Общие правила составления деловых писем (стр. 1 из 2). Написание деловых писем


Прокачиваем навык написания деловых писем. Законы, хитрости, инструменты

Статья для тех, кто хочет научиться писать эффективные письма. Как превратить письмо в действенный инструмент убеждения? Как выстроить структуру письма? Какие существуют приёмы для влияния на адресата? Ответы на эти вопросы можно найти в книге бизнес-тренера по деловым коммуникациям Саши Карепиной. Приблизительный размер статьи? 6 страниц.
О письменном общении и о книге
Если вы давно читаете Betteri, то возможно помните, что моя работа тесно связана с общением по электронной почте (я автор статьи о том, как мы организовали командную работу в общем аккаунте Gmail).

Я ежедневно пишу и отвечаю на множество писем, с помощью которых пытаюсь добиться разнообразных целей: убедить, отказать, предупредить, пригрозить, попросить, извиниться или просто проинформировать.

Мое отношение к письменному слову очень похоже на отношение Джейсона Фрида:

«Я трачу много времени на каждое предложение: беру его и переделываю, пока оно не станет идеальным. Обожаю сам процесс редактирования.»И я люблю электронную почту по тем же причинам, по которым ее любит Дэвид Карп:"… за то, что она никого не отвлекает от работы. Чем меньше отвлекающих факторов, тем лучше." Несмотря на все это, я никогда не учился ремеслу делового письма. Во-первых, казалось, что неплохо получается и само по себе, по наитию. Во-вторых, не знал, что такое ремесло и обучение ему cуществуют в принципе. Но недавно я наткнулся на книгу Саши Карепиной "Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты". Немного погуглив отзывы, я сразу понял, что это как раз та книга, которая позволит мне серьезно прокачать этот важнейший навык.

«Искусство делового письма» подойдет не только тем, кто связан с электронной почтой служебными обязанностями. Мне кажется она будет полезна вообще любому современному человеку. Ведь всё чаще мы общаемся именно письменно: email, сообщения в фэйсбуке и вконтакте, посты в блоге, сообщения на форумах и т.д.

Книга оказалась очень крутой.

Во-первых, издательство — «Манн Иванов и Фербер», что само по себе всегда секси.

Во-вторых, автор — Саша Карепина, бизнес-тренер по деловому письму с большим практическим опытом, который подтвержден каждым словом этой книги.

И в-третьих, стиль и содержание — именно такой должна быть идеальная деловая книга: нескучной и максимально практичной. Все изложено очень логично, системно, ничего лишнего. По ходу книги Саша берет обычные письма и переделывает их в соответствии с принципами, которым обучает. Добавляет свои хитрые приёмчики и письма преображаются. У меня каждое такое преображение вызывало просто щенячий восторг.

Я проглотил 224 страницы книги за 2 дня. Кстати это первая книга, над которой я попробовал работать, составляя подробный майнд-мэп по ходу чтения. Для того, чтобы подытожить полученные знания, я написал краткое саммари книги, которое представляю вашему вниманию. Если вы найдете его полезным, то обязательно покупайте книгу — в ней пользы в сто раз больше.

Конспект книги «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты»
Реакция адресата на наше письмо зависит от того, как мы изложили факты письма, в каком образе предстали в его глазах и насколько грамотно оформили свой текст. Книга разделена на три части именно по этому принципу.

Структурируем факты

Чтобы грамотно структурировать факты, их следует организовывать по принципу дерева (больше известному как «принцип пирамиды Минто»). деловое письмо Этому посвящена первая глава книги, которая кстати доступна для бесплатного просмотра на сайте Боффо.

С чего начинать выстраивать структуру письма? Зависит от того, собрали ли вы уже все факты, которые собираетесь изложить. Если нет, то стоит идти от общего к частному — сначала понять, что является самым главным, и от этого переходить к деталям. Если же факты уже систематизированы, то наоборот — от частного к общему. Берем первый факт из набора и задаем себе вопрос: «О чем говорит этот факт? Есть ли в списке еще факты, говорящие о том же? Как все их можно обобщить?»

Убеждаем, определив потребности адресата

Перед написанием убеждающего письма крайне важно определить потребности адресата. Для этого нужно понять, как изменится его положение, если он поступит по-нашему (потенциальная возможность) или если не поступит (потенциальная проблема).

«Боюсь, вашу зарплату придется понизить» — проблема. «Я знаю способ как избежать снижения зарплаты» — возможность.

Найденный козырь следует поместить прямо в заглавную фразу письма.

Проблема воздействует на адресата сильнее возможности (при прочих равных обстоятельствах). Так уж мы устроены, что потерять всегда страшнее, чем НЕ приобрести.

Если с определением потребностей возникли проблемы, можно использовать классическую манипуляцию с использованием лести:

«Поскольку вы такой хороший, вы обязательно мне поможете».В таком случае адресат оказывается перед выбором. Он может помочь — и показать себе и другим, что действительно хорош. Или не помочь — и показать, что никакой он не хороший. Конечно, если у адресата будут веские основания нам отказать, он все равно откажет, но при прочих равных ему будет комфортнее согласиться.

Строим грамотные предложения

Предложения в письме должны начинаться с самого главного — конкретных и информативных подлежащего и сказуемого, а не с деталей.

Нужно стараться избегать составных сказуемых. Например, в составном сказуемом «осуществляют перевозку» к глаголу «осуществляют» добавляется довесок «перевозку», который забирает весь смысл, оставляя глагол пустым.

Используем лид-абзац

Для того, чтобы задать нужный тон письму и определить, какими глазами получатель посмотрит на весь остальной текст нужно использовать лид-абзац. Это короткое предложение между приветствием и заглавной фразой.

«Уважаемый Иван Иванович, высоко ценя Ваш вклад в развитие такой-то области, наша компания предлагает Вам...» Лид-абзац будет работать, только если адресат поймет, что он написан именно для него и именно по данному конкретному случаю.

Кому труднее всего отказать в просьбе? Существует пять групп таких людей:

  1. влиятельные люди,
  2. близкие и знакомые,
  3. те, кто нам нравится,
  4. те, кто без нас пропадет и
  5. те, кто нас заинтриговал.
Лид-абзац дает возможность сразу записаться в одну из пяти «безотказных» категорий и к заглавной фразе подойти уже «в образе». Конкретные примеры в деталях разбираются на страницах книги.

Выбираем нужный стиль

На образ автора сильнее всего влияет стиль письма. Стиль письма измеряется по шкале от личного до формального. Подробнее о стилях письма можно узнать из пятой главы книги, также доступной для ознакомления на сайте Боффо.

Личный стиль подразумевает выражение человеческого отношения, разговор на равных а также идеально подходит для похвалы.

Формальный — для давления с позиции силы и закона, сообщения сухих фактов (без нашего к ним отношения) и критики.

Личный:

«Вы съедаете за смену до 15 плиток шоколада» — этим мы явно тычем пальцем в адресата и его проступок. Заменяем на формальный: «Количество плиток шоколада, съеденных за Вашу смену, достигает 15 штук».

Библиотека примеров из книги

Далее автор разбирает типовые ситуации, в которых нам всем приходилось оказываться: написание отказа, претензии, признания и оправдания. Для того, чтобы лучше понять о чем будет идти речь рекомендую скачать библиотеку примеров из книги с официального сайта Саши Карепиной (внимание — нужна регистрация!).

Пишем письмо-отказ

Саша предлагает 7 хитростей для того, чтобы смягчить гнев читателя в письмах-отказах.

Главное в отказе — показать, что письмо адресата внимательно прочли, что он был понят и что мы сочувствуем его проблеме. Далее неплохо бы отметить достоинства адресата, в духе «и в этом вы хороши, и в том — всего одного маленького шажка не хватило...».

После этого рекомендуется сослаться на обстоятельства, желательно независящие от нас. Затем нужно помочь получателю сохранить лицо после отказа («да не очень вам это и нужно, поверьте...»), предложить альтернативу и показать, что мы все же оставляем дверь открытой. В книге каждый прием разбирается на примерах из реальных писем.

Предъявляем претензию

Письмо-претензия — послание, в котором мы указываем адресату на его недостатки или ошибки. Задача претензии в том, чтобы убедить адресата исправиться, — а желание исправляться напрямую зависит от образа, в котором предстает автор.

Для писем-претензий тоже существует свой набор приемов, позволяющих критиковать, не обижая.

Во-первых, самое важное — критиковать действия, а не адресата (как вариант — саму компанию, а не адресата). Сравните:

«Вы не отгрузили конструкции в срок» и «Строительные конструкции не были отгружены в срок». В первом случае получается, что для нас главное, что адресат не прав. Но ведь главное в том, что его действия создали нам определенные проблемы, которые необходимо решить.

Дальше важно помочь адресату сохранить лицо

«вы лентяй» vs. «вы большой талант, но вашему развитию мешает лень», показать, что мы понимаем и сочувствуем, после чего обосновать свои требования (показать, что они — реальная необходимость, а не просто наша прихоть).

И в конце неплохо бы заняться совместным поиском выхода из сложившейся ситуации, предложить обоюдовыгодное решение и выразить надежду на лучшее.

Признаем вину

Далее в книге рассмотрены секреты составления писем-признаний и писем-оправданий. Разница между этими ними в том, что признание мы пишем до того, как прокол в нашей работе обнаружен, а оправдание — после того, как нам на него указали.

При признании своей вины важно мыслить позитивно. Вместо того чтобы

«сообщать о невозможности своевременно выполнить...», можно «сообщить о сложностях с выполнением...». Прежде чем перейти к разговору о том, что вам не удалось, нужно обязательно рассказать о своих текущих достижениях. Если проблема, в которой вы признаетесь, незначительна, то нужно превратить все ваше сообщение в отчет об общем положении дел. Если же вы прокололись серьезно, то рассказывать адресату о своих достижениях стоит уже после сообщения о возникших трудностях.

При признании своей вины важно дать понять, что мы понимаем весь масштаб бедствия и не сидим сложа руки, а делаем все возможное для решения проблемы. Мы можем предложить свою помощь в расхлебывании сложившейся ситуации и показать, что стали на путь исправления (приняли конкретные меры для того, чтобы в будущем такое не повторилось).

В заключении нужно еще раз подчеркнуть нашу готовность быть с адресатом до победного конца.

Пишем письмо-оправдание

Если нам приходится оправдываться, то главное в этом случае — напрямую не соглашаться с обвинениями и не оправдываться, чтобы не выглядеть спорщиком и грубияном. Наиболее грамотной стратегией будет показать, что мы не оспариваем право адресата на негодование и плавно перейти к рассказу о том, какие мы на самом деле хорошие.

Чтобы убедить адресата, что мы и вправду сожалеем, стоит конкретно описать предмет сожаления. Далее, ни в коем случае не преуменьшая масштабов проблемы, переходим к доказательству нашей правоты с помощью фактов. Это значит показываем, что мы изо всех сил стараемся решить проблему и уже приняли меры, чтобы она впредь не повторилась.

Важно дать понять, что мы не просто тупо стремимся отмазаться и прикрыться по всем статьям, а думаем над решением проблемы и хотим помириться.

Повышаем эффективность заключения

Суть письма желательно разместить и в заключении, так как именно заключение запоминается сильнее всего. На запоминание влияют два параметра: краткость и яркость. Для повышения яркости заключения Саша рекомендует три основных приема: использование метафор:

«наше предложение сокращает сроки проекта» vs. «наше предложение позволяет «выиграть время»» использование эмоциональных слов: победа, поражение, поддержка, борьба, беда, обман… и переосмысление клише: «Если предприятие будет протягивать руку помощи всем нуждающимся, оно само вскоре пойдет по миру с протянутой рукой.»Выбираем шрифт

Выбор шрифта может влиять на восприятие всего текста. Шрифты делятся на шрифты «с засечками» и шрифты «без засечек». Шрифт с засечками говорит о респектабельности, консерватизме и лучшее воспринимается на бумаге.

Шрифт без засечек — молодежный, современный, больше подходит для чтения с экрана. Допускается использование шрифта без засечек для заголовков, даже если для основного текста используется шрифт с засечками.

Купить книгу на OZON'e в бумажном и электронном виде

Еще полезно прочитать по теме: «ЖЖ Саши Карепиной»

«Официальная страница книги на сайте МИФ (отзывы, рецензии)»

«Практический опыт тонкой настройки и использования Gmail для совместной работы»

««Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт». Конспект полезных идей»

betteri.ru

Как писать деловые письма за 10 минут

Электронная почта — один из злостных поглотителей рабочего времени. Мы уже писали о том  как организовать эффективную работу со входящими письмами.

Но в обязанности некоторых Ваших сотрудников входит не только просмотр содержимого почтового ящика, но и написание деловых писем: потенциальным сотрудникам, коллегам по работе, партнёрам по бизнесу, представителям различным компаний и государственных учреждений…

Проблема многих сотрудников в том, что у них нет навыков написания деловых писем. Такая задача вводит их в ступор, заставляя подолгу редактировать текст.

Как писать деловые письма быстро и так, чтоб Вас поняли

С этой же проблемой столкнулась и наша коллега. Но, к счастью, в нашей корпоративной библиотеке есть книга Саши Карепиной “Искусство делового письма”. Она помогла не одному сотруднику, будем рады если она будет полезна и в Вашей компании.

Своей проблемой и её решением поделилась сотрудница компании Yaware:

“Думаю, что каждый из нас хоть раз в жизни писал письма. (Переписка с ребятами из детского лагеря и друзьями с деревни, куда каждое лето отправляли родители, чтобы погостить у бабушки, не в счёт).

В этой статье я хочу рассказать Вам о том, насколько тяжело мне давалось написание писем клиентам и как помогла мне побороть свои страхи книга “Искусство делового письма” Саши Карепиной.

Началось всё с того, что я пришла на новую работу, где, собственно говоря, и столкнулась с проблемой написания делового письма. Письмо, которое содержало от силы 10 строчек, я писала ни много, ни мало — 30 минут.

Только вдумайтесь, 30 минут я писала письмо (перечитывая которое сейчас, мне становится стыдно), дрожащей рукой нажимала “Отправить” и с замиранием сердца ждала ответ. А всё потому, я что не знала с какого боку подступится к письму: с чего начать,  и  как написать письмо, чтобы клиент на него ответил.

Проблема заключалась еще и в том, что, написанные мною письма не нравились и мне самой. Но лучше чем есть, писать я не могла — то был мой высший пилотаж.

Видя, как я каждый раз переживаю, коллега посоветовала мне книгу “Искусство делового письма”.

Советую Всем прочитать на досуге. Книга легко читается и содержит массу полезной информации:)

Итак, с какими трудностями мы сталкиваемся при написании письма

1. Мыслей много, но с чего же всё таки начать письмо?2. В голове крутятся всевозможные: глубокоуважаемый, совершите действие.. От этого письмо выходит длинным и скучным.3. Так и хочется вписать, заученные еще со школьной скамьи, канцелярские выражения. Причём и по парочке в каждое предложение.4. Как передать суть письма, чтобы адресат нас правильно понял?

5 правил, которые помогут писать эффективные деловые письма

 

1. Структурировать письмо

Деловое письмо должно содержать следующие обязательные элементы:

1. Вступление.

  • заголовок;
  • обращение;
  • цель письма;

2. Основную часть.3. Заключение.

Писать письмо нужно от общего к частному: самое главное и коротко вначале, а потом уже описывать детали.

Используйте в письме специальные слова-связки, такие как:

например, а именно, кроме того, более того, потому что, в результате, таким образом, однако и др .

Они помогут Вам соединить между собой предложения и целые абзацы, а значит — Ваши мысли не будут путаться и читатель без труда поймёт суть Вашего письма.

2. Определение выгоды для адресата

Главное в письме — это заинтересовать читателя ответить Вам или выполнить Вашу просьбу. А для этого необходимо постараться понять его потребности, постараться понять, что интересует или волнует адресата.  Но не забывайте и о том, что все адресаты разные. Необходимо понять, что получит читатель, если поступит именно так, как мы его просим. И представить это в качестве выгод.

3. Стиль письма

Особое внимание стоит обратить на стиль, в котором Вы пишите письмо.

Нужно четко различать личный и формальный стили. Использование того или иного стиля  зависит от ситуации и содержания сообщения.

Придерживаясь личного стиля, мы подчёркиваем свое личностное начало, показываем свое отношение; используя формальный стиль — излагаем факты.

Поэтому если мы  хотим показать, что говорим с адресатом на равных, понимаем его, хотим договориться по-человечески или же похвалить за хорошую работу лучше использовать личный стиль.

Если же Вам необходимо написать жалобу, претензию, уместным будет  формальный стиль. Так как именно формальному стилю присущи такие черты, как: давление со своей позиции, констатация фактов, преобладание над кем-то, критика. Если Вы пишете чиновнику государственного учреждения, также лучше писать в формальном стиле.

Написав письмо, прочтите его еще раз и убедитесь в том, что Вы выбрали правильный стиль. Тогда адресат Вас не только поймёт, но и поверит в искренность Вашего послания.

4. Заключение

Самая большая ошибка, которую чаще всего допускают при написании письма — это не написать окончания.

Запомните, как бы хорошо Вы не описали суть своего предложения, как бы не приукрасили всё фактами и яркими подробностями, в письме обязательно должно быть окончание. Оно должно быть простым, понятным и лаконичным.

В заключении нужно еще раз подчеркнуть суть письма и выгоду для читателя. Это, своего рода, закрепляющий эффект.

Прочитав окончание, Ваш адресат должен понять, какой должна быть его реакция на письмо. Чего Вы от него ждете. Это подтолкнет его к действию, которого Вы от него, собственно говоря, и ждали.

5. Оформление

Красиво, а главное правильно оформленный текст, не только заинтересует адресата, но и вызовет желание быть несомненно прочитанным. Поэтому важность оформления письма нельзя недооценивать.

Правила оформления:

1. Выбираем шрифт:

  • с засечками — подходит для чтения с бумаги;
  • без засечек — для чтения на бегу или с экрана;

2. Делаем абзацы в тексте3. Выделяем заголовки;4. Выделяем нужный нам текст:

  • жирным — выделяем главную мысль текста;
  • курсивом — можно выделять фрагменты текста писем VIP-клиентам или что-то менее важное;
  • подчеркнутым — если хотим что-то действительно подчеркнуть.

5. Делаем списки:

  • маркированные списки — если количество пунктов от 3 до 5;
  • нумерованные списки — больше 5.

Вот такие простые, но действенные правила я открыла для себя, прочитав книгу “Искусство делового письма”. Теперь на написание письма я трачу значительно меньше времени (а мои адресаты, надеюсь, лучше понимают, чего от них ждут).

Надеюсь, что моя статья будет полезной для Вас и поможет Вам и Вашим сотрудникам в написании деловых писем клиентам и партнёрам по бизнесу, а также для внутренней переписки с сотрудниками.

Ведь согласитесь, всё довольно просто. Так почему же не применять эти простые принципы на практике?

Советую Вам не откладывать книгу на завтра и приступить к чтению уже сегодня».

Купить книгу «Искусство делового письма» можно здесь ( или где она Вам попадётся на глаза))

timetracker.yaware.com.ua

Общие правила составления деловых писем

1.Служебная переписка. Общие правила составления деловых писем

Любые формы экономических связей, невозможны без систематической служебной переписки. Эта переписка ведется с соблюдением традиционных правил протокола. Способы оформления официальных, деловых и личных писем, выработанные в течение длительной практики, являются общепринятыми в международной банковской деятельности. Их следует считать обязательными. Нарушение правил ведения международной переписки может привести к отрицательным последствиям во взаимоотношениях сторон. Особо подчеркнем, что формальным сторонам ведения служебной переписки за границей придается большое значение и поэтому этикет переписки должен строго соблюдаться. В письме обязательны общепринятое вступительное обращение и заключительная формула вежливости. В противном случае тональность письма сразу изменяется, что недопустимо в служебной переписке.

Служебные письма пишутся, как правило, на машинке. Бумага для письма, адресованного иностранцу или соотечественнику, должна быть абсолютно чистой, аккуратно обрезанной, а ширина поля с левой стороны листа - не менее двух сантиметров (для подшивки). Текст печатается через два или полтора интервала. Абзац начинается с красной строки, отступив пять интервалов от поля. Обращение в письме пишется без абзаца, сразу же у поля, от которого начинается текст. Рекомендуется не делать переноса слов.

Письмо делится на следующие части: заголовок, дата, наименование учреждения, имя и адрес получателя письма, вступительное обращение, основной текст, заключительная фраза вежливости, подпись, указания на приложения.

Заголовок печатается обычно на специальном бланке типографским способом и содержит наименование, адрес и средства связи организации, отправляющей письмо.

Дата письма ставится в правом углу под заголовком. Не допускается написания даты в сокращенном виде, например, 13.10.1990 или 13.Х.93. Надо писать полностью число, месяц и год, например, 29 ноября 1994 года.

Наименование организации или фамилия и адрес лица, куда направляется письмо, обычно проставляется на левой стороне, немного ниже строки с датой.

Вступительное обращение - общепринятая формула вежливости пишется на левой стороне письма, под адресом, обязательно на отдельной строке. Например: "Глубокоуважаемый господин Мюллер!" или "Уважаемый господин Добсон!".

Основной текст начинается с абзаца под обращением. "Имея в виду наше недавнее сотрудничество на конференции по вопросам..." и т.д.

Заключительная формула вежливости - обычно такова: "Искренне Ваш", "С уважением" и т.п. и является своего рода "до свидания" делового письма.

Подпись ставится на правой стороне листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего печатается на машинке под его рукописной подписью.

Указание на приложения пишется в левом нижнем углу листа: "Приложение: упомянутая резолюция".

Деловые письма печатаются только на лицевой стороне листа и без помарок. Какие-либо исправления или подчистки не допускаются. Текст должен быть красиво размещен. Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами.

Для посылки служебных писем используются конверты хорошего качества и формата, соответствующего размеру документа. Складывание письма допускается только в пол-листа. Документы служебной переписки посылаются по почте или с курьером.

Наиболее распространенными видами служебной переписки являются: деловое письмо, памятная записка, меморандум, частное письмо. Они отличаются друг от друга своим значением, назначением и формальными (протокольными) признаками. Все перечисленные выше виды служебной переписки являются официальными. Характеристика частного письма как полуофициального документа не снимает с него официального качества, так как исходит от работника, который представляет интересы того или иного банка, фирмы или учреждения.

Необходимо правильно подбирать вид документа для каждого конкретного случая и при этом учитывать, что на деловое письмо принято отвечать деловым письмом, на частное - частным и т.д. Любой банк, фирма или учреждение формально имеют право вести служебную переписку на языке своей страны. На деле это может вызвать у получателя письма трудности с переводом и в результате задержать рассмотрение вопросов, поставленных в письме. Поэтому широко практикуется переписка на языке своей страны с приложением к каждому документу его неофициального перевода или ведение переписки на английском или каком-либо другом языке, понятном для обеих сторон.

Деловое письмо направляется по вопросам важного принципиального характера или в порядке официальной информации о каком-то важном событии, имеющем место в деятельности того или иного банка, фирмы или учреждения. В этом письме обычно сообщается о формировании нового состава руководства, затрагиваются вопросы двусторонних отношений, обсуждаются вопросы по какой-либо международной проблеме и т.д. Деловому письму присущи формальные признаки, которые надо соблюдать, если нет особых причин для некоторых отступлений от них.

В верхнем правом углу печатается название учреждения и фамилия руководителя, которому направляется документ. В обращении, как правило, используется прилагательное "уважаемый". После обращения следует текст; "Имею честь (имеем честь)..." и далее идет содержание. Текст делового письма заканчивается выражением уважения, комплимента. Это очень важный формальный элемент, которому в мировой практике придается очень большое значение. Неправильно употребленный комплимент может быть истолкован как желание нанести ущерб престижу лица, которому адресовано деловое письмо.

Комплименты применяются в зависимости от политического, служебного положения или ранга лица, которому посылается тот или иной документ. Комплименты могут быть следующими: "Прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем весьма высоком к Вам уважении". Возможно использование такого выражения: "С глубоким уважением" или "С уважением". Далее следует личная подпись лица, который подписывает деловое письмо. Подпись должна быть разборчивой. Печатать после подписи фамилию или должность можно, но не обязательно. В левом нижнем углу обязательно на первой странице (при любом количестве страниц) пишется адрес учреждения, которому посылается деловое письмо. Адрес состоит из обращения: "Вниманию..." или "Любезному вниманию...". Затем следует имя, фамилия и полная официальная должность того лица, которому отправляется письмо, местонахождение того или иного банка, фирмы или учреждения, название города, страны.

Памятная записка - одна из форм делового письма. Она вручается лично после устного заявления или просьбы с изложением этого заявления или просьбы. Назначение памятной записки - особо подчеркнуть важность сделанного заявления, а также предупредить вероятность неправильного истолкования или неправильного понимания сказанного устно. Как правило, текст памятной записки составляется в безличной форме, например: "Доводится до сведения... Сообщается... Возбуждается просьба...". Текст памятной записки не содержит ни обращения, ни комплимента. Памятная записка печатается на простом листе бумаги, не на бланке. Под текстом указываются название учреждения, адрес, дата вручения. Печать не ставится,

Меморандум - это документ, подробно излагающий фактическую сторону того или иного вопроса, содержании анализ тех или иных положений, приводящий аргументацию в защиту своей позиции или полемизирующий с доводами другой стороны. Меморандум может содержать несколько страниц текста вручается лично или пересылается по почте. Под текстом меморандума указываются место и дата вручения, Печать не ставится.

Частное письмо направляется знакомым официальным лицам, когда посылка делового документа (делового письма) не предусматривается. Частное письмо, как правило, содержит просьбу об оказании какого-либо содействия в вопросах, являющихся предметом официальной переписки или переговоров. Частное письмо подчеркивает заинтересованность автора в конкретном деле.

Посылка частного письма предусматривается протоколом и по чисто личным вопросам. Это могут быть семейные и личные торжества того или иного лица, например, день рождения, продвижение по службе, получение награды, рождение ребенка, а также траурные события. С частным письмом обычно препровождаются сувениры. Частные письма пишутся на простой бумаге в пол-листа или на именном бланке, на котором типографским способом напечатаны имя, фамилия и должность отправителя. Оборотная сторона листа не используется. В качестве обращения в таком письме употребляется слово "уважаемый". В частном письме комплимент обязателен и зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом. Частное письмо желательно писать от руки. Этим автор подчеркивает особое уважение к лицу, которому он направляет письмо. Автор пишется только на конверте.

Чисто личные послания относятся к частным письмам. Такие послания содержат выражение благодарности, извинения, напоминания, соболезнования и т.д.

Благодарственное письмо посылается в том случае, если нет возможности выразить благодарность лично лицу, оказавшему вам любезность.

Извинение посылается всем, кого вы обидели вольно или невольно. Степень признания вины за собой зависит от уровня вашей самокритичности. Воспитанный человек не считает для себя унизительным и зазорным признаться в своей бестактности и попросить извинения.

Напоминание пишут тому, кто забыл о своем обещании (долге) и затягивает выполнение. Напоминание обязательно посылают в конверте. Напоминание пишут в вежливом тоне, даже если имеются все основания (право и возможности) предъявить свои требования в законном порядке, например. об уплате долгов, возвращении одолженной вещи и т.д.

mirznanii.com