Образец делового письма ответа на запрос. Образец ответ на деловое письмо


Письмо-ответ. Образец ответа на письмо-запрос

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк письма-запроса .docСкачать образец письма-запроса .doc

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  • Положительный ответ должен быть максимально подробным,
  • а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
  2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
  3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
  4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Образец ответа на письмо-запрос

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать

  • как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
  • так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

assistentus.ru

Образец письма-ответа | Делопроизводство

На обращение даем веский ответ Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо – запрос, просьбу, приглашение, предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной – письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа.

Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.

Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса. Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2014 № …». Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.

Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.

В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей.

Теперь очередь примера письма-ответа с положительным решением. Посмотрите письмо-согласие – образец письма-ответа на запрос (файл формата doc). 

Письмо-отказ строится по-другому образцу. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ). Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями. Здесь подойдет начало по образцу – «Благодарим Вас за предложение, однако …» или последовательно приведите аргументы отказа – «В связи …». Как говорится, понять – значит простить.

Письмо-отказ – образец также можно скачать в формате doc.

На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 306 комментариев

Оставить комментарий

delo-ved.ru

Образец письма ответа

Образец письма-ответа — один из самых востребованных примеров деловой переписки. Грамотное содержание и оформление такого письма обеспечивает эффективность бизнес-коммуникации и способствует созданию положительного имиджа компании.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях потребуется образец письма-ответа

Любой вид деятельности организации: производственной, административно-хозяйственной, социальной или организационной осуществляется при взаимодействии с другими предприятиями. Это могут быть вышестоящие организации или обособленные подразделения, предприятия-деловые партнеры, учреждения органов власти и пр. Основной вид такого взаимодействия — деловые письма.

Образец письма-ответа представляет собой реакцию на входящее письмо сторонней организации или подразделения, удаленного от головного предприятия территориально. Для государственных структур обязанность составления писем ответов закреплена на уровне законодательства.

Но и для любого коммерческого предприятия важно умение грамотно составлять образцы писем-ответов и своевременно реагировать на все обращения.  Правильно оформленное и грамотно составленное письмо-ответ — это показатель общей корпоративной культуры компании. Поэтому очень важно, чтобы его форма  и содержание соответствовали исходному письму и общей классификации деловых писем.

Ответ на письмо: образец составляется с учетом классификации

Вся деловая корреспонденция, в том числе образцы писем-ответов, могут быть классифицированы по целевому назначению:

  1. Информационные письма, которые пишутся с целью информирования адресата. К этому виду относятся сопроводительные письма, письма-напоминания, извещения и уведомления;  
  2. Письма, в которых содержится предложение или просьба. Их назначение — убедить адресата в необходимости выполнения каких-либо действий, представляющих интерес для автора письма. Это письма-запросы, письма-заявки, предложения, заказы и пр.;  
  3. Письма, в которых содержатся претензии, требования, рекламации. Такой вид писем пишется в случае, когда адресат, являющийся второй договаривающейся стороной, не выполняет или выполняет не в установленные сроки свои обязательства.  
  4. Письма, в которых содержатся гарантии, даются обязательства, рекомендации и подтверждения. К такому виду писем, например, относятся гарантийные и рекомендательные.  
  5. Этикетные письма, их содержание — выражение благодарности, внимания, извинений. Это поздравительные и благодарственные письма, письма с выражением соболезнования и участия.  
  6. Письма-ответы, вторичный вид писем, который составляется в ответ на первичное письменное обращение. Это письма-отказы, письма с положительным ответом или их комбинация, в которой содержится как отказ, так и согласие.

Обратите внимание! Информационные письма и большинство тех, в которых содержатся обязательства и рекомендации, не требуют ответа.

Требования к содержанию образца письма-ответа

Форма образца письма-ответа и его содержание зависят от того, к какому виду относится первичное письмо, на которое пишется ответ.

Поэтому до того, как написать ответ на письмо, образец нужно использовать тот, что соответствует первичному обращению. Соблюдение этого правила — основа этикета деловой переписки. Текст ответа, краткий, но информационно емкий, должен быть адекватен первичному запросу, адресат должен получить именно ту информацию, которую ожидает.

Составляя образец письма-ответа, автор должен соблюдать принцип языкового параллелизма и стараться составить текст с использованием стиля, лексики и языковых оборотов, характерных для инициативного обращения. При условии, конечно, что первичное письмо составлено грамотно.

Читайте также:

Как оформляется образец письма-ответа

Итак, содержание ответа на письмо, форма образца зависят от первичного обращения, но требования к оформлению и наличию обязательных реквизитов остаются одинаковыми, так же, как и вступительная часть. Это означает, что образец ответа на письмо требование и, например, письмо-ответ на запрос образец оформляются по одним и тем же правилам.

Справка

Для ответа на письмо образец используется бланк организации. Часть необходимых реквизитов в нем уже заполнены. Это, например:

  1. наименование предприятия,
  2. код предприятия по ОКПО,
  3. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  4. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
  5. справочная информация о компании: ее юридический и электронный адрес, контактные телефоны;
  6. информация о банке, в котором у предприятия открыт счет, его ИНН, БИК, номера корреспондентского и расчетного счетов.

К другим обязательным реквизитам, которые необходимо будет заполнить при оформлении образца письма-ответа, относятся:

  • место и дата подписания письма-ответа;
  • исходящий регистрационный номер и дата;
  • исходящий номер и дата инициативного письма;
  • наименование адресата, юридического или физического лица;
  • заголовок письма, если его объем превышает 4-5 строк;
  • должность, подпись и расшифровка подписи лица, подписавшего письмо-ответ;
  • справочные данные об исполнителе с указанием его фамилии, инициалов и контактного телефона.

Заголовок письма ответа может быть тот же, что и у инициативного письма, если суть ответа положительная. Если ответ не предполагает согласия, используется отрицательная форма заголовка первичного обращения.

ПРИМЕР

Например, когда речь идет об инициативном письме, в его заголовке написано: «О предоставлении документации». Заголовок в случае положительного ответа на письмо о предоставлении информации образец будет выглядеть точно так же. В случае отрицательного письма-ответа на запрос информации, образец заголовка примет вид: «Об отказе в предоставлении документации».

Оформление образца письма-ответа должно соответствовать регламентам, установленным ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Как написать ответ на письмо образец

Независимо от того, пишется ли ответ на запрос физического лица или ответ на письмо официальное, образец должен начинаться с обращения к адресату по имени и отчеству и начинаться со слова «Уважаемый(ая)». Если имя и отчество неизвестны, обращение может не использоваться.

Вводная часть образца письма может начинаться словами: «В ответ на ваше письмо сообщаем...». В образце при этом нет необходимости указывать ссылку на исходящий номер и дату первичного письма, поскольку они являются обязательными реквизитами и указываются в шапке.

В случае, если в образце письма-ответа выражается согласие, его текст может состоять из одной части. Когда ответ отрицательный, он должен быть обоснован. В этом случае письмо может состоять из двух частей:

  1. Обоснование отказа;
  2. Заключительная часть — отказ или частичное согласие.
ПРИМЕР

Сообщаем вам, что сметой расходов на 2017 год не предусмотрено выделение средств на приобретение офисной мебели.» (обоснование).

Средства на приобретение офисных столов и стульев будут учтены в смете расходов, планируемых в 2018 году.» (заключительная часть).

Если письмо-ответ пишется  после получения рекламации, жалобы или претензии, целесообразно использовать такие фразы, как:

  • «Приносим Вам извинения в связи...»;
  • «Надеемся, что этот инцидент не отразится на нашем дальнейшем сотрудничестве».

Ответ на жалобу образец письма представлен ниже:

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Письмо-ответ: образец составления

Страница обновлена: 28.09.2015

Письмо-ответ входит в число видов деловой документации. Его составление обусловлено необходимостью дать какой-либо ответ на полученное ранее инициативное письмо. При этом выделяют два вида ответов: положительный и отрицательный. Письмо, содержащее отрицательный ответ, иногда называют письмо-отказ.

Как правило, письмо-ответ составляется по аналогии с инициативным письмом, то есть в нем используется та же лексика и похожие речевые обороты. Безусловно, это правило действует исключительно в том случае, если исходник был составлен грамотно, в соответствии с требованиями деловой переписки. В большинстве случаев при создании данного вида письма применяется фирменный бланк организации-составителя.

Составление

Наиболее часто в письме-ответе используются такие речевые обороты, как «Благодарим Вас за интересное предложение», «Подтверждаем свою готовность к…», «Выражаем свое согласие на…» или «К сожалению, в настоящее время мы не готовы к…».

Дата и номер инициативного письма в обязательном порядке указываются в регистрационном номере ответа. Это требование обусловлено необходимостью, поскольку позволяет упорядочить входящую и исходящую деловую корреспонденцию. Включать данные сведения непосредственно в текст письма не рекомендуется. Нарушением правил составления письма-ответа будет фраза следующего содержания «В ответ на Ваше письмо номер… от… сообщаем…».

При составлении письма-отказа необходимо указать его причину. Необоснованный отказ является проявлением неуважения к получателю. Следовательно, начать такое письмо следует фразой «В связи с…». Если составитель письма-отказа располагает информацией о том, кем, когда, в каком случае и при каких условиях по исходному письму, содержащему запрос или просьбу, может быть дан положительный ответ, рекомендуется изложить данные сведения в отказе.

В заключении письма-отказа ставится подпись составителя. В большинстве случаев письмо подписывается руководителем или иным уполномоченным лицом. Не лишним будет также указать контактные данные составителя, чтобы, в случае необходимости, получатель мог связаться с данным лицом и получить дополнительные сведения.

  Образец письма-ответа на претензию (Размер: 26,5 KiB | Скачиваний: 26 629)

  Письмо-согласие образец скачать (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 20 081)

  Скачать образец письма-отказа (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 14 806)

mirblankov.ru

Что такое письмо-ответ и как правильно его составить? :: BusinessMan.ru

В деловой переписке каждый документ имеет свое значение и может, так или иначе, повлиять на отношение между партнерами. Среди огромного количества самых разных видов таких документов особое место занимает письмо-ответ.

Классификация деловых бумаг

В отношениях между сторонами большинство вопросов решаются в письменной форме. Да и по закону, как известно, устные договоренности не имеют силы. Поэтому на каждом предприятии обязательно ведется деловая переписка. Она является общепринятым средством обмена информацией в результате служебных контактов между различными организациями и предприятиями.

Все деловые письма делятся на две категории:

  1. Те, что требуют обязательного ответа.
  2. Те, на которые не нужна такая реакция.

Письмо-ответ относится ко второй категории. Оно является одним из коммерческих видов документов наряду с письмом-запросом, информацией, предупреждением, предложением, напоминанием или презентацией. Такие бумаги обычно используются в момент заключения и дальнейшего сопровождения различных договоров и иных соглашений между сторонами. Письмо-ответ, в отличие от остальных, ни о чем не спрашивает и ничего не предлагает. Оно лишь содержит в себе сведения, которые были запрошены ранее другой стороной.

Подтверждение заявки

Письмо-ответ составляется в разных случаях. Это может быть реакция на конкретную жалобу, претензию или просьбу. Причем она может быть как положительной, так и отрицательной. Во втором случае документ будет представлять уже своего рода письмо-отказ. Но дать его надо с подробным разъяснением причин, заставивших принять такое решение. Для примера можно рассмотреть случай, когда компания получила официальный письменный заказ на изготовление определенного вида продукции за конкретно указанный срок. Если такое сотрудничество для предприятия является желанным, то отреагировать надо незамедлительно. Ответ составляется произвольно. Он может начинаться словами: «Выполним» или «Изготовим». В качестве срока лучше указать дату отгрузки с учетом времени, необходимого для производства товара и передачи его на склад. Кроме этого, обязательно надо оговорить условия оплаты, ведь заказчик может рассчитывать на несколько этапов. Далее останется только подсчитать итоговую сумму и сообщить свои реквизиты, на которые заказчик будет производить денежные перечисления. Такой документ обычно подписывают директор и главный бухгалтер, а в самом конце сообщаются координаты непосредственного исполнителя.

Переписка с физическими лицами

Некоторые предприятия по роду своей деятельности имеют прямой контакт с физическими лицами. Это может быть организация, работающая в сфере услуг, или компания, выпускающая товары народного потребления. В адрес такого предприятия от граждан может поступать информация самого разного характера, как положительного, так и негативного. Тем не менее она требует соответствующего реагирования и обязательного ответа. В таких случаях нельзя ограничиваться личной беседой или телефонным звонком. Гражданину необходимо дать полные разъяснения по всем интересующим его вопросам. Это должен быть развернутый ответ на письмо.

Образец такого документа обязан соответствовать определенным требованиям:

  1. Для любой деловой корреспонденции лучше использовать официальный бланк.
  2. Необходимо учитывать особенности составления подобных документов. Главное – они должны быть написаны в соответствии с известным правилом параллелизма, то есть содержать в себе ту же лексику и языковые обороты, которые были использованы автором-инициатором. Это позволит достичь максимального взаимопонимания.
  3. Обязательно надо сделать ссылку на письмо-запрос, указать его номер и дату.
  4. Текст лучше начинать с фразы: «На Ваше письмо номер...», «В ответ на Ваш запрос...» или же «Сообщаем Вам...».

Далее идет изложение фактов и выносится окончательное решение.

Строго официально

Если требуется дать ответ на официальное письмо, то сделать это нужно правильно. Надо помнить, что такое обращение непременно должно быть вежливым и корректным. Не стоит также забывать и о грамотности. Нелепо видеть явные ошибки в информации, предоставленной солидной организацией.

С самого начала в правом верхнем углу печатается адрес. Он является точной копией того, что указан на конверте. Ответ всегда дается на какой-то запрос, поэтому в регистрационном штампе слева вверху обязательно отмечаются его исходные реквизиты (номер и дата отправления). Затем идет короткое обращение к адресату (можно указывать просто фамилию без инициалов). Текст должен содержать подробные разъяснения относительно интересующей проблемы. В качестве аргументов следует использовать только проверенные данные. Ни в коем случае нельзя опираться на слухи и домыслы. При необходимости можно использовать выдержки из нормативных актов с указанием соответствующих статей. Подписывает такой документ директор предприятия, а чуть ниже делается пометка с данными фамилии и номера телефона ответственного исполнителя.

businessman.ru

Образец делового письма ответа на запрос — Славянская культура

Образец делового письма ответа на запросОбразец делового письма ответа на запрос В данной статье описана структура делового письма, основные обороты и фразы при деловой. Ответ на запрос информации о товаре и условиях. Картинки по запросу образец делового письма запроса. Данные письма предусмотрены для проявления дружественной поддержки в деловой среде. При ответе на коммерческий запрос продавец, если может сразу удовлетворить просьбу покупателя и выполнить поставку товара, направляет. На первом этапе взаимодействия, когда договоры еще не заключены, наиболее частой формой делового письма является письмаОбразец делового письма ответа на запрос. Образец ответа на типичное деловое письмопредложение. Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования. Образец письма ответа на запрос. Скачать образец письмазапроса. Можно ли отдать отказ. Поручительство один из способов обеспечения исполнения обязательств. Деловое письмо ответ на запрос на английском языке образец. Краткое изложение запроса, на который составляется письмоответ. Деловое письмо запрос на английском языке образец. На письмозапрос в обязательном порядке должен быть получен ответ. Имеющийся образец и комплекс иных бланков и примеров на сайте помогут составить нужное. В конце статьи представлены два образца оформления письмазапроса наОбразец делового письма ответа на запрос. T, составление любого делового письма на английском языке подчиняется общим правилам Весь текст разделяется на. Если вам, по долгу службы, часто приходится писать ответы на однотипные запросы, разработайте и сохраните образец письма. Y, S P Итак, запомните главное деловое письмо ответ на запрос образец деловых писем никогда не пытайтесь перевести. В свежем номере Продажи, как быстро удвоить прибыль от холодных продаж в малом и среднем бизнесе. Письма с ответами на запросы. Структура письма во многом схожа с общей структурой, принятой для оформления делового письмаОбразец делового письма ответа на запрос. Как правильно вести официальную деловую переписку в организациях. Ответ на запрос образец делового письма. Как правильно сформулировать ответ на письмо запрос о. Структура письма во многом идентична с общей структурой, принятой для дизайна делового письма. Деловое письмо ответ на запрос образец. Когда компания получает письмо с просьбой выслать подробную информацию

0 просмотров0 комментариев

slavyanskaya-kultura.ru

Ответ на официальное письмо образец - Деловые письма - Шаблоны и бланки

Ответ На Официальное Письмо Образец.Doc

Ответ На Официальное Письмо Образец.Doc

Ответ на официальное письмо образец.doc | VK

Www. doc -style.ru Письма -предложения (оферты) имеют целью сделать адресату официальное результаты которого отсылаются в виде официального ответа. Качество продукции в основном отвечает качеству образцов.

  • Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать Письмо-отказ – образец также можно скачать в формате doc.
  • Письмо - ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения): Образец письма -подтверждения. Мы официально заявляем Вам… Поздравляем….
  • Целесообразна форма вежливого обращения в начале письма, которое центрируется: Письмо - ответ - служебное письмо, составляемое как ответ на в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
  • Стиль документа - http:// doc -style.ru Письмо-запрос - это документ, который представляет собой ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или Басаков М.И. Приказ и деловое письмо ( Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30- 2003).
  • Стиль документа - http:// doc -style.ru Письмо- ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО. ПРИМЕРЫ И ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ.
  • Join VK now and always stay in contact with your friends and relatives Ответ на официальное письмо образец.doc

    Важно понимать, что письмо это всего лишь оболочка для передаваемой информации. И если вам требуется составить хорошее письмо, кроме формы письма важно обратить и на содержание. Мы же в данном обзоре ограничимся описанием формы письма. Бланк официального письма часто представляет собой лист бумаги с нанесенными типографским способом постоянными элементами. Но в последнее время типовые бланки используются все реже, ведь письмо со всем оформлением можно распечатать на принтере. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов. Оформление бланка, должно соответствовать принципам технической эстетики, что в свою очередь положительно влияет на восприятие его содержания. Учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой». В стандартах на формуляры-образцы устанавливаются форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая компановка документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста. Реквизиты являются обязательными признаками, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать соответствующим стандартам. Ранее эти стандарты регламентировались ГОСТом 6.38-90, в настоящее время используется ГОСТ Р.30-2003. Введение стандарта на формуляр-бланк, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, это позволяет: При необходимости могут быть также приведены адреса электронной почты и веб сайтов организации. Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом. Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д. Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - ВНИИДАД. Стоит отметить, что требования к официальным письмам варьируются от организации к организации, в тоже время государственные учреждения должны следовать ГОСТам в оформлении официальных писем.

    Создан 06 мар 2015

    Деловые письма: Письмо

    Сообщаем вам о готовности оплатить стоимость продукции по представленной спецификации, за исключением позиции 4.5.2. Часто вижу в начале текста письма такую ссылку: наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма. Письмо-отказ строится по-другому образцу. А вот если помимо их номера письма есть и присвоенный входящий, как правильно указать и в каком порядке. У нас такая ситуация: наш участок хотят выкупить некая организация под строительство линии. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое. Подскажите, что в ответном письме ссылка на регистрационный номер и дату исходящего документа делается в реквизитах бланка письма, на какой нормативно-правовой акт мне ссылаться, после указания даты и номера самого письма, напоминая руководству, пожалуйста. Добрый день, как грамотно и корректно отказать, подскажите. В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Как нам написать письмо о согласии: участок в собственности под ижс, имеются надворные постройки, фундамент для дома, скважины. Добрый день, отказ в проектировочную компанию, помогите написать письмо. Тогда надо написать письмо о досрочном расторжении договора. Мы в свою очередь обдумали их предложение и дали согласие. На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации. Это значительно упрощает обработку почты получателю. Можно и дальше изменить текст. Сообщаем вам, что документы на право оперативного управления зданием гаража находятся в стадии оформления. Причина отказа: заказчик сам выбрал проектировочную компанию, которых мы порекомендовали, хотя изначально заказчик должен был выбрать из компаний. Письмо составляется в произвольной форме. Тогда получится так: сообщаем вам, что в целях улучшения качества связи в 2014 году в бюджете общества предусмотрена закупка канала связи по статье. Здесь подойдет начало по образцу. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце. Ссылка на номер и дату исходящего документа делается не в тексте письма, а в соответствующих реквизитах бланка письма. Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Если одно письмо адресовано нескольким получателям, возможно ли ставить подписи нескольких получателей на письмо-ответ. Дана спецификация с несколькими позициями, от одной позиции нужно отказаться и гарантировать оплату всего остального. Как правильно им сообщить. Письмо-ответ отказ или согласие, составляется в ответ на инициативное письмо, как это следует из названия. Входящий номер документа в ответных письмах не указывается. Как прописать сумму, на которую мы согласны. Вышестоящие органы запрашивают бизнес план наших инвесторов, дозвониться до инвестора не могу и бизнес плана у нас нет.

    Ответ на официальное письмо образец

    Официальное письмо на английском

    Сегодня благодаря мобильной связи и интернету писать письма в привычном нам понимании нет необходимости. Однако эти новшества коснулись далеко не всех сфер жизни. Например, если вы пишете деловое письмо, то вам нужно будет сделать это с соблюдением всех правил. Сопроводительная корреспонденция, деловая корреспонденция, жалобы – все эти письма до сих пор выглядят так, ка несколько десятилетий назад.

    Очень важно, чтобы ваши послания производили необходимый эффект на получателя. Чтобы этого достичь, они должны быть:

  • в правильном формате
  • краткими и по делу
  • содержательными
  • грамматически и орфографически правильными
  • вежливыми даже в том случае, если вы пишете жалобу.
  • Если вы пишете ответное письмо, обратите внимание при его оформлении на то, как было оформлено полученное вами.

    Формат официального письма на английском языке

    Получатель ожидает от вашего послания определенных соответствий. Если их не будет, ваше послание, скорее всего, произведет плохое впечатление.

    Послание, оформленное в стандартном формате, выглядит приблизительно так. Обратите особое внимание на пояснения.

    Пример оформления письма:

    Как ответить на официальное письмо

    - компьютер

    - доступ к интернету или принтер

    - фирменный бланк организации

    - услуги почты, курьера или личный визит в офис адресата (не во всех случаях)

    - текст письма, на которое вы отвечаете .

    Краткое пошаговое руководство

    Итак, приступим к действиям, настроившись на положительный результат .

    Шаг - 1

    Для написания ответа используйте фирменный бланк. Не забудьте присвоить письму исходящий номер, зарегистрировать его у секретаря или в канцелярии, поставить дату. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

    Шаг - 2

    Адресуйте ответ тому человеку, подпись которого стоит под письмом. Обычно она представляет собой должность и фамилию с инициалами. Постарайтесь узнать его имя и отчество. Сделать это с помощью интернета или телефонного звонка непосредственно в организацию, из которой поступило письмо. Обычно в нижней части официального письма указывается фамилия исполнителя и его телефон. Эта информация будет полезной при дальнейшем взаимодействии, если в нем возникнет необходимость. Однако ответ должен быть направлен на имя того, чья подпись стоит под поступившим к вам обращением. В «шапке» ответа достаточно его инициалов. А вот письмо надо начинать с обращения по имени отчеству: «Уважаемый Иван Иванович!» Выполнив это, переходим к следующим действиям .

    Шаг - 3

    В самом начале ответа укажите выходные данные письма. Обычно официальные обращения содержат исходящий номер, дата указывается обязательно. Общепринятая формулировка первой фразы: «В ответ на Ваше письмо (обращение, информационный запрос, претензию, жалобу - в зависимости от ситуации) за № таким-то от такого-то числа считаем необходимым (вариант - можем) сообщить следующее». Выполнив это, переходим к следующим действиям .

    Шаг - 4

    Дальше отвечайте на вопросы, которые содержатся в письме в том же порядке, в каком они в нем приведены. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

    Шаг - 5

    Если какие-либо требования или претензии, предъявляемые к вам лично или вашей организации автором письма, на ваш взгляд, неправомерны, укажите, что они не могут быть удовлетворены и объясните причину, сославшись на положения действующего законодательства, которым те, по-вашему мнению, противоречат. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

    Шаг - 6

    Используйте в конце ответа формулировку «С уважением». Сделать это придется, даже если вы считаете, что адресат уважения недостоин. Однако демонстрировать это мнение не нужно. Не забудьте также указать свои должность, фамилию и инициалы. Если отправляете ответ в бумажной версии, поставьте под ним свою подпись .

    Надеемся ответ на вопрос - Как ответить на официальное письмо - содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам в Работе и Карьере! Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой - Поиск по сайту.

    Другие материалы по теме: Как ответить на официальное письмо - ответ на запрос, ответ на претензию, ответ на официальное письмо, ответ чиновнику

    Официальное письмо ответ образец добавлен в архив

    ответ на официальное письмо образецответ на официальное письмо образецответ на официальное письмо образецответ на официальное письмо образецответ на официальное письмо образец

    Материал официальное письмо ответ образец подготовлен к использованию на вашем пк. Перед размещением все файлы проверяются на соответствие заявленному содержанию и отсутствие вредоносных программ. Перейдите по ссылке, чтобы оказаться на хостинге файлов и приступить к скачиванию предварительно подтвердив свою личность!

    Источники: openmb.io.ua, zoooskol.ru, greatstudy.ru, www.moneyball.info, more-instructions.url.ph

    obrazecakta.my1.ru