Служебная записка: как написать, пример, скачать образец. Как писать служебное письмо


Как писать служебную записку директору образец Письма, записки Полезные шаблоны

образец визирования служебной записки

как написать служебную записку директору

Блин! Скоро вопросы будете задавать типа "Как?", "А", "А где?". "Помогите". Люди пишите подробней вопрос. Теперь по теме: Служебная записка . если подробная должна содержать - преамбулу, основную часть и вывод. Служебная записка создается по. [дальше]

Докладная на коллегу? Посоветуйте

Напишите докладную, обязательно пусть секретарь ее завизирует, чтобы она прошла по входящей корреспонденции. Лично с ней поговорить. Сказать что так дела не делаются. Не заставляйте меня обращаться к директору и тд. Ну там придумайте) пишите докладную записку . с указанием дела по существу. Визируете у секретаря, чтобы на вашем экз. поставили. [дальше]

У нас беда. Я узнала, что учитель заставляет ползать

Обязательно минуя Директора школы решайте ВСЁ в вышестоящих инстанциях, паралелно подключив СМИ. и не задерживайте время уйдёт, успеют подготовиться к защите. Удачи Вам. Защитите своё дитя. *Съёмки не обязательны, достаточно будет того. сначала к директору Это, конечно, недопустимо.Идти нужно к директору школы. к директору! сначала в администрацию школы,а попутно в прокуратуру,затем выше по инстанциям,но сначало получите доказательства,дети не потвердят Это не у вас беда а. [дальше]

Помогите, пожалуйста Нужен примерный текст "Инструкции по делопроизводству кадровой службы "

1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее-Инструкция) устанавливает единые правила кадрового делопроизводства в ОАО Чувашэнерго (далее Общество) и направлена на совершенствование кадровой работы. 1.2. так и наберай в поисковике фразу, или набери делопроизводство. а там будут подпункты Не точно поставлен вопрос! Уточняйте! Какая структура. Ведомство?! [дальше]

Люди помогите пожалуйста. нужен "приказ об изменении должностного оклада" ( образец )

Ну вообще-то это не кадры приказ делают. Этот приказ готовят ОТиЗ. Сначала они делают изменение штатного расписания. И на основании этого изменения готовят приказ по общему отделу.Увеличение оклада сотруднику на предприятии возможно только. [дальше]

Помогите с документацией

1-а 2-б 3-а 4-г 5-в 6-б 7-г 8-в 9-б 10-а Это просто мое мнение. Было очень интересно))) [дальше]

Наложение дисциплинарного взыскания (вн.)

акт составляется сразу же после совершения проступка на месте(неважно какого, напился, отсутствовал на работе и т.п.), потом составляется объяснительная и на основании 2 документов составляется приказ о наложении дисциплинарного взыскания. [дальше]

Как написать служебную записку?

Служебной запиской называют специальный дополнительный документ, являющийся главным основанием для руководителя, желающего принять то или иное решение в форме локального правоустанавливающего акта. Служебная записка, с точки зрения делопроизводства и трудового права, не является обязательной, но она может быть установлена локальными нормативно-правовыми актами предприятия. Этот вид документов зачастую применяется на практике, но во всероссийском классификаторе управленческих документов отсутствует. Итак, давайте рассмотрим, как правильно написать служебную записку.

Особенности служебных записок

Зачастую служебные записки составляются для решения вопросов относительно информационного, материально-технического или хозяйственного обеспечения. Проще говоря, служебной запиской является переписка между несколькими структурными подразделениями. Чаще всего они содержат предложения или просьбы. В отличие от докладных записок, служебные создаются, чтобы поддерживать связь между отделами на горизонтальном уровне, то есть они создаются от имени работника и пересылаются на имя работника. Составляются они только в том случае, когда должность отправителя равнозначна должности получателя. Если же служебную записку составляет руководитель, то чаще всего она касается решений об отправлении в служебную командировку.

Если будет выявлен факт изготовления продукции с некоторым браком, то при наличии нескольких жалоб покупателей, руководитель организации имеет право отправить в адрес аттестационной комиссии служебную записку, в которой будут подробно описаны причины несоответствия работника тем требованиям, которые предъявляются к его должности. На основании служебной записки будет произведена дополнительная аттестация сотрудника. Также служебные записки используются и для того, чтобы был сокращен испытательный срок для определенного работника. Такая служебная записка составляется на имя генерального директора. Если же говорить о юридической значимости служебных записок, то можно отметить, что они могут являться доказательствами в суде.

Правила составления записки

Пишется служебная записка на обыкновенном листе формата А4. На нем в обязательном порядке указываются реквизиты, размещенные в соответствии с ГОСТами. Такими реквизитами являются:

  • наименование подразделения
  • дата
  • регистрационный номер
  • название документа
  • текст
  • адресат
  • подпись отправителя (указать должность).
  • Чтобы знать, как написать служебную записку, необходимо учесть, что такой документ оформляется привычным шрифтом величина букв 14, междустрочный интервал 1,5. Прописными буквами пишется наименование документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА). Располагаться надпись может как посередине, так и около границы левого поля. Дату необходимо писать строго арабскими цифрами, например, 02.01.2013. Если на предприятии действует регистрационная система, то на служебной записке проставляется также и регистрационный номер. В результате передачи служебной записки составляется резолюция по затронутому вопросу.

    Такой вид документа как служебная записка может иметь и краткий заголовок, который передаёт суть проблемы. В его формулировке согласно правилам оформления документации обязательно включить букву «о». Например, «о направлении К. в командировку». Делится текст служебной записки на две части. В одной части пишут факты, которые стали основанием для составления документа, а во второй фиксируются все выводы и решения. Если в записке имеется приложение, то о нем делается отметка в оформлении. Теперь вы знаете, как написать служебную записку. Образец её представляет собой пустой бланк документа, рассмотренный ниже:

    Начальнику Производственного отдела Иванову В.К. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 17.01.13 № ___ В связи с изменением производственных мощностей нового оборудования в помещении № ___. прошу направить специалиста для дальнейшего устранения неполадок.

    Таков образец написания служебной записки.

    Докладная записка на сотрудника

    24 марта 2013, просмотров: 89710, Раздел: Документы

    Докладная записка – это документ . содержащий подробное объяснение какого-либо вопроса составителем, этот документ заключается выводами составителя. Докладная записка адресована вышестоящим лицам, и бывает оформлена по-разному, также она может иметь разное содержание.

    Виды докладных записок

    Докладные записки бывают разных видов. Среди них выделяются инициативные, информационные и отчетные. Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата к каким-то действиям. Информационная докладная записка дает информацию о том, как проводится работа, и составлять такую записку нужно регулярно. Отчетная докладная записка информирует руководителя о произошедших в организации изменениях.

    Докладная записка на сотрудника может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка обычно посылается в вышестоящую организацию, и пишется на специальном листе бумаги. Внутренняя докладная записка пишется на обычной бумаге, и пишется по инициативе одного из работников.

    Как оформить докладную записку на сотрудника?

    Есть определенный образец докладной записки. Так, в правом углу сверху нужно написать имя, отчество и фамилию адресата. Чуть ниже напишите своё имя, отчество и фамилию.

    Посреди документа пишется « Докладная записка ». Докладная записка на сотрудника состоит из двух частей. В первой части вы рассказываете о том, что сделал сотрудник, на которого вы жалуетесь. Укажите, какие конкретно внутренние правила распорядка организации он нарушил, и какие последствия может вызвать его проступок.

    Вторая часть докладной записки посвящена тому, как нужно поступить с провинившимся сотрудником. Предложите начальнику разобраться в конфликте, но не пишите в приказной форме, что надо делать. Не предлагайте наказывать сотрудника. Руководитель сам разберется, как воздействовать на него.

    После написания документ надо распечатать и подписать, после этого его можно послать лично директору или послать по почте.

    Докладная записка часто составляется по поводу отсутствия сотрудника на рабочем месте. Если сотрудник отсутствовал на рабочем месте более трех часов, то он должен дать объяснение по этому поводу. Если он не может дать объяснения, то на него составляется докладная записка руководству. За что можно привлечь к ответственности работника? За неисполнение трудовых обязанностей, за нарушение трудовой дисциплины, нарушение трудового договора.

    Если работник пропустил работу по уважительной причине, то по этому поводу пишется объяснительная записка. которая помещается в дело. Если у работника отсутствуют уважительные причины, то такую докладную записку можно считать основанием для дисциплинарного взыскания. Но если после нарушения работником дисциплины прошел месяц, то дисциплинарное взыскание применяться не может. Докладная записка на сотрудника учитывает, сколько раз было совершено нарушение. Если больше трех раз, то есть все основания для увольнения.

    Докладная записка образец:

    Что такое служебная записка и для чего она нужна

    Большинство людей совершеннолетнего возраста являются работниками в той или иной организации. Люди обращаются к начальству с просьбами или пожеланиями через заявления или служебные записки. Опишем процесс составления и передачи документов для руководителя.

    Что это такое?

    Для начала необходимо разобраться в том, что собой представляет служебная записка. Это документ, который является внутренним или внешним, в зависимости от функций и адресата. Такая служебная записка чаще всего адресована вышестоящему лицу от его подчиненных и является своего рода просьбой, замечанием или предложением.

    В зависимости от смысла служебной записки она может быть докладной, объяснительной, пояснительной или аналитической.

    В этом документе чаще всего освещаются технические или хозяйственные проблемы, дается описание спорных ситуаций или предоставляется объяснение, которое требует от вас начальство. Главное отличие служебной записки состоит в том, что в ней не только оговаривается суть проблемы, но дано также ее подробное описание, а иногда - пути решения.

    Служебная и докладная: сходства и различия

    Некоторые работники путают докладную и служебную записки, и это неспроста. Сходство есть, однако имеются и различия. Давайте в этом разберемся. Итак, смысл и той, и другой записки состоит в том, чтобы сообщить начальству о каком-либо сбое в работе. Однако в докладной чаще всего сообщается о проблеме, а в служебной записке есть еще и просьба ее устранить, а иногда указываются и пути решения той или иной проблемы.

    Составление служебных записок для начальства

    Чаще всего такие документы направляются именно руководству. Это связано с тем, что служебная записка - это документ, в котором сообщаются какие-либо внутренние проблемы. Пример служебной записки нигде не прописан, образца текста нет, поэтому их составляют в произвольной форме. Самое главное - описать суть проблемы и предлагаемые пути ее решения. На что еще следует обратить внимание, так это на то, чтобы ваша служебная записка была зарегистрирована в организации. Таким образом можно точно удостовериться, что она дойдет до начальства.

    Однако ситуации бывают разными. Представьте себе, что вы пишете служебную записку не о поломке техники, а, например, о сотруднике вашей компании, который в чем-то провинился. Ситуации бывают разными. Ваша служебная записка может быть просто потеряна. Чтобы такого не случилось, вы можете подстраховаться. Составьте служебную записку в двух экземплярах. Отдайте их на регистрацию секретарю и попросите на вашем экземпляре написать, что записка зарегистрирована по такому-то номеру, такой-то датой и принята к рассмотрению. Таким образом, даже если ваша жалоба не дойдет до начальства по каким-либо причинам, у вас есть подтверждение и ее текст.

    Обмен служебными записками между обособленными подразделениями

    Иногда служебные записки служат средством общения между обособленными подразделениями одной и той же фирмы. Составление такого документа для другого подразделения ничем не отличается от записки для руководства. Единственное отличие, которое есть, - это то, что необходимо указать сами подразделения, можно также указать и адрес. В этом случае служебная записка все равно является внутренним документом.

    Шапку служебной записки надо оформлять по образцу заявления, которое пишется на имя руководителя. Далее пишется сам текст, в котором поясняются все проблемы конкретного подразделения. Желательно описать не только суть проблемы, но и подробно все нюансы. Также можно предложить способы ее решения.

    Обязательно должны быть указаны реквизиты документа: дата и номер. Это нужно для того, чтобы он стал официальным.

    Служебные записки в другую организацию

    Однако иногда бывает, что она выступает в роли внешнего документа. Довольно распространенный случай написания служебной записки - для другой организации. Таким образом компании обмениваются необходимой информацией. Также в этом случае служебная записка является документальным подтверждением претензии или просьбы.

    Такие записки оформляются также в произвольном виде. К ним могут прилагаться ксерокопии необходимых документов. Чаще всего такие записки оформляются на имя директора одной фирмы от главы другой. В случае переговоров с контрагентом обязательно надо оформить два экземпляра служебной записки. Второй экземпляр с печатью, подписью и регистрационным номером надо забрать себе и хранить этот документ до тех пор, пока проблема не решится.

    В случае написания служебной записки для другой организации вы можете в ответ получить такое же письмо. В этом ничего страшного нет. Возможно, руководство не совсем поняло проблему или просьбу, а может быть, просто решило предложить свой вариант развития дальнейших действий. Такую записку вы должны также зарегистрировать и отреагировать на нее или действием, или ответом на просьбу. Поэтому общение организаций через служебные записки может продолжаться довольно долго.

    Как правильно оформить служебную записку

    Начинается документ с наименования организации и данных человека, которому она предназначается, далее указываются собственные данные. Слова Служебная записка пишутся посередине. Далее с красной строки начинается текст. Как было указано ранее, он пишется в произвольной форме. В конце указывается дата и ставится подпись с расшифровкой.

    Если текст служебной записки большой, его разделяют на несколько абзацев. В первом из них идет описание проблемы. Во втором излагается сама просьба. В случае если просьба коллективная, в третьем абзаце можно указать отдел и фамилии тех работников, которые ее написали. В этом случае подпись на служебной записке ставится начальником отдела. Отдельно можно приложить листок с подписью всех работников.

    Служебная записка пишется на листе формата А4, как и любое заявление. Подпись должна быть собственноручной, а не факсимильной. Также желательно служебную записку оформить со своим порядковым номером и датой ее составления. Ее можно напечатать и на компьютере, но даже в этом случае подпись должна быть личной.

    Отправка документа посредством электронной связи

    Нередки случаи, когда в организации ведется электронный документооборот, и все просьбы и записки необходимо отправлять именно по Интернету или внутренней сети. В этом случае пугаться не надо, в этом ничего страшного нет. Однако для этого желательно иметь личную электронно-цифровую подпись, чтобы можно было подтвердить свою просьбу.

    Или же можно написать служебную записку на листе бумаги, подписать ее и отсканировать. Электронную версию отправляете на необходимый адрес и ждете ответа.

    Всегда ли нужно оформлять свое предложение письменно

    Зачастую встает вопрос: а можно ли обратиться к руководству предприятия в устной форме? Ответ очень прост: обратиться устно всегда можно, но даст ли это какие-то результаты, неизвестно. Письменное же сообщение всегда является официальным документом, независимо от его содержания и адресата. А вот устное сообщение - это просто слова, на которые может и не быть ответа.

    Поэтому можно посоветовать все предложения, объяснения и пояснения для начальства оформлять исключительно на бумаге. Иначе просто можно не получить ответной реакции на свою просьбу или предложение.

    Служебная записка - это искусство!

    Так как же писать служебные записки, чтобы они приносили реальную пользу?

    Приведу несколько примеров своих служебных записок, которые я писал в бытность свою директором по маркетингу одной небольшой, но очень гордой фирмы.

    Первый пример.

    Вводная: Есть бюджет мероприятия. Мероприятие проводится на природе, свежем, так сказать, воздухе.

    Время проведения - июль 2006 года.

    Тип мероприятия - некий фестиваль "Громкой музыки". Наша компания, как один из партнеров фестиваля, устраивает локальное действо. Для чего на лоно природы командируется несколько отроков. Погода в том июле была не особо летняя, так как ночная температура опускалась до +4 градусов, да еще и река была рядом.

    Посланные с благими намерениями отроки взяли из всех возможных средств защиты от холода единственное, на их взгляд, правильное - огненную воду. Как известно, водка - суть жидкость. Посему, ни на себя положить, ни под себя подстелить ее не удастся. Наличие же ее внутри подростковой биологической субстанции не предотвращает губительное воздействие холода, а просто скрашивает неотвратимо наступающий "холодец" со всеми вытекающими последствиями для молодого деградирующего организма.

    Так как наличие водки и отсутствие теплой одежды и снаряжения (коврики, спальники) выяснилось только на второй день пребывания ушельцев на точке действия, а фестиваль проводился дня эдак четыре, было решено в срочном порядке организовать закупку и отправку снаряжения в адрес страждущих. А расстояние до них было более 200 километров.

    В связи с этим, мне пришлось в срочном порядке выбивать деньги из прижимистого руководства, которое сказало ранее - денег нет и не будет! Для чего и была написана приведенная ниже служебная записка.

    Генеральному директору ООО «ТРИ Буквы» Важному И. И.

    От директора по маркетингу Зенина В.В.

    Копия - Директору департамента обеспечения деятельности

    ООО «ТРИ Буквы» Нужному Е. Е.

    Служебная записка

    В связи с неблагоприятными погодными условиями в районе проведения фестиваля "Громкой музыки ", выразившимися в резком понижении температуры в ночное время до +4 +6 градусов, прошу Вас выделить средства для закупки ковриков теплоизоляционных туристических в количестве 5 (пяти) штук и спальных мешков в количестве 5 (пяти) штук.

    Также, прошу Вас дать указание соответствующим службам организовать доставку данного снаряжения к месту проведения мероприятий сегодня (21.07.06) в течение дня.

    Нахождение сотрудников компании на данном мероприятии без соответствующего снаряжения, может отрицательно повлиять на здоровье откомандированных лиц (простудные заболевания дыхательных путей, переохлаждение почек и поясничного отдела и т.д.).

    Так как данные средства не были предусмотрены бюджетом, а возникли в связи с форс-мажорными обстоятельствами, прошу Вас выделить средства из резерва бюджета компании.

    В дальнейшем, закупленное снаряжение будет использоваться в рамках проведения подобных мероприятий.

    21.07.06

    Зенин В.В.

    Результат: в этот же день было закуплено и отправлено в нужном направлении все, что требовалось в записке.

    Мораль: Умело подобранное слово - сильнее цифры в бюджете!

    Так как же писать служебные записки, чтобы они приносили реальную пользу?

    Приведу несколько примеров своих служебных записок, которые я писал в бытность свою директором по маркетингу одной небольшой, но очень гордой фирмы.

    Второй пример.

    Вводная - наша контора сидит на бывшем советском предприятии (какая-то база). Ее вовремя "прихватизировала" группа лиц из южных регионов бывшего СССР. Территория, заботливыми руками таджиков-универсалов, приведена в божеский вид, включая прекрасно сделанный ремонт внутренних помещений, включая изысканную отделку стен гипсолитовыми листами. На стены нанесена изумительная по красоте водоэмульсионная краска серого цвета. Наша контора - крупнейший арендатор этой территории.

    Суть проблемы - арендодатель не позволяет произвольно воткнуть в стену булавку или вбить гвоздь. Аргумент следующий: "Вы съедите, а нам потом на ремонт тратится! Труд таджиков и водоэмульсионка нынче дороги!"

    Задача - обустроить мое трудовое место, а именно - повестить прекрасную по красоте и точности карту города Москвы, для чего необходимо вкрутить в стену 2 (два) шурупа.

    Я, имея при себе шурупы и автомобильную отвертку, попытался проделать столь сложную операцию - вкручивание шурупов в стену. Но был остановлен своевременными и решительными действиями нашего коммерческого директора, который запретил делать это.

    Мне было рекомендовано напистаь служебную записку, с нижайшей просьбой повесить карту на стену. Что и было сделано.

    Но так как сама по себе постановка вопроса была несколько странна, то и записка была выдержана в духе абсурдизма и изощренного цинизма.

    Начальнику отдела материального и технического обеспечения ООО «ТРИ Буквы» Важному И. И.

    От директора по маркетингу Зенина В.В.

    Служебная записка

    Прошу Вас согласовать с представителями арендодателя вопрос о возможности инсталляции на глубину не более 30 мм в две стены кабинета, шурупов в количестве 2 (две) штуки на одну стену. Итого: 4 (четыре) шурупа.

    В случае положительного решения вопроса об инсталляции, прошу рассмотреть вопрос о выделении, под мою ответственность, 4 (четырех) шурупов размером 5х40мм.

    По результатам проведенных работ, обязуюсь предоставить детальный отчет с фотографиями инсталлированных шурупов.

    Также прошу передать администрации арендованной территории пламенный привет и наилучшие пожелания.

    Данная инсталляция необходима в служебных целях, для закрепления на вышеназванных стеновых панелях визуальных картографических материалов (карта г. Москвы и карта РФ).

    14.10.05

    Зенин В.В.

    Результат: местный инсталлятор шурупов появился через полчаса после подписания записки и карта была повешена на стену.

    Мораль: Чтобы вкрутить в стену шуруп - просверли мозг руководителя в нужном месте сильным словом с победитовым наконечником!

    Это моя первая служебная записка после приема на работу в ООО "ТРИ буквы".

    Источники:bestpravila.ru, elhow.ru, bbcont.ru, www.syl.ru, www.zenin.ru

    Следующие:
    31 августа 2018 года

    mirshablonov.ru

    ❶ Как составить служебное письмо 🚩 Что такое служебная записка и для чего она нужна 🚩 Деловая этика

    Вам понадобится

    • - документы компании;
    • - печать организации;
    • - реквизиты адресата;
    • - приложенные документы;
    • - российское законодательство;
    • - ручка;
    • - бумага формата А4.

    Инструкция

    В левом верхнем углу документ должен содержать штамп предприятия, которое составляет информационное письмо. Если такового у организации не имеется, впишите полное наименование компании в соответствии с учредительными документами, иными документами (когда составитель – государственное или муниципальное предприятие) или фамилию, имя, отчество физического лица в соответствии с документом, удостоверяющим личность, если организационно-правовая форма фирмы – индивидуальный предприниматель. Напишите полностью адрес места нахождения организации (почтовый индекс, область, город, населенный пункт, название улицы, номер дома, корпуса, офиса) или адрес места жительства физического лица (если ОПФ фирмы-составителя – индивидуальный предприниматель). Укажите номер контактного телефона, факса (при наличии).

    В правом верхнем углу заполните реквизиты адресата. Впишите название занимаемой должности руководителя компании, его фамилию, инициалы в дательном падеже, укажите адрес места нахождения предприятия, учреждения, места жительства физического лица (если ОПФ организации – индивидуальный предприниматель).

    В содержании информационного письма впишите суть сообщения о каком-либо мероприятии, появлении видов выпускаемой продукции, предлагаемых услуг или другую информацию, которую вы желаете довести до сведения адресата. Укажите дату мероприятия, перечень товаров, услуг и другие данные, которые имеют отношение к сообщению в служебном письме. Сделайте ссылку на распорядительный документ организации или законопроект, если необходимо проинформировать адресата о мероприятии, которое будет проводиться в данной фирме, или, к примеру, продаже акций, доли одного из участников компании. Обычно первая часть письма состоит из причин составления документа, вторая – из выводов, предложений. Если к информационному письму прилагается перечень товаров, услуг или распорядительный документ предприятия, укажите названия документов.

    Укажите название занимаемой должности лица, которое составляет служебное письмо, его фамилию, инициалы. Заверьте документ печатью организации. Право подписи информационного письма имеет сотрудник, от имени которого оно написано. Это может быть директор компании, или руководитель определенного структурного подразделения.

    www.kakprosto.ru

    Как писать служебные письма | DOU

    оригинал.

    Сортировка входящих писем может сэкономить вам массу времени. Но как на счет писем, которые вы отправляете? Если вы хотите добиться эффективности и здесь, вы должны писать четкие письма, с которыми адресатам удобно иметь дело.

    Определитесь с целью письма

    Перед тем как набрать какой-либо текст в новом письме, ответьте себе на 2 вопроса:

    1. Зачем я это пишу? 2. Что должно быть результатом этого письма?

    Если вы не можете дать четких ответов, повремените с отправкой письма до тех пор, пока вы это сможете. Люди получают десятки, сотни и даже тысячи писем ежедневно, и поэтому, естественно, они адекватно реагируют только на хорошо продуманные письма, авторы которых ценят время и внимание получателя. Как правило, письма, написанные «как попало», не провоцируют нормального ответа. Поэтому если вам действительно что-то нужно, не поленитесь потратить время на то, чтобы ваши слова оказали требуемое воздействие.

    Укажите характер вашего письма

    Несмотря на то, что темы и содержимое писем могут быть различны, служебные письма, в принципе, можно разделить на 3 категории:

    Письма, информирующие о чем-либо («Лари Тэйт будет в офисе в понедельник в 10»). Письма, запрашивающие какую-либо информацию («куда ты положил папку „Лари Тэйт“?»). Письма, требующие действия («Не мог бы ты позвонить секретарю Лари Тэйта, чтобы напомнить о нашей встрече в понедельник?»).

    Получателю должно быть сразу понятно, к какой категории относится ваше письмо, поэтому отнеситесь внимательно к началу письма. Всегда старайтесь уместить детали и суть письма в первые предложения. Не бойтесь «тематических» фраз, которые открыто сообщают : 1) о чем письмо; 2) каким должно быть ответное действие читателя.

    Встреча с Лари Тэйтом в понедельник не может быть проведена в комнате 210, поэтому не мог бы ты проверить, свободна ли будет комната 300, и сообщили ли поставщику еды о смене места встречи? Пожалуйста, свяжись сегодня со мной по IM до 5 вечера.

    Вы не занимаетесь опознанием подозреваемого. Поэтому говорите по существу, и представьте, что никто не станет читать ваши письма дальше первого предложения. Позаботьтесь о том, чтобы ваше первое предложение было максимально содержательным — это и есть лучший способ заинтересовать получателя настолько, чтобы он стал читать ваше сообщение дальше.

    Краткость — залог получения ответа

    Это ужасно — проверяя свою почту за пять минут до окончания рабочего дня обнаруживать настоящие письма-повествования, ожидающие вашего ответа и растягивающиеся на несколько страниц. Естественно, не возникает никакого желания читать их и отвечать на них.

    Существует отличный способ повысить эффективность вашего письма: уместите сообщение на одну страницу. Не зря размещение рекламы вверху страницы всегда стоит значительно дороже, чем внизу — это единственная часть страницы, которую увидит каждый.

    Если есть возможность, просеивайте свои чудесные сочинения так, чтобы остались 1–2 ключевые момента. Не получается — разделите текст на несколько писем.

    Какого именно действия вы добиваетесь?

    Если ваше письмо содержит какой-либо запрос (просьба встретиться, состояние проекта, лошадиные скачки и т.п.), поместите этот вопрос в начале текста и четко скажите когда именно вам нужен ответ. Не надейтесь на то, что впечатленный получатель станет тратить время на чтение вашего замечательного трактата, чтобы понять, чего вы от него хотите.

    В зависимости от стиля общения в вашей команде и объема внутренней почты, вы можете даже использовать специальную шапку в теле письма, дающую понять природу сообщения.

    This email is: [ ] actionable [x] fyi [ ] social Response needed: [ ] yes [x] up to you [ ] no Time-sensitive: [ ] immediate [ ] soon [x] none

    Да, это специфическое решение, но подумайте о том, сколько минут вы тратите на блуждание по письму «изменения в проекте» только чтобы снова пропустить информацию о новых сроках или новое задание, информация о которых погребена в предпоследнем абзаце?

    Уберите «тесты на сообразительность» из ваших сообщений, просто относитесь к составлению письма как к повседневной рабочей задаче. Вы не должны бояться просить то, что вам нужно, особенно если вам действительно хочется, чтобы получатель вам помог.

    Старайтесь выразить суть письма в поле Subject

    Сделайте так, чтобы получатель быстро понял, зачем вы прислали ему письмо и какими должны быть его ответные действия. Пишите такой Subject, который подытоживает основные моменты письма или всю его суть. Избегайте фраз вроде «Привет!», «И еще одно...», или «для вашего сведения», вместо этого пишите краткое изложение основных моментов письма:

    Деловой завтрак перенесен на Пятницу @ 13:00Напоминание: понедельник — праздничный день, поэтому занятий не будет.Запрос: послать Ларри Тэйту zip файл повторно?HELP: Ты можешь перефрагментировать мой диск C?

    Если письмо имеет отношение только к 1 факту или 1 вопросу, попробуйте использовать только тему письма. В некоторых организациях (ссылка), такие письма выделяют путем добавления EOM (End of Message, конец сообщения) в конце поля Subject. Это позволяет получателю сразу понять, что нет необходимости просматривать тело письма, и очень удобно людям, которые получают огромное количество писем, т.к. дает им возможность быстро просмотреть почту.

    dou.ua

    Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

    Как оформить служебное письмо Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.

    Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке. При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».

    Оформление реквизита «адресат» служебного письмаПисьмо может быть адресовано организациям, структурным подразделениям, должностным или физическим лицам в зависимости от обстоятельств. Несколько примеров указания адресата:

    Генеральному директоруОАО «Горящий фитиль»В.А. Великолукскому

    или

    ОАО «Горящий фитиль»Юридический отдел

    с почтовым адресом

    ОАО «Горящий фитиль»ул. Трудная, д. 45,г. Орел, 385001

    физическому лицу

    Тундрикову Г.П.ул. Легкая, д. 127, кв. 365,г. Мурманск, 628021

    Оформление реквизита «дата» служебного письмаПосле подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

    Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письмаРегистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе). Например:

    № 02-12/245, где 02 – номер отдела в соответствии со структурой организации, 12 – порядковый номер дела по номенклатуре дел отдела, 245 – порядковый номер письма,

    или № 245 ОК, где 245 – порядковый номер документа, ОК – отдел кадров или имя исполнителя Ольга Кукушкина и т.п.

    Проставление регистрационного номера значительно облегчает обработку почты вам и получателю делового письма. Так что регистрация обязательна.

    Оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату» запросаПри подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера). Этим вы облегчите обработку почты. Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ваш ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел.

    Оформление реквизита «заголовок к тексту» служебного письмаЕсли текст более 4-5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок. Так получатель сразу составит мнение о его содержании. Заголовок всегда делается кратким и отвечает на вопрос «о чем?» – «Об оказании услуг …» или «О заключении договора …».

    Оформление реквизита «отметка о наличии приложений»К письму могут прилагаться документ(ы), тогда обязательно надо сделать об этом отметку. Пример (ниже основного текста):

    Приложение: на 2 л. в 1 экз.

    Если приложения не названы в тексте письма, тогда приводим их наименование сейчас. Пример:

    Приложение: 1. Договор об оказании услуг на 3 л. в 2 экз. 2. Прайс-лист оказываемых услуг на 5 л. в 1 экз.

    Оформление реквизита «подпись» служебного письмаВ состав подписи включаются  наименование должности подписывающего письмо, собственно сама личная подпись и ее расшифровка. Примеры:

    Директор ООО «Канитель»            Место личной подписи       И.О. Фамилия

    или

    И.о. директора ООО «Канитель»   Место личной подписи       И.О. Другая-Фамилия

    Документ подписывает человек, имеющий право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, с указыванием его фактической должности и фамилии. Обратите внимание, нельзя ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. В современном делопроизводстве последние примеры – грубые недостатки оформления служебных писем. В прошлом, когда работали еще наши бабушки, вероятно, допускалось подобное. Я лично даже не знаю, когда и где такое регламентировалось. 

     Оформление реквизита «отметка об исполнителе»Отметка об исполнителе очень желательна во всех служебных письмах, так как позволяет оперативно обратиться к конкретному специалисту. Она ставится в левом нижнем углу письма (последнего листа) и содержит фамилию, имя, возможно отчество исполнителя, его контактный телефон. Пример:

    Толстопятов Иван Петрович234-22-22

    На сегодня все. Можете быть уверены, зная о правилах деловой переписки и оформлении реквизитов документов, вы сумеете легко составить свои собственные шаблоны служебных писем и значительно упростите для себя ведение делопроизводства. Сейчас можете посмотреть примеры составления различных видов писем.

    Евгения Полоса

    Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

    Еще интересное по теме:

    К записи 91 комментарий

    delo-ved.ru

    Как писать служебные записки? Образец служебных писем

    Внутренний документооборот любой организации не обходится без применения служебных записок. Они позволяют решать или освещать определенные деловые вопросы относительно работы организации и её отдельных работников.

    Что такое служебная записка?

    Служебная записка – это наиболее оптимальный способ передачи сообщений внутри организации между отделами и сотрудниками. Как правило, эти документы имеют хождение между работниками равнозначного должностного статуса, не находящимися в прямом подчинении.

    Как писать служебную записку

    Несмотря на то, что форма этого документа может быть произвольной, определенные правила оформления служебной записки всё же присутствуют. В частности, текст служебной записки обязательно должен содержать:
    • ФИО и должность адресата (указывается в «шапке» документа)
    • наименование – «Служебная записка»
    • дату составления записки и её номер
    • предмет документа
    • содержательную часть (описание ситуации, просьбы, указания и т.д.)
    • ФИО, должность и личную подпись составителя

    Шаблон служебной записки

    Чтобы составить «служебку», можно использовать специальный бланк, в котором останется заполнить необходимые графы. Такую форму служебной записки можно скачать на нашем сайте: Шаблон служебной записки Скачать образец документа Как вариант, в качестве основы можно использовать следующие примеры служебных писем.

    Пример написания служебки

    Пример написания служебной записки Скачать образец документа

    Служебная записка о повышении в должности: образец

    Служебная записка о повышении в должности: образец Скачать образец документа

    Образец служебной записки о повышении заработной платы

    Образец служебной записки о повышении заработной платы Скачать образец документа

    Образец служебной записки на премию

    Образец служебной записки на премию Скачать образец документа Часто задаваемые вопросы: Кто составляет такие внутренние документы? Написать служебку может как руководитель отдела, так и любой работник, адресуя её на имя другого руководителя или работника (передача в системе управления по горизонтали) Какие вопросы затрагиваются в служебках? При помощи таких документов обычно решаются вопросы хозяйственного, материально-технического или информационного обеспечения. Что должно содержаться в тексте служебки? Обязательная информация будет включать:
    • ФИО составителя
    • ФИО адресата
    • причины составления документа
    • просьбы
    • заявки и т.п.

    mosadvokat.org

    Образец служебной записки | Делопроизводство

    Составляем служебную для переписки внутри организации Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

    Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

    Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

    Как написать служебную записку

    Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

    Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

    Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

    В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

    Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

    Образец служебной записки

    ОБЩИЙ ОТДЕЛ                                                                   Начальнику отдела безопасности

    В.Г. Куроедову

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

    14.10.2014 № 01-20/47

    На №

    О выходе на работу в выходной день

    В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

    Начальник отдела                                                                                                Т.Ф. Хлопушко

    Служебная записка – пример ответа на запрос

    ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ                                     Начальнику отдела информационных технологий

    В.Д. Ганьшиной

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

    24.11.2014 № 05-24/96

    На № 02-18/[email protected] от 16.11.2014

    О представлении списка работниковдля участия в семинаре

    Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

    1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

    2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

    3. Струйка К.Н. – старший специалист

    Начальник отдела                                                                                          В.Н. Загодайкин

     

     Еще пример оформления служебной записки

    ОТДЕЛ ПРОДАЖ                                                         Начальнику отдела информатизации

    Т.С. Гейдрих

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

    18.12.2014 № 09-21/59

    На №

    О проверке работоспособности ПК

    С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

    Начальник отдела                                                                                              А.Н. Попугай

    Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

    Евгения Полоса

    Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

    Еще интересное по теме:

    К записи 1368 комментариев

    delo-ved.ru

    Служебное письмо - Большая Энциклопедия Нефти и Газа, статья, страница 1

    Служебное письмо

    Cтраница 1

    Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно.  [1]

    Служебное письмо является самым распространенным управленческим документом. В отличие от других видов управленческих документов, таких как приказ, акт, протокол и др., в письме в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, нестандартность языка и стиля текста. В связи с этим вопрос языка и стиля служебного письма заслуживает отдельного рассмотрения.  [2]

    Служебное письмо - информационно-справочный документ, передаваемый по почте, который служит средством общения с частными лицами и учреждениями с целью сообщения какой-либо информации.  [3]

    Служебные письма и другие часто используемые документы редактор WinWord предлагает создавать как объединенные документы.  [4]

    Служебные письма и другие часто используемые документы WinWord предлагает создавать как объединенные документы.  [5]

    Служебные письма оформляют на специальных бланках ( бланках для писем), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими ведомственными организациями. Формат А5 используют, если письмо не превышает 8 строк.  [6]

    Служебное письмо может иметь следующие реквизиты: государственный герб СССР или союзной республики; эмблему организации или предприятия; изображения правительственных наград; наименование министерства или ведомства; наименование учреждения, организации или предприятия; наименование структурного подразделения; индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес; номера телетайпа ( абонентского телеграфа), телефона, счета в отделении Госбанка.  [7]

    Служебное письмо, напечатанное на бланке в окончательном варианте, визируется должностным лицом. Виза подтверждает точность изложенных в документах фактов, достоверность документа и соответствие действующему законодательству. Подпись визирующего должна быть разборчива. Ниже визы ставится дата визирования.  [8]

    Служебные письма, направляемые в адрес вышестоящих организаций или в другие организации, должны иметь подпись руководителя учреждения, заместителя или замещающего его работника.  [9]

    Служебные письма составляют до 80 % общего объема документации учреждений и затрагивают самые разные вопросы. Элементами служебного письма являются введение ( вступление), изложение сути дела, доказательства, выводы или заключение.  [10]

    Служебное письмо составляется с соблюдением тех же требований, которые предъявляются и к другим служебным документам. Текст письма состоит из двух логически связанных частей. В первом аргументируется необходимость в написании письма, а во второй излагаются предложения или просьбы, которые обусловили потребность обращения с письмом. Оформляется письмо на фирменном бланке с заполнением следующих реквизитов: наименования структурного - подразделения, адресата, даты, индекса, ссылки на индекс и дату входящего документа, заголовка к тексту, текста, подписи, телефона и фамилии исполнителя. Бухгалтерия составляет служебные письма по расчетно-финансовым вопросам, а также методике ведения учета и составления отчетности.  [11]

    Служебные письма - это, как правило, письма, несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями.  [12]

    Служебное письмо является не только носителем определенной информации, но и правовым документом.  [13]

    Служебное письмо должно состоять из введения, доказательства, заключения.  [14]

    Служебное письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях, так как даже небольшое несоблюдение правил и требований работы с документами может сделать письмо дефектным с юридической точки зрения. Все данные и факты, о которых сообщается в письме, должны быть проверены.  [15]

    Страницы:      1    2    3    4

    www.ngpedia.ru