Как правильно составить деловое письмо? Как правильно составить письмо деловое письмо


Как правильно составить деловое письмо?

1 Первым делом разузнайте подробности о компании, куда собираетесь направить письмо. Выясните максимум информации о потенциальном партнере. Обращение к человеку по имени подчеркивает уважение к его личности, вызывает у него положительные эмоции и как следствие – расположение к источнику положительных эмоций.

Если вы все-таки не сумели уточнить имя адресата, не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!» или «Ув. комм. дир. фирмы!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью.

2. Деловое письмо должно содержать заголовок, в краткой и броской форме раскрывающий содержание текста.

Краткая аннотация окажется очень полезной и в том случае, если деловое письмо, направленное потенциальному клиенту, не сразу его заинтересует. Заголовок вашего письма должен содержать такую информацию, которая могла бы упростить его поиск.

3. Хорошее впечатление произведет деловое письмо, которое после приветствия будет содержать в себе некое вступление-комплимент. Во вступлении обычно говорится о том, что вы рады приветствовать столь известную фирму, какой большой честью для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру и т.д. Не лишним будет также выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

4. Напротив, очень плохое впечатление производят деловые письма с «водянистым» текстом. Под «водянистым» понимается такой стиль, который включает в себя массу словесного мусора (например, «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам, неправда ли?»), излишней вежливости (например, «Будьте так добры, прочтите это письмо, пожалуйста»), кратких общих вопросов в конце расчлененного вопроса («Вам это нужно, не так ли?»), бессодержательных прилагательных (выдающийся, восхитительный, великолепный и т.д.), лишних местоимений («мы все рады приветствовать вас и вашу фирму» вместо «рады приветствовать вас»). Письма, составленные в таком стиле, оцениваются как менее убедительные, менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Это происходит потому, что «водянистый текст» всегда создает впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.

5. Не стоит при оставлении деловых писем употреблять директивные фразы-указания типа «Если вас заинтересовало предложение, то вам следует связаться с нами по телефону...» Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Во-первых, вы сами наталкиваете получателей письма на мысль, что ваше предложение может и не заинтересовать их. Во-вторых, вы высокомерно указываете своим потенциальным партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: «Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону...». Смысл тот же, но тон менее категоричен и настраивает на более благожелательное отношение к вам.

6. Ключом к превращению предложений, которые просто описывают деятельность вашей фирмы, в предложения, которые создают впечатление о ее конкретных достижениях, является правильный выбор глаголов. Существует форма глагола, вызывающая у читателя представление о реальных результатах. Например, выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п. Это глаголы совершенного вида. Другие же глаголы и словосочетания с глаголами являются более неопределенными по отношению к результату деятельности. Такие глаголы, как производим, работаем, выполняем, участвуем, дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Они являются глаголами несовершенного вида. Использование совершенных глаголов создаст иллюзию конкретных успехов при выполнении какой-либо деятельности, а значит, произведет впечатление большей солидности и респектабельности вашей фирмы.

7. Для любого делового письма (даже посылаемого по электронной почте) необходимо использовать фирменный бланк. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, а значит, с вами можно иметь дело. Напоминаем, что фирменным бланком считается расположенный определенным способом набор реквизитов: название фирмы, адрес, телефон, факс, эмблема фирмы, подпись руководителя и т.п. Если в письме речь идет о финансовых взаимоотношениях, то не лишним будет указать расчетный счет и название банка, услугами которого вы пользуетесь, а также ссылки на лицензии, сертификаты и иные разрешительные документы.

8. Письмо, содержащее серьезное деловое предложение, предполагающее денежные взаиморасчеты на большую сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или E-mail. В идеале же почтовый курьер должен вручать его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.

Во многих случаях письменная коммуникация представляет собой не только письменное изложение ваших идей и слепок вашего интеллекта, но также и отражает ваше умение обращаться с людьми. Письменный текст может сказать очень многое о вашей личности и вашем характере, а также показать, как другие люди воспринимают эти качества.

В основе таких видов текстов, как письмо, сводка новостей, докладная записка, журнальная статья, анкета или рассказ, лежат четыре основных характеристики, или части, всего процесса:

1. В тексте должны быть четко выделены ваши идеи, мысли, понятия, особая точка зрения или аспект рассмотрения проблемы;

2. В тексте должны быть указаны интересы, цели и устремления того человека, который пишет, а также то, что имеет для него значение, его побуждения мотивы;

3. В тексте должны быть учтены интересы читателя, его цели и усмотрения; то, что имеет для него значение, его язык и возможности понимания того, что вы написали; его предупреждения, предрассудки и т.д.

4. Текст должен излагаться такими средствами, которые позволяют основные идеи, мысли или понятия наилучшим образом представить читателю.

Разумеется, нельзя дать общие рекомендации относительно того, как писать рассказ (докладную записку, письмо, доклад и т. д.), однако любой письменный текст в целом подпадает под один из двух методов:

1. Метод опрокинутой пирамиды позволяет нам сообщить все факты в первом же абзаце. Дальше в тексте излагаются подробности уже приведенных фактов. Новости в вашей местной газете – хороший пример опрокинутой пирамиды. Основная информация, которую хочет сообщить читателям репортер, практически вся сосредоточена в первых абзацах, а уже затем следуют подробности, которые изложены в последующих абзацах. Перевернутая пирамида является также прекрасным методом написания сочинений, всевозможных писем и т.д.

2. Метод обычной пирамиды позволяет нам изложить содержание, постепенно разворачивая перед читателем все подробности. В процессе этого нам дается все больше и больше информации о людях, местах и происшествиях, подходя к своей кульминационной точке или заключению, например, в рассказе или в пьесе. Таким методом могут также быть написаны сочинения, и, в ряде случаев, письма. Хорошим образцом использования такой пирамиды могут быть журнальные статьи и произведения художественной литературы.

Та информация, которую на самом деле хочет получить любой человек из письменного текста, может быть сформулирована в ответах на шесть простых вопросов: «кто», «что», «когда», «где», «почему», «как».

Кто? Большинство письменных сообщений говорит нам о деятельности человека или людей или же о некоторых вещах, с которыми связана деятельность человека или благодаря которым он вовлечен в какую-то ситуацию.

Что? Что произошло? О чем мы говорим? О чем мы хотим, чтобы узнал читатель? Что он должен понять?

Когда? Когда это происходило или когда это случиться? Когда мы хотим, чтобы читатель что-то почувствовал? Сделал бы что-то? Сказал что-то? Когда мы будем действовать или совершать ответное действие? Во многих ситуациях это конкретное «когда» является жизненно важным для плодотворного общения – время встречи, переговоров и т.д.

Где? Где это случилось или где это будет происходить? Где находиться человек, который пишет эту докладную записку, аннотацию, письмо?

Почему? Почему это произошло, должно произойти, не произойдет? Почему вы должны делать что-то, рассматривать что-то, действовать, реагировать, чувствовать, не чувствовать? Почему вы хотите, что бы тот или иной человек почувствовал что-то, сделал, сказал? Почему это случилось именно таким образом? Почему эта проблема встала, это событие произошло, эта история случилась?

Как? Как это произошло, как тому или иному человеку нужно действовать, какие ответные действия предпринять, как делать что-то, не делать, говорить, не говорить?

Однако только взгляда на эти вопросы достаточно, чтобы понять, что если вы включите их в свой письменный текст (доклад, сочинение, речь, письмо и т.д.), то это придаст вашему письменному сообщению завершенность и полноту. В зависимости от того, какую последовательность этих вопросов вы выберете для вашего текста, это придаст ему определенную форму и вызовет у читателей интерес. Ответы на вопросы и их последовательность помогут вашему адресату лучше воспринять ваши идеи, мысли и понятия.

Для успешного написания писем, аннотаций, сочинений, заполнения анкет и т.д. следует помнить также о четырех принципах, которые должны лежать в основе любого письменного материала.

Приступая к составлению письменного текста, помните о том, что вы должны:

1). Привлечь внимание тех, кому вы пишите;

2). Исходить из их интересов;

3). Не упускать их виду их желаний;

4). Побудить их к определенным действиям.

Последнее необходимо всегда иметь в виду, потому что самым важным для вашего процесса коммуникации является то, ради чего вы пишите (или говорите) – это побуждение другого человека к определенным действиям.

studfiles.net

Как правильно составить деловое письмо?

Деловое письмо – это официальный документ, целью которого является установление контактов между различными организациями, учреждениями, предприятиями или же между членами одного рабочего коллектива внутри такового. Таким образом, деловое письмо является одним из жанров официально-делового стиля. Написание делового письма требует определённых знаний и навыков. С основными из них мы познакомимся в данной статье.

Во-первых, необходимо определить цель делового письма. Выделяются следующие возможные типы писем по цели их написания:

Тип письма Назначение письма
письмо-прошение содержит просьбу сделать или прекратить какое-то действие
письмо-уведомление информирует о каких-то событиях или фактах, которые представляют интерес для адресата или могут его заинтересовать
письмо-предупреждение предупреждает о прекращении предыдущей договорённости в случае невыполнения адресатом данных им обязательств
письмо-запрос содержит вопрос или некое деловое предложение
письмо-ответ содержит запрошенные сведения
письмо-предложение (оферта) разновидность коммерческого письма, содержит заявление лица о желании заключить сделку с указанием её конкретных условий
письмо-претензия (рекламация) другая разновидность коммерческого письма: содержит претензии к стороне соглашения, нарушившей принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещения убытков
письмо-напоминание содержит напоминание о выполнении обязательств и описание мер, которые будут приняты в случае их неисполнения
письмо-гарантия содержит в себе подтверждения обязательств или оговоренных ранее условий
письмо-подтверждение содержит подтверждение получения какого-либо товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.
письмо-благодарность содержит выражение благодарности по какому-либо поводу
письмо-поздравление содержит поздравления по какому-либо поводу
письмо-приглашение содержит приглашение на какое-либо мероприятие
письмо-рекомендация письмо с прежнего места работы, характеризующее профессиональные качества соискателя работы, или письмо с рекомендациями известного адресату человека (организации)
письмо-соболезнование содержит соболезнования по какому-то поводу
инструктивное письмо содержит указания и разъяснения подведомственным организациям
сопроводительное письмо состоит в сообщении адресату о направлении каких-либо сопроводительных (неадресованных) документов, материальных ценностей и т. п.

Итак, какое именно письмо вы собираетесь написать, выполняя первое задание проекта?

Определив цель, мы можем приступать к составлению плана письма.

Для этого нам нужно знать, как строится деловое письмо. Оно имеет чёткую структуру. Рассмотрим её по пунктам.

Пункт 1. Деловое письмо должно быть озаглавлено. В заголовке в краткой форме отражается цель письма. Например, заголовок делового письма может быть следующим: «Просьба», «Информация», «Приглашение» и т.д.

Пункт 2. Текст делового письма обязательно должно начинаться с обращения к адресату. Для этого используются общепринятые формы вежливости:

Уважаемый (имя, отчество)!

Уважаемый господин/госпожа… !

Уважаемые господа!

Уважаемые коллеги!

Глубокоуважаемый (имя, отчество)!

Глубокоуважаемый господин... !

В переписке принято указывать звание адресата или его профессию:

Достопочтенный министр!

Глубокоуважаемый (достопочтенный) профессор!

Уважаемый директор!

Уважаемый судья!

Обращение завершают восклицательным знаком, а первое слово текста письма пишут с большой буквы и с нового абзаца.

Если адресат письма знаком вам лично, то допустимо начать деловое письмо с пожелания здоровья:

Здравствуйте, уважаемый Александр Фёдорович!

или:

Уважаемый Александр Фёдорович! Здравствуйте.

* Примечание 1. Отсутствие обращения является нарушением этикета деловой переписки и будет истолковано как пренебрежение к адресату.

** Примечание 2. Не следует использовать при обращении сокращения (например: Здравствуйте, ув. А.Ф.!) – это также является нарушением этикета деловой переписки и выказывает пренебрежительное отношение к адресату.

Пункт 3. Если вы пишете адресату впервые, необходимо начать с представления. К примеру:

Здравствуйте, уважаемый Дмитрий Данилович!

Меня зовут Мария Романова, я являюсь ученицей 8 «А» класса школы 1235.

Пункт 4. Основной текст делового письма состоит из двух частей, логически связанных между собой.

В первой части (вводной) приводится описание фактов и событий, послуживших поводом для написания письма. Во второй части (основной) излагается содержание письма: в зависимости от цели это может быть просьба, сообщение информации, предложение, предостережение и т.д.

Пример основного текста делового письма:

Уважаемые коллеги, выезд экспертов в структурные подразделения МГПУ в рамках аккредитации состоится с 23 по 27 июня.

По распоряжению проректора заведующие кафедрами в эти дни должны находиться на рабочих местах. Преподаватели обязаны работать строго по расписанию. Отклонения от расписания без уважительной причины не допускаются.

В первой абзаце письма содержится описание событий, послуживших поводом для его написания. Это вводная часть. Второй абзац – основная часть, в ней выражается требование к адресатам письма: находиться на рабочих местах и работать строго по расписанию.

Пункт 5. Деловое письмо заканчивается словами благодарности за сотрудничество и подписывается. Для подписи используются стандартные обороты: «С уважением… (И.О.Ф.)»*, «С благодарностью…», «Искренне Ваш…».Подпись ставится на правой стороне листа, под заключительной формулой вежливости.

Пример:

Благодарю Вас за оказанное доверие.

С уважением, Елена Сергеевна Степанова.

подпись

(если письмо пишется от руки)

*Замечание.После слов «С уважением» принято ставить запятую, несмотря на то что правила правописания не регламентируют этот случай. Однако старшая норма русского языка сохраняет запись без запятой, например:

С уважением

Елена Сергеевна Степанова

Напоследок – несколько полезных советов, которые помогут при написании делового письма:

Совет 1: при написании делового письма точно излагайте информацию.

Совет 2: будьте лаконичны, но приводите информацию в достаточной степени точно и подробно.

Совет 3: используйте нейтральный тон изложения, избегайте эмоционально насыщенной лексики (междометий ух!, ого!, ага!, упс… и т.д., модальных слов (кажется, по-моему, думается, действительно, на самом деле и т.д. ), слов с суффиксами субъективной оценки (лёгонький, домик, трудноватенько, девка, девчурка и т.д.).

Совет 4:выражайте уважение к адресату письма – пишите местоимение Вы с заглавной буквы, используйте только уважительные формулировки. Не рекомендуется намекать адресату на его невнимательность, навязывать заранее спланированный исход вопроса. Нетактично употреблять в письме слова «срочно», «немедленно», «незамедлительно»: удачнее будет заменить их такими выражениями, как «Прошу Вас ответить до такого-то числа» или «Убедительно просим сразу же сообщить о своём решении». Нельзя начинать письмо словами отказа, более вежливо сначала изложить мотивы принятого решения.

Совет 5: письмо должно быть составлено грамотно (грамотность подразумевает знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, правильный выбор стилистических вариантов слов (нейтральных, официально-деловых), в деловом письме не могут употребляться разговорные слова, просторечия, жаргонизмы, диалектизмы, а правильное орфографическое и пунктуационное оформление текста должно быть безупречным.

Совет 6: поскольку язык деловой переписки характеризуется повторяемостью и единообразием речевых средств, используйте речевые клише (штампы), которые помогут конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль, исключить возможность двоякого толкования одного конкретного текста.

globallab.org

Деловое письмо. Составление деловых писем Ú Как правильно

Деловое письмо. Составление деловых писем Ú Как правильно составить деловое письмо именно с психологической точки зрения, чтобы его не выбросили, не прочитав, чтобы оно возымело какое -то действие? Ú Обычных или электронных писем, составленных с целью поиска деловых партнеров, предложения своих товаров или услуг, обычно посылается много. Ú Чаще всего их массово рассылают адресатам, о которых не имеют ни малейшего представления (СПАМ). Это распространенная ошибка начинающих бизнесменов.

Сначала Ú разузнайте подробности о компании, куда собираетесь направить письмо. Ú Выясните максимум информации о потенциальном партнере. И только после этого составляйте деловое письмо в его адрес. Ú Опыт показывает, что получателю письма всегда приятнее узнать, что обращаются к нему лично, а не читать какое-то безликое «деловое предложение коммерческому отделу фирмы» .

Обращение к человеку по имени Ú подчеркивает уважение к его личности, вызывает у него положительные эмоции и как следствие — расположение к источнику положительных эмоций. Ú К тому же, о каких серьезных деловых предложениях может идти речь, если отправитель даже не удосужился узнать фамилии, имени и отчества своего потенциального партнера по бизнесу?

Если вы все-таки не сумели уточнить имя адресата, Ú не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!» или «Ув. комм. дир. фирмы!» . В данном случае сокращения неуместны. Ú Слова «уважаемый» , «господин» , «госпожа» , «заместитель директора» , «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вполне справедливо подумает, что вы его на самом деле не оченьто и уважаете.

Деловое письмо должно содержать заголовок, Ú в краткой и броской форме раскрывающий содержание текста. Ú Такая краткая аннотация значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. Ú В любую более-менее серьезную организацию ежедневно приходит масса различных писем. Ú Поэтому велика вероятность того, что на ваше послание попросту не обратят внимание, даже если оно содержит суперпривлекательные предложения. Ú Ведь читают их живые люди.

Если вам не повезет, Ú то ваше деловое письмо окажется где-то в пятом десятке рассматриваемых. Ú К тому времени все менеджеры уже не столько вникают в содержание писем, сколько стремятся побольше бумаги отправить в корзину. Ú Поэтому в первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных.

Краткая аннотация Ú окажется очень полезной и в том случае, если деловое письмо, направленное потенциальному клиенту, не сразу его заинтересует. Ú Бывает, проходит какое-то время, и директор говорит секретарю: «Помните, нам присылали интересное предложение в ноябре? Нет, кажется, это было в августе. Не помню откуда. В общем, найдите его» . Ú Заголовок вашего письма должен содержать такую информацию, которая могла бы упростить его поиск.

Хорошее впечатление Ú произведет деловое письмо, которое после приветствия будет содержать в себе некое вступление-комплимент. Ú Во вступлении обычно говорится о том, что вы рады приветствовать столь известную фирму, какой большой честью для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру и т. д. Ú Не лишним будет также выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

Напротив, очень плохое впечатление Ú производят деловые письма с «водянистым» текстом. Ú Под «водянистым» понимается такой стиль, который включает Ú Ú Ú в себя массу словесного мусора (например, «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам, неправда ли? » ), излишней вежливости (например, «Будьте так добры, прочтите это письмо, пожалуйста» ), кратких общих вопросов в конце расчлененного вопроса ( «Вам это нужно, не так ли? » ), бессодержательных прилагательных (выдающийся, восхитительный, великолепный и т. д. ), лишних местоимений ( «мы все рады приветствовать вас и вашу фирму» вместо «рады приветствовать вас» ).

Письма, составленные в таком стиле, Ú оцениваются как менее убедительные, менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже» . Ú Это происходит потому, что «водянистый текст» всегда создает впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Ú Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.

Не стоит при оставлении деловых писем Ú употреблять директивные фразы-указания типа «Если вас Ú Ú Ú заинтересовало предложение, то вам следует связаться с нами по телефону. . . » Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Во первых, вы сами наталкиваете получателей письма на мысль, что ваше предложение может и не заинтересовать их. Во-вторых, вы высокомерно указываете своим потенциальным партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: «Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону. . . » . Смысл тот же, но тон менее категоричен и настраивает на более благожелательное отношение к вам.

Ключом к превращению предложений, Ú которые просто описывают деятельность вашей фирмы, в предложения, которые создают впечатление о ее конкретных достижениях, является правильный выбор глаголов. Ú Существует форма глагола, вызывающая у читателя представление о реальных результатах. Например: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т. п. Ú Это глаголы совершенного вида. Другие же глаголы и словосочетания с глаголами являются более неопределенными по отношению к результату деятельности.

Такие глаголы, как Ú производим, работаем, выполняем, участвуем, дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Ú Они являются глаголами несовершенного вида. Ú Использование совершенных глаголов создаст иллюзию конкретных успехов при выполнении какой-либо деятельности, а значит произведет впечатление большей солидности и респектабельности вашей фирмы.

Для любого делового письма Ú (даже посылаемого по электронной почте) необходимо использовать фирменный бланк. Ú Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, а значит, с вами можно иметь дело. Ú Напоминаем, что фирменным бланком считается расположенный определенным способом набор реквизитов: название фирмы, адрес, телефон, факс, эмблема фирмы, подпись руководителя и т. п.

Если в письме речь идет Ú о финансовых взаимоотношениях, то не лишним будет указать расчетный счет и название банка, услугами которого вы пользуетесь, а также ссылки на лицензии, сертификаты и иные разрешительные документы (если ваш бизнес предполагает их наличие).

Письмо, Ú содержащее серьезное деловое предложение, предполагающее денежные взаиморасчеты на большую сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или E-mail. Ú В идеале же почтовый курьер должен вручать его лично руководителю или секретарю. Ú Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.

present5.com

Как правильно составить деловое письмо

Такие письма отправляют партнерам, клиентам, работодателям, сотрудникам, коллегам, подчиненным и т.д. Оформление требует ряда правил, от которых недопустимо отступать. Рассмотрим подробнее, как правильно составить деловое письмо.

Адресат

Данные адресата прописываются в правом верхнем углу. Там необходимо указать фамилию, имя, отчество и должность получателя. Если переписка происходит между компаниями, то в этом месте указывается юридический адрес фирмы, куда в итоге должно попасть письмо.

Обращение

Грамотное и правильное составление делового письма предполагает уважительное обращение к адресату, до которого вы планируете донести информацию. Оно пишется посредине листа. Тут недопустимы сокращения. Будьте с этим внимательны.

Содержание

Содержание письма должно начинаться с вступления, где описывается причина, побудившая вас к письму. Далее описывается главная цель письма. Основные поводы к написанию делового письма:

  • приглашение на мероприятие, выставку и т.д.;
  • поздравление с важной датой;
  • принесение соболезнований;
  • предложение коммерческого или другого характера;
  • ответ на присланное письмо;
  • запрос на получение какой-либо информации;
  • описание каких-либо просьб, претензий и т.д.

Итоги

Описание целей должно заканчиваться подведением итогов или результатов, которые вы заинтересованы получить от адресата. К примеру, если причиной вашего письма была просьба опробовать новую продукцию, то итог может быть таким: «Надеемся, что вы по достоинству оценили качество наших новых продуктов». Если все сделано правильно, то у вас получится грамотное деловое письмо. Образец можно найти в интернете, чтобы исключить ошибки.

Документы

Если в тексте шла речь о каких-либо документах, то их стоит приложить к письму. Это могут быть различные заявления, чеки, копии документов, прайс-листы и многое другое.

Заключение

Конец делового письма должен содержать подпись, которая начинается со слов: «С уважением, ***». Далее прописывается должность лица, которое отправляет данное письмо, его фамилия и инициалы. Также принято указывать контактный телефон, адрес, электронную почту и другую информацию для возможной связи.

1000sovetov.ru

Как составить деловое письмо, пишем деловое письмо правильно

Пишем деловое письмо.

Пишем деловое письмо правильно.

Как правильно составить деловые письма?

Реклама

В нашей жизни все может понадобиться, и вроде такая простая надобность как деловое письмо может доставить трудностей при написании. Правильно написанное письмо проще к восприятию и прочтению. В связи с этим деловое письмо необходимо писать по определенному стандарту (образцу).

При написании делового письма необходимо придерживаться ряда простых правил. Если есть возможность, то деловое письмо стоит писать на специальных бланках организации.

Если же таковые отсутствуют, то подойдет белый лист бумаги формата А4. При написании письма на бумаге формата А4, не стоит забывать указывать такие данные как: название организации, полные адреса, и контактные данные для обратной связью. Чем больше контактной информации будет указано, тем проще получателю письма выбрать вариант ответа.

Письмо не должно быть большим по размеру, оптимальный размер 1-2 страницы. В тексте письма интервал должен быть одинарным. Абзацы же в тексте необходимо разделять двойным интервалом.

Стандартный образец делового письма.

1. Слева вверху бланка следует указывать:

Имя получателя

Должность

Юридический адрес

Дату составления письма

2. В центре письма, стоит указать тему письма.

3. Писать письмо следует уважительно («Уважаемый Игорь Денисович»), к тому же в таком письме категорически должны отсутствовать различного рода сокращения.

4. В дальнейшем стоит раскрыть смысл письма. В первых предложениях стоит раскрыть цель написания письма. Писать стоит как можно проще, но без фамильярности. Не обязательным является нагрузка делового письма профессиональным жаргоном. 

5. Писать стоить так чтобы любой прочитавший, мог сразу понять смысл письма.

6. В конце стоит сделать итоговое заключение по цели письма.

7. После текста письма следует указать свое имя и поставить подпись.

Так выглядит стандартный образец письма. После написания письма следует его полностью прочитать и проверить на наличие ошибок.

Надеемся, данная статья поможет Вам правильно составить деловое письмо, и письма, составленные Вами, не останутся без ответа.

otvetkak.ru

Как правильно составить деловое письмо?

07 июля 2010 в 15:31

3470

Деловое письмо прочно вошло в работу делового человека. Но далеко не каждый знает, как правильно его оформить, чтобы произвести должное впечатление на партнера. Прежде всего, нужно понимать, что больше всего ценится время.

Нужно учитывать это при составлении письма, чтобы его получатель не убрал его в дальний ящик из-за слишком большого объема. Письмо должно быть достаточно кратким и по-существу. Прежде чем приступить к его написанию, нужно определить, сколько аспектов вы хотите охватить. Желательно, чтобы в нем освещалась только одна тема. В противном случае необходимо их пронумеровать. Вообще в искусстве писать письма важно определить, кому вы пишите и выбрать тон письма. Он должен быть официальным в любом случае тоже время доброжелательным. Если вы пишите рукописное письмо, то подчерк должен быть разборчивым. Некрасивый подчерк, который невозможно прочитать – это проявление неуважения к партнеру, точно такое же, как и бормотать себе под нос во время вербальных переговоров.

Текст письма должен характеризовать как вас, так и отношение к переписчику. Так, например нельзя допускать фамильярность и многословность, это покажет ваше неуважение, как к вышестоящему, так и к нижестоящему коллеге. Малейшая бестактность в словах, небрежность в выражениях выставят вас в неприятном свете.

Теперь перейдем непосредственно к написанию письма: Письма пишутся только с одной стороны листа. Оборот должен оставаться чистым. Письма необходимо подписывать. В конце письма необходимо ставить дату и адрес отправителя. Письмо начинается с повторения в левом верхнем углу адресата, указанного в конверте. Начинается само письмо с обращения. Можно писать фамилию без инициалов. Следующие строки посвящены краткой формулировке темы. Ни в коем случае нельзя начинать письмо с местоимения «Я». Это некрасиво Завершают письмо краткой формулировкой, которая определяет цель письма. Например: «Надеемся, что Вы ответите при первой возможности». После окончания письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают должность и название фирмы. Слева письма поля должны быть одной ширины. Возможно вставление постскриптума, его выносят после подписи. Нужно писать P.S., а не З.Ы. Это связано с тем, что буквы P и S на русской раскладке соответственно З. и Ы. Это сокращение недопустимо для делового человека. Использование в письме смайлов также недопустимо. Перед отправкой письма необходимо тщательно проверить орфографию.

В избранное

delovoymir.biz