмо написать другу или любимому человеку письмо в официально-деловом стиле, уж точно они его не поймут и даже повеселятся. Или когда своим деловым партнерам отправить официальное письмо в игровом и веселом стиле, тут точно не поймут. Поэтому чтоб не попасть впросак, нужно знать как правильно и грамотно писать письма.

Всего существует 3 группы писем, каждая из которой должна иметь свой стиль, тон и оформление: личные письма, полуофициальные или официальные письма.

Как научиться правильно, писать личные письма?

Письма личного характера пишется близким людям, родственникам или возлюбленным. Они должны писаться в свободном стиле, используя разговорный язык, ласковые и теплые слова, можно вставить несколько шуток. При написании личных писем нет четких указаний, но в конце письма обязательно нужно писать ласковые и теплые слова.

Личное письмо

Личные письма должны начинаться с обращения к адресату. Не стоить использовать две стороны одного листка бумаги. Старайтесь не исправлять строки или слова в письме, иначе текст будет иметь незаурядный вид. Буквы в тексте должны быть средних размеров, почерк разборчивый. В конце текста обязательно напишите теплые и ласковые слова. Не нужно писать письмо в плохом настроении, иначе его получатель обязательно почувствует ваше настроение.

Официальные или полуофициальные письма предназначаются для отдельных людей или организаций, с которыми поддерживаются всевозможные деловые отношения. Такие письма довольно обширные и включают в себя список посланий:

  • Письмо благодарности;
  • Сопровождающее письмо;
  • Служебное письмо;
  • Письмо жалоба или требований;
  • Письмо приглашение и другие.

Деловые письма

Несмотря на содержание или предназначения письма, все они должны писаться в сдержанном и деловом стиле.

Письмо в различные организации должно содержать адрес адресата и отправителя, дату написания, факты и источники их подтверждений. При создании письма – жалоб, нужно простым и понятным языком изложить свои неудовольствия или требования. Таким образом, адресат сможет понять суть письма. Перед отправкой письма в организации, желательно сделать копию. Не забывайте указывать обратный адрес в правом верхнем углу письма, таким образом, если у человека не сохранится конверт, он всегда сможет узнать адрес из сохраненного письма.

Пишите письма в спокойной обстановке

Писать официальные письма нужно обдумано и вежливо, иначе появится большой шанс не получить ответа. Письма, которые переполнены неконкретными вещами, будут иметь неубедительный и не заслуживающий доверия вид. Каждое написанное письмо должно отображать цель и мысль человека, быть понятным, лаконичным. В конце каждого письма не забудьте выразить свою благодарность и уважение к адресату.

Правильно написанное письмо дает человеку шансы на положительный ответ. Ведь в некоторых ситуациях в письме можно изложить те чувства или эмоции, которые трудно сказать при встрече. Пишите письма легко, правильно, рассудительно и понятно, тогда обязательно получите ответ.

www.ladykiss.ru

www.dobsovet.ru