Как правильно написать деловое письмо. Как правильно написать деловое письмо


Как правильно написать деловое письмо

Как правильно написать деловое письмо

В своей жизни я видел довольно много по-настоящему ужасных писем.  Поначалу меня даже удивляло, как неглупые люди могут так писать. С появлением электронной почты мы можем рассылать огромное количество писем, ничего при этом не тратя, кроме своего времени. Поэтому эпистолярная переписка многократно возросла, увеличилось и число абсолютно бестолковых посланий. А знаете ли вы, как правильно написать деловое письмо?

Правила довольно просты. Основам этого «ремесла» учат еще в школе.

Если ваша позиция в организации достаточно высока, то не исключено, что в вашем распоряжении имеется секретарша, которая отвечает за грамотное написание деловых писем. Но большинству из нас следует хорошенько запомнить основные моменты составления бизнес-письма.

И не думайте, что в письме самое главное — суть, а оформление собственных мыслей не так важно. Если структура письма не будет соблюдена, его могут даже не прочитать.

Структура делового письма

Правила составления бизнес-послания не очень жесткие, но все вместе они формируют формулу, позволяющую ясно выразить свое намерение. Если все сделано по этим правилам, то читатель не будет гадать о том, в чем состоит основная мысль и, что от него хотят.

Официальное письмо должно содержать следующие элементы (сверху вниз):

  • Обратный адрес и дата: (Верхний левый угол). Этот элемент пригодится в том случае, если письмо попадет к адресату без конверта. Хотя это маловероятно, но лучше, если данный момент будет соблюден. Если текст размещен на официальном бланке, то он уже содержит адрес, телефоны и другие контактные данные. Дублировать их не стоит.
  • Почтовый адрес получателя: (Справа, строкой ниже обратного адреса или под шапкой бланка). В офисах письма часто извлекаются из конвертов, а указание лица, которому оно предназначено, поможет посланию найти своего адресата.
  • Обращение: (Двумя строками ниже адреса получателя или отступив 1/3 страницы) Старайтесь избегать «Уважаемый товарищ!» или «Тому, кого это может касаться!». Если вы не называете получателя по имени отчеству, значит, не знаете, кто будет читать письмо, и показываете, что вам все равно, к кому оно попадет. Если вы действительно хотите, чтобы конкретный человек что-то предпринял, прочитав ваше письмо, обратитесь конкретно к нему.
  • Основная часть. Основная часть письма состоит из трех частей:
    • Введения, где объясняется, кто вы такой и почему пишите;
    • Центральной части, где раскрываются детали и приводятся аргументы;
    • Завершающей части, где вы сообщаете читателю, какое именно действие ожидаете от него.
  • Прощальные пожелания: (По левому краю, двумя строками ниже основной части). Это строка до подписи. Если вы знакомы с адресатом лишь формально или незнакомы вовсе, то можете поставить «С уважением» (для письма на английском языке — Faithfully yours). Письмо человеку, с которым вы хорошо знакомы, можете завершить фразой «Искренне Ваш» (на английском языке — Sincerely yours, Sincerely, а для США — Yours truly). Не пытайтесь вставить нечто более дружественное или жеманное, только если вы не а) очень тесно знакомы с получателем и общаетесь неформально; б) вы являетесь публичной фигурой и подобная подпись является вашим «личным знаком».
  • Подпись и ее расшифровка: Если под письмом стоит подпись, то это означает, что написавший его отвечает за свои слова. Так как расшифровать подпись большинства людей довольно сложно, то добавьте строку-две со своим именем, фамилией, должностью, чтобы читатель понял, от кого именно получено письмо.
  • Приложения: (Ниже подписи и расшифровки) Если вы прилагаете к деловом письму любые дополнительные материалы, то перечислите их. Например: Приложения (2): брошюра, прайс-лист. Можно также указать количество страниц. Например: Приложения (1 на 4 л): программа.

Одно из важнейших правил того, как правильно написать деловое письмо — это корректировать, корректировать и корректировать снова. Если друг может простить грамматические ошибки и неудачные обороты, то в бизнес-письме на это обратят внимание в первую очередь (это может быть единственное, что запомнят из вашего письма). Если вы хотите произвести впечатление, то постарайтесь быть максимально безупречным.

kakdelateto.ru

Как правильно написать деловое письмо

Иногда в бизнесе встает вопрос о написании делового письма или коммерческого письма. Деловые письма пишут своему деловому партнеру, в банк для получения займов или ссуд, в налоговую, а также пишут рекламные письма для продвижения своих товаров и услуг… Те, кто не знает как писать деловые письма или делает это столь редко, что потом забывает, когда опять возникает необходимость, то пять ниже перечисленных шагов помогут разобраться в составлении деловых писем.

Итак, перед Вами возникла задача написать деловое письмо, и тем более это нужно написать быстро. И вот лихорадочно, вы начинаете думать, как это сделать, либо воспользоваться услугами копирайтера, либо попытаться написать письмо самому. Подумайте еще раз.

За пять простых шагов и некоторой практики, вы можете сами стать копирайтером и сэкономить деньги, которые вы могли бы потратить на стороннюю помощь.

Как правильно написать деловое письмо - 5 основных этапов 2

Почему так важно написать деловое письмо?

Причина делового письма лежит в его форме, весь бизнес основывается на контактах или бизнес-коммуникациях, а контакты важны для создания положительных результатов в бизнесе. Эффективное создание делового письма способствует положительным результатам бизнеса во многом, в том числе:

  • Создание ценности Вашего бизнеса для заинтересованных партнеров;
  • Показать заинтересованным партнерам стратегии и цели вашего бизнеса;
  • Показать, что компания или Ваш бизнес постоянно развивается.

Предложенные ниже советы улучшат способ делового письма, которым Вы в настоящее время владеете — от неофициальной электронной почты до полного делового предложения.

Шаг 1: Изучите свою потенциальную аудиторию

В какой позиции общения Вы находитесь с Вашей потенциальной аудиторией? Ваша аудитория является внутренним или внешним фактором по отношению к Вашей организации? Это самые основные вопросы, которые связаны с вашей аудитории. Если вы не будете изучать вашу аудиторию, то у вас не будет достаточной информации, и Вы не сможете писать качественные деловые письма.

Познакомьтесь с вашим читателем. Как это сделать? Если это один конкретный человек, то наверно у него есть помощник, который может дать вам некоторое представление о нем. Может быть люди, находящиеся в подчинении данного человека, смогут дать вам несколько советов. Есть ли отдел по связям с общественностью, который также поможет Вам определить интересы и стиль общения с представителем потенциального партнера по бизнесу? Ответы на эти вопросы могут быть решающим фактором как реагирует ваша аудитория на ваше письмо.

Как правильно написать деловое письмо - 5 основных этапов 1

Найдите минутку, чтобы рассмотреть предпочтительный стиль общения с вашим читателем. Подумайте о том, как Ваши читатели общаются с вами или другими. Начинают вести разговор, как поживает Ваша семья, или сразу переходят к делу? Преобладающим является разговор о деле, но многие профессионалы бизнеса предпочитают строить отношения на доверии и известности.

И они не будут читать Ваши электронные письма, в которых Вы сразу переходите к делу. Начиная писать деловое письмо, необходимо знать, где разместить главное: в начале или в конце.

Необходимо также помнить о важной вещи, изучая Вашу целевую аудиторию, подумайте об их проблемах и потребностях. Поставьте себя на место Вашего читателя, который откроет Ваше письмо с вопросом, «Что находится в письме для меня?». Если Вы это не делаете от имени своего читателя, Ваше сообщение может быть пропущено.

Шаг 2: Выберите канал связи

Как только Вы решили, что знаете свою аудиторию, Вы можете сделать обоснованное решение о выборе канала связи. Каналы, или способы коммуникации, можно разделить на внутренние или внешние, формальные или неформальные. Опять же, это только первый шаг. Подумайте, нужна ли ваша информация читателю и будет ли он ей следовать. Если да, то как лучше преподнести эту информацию? Эти вопросы помогут вам решить, какую форму деловой переписки лучше всего применить в виде брошюры, письма, записки, электронной почты или что-то еще.

Шаг 3: Выразите словами желаемое действие. В деловом письме необходимо добиться от читателя конкретных действий

Если вы не ясно выразите суть делового письма, то и читатель ничего не поймет, что Вы от него хотите.

С другой стороны, четкое изложение цели вашего сообщения приведет Вас к тому, что у вас появиться больше шансов убедить читателя к действию. Время имеет существенное значение в деловой переписки. У Вас есть только момент, чтобы позволить аудитории узнать, что-то, что Вы предлагаете, является для нее ценной и заставит ее действовать.

Как правильно написать деловое письмо - 5 основных этапов 3

Шаг 4: Думайте как репортер

Как репортер, ответьте на пять вопросов: кто, что, где, когда, почему (и как). Помните, что деловое письмо будет понятым, если оно будет «к месту». Не пишите истории и «интересные» второстепенные детали, если они непосредственно не касается того, что Вы хотите получить от своего читателя.

Если у вас есть читатель, то в деловом письме сразу ответьте на предполагаемые вопросы:

  • Какую помощь ждет от меня читатель?
  • Какие выгоды получит читатель?
  • Что должен сделать читатель?
  • Когда читатель должен сделать это?
  • Что произойдет, если читатель действительно предпримет меры?
  • Что произойдет, если читатель не предпримет меры?
  • Кто еще извлечет выгоду? Почему?
  • Куда читателю обратиться за дополнительной информацией?
Шаг 5: Заключите сделку

Предложите продажу в конце вашего делового сообщения. Узнайте от читателя его действия, которые вы от него ожидаете, и когда вы этого ожидаете. Это — «заключительная» техника, которая является наиболее эффективной с потенциальной аудиторией. В конце письма предоставьте гарантии, которые укрепит ваше предложение.

Заключительное слово

Помните, если Вы посвятите несколько минут для упорядочения Ваших мыслей, используя вышеописанный процесс с пятью шагами, может улучшить Вашу работу, независимо от содержания.

После каждого взаимно содержащего шага Вы сможете легко составить любое деловое письмо, и тем самым получите отличные результаты в вашем бизнесе.

pristor.ru

Как правильно написать деловое письмо

В нынешнее время деловые люди общаются по деловым вопросам с помощью электронной почты и Интернета. На данный момент это самая удобная форма передачи информации. Но, в то же время существует и форма классической переписки, когда письмо пишется на офисной бумаге, и упаковывается в конверт.

 

Не смотря на то, в каком виде ведётся переписка, существуют общие универсальные правила написания делового письма.

Первым вопросом, который возникает – это с чего начинать письмо, и как его заканчивать. Также существует определённая последовательность размещения в письме информации, оформление письма и порядок употребления в письме специальных терминов. Грамотная переписка – это залог успеха, и своеобразная визитная карточка компании.

Начинается деловое письмо обычно со слов приветствия и обращения к партнёру. Например, «уважаемые господа», «уважаемый господин директор» и так далее. За тем, коротко излагается цель письма. В таком случае можно использовать шаблоны и фразы: «Прошу Вас», «Подтверждаю что», и прочие.

В следующей части письма следует изложить основную суть послания. Затем идёт завершение. В последних сроках нужно изложить итоги обращения. Можно также использовать фразы «Заранее благодарим за», «Уверены что», «Прошу извинить за», и так далее.

Любое деловое письмо завершается фразой и подписью отправителя. Также в конце письма можно указать название компании, адрес и телефон, и другая контактная информация. Можно, например, использовать фразу «С уважением ».

Во многих случаях, особенно это касается «электронного» письма, используется постскриптум. Выделяется этот абзац обычно английскими буквами «Р» «S». В этом абзаце обычно пишется любая информация, которая имеет косвенное отношение к сути письма, но в то же время представляет для адресата особую важность.

На смотря на ряд преимуществ «электронного письма», у обычного письма, отправленного по почте, имеется также свои прелести. Например, если такое письмо оформляется на фирменном бланке, то это служит своеобразной визитной карточкой фирмы.

Также очень важно не откладывать ответ на письмо, полученное от Вашего делового партнёра. В любом случае очень важно отправить ответ. Даже если Вы не готовы конкретно решить проблему, и чётко ответить на полученное послание, нужно известить Вашего партнёра о том, что Вы получили его письмо.

А сформулировать ответ можно, написав, что ответ на интересующий Вашего партнёра вопрос будет дан в ближайшее время.

laudator.ru

Как написать деловое письмо

Как написать деловое письмо Если вы думаете, что писать письма уже давно неактуально, то вы ошибаетесь. Пусть даже не написанные от руки, не запечатанные в конверт и не доставленные с помощью обычной почты, а переданные с помощью интернета, они до сих пор являются удобным и важным источником информации.

Письма для общения с друзьями и родственниками, а именно их оформление, не имеют жестких требований. Однако осталась сфера, в которой этому уделяется должное внимание. Речь идет о деловой переписке – важнейшей части взаимоотношений между партнерами, клиентами, заказчиками, работодателями и сотрудниками. Необходимо четко знать, как правильно написать письмо, чем отличается деловое письмо от личного, что должно включать в себя оформление письма, как писать письма для разных ситуаций, в какой последовательности поместить информацию, какие слова следует употреблять.

Деловое письмо – это своего рода визитная карточка компании. Поэтому грамотно составленное деловое письмо – залог формирования позитивного имиджа компании. Современное деловое письмо – это, прежде всего, служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них.

Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомерным с юридической точки зрения. Правильно оформленное, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо – один из залогов успеха вашего дела. Для написания обычно используется фирменный бланк с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами.

Шапка письма, которая содержит обращение к адресату, обычно оформляется так: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом. В зависимости от ситуации можно использовать следующие примеры обращений: “Уважаемая госпожа Иванова!”, “Уважаемый Михаил Петрович!”, “Уважаемый господин директор!”, “Уважаемые господа!”. Обращение размещается посередине страницы. При этом следует учесть, что в деловом письме в обращении неприемлемы сокращения типа “г-н”, “г-жа” или употребление инициалов человека.

Далее следует вступление, где необходимо кратко и четко сформулировать основную цель делового письма, причину, по которой отправляется данное письмо. Следующий раздел – основная часть, где излагается основная идея и суть делового письма. Потом идет краткое резюме, подведение итогов. Здесь чаще всего употребляются следующие фразы: “Надеемся/надеюсь…”, “Уверен/уверены…”, “Просим извинить за задержку с ответом” и т.п.

Заканчивается деловое письмо вежливой подписью: “С уважением,… (должность адресанта), … (ФИО адресанта)”. По мере необходимости можно указать контактный номер телефона, название и физический адрес компании, адрес сайта компании. Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью. Цель большинства документов – заинтересовать адресата, убедить его, заставить действовать в нужном для автора направлении. Поэтому текст письма должен быть однозначным, лаконичным, точным и ясным.

Как написать деловое письмо

strana-sovetov.com