ДЕЛОВОЙ СЛОВАРИК. 85 ПОЛЕЗНЫХ ФРАЗ ДЛЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. Обращение это акт выражающий просьбу или


ДЕЛОВОЙ СЛОВАРИК. 85 ПОЛЕЗНЫХ ФРАЗ ДЛЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Обращаюсь (обращаемся) к Вам с просьбой о…

Сообщаю Вам….

Довожу до Вашего сведения, что…

Прошу (Вас) выделить средства…

Прошу (Вас) рассмотреть возможность выделения средств (авторизовать выделение средств, (дать указание о выделении средств)…

В связи с  возникновением новых обстоятельств, влияющих на выполнение проекта, хочу согласовать с Вами изменения в графике (смете)….

Прошу оказать содействие…

Прошу Вашего содействия в…

Напоминаю (напоминаем) о…

Прошу ликвидировать отставание (задолженность)

 

Считаю необходимым обсудить с Вами …

Хочу (хотим) согласовать с Вами….

Предлагаем обсудить и согласовать дальнейшие планы…

Прошу (Вас) рассмотреть возможность содействия в реализации проекта…

Предоставляю (Вам) информацию (сведения) о…

Информирую (Вас) о…

Позвольте проинформировать о…

Обращаюсь к Вам в связи с…

 

Обращаю Ваше внимание на сложную ситуацию с …

Вынуждены сообщить…

Ставим Вас в известность о…

Настоящим извещаем (Вас) о…

Уполномочен сообщить…

Считаю необходимым привлечь Ваше внимание к (обратить Ваше внимание на…)…

Обращаемся (обращаюсь) к Вам в связи со сложностями…

Предлагаем содействие в решении проблемы…

Зная о Вашей обеспокоенности проблемой…, готовы предложить решение… Как Вы знаете (дальше идет описание проблемы)…

Руководствуясь интересами предприятия, обращаю Ваше внимание на….

 

 

Обращаюсь (обращаемся) к Вам с предложением …

Прошу Вас рассмотреть предложение, которое позволит….

Предлагаем вам уникальную возможность увеличить объем продаж…

Рады (имеем честь) предложить (Вам)…

Рады сообщить о возможности…

Хотим привлечь Ваше внимание…

 Информируем Вас о крайне благоприятной ситуации с … и предлагаем воспользоваться этой ситуацией для…

 

Конкретные действия

Предлагаю утвердить 12.10.2013 в качестве плановой даты завершения строительства и внести необходимые корректировки в перечень мероприятий…

Просим дать финансовому департаменту компании указание выделить … и  произвести оплату всех ранее полученных счетов за …

Предлагаю поручить отделу АВС подготовку предложений по организации…

Прошу (просим) Вашего согласия на….(Вашего содействия в…, Ваших указаний….)

Убедительно (настоятельно, в виде исключения) прошу…

Просим принять (энергичные, решительные, действенные) меры по ….

Требуем от… немедленного принятия мер…

Прошу ликвидировать отставание (задолженность)…

Просим направить вашего представителя…

Заклю чение

 

Заверяю (заверяем) Вас в эффективности данного предложения и рассчитываю (рассчитываем…)

Ждем Вашего решения …

Ждем Вашего решения, чтобы оперативно подготовить документы…

Надеемся на скорейшее рассмотрение (полное удовлетворение) нашего запроса (претензии)…

Надеемся, что вопрос будет решен и у нас не возникнет необходимости в применении санкций…

Надеемся, что приведенные доводы убедят Вас в… и ждем (рассчитываем)…

Рассчитываем на Вашу заинтересованность (неравнодушие, активную позицию в вопросе, готовность устранить недостатки…) и ждем Ваших предложений…

Уверены, что Ваше участие позволит существенно улучшить положение с… и добиться…

Благодарим за содействие и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество…

C готовностью ответим на Ваши вопросы…

Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов…

sashakarepina.com

Стандартные фразы, выражения и обороты деловой переписки

Стандартные фразы, выражения и обороты деловой переписки

Как правильно объяснить причину в деловой переписке

  • По причине задержки оплаты…
  • В связи с неполучением счета-фактуры…
  • Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
  • Ввиду задержки получения груза…
  • Вследствие изменения цен на энергоносители…
  • Учитывая, что производственные показатели снизились на…
  • Учитывая социальную значимость объекта…

Стандартные фразы и обороты, чтобы сослаться на кого-либо

  • Ссылаясь на Вашe письмо от…
  • В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
  • Ссылаясь на Ваш запрос от…
  • Ссылаясь на устную договоренность…
  • В ответ на Ваше письмо (запрос)…
  • В соответствии с нашей договоренностью…
  • На основании нашего телефонного разговора…
  • На основании устной договоренности…
  • Согласно постановлению правительства…
  • Согласно Вашей просьбе…
  • Согласно протоколу о взаимных поставках…
  • Согласно спецификации…
  • Ссылаясь на переговоры…

Как правильно указать в переписке на Цель и объяснить, для чего мы делаем что-либо?

  • В целяx скорейшего решения вопроса…
  • В целях выполнения распоряжения…
  • Для согласования спорных вопросов…
  • Для согласования вопросов участия…
  • Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
  • Для решения спорных вопросов…
  • В целях безопасности прохождения груза…
  • В ответ на Ваш запрос…
  • Во избежание конфликтных ситуаций…

Стандартные фразы-глаголы в деловом общении и переписке

  • этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
  • сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
  • подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
  • требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
  • обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
  • напоминания: напоминаем;
  • предложения: предлагаем.

Как правильно сочетать деловые фразы

  • контроль – возлагается,
  • цена – устанавливается (снижается, поднимается),
  • задолженность – погашается,
  • сделка – заключается,
  • рекламация (претензия) – предъявляется (удовлетворяется),
  • платеж – производится,
  • счет – выставляется (оплачивается),
  • вопрос – поднимается (решается),
  • скидки – предоставляются (предусматриваются),
  • оплата – производится,
  • возможность – предоставляется,
  • договоренность – достигается,
  • кредит – выделяется и т. п.
  • Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность– успешной, вклад – значительным, позиции – конструктивными (прочными), доводы –вескими, необходимость – настоятельной, спектр (услуг) – широким, скидки –значительными / незначительными, предложение – конструктивным, разногласия –существенными / несущественными, рентабельность – высокой / низкой, расчеты –предварительными или окончательными и т. п.

Извещения

  1. Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…
  2. Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…
  3. Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.
  4. Извещаем, что мы…
  5. Доводим до Вашего сведения, что…
  6. Сообщаем, что, к сожалению, не можем…

Модели выражений, объясняющих мотивы

(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма).

    • В соответствии с протоколом …
    • В целях усиления охраны имущества…
    • В ответ на Вашу просьбу…
    • В подтверждение нашего телефонного разговора…
    • В подтверждение нашей договоренности …
    • В порядке оказания технической помощи …
    • В связи с тяжелым положением …
    • В связи с проведением совместных работ…
    • В соответствии с письмом заказчика…

    Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:

    • От третьего лица единственного числа, например:
    • Завод «Заря» не возражает …
    • Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает …
    • Кооператив «Наив» гарантирует…
    • От третьего лица множественного числа, например:Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят …

    От первого лица множественного числа:

    • Просим…
    • Подтверждаем…
    • Сообщаем…

    Если автор — лицо физическое, то действия передаются:

    • От первого лица единственного числа, например:
    • Довожу до Вашего сведения …
    • Прошу…
    • Ставлю Вас в известность …

    От первого лица множественного числа, например:

    • Одобряем…
    • Мы получили Вашу телеграмму …
    • Поздравляем…
    • Поддерживаем…

    Просьба

    • Просим вас проверить ход выполнения работ…
    • Прошу принять меры …
    • Прошу сообщить данные о производительности …
    • Отправка документов или материальных ценностей
    • Направляем чертежи сборки машин …
    • Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью …
    • Высылаем подписанный с нашей стороны договор …

    Подтверждение

    • С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…
    • Подтверждаем получение спецификаций на …
    • Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования …

    Предложение

    • Мы можем предложить Вам …..
    • Предлагаем Вам приобрести…
    • Мы можем рекомендовать Вам ….

    Приглашение

    • Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта …
    • Просим принять участие в обсуждении проблемы …
    • Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить …

    Отказ и отклонение предложения (проекта)

    • Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму …нами не может быть утвержден по следующим причинам.
    • Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам …

    Напоминание

    • Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны …
    • Напоминаем, что в соответствии с … Вы должны …
    • Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет…
    • Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает …

    Гарантии

    • Оплату гарантируем.
    • Сроки выполнения гарантируем.
    • Качество изделий гарантируем.

    Интерпретация собственной позиции

    • Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.
    • Возражений против конструкции не имеем.
    • Мы не можем поставить Вам товары … в силу следующих причин:…
    • Интерпретация действий другой стороны
    • Такая задержка может привести …
    • Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ…
    • Данные Вами обещания не выполняются.

    Заключительные слова

    • Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
    • Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
    • С пожеланиями успехов.
    • Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
    • Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

    Теги

      Предыдущая статья Следущая статья  

    Похожие статьи

    А что вы думаете?

    proeticet.ru

    Основные разновидности деловых писем

    Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

    Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

    В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…

    В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам…

    и др.

    Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, условия, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

    Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

    Образец сопроводительного письма приведен в конце статьи.

    Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.

    Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается следующим образом: Просим Вас провести…, Просим Вас предоставить…, Просим Вас сообщить… и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола просить, например: Надеемся на положительное решение вопроса…, Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение и т.п.

    В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести…), Одновременно просим Вас… .

    Письмо-просьба требует письма-ответа.

    Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

    Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые и иные документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

    В целом, письма-запросы составляются также как письма-просьбы и также требуют письма-ответа.

    Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

    При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба составлено грамотно. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.

    Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа (На Ваше письмо от _______ № ___ …). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

    Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с….

    В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

    Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

    Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.

    Письмо-сообщение может начинаться с обоснования (В связи с…, В соответствии с…) или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

    Сообщаем Вам, что… ;

    Доводим до Вашего сведения, что…;

    Считаем необходимым поставить Вас в известность о… .

    Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их и т.д.

    Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие …).

    Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

    Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

    Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

    Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

    Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.

    В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

    Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, а также удостоверяются печатью организации.

    Образец гарантийного письма приведен в конце статьи.

    Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение (оферта).

    Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.

    Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

    Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

    Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

    В письме-напоминании используются следующие фразы:

    Напоминаем Вам…;

    Вторично напоминаем Вам…;

    Обращаем Ваше внимание на то, что…;

    Ставим Вас в известность, что… .

    Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынужден будет прибегнуть автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.

    Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства. Письмо-требование составляется тогда, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

    Письма-требования, как правило, - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия принятых ранее договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств, а также содержатся угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут им выполнены.

    Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

    Требуем выполнить взятые на себя обязательства…;

    Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…;

    Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.

    Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

    В противном случае дело будет передано в арбитражный суд;

    В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...;

    В противном случае мы не несем ответственности за последствия… и т.п.

    Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

    Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий, лиц с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

    Письмо-извещение может иметь приложения. В приложении может быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

    Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

    Подписываются письма-извещения руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно рядом организаций.

    Письмо-приглашение – разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, элементы художественного оформления (орнамент, рисунки и др.). Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, в этом случае используется формула личного обращения к адресату: Уважаемый …!. Если письмо-приглашение направляется группе лиц, используется формула обращения Уважаемые коллеги!.

    Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

    Письма-благодарности, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

    Благодарим Вас за оказанную помощь в…;

    Выражаем Вам свою благодарность за…;

    Позвольте Вас поблагодарить за…;

    Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…  и т.п.

    Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

    Письма-приглашения, как правило, составляются в достаточно свободной форме, они могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

    В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:

    Поздравляем Вас в связи с…;

    Искренне поздравляем Вас с…;

    Примите наши искренние поздравления в связи с…;

    Сердечно поздравляем Вас с… и т.п.

    Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

    В.Ф. Янковая

    www.profiz.ru