Что должна содержать должностная инструкция менеджера по закупкам: примеры и образцы документов. Должность менеджер по закупкам


Как работает менеджер по закупкам

Василии Яковлев      Дарья Трифонова

Василий Яковлев, руководитель товарных категорий в отделе закупок

Дарья Трифонова, менеджер по закупкам

Один за всех

Повседневные обязанности менеджера по закупкам очень разноплановы. Прежде всего, он своевременно отслеживает поставки – чтобы каждый клиент получал свой товар вовремя. Закупщик анализирует остатки товара на складе, чтобы закупать только необходимое и не забивать склад излишками. Кроме того, ежедневно необходимо согласовывать свои действия с отделом логистики, поскольку именно от него зависит транспортировка партии товара. Периодически предстоит заключать новые договоры.

Менеджер по закупкам контролирует уровень цен на рынке и ценообразование внутри компании, при необходимости – дебиторскую задолженность. Конечно, любую работу должен делать профессионал. Если в компании есть специальный финансовый или бухгалтерский отдел или служба, финансовый менеджер, бухгалтер, занимающийся сверками и первичными документами и т.д., то они должны контролировать всю финансовую сторону процесса закупок. Но специалист по закупкам всё равно должен быть в курсе ситуации с партнёрами и поставщиками.

Читайте также: Как работает кладовщик

Где работает и что закупает менеджер по закупкам

Менеджер по закупкам может работать как на производстве (например, закупать комплектующие и сырьё), так и на торговых площадках (закупать товары для последующей перепродажи). Но перейти из одной сферы в другую или с закупки определённой товарной категории на другую вполне реально. Не имеет значения, какую товарную категорию хочет развивать менеджер по закупкам. Лишь в исключительных случаях требуется специальное образование. Например, закупать промышленное оборудование для бурения нефтяных скважин или сложное медицинское оборудование без профильного образования невозможно. Во всём, что касается продажи или производства продуктов питания, товаров народного потребления, грамотный специалист легко и без потери времени и трудозатрат может переключиться на новое направление.

Нигде не учат, но опыт требуют

Специальности «закупщик» не обучают нигде. Но профессия объединяет в себе несколько специальностей. Сотрудник на этой должности должен ориентироваться в базовой экономике, обладать навыками переговорщика и иметь хотя бы поверхностные знания юриспруденции и гражданского кодекса. Поэтому при найме на первый план выходит опыт работы. Никто не возьмёт соискателя без опыта на должность категорийного менеджера. Предстоит начать с низов и со временем наработать опыт. Если на каких-то позициях ты был успешен, стезя закупок тебе интересна и нравится, то есть все шансы сделать карьеру в этой сфере.

Необходимые знания и навыки можно приобрести в специализированных изданиях и на интернет-ресурсах, где можно консультироваться со специалистами. Есть ресурсы и с аналитическими данными – они помогают развитию.

7 навыков высокоэффективного закупщика

Задача человека, который управляет закупками, – обеспечить своё предприятие нужными товарами вовремя и по максимально низкой цене. Поэтому идеальный закупщик должен чувствовать настроение рынка, тренды, анализировать, что будет на волне популярности в ближайшее время, чувствовать развитие сезонного фактора. 

При устройстве на работу необходимо быть максимально честным – без преувеличения рассказывать о своих успехах. Даже о неудачах можно рассказать на собеседовании, чтобы сообщить, чего ты при этом добился, какие выводы сделал и какой опыт получил. 

Такую характеристику, как коммуникабельность, можно и не указывать в резюме. Этот навык очень нужен, но он предполагается по умолчанию. Специалисту в области закупок необходимо вести переговоры, он должен уметь говорить, формулировать свои мысли, управлять диалогом, в том числе уметь манипулировать оппонентами. Не обойтись и без знания офисных программ и 1С. Без них никто не работает, поэтому это даже не прописывают в списке требований.

KPI для закупщика 

Работу закупщика в торговле прежде всего оценивают по продажам – дальнейшей реализации продукции. На производстве необходимо обеспечить загрузку комплектующими и сырьём. Нужно точно всё рассчитать, чтобы не было сырьевого дефицита и, наоборот, чтобы склад не переполнялся. Нужно поддерживать оптимальное состояние склада – закупать товар вовремя и по оптимальной цене, поддерживать диалог с партнёрами и поставщиками, чтобы постоянно быть в курсе происходящего на рынке, получать хорошие цены, необходимые дополнительные условия, например, отсрочку платежа, кредитные лимиты, бонусы, премии, мотивирующие на развитие этих отношений. 

Закупщик, работающий в торговле, должен понимать, за какие деньги и под каким соусом продажники будут предлагать его товар. Закупки и продажи часто представляют собой единый организм, у которого периодически всё же возникает конфликт интересов. Но у этих двух отделов должно быть полное взаимопонимание.

Без материальной ответственности и «откатов»

Несмотря на то, что от грамотной работы менеджера по закупкам напрямую зависит прибыль компании, обычно при найме по штатному расписанию человек несёт материальную ответственность не больше, чем все остальные сотрудники. Но иногда работодатель настаивает на индивидуальном трудовом договоре, в нём могут отражаться различные условия в зависимости от того, какая задача стоит перед менеджером по закупкам. 

Гораздо важнее личностная ответственность самого закупщика. Как правило, если ты лично не погружаешься в тему, не переживаешь за каждый сделанный или не сделанный шаг, не воспринимаешь успехи и потери компании, в том числе и финансовые, то стать успешным в профессии вряд ли получится. Следует относиться к компании, как к своей собственной.

Что же касается «откатов», то это один из распространённых стереотипов. Хороший закупщик не может себе их позволить. Любая коррупционная составляющая в коммерции ведёт к разрушению нормальной конкуренции, естественных рыночных процессов и развращает людей, которые участвуют в этих процессах. Всегда можно договориться с руководителями компании о правильной мотивации, которая будет значительно лучше, чем любой «откат».

Карьера от оператора до финдиректора

Люди, которые только что пришли в отдел закупок, занимаются заказом товара, отслеживанием остатка и его движением по определённому алгоритму, мониторингом цен, сбором, обработкой и предоставлением различной аналитической информации. В разных компаниях названия должностей могут меняться, но обычно начинающий специалист может претендовать на должность оператора или аналитика. 

Считается, что высшая ступень карьерной лестницы – руководитель отдела закупок. На самом деле в будущем закупщик может дорасти даже до коммерческого или финансового директора. Закупки товара в любом случае неразрывно связаны с его реализацией. Поэтому, хоть это и немного разные лагеря, но общность целей и задач всё равно есть. 

Разнообразие и постоянное развитие – главный плюс

Профессия закупщика открывает много перспектив: можно развиваться и работать в самых разных сферах. Если ты можешь общаться с поставщиками, добиваться выгодных коммерческих условий, исполнять работу в срок, обеспечивать нормальное ценообразование, перед тобой открываются все двери! Можно попробовать себя в самых разных товарных категориях. Различные компании ждут тебя, причём на довольно приличную зарплату. 

Читайте также: Как работает логист

© Мария Степанова, RJob

Степанова Мария

При использовании материалов сайта rjob.ru указание автора и активная ссылка на сайт обязательны!

rjob.ru

Что входит в обязанности менеджера по закупкам

Рассмотрим относительно новую профессию менеджера по госзакупкам, что включает должностная инструкция менеджера по тендерам, его обязанности и уровень ответственности.

С появлением торгов в процессе распределения государственного заказа, у организаций-участников появилась новая должность специалиста, который организовывает участие компании в тендерах. На первых этапах это были профильные специалисты по товарам или услугам, производимым организацией.

Но с увеличением количества государственных торгов, появилась потребность в отдельных специалистах, занимающихся только вопросами участия в госзакупках. Расскажем подробнее о профессии менеджера по закупкам.

Для получения полного доступа к порталу Про-госзаказ.ру, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет не больше минуты.

Выберите социальную сеть для быстрой авторизации на портале:

  

         

Должностные обязанности менеджера по госзакупкам

Обязанности и деятельность менеджера отдела закупок :

  • поиск подходящих процедур,
  • оценка рентабельности участия в тендерах,
  • оценка соответствия законам положения о закупке и технического задания,
  • подготовка заявки для участия в закупке,
  • организация внесения обеспечения по заявке,
  • подача заявки на бумажном или электронном носителях,
  • представление организации на процедурах вскрытия заявок,
  • в случае спорных ситуации подготовка жалоб в ФАС,
  • в случае победы участника, заключение государственного контракта,
  • отслеживание сроков исполнения контракта,
  • комплектация и сдача отчета по исполнению,
  • подписание актов по исполнению госконтракта,
  • отслеживание поступления денежных средств по госконтракту.

Список обязанностей менеджера по закупкам может быть расширен или распределен между несколькими работниками в зависимости от объемов и сложности выполняемых задач.

Чем занимается менеджер по тендерам

Работа контрактной службы заказчиков регламентирована законом 44-ФЗ. А работу менеджера по госзакупкам отдельно определяет каждая организация-участник государственных торгов. Должностная инструкция менеджера заключается в своевременном исполнении всех предписанных ему обязанностей.

В случае срыва сроков по любому из этапов работы, компания несет риски и возможные убытки. Поэтому в должностной инструкции закладываются требования пунктуальности, стрессоустойчивости, возможности работы в режиме многозадачности.

Также многие организации включают в должностную инструкцию условие о ненормированном графике работы менеджера, например, в таком мегаполисе как Москва. Часты ситуации, которые требуют работы во внеурочное время, такие как:

  • срочная подготовка и подача заявок,
  • ответы на вопросы заказчика, связанные с исполнением госконтракта,
  • формирование и сдача отчетов по этапам и итоговых.

Ответственность менеджера по торгам

Ответственность специалиста по тендерам сложно недооценить. Менеджер является представителем организации и ответственен за успехи и неудачи на большинстве этапов закупки со стороны участника.

Некомпетентность специалиста может стоить финансовых потерь и довести до внесения организации в реестр недобросовестных поставщиков. Исходя из этого, следует определять пределы штрафов за неудачное участие и поощрение сотрудника в случае успешного участия компании в госзакупках и исполнении госконтрактов.

Читайте самые актуальные новости и разъяснения экспертов по острым темам в сфере госзакупок в журнале «Госзакупки.ру» Подписаться

www.pro-goszakaz.ru

должностная инструкция, обязанности, функции и требования, особенности составления документа, образец

Менеджер, который осуществляет работу по закупкам, является важным специалистом, который осуществляет различные действия по приобретению товаров у разных поставщиков, с учетом необходимости получения нужных параметров качества и более выгодных параметров ценовой политики. Данная профессия считается сравнительно новой, именно по этой причине, найти высококвалифицированных и опытных специалистов, которые в действительности обладали бы нужным уровнем знаний и умений – крайне непросто. Многие компании прекрасно понимают, что грамотная организация закупок может существенно снизить уровень затрат компании на осуществление производственных процессов. Именно по этой причине, возникает необходимость в принятии такого специалиста.

Современные руководители крупных компаний стараются на данную должность принять молодых специалистов, которые могут быстро осваивать предоставленную информацию, и достаточно моментально способны подстраиваться под изменения рынка. Соответственно, возникают основные требования – наличие образования в области управления, менеджмента, маркетинга, рекламы, наличие коммуникабельности, мобильности и общительности. Чтобы произвести грамотный процесс отбора кандидатов на должность, непременно нужно правильно проанализировать вопрос составления инструкции должностного формата, в которую нужно будет внести данные, касательно требований квалификационного типа.

В настоящий момент специализированных учебных заведений, которые бы позволяли получить образование в сфере закупок – нет, тем не менее, нередко проводятся семинары и конференции по данному вопросу. Соответственно, руководитель может указать в требованиях на то, что предпочтение отдается специалистам, которые имеют дополнительные квалификационные знания по вопросу снабжения, и могут предоставить сертификаты, дипломы и свидетельства о пройденных курсах. Вполне очевидно, что на таких курсах молодые специалисты могут получить современную информацию об инновационных методах подхода к вопросу снабжения.

Безусловно, особое значение имеет и опыт в торговле, а также логистике. Ведь снабженец обязан будет осуществлять различные действия, связанные с выбором поставщиков, а также с выбором вариантов сотрудничества, которые способны предоставить его компании оптимальные условия и демократичные цены. Руководству следует грамотно оценивать все функции данного специалиста, чтобы в дальнейшем, на основании четко определенных задач расширить обязанности менеджера, который будет осуществлять закупки.

 В инструкции трудового формата следует достаточно детально описать все нюансы требований, которые руководство предприятия предъявляет к кандидатам на должность менеджера, по осуществлению закупок. В данном случае следует указать желаемое образование, опыт, навыки и ряд профессиональных знаний, которыми должен обладать специалист. На основании такого описания можно осуществить процесс грамотного отбора соискателей на должность. Не менее важным считается и грамотное составление обязанностей, которые в дальнейшем, формируют требования руководства и создают своеобразную ответственность специалиста. За отсутствие исполнения указанных обязанностей руководство имеет право осуществить увольнение.

В инструкции также рекомендуется указывать права специалиста, с целью правильного формирования взаимодействия с руководством. Менеджер может иметь полноценные права на самостоятельный отбор поставщиков материалов или же иной продукции, подписания договоров, осуществления расчетов и пр. В других же компаниях данный специалист осуществляет все необходимые переговоры, но договора подписывает исключительно руководство. Все указанные данные в зависимости от требований предприятия непременно отражаются в инструкции должностного значения.

Какие требования предъявляются к должности?

Список требований напрямую будет зависеть от компании, а также от требований, сформированных внутри нее. Соответственно, мы можем предоставить вашему вниманию исключительно шаблонный список, который в дальнейшем, при составлении инструкции можно будет модернизировать под индивидуальные потребности:

  • Так как должность является весьма ответственной, и нередко сочетается с распоряжением бюджета, выделенного на осуществление закупок, то формируется необходимость найма на работу специалиста, имеющего высшее образование. В тоже время, руководители некоторых компаний могут отдать предпочтение тем сотрудникам, которые имеют среднее специальное образование, но уже имеют своеобразный опыт работы в сфере закупок;
  • Что касается опыта, то в данном случае, формируются разные требования. Как правило, на крупных предприятиях, где закупки осуществляются регулярно и требуют оптимизации, стараются принять на работу исключительно опытных и знающих специалистов. Соответственно, в требованиях устанавливаются параметры стажа. В основном, требования не содержат в себе указание на наличие опыта, так как профессия является весьма молодой, и на практике, найти специалиста, который имеет опыт в данной сфере деятельности – крайне непросто;
  • Также выставляется требование по умению вести переговоры. Все дело в том, что менеджер, который будет осуществлять закупки, непременно будет систематически встречаться с представителями иных компаний и организаций, для согласования определенных условий поставок. Умение вести переговоры может стать основным элементом расширения перспектив, а также снижения ценовой политики;
  • Специалисты данного формата должны обладать аналитическим складом ума, и непременно должны умело и грамотно работать со значительным количеством информации, чтобы максимально оптимизировать свою деятельность;
  • Менеджер в обязательном порядке должен разбираться во всей логистической цепочке осуществления закупок, чтобы грамотно и правильно составлять план своей деятельности, а также формировать выбор поставщиков, с учетом потребностей компании;
  • Вполне очевидным является тот факт, что специалисты такого уровня должны знать все нюансы коммерческого, а также гражданского права. Таким образом, будут исключены все негативные последствия нарушения законодательства;
  • Устанавливается необходимость наличия знаний в области работы с различными договорами, в частности купли-продажи, специалист должен также уметь разрабатывать такие договора, опираясь на предоставленные ему шаблоны, соответственно, нужны еще юридические познания;
  • Специалист должен разбираться в стратегии и методах ценообразования, чтобы иметь возможность в процессе переговоров с поставщиками приводить определенные доводы, направленные на возможность осуществления процедуры снижения цены на закупаемый товар;
  • Также, специалист должен иметь определенные познания в области работы с персональным компьютером, уметь пользоваться определенным обеспечением программного формата.

Какие установлены требования

  • Непременно обратим ваше внимание на то, что если менеджер будет взаимодействовать с различными компаниями зарубежного формата, то следовало бы в документ с инструкциями должностного типа внести требования по знанию английского языка, а также необходимость подтвердить все знания, связанные с работой таможенной службы.
  • Становится очевидным тот момент, что грамотно составленная инструкция зависит в первую очередь от того, какие исполнительные обязанности будут возложены на специалиста. Как правило, документ составляется самим руководителем предприятия или же его сотрудниками по кадрам. Самое главное то, что детальное описание всех нюансов должности позволяет исключить значительное количество неприятностей в дальнейшем.

Функции специалиста по закупкам

Заметим, что функции менеджера, который будет заниматься закупками, в различных компаниях имеют существенное отличие. Все зависит от того, какими именно товарами занимается предприятие, какие закупки осуществляет, а также от возможности заранее осуществить процесс прогнозирования расхода на осуществление процедуры закупки сырья. В тоже время, немаловажное значение имеет также тот момент, насколько быстро можно будет найти поставщиков той или же иной продукции.

По сути, описание основных функций может быть кратким и лаконичным, исходя из данного списка, будут формироваться уже обязанности.

К основным функциям специалиста относят:

  • Осуществление процесса изучения всех поставщиков именно тех товаров и сырья, которые используются на предприятии. На самом деле, данная функция имеет важное значение, так как на ее основании формируется важный момент подбора вариантов сотрудничества. Специалист должен осуществить оценку всех факторов взаимодействия с той или же иной компанией, осуществить составление списка, и впоследствии произвести процедуру аналитического изучения;
  • Специалист берет на себя функцию изучения структуры работы предприятия и формирует список закупок, которые необходимы для нормальной работы. Соответственно, в данном случае должны быть сформированы полномочия, которые бы определяли возможность специалиста осуществлять запрос на предоставление данных, которые касаются необходимости сырья и материалов на том или же ином подразделении;
  • Если в подчинении специалиста будут иные сотрудники, то формируется функция руководителя. Соответственно, специалист обязан будет осуществлять процесс составления требований к должности, осуществлять подбор работников, проводить обучение, премирование и мотивирование, поддерживать нормальную атмосферу в коллективе;
  • Специалист занимается вопросами подписания договорных отношений на поставки, в данном случае, все договора должны быть подписаны исключительно на основании предварительного изучения и анализа, и они должны импонировать ранее установленной политике компании;
  • Также менеджер осуществляет переговоры с различными компаниями, с целью поиска вариантов сотрудничества, которые смогли бы стать основой выгодных поставок для его предприятия. Именно данная функция является одной из основных, так как умение вести переговоры в действительности позволяет получить перспективы поиска выгодных вариантов сотрудничества.

Какие функции на специалиста возлагаются

Как вы уже поняли, в определенных компаниях список функций специалиста может быть совершенно иным. Мы предоставили вашему вниманию шаблонный вариант. Исходя из основных критериев профессии, можно будет в дальнейшем осуществить процесс разработки основных обязанностей. В инструкции должностного формата требования описываются в общем положении, что же касается функций, то они могут быть описаны отдельно, или же могут быть включены в описание данных по обязанностям специалиста. Тут самое главное – детальное и в тоже время четкое, однозначное описание всех важных нюансов, что исключает возможность формирования недопонимания между руководством и сотрудником.

Какие устанавливаются обязательства по специальности – менеджер по закупкам?

Специалисты данного формата имеют весьма широкую структуру обязанностей. Они в обязательном порядке, причем весьма детально описываются в инструкции должностного формата. Рекомендуется указать следующие обязанности:

  • Специалист занимается вопросами контроля наличия товара на складах. По сути, производственный процесс базируется на том, что в определенный период времени используется определенное количество сырья для производственных действий. Соответственно, произвести аналитические расчеты в данном случае несложно. Формируется необходимость создания своеобразного запаса. Причем на каждом предприятии устанавливаются свои размеры таких запасов. Менеджер должен осуществлять полноценный контроль за количеством товара, который находится на текущий момент на складе. На основании данного фактора составляются специализированные отчеты, и производится расчет необходимости системной закупки;
  • Осуществляются действия, которые направлены на проведение закупок товара в соответствии с рядом расчетов по необходимости заполнения склада. В данном случае, менеджер руководствуется исключительно точными данными, в тоже время, он составляет план закупок, чтобы на складе всегда было нужное количество товара для нормальной работы предприятия, в течение четко установленного количества времени. Обязательно анализируются все данные об увеличении объемов продаж и производства, чтобы правильно осуществлять расчет необходимого количества товаров;
  • Также производятся действия, направленные на поиски лучших поставщиков. В данном случае, менеджер осуществляет изучение всех условий сотрудничества. Производится анализ всех поставщиков, сотрудничество с которыми возможно. Проводится исследование территориальных аспектов, чтобы подобрать варианты взаимодействия, способные обеспечивать предприятие нужным количеством товара с минимальными затратами времени;
  • Непременно изучается аспект ценовой политики. Вполне очевидным является тот факт, что чем более доступными будут цены, тем более выгодным будет производство. Соответственно, в обязанности специалиста также входит детальное изучение предложений с учетом определенных ценовых аспектов. На основании проведения исследовательских работ по цене и особенностям осуществления поставок, специалист имеет возможность подобрать те варианты сотрудничества, которые способны стать основой экономической выгоды;
  • При исполнении своих прямых обязанностей снабженец не должен забывать о качестве сырья. Бывает так, что поставщики предоставляют весьма доступные параметры ценовой политики, но их предложения не являются выгодными по той причине, что качество товара является весьма низким. Соответственно, специалист обязан детально оценивать все критерии предложений, после чего, можно будет сделать логический вывод по вопросу выбора вариантов сотрудничества;
  • Менеджер в обязательном порядке осуществляет все действия, которые касаются взаимодействия с различными представителями компаний поставщика, а также осуществляет ведение переговоров с целью определения выгодных условий по доставке товаров или же материалов на свое предприятие. Тут очень важным является тот факт, что подписание договорных отношений может в действительности стать основой предоставления более выгодных условий с позиции доставки и цены;
  • Снабженец осуществляет процессы контроля движения, а также доставки грузов. Обязательно осуществляется процесс контроля по срокам. Соответственно, производится систематическое изучение всех нюансов взаимодействия с различными компаниями. Если компания, которая осуществляет поставки, систематически нарушает договорные отношения, то осуществляется расторжение договора;
  • Нужно также сказать о том, что менеджер все время осуществляет процесс контроля качества предоставляемой продукции. Таким образом, формируется принятие только тех материалов и сырья, которые всецело отвечают ранее подписанным условиям договора. Такой контроль может обеспечиваться дополнительными сотрудниками, которые находятся под руководством менеджера по закупкам. В данной ситуации осуществляется также процесс взаимодействия снабженца и его работников, а также производится их систематическое обучение.

Формирование обязательств

На определенных предприятиях в обязанности менеджера также входит ведение различной сопроводительной документации. Непременно следует сказать о том, что если компания осуществляет закупки сырья и материалов у иностранной компании, то в данном случае специалист также обязан осуществлять все действия, направленные на нормальное взаимодействие работы с таможней, а также должен осуществлять работу с поставщиками.

Образец составления инструкции менеджера по закупкам

Как вы поняли, содержание инструкции зависит в первую очередь от условий компании, а также от особенностей ее деятельности. В тоже время, формируется стандартный шаблон документа, изучив который можно достаточно быстро составить свой документ.

Структура документа такова:

  • Общее положение. Именно в данном разделе осуществляется описание всех требований. Как вы уже знаете, можно указать данные о стаже работы, образовании, навыках и умениях. Также в данном разделе формируется необходимость указания подчиненности, замены должности. Нередко руководители настаивают на том, чтобы в разделе было указано на те законодательные акты, которые должны в своей работе использовать специалисты, и которые они должны знать;
  • Обязательства. Как вы понимаете, список данных обязательств во многом зависит от индивидуальности компании, от направления ее деятельности и пр. Выше мы предоставили приблизительный список, который должен содержаться в данном разделе. Вы можете воспользоваться рекомендуемым списком в качестве образца, после чего, указать все индивидуальные обязательства, которыми наделяется должность именно на вашем конкретном предприятии;
  • Права. Данный раздел заполняется в обязательном порядке. Тут указывается на то, что сотрудник имеет право осуществлять затребование средств и материалов, для выполнения своих профессиональных обязательств, у руководства. Тут же осуществляется указание на то, какими полномочиями обладает специалист. Например, можно указать на возможность самостоятельно принимать решение по выбору поставщиков. Если же такие действия осуществляет исключительно руководитель, то не указывайте в полномочиях подписание документов и выбор вариантов сотрудничества;
  • Ответственность. Каждый специалист при подписании договора трудового формата, берет на себя определенный ряд обязательств. По сути, список таких обязательств формируется с учетом всех особенностей работы предприятия. Обязательно указывается на то, что специалист несет материальную ответственность за свои действия. И в случае, если его действия принесли существенный материальный ущерб, с него могут быть произведены соответствующие взыскания. Кроме всего прочего, нужно сказать о наличии ответственности за нарушение установленных норм государственных законов.

Изучение образца документа

Используя предоставленный образец документа, вы сможете достаточно быстро осуществить составление своей инструкции, с учетом всех важных моментов, деталей, требований и обязательств. Главное – старайтесь избегать фраз, которые имели бы неоднозначное толкование, так как они могут в дальнейшем сыграть не на вашу пользу.

Особенности составления документации

Процесс составления документа не составляет труда, так как можно использовать уже готовые образцы, которые следует просто доработать. Выше мы представили полноценный список требований, обязательств и функций специалиста. Соответственно, сотруднику, который ответственен за составление инструкции, нужно будет просто осуществить процесс правильной модернизации списков, с учетом требований, сформированных на предприятии.

Старайтесь составлять документ таким образом, чтобы все описания были детальными и понятными. Очень значительное внимание уделите требованиям. Ведь если список будет составлен грамотно, вы сможете формировать отказ соискателям на законных основаниях, если они не соответствуют предъявленным требованиям. Список обязательств формирует постановку определенных задач перед специалистом. И если данные задачи не будут выполнены, то формируется возможность произвести процесс законного увольнения. Грамотное описание полномочий станет основой нормального взаимодействия отделов предприятия и его сотрудников. Кроме всего прочего, наделив определенными полномочиями специалиста, руководитель исключит лишнюю трату времени и сил.

Как составить документ

Также существует определенная необходимость описания ответственности. Ведь работник должен в полной мере осознавать, что его негативные действия могут иметь в себе серьезные последствия в виде материальной или же другой ответственности. Мы рекомендуем также просмотреть видео, которое касается интересных моментов по должности.

www.finanbi.ru

Должностная инструкция менеджера по закупкам

Главная задача менеджера состоит в наиболее выгодном приобретении необходимой продукции высокого качества. Такой специалист важен любому предприятию, так как с его помощью можно существенно снизить уровень затрат на производственные процессы.

Тремя ключевыми качествами успешного менеджера по закупкам являются: ответственность, коммуникабельность и стрессоустойчивость. Профессиональный сотрудник должен обладать даром убеждения, аналитическим складом ума и умением правильно расставлять приоритеты. Кроме того, он должен разбираться в основах гражданского и коммерческого права, налогообложения, маркетинга и порядка ценообразования. Все эти требования специалисты настоятельно рекомендуют вносить в должностную инструкцию менеджера по закупкам.

Должностная инструкция менеджера по закупкам

Содержание статьи

Как составить: общие положения

Наличие должностной инструкции позволяет четко сформулировать обязанности, урегулировать рабочие споры, установить субординацию и улучшить эффективность работы. Пункт «Общие положения» включает в себя информацию о категории, квалификационных требованиях для должности и перечень документов, которыми обязан руководствоваться работник.

Менеджер по закупкам относится к категории специалистов и подчиняется начальнику отдела, при этом назначается и освобождается он от должности только генеральным директором предприятия.

Сотрудник обязан иметь среднее профессиональное или высшее образование.

В зависимости от специфики предприятия, в должностную инструкцию менеджера по закупкам могут быть добавлены дополнительные требования. Например, готовность к командировкам, знание иностранных языков или осведомленность в работе таможни и транспортных компаний.

Работник должен знать правила:

  • планирования снабжения предприятия;
  • техники безопасности;
  • охраны труда;
  • основы хозяйственного и гражданского права;
  • отчетности и учета.

Руководствоваться в своей деятельности менеджер должен законодательством РФ, Уставом предприятия, правилами внутреннего распорядка, приказами и распоряжениями руководства.

Должностные обязанности: на что имеет право менеджер по закупкам и его ответственность

Для эффективной работы сотруднику необходимо уверенно владеть ПК и знать офисные, бухгалтерские и специализированные складские программы.

Основные функции, подлежащие выполнению – это:

  • бесперебойное обеспечение наличия товаров;
  • достижение плановых показателей;
  • поиск новых поставщиков;
  • составление заказов для поставщиков;
  • поддержание здоровых отношений с постоянными поставщиками;
  • осуществление информационной поддержки и консультирование сотрудников других отделов компании;
  • мониторинг заказов и продаж;
  • проведение анализа рынка;
  • контроль над движением грузов;
  • разрешение конфликтных ситуаций с поставщиками;
  • работа с рекламациями от поставщиков;
  • контроль качества продукции;
  • ведение переговоров.

В параграфе «Права» отображаются возможности, закрепленные законодательством РФ, которыми может пользоваться работник. Так, менеджер по закупкам имеет право действовать от имени компании и представлять ее интересы и получать информацию от руководства, необходимую для выполнения трудовой деятельности, а также требовать от руководства создания качественных условий для выполнения своих обязанностей.

Важным параграфом в должностной инструкции является «Ответственность». В большинстве случаев менеджер по закупкам несет ответственность за:

  • использование служебных полномочий в корыстных целях;
  • причинение ущерба предприятию;
  • искажение информации;
  • разглашение конфиденциальной информации;
  • халатное выполнение своих обязанностей;
  • нарушение правил трудовой дисциплины и внутреннего распорядка.

Образцы должностной инструкции менеджера по закупкам

Типовая

Скачать образец типовой инструкции менеджера по закупкам вы можете здесь: https://yadi.sk/i/Q1djkf-Z3Tm27f

dolzhnostnaya-instrukciya-menedzhera-po-zakupkam001

Старшего

Чтобы найти документ для старшего специалиста, нажмите сюда: https://yadi.sk/d/MnsQFXHm3Tm3o4

dolzhnostnaya-instrukciya-menedzhera-po-zakupkam002

Ведущего

По следующей ссылке мы разместили должностную инструкцию ведущего менеджера: https://yadi.sk/d/y-W5Mk0u3Tm2ZH

dolzhnostnaya-instrukciya-menedzhera-po-zakupkam003

По закупке продуктов питания

При закупке продовольственных товаров в детских садах используются инструкции следующего образца: https://yadi.sk/d/5G6JWmQ63Tm2oD

dolzhnostnaya-instrukciya-menedzhera-po-zakupkam004

Сырья

Пример должностной инструкции менеджера по закупкам сырья: https://yadi.sk/i/csYtfwIp3Tm33u

dolzhnostnaya-instrukciya-menedzhera-po-zakupkam005

Правильно составленная должностная инструкция позволит избежать множества неприятных моментов в отношениях руководителя и сотрудника. Этот документ помогает работнику ориентироваться в своих обязанностях, а работодателю – эффективно управлять кадрами.

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

Также вы можете задать вопрос онлайн-консультанту:

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

specworkgid.ru

обязанности, должностная инструкция, образование, требования, резюме

Отыскать сегодня подходящую для себя работу непросто. Ведь она должна не только помогать содержать себя и свою семью, но и позволять реализоваться, как профессионал своего дела. Да и большинство соискателей, которые желают трудоустроиться официально, рассчитывают получить полный социальный пакет и связанные с ним блага. Среди доступных вакансий нередко встречается должность специалиста по закупкам. Чем занимаются такого рода сотрудники? На каких предприятиях существует в них потребность? Какие обязанности должен выполнять данный специалист? Необходимо ли для этого получить полноценное высшее образование или достаточно пройти курсы? Специалист по закупкам - популярная нынче вакансия. Поэтому далее в статье будут рассматриваться ответы на приведенные выше вопросы.

специалист по закупкам обязанности

Сущность документа

Что представляет собой должностная инструкция специалиста по закупкам? Это особый внутренний документ определенной организации, в котором ясно и четко изложены основные требования к соискателю на данную должность, описаны круг всех его профессиональных обязанностей, а также должностных прав, рамки, определяющие степень его ответственности за халатно выполненную работу. Его наличие является обязательным на любом предприятии, на котором существует должность "специалист по закупкам". Обязанности работника должны быть правильным образом определены для того, чтобы его функция реализовалась в компании так, как это ожидается. В чем же последняя состоит?

Функции специалиста

Несмотря на то что рассматриваемая должность появилась сравнительно недавно, профстандарт "Специалист в сфере закупок" в полной мере сформирован и содержит жесткие требования. Ведь такие сотрудники требовались и ранее. Например, похожие профессиональные функции выполняли работники, зачисленные в штат предприятий и производственных организаций. Тогда такая должность имела иное название: инженер по материально-техническому обеспечению.

Итак, что же подразумевает под собой работа "специалист по закупкам"? Если говорить кратко, не раскрывая читателю многочисленных нюансов профессиональных обязанностей, которые отражают особенности трудовой деятельности и производства определенной компании, то главной задачей такого сотрудника является перманентное обеспечение организации любыми необходимыми материалами или товарами.

Общая же функция, которую отражает профстандарт "Специалист в сфере закупок", (а именно: обеспечение предприятия необходимыми для его адекватного функционирования товарно-материальными ценностями), помимо прочего, включает в себя еще достаточно большое количество косвенных обязанностей, таких как анализ действительного соотношения качества предлагаемой поставщиками продукции и ее рыночной стоимости.

должностная инструкция специалиста по закупкам

Назначение и структура

Именно должностная инструкция, как это уже замечалось выше, является одним из двух основных документов (второй - заключенный с сотрудником трудовой договор), которые и определяют, что должен выполнять в ходе своей трудовой деятельности специалист по закупкам. Образование этого документа является первоочередной задачей руководства, ведь, согласно актуальному законодательству, сотрудник не может выполнять какие-либо обязанности, кроме тех, которые были четко описаны в договоре, который он заключал в процессе трудоустройства. А этот документ, как правило, в указанном месте делает ссылку, призывая обратиться к должностной инструкции. Именно поэтому многие специалисты уделяют ей такое внимание.

Как должна выглядеть должностная инструкция рассматриваемого специалиста? Важно, чтобы она была составлена согласно тем стандартам и формам, которые приняты в данном регионе. Итак, рассматриваемый документ следует составлять таким образом, чтобы он обязательно содержал следующие разделы:

  • Первый раздел полностью посвящается данным о согласовании и утверждении непосредственно текста данного документа. Для этого все, кто принимал участие в указанных процессах, должны зафиксировать этот факт, поставив свои личные подписи с их расшифровками, а также указать соответствующие даты. В согласовании, как правило, участвуют юридический отдел, отдел кадров, а также непосредственно то подразделение, к которому будет относиться определенный сотрудник.
  • В следующем разделе необходимо перечислить все актуальные требования к кандидату на рассматриваемую должность. Они должны подробно описывать требуемое образование, знания и практические навыки, необходимый опыт работы, а также возраст и прочие особенности, которые могут относиться к данной конкретной должности. Помимо этого, следует привести полный перечень всей документации (включая как внутренние акты компании, так и законодательные акты общегосударственного значения), с которой новому сотруднику потребуется внимательно ознакомиться. А также рассматриваемый раздел описывает место должности в общем штатном расписании, порядок и условия принятия кандидата на должность на работу, механизм увольнения или же замещение сотрудника, на время его не долгосрочного отсутствия. Важно указать непосредственного начальника нового работника.
  • В основном разделе рассматриваемой инструкции необходимо перечислить все, что ожидается от сотрудника в ходе его профессиональной активности (все его должностные обязанности, а также права). Чем точнее будут описаны обязанности специалиста в инструкции, тем больше вероятность, что работа будет выполняться корректным образом, что пойдет на благо предприятию. Права же неразрывно связаны с обязанностями. К ним, как правило, относят: право на достойные условия труда; право на получение необходимых для выполнения своих обязанностей данных; право предлагать мероприятия, предназначенные для усовершенствования рабочего процесса.
  • В последнем разделе речь обычно идет о том, какую ответственность понесет работник в том случае, если он будет выполнять свои профессиональные обязанности ненадлежащим образом.

резюме специалист по закупкам

Особенности документа

Что определяет круг обязанностей, которые имеет специалист по закупкам? 44-ФЗ, или Федеральный закон, который отражает актуальные требования законодательства. Согласно ему, рассматриваемый документ имеет много общего с должностной инструкцией специалиста по снабжению. Впрочем, существует ряд различий, которые выделяют должность "специалист по закупкам". Обязанности двух этих работников не являются идентичными. Знать эти отличия особенно необходимо сотрудникам и руководству крупных предприятий, на которых, как правило, предусмотрено наличие двух этих должностей.

Именно поэтому еще до окончательного формирования должностной инструкции важно хорошенько разобраться в основных требованиях к кандидатам. Так, необходимо знать, какая должна быть квалификация специалиста по закупкам, а также, как разграничить обязанности данных сотрудников.

Практика показывает, что обязанностей у того работника, который занимается закупками, существенно больше, чем у того, который занимается снабжением. В должностной иерархии первая должность значится существенно выше второй. Подобным образом отличается и уровень зарплаты. Именно поэтому было бы логично, чтобы и требования к кандидату на должность "специалист по закупкам", обязанности которого существенно значимее, были гораздо выше и жестче. Это следует учитывать при составлении должностной инструкции. Резюме специалист по закупкам (вернее, кандидат на эту должность) может составить успешно только в том случае, если заранее ознакомится со стандартными требованиями к соискателю.

Подобным образом, профессиональные обязанности сотрудников также следует четко разграничить. Это поможет наладить слаженное взаимодействие как между самими специалистами, так и между целыми отделами, которые находятся в их подчинении.

работа специалист по закупкам

Требования к специалисту по закупкам

Специфика конкретной профессии определяет ряд особенных требований, характерных для определенной специальности, которые предъявляются к кандидатам на должность. И в рассматриваемой области также существуют определенные критерии. Специалиста по закупкам выбирают исходя из имеющихся навыков и знаний. Так, кандидат должен:

  • иметь аналитический склад ума;
  • уметь принимать решения даже в условиях постоянного стресса и нести полную личную ответственность за их результаты;
  • уметь обрабатывать большие объемы информации и грамотно вести текущую документацию;
  • обладать навыками ведения деловых переговоров с тем, чтобы выходить на желательный для компании результат;
  • ясно понимать, как организована работа таможни и как функционируют транспортные компании;
  • быть уверенным пользователем персонального компьютера, а также уметь пользоваться всеми необходимыми для выполнения профессиональных функций программами.

Помимо прочего, любой работодатель имеет право сформировать другие требования, которые необходимы для того, чтобы качественно выполнялась работа. Специалист по закупкам - важная составляющая успеха компании. Например, если компания занимается внешнеэкономической деятельностью, то от такого сотрудника могут требовать знания иностранных языков. Поэтому важно грамотно составить свое резюме. Специалист по закупкам - должность, которая позволяет многим ярко реализовать свои способности. Ради этого стоит рискнуть.

профстандарт специалист в сфере закупок

Права

Должностные обязанности специалиста по государственным закупкам будут рассмотрены далее, а сейчас важно разобраться, какие он имеет права.

  • Проявлять инициативу в области внесения разнообразных предложений, которые могли бы усовершенствовать или облегчить протекание рабочего процесса, имеющего отношение исключительно к выполнению данным работником своих функций.
  • Требовать от своего непосредственного начальника абсолютного содействия в вопросах, связанных с реализацией прав или обязанностей сотрудника.
  • Требовать от руководства компании обеспечения отдела всеми необходимыми организационно-техническими условиями, а также своевременного составления и оформления рабочих документов и отчетов, которые нужны сотруднику для реализации его профессиональных обязанностей.
  • Налаживать взаимосвязь между подразделениями компании и определенными подразделениями некоторых сторонних организаций, которые необходимы для того, чтобы оперативно решать возникающие вопросы по закупкам, которые неизменно входят в рамки компетенции главного менеджера по закупкам.

Ответственность

Что включает в свой круг ответственности ведущий специалист по закупкам?

  • Контроль и обеспечение выполнения плана закупок на каждый месяц.
  • Административная ответственность за разглашение секретной информации, которую внутренние документы компании определяют в качестве корпоративной тайны, и которая официально является собственностью конкретного предприятия.
  • Личное выполнение всех существующих правил внутреннего распорядка, а также соблюдение стандартов дисциплины.
  • Осуществление сделок по закупкам, а также заключение соответствующих договоров с разнообразными организациями или частными лицами, если это потребуется.
  • Выполнение требований пожарной безопасности и правил техники безопасности, с целью не нанесения какого-либо вреда сотрудникам компании или ее материальному имуществу.
  • Тщательное выполнение всех полученных указаний, инструкций, поручений, распоряжений, приказаний непосредственного начальника, а также генерального директора фирмы.
  • Ответственность за нанесение или содействие нанесению как материального ущерба, так и непосредственного ущерба деловой репутации компании.
  • Ответственность за пренебрежение собственными должностными обязанностями, которые определяет актуальная инструкция, а также действующие законодательные акты Российской Федерации.

Условия работы

Что рассказывает должностная инструкция специалиста по закупкам об условиях работы, согласно которым должен трудиться данный работник? Режим занятости человека занимающего рассматриваемую позицию в компании, определяется составленными специально для отдельного предприятия правилами внутреннего трудового распорядка, а также договором, который заключается с новыми сотрудниками в процессе трудоустройства. Помимо прочего, эти условия предусматривают необходимость периодически отлучаться в командировки для выполнения служебных заданий.

должностные обязанности специалиста по государственным закупкам

Порядок ознакомления с должностной инструкцией

Заключение трудового договора, которое, собственно, и знаменует собой момент трудоустройства, - идеальное время для того, чтобы будущий сотрудник внимательно изучил, что входит в обязанности специалиста по закупкам, то есть, ознакомился с должностной инструкцией. Как зафиксировать факт того, что работнику была предоставлена вся необходимая информация? Существует несколько способов. Среди них выделяют следующие:

  • личная подпись (и ее расшифровка), а также дата, которые свидетельствуют о том, что специалист по закупкам обязанности свои уже внимательно изучил и готов это подтвердить; ставится в особенном журнале, который специально предназначен для этих целей;
  • отдельная отметка о том, что сотрудник проинформирован в полной мере, которая заверяется личной подписью отдельного работника непосредственно под текстом самой должностной инструкции, предназначенной для ознакомления каждого нового кандидата;
  • подобная отметка, также заверенная подписью и датой, которая ставится под текстом индивидуальной должностной инструкции, персонально подготовленной для отдельного сотрудника, которая впоследствии прилагается к его личному делу, заведенному на предприятии.

 что входит в обязанности специалиста по закупкам

Вывод

Специалист по закупкам - это особый сотрудник предприятия, который занимается тем, что осуществляет и контролирует процесс поставки в компанию необходимых для ее производственной деятельности товаров, всевозможных материалов, разнообразного сырья. Этот работник также занимается составлением и проверкой всей отчетной документации, которая имеет отношение к его прямым обязанностям. Помимо прочего, рассматриваемый специалист должен иметь развитое аналитическое мышление и хорошие коммуникативные навыки для того, чтобы уметь корректно оценить рентабельность предполагаемой сделки и грамотно вести переговоры с поставщиками.

Не менее важно на практике знать, как именно следует проверять продукцию на соответствие заявленным критериям качества. Такой специалист должен уметь обращаться с персональным компьютером и на высоком уровне владеть компьютерными программами, которые потребуются ему в ходе выполнения его основных должностных обязанностей; принимать важные решения в короткие сроки даже под давлением и в условиях постоянного стресса, ведь от их эффективности напрямую зависит успех всего предприятия; обрабатывать большие объемы информации своевременно и делать соответствующие выводы; отлично ориентироваться в актуальных условиях функционирования таможни, а также в особенностях работы отдельных транспортных компаний, с которыми сотрудничает данная организация. Эти сотрудники должны разбираться в основных тонкостях выбора необходимых материалов, понимать, как именно их следует транспортировать, а также хранить для того, чтобы они не потеряли своих полезных свойств и товарного вида. Также является желательным, а порой и обязательным условием наличие определенного опыта в сфере закупок. Обычно на эту должность принимают активных и энергичных людей. Именно такие кандидаты имеют шансы на то, что данную вакансию займут именно они.

Если вы задумываетесь о том, чтобы работать в качестве специалиста по закупкам, для начала важно изучить типичную должностную инструкцию (типовой документ, который точно определяет круг прав, обязанностей и ответственности определенного сотрудника). Это поможет ознакомиться с предстоящими условиями работы и заранее выяснить все ее тонкости. Так вы сможете понять, стоит ли продолжать свои попытки устроиться на эту должность или лучше поискать что-то другое. Если вам все подходит, то нужно постараться удостовериться в том, что и вы соответствуете всем требованиям компании. Для этого необходимо выяснить как можно больше о самой организации, а также о ее деловой активности, объемах производства и реализации, а заодно и об основных технических особенностях.

Отнестись к вопросу собственного трудоустройства следует крайне серьезно. Важно заранее изучить как можно больше информации о той компании, в которую вы хотите устроиться, а также непосредственно о желаемой должности. Для этого требуется тщательно иизучить должностную инструкцию по выбранной специальности. Стандартная форма этого документа по большинству профессий находится в свободном доступе, поэтому с ней в случае необходимости всегда может ознакомиться любой желающий. Чем серьезнее вы будете подготовлены, тем выше ваши шансы получить желаемое. И пусть работа дарит вам только приятные эмоции!

fb.ru

Образец должностной инструкции менеджера по закупкам

Любое торговое предприятие нуждается в профессиональном менеджере по закупкам.

 

Лишь человек с профессиональным опытом и высокой квалификацией понимает, как найти лучшего поставщика, вести с ним переговоры, а также выстроить с ним долговременные отношения и  построить наиболее выгодную стратегию закупок.

 

 

Описание профессии

 

В различных организациях должностная инструкция менеджера по закупкам немного отличается между собой.

 

Например, существуют разные виды бизнеса, где объемы будущих продаж по наименованиям можно достаточно точно просчитать заранее.

 

Поэтому в таких ситуациях менеджеру необходимо всего лишь тщательно следовать первому плану закупок.

 

В редких случаях может потребоваться эксклюзивный товар: парфюмерия, одежда, мебель, обувь, ювелирные изделия и прочее.

 

В данном случае нужно найти то, что можно будет продать в ближайшем будущем. Следует также рассчитать количество реальной продажи товара. Только настоящие профессионалы смогут достичь этого результата.

 

 

Основные обязанности менеджера

 

Менеджеру по закупкам нужно выполнять следующие обязанности:

 

  1. Обеспечивать наличие товара в наиболее оптимальном количестве, а также ассортименте.
  2. Вести поиск поставщиков, детально изучая новые предложения. После чего готовить для руководства собственные предложения о привлечении поставщиков.
  3. Составлять заказы.
  4. Обеспечивать плановые показатели.
  5. Следить за выполнением заказа.
  6. Проводить переговоры с поставщиками.
  7. Договариваться об условиях поставки и согласовывать их с руководителем.
  8. Определять виды необходимого товара, который следует внести в ассортимент или вывести из ассортимента.
  9. Контролировать выполнение обязательств перед поставщиками.
  10. Обеспечивать постоянное наличие хорошо продаваемого товара.
  11. Обеспечивать документальное оформление всех сделок.
  12. Консультировать продавцов или покупателей по своим товарам. 
  13. Отслеживать продажи по товару. В случаях ухудшения продаж, вместе с отделом маркетинга принимать соответствующие меры.
  14. Обеспечивать отделы, а также службы компании необходимой информацией о продаваемом товаре.
  15. Выполнять служебные поручения непосредственного руководителя.

 

 

Ответственность менеджера

 

Человек, занимающий должность менеджера по закупкам, должен нести ответственность за:

 

  • невыполнение либо халатное и несвоевременное выполнение своих должностных обязанностей.
  • нарушение правил трудового распорядка и дисциплины, включая правила техники безопасности.
  • несоблюдение инструкций, приказов, распоряжений по сохранению коммерческих тайн либо конфиденциальной информации.

 

Ниже расположен типовой бланк и образец должностной инструкции менеджера по закупкам, вариант которого можно скачать бесплатно.

uristhome.ru

Должностная инструкция специалиста по закупкам: образец :: BusinessMan.ru

В данной статье будет детально рассмотрена такая должность, как специалист по закупкам, в частности – его должностная инструкция. Это документ, который сотруднику предоставляет сама компания и в котором четко прописываются все его права и обязанности, правила осуществления трудовой деятельности, определение границ ответственности в случаях нарушений рабочего порядка и другие локальные нормативные вещи, необходимые для изучения перед непосредственным вступлением в должность. Необходимо знать, как правильно написать данную инструкцию и из чего она состоит, а также рассмотреть все функции человека, выполняющего данную работу. Также в данной статье будет представлена должностная инструкция специалиста по закупкам в образце, поэтому читатель сможет не только узнать о специфике трудовой деятельности этого работника, но и посмотреть на то, как выглядит такой важный для этой должности (впрочем, как и для любой другой) внутренний юридический документ.

Федеральный закон

Вся информация о рассматриваемых в данной статье должностях и соответствующих им инструкциях основана на Федеральном законе Российской Федерации, посвященном системе контрактов в области товарооборота, закупок, осуществления работ и услуг, обеспечивающих нужды государства и муниципальных структур. Номер этого закона – 44, а принят он был пятого апреля 2013 года. Соответственно, должностная инструкция специалиста по закупкам с 44 ФЗ связана напрямую, равно как и та же инструкция для менеджера по снабжению.

Специалист по закупкам и менеджер материального снабжения

Специалиста по закупкам в данной статье в некоторых местах мы будем сравнивать со схожей должностью, которая называется “менеджер по снабжению” по причине наличия у них весомых точек пересечения и для полного охвата темы. Должностные инструкции специалиста по организации закупок и снабжающего менеджера также весьма схожи.

Специалист по закупкам, как и менеджер, отвечающий за снабжение в рамках своей компании – это практически новая профессия: по крайней мере, она куда моложе многих других специальностей из этой трудовой коммерческой сферы. Впрочем, это вовсе не означает, что до их появления в специалистах подобного толка не было абсолютно никакой нужды: она была, и люди выполняли те же задачи и раньше в различных организациях и на предприятиях (как правило, связанных с промышленным производством), только само название должности было другим. Сотрудников, которые сейчас именуются специалистами по закупкам, тогда называли инженерами, отвечающими за материальное и техническое обеспечение своего предприятия всем необходимым для успешного осуществления его деятельности.

Род деятельности данных специалистов

Прежде чем детально пройтись по должностной инструкции специалиста по закупкам и его коллеги в лице обеспечивающего организацию менеджера, равно как и по всем аспектам их трудовой деятельности, следует вкратце описать, чем они оба вообще занимаются.

Если свести к общему знаменателю все функции рабочей деятельности данных специалистов, не производя глубокий анализ (поскольку он будет представлен ниже) всех тонкостей их труда в рамках конкретного предприятия с определенным материальным состоянием, то можно выделить главную, первостепенную задачу, которая перед ними стоит. Как уже можно было догадаться, задача эта заключается в своевременном и систематически постоянном обеспечении головного предприятия материальными ценностями, необходимыми ему для поддержания трудовой системы. Проще говоря, данные специалисты занимаются непрерывными поставками сырья, требуемого спецификой производства его организации.

Это не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. За обеспечением предприятия различными товарами и прочими материальными продуктами стоит серьезная работа, включающая в себя огромное множество сопутствующих обязанностей, таких как: проведение анализа ценовых и качественных преимуществ того или иного поставщика, их непосредственный поиск и установление и поддержание договора, слежение за всеми текущими проходящими сделками и их сопровождение с целью обеспечения высокого уровня безопасности и продуктивности в плане получения фирмой заявленной прибыли, а также многое другое.

Разница между специалистом и менеджером

Очень часто, то есть практически в большинстве случаев, наниматели каких бы то ни было организаций не воспринимают должности специалиста по закупкам и менеджера по снабжению как имеющие какие-то различия между собой. Фактически большая часть работодателей воспринимает эту пару как синонимичный тандем, хотя есть и те, кто так не думает. Если же оперировать более деловым подходом к должностному восприятию трудовой дифференциации этих работников, то получается следующее:

  • Специалист по закупкам – это сотрудник компании, который напрямую занимается обеспечением этой компании теми материалами и товарами, которые соответствуют роду ее производительной деятельности (к примеру, если такой сотрудник работает на фабрике по изготовлению мебели, он должен следить за поставками на склады своего предприятия древесины, лака и других материалов, необходимых конкретно в данном случае).
  • Менеджер по снабжению – это сотрудник компании, который напрямую занимается всеми возникающими вопросами по доставке других, не связанных с самой деятельностью организации материальных ценностей (к примеру, это могут быть канцелярские товары для офисной работы управляющих менеджеров, запасы продовольствия для ежедневного обеспечения питания в столовой и т. п.).

Должностная инструкция специалиста по закупкам

Будучи таким же первостепенно важным и главенствующим внутренним юридическим документом организации по части сотрудников рассматриваемой должности, как и трудовой договор, оформляемый между работником и его нанимателем, должностная инструкция любого работника является основным перечнем всех необходимых для ознакомления и изучения правил, прав, обязанностей и других вещей и деталей, касающихся конкретной должности, которую этот документ описывает. Это важно учитывать, поскольку, если ссылаться на действующее сейчас в нашей стране законодательство по части трудовой деятельности, получается, что ни один сотрудник без личного на то желания (юридически закрепленного официальным согласием) не имеет обязанности осуществлять рабочую деятельность, которая не была напрямую прописана непосредственно в самом трудовом договоре. Следовательно, по причине тесного взаимодействия этого документа с должностной инструкцией специалиста по закупкам (или любого другого трудящегося лица), именно должностная инструкция определяет итоговую эффективность и продуктивность в работе сотрудника. Именно поэтому работодателю очень важно знать, как правильно составить такую инструкцию, точно так же, как и работник должен быть осведомлен о том, правильно ли этот процесс был осуществлен и соответствует ли содержание инструкции всем нормативно-правовым нормам и прочим регулирующим факторам.

Разделы должностной инструкции специалиста по закупкам

В плане как формы, так и содержания этот документ должен быть выполнен в соответствии со всеми принятыми в деловом обороте юридических документов стандартами, определяющими качественность и правильность подачи основной информации по будущей должности претенденту на нее.

Так выглядит сам образец. В должностной инструкции специалиста по закупкам по профстандарту этот специалист (или только претендент на это звание) увидит следующие разделы:

  1. Левая верхняя колонка этого документа содержит информацию о той организации, которая выдает его устраивающемуся на должность человеку. Правая же отражает читателю информацию о том, как и кем должностная инструкция специалиста отдела закупок была утверждена, а ее текст – согласован в соответствии со всеми требуемыми стандартами. За словом “Утверждено” следуют такие данные: дата, в которую документ непосредственно был утвержден и информация о руководящем лице организации, которое это утверждение осуществило. За этим следует его личная подпись. За словом “Согласовано” идут также дата, в которую было осуществлено согласование, и данные о работниках тех отделов, которые принимали непосредственное участие в составлении должностной инструкции. Им, в свою очередь, тоже необходимо оставить свои росписи в нужной строке, идущей после перечисленных выше данных. Отделы и учреждения, с которыми сотрудничает организация при составлении должностной инструкции для какого-либо работника на своей должности: служба, предоставляющая соответствующую юридическую консультацию и непосредственную помощь, отдел кадров и отдел компании, в который в дальнейшем попадет сотрудник, претендующий на должность.
  2. Раздел должностной инструкции специалиста по закупкам бюджетного учреждения, содержащий общую информацию, включает в себя: список всех требований, которым должен соответствовать кандидат на должность (таких как нужный возраст, полученное образование, уже имеющийся за плечами опыт работы, все нужные для осуществления трудовой деятельности задатки и умения и др.), а также перечень документов, к которым относятся разнообразные юридические акты как законодательства Российской Федерации, так и самой организации, в которую устраивается сотрудник – с этим перечнем он обязан быть ознакомлен в момент официального вступления на рабочую должность. Помимо всего прочего, в данном разделе освещаются разные технические моменты, с которыми сотрудник может столкнуться во время исполнения своих обязанностей: место этого сотрудника во всей системе предприятия (в плане ответственности, связей, трудового графика и расписания и т. п.), порядок оформления на работу или увольнения с должности, порядок осуществления замещения сотрудником другого работника предприятия или замещения этим лицом самого сотрудника, вся информация о назначенным ему начальником человеке и т. д.
  3. Основной раздел такого документа, как должностная инструкция специалиста по закупкам (в школе в частности, эта вакансия актуальна не только на производственных предприятиях), представляет собой четкий список всех прав и обязанностей сотрудника. Разумеется, сначала работнику предоставляются для ознакомления его обязанности, которые должны быть максимально точно и четко прописаны, дабы избежать любого недопонимания со стороны кандидата и потенциальных проблем в будущем во время осуществления им трудовой деятельности. Непосредственно права же являются следствием обязанностей и преследуют задачу существенно облегчить работнику процесс выполнения им всех положенных ему по должности функций. Такими правами могут быть: а) право на получение информации в полной мере касательно своей работы; б) право высказывать начальству предложения, которые так или иначе затрагивают трудовую деятельность сотрудника или всего предприятия в целом; в) право карьерного роста внутри организации и т. д.
  4. Последний раздел в должностной инструкции специалиста по государственным закупкам заключает в себе информацию об ответственности, которую сотрудник вынужден будет принять на себя в случае неисполнения с его стороны его прямых обязанностей по части осуществления трудовой деятельности.

Должностная инструкция менеджера по снабжению

В своем содержании и оформлении инструктирующий документ менеджера по снабжению во всем схож с должностной инструкцией специалиста по закупкам, однако не следует забывать также и об их существенных различиях. В первую очередь это важно для крупных предприятий, в штате которых предусмотрены места для обеих этих должностей. Следовательно, при составлении должностных инструкций их составители должны уделить особое внимание более конкретному составлению и определению критериев, по которым на данные вакансии проводится отбор желающих кандидатов, а также серьезно подойти к вопросу разграничения обязанностей и специфики деятельности специалиста по закупкам и менеджера по снабжению.

В трудовой сфере, как правило, бытует мнение, что специалист по закупкам рангом находится на более высокой позиции, чем его коллега, несущий ответственность за снабжение организации материальными ценностями всех профилей. Наличие этого мнения в массах обусловлено, в частности, и разницей в заработной плате представителей двух данных должностей: у первого сумма денежного поощрения за трудовую деятельность в целом куда выше, чем у второго. Однако и требования к нему предъявляются, соответственно, более строгие.

Должностная инструкция главного специалиста по закупкам и должностная инструкция менеджера по снабжению – это два документа, которые почти идентичны, однако очень важно понять, что лишь четкое разграничение должностных обязанностей этих сотрудников позволит оптимизировать рабочий процесс и привести к более эффективным результатам трудовой деятельности всего предприятия.

Требования к кандидатам

К претендентам на обе профессии вследствие схожести некоторых их полномочий и специфики рабочих обязанностей, а также потому что и у менеджера по снабжению, и у специалиста по закупкам должностные инструкции в ДОУ (документационном обеспечении управления) почти одинаковы, выдвигаются примерно одни и те же требования. И специалист по закупкам, и менеджер по снабжению должны:

  1. Обладать умением вести переговоры с клиентами и добиваться от них высокой конверсии.
  2. Уметь брать на себя ответственность за принятие сложных решений.
  3. Уметь проанализировать ситуацию на рынке или любой другой требуемый для анализа объект.
  4. Проводить работы с внушительными размерами информации и вести не менее обширную документацию.
  5. Обладать компетенциями в области транспортировки грузов и таможенного законодательства на теоретической основе.
  6. Уверенно владеть персональным компьютером и пользоваться всеми необходимыми в работе программами.

Однако это не весь перечень требований, которые предъявляются кандидатам на одну из двух рассматриваемых в данной статье должностей. К старшему специалисту по закупкам, с должностной инструкцией которого мы уже разобрались, точно так же, как и к менеджеру по снабжению, работодатель имеет право предъявить какие-то другие требования, в число которых может войти, например, свободное владение иностранным языком в случае, если организация ведет свою деятельность в том числе и за границей той страны, в которой она располагается.

При этом есть и отличия. Таким образом, специалисту в сфере закупок должностная инструкция предусматривает трудоустройство при наличии только высшего образования (финансового, экономического, юридического или иного в схожих направлениях), в то время как менеджером по снабжению может стать человек со средним специальным или даже обычным средним образованием. Оплата труда, как уже упоминалось ранее, у этих сотрудников тоже различна.

Разница в должностных обязанностях специалиста и менеджера

Здесь очень важным фактором становится непосредственно направленность трудовой деятельности компании и специфика процесса работы внутри нее.

Сами должностные инструкции специалиста по закупкам (образец вы уже видели) и менеджера по снабжению предполагают следующие должностные обязанности:

  1. Комплектация товара или группы товаров на складе предприятия, осуществление организационного контроля над любыми процессами, касающимися этих товаров.
  2. Товарное обеспечение по запросам без каких-либо задержек по времени.
  3. Поиск и ведение переговоров с самым подходящим под возможности организации поставщиком.
  4. Ведение всей юридической документации, связанной с поставщиками.
  5. Слежение за финансами, процессуально сопровождающими товары.
  6. Контроль реализации выполнения всех поставок в срок.
  7. Слежение за передвижениями товара в рамках системы поставок.
  8. Осуществление качественной проверки прибывшего в организацию товара.
  9. Соответствующие личным компетенциям решения возникающих в ходе работы вопросов с поставщиками.

Различия же между специалистом по закупкам и менеджером по снабжению должны определять уже непосредственно нанимающие их организации, делая это максимально четко конкретно во избежание непродуктивной работы, не соответствующей высоким стандартам производства.

Наниматель также обладает правом наделить своего сотрудника дополнительными рабочими функциями в соответствии со спецификой его управления.

Итог

Должностную инструкцию специалиста по закупкам 44 ФЗ регламентирует достаточно подробно. Изучив данный документ досконально, можно найти ответы практически на все вопросы, касающиеся данной должности. Для специалиста в сфере закупок должностная инструкция – самый важный юридический документ, связанный с его рабочими обязанностями.

businessman.ru