Правила написания электронного письма или этикет электронной почты. Как правильно подписать электронное письмо


Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

Правила написания электронного письма

или этикет электронной почты

Наталья Ильяшенко, к.п.н.,

начальник информационно-аналитического отдела

Управления международных связей НовГУ

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. И я не являюсь исключением. Вот уже 15-й год каждый мой рабочий день начинается с проверки электронной почты. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, я решаю, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. Читая многочисленные электронные письма, я пришла к выводу, что, к сожалению, мало кто имеет представление о правилах этикета электронной почты. А ведь их нужно соблюдать, иначе мы рискуем непреднамеренно причинить неудобство, вызвать замешательство, а то и ненароком оскорбить того, кому пишем. Не забывайте, что наша почта – это показатель нашего профессионализма.

На что же следует обратить внимание каждому пользователю? В данной статье сформулировано 19 правил, основанных на моем многолетнем опыте переписки с иностранными и российскими коллегами, а также опыте других пользователей электронной почты.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля.

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. Адрес и имя отправителя.

2. Адрес получателя.

3. Тема письма.

4. Приложение.

5. Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми.

Если человек ждет от Вас письмо, то в столбце «От» он будет искать Ваше имя, которым, Вы ему представились при знакомстве, или электронный адрес, который Вы указали в своей визитке. Я, например, когда завожу почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписываю свои имя и фамилию. Делаю это потому, что сама, видя в столбце «От» разные псевдонимы и клички, с опаской открываю эти письма: а вдруг в этом письме спам или ещё хуже – вирус? Например, я никогда не открою письмо с адресом [email protected], если, конечно, не знаю от кого оно. Поэтому, для деловой переписки желательно иметь адрес электронной почты, в котором содержатся Ваше настоящее имя и фамилию или аббревиатура Вашей организации, например, [email protected] Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя и имя Вашей организации в названии домена, например [email protected]

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма».

Тема письма – это особый реквизит письма. Его наличие значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Вспомните себя, просматривающего список Тем писем, перед тем, как решить прочитать письмо или, не открывая, отправить его в корзину. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Поэтому обязательно научитесь правильно составлять: она должна привлечь внимание получателя, быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем более просто, прямо или заманчиво будет звучать Тема Вашего письма, тем больше вероятности, что Ваше письмо будет прочитано и будет иметь отклик.

Особо тщательно необходимо подумать над темой, когда Вы в первый раз пишете кому-либо. Ведь получатель, увидев не знакомые ему адрес и имя, вполне может подумать, что это спам. Другой способ получить отклик или шанс быть прочитанным – использовать имя адресата в Теме письма. Например, «Добрый вечер, Наталья!». Такой подход тоже увеличит процент вероятности прочтения Вашей корреспонденции. А вот письмо с Темой, содержащей фразу вроде «Трудовое законодательство и актуальные вопросы и позиции государственных органов» или «Шопинг со скидками интереснее!», или «Can you handle this with me?» я смело удалю, не читая, потому что это, скорее всего, спам. Таким же образом я поступлю и с письмом, отправленным вовсе без Темы, так как этикет электронной почты позволяет не отвечать тем, кто его грубо нарушает.

О чем еще следует помнить при написании Темы? Тема письма – это красная нить смысла всего сообщения. В случае если Вы отвечаете на чье-либо электронное письмо, но при этом изменяется основная мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему; а еще лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма, так как изменение предмета обсуждения без изменения темы этого письма может привести к путанице и затруднениям.

Правило 4. Используйте «Re:» только для ответа.

Обычно, прочитав электронное письмо и желая на него ответить, Вы нажимаете с помощью мышки соответствующую кнопку на экране монитора, и Вам открывается форма для составления ответа, в которую уже вставлены адрес вашего собеседника, текст его письма, а также тема его письма, перед которой значится «Re:». Следует иметь в виду, что «Re:» является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, то обязательно уберите этот символ. И это вовсе не пустяк, как Вы можете подумать: «Re:» в сочетании с новой темой будет выглядеть откровенно глупо и введет адресата в заблуждение, так как он может подумать, что получил ответ на письмо, которое он не писал.

Правило 5. Вставляйте адрес получателя в последнюю очередь.

Во избежание преждевременной отправки, вставляйте адрес получателя только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательнее с кнопкой «ответить»: убедитесь, что Вы посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма.

Приветствие – это короткое предложение, с которого должно начинаться письмо. К сожалению, есть пользователи, которые считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова. Это в корне неверно. Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. Полагаю, Вы не хотите, чтобы Вас посчитали грубыми и невоспитанными. В таком случае – соблюдайте правила этикета электронной почты.

В качестве приветствия используйте следующую форму обращения:

«Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» (например, «Добрый день, уважаемый Иван Петрович!»)

или

«Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» («Уважаемый Иван Петрович!»)

«Здравствуйте!»

и только после этого переходите к цели Вашего сообщения. В Европе принято обращаться «Dear Sir/Madam,» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, например, «Dear + имя,», даже если адресат Вам совсем не дорог. В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi» (например, «Hi John,»).

Обратите внимание, что в русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: в деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая, что часто вызывает конфликт культур. Носители английского языка недоумевают по поводу восклицательного знака в письмах, написанных русскими: «Dear John!». Русскоязычные же обижаются на запятую после имени: не уважают нас, восклицательного знака пожалели, что это за «Dear Svetlana,»?! Да, в русском языке восклицательный знак употребляется гораздо чаще, чем в английском, что свидетельствует, о большей эмоциональности и, очевидно, о более открытом проявлении эмоций. Но при этом не следует впадать в крайность и ставить три (или более) восклицательных знака, так как в конце приветствия они будут восприниматься как неуместный крик и могут нанести обиду вашему адресату.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо.

Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя, очень важно правильно структурировать электронное письмо. Разбивайте Ваш текст на логические абзацы и вместо чересчур длинных предложений используйте несколько коротких. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу.

Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени Вашего потенциального читателя. Его время – это его деньги. Поэтому он готов как можно быстрее от Вас избавиться, то есть отправить Ваше письмо в корзину. Не тратьте время и место на представление себя и на рассказ о том, чем Вы занимаетесь. Ведь он и так знает Вас, если он дал Вам свой почтовый адрес. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель Вашего письма прочтёт его до конца.

Электронное письмо в отличие от обычного предназначено для быстрой передачи информации, поэтому постарайтесь не отправлять длинные электронные сообщения. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Если Вы собираетесь послать вложение, то присоедините его в самом начале.

Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз мне приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! И следом приходило письмо от того же отправителя с фразой «Oops, here you go!». Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Не пересылайте ненужные файлы.

Запомните: когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. В противном случае он может подумать, что Ваше вложение – это самовольно прицепившийся вирус, и уничтожит его, не читая, так как открывать возможный вирус опасно. Кстати, подобные вирусы чаще приходят со спамом.

Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час. Разумеется, что посылать такие огромные объёмы ни в коем случае нельзя без согласования с получателем.

Обязательно подумайте, как назвать пересылаемый файл, чтобы адресату можно было быстро сохранить файл в соответствующую папку, не тратя время на его переименование. Это становится ещё более важным, когда Вы пересылаете несколько файлов: необходимо называть файлы так, чтобы адресат мог по названию легко понять, что именно будет в скачиваемых файлах, а не гадать что содержится в файлах под названиями, например, «от меня.doc» или «а вот ещё.pdf». Вам же тоже было бы неудобно сначала скачивать файлы, потом читать их, чтобы понять, в чём их содержание, затем переименовывать их в соответствии с содержанием и лишь после этого сохранять в соответствующую папку, верно?

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы.

Если Вы отвечаете кому-либо на письмо, то, постарайтесь ответить на все вопросы, которые заданы Вам. Это правило кажется таким естественным и понятным, но, тем не менее, очень часто получается, что люди не отвечают на некоторые из заданных им вопросов. По своему опыту знаю, что это одно из наиболее часто нарушаемых правил электронной переписки. Замалчивание вопроса очень неэтично с Вашей стороны – ведь другой человек нуждается в Вашем ответе и ждёт его, но не получает в письме. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите. Только не оставляйте ничего без ответа, а то Вашему собеседнику придётся повторять свой вопрос, и своим замалчиванием Вы все равно не избежите необходимости отвечать.

Если Вы пишете другу или хорошему знакомому, можете процитировать в своем письме оригинальное сообщение в объеме, достаточном для того, чтобы можно было правильно восстановить контекст данного ответа, а под каждой такой цитатой написать Ваш ответ на данное предложение или вопрос. При этом не забывайте отделять каким-то образом текст Вашего послания от текста цитируемых писем, тогда Ваш ответ будет легче читаться. Обычно для этих целей используется знак «>», иногда автоматически проставляемый почтовой программой, хотя это и не единственный вариант.

Если Вы отвечаете на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию.

Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, но и потому, что очень трудно читать текст без знаков препинания. Если Ваша программа имеет опцию проверки орфографии, почему бы ей не воспользоваться?

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать.

Электронная почта – это связь с другими людьми, и для этого немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Имейте в виду, если Вы не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось.

При получении незатребованных писем от неизвестных людей, можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. Не получив ответа, корреспондент должен Вас правильно понять. Если не поймет и отправит повторное письмо, нарушителем этикета будет он, а не Вы. Незатребованное письмо может оказаться спамом и любой ответ позволяет спамеру считать, что контакт установлен. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего – это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении.

По правилам этикета электронной почты отметка «уведомление о получении/ прочтении» является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру и, как следствие, может вызывать его раздражение. Поэтому, если Вы волнуетесь, дошло ли Ваше письмо до адресата, лучше позвоните ему после отправки своего сообщения и уточните, дошло Ваше письмо или нет. Также можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. Не пишите ПРОПИСНЫМ ШРИФТОМ.

Не пишите весь текст сообщения прописным шрифтом; несколько слов, выделенных таким способом, лучше подчеркнут важность этого места. Если Вы пишете прописным шрифтом, то кажется, что Вы кричите. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты.

Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Помните, что электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Не забывайте и о том, что посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением.

В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающихся лиц»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что Ваш адресат может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись.

Иногда приходят письма, подписанные так: «Отдел маркетинга» или «On-campus housing staff». Это вызывает некоторое замешательство: к кому и как обратиться в ответном письме? Просто «Здравствуйте!» звучит как-то безлико. Да и я сама предпочитаю, чтобы ко мне тоже обращались по имени. Так вырабатывается основа дружелюбного общения – доверие, а оно – не последнее качество, которое помогает Вам и Вашему бизнесу. Поэтому обязательно ставьте свою подпись в конце письма. Подпись – это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

Правило 19. Если сомневаетесь, не отправляйте письмо.

Мы стали безличными и прячемся за электронной почтой, которая начинает контролировать нашу жизнь. Мы не замечаем, как большая часть нашего повседневного общения происходит посредством электронной почты, и рискуем поставить под угрозу отношения, которые мы могли бы упрочить с помощью непосредственного общения или телефонного разговора. Поэтому, прежде чем отправить следующее электронное письмо, подумайте, может быть лучше позвонить или лично встретиться с Вашим адресатом?

В статье использованы следующие источники:

1. Тер-Минасова С.Г. Язык и межкультурная коммуникация. М., 2000.

2. Email etiquette. Режим доступа: http://www.emailreplies.com/ .

3. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. Режим доступа: http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm.

4. Этикет электронной почты или правила написания электронного письма. Режим доступа: http://www.koryazhma.ru/articles/etiket/netiquette_mail.asp .

kursak.net

Правила написания электронного письма « студия SMS-ка

В данном разделе мы расскажем как вести  переписку посредством электронной почты, чтобы сделать общение с  друзьями более удобным и эффективным.

Стиль общения

          При переписке через электронную почту можно опускать обращения и приветствия и сразу переходить  к делу.  Но, если вы хотите, чтобы ваше электронное письмо носило более официальных характер, автор рекомендует использовать следующую формулу обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адреса». И только после этого следует переходить к цели вашего обращения.

          При всей неформальности  общения, необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил составления электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.

            Необходимо использовать пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они, как правило, играют роль абзаца.

Оформление электронного письма

          Во многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов[2], не относящихся к деловой сфере.

          В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. «Шапка» в корпоративном стиле.

2. Приветствие

3. Содержание, цель обращения

4. Прощание

5. Личная подпись с указанием контактов.

6.Ссылка на сайт компании.

7. Логотип, если это необходимо.

При оформлении электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля:

«Тема» («Subjekt»).

«Кому» («To»)

«Важность письма», при необходимости.

          При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится  e – mail адрес получателя.  Иногда есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса можно ввести через запятые. Обязательно заполните поле  «Тема», иначе ваше письмо может быть удаленно, как спам.[3] Здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения.

          В некоторых почтовых программах можно указать степень важности сообщения. Это просто необходимо, если  адресат получает ежедневно большое количество писем. С пометкой  «Важное» письмо получает приоритет при проверке почты.   Но злоупотреблять этой  функцией не стоит. Важное постепенно потеряет это качество.

Размер электронного письма

           Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше  составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию  оформить в виде вложения.

          Готовя пересылку большого вложения,  превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.

Адресная книга

          При традиционной переписке приходилось либо хранить конверты с адресами, либо записывать их. Помнить электронные адреса всех ваших друзей и партнеров тоже не возможно, да и не нужно. Для этого в любой почтовой программе есть функция «Адресная книга», в которой можно хранить e — mail своих корреспондентов и другую контактную информацию.  При использовании этой функции отправить  электронное письмо намного проще «бумажного», достаточно выделить  нужное имя  в адресной книге и нажать кнопку «отправить почту».

          Когда электронное письмо придет от респондента, занесенного в вашу «Адресную книгу», вы всегда   будете знать от кого именно получили электронное сообщение, так как зафиксированный контакт отразиться в поле «От» (« From»).

Ответ на электронное сообщение

          Для ответа на полученное письмо достаточно нажать на кнопку «Ответить»(«Reply») в  почтовой программе. При этом появляется форма для нового сообщения, в которой в поле «Кому» («To») автоматически уже вписан адрес получателя, а в поле «Тема»: будет приведена тема первоначального письма с пометкой «Re:» в начале строки. По этой пометке ваш адресат поймет, что вы прислали ему ответ на письмо по конкретной теме. Таким образом, получатель  сможет легко восстановить в памяти смысл переписки.

           Если вы пишете друзьям и хотите, чтобы ваше письмо соответствовало правилам Сетикета, то отредактируйте текст первоначального сообщения, оставив только те строки, которые важны для понимания вашего ответа (цитаты). После обычных приветствий и вступительных слов напечатайте под каждой такой цитатой ваш ответ на данное предложение или вопрос.

          Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

          Цитирование – приведение в сообщении фрагментов исходного текста (в данном случае, письма) с целью восстановления  сути содержания. Обратите внимание:  в большинстве почтовых программ цитируемый фрагмент выделяется знаком «больше» (>).

Смайлики ( Smileys )

           При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, интонации, мимика, жесты. В этом минус общения через электронную почту – она лишает возможности обмениваться эмоциями. Но всё  же удалось частично преодолеть этот недостаток. В настоящее время в виртуальном общении, в том числе и через электронную почту, широко используются так называемые «смайлики» (графическое изображение ваших чувств) – рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и других символов. Они способны хоть как-то эмоционально окрашивать тексты.  Использование смайликов делает переписку более живой – автор передает не только свои мысли, но и чувства. Вот наиболее распространенные смайлики:

🙂    улыбающийся

:-)))   смеющийся

😀    радостно смеющийся

😐    задумчивый, нейтральный

🙁    грустный

:-/    недовольный или озадаченный

:-0    удивлённый (рот открыт)

          Иногда символ носа «-» не печатают для простоты набора. Например, печатают просто 🙂 или :(. В последнее время часто двоеточие заменяется знаком равно, например, =) вместо :). «Нос» обычно в таких случаях не ставится. Также в чатах часто встречается употребление только открывающих или закрывающих скобок. Например, )))) или (((((. Количество знаков при этом соответствует уровню радости или огорчения[4].

           Но не стоит увлекаться смайлами при составление делового письма, в противном случае, вы можете приобрести репутацию несерьезного человека.

Электронная подпись

            Электронная подпись – это специально созданный файл ( signature ), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является  ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается  негативно,  а несколько строк подписи будут приняты лояльно.

           Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ[5]

           Основные правила составления электронной подписи:

— Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.

— Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

Особенности Сетикета при отправке и получение электронных писем

          Итак, вы отправили электронное письмо и очень волнуетесь, дошло ли оно до адресата. И в следующий раз ради собственного спокойствия вы уже отправляете письмо с уведомлением о получении.  Но по правилам Сетикета  такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте, позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам»

           По правилам  Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.

          Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.

          Имейте ввиду, что если вы не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.

          Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе вам могут посчитать безответственным и легкомысленным человеком.

smska.myblog.ws

Как правильно писать и оформлять электронные письма

» Как правильно писать и оформлять электронные письма

Сегодня обмен электронными сообщениями применяют практически все компании. Не всегда удается найти время или возможность пообщаться с партнерами, клиентами или коллегами лично. Соблюдение общепринятых правил общения в сети (сетикета) значительно облегчает понимание между сторонами, делает общение более удобным и обоюдно эффективным. Стиль переписки в сети безусловно должен быть официальным. Электронные письма делового характера должны быть предельно лаконичными, их тексты-логичными, грамотно написанными и оформленными. Электронное письмо пишется хорошо читаемым шрифтом с применением прописных букв в начале предложений, собственных имен и названий. Недопустимо написание текста только прописными или только строчными буквами. Текст следует правильно форматировать, разделять на абзацы, применять пустые строки для отделения законченных мыслей.

Оформление и структура электронных писем

В некоторых компаниях переписка ведется согласно общим корпоративным стандартам. В таком случае все письма пишутся по единому шаблону, содержащему обращение с контрагенту и реквизиты автора письма: ФИО, должность, контактный телефон, электронный адрес и ссылка на сайт компании. Автору остается только дополнить шаблон содержательным текстом. В остальных случаях рекомендуется составлять официальное электронное письмо, руководствуясь следующим планом:

  • логотип компании-отправителя;

  • официальное приветствие;

  • цель обращения;

  • краткий основной текст;

  • личные реквизиты автора;

  • ссылка на сайт компании.

Заполнение реквизитов электронного письма

Оформляя деловое электронное письмо, не забудьте заполнить поля почтовой программы. Обязательны для заполнения такие поля:

1) Тема.

Письма без указания темы могут быть восприняты адресатом как спам электронной почты и могут быть удалены. Укажите тему предельно четко и кратко.

2) Кому.

Электронный адрес получателя. Если их несколько, адреса вводятся через запятую.

3) Важность письма.

Ставьте эту отметку объективно, не злоупотребляя этой функцией. Человек, ежедневно получающий большое количество писем, просматривает помеченные письма в первую очередь.

Размер официального письма

По правилам сетикета электронное деловое письмо должно быть вдвое короче, чем бумажное. Если вам совершенно необходимо передать большой объем информации, оформите краткое сопроводительное письмо и прикрепите к нему вложение в виде отдельного файла. Если же ваше вложение превышает по объему 500 килобайт, лучше для его пересылки использовать не электронную почту, а другой веб-интерфейс.

Важные правила деловой переписки по электронной почте

Оформите разные ящики электронной почты для официальной и личной переписки. Так вы не обнародуете случайно информацию приватного характера.

Проверяйте рабочую почту не реже двух раз в день. Таким образом, вы не пропустите важное письмо.

На деловое электронное письмо нужно обязательно ответить в течение двух суток.

Некоторые вопросы реально проще и быстрее решить по телефону. Экономьте свое и чужое время.

Помните: несоблюдение сетикета может повредить вашей деловой репутации!

Статьи на похожие темы:

svenec.com

Как правильно написать электронное письмо образец. Электронная почта. Основные принципы написания писем

"…мне бы не хотелось, чтобы электронная почта представлялась вам каким-то чудовищем. Большинству людей нравится эта форма общения – нужно только отвести ей должное место в распорядке дня".

(К. Крампиш)

Переписка по электронной почте является относительно новым видом эпистолярного жанра, в котором есть свои особенности отличающие ее от традиционного "бумажного" общения. В Интернет даже существует такое понятие как "нетикет" (сетевой этикет) – набор правил используемых для общения в Сети. Часть этих правил относятся к общению через электронную почту. Знание этих правил поможет вам с наибольшей эффективностью вести переписку со своими друзьями и коллегами. Давайте рассмотрим основные моменты, которые необходимо знать при использовании e-mail.

Стандарты и юридические требования для деловой переписки по электронной почте

Электронная почта все чаще заменяет классическое деловое письмо, делая его столь же важным. По этой причине в почтовом сообщении сегодня должны соблюдаться формальные критерии. Они не только рекомендуются по причинам изображения; Некоторые руководящие принципы регулируются законом и могут привести к несоблюдению правовых последствий, например. Предупреждения, влекущие за собой.

Однако до сих пор не было известно ни одного случая, когда было выдано предупреждение. Это руководство, а не юридически обязательное. Тем не менее, вы должны отметить следующее. Внешний вид сообщения отличается в зависимости от почтового программного обеспечения и размера окна, поэтому электронное письмо не форматируется на основе представления отправителя. В дополнение к вежливым «С уважением» или «С уважением», они включают в себя имя и фамилию отправителя и название компании - разделенные пустой строкой.

  • Интервал между линиями равен 1, между абзацами устанавливается пустая строка.
  • Текст - это текст без разделителей и разрывов.
  • Субъект должен быть заполнен и содержать ключевое слово в почте.
Поэтому он воспринимается как стандарт.

Неформальность стиля общения.

Приступая к переписке через электронную почту, вам нужно будет привыкнуть к новому стилю общения. Некоторые правила, характерные для "бумажной" почты здесь не используются. Так, совершенно нормальным считается отсутствие привычных приветствий, таких как "здравствуйте", "уважаемый", "дорогой" и т. п. Вместо этого нормой считается начать свое письмо с приветствия "привет", либо вообще опускать приветствие или обращение и сразу же переходить к сути дела.

Юридические требования для подписи в деловом почтовом трафике

Отклонения от этого стандарта могут быстро быть небрежными и непрофессиональными. Подпис

www.homezakon.ru