Ремонт, Дизайн, Мебель, Строительство, Инструкции. Должностная секретаря


Образец должностной инструкции секретаря

Утверждаю ................................................

…………………………………………….(наименование организации)

…………………………………………….(должность)  

………...….……………………………...(ф.и.о.)   

«…..» …………………. 20….. г.

м.п.  

……………………………………………………………………………..(наименование, предприятия, организации)

  1. Общие положения

     1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

     1.2. На должность секретаря назначается лицо,  имеющее  начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или  среднее  (полное)  общее  образование  и  специальную  подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

     1.3. Назначение   на   должность   секретаря  и  освобождение  от  нее производится   приказом   директора    предприятия    по    представлению

……………………………………………….……………………………………………………..

     1.4. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю

…………………………………………………………………………………………………….../> (предприятия, структурного подразделения)

     1.5. Секретарь должен знать:/> - постановления,  распоряжения,  приказы,   другие   руководящие   и нормативные документы   вышестоящих   и   других   органов,    касающиеся деятельности предприятия;/> - положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;/> - структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;/> - устав предприятия;/> - схемы документооборота;/> - сроки и порядок сдачи дел в архив;/> - системы организации контроля исполнения документов;/> - методы оформления и обработки документов;/> - машинопись;/> - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;/> - правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;/> - основы этики и эстетики;/> - правила делового общения;/> - оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;/> - основы законодательства о труде; - правила внутреннего трудового распорядка;/> - правила и нормы охраны труда./> - основы организации труда.

     1.6. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное  в  установленном порядке, которое приобретает  соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности секретаря

      Секретарь:/> - осуществляет  работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя;/> - принимает   корреспонденцию,  поступающую    на    рассмотрение    руководителя, передает  ее  в  соответствии  с  принятым  решением   в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;/> - ведет   делопроизводство,   выполняет   различные   операции  с применением организационной техники,  предназначенной для сбора, обработки, хранения и представления информации при подготовке и принятии решений;/> - принимает документы и личные заявления на подпись руководителя;/> - подготавливает  документы  и материалы,  необходимые для работы руководителя;/> - следит   за   своевременным   рассмотрением   и  представлением структурными подразделениями  и  конкретными  исполнителями   документов, передаваемых руководителю   на   подпись;/> - проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;/> - передает    и   принимает   информацию   по приемно-переговорным устройствам, организует   проведение  телефонных  переговоров  руководителя, записывает в его  отсутствие  полученную по каналам связи  информацию  и  доводит  до  его сведения ее    содержание;/> - по  поручению руководителя составляет письма,  запросы,  другие документы, готовит ответы авторам писем;/> - выполняет работу по подготовке заседаний  и  совещаний, проводимых руководителем   (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;/> - осуществляет  контроль  над исполнением работниками предприятия изданных приказов  и  распоряжений,  а  также   за   соблюдением   сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;/> - ведет контрольно-регистрационную картотеку;/> - обеспечивает  рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;/> - печатает  по  указанию   руководителя   служебные   материалы, необходимые для его работы, вводит текущую информацию в банк данных;/> - организует  прием   посетителей,   содействует   оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;/> - формирует дела в соответствии  с  утвержденной  номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;/> - выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

     3. Права секретаря

     Секретарь имеет право:/> - знакомиться   с   проектами  решений  руководства  предприятия,  касающимися его деятельности;/> - вносить на  рассмотрение   руководства    предложения   по совершенствованию работы, связанной с выполнением своих обязанностей;/> - запрашивать лично или по поручению руководства  предприятия  от структурных подразделений   и   специалистов   информацию   и  документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;/> - требовать от  руководства  предприятия  оказания  содействия  в исполнении своих должностных обязанностей и прав./>

4. Ответственность

     Секретарь несет ответственность:/> - за последствия принятых им решений, выходящих  за  пределы  его  полномочий, установленных действующим законодательством РФ, уставом  предприятия,  иными нормативными правовыми актами;/> - за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;/> - за совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения  -  в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;/> - за причинение материального ущерба и ущерба деловой репутации предприятия - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5. Прочее

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов регулирующих трудовые правоотношения в РФ.

Согласовано:

Начальник юридического отдела

……………….…………… / ……….… «…...» ………………………20 …. г./>   (ф.и.о. / подпись)

с должностной инструкцией ознакомлен

……………….…………… / ……….… «…...» ………………………20 …. г./>   (ф.и.о. / подпись)

alfa-form.ru

Должностная инструкция секретаря руководителя, секретаря-делопроизводителя, секретаря-машинистки :: BusinessMan.ru

Что это за документ - должностная инструкция? Имеющийся в каждом без исключения учреждении, он определяет функции, права и меру ответственности работника, занимающего конкретную должность. Инструкция необходима для правильного распределения служебных обязанностей, своевременного выполнения трудовой задачи, определения рабочих контактов сотрудников и их взаимоотношений, организации равномерной загрузки.

Откуда берутся инструкции

При разработке данного документа опираются на существующую структуру организации, классификационный справочник, управленческие нормативы.

Рассмотрим на примере профессии офис-менеджера, как составляется должностная инструкция секретаря. Образец ее (как правило, типовой) имеет несколько разделов.

Первый - общие положения. В первом разделе приводится информация о лице, принимающемся на работу: кто именно может претендовать на эту должность, кому секретарь подчиняется и чем ему предстоит руководствоваться в работе, описываются его знания и умения, а также кто будет замещать его во время отсутствия. Второй раздел посвящен функциональным обязанностям. Что же предписывает должностная инструкция секретарю?

Он контролирует выполнение другими сотрудниками распоряжений и приказов руководителя, организует заседания и совещания, телефонные разговоры своего непосредственного босса, принимает посетителей, регистрирует корреспонденцию.

Это общие функции - их выполняет любой секретарь. Они могут расширяться в зависимости от специфики предприятия, о чем мы поговорим ниже.

Другие пункты и разделы

Раздел "Должностные обязанности" подробно расписывает все подробности деятельности. Его содержание вытекает из предыдущего.

В пункте "Права" должностная инструкция секретаря объясняет, на что тот может претендовать. Это: оптимизация трудового процесса, возможность использования необходимых документов или информации для работы, повышение профессионального уровня.

Последний пункт "Ответственность" расписывает, за что именно отвечает секретарь перед работодателем. Этот раздел, как и предыдущий, обычно стандартен для большинства подобных инструкций.

А подробнее?

Чем же конкретно занимается данный работник? Рассмотрим, какой функционал содержит типовая должностная инструкция секретаря руководителя.

Он организует и обеспечивает с технической точки зрения распорядительную деятельность руководителя. Принимает входящую корреспонденцию, передает конкретным сотрудникам или в структурные подразделения.

Осуществляет делопроизводство, выполняет на компьютере различные операции для сбора и обработки информации, нужной для принятия решений.

Должностная инструкция секретаря-референта предполагает множество разнообразных обязанностей. Он принимает заявления и готовит документы на подпись руководителю, подбирает требующиеся тому в работе материалы. Контролирует правильность оформления и производит редактирование проектов документов, организует телефонные переговоры начальника, фиксирует информацию в его отсутствие, передает и принимает ее по факсу, копирует документы на ксерокопировальном аппарате, получает и отправляет телефонограммы.

Должностная инструкция секретаря-референта подразумевает статус грамотного и компетентного помощника, который готовит запросы и письма по поручению руководителя, составляет ответы на них.

И это не все...

Секретарь также планирует и организует совещания и заседания, проводимые начальством, для чего собирает нужные материалы, оповещает участников о повестке мероприятия, его дате, а также оформляет протоколы.

Он контролирует выполнение работниками распоряжений и приказов точно и в срок, ведет регистрационную картотеку. Должностная инструкция секретаря, помимо прочего, вменяет ему в обязанность обеспечивать руководителя на рабочем месте оргтехникой и канцелярскими принадлежностями.

Он печатает служебные материалы, ведет банк данных текущей информации. Руководит приемом посетителей, помогает в оперативном рассмотрении просьб и других вопросов. Оформляет дела, сдает в архив, контролирует их сохранность.

Режим работы его устанавливается согласно правилам трудового распорядка организации. Должностная инструкция секретаря руководителя вменяет ему в обязанность и служебные командировки в случае производственной необходимости.

Поговорим о правах и ответственности

Права секретаря в организации предполагают возможность требования от руководства нормальных условий работы, содействия в исполнении служебных обязанностей, информационной поддержки - он может запрашивать любые нужные ему в работе документы.

Он имеет право повышать собственную квалификацию, знать о готовящихся решениях руководства касательно его деятельности, выдвигать предложения и задавать вопросы.

Секретарю предоставляется право подписывать справочные и информационные документы в пределах своей компетентности.

Как и любой работник, он отвечает за собственное неисполнение трудовых обязанностей согласно ТК РФ, за совершенные в период деятельности правонарушения, за нанесение материального ущерба.

Если права и мера ответственности принятых на данную должность в разные учреждения довольно схожи, то функционал секретарей, как уже было сказано, может значительно отличаться. Рассмотрим эти различия на примере обязанностей других представителей данной должности.

Должностная инструкция секретаря учебной части

Данный специалист считается техническим исполнителем. Для назначения на должность ему требуется высшее профессиональное или среднее специальное образование. Что же именно должен делать секретарь учебной части?

Как и любой секретарь, он обязан грамотно вести делопроизводство, быть знакомым с руководством всех подразделений учреждения, уметь пользоваться диктофонами, приемно-переговорными устройствами, магнитофонами. Соблюдать стандарты системы деловой документации и правила трудового распорядка, а также охраны труда и ТБ.

Должностная инструкция секретаря в учебном заведении имеет свою специфику. Он ведет протоколы заседаний приемной комиссии, оформляет личные дела учащихся (студентов). Выдает и вписывает необходимые сведения в студенческие билеты и книжки успеваемости, заполняет книги учета выдачи дипломов и их дубликатов, удостоверений, реестры обучающихся по алфавиту.

Учитывает часы преподавательской работы и студенческой посещаемости, готовит учебные журналы, приказы по движению контингента. Получает по заявкам учетно-отчетную документацию, обрабатывает личные дела учащихся и сдает в архив.

Его деятельность происходит в тесном контакте с заведующими отделениями, преподавателями, бухгалтерией учреждения образования.

А что делает школьный секретарь?

Должностная инструкция секретаря школы гласит, что данный работник принимается и увольняется непосредственно директором, образование должен иметь среднее профессиональное или же общее со специальной подготовкой по требуемой программе.

В своей деятельности руководствуется нормативными документами по делопроизводству, трудовым законодательством, инструкцией по ведению трудовых книжек, нормами охраны труда, уставом школы и собственной инструкцией.

Владеет грамотной письменной речью, умеет работать на оргтехнике.

Основные направления работы

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя школы перечисляет их достаточно подробно. Он обслуживает деятельность директора школы и заместителей, ведет делопроизводство, собирает сведения о работниках школы и учащихся. Организует для директора телефонные переговоры, прием и передачу факсов, телефонограмм, записывает сообщения в отсутствие директора.

Секрктарь организует заседания школьного совета, общие собрания сотрудников, попечительского и педагогического советов, проводимых директором совещаний. Для этого он собирает и готовит нужные материалы, оповещает приглашенных о мероприятии, регистрирует участников. Оформляет итоговые протоколы.

Дополнительные задачи

Как и любой секретарь, он обеспечивает директора канцпринадлежностями и средствами оргтехники, создает шефу условия для эффективной работы. Передает и принимает информацию, печатает документы и материалы.

Формирует дела согласно утвержденной номенклатуре, в положенный срок сдает в архив. Принимает корреспонденцию, систематизирует в порядке, принятом в школе, передает от директора назначенным исполнителям, следит за выполнением, отправляет корреспонденцию.

Принимает заявления и документы сотрудников, учащихся, родителей. Организует прием, оптимальную очередность просьб и предложений.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя в школе, как правило, предполагает ненормированный рабочий режим, привязанный к учебному графику работы, но исходящий из продолжительности рабочей недели в 40 часов. В процессе работы он взаимодействует с администрацией, педагогическим и обслуживающим персоналом.

Должностная инструкция секретаря судебного заседания

Тут также присутствуют свои специфические особенности. Секретарь суда в своей работе исходит из задачи обеспечить бесперебойное функционирование судебного аппарата. Ему приходится выполнять большое количество необходимой рутинной работы, связанной с приемом граждан, подготовкой писем, запросов, выписок и повесток, вызовом свидетелей и участников процесса.

Он составляет и размещает для ознакомления списки дел, которые будут рассмотрены на заседании, проверяет уведомления об извещении, вручает копии заключений, проверяет явку вызванных на заседание лиц, отмечает время их присутствия в суде в повестках.

Кроме того, секретарь оформляет документы вызванным потерпевшим и свидетелям на оплату проезда, по ходатайствам доводит до участников процесса содержание судебного протокола, оформляет дела по окончании рассмотрения (административные, уголовные и гражданские), ведет журнал учета.

Непростая профессия

Его обязанность также - готовить копии судебных документов, оформлять и передавать исполнительные листы, другие материалы в связи с исполнением приговора, а также в порядке отдельного судебного поручения.

Должностная инструкция секретаря суда предполагает достаточный уровень квалификации для выполнения обязанностей. Ему приходится соблюдать определенные запреты и ограничения, характерные для гражданской службы, нормы служебного поведения служащих.

Какие знания и навыки требуются секретарю суда?

Прежде всего юридические. Служебная должностная инструкция секретарю суда выдвигает требование знать множество законов, начиная от Конституции и Трудового кодекса до утвержденных в его субъекте РФ инструкций по делопроизводству.

Большинство из них относится к судебному производству и деятельности органов власти. Кроме них нужно знать основы взаимодействия со структурами управления и различными организациями, делопроизводство, грамматические нормы русского языка, тонкости делового стиля в письменной и устной речи, правила корректуры и редактирования.

Сюда же относится базовый уровень требований к квалификации в области информационных технологий, знание документооборота и вопросов информационной безопасности.

И многое-многое другое...

Секретарю необходимы навыки планирования рабочего дня, анализа поступающей информации и ее систематизации, подготовки аналитических материалов и ведения конструктивного диалога.

В своей деятельности ему требуется уметь работать с периферийными компьютерными устройствами и сетью Интернет, пользоваться электронной почтой, электронными таблицами и текстовыми редакторами, готовить презентации и т.д.

Как мы видим, должностная инструкция секретаря-машинистки за прошедшие десятилетия подверглась коренным изменениям и в наши дни включает в себя множество новых требований технического и информационного характера. Современный секретарь обязан быть не только внимательным и исполнительным сотрудником, но и идти в ногу с веком, используя новейшие разработки в своей профессиональной области.

businessman.ru

Должностная инструкция секретаря

⇐ ПредыдущаяСтр 12 из 24Следующая ⇒

Должностная инструкция — главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.

Секретарь есть в каждом учреждении. Но, как уже указывалось, должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации (или фирме) секретарь-референт (секретарь) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и т.д. У каждого секретаря всегда, исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю, складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, который выполняют все секретари.

Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции.

При наличии должностной инструкции на вакантную секретарскую должность поступающий на работу сразу узнает, что от него требуется, и соотносит свои возможности с предъявляемыми требованиями. Например, знание иностранного языка, умение работать на компьютере с определённой программой и др.

Если у работающего секретаря должностной инструкции еще нет, ее надо составить, чтобы очертить круг обязанностей и не быть «на подхвате» всех видов работ, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.

Должностная инструкция — документ длительного пользования (применяется до замены новой). Поэтому к ее составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции за секретарем записано, то с него и спросится. Он имеет те права, которые за ним в ней закреплены.

Приступая к составлению должностной инструкции, нужно прежде всего использовать «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». Он разработан Институтом труда и утвержден постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21.08.1998 № 37 с последующими изменениями. Справочник является нормативным документом и следует сразу подчеркнуть, что квалификационные характеристики рекомендованы для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.

Назначение справочника сформулировано достаточно четко: «Настоящий Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей) призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности, четкую регламентацию трудовой деятельности работников в современных условиях развития рыночных отношений».

В справочнике в разделе «Общие положения» записано, что «Квалификационные категории по оплате труда специалистов устанавливаются руководителем предприятия, учреждения, организации. При этом учитываются степень самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей, его ответственность за принимаемые решения, отношение к работе, эффективность и качество труда, а также профессиональные знания, опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности, и др.»

Таким образом, оплата труда секретаря зависит прежде всего от его знаний, умений, качества работы, ответственности, что позволяет руководителю оценивать труд секретаря по конкретным результатам.

Из квалификационных характеристик можно полностью использовать разделы: «Должностные обязанности» и «Должен знать».

Если организация (фирма) небольшая и секретарь (секретарь-референт) один ведет все организационное и документационное обслуживание, т.е. фактически выполняет функции канцелярии, но в меньшем объеме, можно использовать квалификационную характеристику заведующего канцелярией. В ней должностные обязанности сводятся к следующему:

— обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;

— осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;

— организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства;

— организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение;

— разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение;

— принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда.

— осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;

— обеспечивает печатание и размножение служебных документов;

— участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание;

— организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

Он должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

— Государственную систему документационного обеспечения управления;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— структуру предприятия, учреждения, организации;

— организацию делопроизводства;

— схемы документооборота;

— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

— сроки и порядок сдачи дел в архив;

— системы организации контроля за исполнением документов;

— оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

— основы экономики, организации производства, труда и управления;

— законодательство о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда8.

Квалификационная характеристика секретаря руководителя были рассмотрены ранее. Поэтому рассмотрим квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведенные в Квалификационном справочнике. Они изложены однотипно, лишь с добавлением машинописных работ у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Разрабатывая должностную инструкцию, достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик.

Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:

— Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.

— Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручениям работников.

— Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передаёт телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.

— Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

— Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

— Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

— Печатает по указанию руководителя различные материалы.

— Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

— Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

— Принимает документы на подпись руководителю.

— Организует приём посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

— Формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

— Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать:

— положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;

— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

— машинопись;

— правила орфографии и пунктуации;

— порядок расположения материала при печатании различных документов;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— основы организации труда;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.1

Приведенная должностная характеристика достаточно подробно описывает функции секретаря, требования к его знаниям и поможет ничего не упустить при написании разделов конкретной должностной инструкции.

Должностная инструкция относится к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:

— Общие положения

— Функции

— Должностные обязанности

— Права

— Ответственность

— Взаимоотношения (связи по должности)

Общие положения в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещением во время отсутствия.

Сегодня, чаще всего, требуются секретари-референты и секретари, имеющие высшее или среднее специальное образование, знающие иностранный язык, работающие на компьютере, имеющие определенный стаж работы.

Эти требования, как правило, бывают записаны в должностную инструкцию секретаря-референта (секретаря) крупных фирм. Подчиняются секретари обычно руководителю. В крупных организациях секретари имеют двойное подчинение — непосредственному руководителю и начальнику службы ДОУ. Назначаются и освобождаются от должности приказом руководителя.

Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми секретарь руководствуется в своей работе. В обобщенном виде эти акты указаны в приведенных выше квалификационных характеристиках2. Начинать этот пункт раздела надо с Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации, федеральных законов, указать постановления Правительства, ГОСТы, определяющие порядок оформления документов, правила, нормативы времени. Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положения о структурных подразделениях, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Следующий раздел — «Функции». В нем указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один — «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик, так как в них должностные обязанности перечислены достаточно подробно. Чем больше в разделе будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции секретарь на базе новейших технологий, тем легче можно будет оценить его работу.

Раздел «Права» очень важен для секретаря. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Здесь записывается право:

— предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя;

— организации приема и определения приоритетности приема посетителя;

— «фильтрации» телефонных звонков;

— контроля за исполнением поручений руководителя и сроками исполнения документов;

— контроля за правильностью оформления документов до представления их на подпись руководителю и отправки;

— доступа к информации;

— запроса информации и документов для руководителя;

— представлять свою организацию и т.д.

Раздел «Ответственность» может быть написан обобщенно, типа «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально, исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, несвоевременное представление документов на подпись, плохую подготовку совещания и т.д.

Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Она устанавливается в строгом соответствии с Кодексом об административных правонарушениях, Трудовым и Уголовным кодексами Российской Федерации.

Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности) не менее важен для организации работы секретаря. Обычно в нем записывается, что секретарь в своей работе взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Но значительно легче работать секретарю, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками он взаимодействует, по каким вопросам, и какие документы, когда и в каком виде от них получает. Например, еженедельные сводки о финансовом положении фирмы из бухгалтерии для представления руководству. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого секретарь получает, с кем согласовывает, кому передает документы, в какие сроки.

В должностных инструкциях может быть раздел «Оценка работы», критерии которого: качество работы и быстрота выполнения заданий.

Заканчивается инструкция секретаря как и всякая другая, пунктом о порядке ее пересмотра: «До замены новой» или «Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций секретаря», может быть указан заранее установленный срок замены, например, раз в 5 лет или указаны условия типа «перераспределение обязанностей», «внедрение новых технологий» и т.п.

Напомним, что должностная инструкция оформляется по типу общего бланка, утверждается руководителем, помещается в личное дело секретаря, а копия выдается секретарю под роспись.

На инструкции должна быть ознакомительная виза:

С инструкцией ознакомлен подпись расшифровка подписи

_______________________________________________________________

1Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, с. 317—318.2Конкретные названия действующих сегодня и используемых в работе секретаря законодательных и нормативных актов даны в списке рекомендуемых источников в конце учебного пособия

Планирование рабочего дня

Важнейшая задача секретаря — разгрузка руководителя, помощь в рациональном распределении такого ресурса, как время. Упущенное время нельзя вернуть, возместить, сутки увеличить. Но секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому задачи, стоящие перед секретарем, неотделимы от задач руководителя.

Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал.

Так как обязанность секретаря следить за исполнением этих планов, организовать или напомнить о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д., то и план рабочего дня секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя. При организации своего рабочего времени секретарь исходит, прежде всего, из иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем.

Часть рабочего плана секретаря совершенно от него не зависит, так как связана с режимом работы руководителя — обслуживание совещания, прием посетителей, оформление документов для руководителя, их подписание и т.д.

Но в обязанности секретаря входит и его повседневная работа, которую он должен выполнить: ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря.

Составляя план конкретного рабочего дня, сначала записывают повторяющиеся мероприятия, например:

9.00–9.10 – приведение в порядок рабочего места руководителя;

9.10–9.15 – подготовка к работе своего рабочего места;

9.15–9.35 – обработка поступивших факсов, электронной почты и другой корреспонденции;

9.35–9.40 – просмотр контрольной картотеки;

9.40–10.00 – доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана.

Далее план рабочего дня секретаря зависит от плана рабочего дня руководителя. Например, руководитель проводит совещание в 12.30, следовательно, у секретаря в плане будет стоять подготовка совещания (напоминания, размножение материалов, подготовка помещения), ведение протокола. Если руководитель должен уехать на совещание в 13.00 ч., то у секретаря в плане будет стоять на 124.5 – напоминание руководителю, вызов машины, подготовка необходимых документов и т.д. В перечне работ на день надо указать, с кем и во сколько надо соединить руководителя по телефону, какие документы предстоит перепечатать и т.д.

Лучше, если будет согласовано с руководителем ежедневное определенное время для подписания документов, приема им сотрудников учреждения и т.д. Это не только упорядочит работу руководителя, но и облегчит планирование рабочего дня секретаря. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку предстоящих в другие дни мероприятий.

В работе секретаря много непредвиденных ситуаций — внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. Эти факторы трудно поддаются регулированию, поэтому в плане рабочего дня всегда должно быть резервное время.

В конце дня секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и, заканчивая рабочий день, намечает мероприятия на завтра.

В том случае, если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, секретарь по договоренности с ним может уйти только после того, как обеспечит руководителя всей необходимой информацией.

Перед уходом секретарь обязан убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Необходимо выключить из сети технические средства, за исключением осуществляющих прием и передачу информации в дежурном режиме (автоответчик, факс, модем и т.п.).

Читайте также:

lektsia.com

Должностная инструкция секретаря - ГЛАВБУХ-ИНФО

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮГенеральный директорФамилия И.О. ________________«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании. 1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel). 1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:- законодательными актами РФ;- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;- приказами и распоряжениями руководства;- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Источник: Rabota.ru

 

 

Вложения: ФайлОписаниеРазмер файла
Скачать файл (sekretar.glavbuh-info.ru.doc)СКАЧАТЬДолжностная инструкция секретаря35 Kb
< Предыдущая Следующая >
 

glavbuh-info.ru

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ - Должностные инструкции - Ремонт, Дизайн, Мебель, Строительство, Инструкции

 

ИНСТРУКЦИЯ

 

СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

 

 

 

наименование учреждения,

 

 

 

 

 

 

 

организации

 

 

 

 

 

 

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

УТВЕРЖДАЮ

 

 

 

(директор; иное должностное лицо,

 

 

00.00.0000  № 00

уполномоченное утверждать

 

 

секретаря руководителя

должностную инструкцию)

 

 

 

 

 

(подпись)

 

(фамилия, инициалы)

 

00.00.0000

 

 

 

 

I. Общие положения

 

1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессионально образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению

 

4. Секретарь руководителя должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.

4.2. Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.

4.3. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.

4.4. Организацию делопроизводства.

4.5. Методы оформления и обработки документов.

4.6. Архивное дело.

4.7. Машинопись.

4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.

4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.10. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.

4.11. Основы этики и эстетики.

4.12. Правила делового общения.

4.13. Правила эксплуатации вычислительной техники.

 

4.15. Основы административного права и законодательства о труде.

4.16. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.17. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

rid.by

Должностная инструкция секретаря директора | moidoki.ru

ЧАСТНАЯ  ФИРМА «Должностная инструкция секретаря директора»

УТВЕРЖДАЮДиректор  Фирмы

___________Х.Д.Насредин

“____”____________1998г.

Должностная инструкция секретаря директора

1. ОБЩИЕ   ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь директора Фирмы является  техническим исполнителем, обеспечивающим и обслуживающим работу руководства Фирмы.

1.2. Секретарь директора Фирмы непосредственно подчиняется директору Фирмы. Работает по общим указаниям и распоряжениям директора Фирмы.

1.3. Секретарь директора Фирмы назначается на должность и освобождается от занимаемой должности директором Фирмы, приказом по Фирме.

1.4. Секретарь директора Фирмы должен знать:

– положения и инструкции по ведению делопроизводства;

– руководящий состав Фирмы и его подразделений;

– машинопись и владеть навыками работы на ПЭВМ;

– правила орфографии и пунктуации;

– порядок расположения материала при печатании различных видов документов и писем производственного характера;

– правила использования деловых писем с использованием типовых форм;

– правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов, оргтехники, офисного оборудования и ПЭВМ;

– правила пользования приемно-переговорными устройствами;

– основы научной организации труда;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– сведения, составляющие коммерческую тайну Фирмы;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– настоящую должностную инструкцию;

– правила и нормы охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии, гигиены труда и противопожарной защиты.

1.5. Секретарь директора Фирмы должен иметь среднее специальное образование.

1.6. Основной задачей секретаря директора Фирмы является обеспечение и обслуживание работы руководства Фирмы; сбор необходимых руководству сведений от подразделений Фирмы; организация приемов посетителей.

1.7. В своей работе секретарь директора Фирмы руководствуется действующим законодательством, действующими руководящими материалами и стандартами Фирмы по ведению делопроизводства, инструкциями по эксплуатации оргтехники, ПЭВМ и другого офисного оборудования, нормативными документами, приказами,  распоряжениями и указаниями директора Фирмы и настоящей должностной инструкцией.

2. ФУНКЦИИ

В функции секретаря директора Фирмы входит:

2.1. Обеспечение и обслуживание работы руководства Фирмы, подразделений и отделов Фирмы.

2.2. Соблюдения правил и норм охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной защиты.

3. СЛУЖЕБНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.

3.1. В области обеспечения и обслуживания работы руководства; подразделений и отделов Фирмы:

3.1.1. Получать необходимые руководству сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников.

3.1.2. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать

телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание.

3.1.3. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам.

3.1.4. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем

( сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы.

3.1.5. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

3.1.6. Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на Фирме порядком и передавать ее, после рассмотрения, руководителям в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо подготовке ответа, следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

3.1.7. Принимать документы на подпись руководителю и личные заявления граждан.

3.1.8. Организовывать прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействовать оперативности рассмотрению просьб и предложений работников.

3.1.9. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

3.1.10. Требовать от начальников отделов и служб выполнение указаний директора в сроки, указанные в документах, взятых на контроль; снимает с карточки контроля распоряжений директора, убедившись в выполнении этого распоряжения, требуя от исполнителей личной подписи о выполнении задания.

3.1.11. Принимать, обрабатывать и отправлять входящую и исходящую корреспонденцию.

3.1.12. Печатать материалы с рукописных и печатных оригиналов с соблюдением сроков выполнения работ.

3.1.13. Следить за состоянием пишущих машин, оргтехники и другой офисной техники.

3.1.14. Следить за сохранностью фирменных бланков, полученных для печатания.

3.1.15. Следить за сохранностью поступающих для печатания документов, рукописей и других материалов.

3.2. Соблюдать и выполнять требования инструкций по правилам и нормам охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной защиты.

4. ПРАВА

 

4.1. Вносить предложения по обеспечению наиболее эффективной работы, полноты и четкости выполнения своих обязанностей и функций.

4.2. Контролировать правильное формирование дел в структурных подразделениях фирмы и подготовку  своевременной сдачи их в архив.

4.3. Вносить предложения о порядке хранения документов.

4.4. Требовать от директора фирмы создания условий для эффективной работы и вносить предложения по совершенствованию работы связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

4.5. Докладывать директору фирмы обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь директора фирмы несет ответственность за:

5.1. Ведение делопроизводства.

5.2. Отклонение от стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной

документации.

5.3. Порядок расположения материала при печатании различных документов.

5.4. Правила использования деловых писем с использованием типовых форм.

5.5. Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

5.6. Соблюдение правил и норм охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной защиты.

5.7. Разглашение (передачу, утечку) сведений, составляющих коммерческую тайну фирмы и конфиденциальную информацию.

5.8. Выполнение приказов, распоряжений и указаний директора фирмы.

5.9. Своевременную и качественную обработку корреспонденции и доставку ее по назначению.

5.10. Осуществление контроля за сроками исполнения документов.

5.11. Обеспечение печатания и размножения служебных документов.

5.12. Качественное техническое обслуживание созываемых руководством совещаний и их подготовку.

5.13. Правильную эксплуатацию офисного оборудования и техники.

5.14. Сохранность печатей и штампов, переданных в распоряжение секретаря директора фирмы для ведения делопроизводства, а также приказов и распоряжений по фирме.

5.15. Выполнение правил и своих обязанностей, согласно настоящей должностной инструкции.

moidoki.ru