Организация оперативного хранения дел Вопросы 1. Оперативное. Оперативное хранение


Оперативное хранение документов — МегаЛекции

Оперативное хранение документов подразумевает хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи в архив. Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения. Таким образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Рассмотрим основные принципы оперативного хранения документов

Быстрый доступ.

Одна из основных функций оперативного хранения документов – это скорость поиска нужного Вам документа. Для этого составляется план архива. Также для удобства поиска дела нужно устанавливать корешками наружу. Подписи должны отражать суть искомого дела, то есть быть информативны.

Условия хранения документов. Необходимо создать приемлемые условия хранения документов. Сохранность документов обеспечит правильный температурный и влажностный режим (17-19 °C и относительная влажность 50-55%). Очень важно обеспечить отсутствие грызунов, пыли и плесени. Выдачу справок и снятие копий документов должен контролировать архивариус.

Размещение документов в архиве. Юридическая ценность документов, хранящихся в архиве организации, неодинакова. А поскольку мы выяснили, что одна из основных целей оперативного хранения документов – быстрый их поиск, нужно заполнять архив исходя из этого. Более важные документы нужно хранить более тщательно, а также ограничить доступ к ним. Например, составить список лиц, которые могут быть допущены к этим документам. Также документы можно разделить на часто и редко используемые. Очевидно, что более часто используемые документы при их оперативном хранении должны быть расположены ближе.

Уничтожение документов Как уже было сказано выше, функцией оперативного хранения документов является уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Для выявления таких документов нужно периодически производить экспертизу ценности документов. После выявления документов, сроки хранения которых истекли, составляется акт об уничтожении этих документов. После этого документы подвергаются промышленному шредированию (измельчению). Сжигать документы невыгодно и неэкологично!

Сдача документов в архив Окончанием оперативного хранения документов служит передача документов на хранение в архив. Это означает полную передачу всех де долговременного хранения в государственный, ведомственный или другие архивы.

Оперативное хранение документов играет очень важную роль в жизнедеятельности организации. Компании, которые уделяют оперативному хранению документов должное внимание, не имеют проблем с архивным законодательством. Найти документ в архиве для такой организации – дело нескольких минут.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

При составлении номенклатуры следует руководствоваться уставом или положение организации, положениями ее структурных подразделений, штатными расписаниями, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

 

Оформление дела– подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. 1

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. 2

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:

  • подшивку или переплет дела;
  • нумерацию листов дела;
  • составление листа-заверителя;
  • составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
  • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).3

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

  • не проводить систематизацию документов в деле,
  • не нумеровать листы дела,
  • не составлять заверительные надписи. 4

При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтениятекста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 5

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. 6

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. 7

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела. 8

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерациейв правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно для обеспечения их сохранности и эффективного использования в подразделениях в течении всего оперативного периода до момента передачи дел в архив.

Подготовка дел и документов к передаче в ведомственный архив включает в себя:

• систематизацию документов в делах;

• проведение экспертизы ценности документов в делах;

• оформление дел;

• составление описи дел структурного подразделения.

В архив федерального органа исполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив федерального органа исполнительной власти, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив федерального органа исполнительной власти сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

. Прием каждого дела производится заведующим архива федерального органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения. При этом, на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом федерального органа исполнительной власти и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив федерального органа исполнительной власти передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения федерального органа исполнительной власти, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив федерального органа исполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Вопрос №18

В задачи архива входит:

- прием, учет и хранение документов законченных делопроизводством;

- информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

- организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Лучше всего расположить архивохранилище в специально выделенном отдельном

megalektsii.ru

27.Оперативное хранение документов.

Оперативное хранение документов подразумевает хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи в архив. Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения. Таким образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Рассмотрим основные принципы оперативного хранения документов

Быстрый доступ.

Одна из основных функций оперативного хранения документов – это скорость поиска нужного Вам документа. Для этого составляется план архива. Также для удобства поиска дела нужно устанавливать корешками наружу. Подписи должны отражать суть искомого дела, то есть быть информативны.

Условия хранения документов.

Необходимо создать приемлемые условия хранения документов. Сохранность документов обеспечит правильный температурный и влажностный режим (17-19 °C и относительная влажность 50-55%). Очень важно обеспечить отсутствие грызунов, пыли и плесени. Выдачу справок и снятие копий документов должен контролировать архивариус.

Размещение документов в архиве.

Юридическая ценность документов, хранящихся в архиве организации, неодинакова. А поскольку мы выяснили, что одна из основных целей оперативного хранения документов – быстрый их поиск, нужно заполнять архив исходя из этого. Более важные документы нужно хранить более тщательно, а также ограничить доступ к ним. Например, составить список лиц, которые могут быть допущены к этим документам. Также документы можно разделить на часто и редко используемые. Очевидно, что более часто используемые документы при их оперативном хранении должны быть расположены ближе.

Уничтожение документов

Как уже было сказано выше, функцией оперативного хранения документов является уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Для выявления таких документов нужно периодически производить экспертизу ценности документов. После выявления документов, сроки хранения которых истекли, составляется акт об уничтожении этих документов. После этого документы подвергаются промышленному шредированию (измельчению). Сжигать документы невыгодно и неэкологично!

Сдача документов в архив

Окончанием оперативного хранения документов служит передача документов на хранение в архив. Это означает полную передачу всех де долговременного хранения в государственный, ведомственный или другие архивы.

Оперативное хранение документов играет очень важную роль в жизнедеятельности организации. Компании, которые уделяют оперативному хранению документов должное внимание, не имеют проблем с архивным законодательством.

28.Тактика действий в конфликтных ситуациях.

Тактика поведения в конфликте - это средства, обеспечивающие данную стратегию, которые в конечном счете определяют стиль поведения человека в конфликте.

Выделяют следующие виды тактик воздействия на оппонента.

•Тактика захвата и удержания объекта конфликта. Применяется в конфликтах, где объект материален. Это могут быть как межличностные конфликты (самовольное заселение в квартиру, например), так и межгрупповые и межгосударственные.

•Тактика физического насилия (ущерба). уничтожение материальных ценностей, физическое воздействие, нанесение телесных повреждений

•Тактика психологического насилия (ущерба). оскорбление, грубость, оскорбительные жесты

•Тактика давления. включает предъявление требований, указаний, приказов, угрозы

•Тактика демонстративных действий. Применяется с целью привлечения внимания окружающих к своей персоне.

•Санкционирование. Воздействие на оппонента с помощью взыскания, увеличения рабочей нагрузки, наложения запрета

•Тактика коалиций. Цель – усиление своего ранга в конфликте

•Тактика фиксации своей позиции Основана на использовании фактов

•Тактика дружелюбия. Включает корректное обращение

•Тактика сделок. Предусматривает взаимный обмен благами, обещаниями

Тактики бывают жесткие, нейтральные и мягкие. В конфликтах применение тактик обычно идет от мягких к более жестким. Конечно, бывает и резкое, внезапное применение жестких приемов по отношению к оппоненту (например, внезапное нападение, начало войны и т. п.).

Кроме того, выделяют рациональные (фиксация своей позиции, дружелюбие, санкционирование) и иррациональные (давление, психологическое насилие) тактики.

studfiles.net

5.4. Оперативное хранение дел, обеспечение сохранности, учета и доступа к документам организации

5.4.1. С момента заведения и до передачи в архив академии или на уничтожение дела хранятся по месту их формирования. Де­ла считаются заведенными с момента включения в них первого ис­полненного документа. Руководители структурных подразделений и работники, отвечаю­щие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность до­кументов и дел.

5.4.2. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел в целях их последующего использования должен проводиться ком­плекс работ:

- создание оптимальных условий хранения документов и дел; размещение дел;

- проверка наличия и состояния документов и дел; соблюдение порядка выдачи дел.

5.4.3. Дела размещаются в рабочих кабинетах или специально от­веденных для этой цели помещениях.

Дела должны находиться в запирающихся шкафах, сейфах, чтобы обеспечить их сохранность и защи­ту от воздействия пыли и солнечного света.

5.4.4. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располага­ются вертикально, корешками наружу. Последовательность распо­ложения дел должна соответствовать последовательности распо­ложения заголовков дел в номенклатуре дел. На корешке каждого дела указывают его индекс в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале необходимо по но­менклатуре дел найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования до пере­дачи в архив академии.

5.4.5. Дела документального фонда академии, находящиеся на оперативном хранении подлежат учету. Периодически, как пра­вило, перед передачей в архив академии, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел, или другим учетным документам (описям, карточкам и т.д.).

В обязательном порядке проводится проверка наличия и состоя­ния документов и дел при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника отдела организационной работы и управления документацией, при реорганизации и ликвидации академии или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел оп­ределяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

5.4.6. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в их ут­рате, несет ответственность в установленном порядке, согласно Кодексу Российской Федерации об административных правонару­шениях.

5.4.7. Обеспечение доступа к делам находящимся на оператив­ном хранении, их выдача сотрудникам для работы осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном под­разделении. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором находятся дела. При этом на выданное дело заводится карта-заме­ститель дела, которую помещают на место выдан­ного дела. Дела выдаются во временное пользование на срок, определенный ректором академии. После истечения указан­ного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письмен­ных запросов с разрешения ректора академии. Передача дел производится по ак­ту о выдаче дел во временное пользование.

Изъятие документов из дел, подлежащих передаче в архив академии, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства академии с оставлением в деле заве­ренной копии документа и составлением акта о выдаче подлинника с объяснением причин выдачи.

studfiles.net

Организация оперативного хранения дел Вопросы 1. Оперативное

Описание презентации Организация оперативного хранения дел Вопросы 1. Оперативное по слайдам

Организация оперативного хранения дел

Вопросы 1. Оперативное хранение документов 2. Оформление дела

Оперативное хранение документов В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит оперативное хранение и использование документов. ГОСТ Р 7. 0. 8 -2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. оперативное хранение документов — это хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

Оперативное хранение документов При этом оперативное хранение можно подразделить на два процесса: • хранение документов в процессе их исполнения; • хранение исполненных документов. Оперативное хранение – процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.

Оперативное хранение документов Документы во время их исполнения обычно хранятся у исполнителя. Документы помещаются специальные папки с заголовками типа: «На исполнении», «Срочно», «Для коллегии», «На отправку», «На согласование», «На подпись» и т. п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.

Оперативное хранение документов Исполненные и законченные делопроизводством документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , (утв. приказом Росархива от 23. 12. 2009 № 76) п. 3. 5. 2 : срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело не должен быть более 10 дней.

Оперативное хранение документов При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования (структурных подразделениях и в службе ДОУ). Организация хранения документов должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования.

Оперативное хранение документов Документы размещаются в запирающихся шкафах, сейфах. Для обеспечения быстрого поиска на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. Папки располагаются на полках вертикально, на корешке каждого дела указывается его индекс (номер) по номенклатуре. Удобно, если последовательность расположения дел на полках, соответствует последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами. Если необходимо документ, уже включенный в дело, изъять для временных нужд, вместо документа ответственный за формирование и хранение дел оставляет лист-заместитель.

Оперативное хранение документов Если необходимо документ, уже включенный в дело, изъять для временных нужд, вместо документа ответственный за формирование и хранение дел оставляет лист-заместитель. Примеры\Форма листа-заместителя. docx Примеры\Образец заполнения листа-заместител я. docx

Оперативное хранение документов Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается: номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, расписка получателя, расписка о приеме после возвращения документов. Примеры\Форма карты-заместителя дела. docx Примеры\Образец заполнения карты-заместителя дел а. docx

Оперативное хранение документов Карта-заместитель помещается на место выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы, у кого они находятся. После возврата дела карта-заместитель изымается, дело ставят на место. После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Выдача дел в другие организации разрешается только руководителем организации.

Оформление дела ГОСТ Р 7. 0. 8 -2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

Оформление дела В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает: • подшивку или переплет дела; • нумерацию листов дела; • составление листа-заверителя; • составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Оформление дела Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается: • не проводить систематизацию документов в деле, • не нумеровать листы дела, • не составлять заверительные надписи.

Оформление дела При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

Оформление дела При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела.

Оформление дела В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Оформление дела При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила: • листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно; • фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа; • сложенный лист (формата А 3, А 2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

Оформление дела • лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. п. ) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т. п. ), то каждый документ нумеруется отдельно; • подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте; • подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;

Оформление дела • в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле; • при наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Оформление дела Для учета количества листов в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель — документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9 «Основных правил работы архивов организаций» ). Примеры\Образец заполнения листа-заверителя дела. docx

Оформление дела В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Оформление дела Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Оформление дела Для учета • документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т. д. ), • дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, внутренняя опись – документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

Оформление дела Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме ( приложение 10 «Основных правил работы архивов организаций» ). При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о: • порядковых номерах документов дела, • их индексах, • датах, • заголовках, • номерах листов дела.

Оформление дела К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Примеры\Образец заполнения внутренней опи си дела. docx Примеры\Образец заполнения внутренней опи си дела 1. docx

Оформление дела Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т. д. ) отражаются в графе «Примечания» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

present5.com

Оперативное хранение документов

Хранение документов до экспертизы их ценности и передачи на архивное хранение в российской практике работы с документами называется оперативным. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение уже исполненных документов.

Подавляющее большинство документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы, выполняются на бумажных носителях.

Бумажные документы на время их исполнения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у исполнителя. Хранение папок с документами на открытых стеллажах не рекомендуется. Как вариант возможно кратковременное хранение документов в многоэтажных лотках для бумаг, но только при полной гарантии их сохранности.

Хранение исполненных бумажных документов осуществляется только в папках различных конструкций. Папки типа «скоросшиватель», «регистратор» используются для документов только в оперативной деятельности, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней - в конце (снизу).

Возможно хранение документов в неподшитом виде в полностью закрывающихся папках, коробках, пластиковых конвертах - «файлах». Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать специальные папки с мягкой системой крепления на шнурках или специально изготовленные для этих целей коробки. Это немного усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности, а главное, документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве без пересистематизации.

Исполненные бумажные документы группируются в дела с целью наиболее рациональной организации их хранения, которая обеспечит быстрый поиск необходимых документов и информации. Эта работа по группировке документов носит название «формирование дел».

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

  • распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;
  • расположения и оформление документов внутри дела;
  • оформление обложки дела.

Формирование дел может осуществляться централизованно -секретарем организации, службой документационного обеспечения управления или децентрализовано - несколькими структурными подразделениями. На практика оба варианта сосуществуют параллельно. Распорядительные и организационные документы формируют в дела централизовано, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договоры и другие документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях.

Формирование дел в структурных подразделениях негосударственных организаций осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов, либо так же централизовано по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль со стороны руководства и архива.

Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках оценивается органами Архивной службы, других контролирующих органов (в своей сфере деятельности) и достигается соблюдением ряда правил.

В дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года, за исключением судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируются за период их созыва, и др.

Целесообразно и не противоречит правилам собирать документы при их незначительном количестве за ряд лет, оформив дело как переходящее с соответствующими отметками в номенклатурах дел за годы накопления документов в деле (как правило, не более 5 лет).

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно. Например, следует хранить в различных делах годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.

Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

Подшивка документов в дела проводится секретарем согласно отметкам исполнителей на документах: «В дело №...».

Не следует допускать разобщение в делах запросов и ответов, подшивки сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.

Сформированное дело должно содержать не более 250 листов, что соответствует 4 см в толщину, минимального объема дел не существует. При большом количестве документов, относящихся к одному делу, проводят их деление на самостоятельные тома или пересистематизируют документы в новые дела (с внесением изменений в номенклатуру дел).

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.

Часто документы: приказы, распоряжения, протоколы, решения и др. - располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.

Другой подход следует применять, например, к переписке, где документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом или к приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 250 листов и более; то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчёты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий) предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы.

Группировка в дела отдельных категорий документов имеет свою специфику.

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министерства, распоряжения генерального директора и т.д. Отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу, так как каждая из этих групп имеет свои различные сроки хранения.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельностиорганизации.

Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к тому году, к которому относится их содержание, независимо от времени составления, например: «Отчет за 2001 г.», составленный в 2002 г., должен включаться в дела 2001 г.

Перспективные бизнес-планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены. Отчетные документы о финансовой деятельности, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к ним, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Например, к отчету предприятия по основной деятельности за 2001 год будут прилагаться формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

При формировании дел по обращениям (предложениям, заявлениям и жалобам) граждан документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные жалобы подшивают к той же группе документов.

Поступающие в головную организацию документы филиалов, подведомственных организаций: планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записи и др. - группируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации или по видам документов по всем организациям, например: «Годовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров».

Оформление дел также подробно регламентировано Архивной службой в Основных правилах работы ведомственных архивов (М., 1988).

На обложку каждого дела, подлежащего хранению в архиве, следует вынести следующие сведения:

  • название организации;
  • название структурного подразделения, где сформировалось дело;
  • индекс дела;
  • количество листов в деле;
  • даты первого и последнего документов;
  • срок хранения дела;
  • шифры каждого дела.

Часть элементов описания дела обозначается на обложке при заведении дела, количество листов, крайние даты, уточнение заголовка и подразделения выносятся на обложку после завершения дела в процессе его обработки при подготовке к долговременному и постоянному хранению.

Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела и его поисковым признаком.

Оформление заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях достаточно перенести заголовок и сроки хранения дел из номенклатуры на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела.

Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения могут оформляться только частично по сравнению с предыдущей группой. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел и листы можно не нумеровать.

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения, подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованием Государственной архивной службы. Должны быть полностью оформлены также дела конфиденциальные и по личному составу. Основные задачи, которые ставятся при этом:

  • максимально возможное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время, без нанесения повреждений другими листами дела;
  • обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;
  • создания справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны, - бумажных стандартного А5-А3 формата и крупноформатные, пленочных, магнитных и других носителях, - для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов. В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются в установленную государственным стандартам прочную картонную обложку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению (по личному составу), допускается применение переплетных работ.

Перед подшивкой документов во избежание появления ржавчины все металлические скрепления обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты.

В начале дела - перед собственно документами - вкладываются листы внутренней описи документов дела. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через арифметический знак плюс.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности...», а также для специфичной документации - личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле, их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи.

Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела: изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию - эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением листа-заверителя дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи, и лист-заверитель, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. Если документы наклеены на лист «елочкой», например в приложениях к авансовым отчетам по командировкам, то сначала нумеруется лист-основа, а затем все приклеенные документы.

В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записи. Лист-заверитель дела составляется на любую единицу архивного хранения. В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках - на чистой карточке, помещаемой последней. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. Если дело уже подшито без листа-заверителя, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. При хранении документов без подшивки полностью оформленный лист-заверитель дела вкладывается в упаковку.

В заверительной записи должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:

  • литерные и пропущенные номера листов;
  • номера листов с наклеенными документами;
  • номера листов с конвертами и вложений в них;
  • номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела: повреждения, включение новых документов - отражаются в заверительной записи. В заверительной записи отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся при каждой выдаче дела для использования. При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заверительная запись пересоставляется.

Для учета дел длительных сроков хранения, а при отсутствии в организации номенклатуры дел и кратковременного хранения, завершенные в делопроизводстве, журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составляются самостоятельные описи. Самостоятельные описи составляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов: судебные, следственные дела, научные отчеты и др. В структурных подразделениях составляются и подписываются их руководителями описи, по которым дела принимаются на хранение в архив организации.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией.

Описи дел составляются по установленной Государственной архивной службой форме. Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел.

Описи дел должны быть составлены в течение года после завершения дел в текущем делопроизводстве. Предусматривается, что организации составляют описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел за ряд лет - по готовым разделам. Годовой раздел описи дел структурного подразделения используется и как основной документ при передачи дел на хранение в архив организации.

Документы, не представляющие практической ценности и сроки хранения которых при этом истекли, выделяются к уничтожению. К моменту уничтожения все описи дел за те же годы должны быть утверждены, а документы сданы в архив, чтобы случайно не пропала бы безвозвратно необходимая информация. Сам процесс уничтожения (утилизации) документов должен исключать возможность их последующего использования посторонними лицами и другими организациями.

 



infopedia.su

Организация оперативного хранения документов, особенности

Оперативное хранение документов: организация и особенностиНа протяжении всей деятельности компании огромное значение имеет хранение и использование документов. Во-первых, к документам должен быть обеспечен свободный доступ, а, во-вторых, они должны постоянно располагаться в одном и том же месте. Кроме того, документы следует надежно защитить от утери или порчи.

Содержание бумаг может быть текущим или оперативным. Организация оперативного хранения документов подразумевает работу с материалом, находящимся в процессе исполнения или уже выполненным. При этом бумаги не должны были подвергаться архивной экспертизе.

Такое хранение документов обеспечивается обычно в тех отделах организации, где с ними работают. При особенно больших объемах бумаг ее удобнее передать на оперативное хранение в специализированное архивохранилище. При этом папки с документами снабжаются надписями, по которым можно судить об их срочности, статусе и других нюансах. Это дает возможность быстро ориентироваться в имеющихся бумагах.

Для оперативного хранения документов часто используются папки, оснащенные сменными обложками. На них проставляются реквизиты документов (ФИО исполнителя и его телефон). Бумаги, которые находятся в отделах на оперативном хранении, могут использоваться на протяжении рабочего дня. После окончания рабочего дня все документы должны убираться в сейф – этого требуют нормы безопасности.

Подобный стиль работы оправдан в малых и средних организациях. Однако для крупных компаний этот метод может оказаться не слишком удобным. Децентрализация оперативного хранения документов может стать проблемой, когда к ним необходим постоянный доступ или когда необходимо найти определенные бумаги для сдачи в архив.

Если и в самом деле возникают сложности, имеет смысл создать архивную службу. Ее сотрудники не только осуществляют хранение документов, которые прошли необходимую экспертизу ценности, а также занимаются диспетчеризацией оперативных документов организации. Высокий уровень профессионализма архивариуса и четкое знание местонахождения той или иной бумаги – залог полного порядка и безопасности организации хранения бумаг.

Компания ОРБ предлагает качественные услуги по хранению документов любой компании.

orbrm.ru

Оперативное хранение документов 2

ВВЕДЕНИЕ

Оперативное хранение документов подразумевает хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи в архив. Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения. Таким образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Рассмотрим основные принципы оперативного хранения документов

Быстрый доступ.

Одна из основных функций оперативного хранения документов – это скорость поиска нужного вам документа.

Условия хранения документов.

Необходимо создать приемлемые условия хранения документов. Сохранность документов обеспечит правильный температурный и влажностный режим (17-19 °C и относительная влажность 50-55%). Размещение документов в архиве.

Юридическая ценность документов, хранящихся в архиве организации, неодинакова. А поскольку мы выяснили, что одна из основных целей оперативного хранения документов – быстрый их поиск, нужно заполнять архив исходя из этого. Более важные документы нужно хранить более тщательно, а также ограничить доступ к ним.

Уничтожение документов

Как уже было сказано выше, функцией оперативного хранения документов является уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Для выявления таких документов нужно периодически производить экспертизу ценности документов.

Окончанием оперативного хранения документов служит передача документов на хранение в архив. Это означает полную передачу всех де долговременного хранения в государственный, ведомственный или другие архивы.

Оперативное хранение документов играет очень важную роль в жизнедеятельности организации. Компании, которые уделяют оперативному хранению документов должное внимание, не имеют проблем с архивным законодательством. Найти документ в архиве для такой организации – дело нескольких минут.

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

1.1 Понятие документального и архивного фонда организации

Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:

- документы текущего управления;

- документы, отобранные для постоянного или длительно хранения, в том числе и передаваемые на хранение в Архивный фонд Российской Федерации;

- собранные в справочных целях коллекции копий документов, в том числе и других организаций, присланные для сведена и исполнения.

Архивный фонд лишь часть документального фонда. Архивный фонд не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет в основном стабильный состав, который должен только пополняться. В состав архивного фонда включаются документ имеющие политическое, экономическое, научное, социально* культурное, историческое или иное важное значение для государства и (или) для конкретной организации.

В архивный фонд организаций включают и часть документе научно-технического характера и по личному составу в соответствии с их важным научно-техническим и социальным характером и длительными сроками хранения. С течением времени аналогии с другими государствами в России будет возрастать количество и значение комплексов документов (коммерческих или экономических) долговременного и постоянного сроков хранения, важных для негосударственных организаций, авторов документов и их собственников.

Основные правила работы архивов организаций' содержат значительное количество положений, направленных на регламентацию оперативного хранения документов в документационном обеспечении организаций, и среди них:

- требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

- правила формирования дел в делопроизводстве;

- организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

- подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т.д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;

- порядок выделения документов к уничтожению;

- оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;

- порядок передачи дел из структурных подразделений в архив.

Весьма существенные дополнения современного норматива связаны с включением в нормативно-методические основы проведения экспертизы ценности управленческих документов наряду с бумажными и электронными документами.

В состав Основных правил включены и унифицированные формы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, акты и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет, выделение к уничтожению или передача в архив. Они являются обязательными при документировании конкретного этапа систематизации документов и дел.

1.2. Общие принципы формирования дел

Документы, не находящиеся на руках у исполнителей, должны группироваться в таком порядке, который обеспечит прежде всего быстрый поиск необходимых документов и закрепленной в них информации. Эта работа по группировке документов носит название формирование дел, хотя основной единицей организации учета и хранения только для бумажных документов является дело, а для небумажных — единица хранения, для документов на компьютерных носителях — файл данных.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

- распределение исполненных документов по делам;

- расположение документов внутри дела;

- оформление обложки дела.

В организациях формирование дел может осуществляться централизованно только секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано — структурными подразделениями. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и организационные документы формируют, как правило,, в дела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договоры и другие документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях.

Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, либо централизованно специально выделенным сотрудником (ответственным за ДОУ подразделения, секретарем).

Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль за ним со стороны руководствам службы ДОУ.

Правильность формирования дел достигается, а при проверках оценивается органами Архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) посредством соблюдения ряда правил. Хотя систематизация документов для их оперативного хранения и использования в текущей работе имеет прикладное значение и может определяться негосударственными организациями во многом самостоятельно, но игнорировать накопленный десятилетиями опыт работы было бы нецелесообразно.

Архивной службой давно сформулированы опробованные в многочисленных организациях устоявшиеся правила группировки документов в дела. Так, в дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года. Исключение составляют: личные дела, документы выборных органов, которые группируются за период их созыва, судебные дела, дела с научно- техническими проектами и др. При этом не противоречит правилам и собирать в одно дело при небольшом их количестве документы за ряд лет, оформляя дело как переходящее.

Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в дела раздельно. Например, следует хранить в различных делах годовые и квартальные планы работы, текущие и перспективные бизнес-планы, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

1.3. Систематизация и учёт документов организации

С организацией систематизированного хранения документов технологически тесно связаны система их регистрации (структура индексов) и сроки хранения, так как эти показатели являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел — важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности, определения сроков хранения, обеспечения сохранности документов организации.

Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) составление номенклатуры дел стало обязательным для всех государственных организаций; в негосударственном секторе экономики этот методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизацией и поиском документов также необходим для обеспечения их сохранности на должном уровне.

Назначение номенклатуры дел состоит в следующем. Она:

1) закрепляет классификационную схему группировки исполненных документов в дела;

2) устанавливает единую для всей организации обязательную индексацию документов и дел, сроки их хранения;

3) служит основным учетным механизмом в текущей работе с делами и документами;

4) является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается в течение нескольких лет;

mirznanii.com