Должностная инструкция начальника отдела снабжения. Отдел снабжения функции


Функции снабжения на пред­приятии.

Любое предприятие, производственное или торговое, имеет службу (отдел закупок или службу снабжения), осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда. Эффективная работа этой службы во многом зависит от органи­зационной структуры предприятия. Организация службы, отве­чающей за выполнение всех задач по снабжению производства, позволяет оптимально наладить движение материального потока.

Задачи, решаемые службой снабжения, должны строиться на основе современной концепции маркетинга: вначале должна разрабатываться стратегия сбыта, затем стратегия развития производства и уже потом — стратегия снабжения производства. Для успешного обеспечения предприятия необходимыми материалами этот отдел должен иметь готовые ответы на следующие во­просы: что закупать; сколько закупать; у кого закупать; на каких условиях закупать; как системно увязать закупки с производ­ством и сбытом; как системно увязать деятельность предприятия с поставщиками и др.

В процессе определения потребности в материальных ресурсах необходимо идентифицировать внутрифирменных потребителей материальных ресурсов и затем выполнить расчет потребности в этих ресурсах. При этом устанавливаются требования к весу, размеру и другим параметрам поставок, а также к сервису поставок. Далее разрабатываются планы-графики и спецификации на каждую позицию номенклатуры или формируются номенклатурные группы.

Исследование рынка закупок начинают с анализа поведения рынка поставщиков. При этом необходимо идентифицировать всех возможных поставщиков по непосредственным рынкам, рынкам заменителей и новым рынкам. Далее следует предвари­тельная оценка всех возможных источников закупаемых мате­риальных ресурсов, а также анализ рисков, связанных с выхо­дом на конкретный рынок.

Выбор поставщиков включает сбор информации о поставщиках, создание банка данных о поставщиках, поиск оптимального поставщика, оценку результатов работы с выбранными постав­щиками.

Поступающая информация о поставщиках позволяет форми­ровать банк данных, который необходимо проанализировать на основании специальных критериев, позволяющих осуще­ствить отбор приемлемых поставщиков. Количество специаль­ных критериев может варьироваться от одного до несколько де­сятков. Все зависит от предприятия, которое само определяет эти критерии. Как правило, используются критерии по цене, качеству, условиям поставки и их надежности. При получении одинаковых критериев у нескольких поставщиков и для получе­ния наиболее выгодных условий поставок могут использоваться дополнительные критерии:

• финансовое положение поставщика, его кредитоспособ­ность;

• наличие резервных мощностей;

• сроки выполнения экстренных заказов;

• организация управлением качеством;

• удаленность поставщика от потребителя.

В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений.

Реализация данной функции начинается с проведения переговоров, которые должны завершиться оформлением договора, т.е. заключение контракта. Договор включает: выбор метода закупок, разработку условий поставки и оплаты, также организацию транспортировки материальных ресурсов. При этом составляются графики поставки, осуществляется экспедирование, возможно организуются таможенные процедуры.

Завершаются закупки организацией приемного контроля.

Одной из значимых задач контроля поставок служит контроль качества поставки, т.е. учет количества рекламаций и брака. Конт­роль поставок включает также отслеживание сроков поставки (количество ранних поставок или опозданий), отслеживание сроков оформления заказа, сроков транспортировки, а также контроль состояния запасов материальных ресурсов.

Существенной частью заготовительной деятельности являются экономические расчеты (так как необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы и решения) и определение видов затрат: на выполнение заказа по основным видам материальных ресурсов; на транспортировку, экспедирование и страхование; на груз о переработку; по контролю за соблюдением условий до­говора поставки; на приемку и проверку материальных ресур­сов; на поиск информации о потенциальных поставщиках и др.

Основными задачами логистики снабжения являются:

- налаживание надежного и непрерывного материального потока для обеспечения, бесперебойного функционирования организации. Дефицит сырья, топлива, энергии и т. п., может привести к остановке производства, снижению объемов производства, следовательно, и объемов реализации, выполнению своих обязательств перед заказчиком в срок;

• поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресур­сов на складе;

• развитие отношений с подразделениями, использующими эти мате­риалы. Деятельность снабжения не может быть эффективной без сотруд­ничества с другими подразделениями организации. Например, информа­ция о требованиях к сырью в отдел закупок поступает от главного инжене­ра и производственного отдела. На основании данных отдела закупок бухгалтерией производится расчет с поставщиками;

• поиск компетентных поставщиков, тесное взаимодействие с ними и формирование выгодных отношений. Например, если предприятие заку­пает программное обеспечение у поставщика, который впоследствии не сможет обеспечить его долговременного обслуживания (т. е. модифика­цию и обновление), то первоначально выгодная цена обернется высокой стоимостью содержания всей системы;

• поддержка и повышение качества закупаемых материалов подразуме­вают, что производство продукции или оказание услуг должны осуществ­ляться с определенным уровнем качества, иначе конечный продукт или услуга не будут отвечать принятым требованиям и не смогут обеспечить конкурентоспособности товаров и услуг;

• договоренность о наименьшей общей стоимости с сохранением долж­ного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса;

• повышение конкурентоспособности. Контроль над всеми расходами сети снабжения позволяет выявить операции (деятельность), не принося­щие прибыли или требующие дополнительного времени (как, например, дополнительное хранение на складе, транспортировка и проверка), повы­сить конкурентоспособность организации в целом. Кроме того, отдел заку­пок несет ответственность за обеспечение равномерного потока сырья, необходимого для производства продукции и предложения услуг, чтобы ответить по своим обязательствам перед поставщиками по условиям по­ставки продукции.

Объект логистики снабжения — поток материальных ресурсов и ус­луг, циркулирующий в функциональном цикле снабжения.

Потребляемые материальные ресурсы на предприятиях можно разде­лить на основные и вспомогательные. К основным относятся:

• сырьевые материалы, не прошедшие первичной обработки;

• исходные материалы, прошедшие небольшую степень обработки, и предварительно смонтированные детали, составляющие значительную часть конечного продукта (т. е. полуфабрикаты).

Вспомогательные материалы занимают обычно небольшую часть в со­ставе конечного продукта. К ним можно отнести всевозможные металли­ческие изделия, проволоку, монтажные болты и др. Существует и группа производственных материалов, которые обеспечивают ввод в эксплуатацию машин и оборудования (горючесмазочные материалы, охлаждающая жидкость, электроэнергия и др.).

studfiles.net

Положение об отделе закупок

Утверждаю

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия, учреждения]

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя]

[число, месяц, год]

М. П.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет основы деятельности, цели и задачи, функции, права и ответственность отдела закупок.

1.2. Отдел закупок является самостоятельным структурным подразделением организации и подчиняется непосредственно руководителю организации.

1.3. В своей деятельности отдел закупок руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по материально-техническому обеспечению, локальными нормативными актами, решениями органов управления организации и настоящим Положением.

1.4. Деятельность отдела закупок осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений начальника отдела.

1.5. Начальник отдела закупок и другие сотрудники отдела назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.6. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность начальника и других сотрудников отдела регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем организации.

1.7. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

2. Основные задачи отдела закупок

2.1. Снабжение всех подразделений организации необходимыми материалами требуемого качества в заданные сроки.

2.2. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам материально-технического снабжения и рационального использования материальных ресурсов.

2.3. Совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

2.4. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.

2.5. Решение иных задач в соответствии с целями организации.

3. Основные функции отдела закупок

3.1. Обеспечение организации всеми необходимыми для ее деятельности материальными ресурсами требуемого качества.

3.2. Разработка предложений по рациональному использованию материальных ресурсов с целью сокращения издержек производства и получения максимальной прибыли.

3.3. Разработка проектов перспективных и текущих планов, балансов материально-технического обеспечения производства, ремонтно-эксплуатационных нужд организации и ее подразделений, создание необходимых производственных запасов на основе определения потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.) с использованием прогрессивных норм расхода.

3.4. Поиск возможностей и источников покрытия материально-технических потребностей организации за счет внутренних ресурсов.

3.5. Подготовка заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучение возможности и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.

3.6. Изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли.

3.7. Обеспечение доставки материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества и комплектности, организация их хранения на складах организации.

3.8. Подготовка претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контроль составления расчетов по этим претензиям, согласование с поставщиками изменений условий заключенных договоров.

3.9. Разработка стандартов организации по материально-техническому обеспечению, экономически обоснованных нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов.

3.10. Контроль за состоянием запасов материалов и комплектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях организации по прямому назначению.

3.11. Разработка и участие в проведении мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с их транспортировкой и хранением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы контроля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материальных ресурсов.

3.12. Организация работы складского хозяйства, контроль за соблюдением необходимых условий хранения.

3.13. Механизация и автоматизация транспортно-складских операций.

3.14. Учет движения материальных ресурсов на складах организации, участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.

3.15. Составление установленной отчетности о материально-техническом обеспечении деятельности организации.

3.16. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами, установленными настоящим Положением.

4. Права отдела закупок

Отдел закупок вправе:

4.1. Получать поступающие в организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе.

4.2. Запрашивать и получать от руководителя организации и начальников структурных подразделений организации информацию, необходимую для выполнения возложенных на него функций и задач.

4.3. Осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений организации по вопросам материально-технического обеспечения и рационального использования материальных ресурсов.

4.4. Вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы отдела и организации в целом.

4.5. Участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности.

4.6. Вносить предложения руководству организации по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на сотрудников отдела и других структурных подразделений организации по своему профилю деятельности.

4.7. Участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов материально-технического обеспечения деятельности организации.

5. Ответственность отдела закупок

5.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения задач, возложенных на отдел закупок, несет начальник отдела.

5.2. На начальника отдела закупок возлагается персональная ответственность за:

- соблюдение действующего законодательства РФ;

- организацию деятельности отдела закупок;

- соблюдение сотрудниками отдела закупок производственной и трудовой дисциплины;

- своевременное и качественное выполнение приказов руководства организации;

- соблюдение требований и положений действующей в организации системы менеджмента качества и результативность ее функционирования в отделе закупок;

- несвоевременное проведение в структурных подразделениях организации проверок, инвентаризаций и документальных ревизий;

- другие нарушения в деятельности отдела закупок.

5.3. Степень ответственности других сотрудников отдела закупок устанавливается их должностными инструкциями.

prom-nadzor.ru

Функции отдела закупок

Функции отдела закупок Отдел (служба) закупок является функционально обособленным подразделением фирмы и входным звеном в логистической цепи/системы, поэтому ему необходимо устанавливать определенные взаимоотношения с другими структурными подразделениями компании для рациональной организации логистического процесса. Основные функции отдела закупок:

1. Определение потребности в материальных ресурсах. Для этого отдел закупок получает информацию от отдела маркетинга, производственного отдела, службы логистики, операционно-аналитического отдела. Расчет средств на приобретение материальных ресурсов. Для расчетов необходимы данные из бухгалтерии и финансового отдела о наличии свободных оборотных средств.

2. Поиск, анализ данных, выбор поставщиков. Это важная функция отдела закупок включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики. Определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа и т.д.

3. Заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция отдела закупок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом, так как важно в договоре соблюсти все интересы компании. Действия в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки, могут иметь разный характер: от простого предупреждения или мелкого штрафа вплоть до расторжения договора с ним.

4. Получение материальных ресурсов. Обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения.

5. Проверка поступающей продукции и подтверждение качества. Проверка и подтверждение того, что поступающее сырье, материал и услуги отвечают требованиям, т.е. соответствуют договору и сертификации.

6. Для эффективного функционирования отдел закупок должен обладать полномочиями на принятие решений при совершении закупок в следующих областях:

• Выбор поставщика. Отдел закупок должен иметь опыт в определении того, кто производит нужную продукцию и как анализировать надежность поставщика

• Метод ценообразования. Определение общей стоимости закупки для формирования цены и условий договора. Это одна из основных экспертных областей деятельности отдела закупок. Здесь должно иметь место для маневра, если необходимо достичь минимальных цен и общей стоимости закупок материальных ресурсов

• Сертификация

• Контроль над контактами с поставщиками. Отдел закупок должен поддерживать взаимоотношения с потенциальными поставщиками. Если работники компании (производственного отдела) будут непосредственно сами работать с поставщиками без уведомления отдела закупок, то это будет способствовать осуществлению продаж «с черного хода», когда потенциальный поставщик будет оказывать влияние на спецификацию готовой продукции таким образом, что он станет единственным источником снабжения. Если техническому персоналу поставщика необходимо непосредственно встретиться с инженерами фирмы-покупателя, то отдел закупок организует такие встречи.

Приведенный выше перечень задач – один из вариантов набора полномочий работников отдела закупок производственного предприятия. В каждой фирме отдел закупок/снабжения будет иметь свой объем полномочий, которые будут зависеть от организационной структуры компании и логистической системы в целом.

Источник http://www.secreti.info/biz145.html

coolbtool.ru

Задачи и функции снабжения

red0;Лекция 12 Задачи и функции снабжения

 

В обобщенном виде цель снабжения - гарантировать компании надежную поставку материалов. Исходя из этого задачи снабжения таковы:

 - Создание надежного и беспрерывного материального потока в компанию;

- Тесное взаимодействие с подразделениями, использующими эти материалы, изучение их запросов;

- Поиск подходящих поставщиков, тесное взаимодействие с ними и формирование выгодных отношений;

- Закупка необходимых материалов приемлемого качества, и нужного количества, и гарантия их доставки в нужное время и место;

- Обеспечение приемлемых цен и условий поставки;

- Проведение подходящей политики запасов и инвестиций в них;

- Быстрое перемещение материалов через цепи поставок, экспедирование доставок в случае необходимости, мониторинг текущих условий, в том числе изменений цен, возникновения дефицита, появления новых продуктов и т.д.

 Основной целью закупочной логистики является выгодное приобретение товара (сырья или материала) с целью удовлетворения спроса с максимальной эффективностью.

 В связи с преобладанием предложения над спросом успешная закупочная деятельность связана с наличием полной и точной информации о рынке, на котором совершаются закупки, что, подразумевает постоянный сбор и анализ информации о нем. Это позволит оценить емкость рынка, проанализировать цены, качество и сроки возможных поставок, при этом следует руководствоваться запросами потенциальных потребителей.

 Задачи логистики можно разделить на три части: частные, общие и глобальные. Основной глобальной задачей логистики является максимальный эффект при минимальных затратах. Глобальной задачей также является создание логистических систем и рычагов их функционирования.

Общие задачи логистики это: регулирование информационных и материальных потоков; прогнозы количества произведенной продукции, ее хранения и транспортировки; выявление соотношения между необходимостью производства и возможностями. А также определение спроса на конечную продукцию, обеспечение обслуживания до и после продажи. На основе реализации общих задач создается система складирования и поставки, а также организовывается работа с заказчиком с целью максимально заинтересовать последнего.

К частным задачам относятся более узкие направления: создавать минимальные запасы; сократить срок хранения готовой продукции на складе; сократить время перевозок.

Правила логистики можно озвучить так: требуемый товар нужного качества в необходимом объеме доставляется в определенный срок к месту назначения при минимальных затратах. Материальные потоки –основная линия логистических исследований. Логистические функции –это действия, направленные на разработку материального потока. Материальный поток определяется наличием находящихся в движении материальных ресурсов и выпущенной продукцией, с примененными к ним логистическими мероприятиями.

Процесс, в котором организовано поглощение и преобразование материального, финансового, информационного и сервисного потоков, называют логистической операцией.

Логистической функцией называют отдельную составляющую логистических операций. Необходимое количество логистических функций и операций определяется в зависимости от вида логистической системы.

Логистические или снабженческие функции бывают двух видов: координационные и оперативные. 

Функции оперативного вида отвечают за управление движением материальных ценностей в сфере распределения и снабжения производства. В снабжении посредством логистики производится управление движением средств производства и запасов, а также движение готовой продукции от склада к торговому хранилищу и от производителя к потребителю. 

А логистика производственного уровня отвечает за управление осуществлением функций контроля над передвижением полуфабрикатов на всех стадиях производства, складированием и отправлением на рынки сбыта.

Управлять распределением - значит организовывать и контролировать потоки готовой продукции от производителей к потребителям. 

Функции логистики в координации производства сводятся к определению и разработке материальных и финансовых потребностей для разных областей производства; анализу рыночной деятельности для данной организации; освоению и развитию потенциальных рынков сбыта и анализу потребностей клиентов. 

Все вышеперечисленные функции служат для сбалансирования спроса и предложения. А роль логистики в том, чтобы отслеживать и анализировать спрос, диктуемый рынком, и на основе полученных данных разрабатывать предложения. У координационной логистики есть еще одно направление - оперативное планирование. На основе данных о спросе планируется график поставок и корректируются запасы готовой продукции. На основе этого планируется поставка сырьевой базы и комплектующих материалов для производства.

К основным функциям логистики относят: системообразование, интеграцию, регулирование и результативность.

Системообразующей логистикой называют организацию систем, направленных на качественное управление ресурсами.

Функция интеграции –обеспечение синхронности работы отделов хранения, сбыта, поставки, а также рынка средств производства, и оказание услуг посредника для потребителя. 

Суть функций регулирования в управлении финансовыми, материальными и информационными потоками для достижения экономичного ведения производства.

Результативная функция позволяет сокращать затраты при доставке товара в определенное время, в требуемом количестве и с необходимого качества. Эффективность логистических действий определяет получение конечного результата.

Важным условием для определения потребности в товарных запасах является «золотое сечение».

«Золотое сечение» предполагает наличие строго определенных пропорций между количественными характеристиками конкурирующих между собой составных частей некоторой системы, обеспечивающих ее устойчивое функционирование, в данном случае конкурентное равновесие.

За основу наших рассуждений принимаем следующий опытный факт (аксиому). Временно устойчивые формы природы и общества характеризуются правилом «золотой пропорции» для своих конкурирующих частей.

Этот факт известен человечеству более 25 веков. Сегодня он описывается математическим методом Фибоначчи.

Разбиение целого на части в природе происходит равновесным образом только с постоянным шагом «золотой пропорции» Ф, равным 0,618… . Эта константа обнаруживается в архитектуре, биологии животных и растений, астрономии, физике, экономике, музыке, психологии, устройстве тела человека и его мозга. Она может быть использована в частном бизнесе и геополитике. Например, распределение ресурсов (когда их больше необходимого минимального уровня) поровну теоретически невозможно, что и подтвердил мировой опыт. В то же время распределение ресурсов слишком не поровну приводило и может приводить в дальнейшем к социальным катастрофам. Опыт показывает, что надо стремиться распределять ресурсы, например, доход по правилу «золотой пропорции», чтобы обеспечить устойчивое развитие общества и эффективное общественное хозяйствование. Это правило устойчивого равновесия было известно еще Аристотелю. В 1963 году в США создано общество по использованию этого правила. 

Исследование литературных данных показывает, что с учетом метода Фибоначчи (теории «золотого сечения») построена экономика и военная технология Великобритании и США.

В соответствии с правилом «золотого сечения» количественные пропорции между двумя подсистемами-конкурентами должны находиться в пропорции 0,62:0,38 (или 1,62:1,00). Это удивительное свойство живой и неживой природы может говорить только об одной знаковой закономерности –если и существует в природе устойчивое равновесие между двумя конкурентами (а оно не может не существовать в случае их взаимодействия), то оно устойчиво только в пропорциях «золотого сечения». И человеку всегда хотелось ассоциировать наличие устойчивого равновесия между конкурентами с таким емким и притягательным понятием, как гармония. С другой стороны, если мы обнаруживаем где-либо наличие пропорций 0,62:0,38, то здесь есть повод искать «следы» гармонии, а отсюда - устойчивых взаимосвязей между составными частями целого.

В экономике под гармонией можно понимать экономическое равновесие, которому соответствует максимальная эффективность и устойчивость экономики, а значит, равновесие ее секторов: справедливое распределение доходов по составу населения, гармоничное отношение между налогами и доходами, разумное соотношение между отраслями производства, территориальным размещением производства и численности населения по стране.

Такой подход к идее гармонии и устойчивости, основанный в большей степени на аксиоматическом «доверии» (пока!), хоть и подвергается критике, однако, тем не менее, получает все большее и большее признание и понимание.

Правило 80– используют для структуризации запасов, т. е. для выделения из всей номенклатуры запасов тех, оптимизация которых должна быть проведена в первую очередь: на 20 % запасов приходится примерно 80 % их стоимости или динамики продаж, а на 80 % запасов – % стоимости или объемов продаж. Отличие ЛВС-анализа от правила 80–состоит в том, что для его проведения всю номенклатуру запасов делят на три группы, а не на две.

В большинстве случаев номенклатура товаров настолько широка, что моделирование и анализ каждой позиции невозможны. Для упрощения решения задачи проводят АВС-анализ, на основании которого все ресурсы делят на следующие группы: А –высокий стоимостный объем; В –умеренный стоимостный объем; С –низкий стоимостный объем. Для классификации запасов по значимости (ЛВС-анализ) определяют долю стоимости каждого наименования в общей стоимости запасов, а затем располагают их в порядке убывания. Затем в группу А включают примерно 20 % первых позиций упорядоченного списка, общая стоимость которых составляет 75– % суммарной стоимости запасов. В группу В включают примерно 30 % позиций, доля стоимости которых составляет до 70 %. В группу С включают оставшиеся позиции, примерно 50 %. Цель этих процедур заключается в том, чтобы отделить существенные позиции от несущественных.

refleader.ru

АмГПГУ - Структура университета - Общеуниверситетские структуры - Управление развития и содержания имущественного комплекса

В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторые возможности сайта будут недоступны.Как включить JavaScript ?
Начальник отдела

Об отделе

Отдел закупок и снабжения создан 1 января 2007 г. приказом ректора № 541-о/д от 29.12.2006 г. в связи с новыми формами организации материально-технического снабжения товарами, работами, услугами бюджетных организаций, на основании Федерального Закона № 94 от 21.07.2005 г. "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд". В настоящее время работа отдела основывается на положениях Федерального Закона № 44 от 05.04.2013 г. «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

В ноябре 2013 года на основании статьи 38 Федерального Закона № 44 от 05.04.2013 г. «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» в университете создана Контрактная служба без образования отдельного структурного подразделения.

Основные задачи

На отдел закупок и снабжения возложены следующие задачи:

  • Обеспечение нужными товарами, работами, услугами в требуемом количестве и заданного качества в требуемые сроки структурных подразделений и отделов учреждения материально-техническими ресурсами.
  • Эффективное использование финансовых ресурсов, направляемых на закупки товаров, работ и услуг, снижения издержек, обеспечение комплектности поставок материалов и оборудования.
  • Подготовка и заключение государственных контрактов, договоров на поставку материально-технических ресурсов.
  • Организация рационального использования материально-технических ресурсов.
  • Обеспечение должного уровня конкуренции при закупках, объективности, беспристрастности и прозрачности процедур закупок, справедливого и равного отношения ко всем поставщикам.

Функции

Отдел закупок и снабжения выполняет следующие функции:

  • Определение потребности в материальных ресурсах структурных подразделений и отделов
  • Определение источников покрытия потребности в материальных ресурсах.
  • Обеспечение учреждения всеми необходимыми для его деятельности материальными ресурсами соответствующего качества.
  • Составление сводных таблиц по видам сырья, материалов.
  • Подготовка и заключение в установленном порядке государственных контрактов и договоров с поставщиками.
  • Согласование условий и сроков поставок материальных ресурсов.
  • Анализ возможностей и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.
  • Изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях предприятий оптовой торговли с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов.
  • Обеспечение доставки материальных ресурсов в соответствии со сроками, определенными государственными контрактами и договорами.
  • Организация приемки материально-технических ресурсов на склады учреждения.
  • Организация контроля качества, количества, комплектности материально-технических ресурсов при приеме их на склады университета.
  • Организация работы складского хозяйства.
  • Контроль за правильностью предъявленных к акцепту счетов и других расчетных документов поставщиков и обеспечение своевременной передачи этих документов для оплаты.
  • Планирование и организация следующих мероприятий:
    • установление связей как с существующими, так и с перспективными поставщиками, в первую очередь по вопросам цен и качества товаров;
    • введение практики предпочтительной закупки товаров у поставщиков, осуществляющих продажу на условиях частичной предоплаты;
    • поиск по каждому виду товара двух и более поставщиков с целью устранения зависимости от одного поставщика и минимизации потерь от срывов поставок сырья, а также понижения цен на эту продукцию;

Сертификаты

www.amgpgu.ru

Положение об отделе материально-технического снабжения

Положение об отделе материально-технического снабжения

 

 1. Общие положения

 

 1.1. Настоящее положение определяет назначение, цели, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности отдела материально-технического снабжения (далее - отдел).

 1.2. Отдел осуществляет материально-техническое обеспечение производственной деятельности организации.

 1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением организации и подчиняется непосредственно ее руководителю или одному из его заместителей.

 1.4. В своей деятельности отдел руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по материально-техническому обеспечению, организационно-распорядительными документами самой организации и настоящим положением.

 1.5. Деятельность отдела осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений начальника отдела.

 1.6. Начальник и другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

 1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность начальника и других работников отдела регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем организации.

 1.8. Отдел возглавляет начальник, на должность которого назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по специальности в области материально-технического снабжения не менее 5 лет.

 1.9. Начальник отдела:

 - руководит всей деятельностью отдела, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на отдел задач и функций;

 - осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников отдела;

 - распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками отдела, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения руководителю организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;

 - вносит руководству организации предложения по совершенствованию работы отдела, оптимизации его структуры и штатной численности;

 - участвует в перспективном и текущем планировании деятельности отдела, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на отдел задач и функций;

 - принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников отдела;

 - участвует в подборе и расстановке кадров отдела, вносит руководству организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников отдела, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;

 - совершенствует систему трудовой мотивации работников отдела;

 - осуществляет контроль за исполнением подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдением трудовой дисциплины и деятельностью отдела в целом.

 1.10. В период отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет его заместитель (при его наличии) или назначенный приказом руководителя организации другой работник.

 1.11. Начальник отдела или лицо, исполняющее его обязанности, имеют право подписи документов, направляемых от имени отдела по вопросам, входящим в его компетенцию.

 1.12. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

 1.13. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники отдела несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

 1.14. Настоящее положение, структура и штатное расписание отдела утверждаются руководителем организации.

 

 2. Основные задачи отдела

 

 2.1. Организация снабжения подразделений организации необходимыми материалами требуемого качества в заданные сроки.

 2.2. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам материально-технического снабжения и рационального использования материальных ресурсов.

 2.3. Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития материально-технического обеспечения деятельности организации.

 2.4. Совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

 2.5. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.

 2.6. Решение иных задач в соответствии с целями организации.

 

 3. Основные функции отдела

 

 3.1. Обеспечение организации всеми необходимыми для ее деятельности материальными ресурсами требуемого качества.

 3.2. Разработка предложений по рациональному использованию материальных ресурсов с целью сокращения издержек производства и получения максимальной прибыли.

 3.3. Разработка проектов перспективных и текущих планов, балансов материально-технического обеспечения производства, ремонтно-эксплуатационных нужд организации и ее подразделений, создание необходимых производственных запасов на основе определения потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.) с использованием прогрессивных норм расхода.

 3.4. Поиск возможностей и источников покрытия материально-технических потребностей организации за счет внутренних ресурсов.

 3.5. Подготовка заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучение возможности и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.

 3.6. Изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально технических ресурсов в порядке оптовой торговли.

 3.7. Обеспечение доставки материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества и комплектности, организация их хранения на складах организации.

 3.8. Подготовка претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контроль составления расчетов по этим претензиям, согласование с поставщиками изменений условий заключенных договоров.

 3.9. Разработка стандартов организации по материально-техническому обеспечению, экономически обоснованных нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов.

 3.10. Контроль за состоянием запасов материалов и комплектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях организации по прямому назначению.

 3.11. Разработка и участие в проведении мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с их транспортировкой и хранением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы контроля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материальных ресурсов.

 3.12. Организация работы складского хозяйства, контроль за соблюдением необходимых условий хранения.

 3.13. Механизация и автоматизация транспортно-складских операций.

 3.14. Учет движения материальных ресурсов на складах организации, участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.

 3.15. Составление установленной отчетности о материально-техническом обеспечении деятельности организации.

 3.16. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами организации.

 

 4. Права и ответственность

 

 4.1. Отдел имеет право:

 - получать поступающие в организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

 - запрашивать и получать от руководителей организации и ее структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на него задач и функций;

 - осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений организации по вопросам материально-технического обеспечения и рационального использования материальных ресурсов, о результатах проверок докладывать руководству организации;

 - вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы отдела и организации в целом;

 - участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности;

 - вносить предложения руководству организации по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на работников отдела и других структурных подразделений организации по своему профилю деятельности;

 - участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов материально-технического обеспечения деятельности организации.

 4.2. Начальник отдела несет персональную ответственность за:

 - выполнение возложенных на отдел функций и задач;

 - организацию работы отдела, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

 - рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

 - состояние трудовой и исполнительской дисциплины в отделе, выполнение его работниками своих функциональных обязанностей;

 - соблюдение работниками отдела правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;

 - ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;

 - предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности отдела;

 - готовность отдела к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.

gigabaza.ru

Должностная инструкция начальника отдела снабжения

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Начальника отдела снабжения

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника отдела снабжения [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Начальник отдела снабжения назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Начальник отдела снабжения подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. Начальник отдела снабжения относится к категории руководителей и имеет в подчинении:

  • менеджеров по снабжению;
  • диспетчеров;
  • водителей-экспедиторов;
  • водителей погрузчиков;
  • грузчиков.

1.5. На должность начальника отдела снабжения назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и стаж работы специалистом или менеджером по снабжению не менее 3 лет.

1.6. Начальник отдела снабжения должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся организации делопроизводства в снабжении;
  • структуру предприятия;
  • потребности Компании в снабжении;
  • приемы и методы обработки корреспонденции;
  • организацию делопроизводства;
  • организацию погрузочно-разгрузочных работ;
  • порядок приема и сдачи грузов;
  • адреса основных поставщиков грузов, их складов;
  • формы документов на прием и отправку грузов и правила их оформления;
  • порядок составления требований на транспорт, особенности транспортировки, складирования и хранения экспедируемых материалов;
  • порядок регистрации отправителей и получателей грузов, документов и корреспонденции, организацию контроля за их доставкой;
  • установленную отчетность;
  • специальное оборудование и инвентарь;
  • основы экономики, организации труда и управления;
  • законодательство о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.

1.7. В период временного отсутствия начальника отдела снабжения его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Начальник отдела снабжения обязан выполнять следующие трудовые функции:

2.1. Осуществляет руководство работой отдела снабжения.

2.2. Организует работу по подбору поставщиков, выбору наилучших условий поставок необходимых Компании материалов и услуг.

2.3. Составляет инструкции по сопровождению грузов и документов, проходящих через отдел снабжения.

2.4. Участвует в проверке сохранности упаковки (тары) и наличия вложений в соответствии с сопроводительными документами, в необходимых случаях-в составлении актов на обнаруженную недостачу или порчу.

2.5. Принимает меры по обеспечению работников экспедиции средствами механизации труда, инвентарем, специальным оборудованием, следит за их правильной эксплуатацией и технически исправным состоянием.

2.6. Осуществляет контроль за наличием необходимых видов транспорта, организацией правильной транспортировки, проведением погрузочно-разгрузочных работ, размещением и укладкой грузов, документов и корреспонденции, правильностью оформления приемо-сдаточной документации.

2.7. Организует работу по ведению учета, составлению установленной отчетности.

2.8. Обеспечивает необходимый режим хранения и сохранность грузов, документов и корреспонденции при их транспортировке. В случае служебной необходимости начальник отдела снабжения может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Начальник отдела снабжения имеет право:

3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

3.2. Контролировать выполнение производственных заданий, своевременное выполнение отдельных поручений.

3.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящих в компетенцию начальника отдела снабжения.

3.4. В пределах своей компетенции представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, относящимся к деятельности предприятия.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Начальник отдела снабжения несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы начальника отдела снабжения осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы начальника отдела снабжения является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы начальника отдела снабжения определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью начальник отдела снабжения обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

6. Право подписи

6.1. Начальнику отдела снабжения для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)

instrukzii.ru