Как писать эффективные деловые письма за 10 минут. Написание писем


Как правильно писать письма?

Как правильно писать письма

Наверное, каждый человек хотя бы раз в жизни писал письма друзьям, близким, коллегам или партнерам по работе. И наверняка вы замечали, что далеко не каждый тон письма подходит к той или иной ситуации. Так, например, друзья повеселятся, если вы пришлете им сообщение в официально-деловом стиле. А партнеры, скорее всего не оценят игривого тона послания. Чтобы не попасть впросак, стоит узнать о том, как нужно правильно и грамотно писать письма.

Всего существует 3 группы писем. Каждая из них имеет свои нюансы стиля и оформления.

  1. Личные письма - адресованные близким людям, друзьям, возлюбленным, членам семьи.
  2. Полуофициальные письма. Их бытовых ситуациях для написания письма о запросе какой-либо информации, получении товара и т. д.
  3. Официальные письма или, иначе, деловые. Это формальные сообщения, которыми обмениваются между собой, как правило, организации. Данный вид подразумевает использование официального стиля для придания посланию беспристрастности и однозначности трактовки.

Как научиться правильно писать личные письма?

Это совсем простая задача. Письма близким и любимым людям пишутся в свободном стиле. Используйте обычный разговорный язык, вставляйте шутки, применяйте ласковые слова — в личном письме все можно. Как начать писать личное письмо? Обратитесь к человеку так, как будто он находится рядом.

У личных писем нет строгих рамок. Разве что — не забывайте подписываться в конце, чтобы адресат понял, от кого послания: «С любовью, Маша», «с уважением, Иван Иванович», «твой Киса» и т. д. Правда, отправляя письмо через электронную почту, можно подписи и не ставить или использовать универсальную подпись, которая автоматически будет ставиться в конце любого письма.

Как правильно писать официальные и полуофициальные письма?

Деловая переписка — тема очень широкая, подразумевающая целый перечень официальных и полуофициальных посланий. Опишем наиболее распространенные варианты.

Письма в различные организации составляются таким образом:

  • обязательно указывается адрес;
  • дата написания письма;
  • если вам точно известно имя адресата, то лучше начать так: «Уважаемый (Ф.И.О.)»;
  • если вы не знаете имя или имена адресатов, можно обратиться: «Уважаемые господа»;
  • справа в углу нужно оставить пробел для номера письма.

Информация, просьбы, жалобы и т. д. пишутся простым и понятным слогом, без перехода на личности. Как правильно писать информационное письмо? Лучше, если информация будет изложена коротко и по сути. После отправки письма в организацию, стоит оставить у себя его копию.

Если вы пишете в организацию с просьбой подтвердить ту или иную информацию, не забудьте оставить свой обратный адрес в правом верхнем углу. Также обязательно пишите дату и ссылайтесь в письме на источник полученной вами информации.

Как правильно написать благодарственное письмо? Xто писать в конце письмаПодобная переписка служит укреплению партнерских отношений между организациями и сотрудниками. Сообщения должны четко отражать главную мысль, быть лаконичными, понятными для восприятия. Не забудьте в тексте упомянуть, за что вы выносите благодарность адресату.

Что писать в конце письма?

В случае, если вы пишите деловое послание на бумаге, то ставьте дату, имя, инициалы, подпись. В электронных посланиях нередко применяется универсальная подпись, где указывается следующая информация: «С уважением, ФИО» И далее — контакты, по которым можно связаться с человеком.

kak-bog.ru

Как писать email письма грамотно

Наверное, все слышали выражение “Не волнуйся из-за мелочей”, и оно применимо ко многим аспектам жизни. Но когда речь идет об электронных письмах, каждая мелочь имеет значение.

Правила как писать email и почтового этикета указывают, что является уместным, а что нет, когда человек отправляет сообщение потенциальному клиенту, деловому партнеру, коллеге, менеджеру или знакомому. Они помогают избежать ошибок и недопонимания.

Зачем нужен почтовый этикет?

Исследования показывают, что ошибки серьезно влияют на восприятие человека другими людьми. Во время одного эксперимента участники, которые прочитали электронное письмо с грамматическими ошибками, подумали, что автор был менее добросовестным, умным, и заслуживающим доверия, чем те, кто прочитали то же самое письмо без ошибок.

В другом опыте люди подавали заявку на финансирование, и получали менее выгодные условия, когда в их запросах были орфографические ошибки.

Это и не удивительно. Когда человек читает письмо, полное ошибок и опечаток, он думает об одной из двух вещей:

  • Отправитель не знает основных правил правописания и грамматики.
  • Отправителя не настолько заботит это сообщение, чтобы проверить его перед отправкой.

Ничто из этого не станет хорошей основой для отношений. Чтобы избежать этих ошибок, на помощь приходят советы по почтовому этикету, которые должен знать каждый профессионал (особенно тот, кто общается с клиентами) и следовать им.

Пунктуация

Пунктуация незаметна, когда ее используют правильно, и очевидна, когда это делают неправильно. Не стоит портить впечатление о себе перед получателями — эти правила нужно запомнить и неукоснительно следовать им.

1. Конечная пунктуация

Каждая строка должна заканчиваться конечным знаком препинания, т.е. точкой, вопросительным или восклицательным знаком. Если пропустить этот знак, будет похоже на то, что мысль не закончена.

Неправильно: Я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили соглашение

Правильно: Я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили соглашение.

Вопросительные и восклицательные знаки следует использовать умеренно. Если в одном письме будет слишком много вопросительных знаков, может показаться, что это допрос получателя.

Каков Ваш статус? Вы уже поговорили со своей командой? Вы свободны для звонка завтра в полдень, чтобы мы могли обсудить какие-то потенциальные изменения?

И если переборщить с восклицательными знаками, можно показать себя как гиперактивного и перевозбужденного.

Еще раз спасибо за вчерашний продуктивный разговор! Хорошие новости: я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили сделку! Не могу дождаться нашего сотрудничества!

2. Точка с запятой (;)

Точка с запятой может использоваться для соединения двух отдельных, но связанных между собой предложений. Это не то же, что и запятая.

Неправильно: Она может позвонить мне завтра, тогда она сможет дать мне ответ.

Правильно: Она может позвонить мне завтра; тогда она сможет дать мне ответ.

3. Запятая (,)

Одна из наиболее распространенных ошибок — ставить запятые там, где они не нужны. Самые важные правила:

Запятая ставится перед сочинительным союзом (и, но, а, или, зато), когда соединяет два равноправных простых предложения.

Я работал с подобным клиентом в прошлом году, и их процент открытия повысился на 20% за месяц.

Запятая используется для разделения пунктов в списке.

Я сосредоточился на длине писем, удобочитаемости и содержании.

4. Пунктуация приветствия

Есть несколько различных способов выделить приветствие (первая строка электронного письма, где к получателю обращаются по имени).

Если это формальное письмо, лучше использовать точку.

Уважаемая г-жа Фрост.

Если это относительно повседневное письмо, лучше использовать запятую.

Уважаемая Айя,

И если это дружеское письмо, можно использовать восклицательный знак.

Привет, Айя!

Грамматика

Люди, не посвятившие свою жизнь изучению грамматики (которая на самом деле намного менее прибыльна, чем продажи), так или иначе будут делать ошибки. Но никто не заметит этого, если также не знает об этом загадочном правиле. Просто нужно избегать основных ошибок, которые сильнее всего бросаются в глаза, и все будет в порядке.

Например, нужно знать разницу между:

  • Чтобы/что бы
  • Ввиду/в виду
  • Насчет/на счет
  • Тоже, также/то же, так же
  • -тся/-ться
  • Вообще/в общем (и помнить, что нет слов «вобщем» и «вообщем»)

В качестве редактора можно использовать инструменты вроде Grammarly, который находит все грамматические и орфографические ошибки в режиме реального времени, а также посылает еженедельный отчет об общих тенденциях.

Эмодзи в электронных письмах

Можно понять желание добавить улыбающееся лицо к достаточно жесткому предложению, чтобы смягчить его, или закончить шутку смеющимся смайлом.

Эмодзи для бизнеса и маркетинга: пособие для новичков

Однако этого стоит избегать, если только получатель уже не использовал эмодзи сам. Исследования показывают, что использование смайлов в рабочих электронных письмах плохо влияют на репутацию: из-за них отправитель кажется менее компетентным (и они не помогают казаться более дружелюбным).

Заголовки писем

Строка темы должна быть содержательной и относительно короткой. В идеале, она должна дать получателю понять, хочет ли он открыть это письмо.

15 слов, которые не стоит использовать в теме электронного письма

Неправильно: “Привет”

О чем говорится в письме? Абсолютно непонятно.

Правильно: “Краткое содержание звонка о заказе партии подушек от 02.12”

Этот заголовок не оставляет сомнений о содержании письма.

Приветствия

Выше упоминается пунктуация, которая используется при приветствии. Также нужно выбрать форму приветствия, которая может быть официальной или неофициальной, в зависимости от адресата и отношений с ним.

Лучше всего подойдет обычное повседневное приветствие, которое задаст дружественный, спокойный тон и выразит уверенность.

Примеры повседневных приветствий:

  • Привет
  • Доброе утро [день, вечер]
  • [Имя]

Если это первый контакт с человеком, или он занимает вышестоящую должность, стоит выбрать более формальный вариант.

Примеры формальных приветствий:

  • Уважаемый/ая [имя]
  • Уважаемый г-н/г-жа [фамилия]

И примеры приветствий, которые нельзя использовать даже в качестве шутки:

  • Эй!: Слишком неофициально и нетерпеливо
  • [Имя]!: Слишком нерасполагающе
  • Доброе время суток: люди так не разговаривают
  • Всем заинтересованным лицам: Слишком безлично
  • Уважаемый господин или госпожа: Слишком старомодно
  • Привет, друг: Слишком пугающе
  • Господа: Слишком старомодно
  • Все: Слишком прохладно

Концовка

Правильная концовка дополняет тон и содержание письма. Так как эту строку получатель читает последней, она влияет на его окончательное впечатление.

Если письмо написано в легком тоне, его можно закончить неформальной теплой подписью.

Например:

  • Спасибо
  • Еще раз спасибо
  • Всего наилучшего
  • Хорошего [дня недели]
  • Хороших выходных
  • До скорого
  • Увидимся [завтра, в среду, когда вы вернетесь]
  • С нетерпением жду нашего сотрудничества
  • С нетерпением жду нашего следующего разговора
  • С радостью выслушаю ваше мнение

Если тон письма более сдержанный, подпись должна быть соответствующей.

Например:

  • Спасибо
  • Благодарю за уделенное время
  • Хорошего вам дня [выходных]

А вот заключительные строки, которые не следует использовать:

  • Искренне: Слишком старомодно
  • Всего доброго: Слишком недружелюбно
  • От всей души: Слишком интимно
  • Сердечно: Слишком неестественно
  • — [Имя отправителя]: Слишком грубо

Имя получателя

Нужно проверить трижды, написано ли оно правильно. Можно открыть профиль этого человека в социальных сетях и сравнить.

И не стоит сокращайте имя человека, если только он не подписывает свои электронные письма именно таким образом. Если он подписывается «Миша», можно использовать сокращенное имя; если же «Михаил», то нужно обращаться к нему соответственно.

Заглавные буквы

При отправке SMS, в социальных сетях или чатах многие люди не используют заглавные буквы. Но при написании делового электронного письма это необходимо. Другими словами, нужно использовать заглавную букву в первом слове в предложении и в именах собственных.

Например: Собакам рады в HubSpot.

Тон письма

Невероятно трудно задать и поддерживать нужный тон в электронном письме. Исследования показывают, что люди существенно переоценивают, как часто их получатели правильно определяют, был ли их тон саркастичным или серьезным.

В то время как в 80% случаев они полагали, что получатели поймут все правильно, в действительности цифра приближалась к 56%.

Это означает, что половина электронных писем будет неправильно истолкована? Нет. Но это значит, что нужно тщательно подбирать слова и думать о том, как получатель может их воспринять.

Во-первых, нужно избегать фраз и слов с негативным значением. Они могут заставить человека казаться более встревоженным, раздраженным или взволнованным, чем он есть на самом деле.

Например: Ошибки, проблемы, неудача, задержка, кризис, неприятность, невезение.

Во-вторых, не стоит использовать сарказм. Есть большая вероятность, что получатель не поймет шутку, и впечатление об отправителе будет испорчено.

Например: “Я попросил бы свою команду рассмотреть это завтра, но вы же знаете, никто на самом деле не делает работу, полученную в пятницу”.

В-третьих, нужно исключить прилагательные и наречия с оценочным значением. Они делают письмо чрезмерно эмоциональными, хотя цель — выглядеть спокойно и профессионально.

Примеры: Очень, действительно, чрезвычайно, высоко, серьезно, глубоко

В-четвертых, можно подражать стилю собеседника. Следование его примеру будет гарантией, что автор случайно не обидит его. Если тот пишет короткие и прямые сообщения, нужно отвечать тем же. Если он пытается укрепить контакт, переходя на личности (например, “Я видел, что вы были на Бермудах; надеюсь, вы прекрасно провели время»), стоит сделать то же самое.

В-пятых, если есть сомнения, лучше позвонить. Каждый раз, когда предстоит потенциально напряженный разговор, хорошей идеей будет позвонить по телефону или Skype, или встретиться с человеком лично.

Шрифты и форматирование

Хочется причинить боль глазам получателя? Причудливые шрифты, яркие цвета и оригинальное форматирование в помощь.

Да, это сделает письмо гораздо более запоминающимся, но вместе с тем покажет полное незнание коммуникационных норм.

Нужно всегда использовать стандартный шрифт. Никаких цветов, кроме черного. Только стандартный размер шрифта. Не выделять жирным шрифтом или курсивом более одного слова (или ряда слов) в одном письме.

При копировании и вставке текста нужно очистить форматирование. (Команда + \ на Mac, Ctrl + Shift + N на PC.), Если не сделать этого, отрывок будет отличаться от остальной части письма.

Гиперссылки

Вставка полного URL в письмо занимает ценное место и выглядит неаккуратно. Вместо этого можно создать гиперссылку или вставить сокращенный URL.

Неправильно: Взгляните на это: https://digistr.ru/

Правильно: Взгляните на Digistr.

Приложения

Нужно указать где-нибудь в письме, что там есть приложение, чтоюы получатель не пропустил его.

Простого “я прикрепил [документ, электронную таблицу] для X” будет достаточно.

И нужно удостовериться в повторном прикреплении файлов, когда кто-то добавляется к почтовой цепи, или он не сможет увидеть их.

Подпись письма

Плохая подпись может действительно плохо сказаться на репутации. Даже если написать самое красноречивое и убедительное письмо в мире, с неудачной подписью оно будет выглядеть любительским.

Подпись в электронном письме — 7 правильных примеров для маркетолога

Стоит помнить: чем меньше — тем лучше, подпись должна быть относительно маленькой, простой и ограниченной. Там не место для любимой вдохновляющей цитаты, портрета или полного списка контактов. В идеале подпись должна включать имя, должность, номера телефона и/или сайта компании.

Поля письма

Кому: Эта область проста: адрес электронной почты человека, с которым нужно связаться.

Копия: Если хочется подключить кого-то еще, нужно добавить его адрес сюда. По сути, это означает “Эй, прочитайте это, но отвечать не обязательно”.

Этот вариант необходим, когда в письме есть релевантная информация или нужно соединить другого человека с фактическим получателем.

Скрытая копия (BCC): Эта функция также копирует контакт на адрес электронной почты, но никто помимо адресата не будет видеть, что он получили это письмо. Другими словами, если послать письмо Майклу Скотту, а скрытую копию Джиму Хэлперт, то Майкл не будет знать, что Джим тоже получил его.

Зачем использовать BCC?

Чтобы скрыть адреса электронной почты. Эта функция может использоваться, чтобы оставить чью-то электронную почту в тайне от других. Например, если рассылать группе людей письма о предстоящем событии, можно выбрать BCC для всх электронные писем, чтобы не разглашать чужие адреса электронной почты без разрешения.

Для общего сведения: BCC позволяет человеку, не включенному в тред, увидеть сообщение.

Хороший тон: BCC позволяет вежливо удалять людей из цепочки писем. Например, если босс представляет человека кому-то, это будет хорошим тоном отправить боссу скрытую копию в ответ. Это показывает, что человек ответил, не затопляя инбокс потоком писем туда и обратно.

«Ответить» против «Ответить всем»

Ответить: Этот вариант позволяет непосредственно ответить тому человека, который писал по электронной почте в последний раз. Если отвечать непосредственно на первое сообщение, ответ пойдет к оригинальному отправителю электронного письма. Но если ответить на письмо кого-нибудь другого из цепочки, в итоге ответ отправится только тому человеку.

Ответить всем: При выборе этого варианта ответ отправляется всем, чьи адреса в полях «К» или «Копия». Это полезно для сообщения информации, которая касается всех.

Если есть сомнения, лучше выбрать «Ответить». Не стоит быть раздражающим человеком.

Пересылка писем

Для соблюдения почтового этикета нужно соблюдать несколько правил при пересылке:

Некоторые электронные письма не предназначены для пересылки. Если контакт сообщает личную или закрытую информацию, нужно пересылать такие письма с больщой осторожностью.

При пересылке долгого почтового треда, хорошим тоном будет резюмировать то, что обсуждается в письмах, чтобы получатель точно знал, чего от него хотят. Нет ничего хуже, чем получить цепочку из 50 писем с примечанием, в котором просто говорится “посмотрите ниже”.

Чтобы пересланное письмо начало новую почтовую цепь (вместо того, чтобы быть частью текущего треда), нужно просто включить собственный комментарий в строку темы.

Строка темы новой ветви дискуссии: Взгляните на это! Fw: примечания со вторника

Время ответа

У всех переполненные ящики входящих сообщений и плотные графики, поэтому не всегда возможно ответить на письмо сразу же. Надлежащее время ответа зависит от человека:

Непосредственные участники команды: Ответ в течение 12 часов. Команда должна работать быстро и эффективно; к тому же, большинство писем касается оперативных вопросов.

Общие коллеги: Для всех остальных сотрудников время ответа составляет 24 часа. Не получается ответить в этот период времени? Нужно сообщить им, что письмо прочитано, и ответ будет готов к времени Х.

Внешние контакты: Если письмо не отмечено как срочное или то, на которое нужно ответить как можно скорее, подходящим временем ответа будет конец той недели, на которой это письмо получено — например, если его получили во вторник, необходимо ответить до пятницы этой недели. Для контактов высокой ценности время ответа составляет 24 часа.

Ответы при отсутствии на работе

Если сотрудник будет недоступен длительное время, автоматизированный ответ «ООО» (Out-of-Office) даст знать, что он не в состоянии ответить на сообщение до даты возвращения в офис.

Хорошие и плохие варианты для ответов ООО:

  • Хорошо: Сообщить, сколько времени сотрудник будет недоступен.
  • Плохо: Создавать ответ ООО на один день.
  • Хорошо: Предложить другого сотрудника, с которым можно связаться по срочным вопросам.
  • Плохо: Не сообщить этому коллеге, что его включили в ответ ООО.
  • Хорошо: Включить «ООО» в свой заголовок писем, чтобы люди могли легко определить автоматизированный ответ.
  • Плохо: Включать больше деталей, чем необходимо: например, где именно сотрудник проводит отпуск.

Если сотрудник берет отпуск на продолжительный период времени, может быть полезно оставить канал для связи в действительно срочных и требующих внимания ситуациях.

Отправка с телефона

Не стоит добавлять “Пишу с телефона” или “Написано на телефоне — пожалуйста, извините за опечатки”. Многие люди используют это в качестве оправдания своей лени, чтобы лишний раз не перечитывать письмо, прежде чем нажать «Отправить».

Было полезно? Оцените, пожалуйста, и поделитесь с друзьями!

Как писать email письма грамотно — E-mail этикет

5 (100%) - 1 оценок

digistr.ru

13 советов, как писать письма

Дорогие друзья, сегодня я решил написать о наболевшем - о том, как писать письма 😉 . Думаю, многие специалисты в различных областях ежедневно получают много писем с вопросами и просьбами о помощи.

13 советов, как писать письма

Ваш покорный слуга не исключение 🙂 . Количество писем с вопросами и просьбами о помощи в среднем составляет 40-50 в день и порой превышает мои физические возможности ответов на них.

В переписке значительную часть составляют письма, в которых вопросы и описания проблем не совсем правильно сформулированы, из-за чего требуют дополнительных уточняющих писем, что занимает лишнее время как отправителя, так и получателя.

В этом посте я хочу рассказать о том, как нужно правильно писать письма с вопросами специалистам, чтобы получение нужной вам информации занимало минимум времени и не требовало лишней переписки.

Главное правило, на мой взгляд, заключается в том, что в письме очень важно дать понять, что вы дорожите временем получателя. Все должно быть кратко и четко сформулировано.

1. Приветствие

Я считаю, что любое письмо обязательно должно начинаться с приветствия. «Здравствуйте», «Привет», «Добрый день» - написать эти слова не составляет никакого труда и занимает секунды. Мне лично не нравятся письма, в которых нет приветствия. Ничто не ценится так дорого и не дается так дешево, как вежливость.

2. Обращение по имени

На всех страницах блога shakin.ru, где есть форма обратной связи (например, страница «Реклама»), я всегда пишу «Меня зовут Михаил», поэтому не вижу проблемы, чтобы не обращаться в письмах по имени. Подсознательно любой человек любит, когда его называют по имени.

И хотя «Майк» я люблю больше, чем «Михаил» 😉 , любое обращение по имени сойдет 🙂 .

3. Сначала погуглите свой вопрос

Сколько раз в переписке мне приходилось давать ссылки на материалы, которые я нашел, просто набрав заданный мне вопрос в поисковике! У меня даже пальцев не хватит на руках и ногах 😉 !

Если серьезно, то искренне советую сначала погуглить интересующий вас вопрос в различных вариантах (в том числе на английском, перевести можно через Google Переводчик) и потратить время, чтобы изучить найденные материалы.

В большинстве случаев вы без труда найдете ответы на свои вопросы в поисковиках или на форумах (туда многие люди и приходят, чтобы общаться, обсуждать специфические проблемы по разным тематикам и отвечать на вопросы). Зачем тратить время другого человека, когда во многих случаях вы сами без труда можете найти все, что нужно?

🔥 Кстати! Я планирую выпустить платный курс по продвижению англоязычных сайтов. Можете подать заявку в ранний список через эту форму, чтобы первыми узнать о выходе курса и получить специальную скидку.

Приглашаю вас подписаться на мои каналы в Telegram:

@shakinru - продвижение в рунете. @burzhunet - англоязычное SEO.

Меня вдруг сейчас осенило - я сам никому писем с вопросами не пишу, а просто ищу в интернете. Если не могу найти - спрашиваю на соответствующих форумах. Бывает, это занимает много времени, но искать решение своего вопроса самому мне намного интереснее.

Пишите письма только в крайних случаях, когда вы действительно не можете найти ответа на свой вопрос.

4. Письма с целью просто узнать мнение

Я уверен, что во многих сферах на один и тот же вопрос есть несколько различных мнений даже у авторитетных профессионалов, и все они будут правильными.

Продвижение сайтов - это специфическая область. Как и в других сферах, здесь могут быть прямо противоположные мнения по одному и тому же вопросу у различных специалистов. И те, и другие будут правы, потому что у одних работает один вариант, у других - другой. Например, одни используют разные тексты ссылок для продвижения одного запроса, а другие нет (я отношусь к их числу), и оба варианта могут давать хороший эффект.

Писать письма специалистам с целью узнать у них мнение по тому или иному вопросу (например, «Нужно ли использовать разные тексты ссылок для одного запроса или одинаковые?») особого смысла нет, потому что это будет ИХ точка зрения, потому что именно их способ работает лучше для НИХ. Для вас это может не дать эффекта.

Лучше всего попытайтесь узнать интересующий вас момент на практике, и тогда вы точно будете знать ответ на свой вопрос.

5. Сформулируйте свой вопрос кратко и понятно

Бывает, открываешь письмо, а там несколько тысяч символов текста с долгим и запутанным описанием проблемы (иногда сразу нескольких). Складывается впечатление, что люди совсем не ценят чужое время. Если времени мало, то у меня нет никакого желания и возможности в рамках бесплатной помощи читать длинные  письма.

Если в письме кратко и четко сформирован вопрос, то шансов, что получатель на него ответит, намного больше.

Можно брать пример с программистов, у которых модно писать код как можно короче, или с Твиттера, где размер сообщений ограничен 140 символами.

6. Заголовок письма должен быть осмысленным

Не стоит писать заголовки вида «Помогите» или «Нужна помощь». Такой заголовок не несет никакого смысла.

Представьте, что в почтовом ящике получатель увидит несколько десятков подобных заголовков у писем, и при этом у других будут конкретные заголовки. На какие он быстрее ответит?

Сравните заголовки - «Вопрос по социальным кнопкам» или «Вопрос по WordPress». Сразу понятно, о чем суть письма.

7. Пишите грамотно

Думаю, мало кому будет интересно отвечать на письмо, написанное с ошибками. Например, захочется ли человеку отвечать на письмо с вопросом «Чо та пазиции ни ростут ваще? Каво мине зделать?» 😉

Если вы допускаете ошибки, то бороться с этим очень просто - поместите текст письма перед отправкой в Word, там все распространенные ошибки и опечатки будут подчеркнуты красной волнистой линией.

Также можно просто набрать фразу, которая у вас вызывает затруднения в плане правильности написания, в поисковике, и вы наверняка найдете решение на сервисах вопросов и ответов или на специализированных форумах. Также есть полезные сервисы gramota.ru, slovari.yandex.ru и therules.ru.

8. Избегайте «тяжелых» скриншотов и файлов

Я считаю, что не нужно прикладывать к письму большие по размеру скриншоты и файлы. Мне приходится помечать такие письма метками, чтобы впоследствии их удалить для того, чтобы освободить почтовый ящик.

Скриншоты можно уменьшить и оптимизировать (вот мой видеоурок на эту тему - Как оптимизировать изображения для сайтов и блогов), а также загрузить их на любой хостинг картинок, например, на radikal.ru или twitpic.com.

Текстовые файлы можно сжать в rar или zip архив. Можно вообще сделать стильно - загрузить необходимые скриншоты, таблицы и другие документы на dropbox.com и дать на них ссылку. Очень удобно. В дальнейшем просто удалите эти файлы, и получателю не нужно будет удалять ваши письма с приложенными файлами.

9. Если у вас проблема, то опишите, что вы предпринимали для ее решения

Очень много писем приходит с описанием той или иной проблемы с продвижением сайта. Обычно люди пишут только о самой проблеме (снижение посещаемости, никак не получается повысить позиции и т.д.).

При этом в письмах часто упускают самое важное - что предпринималось в плане оптимизации и продвижения сайта. Без истории действий по оптимизации и продвижению по одному лишь описанию проблемы трудно что-либо сказать. Мы же не телепаты 😉 .

Поэтому, если хотите написать о проблеме с сайтом, то не забудьте упомянуть, какие методы оптимизации и продвижения вы использовали. Если вы уже пытались решить проблему, то напишите, каким образом вы хотели это сделать.

10. Вопросы должны быть конкретными

Что можно ответить на такой общий вопрос «Как раскрутить сайт?» Это то же самое, что спрашивать «Как стать счастливым», «Как стать богатым» и т.д.

Чем конкретнее вопрос, тем лучше. На конкретный вопрос можно получить конкретный ответ.

11. Указывайте адрес сайта

Если ваш вопрос или проблема напрямую связаны с вашим сайтом, то указывайте его адрес. Бывает, приходят письма вида «У моего сайта выпали страницы из Яндекса» или «Почему-то понизились позиции», а самого адреса сайта нет.

12. Обязательно благодарите за совет или помощь

Я уже привык, что за мою помощь и советы многие не благодарят. Ну помог старик Глобатор, потратил несколько минут своего времени, ну и что с того? Ему же заняться нечем, он только и ждет, чтобы отвечать на письма 😉 !

Нет уж, я таких махом вычисляю 🙂 . Если в ответ на мое письмо не говорят элементарного «спасибо», то на последующие письма этого человека я часто просто не отвечаю 😉 . Я лучше сэкономлю время на таких письмах, накоплю из сэкономленных минут пару часиков, лягу на диван, намою фруктов и посмотрю с супругой какой-нибудь отличный фильмец 😉 !

13. Не нужно садиться на шею

Этот пункт, пожалуй, я не люблю больше всего. Поможешь человеку один раз, а он тут же буквально садится на шею и присылает еще несколько писем. Никто никому ничем не обязан.

Думаю, никому не нравится, когда в рамках бесплатной помощи начинают присылать одно письмо за другим.

В продолжение темы переписки. Вы можете сделать себе эффектную e-mail подпись по этой инструкции - Как сделать стильную e-mail подпись для пользы сайта, а также прочитать о моих наработках в посте Как я планирую и экономлю свое время.

Желаю вам успешного увеличения посещаемости ваших сайтов!

Глобатор

Десерт на сегодня - видео о том, как парень подтягивается на турнике на одном пальце. Тоже так хочу 🙂 :

Подпишитесь на рассылку блога с полезными материалами по SEO

Оцените, пожалуйста, статью, я старался :) :

Загрузка...

shakin.ru

Как научиться писать длинные письма? | Мир вокруг нас

Сейчас времена изменились. Большие и красивые письма отошли в прошлое. Теперь настала эра мобильных телефонов и Интернета, где уже никто больше пяти строчек не пишет. А чтобы сесть и написать большое, а главное, содержательное письмо, не хватает времени. Почему же его хватало в те времена? Потому что у вас был интерес к бумажной переписке.

Многие из прочитавших эти строки, думаю, не раз получали письма без вступительных слов, слов «Здравствуйте» и «До свидания», без обширных описаний. Современные письма выглядят примерно таким образом.

Приветик.Как дела, как съездили в поход или вы не ездили?Ты всё так же работаешь ???=))

Три строчки, и на этом электронное письмо заканчивается, даже без прощального слова. Современный вид переписки стал больше похож на письма в стиле смс, только пересылающихся по электронной почте. Не может быть, что сложно в письме написать хоть пару слов о своих делах, о своих победах и поражениях, планах и мечтах. Это же так просто.

Не думайте, что писать много — это плохо. Совершенно нет. Главное, не писать ерунду, а писать красиво или стараться писать красиво.

Для начала, коль у многих не получается написать большое и содержательное письмо, я советую начать с пяти строчек, и каждое последующее письмо увеличивать на эти же пять строчек. С самого начала будет легко, но когда дойдёте до пятидесяти строчек, уже придется поломать голову, что же написать адресату.

Я уверен, что каждому под силу написать большое письмо, если не электронное, то обычное. Голубиная почта никуда не исчезла, а значит, сейчас всё ещё можно не звонить бабушке каждый день, а заново начать писать ей письма, которые она будет аккуратно складывать в коробку из-под печенья.

Коль вы переписываетесь с кем-то каждый день, не пишите ваш распорядок дня в письме. Может, оформлено это как текст, но читается ужасно. Лучше в письмах рассказывать истории с обширными описаниями, придающими тексту наибольшую контрастность.

Старайтесь писать развёрнутыми предложениями, а не состоящими из одного подлежащего и одного же сказуемого.

Не знаете, с чего начать? Предлагаю сделать маленькую врезку ваших последних действий, до момента, как вы сели на стул и начали писать. Это поможет читателю представить вас пишущего. А дальнейшие слова будут литься, как будто сразу из-под вашего пера.

Почаще говорите загадками в письмах. Они помогают делать следующее письмо более развёрнутым. Интригуйте, пытайтесь заинтересовать читателя. Ведь на такое письмо, представленное мной в примере, отвечать не совсем хочется. Но замечать за другими мы можем, а если посмотреть на себя, в большинстве своём пишем мы коротко и сжато.

Так пишите же письма длинные и красивые, чтобы те, кому придет ваше письмо, могли улыбнуться и радоваться каждому написанному слову, и с такой же улыбкой и радостью в душе смогли бы написать вам ответ.

shkolazhizni.ru

Как писать деловые письма за 10 минут

Электронная почта — один из злостных поглотителей рабочего времени. Мы уже писали о том  как организовать эффективную работу со входящими письмами.

Но в обязанности некоторых Ваших сотрудников входит не только просмотр содержимого почтового ящика, но и написание деловых писем: потенциальным сотрудникам, коллегам по работе, партнёрам по бизнесу, представителям различным компаний и государственных учреждений…

Проблема многих сотрудников в том, что у них нет навыков написания деловых писем. Такая задача вводит их в ступор, заставляя подолгу редактировать текст.

Как писать деловые письма быстро и так, чтоб Вас поняли

С этой же проблемой столкнулась и наша коллега. Но, к счастью, в нашей корпоративной библиотеке есть книга Саши Карепиной “Искусство делового письма”. Она помогла не одному сотруднику, будем рады если она будет полезна и в Вашей компании.

Своей проблемой и её решением поделилась сотрудница компании Yaware:

“Думаю, что каждый из нас хоть раз в жизни писал письма. (Переписка с ребятами из детского лагеря и друзьями с деревни, куда каждое лето отправляли родители, чтобы погостить у бабушки, не в счёт).

В этой статье я хочу рассказать Вам о том, насколько тяжело мне давалось написание писем клиентам и как помогла мне побороть свои страхи книга “Искусство делового письма” Саши Карепиной.

Началось всё с того, что я пришла на новую работу, где, собственно говоря, и столкнулась с проблемой написания делового письма. Письмо, которое содержало от силы 10 строчек, я писала ни много, ни мало — 30 минут.

Только вдумайтесь, 30 минут я писала письмо (перечитывая которое сейчас, мне становится стыдно), дрожащей рукой нажимала “Отправить” и с замиранием сердца ждала ответ. А всё потому, я что не знала с какого боку подступится к письму: с чего начать,  и  как написать письмо, чтобы клиент на него ответил.

Проблема заключалась еще и в том, что, написанные мною письма не нравились и мне самой. Но лучше чем есть, писать я не могла — то был мой высший пилотаж.

Видя, как я каждый раз переживаю, коллега посоветовала мне книгу “Искусство делового письма”.

Советую Всем прочитать на досуге. Книга легко читается и содержит массу полезной информации:)

Итак, с какими трудностями мы сталкиваемся при написании письма

1. Мыслей много, но с чего же всё таки начать письмо?2. В голове крутятся всевозможные: глубокоуважаемый, совершите действие.. От этого письмо выходит длинным и скучным.3. Так и хочется вписать, заученные еще со школьной скамьи, канцелярские выражения. Причём и по парочке в каждое предложение.4. Как передать суть письма, чтобы адресат нас правильно понял?

5 правил, которые помогут писать эффективные деловые письма

 

1. Структурировать письмо

Деловое письмо должно содержать следующие обязательные элементы:

1. Вступление.

  • заголовок;
  • обращение;
  • цель письма;

2. Основную часть.3. Заключение.

Писать письмо нужно от общего к частному: самое главное и коротко вначале, а потом уже описывать детали.

Используйте в письме специальные слова-связки, такие как:

например, а именно, кроме того, более того, потому что, в результате, таким образом, однако и др .

Они помогут Вам соединить между собой предложения и целые абзацы, а значит — Ваши мысли не будут путаться и читатель без труда поймёт суть Вашего письма.

2. Определение выгоды для адресата

Главное в письме — это заинтересовать читателя ответить Вам или выполнить Вашу просьбу. А для этого необходимо постараться понять его потребности, постараться понять, что интересует или волнует адресата.  Но не забывайте и о том, что все адресаты разные. Необходимо понять, что получит читатель, если поступит именно так, как мы его просим. И представить это в качестве выгод.

3. Стиль письма

Особое внимание стоит обратить на стиль, в котором Вы пишите письмо.

Нужно четко различать личный и формальный стили. Использование того или иного стиля  зависит от ситуации и содержания сообщения.

Придерживаясь личного стиля, мы подчёркиваем свое личностное начало, показываем свое отношение; используя формальный стиль — излагаем факты.

Поэтому если мы  хотим показать, что говорим с адресатом на равных, понимаем его, хотим договориться по-человечески или же похвалить за хорошую работу лучше использовать личный стиль.

Если же Вам необходимо написать жалобу, претензию, уместным будет  формальный стиль. Так как именно формальному стилю присущи такие черты, как: давление со своей позиции, констатация фактов, преобладание над кем-то, критика. Если Вы пишете чиновнику государственного учреждения, также лучше писать в формальном стиле.

Написав письмо, прочтите его еще раз и убедитесь в том, что Вы выбрали правильный стиль. Тогда адресат Вас не только поймёт, но и поверит в искренность Вашего послания.

4. Заключение

Самая большая ошибка, которую чаще всего допускают при написании письма — это не написать окончания.

Запомните, как бы хорошо Вы не описали суть своего предложения, как бы не приукрасили всё фактами и яркими подробностями, в письме обязательно должно быть окончание. Оно должно быть простым, понятным и лаконичным.

В заключении нужно еще раз подчеркнуть суть письма и выгоду для читателя. Это, своего рода, закрепляющий эффект.

Прочитав окончание, Ваш адресат должен понять, какой должна быть его реакция на письмо. Чего Вы от него ждете. Это подтолкнет его к действию, которого Вы от него, собственно говоря, и ждали.

5. Оформление

Красиво, а главное правильно оформленный текст, не только заинтересует адресата, но и вызовет желание быть несомненно прочитанным. Поэтому важность оформления письма нельзя недооценивать.

Правила оформления:

1. Выбираем шрифт:

  • с засечками — подходит для чтения с бумаги;
  • без засечек — для чтения на бегу или с экрана;

2. Делаем абзацы в тексте3. Выделяем заголовки;4. Выделяем нужный нам текст:

  • жирным — выделяем главную мысль текста;
  • курсивом — можно выделять фрагменты текста писем VIP-клиентам или что-то менее важное;
  • подчеркнутым — если хотим что-то действительно подчеркнуть.

5. Делаем списки:

  • маркированные списки — если количество пунктов от 3 до 5;
  • нумерованные списки — больше 5.

Вот такие простые, но действенные правила я открыла для себя, прочитав книгу “Искусство делового письма”. Теперь на написание письма я трачу значительно меньше времени (а мои адресаты, надеюсь, лучше понимают, чего от них ждут).

Надеюсь, что моя статья будет полезной для Вас и поможет Вам и Вашим сотрудникам в написании деловых писем клиентам и партнёрам по бизнесу, а также для внутренней переписки с сотрудниками.

Ведь согласитесь, всё довольно просто. Так почему же не применять эти простые принципы на практике?

Советую Вам не откладывать книгу на завтра и приступить к чтению уже сегодня».

Купить книгу «Искусство делового письма» можно здесь ( или где она Вам попадётся на глаза))

timetracker.yaware.com.ua

Как написать письмо?

 Письмо это последовательное разъяснение темы, мысли, предмета. Сейчас письма пишутся не только на бумаге, но и по интернету. Как написать письмо, какие правила необходимо соблюдать отправляя и получая письмо?

Личное письмо

При написании письма бумагу надо выбирать хорошего качества, листик бумаги из ученической тетради может показаться неуважительным адресату. Сейчас письма друг другу пишут все реже и реже. И многие уже забыли или не знают, как правильно написать письмо. Так, что вспомним, как это делается. Письмо всегда начинается с обращения, которое находится посреди строки. Основной текст пишется на 2-3 см ниже, с красной строки. Внизу листа оставляется 2-3 см. Если нужно еще написать немного, но лист заканчивается, то лучше продолжить на следующем листе. Исписывать обе стороны листа не принято. Исправления в письме недопустимы, это может говорить неграмотности автора письма. Писать письмо нужно разборчиво, не мелко, адресат должен понять, что он читает. Писать нужно чернилами одного цвета. По окончании письма следует подписаться. На полученное письмо следует отвечать в течение недели. Личные письма необходимо хранить подальше от посторонних глаз.

Электронное письмо

В последнее время в деловой переписке большое место занимает электронная почта. Электронная почта - это оперативность, простота, доступность. Получая электронную почту, необходимо:

  • проверять почту не менее 2 раз в день, иначе может затянуться решение вопроса,
  • полученные письма нужно читать, ведь если пришло письмо, значит, кто-то написал и кому-то это важно,
  • у менеджера рабочий день обязательно должен начинаться с проверки почты, можно настроить автоматическое получение на 10 минут, но лучше 2-3 минуты.

А теперь о самом письме. Начинать письмо надо с приветствия. Общаться нужно на одном языке, имеется в виду не только русский или английский, но и форму текста. Деловое письмо – деловой ответ.

  • Деловое письмо должно быть конкретным, точным, лаконичным.

elhow.ru

Как писать письма, чтобы на них отвечали

Когда вы пишете электронное письмо человеку, с которым вы не знакомы, единственное, что вас должно заботить, это:

Чем Вы можете помочь тому, кому Вы пишете?

Вашей единственной задачей является поиск и формулировка предложения, которое сможет решить проблему адресата. Даже если кто-то умоляет Вас написать им письмо с просьбой, не делайте этого. Когда Вы пишете первое письмо незнакомому человеку, оно целиком должно быть посвящено желанию помочь адресату.

И в завершение окончание письма должно доказать, что Вы действительно можете сделать то, о чем пишете.

Мы хотим поделиться алгоритмом двух типов писем, которые применяем для того, чтобы получить ответ от влиятельных лиц. И, конечно, мы обоснуем, почему это работает.

E-mail №1. Как убедить людей просить у Вас контент?

Существует много споров на тему «Что важней дизайн сайта или контент?» Мы по характеру своей деятельности стараемся поддерживать связи с сообществами веб-дизайна в интернете. Знаете, как мы привлекали внимание топовых блогов о веб-дизайне, хотя они не имели о нас ни малейшего представления? Мы использовали электронное письмо, подобное следующему:

Что примечательного в этом письме? Мы вообще о себе ничего не говорим. И не имеет значения, знают они о нас, или нет. У нас есть информация, и мы спрашиваем, хотят ли адресаты ее получить.

Если не хотят - прекрасно.

Если хотят - автор попал в цель.

Для того чтобы понять, почему такое письмо успешно работает, давайте разобьем его на части и проанализируем:

Это отлично, потому что вызывает доверие к письму. Мы не говорим: «По нашему мнению, «Дизайн сайта играет ключевую роль в выборе потребителей» или «Мы верим, что дизайн — это самое важное». Наше письмо информирует, что у нас есть академическое исследование, доказывающее это положение. Это ключевой момент, потому что, когда люди рассматривают письма от незнакомых корреспондентов, они всегда сомневаются: «Стоит ли ему доверять?»

И таким образом вопрос о доверии выносится за скобки. Ну а как это помогает тому, кому мы пишем? Вспомним, что мы обращаемся к веб-дизайнерам. У них есть естественная заинтересованность в исследованиях, доказывающих главенство дизайна.

Мы используем доверие, которым пользуются университет и исследователи. Мы также продолжаем ссылаться на данные, которые поддерживают его идею о том, что «дизайн — это самое главное».
И вот в конце заключительная и самая важная часть письма. Здесь мы прямо спрашиваем, хотят ли они получить исследование. В этой точке читатели уже видели фразы, формирующие доверие, и они видели некоторые данные. И они, конечно же, хотят увидеть исследование. Но обратите внимание, что мы не посылаем ссылку на исследование. Почему? Потому что мы хотим, чтобы они попросили нас прислать исследование.

Что происходит, когда мы таким образом посылаем ссылку? Получатели не думают, что ссылку используют как наживку. Наоборот, мы делимся тем, что, по нашему мнению, они хотели бы иметь. Вам может показаться, что все это выглядит подозрительно. Но это не так! Мы не пытаемся посылать спам. И не предлагаем ссылку. Мы просто обходим первоначально оборонительную позицию, которую занимают люди, когда им посылают что-то с предложением кликнуть.

Не знаю, как Вы, а я, получая ссылку в первом адресованном мне электронном письме, всегда полагаю, что мне что-то пытаются впарить...

E-mail № 2. Как заинтересовать Вашим письмом важных людей?

Когда мы запустили свой подкаст, он очень нуждался в привлечении к участию в дискуссиях очень занятых (и влиятельных) людей. В те времена никто из них ничего не знал об этом подкасте. Мы были просто одними из многочисленных блоггеров.

Люди, которым мы писали, были известны тем, что продавали сотни тысяч своих книг, цитировались всеми авторитетными газетами и академическими журналами... и так далее. Как мы смогли заполучить их на свой подкаст?

И опять, все делалось для них. И хотя они могли бы помочь своим появлением в подкасте, все письмо целиком было посвящено тому, как мы можем помочь им. Вот пример такого письма:

Чего же мы добились такими электронными письмами? В первый раз мы написали такое письмо год назад. Сегодня аудитория нашего подкаста выросла многократно, но нам, в действительности, не нужна большая аудитория.

В E-mail №1 мы не упоминаем число посетителей. Потому что это увеличивает информационный зазор — разрыв между имеющейся у читателя информацией и той информацией, которую он хочет получить. Посмотрим, как работает второе электронное письмо.

Начало письма такое, потому что люди любят комплименты. И я, и Вы, и любой из нас. Этот трюк лаконичен и конкретен. Вы хотите доказать лицу, к которому обращаетесь, что вы знаете, чем он/она занимается, и что Вы действительно получили удовольствие, и в восторге, и проглотили его/ее труд.

Что мы делаем здесь? Мы просим у них что-то, но не для себя. Мы на 100% озабочены их нуждами. Они издали новую книгу, и мы говорит им, что они могут продать несколько сотен экземпляров. Возможно, Вы не можете обещать такой объем продаж. Но Вы можете обещать сообщить о новой книге вашей аудитории (подписчики, контакты в твиттере, фейсбуке и т.п.)

Здесь я подкрепляю свое предложение. Я говорю, что я продам несколько сот экземпляров, и сейчас излагаю свой план действий. Я сообщаю статистику о читателях. Кроме того, я увязываю блог с темой книги, чтобы показать, что есть идеальное совпадение.

Это прекрасно, потому что (запомните) писатель хочет продолжать работать на свой бренд. Он хочет продвигать книги и заработать известность чем-нибудь особенным. Но у Вас может быть опасение: что делать, если нет многочисленной аудитории? Что можно сделать?

Не рассказывайте о численности аудитории, если она невелика. Рассказывайте только тогда, когда она велика. Почему? Если числа невелики, люди скажут «нет», потому что они не увидят пользы от работы с Вами.

О чем Вы можете рассказать, если нельзя упоминать размер аудитории?

Вместо этого сфокусируйтесь на связи. Свяжите Ваших адресатов с их идеальным читателем. Например, чтобы совсем не упоминать число читателей, можно сказать что-то вроде этого:

«Вот схема действий: Я веду маркетинговый/гуманитарный блог, читатели которого любят узнавать о новых исследованиях и идеях в мире человеческого поведения. Ваша книга изобилует такими описаниями и ситуациями, и я знаю, мы были бы способны убедить аудиторию блога купить Вашу книгу».

Видите? Продолжим.

В конце — просьба. Призыв к действию. Здесь я пытаюсь побудить их к назначению конкретного времени. Эта часть письма является самой важной. Многие, желающие получить интервью, часто предлагают даты и время. Нам это не по душе. Наоборот, мы предпочитаем оставить этот вопрос открытым, так чтобы получатели письма могли согласовать время в соответствии с их собственным расписанием. Если они ответят и назначат какое-то время, автор согласится. В общем, не хочется создавать ситуацию, в которой им легко ответить «нет».

А сейчас попробуйте применить этот алгоритм для продвижения вашего дела. Подумайте, чем Вы можете помочь вашим клиентам и садитесь писать письмо.

Вольный перевод Александра Пархомова по материалам сайта http://www.socialtriggers.com

Надеюсь, это статья убеждает Вас, как важно учитывать характер клиента при написании деловых писем. Чтобы помочь Вам в развитии этого навыка, мы создали тренинг «Навыки делового письма», который поможет научиться писать продающие письма, убеждать клиентов в преимуществе вашего предложения. При этом Вам не придется никуда ехать, все обучение проходит он-лайн, вы общаетесь с профессиональным филологом, который помогает в создании писем, дает обратную связь, отвечает на вопросы. То есть Вы получаете индивидуальное обучение, не затрачивая на это лишнее время и обучаясь с той скоростью, которая Вам удобна. Напишите нам на E-mail: [email protected], и мы вышлем подробную информацию и приглашение на первые уроки.

mental-skills.ru