Начальник и секретарь отношения. Начальник и секретарь


Секретарь

Секретарь - офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).

От современного секретаря обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.

Для работы секретарем не нужно обладать особыми знаниями, способностями, им может работать любой человек. Не совсем так. Для работы секретарем не нужно оканчивать вуз, достаточно окончить специализированные курсы. Курсы секретарей охватывают не так уж и мало: изучение делового общения, этики, скорочтения, практической психологии, делопроизводства, курсы машинописи, стенографии, обретение умения обращаться с оргтехникой, мини-АТС, навыков работы в 1С. Кроме того, психологи указывают на важность таких качеств, таких как: умение человека тонко чувствовать других и адекватно реагировать на поведение окружающих, устойчивость к стрессам. Психологи называют данную совокупность качеств "эмоциональным интеллектом". Удается это далеко не каждому, этому не учат в вузе, это не зависит от умственного интеллекта человека.

Секретарь должна быть высокой, длинноногой красоткой. Ее задача - украшать офис. Не совсем так. Достаточно приятной внешности. Так как секретарь - деловое лицо фирмы. Потому должен обязательно обладать чувством стиля, наличием хорошо вкуса. Именно умение красиво одеваться, грамотно говорить, вести себя в обществе в соответствии с элементарными правилами делового этикета формирует первое впечатление у клиентов о компании. Деловые партнеры, вначале общаясь с секретарем, на интуитивном уровне решают, будут ли они с этой фирмой иметь дело или нет. Глава бизнес-структуры, которой заботится, прежде всего, о престиже своей компании, никогда не посадит в приемную красивую, но некомпетентную девушку. Целесообразно организовать работу шефа и офиса - одна из многочисленных обязанностей секретаря.

Работать секретарем легко. Нужно всего лишь отвечать на звонки, варить кофе, подавать документы на подпись. Нет, это не так. Представители этой профессии часто сталкиваться с переработками, постоянной реорганизацией своего графика в соответствии с расписанием шефа. Работа секретарем часто эмоционально выматывает. Когда дел бывает не много, что случается крайне редко, часто подгружают дополнительной работой, например, функциями офис-менеджера и т.п. А если у босса плохое настроение, первый кто попадает под горячую руку, это секретарь. К тому же хороший секретарь является миротворцем компании, она способна предотвратить возможный "шторм". Этого, конечно же, нет в служебной инструкции. Но от умения "держать удар" зависит степень взаимосвязи секретаря с руководителем. Кроме того, секретарь должен уметь находить общий язык с коллективом, поддерживать со всеми сотрудниками ровные, деловые отношения, никого не выделяя. Помимо этой искусной психологической работы, в обязанности секретаря входит ведение деловой переписки, планирование рабочего дня шефа, ответы на всевозможные звонки, приём деловых партнеров, контроль работы приемной, а иногда и всего офиса.

Секретарь "девочка на побегушках" для исполнения "желаний" фирмы, решающего значения фигура секретаря в компании не имеет. Не совсем так. Секретарь, который успел завоевать авторитет у коллектива и шефа, становиться неким "серым кардиналом", незримо, но существенно может оказывать влияние на работу фирмы в целом. Часто руководитель обращается за советом к секретарю, и именно от референта зависит принятие окончательного решения шефа. Он часто лучше осведомлен о делах фирмы, чем шеф и его заместители, и может дать вовремя верный, взвешенный совет. Секретарь задает тон каждого рабочего дня, косвенно влияет на руководителя. Например, хорошо организованное рабочее место, вовремя донесенная нужная информация облегчает работу шефа.

У секретаря нет возможности карьерного роста. Профессия не предполагает повышения в должности. Отчасти так. Хорошего секретаря руководитель будет держать возле себя. Босс всячески будет игнорировать просьбы референта о повышении по службе, если уверен в своем работнике и знает, что на него можно положиться в любых обстоятельствах. Так что профессионализм и преданность могут сыграть с работником "злую шутку". С другой стороны именно эти качества могут стать основой для карьерного роста. Секретарю по долгу службы приходится участвовать во всех процессах в фирме, а это очень важный приобретенный жизненный опыт и прекрасный старт в будущем. Известно много примеров, когда после работы секретарем люди становились бизнесменами, высокопоставленными чиновниками, топ-менеджерами. Кроме того, квалифицированный секретарь в наше время может зарабатывать довольно неплохо, на уровне крупного топ-менеджера.

Секретарь - женская профессия. Мужчины не работают на подобных должностях. В основном секретарями работают женщины. Это объясняется тем, что в эмоциональном плане женщины более гибкие, им легче подстроится под настроение, привычки, характер босса, урегулировать конфликты и т.д. Однако мужчины тоже способны справиться с обязанностями секретаря. Многие крупные фирмы отдают предпочтение, представителям сильного пола, переименовав должность из "секретаря" в "помощника руководителя".

Профессия секретаря одна из наиболее востребованных на рынке труда. Да это так. Любой фирме просто жизненно необходим человек, который следил бы за всей документацией, встречал клиентов, подавал кофе, защищал кабинет шефа от нежелательных визитеров. К тому же был "визитной карточкой" фирмы.

Любая секретарша - любовница руководителя, у которого она работает. Это устоявшийся миф. В нем уверены все окружающие, кроме босса и секретарши. Профессионала отличает то, что если он упомянутого вида отношений не захочет, то этого не случится. Хотя служебные романы - не такая уж и редкость. Так сложилось, что начальник и секретарь проводят вместе много времени на работе, проходят все сложности бизнеса, поэтому между ними часто возникают неофициальные отношения. Но существующее расстояние между шефом и секретарем в интересах фирмы лучше не сокращать.

Секретарша должна постоянно улыбаться. Да, это так. Ведь никто не хочет видеть печального, агрессивного или стеснительного работника. Должность секретаря обязывает относиться ко всем, появляющимся на пороге начальника, доброжелательно, с улыбкой, вежливо выпроваживать не желательных начальнику посетителей. Существуют даже специальные тренинги, на которых учат улыбаться тогда, когда это нужно.

Популярные мифы.

Популярные факты.

Популярные советы.

Популярные сленг.

www.molomo.ru

Ролевая игра босс

Эротические фантазии, связанные с образом секретарши в строгом, но весьма соблазнительном костюме — пожалуй, одни из наиболее распространённых у мужчин. Впрочем, в этом плане мужчины совсем не далеко ушли от дам. Представительницы слабого пола тоже нередко фантазируют о молоденьком, неопытном и стеснительном стажёре, которого они были бы совсем не прочь поэксплуатировать в… кхм… совсем не профессиональном плане. Вот только начальственных должностей на всех мужчин не хватает, а среди дам обладательниц личных кабинетов ещё меньше. Поэтому единственным способом воплотить свои эротические мечты в реальность остается ролевая игра босс и секретарша (или начальница и подчиненный).

Мы рассмотрим оба варианта этой ролевой игры, в которой один из партнёров, пользуясь своим «служебным положением» в определённой степени доминирует. Но сначала поговорим о костюмах и реквизитах.

Как подготовиться к ролевой игре босс и подчинённый

Подготовка не потребует от вас серьёзных усилий ведь нужно лишь «рабочий кабинет» или, по крайней мере рабочий стол начальника, и более-менее соответствующий стиль одежды.

Форма одежды

Полагаю, практически у каждого мужчины и у каждой женщины найдётся в гардеробе деловой костюм. Вот его и нужно использовать. Мужчинам стоит дополнить его некоторыми аксессуарами — часы, папка с документами, очки, галстук. Женщинам же напротив, предлагается избавиться от некоторых деталей одежды. Если кто не понял — речь о нижнем белье.

Реквизиты

Из предметов мебели потребуется рабочий стол и кресло начальника. Если такового не имеется, «босс» может расположиться просто на диване. Обычные стулья и табуретки использовать мы категорически не рекомендуем. Ведь финальная сцена может разыграться прямо на кресле, а обычные бытовые предметы мебели такого напора страстей могут не выдержать. Кроме того, запаситесь подносом, кофейным набором и какими-нибудь печеньками или конфетами. На рабочем столе можно поставить для пущей правдоподобности органайзер, ежедневник, глобус или какой-нибудь кубок, портрет президента или флажки страны или региона. Компьютер или ноутбук, напротив, лучше убрать — опять же из соображений их сохранности.

Теперь перейдём непосредственно к сценариям. Сначала предлагаем ознакомиться с сюжетом, в котором мужчина играет роль начальника, а женщина – его секретарша или помощница.

  1. Ролевая игра «начальник и секретарша»

    Сценарий этой ролевой игры не отличается особой оригинальностью, все в какой-то мере представляют себе как может развиваться ситуация между начальником и его подчинённой. Стоит лишь отметить, что возможны два варианта развития сюжетной линии: в первом случае активность проявляет сам мужчина, а во втором — наоборот, его партнёрша. Попробуем набросать примерный сценарий обоих сюжетов.

    Босс и молоденькая секретарша

    В этом сценарии женщине предполагается вести себя скромно, беспрекословно исполнять все указания мужчины, лишь когда он начнёт «переходить границы», можно попытаться неуверенно возразить. Но одной лишь фразы босса «Уволю!» окажется достаточно, чтобы девушка перестала сопротивляться.

    От мужчины требуется быть настоящим начальником — придирчивым, но справедливым. Заставьте свою партнёршу исполнять различные мелкие поручения — принести документы, приготовить чай или кофе. При этом используйте метод кнута и пряника — похвалите за вкусный кофе, но поругайте за ошибки в документах.

    Совет: не пытайтесь «завалить» секретаршу на стол в первые же минуты. Растягивайте удовольствие — почаще заставляйте свою партнёршу нагибаться за упавшими бумагами, похвалу выражайте поглаживанием по бедру, а недовольство – шлепками по попе.

    Постепенно переходите к более интимным заданиям – помочь снять галстук, расстегнуть рубашку, ремень… брюки…

    Начальник и похотливая секретарша

    В этом сюжете мужчина изображает делового человека, сильно занятого какой-то серьёзной работой. При этом он, так же как и в первом случае, даёт своей партнёрше указания, но на этот раз практически не реагирует на неё.

    Она же пытается всячески привлечь его внимание. Слишком низко наклоняется, чтобы поставить поднос с кофе, постоянно роняет что-то и нагибается, чтобы поднять, постоянно задевает своего «босса» бедром или грудью. При этом даже самому занятому и серьёзному человеку не может не броситься в глаза, отсутствие нижнего белья под деловым костюмом.

    Сам же деловой костюм предполагает максимально возможную в данном случае степень распутства – расстегнутые пуговки на блузке, туфли на шпильке, ярко-красная помада, чулки в крупную сеточку.

    И вот, когда девушка понимает, что мужчине уже тяжело оставаться сосредоточенным на делах, она переходит к решительным действиям – «случайно оступается» и падает на колени своему боссу.

  2. Ролевая игра начальница и подчинённый

    В этом сценарии роли не столь очевидны, как в предыдущих. Чтобы понять, как себя вести представьте себе следующую ситуацию. Она бизнес-вумен, вращается в кругу деловых и успешных людей и поэтому молодой скромный подчиненный ей совсем не интересен. Она ведёт себя с ним высокомерно и холодно, и только лишь постоянные ошибки неумехи-помощника заставляют ее проявить эмоции. Вначале это раздражение и злость, но они заставляют ее взглянуть на мужчину не просто как на живой механизм, но несколько в другом свете. Она вдруг понимает, что он, в общем-то, недурен собой. И у начальницы в голове возникает навязчивая идея — почему бы не использовать этого работника в своих личных целях. Тем более ее служебное положение дает ей весьма широкие возможность по манипулированию этим мужчиной.

    От мужчины требуется вести себя скромно, попытаться изобразить молодого наивного юношу, и полностью подчиняться приказам своей «начальницы». Когда она начнёт проявлять совсем не профессиональный интерес, мужчине нужно постараться изобразить смущение или даже лёгкий испуг. Ведь, хотя он, в общем-то, не против, заняться тем, чего добивается начальница, но кто ж её знает, эту бизнес-вумен, что у неё на уме… А на уме у неё могут быть очень изощрённые мысли на счёт того, как можно использовать своего подчинённого!

    От женщины требуется приказывать! Вначале давайте какие-нибудь скромные задания – приготовить кофе, принести взбитые сливки (они, кстати, впоследствии могут пригодиться). Затем прикажите «подчинённому» сделать расслабляющий массаж – пусть начнёт с головы и шеи, а потом заставьте уделить внимание каждому сантиметру вашего тела. Предупредите, что не терпите грубость – пусть он будет нежен.

    Ну а дальше… ваша фантазия и ваши желания подскажут, что нужно делать. Только помните одно – вы начальница и вы приказываете!

igrystrasti.ru

Основы взаимоотношений секретаря и руководителя |  Читать онлайн, без регистрации

Основы взаимоотношений секретаря и руководителя

Хороший секретарь может высвободить дополнительное время для творческой работы своего начальника и существенно облегчить его управленческую деятельность. Для этого секретарь должен иметь четкое представление о распорядке дня руководителя и его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал. Задача секретаря – следить за исполнением этих планов, своевременно напоминать руководителю и сотрудникам о предстоящих встречах, совещаниях, конференциях, отчетах и т. д. Секретарю необходимо построить работу таким образом, чтобы руководителю не мешали в неподходящее время ни звонки, ни посетители, чтобы прием посетителей происходил в заранее установленное время, чтобы во время деловых встреч, совещаний ничто постороннее не отвлекало от работы.

Предпосылкой успешного сотрудничества секретаря с руководителем являются чувство ответственности и его инициатива. Умение вникнуть в детали, всегда точно знать, что нужно в данный момент, способность в пределах своей компетенции не бояться принять быстрое и продуманное решение – качества, гарантирующие успех работы секретаря.

Деятельность секретаря на фирме начинается с вводной беседы руководителя, который обычно достаточно подробно рассказывает о стиле и методах своей работы, формулирует основные требования, которые он предъявляет к секретарю. Нередко руководителю и секретарю установить нужный деловой контакт удается не сразу и обоим требуется время и терпение.

При первой встрече с руководителем или должностным лицом высокого ранга секретарь обязан встать и поздороваться (женщина может не подавать руки, если она этого не желает).

Для того, чтобы взаимоотношения руководитель – секретарь успешно складывались, следует координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. При этом должны быть учтены специфические условия работы предприятия, личность руководителя и секретаря.

К руководителю фирмы часто обращаются по конкретным вопросам, требующим при их рассмотрении дополнительной информации. Секретарь имеет возможность и обязан в предварительном разговоре тактично выяснить суть вопроса, с которым пришел посетитель, и в случае необходимости попросить соответствующие подразделения подготовить материалы, которые могут понадобиться руководителю при решении вопроса во время приема посетителя.

Нередко оказывается, что посетитель пришёл к руководству просто потому, что не знает, к кому обратиться. В таких случаях секретарь должен избавить и посетителя, и руководителя от бесплодной беседы и прямо направить его в соответствующий отдел к компетентному сотруднику.

Важное значение имеет сочетание рабочего ритма руководителя (директора) и секретаря. Такой ритм задает администратор. Выработка единого рабочего ритма происходит в процессе взаимного познания и приспособления двух индивидуальностей. Секретарь в силу своего положения должен изучать особенности характера, системы мышления, манеры поведения, разговора, логики принятия решений своего начальника. Без этого он просто не сможет помогать своему руководителю, а, следовательно, не будет соответствовать своему предназначению. Руководитель, исходя из индивидуальных особенностей секретаря, должен помогать ему повышать свой профессиональный уровень, совершенствовать стиль работы, всесторонне развиваться.

Синхронность рабочего ритма секретаря и руководителя подвергается испытанию, когда начальник временно отсутствует, и секретарю приходится работать с его заместителем. Секретарь не может выполнять свою работу эффективно, если не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значении в деятельности всей организации.

Ответственность секретаря велика уже потому, что он является личным организатором руководителя и решает, с кем ему необходимо встретиться, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения и что можно переадресовать другим сотрудникам.

В некоторых случаях секретарь может выступить в качестве руководителя, и здесь важно уметь давать четкие задания. При этом необходимо ясно представлять действующие нормы и уметь рассчитывать сроки исполнения даваемых поручений.

Спокойная деловая обстановка также во многом зависит от хороших отношений секретаря с техническим персоналом; большое место в его личных связях занимают контакты с другими секретарями. В отношениях со своими коллегами секретарь не может допускать разглашения конфиденциальной информации. В разговорах с работниками всех уровней секретарю следует воздерживаться от обсуждения сплетен и пустой траты рабочего времени. При встрече с руководителями и другими работниками организации во время проведения общественных мероприятий секретарю не следует вести разговоры о своей работе, следуя мудрому правилу: не смешивать служебные вопросы с вопросами личной жизни и общественной деятельности.

Порой секретарю приходится заниматься сразу несколькими делами и одновременно отвечать на вопросы посетителей. Поэтому он должен научиться хорошо владеть своими чувствами и настроением, а также самоограничивать себя. Хочется обменяться мнениями с подругой по телефону. Не терпится обсудить с приятельницами по работе фасон нового платья. Хочется поговорить с коллегой о новом зарубежном фильме, роль главного героя в котором исполняет очень и очень красивый актер. И все это можно сделать, но необходимо контролировать себя. Помнить: делу – время, потехе – час. Одной-двух минут вполне достаточно для того, чтобы условиться с подругой о встрече вечером, после работы. О новом фасоне платья или новом кинофильме можно всласть поговорить во время перерыва на обед.

Надо уметь энергично, но корректно прервать затянувшуюся беседу с сослуживцами или уметь отказаться от интересного предложения, зная, что даже пятиминутное отсутствие секретаря в офисе может нанести ущерб делу.

Хороший секретарь умеет четко и быстро отвечать на телефонные звонки, принимать и записывать телефонограммы, организовывать встречи с необходимыми партнерами, наводить справки, которые требуются начальству, контролировать исполнение поручений, данных руководителем сотрудникам фирмы, участвовать в организации и проведении презентаций, торжественных мероприятий и т. д.

Помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителя. Секретарь должен записать, кто звонил, из какого учреждения и по какому делу. Эта запись, переданная начальнику, даст ему возможность подготовиться к предстоящей беседе, провести ее быстро и точно. Если вопрос может быть решен другим сотрудником, секретарь отсылает собеседника к нему, называя его фамилию, должность и номер телефона. В случае длительного отсутствия руководителя (отпуск, командировка и т. д.) секретарь должен сообщать фамилию и номер телефона замещающего его сотрудника.

Звонить по домашнему телефону сотрудникам по служебным вопросам можно только в случае острой необходимости.

Руководитель должен постоянно информировать секретаря обо всех своих делах, чтобы секретарь мог максимально помочь ему, а также уметь признавать свои ошибки и приносить извинения, когда он не прав. Руководитель должен полагаться на пунктуальность секретаря, а секретарю следует знать, что руководитель иногда может быть и непунктуальным.

Даже самый замечательный руководитель иногда бывает в плохом настроении, может сорваться, обидеть. И далеко не всегда это реакция на ваш профессиональный промах. Умение психологически ограждать себя от незаслуженных обвинений шефа – необходимое качество секретаря. Должна быть сильная внутренняя защищенность. Настоящий секретарь всегда спокоен и рассудителен – никаких всплесков эмоций и беспорядочных действий. На уравновешенного человека хочется положиться, и, наверняка, руководитель по достоинству оценит эти качества.

Как известно, доброе слово и гнев побеждает, а любезность всегда действует обезоруживающе. Кстати, конфликтовать – это вовсе не значит скандалить.

Замечено, что преуспевающие люди всегда находят язык с окружающими и никогда не паникуют заранее, если сталкиваются с новой проблемой. Как правило, они никогда не говорят, что незнакомы с чем-либо или им что-либо не по силам. Вместо этого преуспевающие люди обычно говорят что-либо вроде: «С этим делом придется разобраться» или «Здесь необходимо как следует подумать». Секретарь, думающему о своей карьере и успехе, необходимо развивать именно такой оптимистический подход. Не следует забывать, что секретарь должен всегда находиться как бы «в тени» своего шефа. Если секретаря это не расстраивает, то проблем не возникает. Но если секретарь является прирожденным лидером и предпочитает быть, что называется, первой скрипкой, у него могут возникнуть сложности во взаимоотношениях с руководителем и потому ему необходимо почаще советоваться с шефом.

Для того, чтобы уметь ладить с любым руководителем, секретарю необходимо знать наиболее распространенные ошибки, характерные для них.

velib.com

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ - это... Что такое СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ?

 СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному постановлением Министерства труда РФ от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 07.11.2006 № 749), – специалист, выполняющий работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. — М.: Флинта : Наука. С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова. 2009.

  • СГРУППИРОВАННЫЕ ОТПРАВЛЕНИЯ «КОНСИГНАЦИЯ»
  • СЕКРЕТАРЬ-МАШИНИСТКА

Смотреть что такое "СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ" в других словарях:

  • СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ — Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно техническому обеспечению административно распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в… …   Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих

  • Секретарь-референт — Секретарь референт  офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь). От современного секретаря референта обычно требуется навык работы с персональным… …   Википедия

  • СЕКРЕТАРЬ ОБКОМА — «СЕКРЕТАРЬ ОБКОМА», СССР, Мосфильм, 1963, ч/б, 117 мин. Оптимистическая драма. По одноименному роману В. Кочетова. Заканчивается отпуск и секретарь обкома Василий Денисов приступает к прежним обязанностям. В этот день пришлось вникнуть в весьма… …   Энциклопедия кино

  • Секретарь государственный — Статс секретарь (нем. Staatssekretär  государственный секретарь)  государственная должность. Чаще всего статс секретарём называется глава общегосударственного органа, центрального ведомства или министерства, член правительства, заместитель или… …   Википедия

  • СЕКРЕТАРЬ-МАШИНИСТКА — согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному постановлением Министерства труда РФ от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 07.11.2006 № 749), – специалист, выполняющий технические функции по… …   Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • СЕКРЕТАРЬ - МАШИНИСТКА — Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению… …   Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих

  • СЕКРЕТАРЬ-СТЕНОГРАФИСТКА — согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному постановлением Министерства труда РФ от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 07.11.2006 № 749), – специалист, выполняющий технические функции по… …   Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • СЕКРЕТАРЬ-СТЕНОГРАФИСТКА — Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению… …   Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих

  • секретарь — сущ., м., употр. часто Морфология: (нет) кого? секретаря, кому? секретарю, (вижу) кого? секретаря, кем? секретарём, о ком? о секретаре; мн. кто? секретари, (нет) кого? секретарей, кому? секретарям, (вижу) кого? секретарей, кем? секретарями, о… …   Толковый словарь Дмитриева

  • Генеральный секретарь ЦК КПСС — Генеральный секретарь ЦК КПСС[1] Упраздненная государственная должность …   Википедия

Книги

  • "Команда двух" :шесть ролей помощника руководителя. Книга для тех, у кого есть руководитель, и для тех, у кого есть личный помощник, Орлова М.. Если вы – администратор, секретарь, менеджер телефонной поддержки, управляющий приемной или доверенное лицо руководителя, если ваше предназначение – помогать своему боссу, то эта книга… Подробнее  Купить за 386 руб
  • Секретарь руководителя. Универсальный справочник, Михайлов Ю.М.. Одна из наиболее обстоятельных книг, доступно и во всех деталях раскрывающая содержание работы секретаря руководителя. При написании книги в должной мере учтены иположения соответствующих… Подробнее  Купить за 298 руб
  • Секретарь-референт высокой квалификации Организация секретарского дела, Галахов В.. В учебном пособии анализируется многогранная организационная деятельность секретаря-референта в части поддержки оперативной работы руководителя, участия в подготовке и проведении совещаний,… Подробнее  Купить за 292 руб
Другие книги по запросу «СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ» >>

clerical_work.academic.ru

Секретарь хороший – и начальник успешный!

 

sekretar-17

 

По некоторым данным, в России около миллиона секретарей, офис-менеджеров, референтов и помощников руководителей. В 2005 году инициативная группа секретарей из Москвы, Санкт-Петербурга и некоторых других российских городов предложила учредить День секретаря и отмечать его в третью пятницу сентября. Так что этот праздник – признание несомненных заслуг данной категории работников. Однако не все так радужно. Чего греха таить, иногда именно секретарь становится олицетворением непреодолимого административного барьера между руководителем и гражданами. Вот мы и спросили читателей, насколько в современных условиях необходимо наличие секретарской должности?

 

  • Николай Парфенов, руководитель компании, Казань:

– Шутка шуткой, но хорошую секретаршу я бы сравнил с… женой. Несмотря на незначительный официальный статус профессии как таковой, секретарше иногда приходится самостоятельно решать очень важные задачи. Бывает, в отсутствие шефа она единственный человек, способный оперативно сориентироваться в ситуации. Вот такие представители этой профессии всегда были и будут на вес золота. А в ином случае чай или кофе я себе и сам в состоянии приготовить!

 

  • Нафис Гараев, председатель территориального общественного совета, Чистополь:

– Не назовешь привлекательным образ секретаря в отечественном кино. Это миловидные, любезные дамы, подобранные по принципу личной преданности руководителю, особо не утруждающие себя выполнением прямых обязанностей, но стойко защищающие его покой от нежелательных посетителей. Они умело играют на сильных и слабых струнах шефа для продвижения по ступеням и расстановке по должностям своих родственников и нужных людей. В то же время я хорошо знаю и многоопытных секретарей, быстро осваивающих компьютерные технологии делопроизводства, новые законы, на которых, как говорится, земля держится. Вот у них приходиться учиться и нам, руководителям.

 

  • Николай Чурин, служащий, райцентр Алексеевское:

– В любую погоду, в любом, порой неутешительном, расположении духа первыми на работе нас встречают наши верные помощники, уважаемые секретари. Трудно переоценить роль секретарей сельских поселений, которых знаю поименно, в жизни сельчан. И в связи с их профессиональным праздником выражаю своим коллегам сердечную благодарность и наилучшие пожелания.

 

  • Светлана Кочкина, преподаватель, Набережные Челны:

– Конечно, секретари нужны, а как без них? Мой отец – директор, я знаю, сколько ему приходится работать, и без помощника просто не обойтись. Секретарь помогает ему составлять расписание, ведь невозможно запомнить столько информации о встречах, поездках и совещаниях. А сколько звонков ему поступает каждый день! Без секретаря он мог бы только и делать, что отвечать на звонки весь рабочий день. Все-таки каждый должен заниматься своим делом: руководитель – решать стратегические вопросы и не отвлекаться по мелочам. Этому и помогает секретарь.

 

Алмаз Зарипов, студент, Елабуга:

– Думаю, без секретарей пока не обойтись, но надо и сделать так, чтобы до разных руководителей было проще достучаться. Это очень здорово, если между людьми будет как можно меньше барьеров. Например, можно обязать начальников открывать свои странички в соцсетях, чтобы любой человек мог им написать напрямую. Так они будут больше знать о реальном положении вещей, а то иногда кажется, что занимающие высокие посты люди живут в каком-то другом мире. А от настоящей жизни их секретари ограждают.

Геннадий АБРАМОВ, Ирина МУШКИНА, Марина СЕЛЬСКОВА, «РТ»

 

1262

Фото: news9000.com

Добавить комментарий

rt-online.ru

Начальник и секретарь отношения | Urist-yslugi.ru

Психология «Секретарь-руководитель»: как понять, что начальник хочет от вас

  • тихоня – робкая, застенчивая, редко высказывает свое мнение;
  • женщина-мать – накормит пирогами, выслушает жалобы и утешит. Казалось бы, идеальна, но абсолютно не привлекательна для сильных мужчин;
  • хищница – сексуальная энергия бьет из нее ключом. Это красивая и ухоженная девушка, которая знает, чего хочет. С ней не соскучишься!
  • типичный босс – жесткая и волевая, может составить конкуренцию руководителю;
  • соратник – целеустремленна, самодостаточна, умна, надежна и с чувством юмора;
  • ребенок – избалована и капризна, кажется слабым и беззащитным существом, которого надо оберегать.
  • демонстрируйте уважение. Поинтересуйтесь, какие у босса есть достижения, и покажите, что вы этим восхищаетесь;
  • слушайте. Принимайте к сведению все советы и следуйте им;
  • делайте свою работу качественно – профессионалов всегда ценят;
  • будьте тактичны, вежливы и приветливы;
  • не проявляйте навязчивость – это отпугивает;
  • выполняйте просьбы и нестандартные поручения руководителя.

ПЕРЕГОВОРНОЕ УСТРОЙСТВО ДИРЕКТОР-СЕКРЕТАРЬ

Удобно расположенные сенсорные кнопки на пульте директора позволяют оперативно управлять функциями переговорного устройства. Для включения громкоговорящей связи необходимо просто прикоснуться к кнопке TALK, а для выключения повторно коснуться этой клавиши. Для удобства управления функциями офисной связи, часто используемые функции вынесены на передний план переговорного устройства, а управление громкостью и чувствительностью расположены по бокам пульта. В обновленной модели переговорного устройства директор-секретарь STELBERRY D-700, появился дополнительный вариант управления связью в пульте директора. Если нажать и удерживать клавишу TALK более 1,5 секунд, то при ее отпускании связь прекращается. Это очень удобно, когда общение между директором и секретарем носит непродолжительный характер.

Основным преимуществом сенсорного меню является неограниченное количество нажатий на кнопки и как следствие высокая надежность переговорного устройства громкой связи. Также сенсорное управление обеспечивает надежную защиту пульта от попадания влаги. Сенсорные клавиши настроены таким образом, что для управления устройством достаточно легкого прикосновения.

Начальник и секретарь отношения

— при ведении переговоров не должны вставать вопросы типа, «не надо ли подстроить усиление?», «с какого расстояния разговаривать?», «не надо ли приблизиться к микрофону?». Чтобы комфортно общаться, занимаясь при этом еще и другими делами, громкоговорящее переговорное устройство должно обеспечивать хорошую связь на удалении пользователя от него в пределах от 0,7 до 2- 3 метров .

— в процессе разговора не должны задействоваться руки, т.е. связь должна быть громкая, двусторонняя, автоматическая, так как дуплексные громкоговорящие переговорные устройства капризны и практически мало используются, широко применяется полудуплексная громкоговорящая связь;

Взаимодействие руководителя с секретарем

Обычно взаимоотношения руководителя и секретаря складываются следующим образом: или руководитель наилучшим образом использует способности своего секретаря и дает ему широкую инициативу, или он не хочет выявить и использовать способности своего секретаря, довольствуясь тем, что есть.

Чтобы взаимоотношения «руководитель — секретарь» успешно развивались, важно научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы, личностные особенности руководителя и секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работы.

Принципы взаимодействия руководителя и секретаря

Во второй части курсовой работы рассмотрено взаимодействие руководителя и секретаря на предприятии. Руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива, а секретарь — это лицо предприятия. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки.

Труд в любой отрасли, на любом уровне, имеет комплексный характер. В нем сочетаются особенности труда высококвалифицированного специалиста, организатора, способного правильно и всесторонне оценивать складывающуюся обстановку, разрабатывать и приносить правильные управленческие решения с учетом психологических, социальных и других факторов. Все это определяет и комплексный характер профессии, и специфику деятельности, и социально-психологические особенности труда руководителя.

Этические основы взаимоотношений между секретарем и сотрудниками

По подсчётам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени. Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объёму. Нередко секретари руководителей крупных учреждений, организаций и предприятий имеют в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистка)и работу с документами (делопроизводитель). Секретарём выполняется в большей степени функции бездокументного обслуживания приём посетителей, работа с телефоном и т.д.

В любой фирме можно встретить сотрудников, имеющих сложный характер, неуживчивых, с плохими манерами, общаться с которыми крайне сложно. Обязанность секретаря — проявить к ним такое же вежливое и доброжелательное отношение, как и к сослуживцам, которые нравятся. Следует помнить, что основа подлинного этикета является аксиома, что любой человек заслуживает уважения уже за то, что он принадлежит вместе с вами к одной общечеловеческой расе. Помните, что вы на работе и должны быть со всеми одинаково вежливы, тактичны, заботится о хорошей репутации своего учреждения

Начальник и секретарь отношения

Наименование организации или структурного подразделения включает реквизит «наименование министерства или ведомства». Все наименования приводятся в именительном падеже последовательно, один под другим. Сокращенные наименования вышестоящих организаций, если таковые установлены, на бланках этих организаций приводятся в скобках под полным наименованием организации. Подведомственные организации в своих бланках могут приводить вместо полного сокращенное наименование вышестоящих организаций (примеры сокращенных наименований: Госстандарт Российской Федерации, Минюст Российской Федерации и т. п.).

Подводя итоги: под совещаниями следует понимать форму управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа определенного количества участников управленческого процесса в заранее определенный хронологический период, в заранее обусловленном месте для выработки и принятия решения по заранее определенному вопросу. Поскольку круг вопросов, по которым может собираться совещание, очень широк, поэтому и существует такое многообразие категорий совещаний.

Взаимодействие руководителя и секретаря

Секретарь не должен спрашивать, зачем его вызвал начальник; не считать, что уход домой после окончания работы – законное право; не открывать сумочку с косметикой за рабочим столом, в работе полагаться только на себя; не использовать служебный телефон для своих нужд более трех раз в день; беря телефонную трубку не говорить «алло», а назвать учреждение; не набирать телефонный номер карандашом, не заставлять посетителей стоять у стола; не передавать начальнику сплетни, которые ходят о нем.

Во взаимоотношениях с руководителем секретарю необходимы такт, преданность, предусмотрительность и инициатива. Существует две модели взаимодействия. Первая предусматривает предоставление секретарю широкой инициативы и использование наилучшим образом его способностей. Вторая – восприятие и согласие с проявлением деловых качеств секретаря, попытками принимать отдельные управленческие решения. Одна из ошибок секретарей состоит в проявлении самонадеянности и всезнайства. Для секретаря руководителя недопустимы серьезные промахи.

Этикет руководителя, этикет секретаря

Руководитель любого ранга, особенно первое лицо организации, входя в служебное помещение, должен приветствовать всех, кого он встретит, будь то охранник, уборщица, которая несколько замешкалась и не успела к началу рабочего дня завершить уборку, или другие сотрудники. Руководитель, первым заметивший и первым поздоровавшийся с кем-либо из своих подчиненных – очень приятное явление, и подчиненный, с которым руководитель поздоровался первым, будет испытывать чувства благодарности, признательности к руководителю, что является залогом хорошей работы.

Организует подачу чая и кофе обычно секретарь, непосред-ственно подает тоже секретарь или специально выделенный для этого человек. Обычно порядок подачи отработан раз и навсегда, поэтому проблем практически не возникает. Чашки и чайник (или кофейник) размещаются на подносе, вносимом секретарем, чашка наполняется на ¾ и подается визитеру правой рукой, если об-стоятельства этому не препятствуют, справа от посетителя. Уби-рается чашка тоже правой рукой и слева от гостя. Если посетитель в кабинете руководителя не один, соблюдается определенная очередность в подаче кофе или чая: сначала посетительнице-женщине, затем посетителям-мужчинам и в последнюю очередь – хозяину кабинета. В том же порядке убирают использованную посуду.

Начальник и секретарь отношения

Для работы секретарем не нужно обладать особыми знаниями, способностями, им может работать любой человек. Не совсем так. Для работы секретарем не нужно оканчивать вуз, достаточно окончить специализированные курсы. Курсы секретарей охватывают не так уж и мало: изучение делового общения, этики, скорочтения, практической психологии, делопроизводства, курсы машинописи, стенографии, обретение умения обращаться с оргтехникой, мини-АТС, навыков работы в 1С. Кроме того, психологи указывают на важность таких качеств, таких как: умение человека тонко чувствовать других и адекватно реагировать на поведение окружающих, устойчивость к стрессам. Психологи называют данную совокупность качеств «эмоциональным интеллектом». Удается это далеко не каждому, этому не учат в вузе, это не зависит от умственного интеллекта человека.

Работать секретарем легко. Нужно всего лишь отвечать на звонки, варить кофе, подавать документы на подпись. Нет, это не так. Представители этой профессии часто сталкиваться с переработками, постоянной реорганизацией своего графика в соответствии с расписанием шефа. Работа секретарем часто эмоционально выматывает. Когда дел бывает не много, что случается крайне редко, часто подгружают дополнительной работой, например, функциями офис-менеджера и т.п. А если у босса плохое настроение, первый кто попадает под горячую руку, это секретарь. К тому же хороший секретарь является миротворцем компании, она способна предотвратить возможный «шторм». Этого, конечно же, нет в служебной инструкции. Но от умения «держать удар» зависит степень взаимосвязи секретаря с руководителем. Кроме того, секретарь должен уметь находить общий язык с коллективом, поддерживать со всеми сотрудниками ровные, деловые отношения, никого не выделяя. Помимо этой искусной психологической работы, в обязанности секретаря входит ведение деловой переписки, планирование рабочего дня шефа, ответы на всевозможные звонки, приём деловых партнеров, контроль работы приемной, а иногда и всего офиса.

30 Июл 2018      yslygiur         9       Поделитесь записью

urist-yslugi.ru