5 способов быстрее получить ответ на свои письма. Ответить на письмо


Как оформить письмо-ответ

Ряд поступающей в организацию корреспонденции требует отправки ответов по тем или иным вопросам. В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно составить письмо ответ на запрос.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях требуется письмо-ответ

Входящая корреспонденция каждой организации состоит из различных документов, определенные виды которой требуют отправки ответных сообщений. При этом необходимо хорошо разбираться в разновидностях входящей документации и в письмах, на которые требуется дать ответ. Предлагаем вам подробно ознакомиться с видами входящих писем, на которые необходимо отправить ответное сообщение.

Письмо-просьба

Уже из названия данного документа становится очевидным, что он содержит какую-либо просьбу, направленную адресату. Как правило целью данного документа является получение определенной информации, товаров или услуг, в которых нуждается автор письма. Данная категория входящей документации оформляется на бланке письма и содержит такие фразы, как: "Просим Вас уведомить о…", "Просим Вас сообщить…", "Просим принять меры…" и т.д.

В некоторых случаях деловая бумага может содержать не прямую просьбу, а лишь пожелание. К примеру, "Надеемся на рассмотрение обращения…". В таком случае документ также должен содержать само обращение или описание ситуации, требующей принятия определенных мер.

Бывают и такие ситуации, когда одно письмо-просьба содержит в себе несколько прошений. В таком случае правила оформления требуют, чтобы каждая из них была описана в отдельном абзаце. При этом каждый последующий абзац, содержащий прошение, следует начинать со слов "Также просим Вас принять меры…", "Попутно просим Вас обратить внимание…", "Одновременно просим Вас рассмотреть…" и т.д.

Письмо-запрос

Пожалуй, письмо-запрос является единственным документом, ответ на который необходимо отправить в обязательном порядке. Несмотря на то, что письма-просьбы и письма-запросы очень похожи по стилю изложения и содержанию, запрос имеет одну отличительную особенность, которую нельзя оставить без внимания. Речь идет об обосновании документа.

Письма-запросы относятся к служебным письмам, направляемым адресату с целью получения определенной информации, документов и деловых бумаг. Такой документ в переписке отличается наличием обоснования, которое указывает автор запроса. В качестве обоснования может быть указана отсылка к какому-либо государственному документу, нормативному акту или закону, в соответствии с которым автор в праве ознакомиться с запрашиваемой информацией или деловыми бумагами. Также обоснованием может служить отсылка и к организационно-правовым документам, которые дают право ознакомиться с определенной информацией. И именно по причине наличия законного обоснования, необходимо обязательно оформить официальный ответ на запрос. Ниже мы более подробно рассмотрим образец ответа на письмо обращение.

Письма-приглашения

Хоть приглашения на различные мероприятия и не требуют, чтобы адресат отправлял письмо-ответ, во многих случаях подобная необходимость диктуется деловым этикетом. При этом ответное сообщение в данном случае желательно оформить как можно раньше. Если же такая возможность отсутствует, то предупредить о возможном присутствии или отсутствии на мероприятии можно позвонив приглашающей стороне.

Структура и оформление письма-ответа

Как уже говорилось выше, письмо ответ на запрос является обязательным, поэтому к его составлению необходимо приступать как можно быстрее, после получения запроса. Если по каким-то причинам оформление документа затягивается, то имеет смысл предупредить автора о том, что запрос был получен, однако его обработка требует времени. Это не только будет вежливым поступком, соответствующим деловой этике, но и даст время на формулировку послания.

Важно понимать, что письмо ответ на запрос (образец представлен ниже) может иметь как положительное, так и отрицательное решение по поводу данной просьбы. Рассмотрим их более подробно.

Положительный ответ

Письмо ответ, содержащее положительное решение по поводу конкретной просьбы или запроса, оформляется в том же стиле, что и сам запрос. По сути, оно должно быть написано с использованием тех же формулировок и в том же стиле. В документе следует упомянуть о том, что просьба была рассмотрена, на основании чего было принято положительное решение (решение удовлетворить просьбу). При этом, если потребуется, можно указать сроки, в течение которых запрос будет удовлетворен.

В случае, если ответ на официальный запрос (образец представлен ниже) требует отправки определенных деловых бумаг, то они могут быть прикреплены к письму. При этом следует указать в основном документе перечень прикрепленных документов, их количество и название. При необходимости указывается количество экземпляров.

Письмо-ответ (образец)

Читайте также:

Отрицательный ответ

При отсутствии возможности удовлетворить просьбу или запрос, необходимо наиболее корректно сообщить об отказе. При этом, как и в вышеописанном варианте, отказ должен быть написан в том же стиле, что и инициирующий запрос. Отрицательный ответ должен быть максимально корректным и содержать объективные причины отказа.

В том случае, если существуют предпосылки для принятия положительного решения по запросу, можно указать в ответе условия, которые для этого требуются.

Отметим, что недопустимо оформлять отрицательный ответ на письмо (образец представлен ниже) в грубом тоне. Более того, вполне уместным будет выражение искреннего сожаления о невозможности удовлетворения просьбы. Подобная мера не только диктуется основами деловой этики, но и позволяет сохранить деловые отношения.

Письмо-ответ (образец)

Реквизиты ответного письма

Справка

Данная категория писем содержит те же реквизиты, что и любые другие служебные письма. К основным реквизитам относятся:

  1. наименование организации;
  2. справочные данные об организации;
  3. код организации;
  4. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  5. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
  6. дата;
  7. регистрационный номер;
  8. ссылка на регис

www.sekretariat.ru

В ответ на ваше письмо сообщаем следующее – на ваш

Приложение 4

ОБРАЗЦЫ ВВОДНЫХ ФРАЗ ТЕКСТА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Благодарим за письмо от … В ответ сообщаем …

В дополнение к нашему письму от … с.г. сообщаем, что …

В ответ на Ваше письмо сообщаем, что … В подтвержде-ние нашего телефонного разговора, состоявшегося … с.г., сообщаем, что …

В подтверждение нашей телеграммы от … сообщаем, что …

В связи с Вашим письмом от … сообщаем, что, к нашему сожалению …

Выражаем удовлетворение по поводу быстрого ответа на наш запрос.

К сожалению, мы до сих пор не получили Вашего ответа на наше письмо от … и вынуждены еще раз напомнить Вам (попросить Вас) о …

Доводим до Вашего сведения, что …

Мы благодарим Вас (признательны Вам) за оказанную услугу (помощь, поддержку).

Мы вынуждены уведомить Вас (напомнить Вам) …

Мы крайне удивлены Вашим письмом от …, в котором Вы сообщаете, что …

Мы получили Ваше письмо от … с.г., из которого с удовольствием узнали, что …

Мы получили Ваше письмо от … вместе с приложенными к нему документами.

Мы сожалеем (выражаем сожаление) по поводу Вашего отказа (молчания) …

Мы с удивлением узнали из Вашей телеграммы, что …

Настоящим еще раз напоминаем (сообщаем), что …

Настоящим подтверждаем, что нами получено Ваше письмо от … с.г. и сообщаем, что …

Подтверждаем получение Вашего письма от … со всеми приложениями.

По Вашей просьбе направляем Вам …

Пожалуйста, примите наши извинения за …

Принимаем к сведению Ваше письмо от … и сообщаем, что …

Просим извинить нас за задержку с ответом на Ваше письмо …

Ставим Вас в известность … Уведомляем Вас …

Примеры фраз, которые могут составить основу делового письма

Ваш заказ будет выполнен, если Вы …

Ваша просьба (предложение) находится на рассмотрении. По получении результатов рассмотрения сообщим незамедлительно.

Ваше предложение с удовольствием (благодарностью) будет принято, если Вы согласитесь внести изменения …

Ваша просьба о … удовлетворена …

В ответ на Ваше письмо от … сообщаем, что Ваша просьба о поставке … решена положительно.

В ответ на Вашу просьбу (заказ) с сожалением сообщаем (вынуждены сообщить), что выполнить ее не имеем возможности (не можем) в связи со следующими обстоятельствами.

К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам.

К сожалению, мы вынуждены отклонить Ваше предложение. Нам необходимы дополнительные сведения о …

Настоящим просим сообщить о сроках …

Настоящим сообщаем, что Ваше предложение принято …

Обращаемся к Вам с просьбой выслать …

Просим Вас поставить нас в известность о …

Просим сообщить нам о Вашем решении по вопросу …

Просим сообщить нам о приемлемости для Вас нашего предложения по …

Просим ускорить выполнение принятых Вами обязательств по …

Образцы оборотов-скрепов

Более того …

Вам, несомненно (очевидно), известно …

Ввиду перечисленного (вышеизложенного) следует (мы хотим, мы должны, нам необходимо) добавить (заметить, отметить) …

В дополнение к вышеизложенному (высказанному, отмеченному выше) сообщаем …

В заключение ….

Во избежание задержки …

В ответ на Ваш упрек хотим сообщить, что …

Во-первых …, во-вторых …

В первую очередь …

В противном случае мы вынуждены …

В свое оправдание мы хотим сообщить …

В связи с вышеизложенным …

В связи (соответствии) с Вашей просьбой …

В сложившейся обстановке …

В соответствии с Вашей просьбой (прилагаемыми документами) …

Выражаем сожаление (сомнение, недоумение, удовлетворение)…

Далее Вы пишете …

Далее мы вынуждены …

Дело в том, что …

Кроме того …

К тому же …

Мы выражаем уверенность …

Мы испытываем затруднения с …

Мы не согласны с Вашей точкой зрения по следующим причинам …

Мы признаем …

Мы совершенно уверены …

Мы сожалеем …

Мы также купили бы у Вас …

Необходимо (следует, нужно) признать …

Обращаем Ваше внимание …

Подводя итоги (заключая, суммируя, резюмируя) …

Подтверждаем получение …

Помимо того …

По нашему мнению …

Поставки будут производиться (осуществляться) …

Само собой разумеется …

Следует (необходимо, нужно, надо, хочется, считаем необходимым) добавить (отметить, заметить) …

Таким образом, …

Тем не менее (несмотря на) …

Фактически …

Что касается Вашей просьбы (замечания), обращаем внимание на тот факт, что …

Примеры концовок писем (без приветственного заключения или формулы вежливости)

Благодарим заранее за оказанную услугу.

В надежде на благоприятное (положительное) решение нашего вопроса.

В надежде на плодотворное сотрудничество.

Мы будем признательны за быстрый ответ.

Мы ожидаем Вашего ответа в ближайшие дни.

Надеемся на скорый ответ.

Надеемся получить ответ в ближайшем будущем и заранее благодарим.

Надеемся, что Вы исполните нашу просьбу.

Ожидаем Ваших заказов (Вашего одобрения, согласия, подтверждения).

Просим вас информировать нас о принятых Вами мерах.

Просим Вас подтвердить получение письма.

Просим Вас поставить нас в известность.

Просим Вас подтвердить получение заказа и уделить ему должное внимание. Просим написать нам о Вашем решении по этому вопросу.

Просим обращаться к нам, если Вам потребуется помощь (содействие).

Просим сообщить о Вашем согласии.

Убедительно просим не задерживать с ответом.

«все книги     «к разделу      «содержание      Глав: 57      Главы: <   50.  51.  52.  53.  54.  55.  56.  57.

kvartal-sobitii.ru

Как ответить на электронное письмо

Если вы получили письмо и хотите на него ответить, то стоит воспользоваться соответствующей кнопкой на панели инструментов. Вы конечно же можете создать новое письмо и проделать все те действия, о которых мы говорили, но намного проще и быстрее воспользоваться именно кнопкой Ответить.

Давайте разберемся, как работать с этим инструментом.

Итак, вы получили письмо и оно у вас появилось в папке Входящие (рис.260). Вам нужно открыть это письмо, кликнув на имени адресата или на теме письма (рис.261).

Новое письмо
Рис. 260. Новое письмо
Ответ на письмо
Рис. 261. Ответ на письмо

Ответить на это письмо можно двумя способами. Первый наиболее простой способ – ввести текст ответа в текстовое поле, которое находится ниже полученного письма (рис.261). В этом поле мы можем ввести простой текст без форматирования. Такой вариант идеально подходит для обмена короткими сообщениями.

Если же вы хотите дать обстоятельный ответ и применить к вашему тексту форматирование, то нажимаем кнопку Ответить на панели инструментов (рис.261).

Появится точно такая же форма для отправки письма, что и при создании нового письма (сравните рис.257 и 262), но некоторые поля этой формы уже будут заполнены, что здорово нам сократит время на ответ.

Во-первых, в поле Кому уже подставлен адресат и нам его не нужно вписывать в ручную.

Во-вторых, поле Тема уже заполнено – в нем осталась тема полученного нами письма с той лишь разницей, что перед ней появились две буквы «Re». Буквы «Re» означают, что данное письмо является ответом на посланное вам ранее письмо. Эти буквы взяты из английского слова reply (ответ). Не стоит удалять эти буквы или переименовывать тему, так как она позволит понять адресату, что это письмо является ответом на посланное им ранее.

В-третьих, текст полученного вами письма автоматически подставился в текст нового письма (рис. 262). Также указываются время и дата получения вами письма. Эта информация очень важна и я не рекомендую ее удалять. Сохранение полученного сообщения в теле письма позволит быстро восстановить в памяти всю картину переписки. Это действительно очень важный момент, так как теряется очень много времени на поиск первого письма и всех последующих ответов.

Я часто сталкиваюсь с письмами от начинающих пользователей, которые отвечая на мои письма, пишут свои сообщения в теме письма. Предполагаю, что их смущает наличие текста в основном текстовом поле, так как мы знаем, что при нажатии на кнопку Ответить полученное письмо автоматически туда подставляется. Не допускайте эту ошибку и пишите свое сообщение только в текстовом поле. Часто люди не смотрят на тему письма, а открыв письмо и увидев только свое первоначальное сообщение, они скорее всего посчитают, что ответ был отправлен случайно и просто удалят ваше сообщение.

Ответ на письмо
Рис. 262 Ответ на письмо

Чтобы написать ответ, кликните мышкой в текстовой области письма, и там появится текстовый курсор. Просто напишите свой ответ, отформатируйте при необходимости текст и затем нажмите кнопку Отправить (рис.263).

Если к полученному вами письму были приложены файлы, то при ответе на это письмо файлы повторно вложены не будут, т.е. в новое письмо вкладывается только текст.

Пишем ответ на письмо
Рис. 263. Пишем ответ на письмо

Если вы теперь перейдете в папку Входящие и нажмете снова эта это письмо, то письмо не откроется, а появится выпадающий список писем, связанных с этим сообщением (рис.264). Из этого списка вы сможете получить доступ как к полученному письму, так и к вашему ответу на данное письмо.

Цепь писем одной переписки
Рис. 264. Цепь писем одной переписки

Иногда возникает необходимость переслать какое-то письмо целиком без изменений другому адресату. Для этого можно воспользоваться инструментом Переслать.

Открываем письмо, которое мы хотим переслать и нажимаем одноименную кнопку на панели инструментов (рис.265).

Пересылка письма
Рис. 265. Пересылка письма

Форма письма будет частично заполнена. Вам нужно указать адрес электронной почты, на который вы хотите переслать письмо (в поле Кому), а также при необходимости дополнить текст. Также как и при ответе на письмо вы можете в текстовом поле написать свое сообщение.

Обратите внимание на поле Тема. Перед первоначальной темой появились буквы «Fwd». Эти буквы являются сокращением от английского глагола forward – пересылать.

Если к первоначальному письму были приложены какие-нибудь файлы, то они также сохранятся в теле пересылаемого письма.

pc-azbuka.ru

Как ответить на электронное письмо

Вы получили электронную почту, и его отправитель ждет от вас ответ. Как сделать это правильно? Конечно, можно написать отправителю письмо с ответом, где можно указать, что это ответ на емэйл от такого-то числа и такой-то темы. Но правильней и проще будет воспользоваться специальной функцией почтового сервиса, которое так и называется – «Ответить». Давайте научимся правильно отвечать на электронное письмо на примере Яндекс Почты.

Как правильно ответить на email

Зайдя в свой почтовый ящик и увидев в папке «Входящие» непрочитанное письмо (отправитель и тема непрочитанного письма выделена жирным шрифтом), откройте его, щелкнув по нему левой кнопкой мыши.

Прочитайте письмо, и если оно требует ответа, то сделать это можно двумя способами:

  1. Способ 1. В самом низу, под текстом письма будет форма для быстрого ответа или пересылки. Нажмите ссылку «Ответить», чтобы открыть поле для ввода текста. Рамка поля для ответа окрасится в желтый цвет. Напечатайте ответ, при необходимости прикрепите файл, и нажмите кнопку «Отправить». Через пару секунд адресат получит ваше ответное сообщение.
  2. Способ 2. Ответ на электронное письмо с помощью полной формы ответа. Форма открывается нажатием кнопки «Ответить» в виде левой стрелки в прямоугольнике на так называемой панели инструментов. При открытии формы автоматически заполняются поля «Кому» и «Тема», а также в поле ответа включается входящее сообщение. В поле «Тема» будет подставлена исходная тема отправителя с добавленной аббревиатурой «Re:» (от англ. Reply – ответ). Заполните текстовое поле письма, при необходимости прикрепите файл(ы) и нажмите на кнопку «Отправить».

С помощью полной формы ответа, письмо можно форматировать по своему желанию, т.е. менять шрифт, цвет шрифта, вставлять ссылки, составлять списки, вставлять смайлики и т.п. чего нельзя сделать по способу №1. Таким образом, если вам не нужно особым образом оформлять ответ, то можно воспользоваться формой быстрого ответа, в противном случае используйте способ №2.

При получении ответа на свое электронное письмо адресат увидит в теме аббревиатуру «Re:», а в теле письма свое исходное сообщение, перед которым будет ваш ответ. При желании, во время набора ответа, отправитель конечно может удалить исходное сообщение, но все-таки лучше оставить хотя бы часть его. В таком случае получатель сразу поймет, на какое его конкретное письмо пришел ответный емэйл.

Вполне вероятно, что ваш визави ведет активную переписку и ему потребуется время, чтобы вспомнить тематику отправленной электронной почты. В этом случае включение в ответ исходного сообщения или его части поможет ему быстро сориентироваться.

Поделиться.

Еще по теме:

  • Как защититься от мошенничества с использованием электронной почтыКак защититься от мошенничества с использованием электронной почты Как и в реальном мире, в Интернете действуют криминальные элементы. Эти злоумышленники используют интернет-инструменты, а конкретно – электронную почту для совершения преступлений, которые […]
  • Правила электронной перепискиПравила электронной переписки Электронная почта – это современное, доступное и быстрое средство коммуникации. Если до массового распространения сети интернет электронная переписка была уделом предприятий  и […]
  • Как отправить электронную почтуКак отправить электронную почту Каждый активный пользователь интернета обязательно пользуется электронной почтой, потому что это очень удобно, быстро и просто. Для того, чтобы отправить электронную почту необходим […]
  • Как завести электронную почтуКак завести электронную почту Рано или поздно любому активному пользователю интернета придется завести свою электронную почту, т.к. без нее полноценное использование всех возможностей, которые предоставляет интернет, […]
  • Как назначить горячие клавиши для быстрого запуска программКак назначить горячие клавиши для быстрого запуска программ В операционной системе Windows разработчики предусмотрели возможность назначения пользователем горячих клавиш для быстрого открытия программ. Если у программы есть ярлык ее запуска в […]

www.pc-school.ru

Образец письма ответа на запрос информации Письма, записки Полезные шаблоны

Ответ на запрос о предоставлении информации

На бланке отвечающей организации

(с указанием ОГРН, ИНН, КПП,

почтового адреса, номеров телефонов

организации и др.)

_________________________________ _________________________________ (должность, Ф.И.О. руководителя, наименование организации, приславшей запрос)

г. _______________ Исх. N ____ от "___"___________ ___ г. на Вх. N _____ от "___"___________ ___ г.

ОТВЕТ

на запрос о предоставлении информации

В ответ на Ваш запрос от "___"_______ ___ г. исх. N _____ сообщаем, что оригиналы необходимых Вам документов находятся у ____________ по адресу: __________, тел. ________.

Копии запрошенных Вами документов прилагаются к настоящему письму:

_____________________________

_____________________________

Как правильно написать письмо-запрос

Класс365 - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться к Класс365. 0 руб/мес!

При сотрудничестве с компаньонами, исполнителями (или самими заказчиками) часто приходится вести деловую переписку. На первом этапе взаимодействия, когда договоры еще не заключены, наиболее частой формой делового письма является письма-запросы.

Как правильно составить письмо-запрос

Цель письма-запроса - получение информации, если до этого она была не получена или не представлена в полном объеме.

Наиболее частые причины составления письма-запроса:

  • Нужно получить информацию о товарах.
  • Необходимо узнать есть ли нужные товары в наличии.
  • Уточнение сроков поставки.
  • Уточнение цен, скидочных акций, условий оплаты.
  • Пояснения условий продажи - нужно ли страхование, каким образом товар будет доставлен.
  • План написания письма-запроса

    Введение: объяснить побудительные мотивы или причины обращения. Вы можете использовать следующие обороты:

    В связи с&hellip

    Ввиду несоответствия действий&hellip

    Для согласования спорных моментов&hellip

    Из-за срыва сроков поставки&hellip

    Тело письма: подробно и точно изложить суть задаваемого вопроса. Обороты:

    Просим Вас сообщить о&hellip

    Просим погасить долг&hellip

    Прошу предоставить информацию о&hellip

    Будем Вам признательны, если&hellip

    Заключение: при обращении впервые лучше указать на источники, из которых вы черпали информацию (как о компании, так и о товаре).

    Постскриптум: предоставить коротко сведения о вашей компании, выразив надежду на дальнейшее сотрудничество.

    Если ответ нужен к определенному сроку, укажите это:

    Просим ответить как можно скорее&hellip

    Настоятельно просим ответить в течение двух дней&hellip

    Письмо-запрос обычно печатается на фирменном бланке, ту же форму используют при отправлении электронного письма.

    Реакцией на письмо-запрос является обязательное письмо-ответ, составленное по существу вопроса/ов, написанное в установленные сроки. Иногда письма, содержащие ответ, могут регулироваться нормативно-правовыми документами.

    В целом, письмо-запрос при грамотном его составлении может являться весьма действенным методом для недобросовестных или слишком медлительных заказчиков/исполнителей. Иногда такие письма могут побуждать к длительному и плодотворному сотрудничеству, являясь тем самым придатком или предпосылкой к составлению коммерческого предложения.

    Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее&gt&gt

    Письмо-запрос. Образец письма-запроса. Пример письма-запроса

    Содержание

    Письмо-запрос - это коммерческое деловое письмо, которое составляется с целью получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса: узнать подробно характеристики товара, условия поставки, уточнить его наличие, сроки поставки, способ доставки, получить прайс-лист, каталоги и образцы продукции и т.п.

    При составлении данного вида делового письма желательно в подробностях изложить суть вопроса с целью экономии времени получателя на составление письма-ответа и ускорение его получения.

    Как написать письмо-запрос

    Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Оформление письма осуществляется на фирменном бланке организации.

    Как и письмо-просьба, письмо-запрос требует ответа.

    Образец письма-запроса

    Письмо-запрос составляется для получения какой-либо официального характера информации или документов. Очень похожая тема – письмо-просьба. Так что посмотрите статью с образцами письма-просьбы. там тоже могут оказаться полезные для вас примеры. Ну, и конечно образец письма-запроса вы найдете в этой статье.

    Как всякое деловое письмо запрос оформляется на официальном бланке. Чтобы правильно написать письмо-запрос, вы также должны знать основные правила оформления реквизитов документов (такие как адресат, подпись, заголовок к тексту и т.д.). На письмо-запрос требуется направлять письмо-ответ .

    Обычно текст письма-запроса начинают с разъяснения причин, мотивов вашего обращения. Примеры – «В соответствии с заключенным договором…», «В целях реализации ранее достигнутых договоренностей…», «На основании телефонного разговора…», «Для урегулирования спорных вопросов…» и т.д.

    Вы также можете ссылаться на необходимые законодательные и иные нормативно-правовые акты. Тогда ссылка должна оформляться по образцу:

    «В соответствии с п. Х ст. ХХ Федерального закона от 00.00.2012 № 208-ФЗ «… полное название документа».

    Указание на конкретный пункт или статью можно пропустить, но дальше всегда соблюдается последовательность – вид документа (постановление, приказ и т.д.) + автор этого документа + дата + его номер + его название.

    Впрочем, если причина запроса очевидна, то допускается сразу переходить к изложению сути обращения без каких-либо разъяснений. И наоборот, если есть необходимость, то можно подробно описать ситуацию, не ограничиваясь одной фразой.

    В самом запросе формулируются конкретные волнующие автора письма вопросы – «Просим сообщить о…», «Просим выслать…», «Будем признательны, если…» и т.д. Допускается тактичное указание желаемого срока получения запрашиваемой информации.

    Письмо-запрос – образец оформления в формате doc.

    Еще пример письма-запроса

    Просим Вас проинформировать о возможности поставки стеллажей комбинированных (код по каталогу СКП-325-0942) в количестве 50 штук в срок до 10 ноября 2014 г. а также сообщить об условиях платежа и доставки.

    ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

    Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок.

    Письмо-ответ с положительным решением строится по следующей схеме:

  • повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к. сообщаем. В ответ на Ваш запрос о. направляем.
  • изложение информации по запросу.
  • Письмо-ответ с отказом строится следующим образом:

  • повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением)
  • аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято
  • констатация отказа или отклонения предложения.
  • В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя такого письма. Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление, например: С сожалением вынуждены сообщить о невозможности удовлетворить Ваш запрос. К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия. К глубокому сожалению, проблемы с. не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время. и т. п.

    При ответе на коммерческий запрос продавец, если может сразу удовлетворить просьбу покупателя и выполнить поставку товара, направляет предложение (оферту). В противном случае он может направить письмо-отказ, руководствуясь вышеизложенными правилами, либо письмо, в котором сообщает необходимую информацию:

  • о принятии запроса к рассмотрению
  • о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя
  • об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки т. п.)
  • об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.
  • В таком случае при составлении письма-ответа можно руководствоваться следующими ключевыми фразами:

    Сообщаем, что ввиду большого спроса на этот товар. Идя навстречу Вашим пожеланиям. Мы с радостью дадим положительный ответ на Вашу просьбу о скидках, если. К сожалению, мы не можем пойти на Ваши условия оплаты, однако. Как давнему нашему партнеру Вам, конечно, хорошо известно, что. Мы готовы учесть все Ваши замечания. Учитывая Ваши соображения по данному вопросу. Надеемся, Вас заинтересует наше предложение. Вас, наверное, заинтересует новый подход к этой проблеме (наше предложение). и т. п.

    Источники:www.docstandard.com, class365.ru, working-papers.ru, delo-ved.ru, www.doc-style.ru

    Следующие:
    02 сентебря 2018 года

    mirshablonov.ru

    5 способов быстрее получить ответ на свои письма

    Сколько раз в день вы проверяете свой e-mail? Сколько писем вы отправляете каждый день? Сколько из них идут с пометкой «важно»?! И, наконец, сколько из этих писем так и остаются без ответа? Писать «правильные» письма, на которые человек просто не может не ответить, нужно уметь. Оказывается, есть люди, которые проводят на эти темы целые семинары, и они (семинары) пользуются довольно большим спросом.

    Хотите быстро получать ответы на важные письма? Есть целых 5 проверенных способа получить желаемое.

    ©photo

    Своим опытом делится Джеймс Клиар (James Clear), основатель passivepanda.com.

    1. Пишите короткие письма.

    Люди любят откладывать не очень важные дела. А если к ним на почту пришло вроде как важное, но очень длинное письмо — это еще один повод отложить ответ. Сложно быстро ответить на длинное письмо. Во-первых, его надо прочесть. Во-вторых, осознать и обдумать то, что там написано. И, наконец, в-третьих, на него нужно написать вразумительный ответ. Более того, такие длинные письма могут часто содержать в себе очень много вопросов и разных тем. А это создает дополнительные трудности с выделением главной темы или вопроса, что в свою очередь снова приводит к откладыванию этого письма в долгий ящик.

    На короткий e-mail гораздо проще дать короткий, вразумительный и, что самое главное, быстрый ответ. Одно письмо — одна тема или вопрос!

    Пишите письма реже

    Если вы отправляете сотруднику много писем, в конце-концов он попросту привыкает к тому, что каждое утром в его почтовом ящике уже ждут два или три ваших письма. Ну не ответит он сейчас — как разница? Чуть позже вы пришлете ему еще одно письмо-напоминание с тем же вопросом.

    Не приучайте людей к тому, что вы можете написать сколько угодно писем в любое время. Научите людей ценить ваши письма, присылая их только тогда, когда у вас есть действительно важная и ценная информация.

    Всегда просите ответить на ваши письма

    Звучит просто, но мы очень часто забываем это делать. Мы можем как угодно расписывать проблему в письме и даже набросать несколько возможных решений, но при этом мы часто забываем четко попросить ответить на этот e-mail. Для нас, как отправителей письма, следующий шаг — ответ на него, очевиден. Но он может быть не очевиден для получателя. Особенно если письмо прислано в разгар рабочего дня или в горячую пору ответов и всевозможных дедлайнов.

    Не забывайте в конце письма всегда вежливо просить ответить на него, потому что это важно для вас и для получателя.

    Начните с конкретных сроков

    Еще одна причина откладывания ответов на письмо — это его не озвученная срочность или дата, до которой нужно дать ответ. Система «горячих сроков» давно прижилась у нас и как бы не затягивали выполнение задания, мы все равно знаем, что до определенного числа мы просто обязаны его выполнить. То же самое касается и писем. Укажите в первых нескольких предложениях сроки, до которых вам кровь из носу нужно получить ответ на это письмо.

    Одно письмо — один получатель

    Очень соблазнительно написать письмо и указать сразу несколько получателей. Многие так и делают, правда? Не покупайтесь на легкость и быстроту. Потратьте чуть больше и отошлите письмо каждому индивидуально. Вот увидите, вы получите свои ответы гораздо быстрее, чем при коллективной рассылке. Причина? Дело в том, что когда человек видит в адресной строке несколько получателей, сразу срабатывает перекладывание ответственности на кого-то из этого списка. Получатель надеется, что кто-то другой из списка ответит на поставленный вопрос. В итоге вы можете остаться совсем без ответа.

    Если же вам все-таки нужно отправить сообщение группе людей, постарайтесь в письме четко задать вопрос или поставить задание каждому из перечисленных в списке. То есть получается общее сообщение с индивидуальными задачами.

    Старайтесь быть предельно корректным в любых ситуациях (никто не любит грубиянов) и задавать конкретные вопросы с четкими временными рамками их выполнения.

    lifehacker.ru

    Как написать письмо, на которое вам обязательно ответят

    Знаю, знаю. Писать письма стало настолько повседневным занятием, что можно подумать, будто у людей это получается само собой.

    Однако, получив тысячи писем за последние четыре года, я могу с уверенностью сказать, что частота не гарантирует эффективность. Что означает: множество людей понятия не имеет о том, как написать правильный email. Даже те, кто профессионально занимается PR!

    Неважно, насколько базовым кажется этот навык, всему нужно учиться. И, к сожалению, никто не рвется обучать молодежь написанию эффективных писем, несмотря на то, что это краеугольный камень современной коммуникации. Знание, как написать хороший email — то есть тот, на который ответят, – ключ к вашему успеху. Одно письмо может решить, получите ли вы работу, станет ли кто-то вашим ментором, найдете ли вы финансирование для реализации ваших идей, получите ли вы совет, который сможет изменить всю вашу жизнь…

    Понимаете ли, каждое письмо – это бизнес-план, даже если вы не продаете бизнес-идею в буквальном смысле. Вы продаете другую идею – стоит ли отвечать на это письмо – и это совсем не просто. Человек которому вы пишете, ежедневно может получать десятки, даже сотник писем, и он, вполне вероятно, не может выделять равное время и внимание каждому из них. Так что, как и при личных «презентациях», у такого человека есть свои способы разделения писем на два потока – те, на которые стоит ответить и те, который отправятся в корзину. И то, куда направится ваше, зависит от того, даст ли ваш email тревожный звонок получателю – письмо – это первое впечатление о человеке в данном случае, и нажмет ли он «ответить» или «удалить» зависит от маленьких, почти неуловимых сигналов. Эти «флажки» могут показаться незначительными деталями – но 8 из 10 людей, которые их демонстрируют, обычно не получают ответа на письма, на них не тратят время.

    onlinegentleman

    Редакторы блога «Начни думать просто» проделали большую работу, выяснив, в каких точках взгляды отправителя и получателя письма не совпадают:

    Позиция получателя

    • Получает множество писем.
    • Если это личность публичная, ему регулярно говорят комплименты.
    • Регулярно слышит стандартный набор вопросов и просьб об услуге.
    • Мало свободного времени.
    • Не против вам помочь, если это быстро.

    Позиция отправителя

    • Тратит много времени на написание «идеального» (или идеально длинного) письма.
    • Уверен, что его запрос оригинален, уникален и вообще особенный.
    • Уверен, что до него никто о такой услуге не просил.
    • Не может представить, почему ему могут отказать.
    • Стремится рассказать всю свою историю, все ее аспекты, так что слушатель точно уяснит его точку зрения.

    Секрет того, чтобы вам ответили на письмо – поставить себя на место адресата и соответствующим образом составить ваш email. Как это сделать? Ниже мы приводим список моментов, на которые люди обращают внимание, когда решают, стоит ли отвечать на письмо. Да, может показаться, что требования несколько жесткие. Но это не вопрос личной неприязни одного человека — это именно то, на что все собственники компаний, агенты и редакторы  газет обращают внимание, оценивая письма, это то, что люди и так говорят у вас за спиной – и нет смысла скрывать все эти вещи от людей, пытаясь казаться «милым».

    Примечание: это руководство касается только писем , которые вы пишете, когда вам что-то нужно от получателя, даже если это просто ответ. Если вы просто набросали email, чтобы наскоро поделиться информацией или выразить признательность, или переписываетесь с кем-то, кого хорошо знаете, — эти правила не так важны.

    Уважайте время получателя и убедитесь в том, что этот email вообще необходим.

    8ddb606f2c61d07d692aabd80f6e3254

    Время каждого человека бесценно. Когда вы отправляете письмо, то, что вы сообщаете, это: «То, что я хочу сказать, стоит 5 минут твоего времени, времени, которое ты мог бы потратить на дела или провести с семьей».

    Так что не заставляйте других тратить время на решение вопроса, с которым вы и сами можете разобраться. Верьте в себя! Я поражаюсь количеству вопросов, на которые можно легко ответить за 10 секунд с помощью Google (очень хочется иногда написать: «Позвольте я для вас погуглю…»). Если Google не помог, покопайтесь на личном сайте вашего адресата. Просмотрите его предыдущие статьи, FAQ, стартовую страницу.

    Начинайте с приветствия.

    Если вы с места в карьер начинаете с первого предложения вашего письма, это звучит грубо. «Уважаемый _____» (для формального письма), или «Привет _____» для менее формального. Но не «Эй ____», по крайней мере, если у вас еще нет тесных связей и истории переписки с корреспондентом

    Мне кажется, тенденция опускать приветствие еще сильнее заметна, когда используется контактная форма для отправки сообщения. Не забывайте, что даже если вы используете форму, адресату послание приходит в виде письма.

    Адресуйте ваше письмо конкретному человеку (людям).

    Приложите все усилия, чтобы выяснить имя того, кто действительно будет читать это письмо, вместо того, чтобы начинать с «Привет всем» или «Тому, кого это касается». Использование имени делает ваше письмо более личным, формирует раппорт, и оно уже не выглядит как спам. Если за волнующий вас вопрос отвечают двое, пишите двоим.

    Правильно пишите имя адресата.

    Неправильное написание имени обрубает все возможные связи с человеком еще до прочтения самого письма. Получателю становится понятно, что вы мало что о нем знаете, да и вообще не слишком склонны вдаваться в детали. И если вы после неправильного обращения еще и напишете «Я ваш большой поклонник», вы автоматически вылетаете за неискренность.

    Сформируйте раппорт до того, как перейдете к делу.

    Подойдет любая «презентация», которая поможет установить контакт с адресатом до того, как речь зайдет о бизнесе. Это заставит адресата чуть больше к вам проникнуться, захотеть вас выслушать, помочь вам. Будьте лаконичны и правдивы. Вот примеры вступлений для формирования раппорта:

    «Я большой поклонник компании и читаю ваш сайт уже три года. Благодаря вам я начал принимать душ, как Джеймс Бонд, стал бриться безопасной бритвой и каждую неделю оставляю жене любовные записки»

    «Уже 20 лет я постоянно покупаю товары Jim’s Sporting Goods. Папа купил мне первые перчатки, когда мне было 7.»«Я искренне восхищаюсь вашим исследованием обезьян-ревунов. После вашей книги я решил поступить в университет и специализироваться в биологии. Именно поэтому я вам и пишу…»

    «Как ваш земляк из Остина…»

    В последнее время пиарщики усвоили привычку делать что-то в этом роде: «У вас отличный сайт. Мне очень понравилась статья (то, что я очевидно выцепил с первой страницы минуту назад)». Когда формирование раппорта настолько «липовое», оно имеет обратный эффект. Вы должны писать так, чтобы адресат понимал, что вы не просто отправляете одно и тоже шаблонное сообщение всем подряд, но что вы искренне в нем заинтересованы.

    Сохраняйте краткость и переходите к делу.

    Еще раз: время любого человека бесценно. Не стоит посылать многотомные тексты. Не нужно рассказывать вашу биографию. Переходите к делу и опишите ситуацию как можно меньшим числом предложений. Вы можете предположить, что если снабдить адресата максимальным количеством деталей, вероятность того, что он или она вам ответит, повысится. Пожалуй что наоборот. Большой текст перегружает читателя, он скорее удалит ваше письмо, чем потратит 10 минут на весь ваш талмуд. Если ваша идея недостаточно интересна, чтобы зацепить уже в первой паре фраз, вам стоит поработать над ней, и если совет, который вам нужен, требует многочисленных абзацев с объяснениями, лучше исследуйте вопрос самостоятельно, пока не сможете сформулировать простой вопрос, который вы зададите по Интернету другому человеку.

    Абсолютно четко выражайте вашу просьбу.

    Даже если вы хотите сделать ваше письмо максимально кратким, выразите то, что вы хотите получить от адресата, максимально четко и конкретно.

    vudi-i-bazz-layter_56879088_orig_

    Вот письмо, принадлежащее к моей «любимой» категории:

    Привет, :

    Мне очень нравится ваш сайт. Похоже на то, чем мы сами занимаемся. Нам бы стоило подумать о партнерстве или совместном проекте. Как вы думаете, что мы могли бы сделать?

    Искренне ваша,

    Неопределенная Винни

    Само собой, я понятия не имею, как мы могли бы сотрудничать… вы появились в моей жизни 10 секунд назад. И если вы связываетесь со мной, это именно ваша задача – подумать обо всех этих вещах, а затем обратиться ко мне с идеей, которая могла бы мне понравиться – с четким, конкретным предложением. Вы должны представить получателю «бизнес-план», глядя на который, он скажет «да» или «нет». Если вы задаете вопрос, будьте как можно более конкретны, так, чтобы адресат не тратил много времени на ответ.

    Чем короче ваше письмо, и чем проще адресату ответить на ваш вопрос, тем выше вероятность этот ответ получить.

    Не пытайтесь дразнить.

    Вот еще одно «милое» письмо из недавних:

    Привет —

    У меня есть потрясающая идея о том, как улучшить ваш сайт. Напишите, если хотите узнать больше!

    Обнимашки,

    Гарри Торгаш

    И с чего я должен тратить время на ответ, если я даже не знаю, заинтересует ли меня ваша идея? Сразу же удаляем.

    Если у вас есть сайт, дайте на него ссылку.

    Не надо рассказывать мне о вашем сайте, блоге без ссылок. Я знаю, что это займет всего 5 секунд – зайти в Google  и поискать, но я не буду этого делать. Это очередная помеха для «сделки». Старайтесь максимально упростить все для получателя.

    А когда вы даете ссылку на ваш сайт, убедитесь, что он работает и активен! Множество людей отправляло меня на их страницы, а когда я кликал на ссылку, ничего не работало. Удаляем.

    НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ СПЛОШНОЙ CAPSLOCK.

    Это универсальный симптом безумия. Если вы все пишете В ВЕРХНЕМ РЕГИСТРЕ, это выглядит так, будто вы кричите. Удаляем сразу же.

    и не пишите все прописными буквами.

    Да, я знаю, на дворе 2016 год и заглавные буквы остались в прошлом веке. И, возможно, однажды молодежь решит массово покончить с ними. Но пока это не произошло, и вам приходится иметь дело с 29-летними стариками вроде меня, используйте заглавные буквы там, где это нужно, иначе вы покажетесь ленивыми и отупелыми. Если вы ленитесь даже нажать shift на клавиатуре, я вряд ли отнесусь к вашему письму так же серьезно, как к письмам других людей. Я знаю, это нечестно, но 8 из 10 людей, не использующих заглавные буквы, обычно пишут довольно неинтересные письма.

    Перечитайте email на предмет ошибок.

    Несколько раз прочитайте ваше письмо, убедитесь, что все написано правильно. Помните, вы пытаетесь произвести первое впечатление – пусть оно будет хорошим. Я знаю одного редактора газеты, который отказывается от пресс-релиза, если находит в нем хоть одну ошибку. Лично я не гонюсь за совершенством, бывали случаи, когда я отправлял письма, казавшиеся мне идеальными, а потом перечитывал и находил чудовищную ошибку.

    Прощайтесь в конце письма.

    Завершение письма без прощания и вашего имени выглядит крайне грубо. Заканчивайте «Искренне ваш  ____» или «Всего наилучшего________».

    Любезность за любезность.

    Если кто-то потратил время на то, чтобы дать вам совет, постарайтесь сделать что-то, чтобы поддержать его сайт или бизнес. Например, если этот человек ведет блог, а также продает обувь, и вы спрашиваете у него совета по поводу того, какие туфли с чем носить, купите у него пару! Только негодяй может попросить совета у владельца малого бизнеса, который еще и готов помочь, а потом отправиться на сайт гиганта индустрии, чтобы сэкономить пару баксов.

    Отправьте «отслеживающее» письмо. Один, и только один раз.

    Если вам все еще не ответили, значит, им неинтересно.

    Поделиться с друзьями
    comments powered by HyperComments

    pronetworking.ru