Обязательна ли номенклатура дел в организации? Для чего нужна номенклатура дел в организации


Номенклатура дел организации

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.

Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

Цели формирования номенклатуры дел:

-               распределения исполненных документов в дела;

-               систематизации дел;

-               закрепления индексов дел;

-               установления сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

-               служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

-               используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

-               является основой для составления актов на уничтожение дел;

-               может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

 

Виды номенклатуры дел

Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

 

Составление и оформление номенклатуры дел

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Кроме текущих документов, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.

Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 – дирекция, 02 – учебная работа, 03 – учебно-воспитательная работа, 04 – производственная практика, 05 – физическое воспитание и т.д.

разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов, например: 01 – генеральный директор, 02 – заместитель директора, 03 – коммерческий директор и т.д.

Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации.

Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации.

В первой графе номенклатуры – «Индекс дела»  – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Этот индекс закрепляется за делом навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Индекс (номер) конкретного дела состоит из:

·              условного обозначения (индекса) структурного подразделения;

·              порядкового номера дела в пределах отдела или организации.

Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части»  – указываются заголовки дел.

По заголовку дела будет производиться поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов и по какому вопросу могут быть подшиты в дело.

Третья графа – «Количество дел, томов, частей»  – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 250 листов).

В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню»  – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе « Примечания»  нужно указать их названия.

Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).

Но данный перечень не охватывает полного состава документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.

Пятая графа – « Примечания»  – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

·              о заведении дел;

·              о переходящих делах;

·              о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;

·              о выделении дел к уничтожению;

·              о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.

При помещении в дело первого документа в графе «Примечания»  номенклатуры дел делается отметка о заведении дела («Дело заведено» ). Это позволит в конце года иметь точные сведения о количестве фактически заведенных дел.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

 

Н.М. Березина

www.profiz.ru

Что такое номенклатура дел, для чего она может быть нужна и чем полезна? Почему ее рекомендуют разрабатывать для любой организации?

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Что такое номенклатура дел, для чего она может быть нужна и чем полезна? Почему ее рекомендуют разрабатывать для любой организации?

Ответ

Обратимся к настольной книге архивиста и документоведа "Основные правила работы архивов организаций", одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее Правила):

«3.4.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме».

Номенклатура дел организации разрабатывается с целью корректного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, организации хранения, быстрого поиска документов, проведения экспертизы их ценности, планирования и передачи дел в архив. Номенклатура дел отражает систему делопроизводства организации и является основным справочником по документообороту всего предприятия в целом. Номенклатура сопровождает документ на всех этапах его жизненного цикла: с момента создания или даже планирования до сдачи в архив или уничтожения в структурном подразделении.

Информация, содержащаяся в номенклатуре, полезна для обширного круга пользователей.

Для службы ДОУ и архива номенклатура дел полезна тем, что:

  • позволяет службе ДОУ правильно распределять поток входящей документации;
  • предоставляет систематизированную информацию о том, как сформированы дела, какие дела ведут структурные подразделения, показывает, как распределены между ними зоны ответственности;
  • является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения и основным учетным документом в текущем делопроизводстве;
  • в архиве номенклатура позволяет определять принцип систематизации фондов и организовывать прием дел;
  • можно планировать работу службы ДОУ и архива и необходимые им ресурсы (площади, кадры, материалы) используя статистические данные номенклатуры.

Данные номенклатуры могут быть полезны руководству организации для оценки структуры организации, технологических процессов, загруженности и распределения работ между структурными подразделениями.

Нередко бывает так, что структурные подразделения дублируют работу друг друга, формируют однотипные дела или ведут непрофильные им дела. Можно привести реальные примеры, когда руководители подразделений, увидев свою номенклатуру дел и обнаружив непрофильные дела, предпринимали действия, в результате которых происходили организационные и кадровые изменения, или когда руководители топ-уровня осуществляли организационные перемены после «просмотра» номенклатуры дел отдельных подразделений предприятия.

Изучив состав дел номенклатуры, можно выработать рекомендации по распределению или объединению задач структурных подразделений, обратить более пристальное внимание на отдельные подразделения и таким образом совершенствовать организационную структуру предприятия.

www.sekretariat.ru

Номенклатура дел в конце года. Делаем все правильно

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно. Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года. Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.

Как правильно составить номенклатуру дел>>

Как утвердить номенклатуру дел на следующий год?

Утверждение новой номенклатуры состоит из следующих этапов:

  1. Сбор информации из отделов о делах, которые были заведены в течение года, а также о делах, которые подлежат исключению из номенклатуры.

  2. Проверка правильности составления номенклатур структурных подразделений.

  3. Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных.

  4. Корректировка разделов и заголовков. Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.

  5. Согласование проекта номенклатуры с отделами.

  6. Согласование новой номенклатуры с экспертной комиссией.

  7. Утверждение новой номенклатуры у руководителя организации.

Утвердить новую номенклатуру можно приказом по основной деятельности либо грифом утверждения документа. Приказ следует издать, если вам нужно дать конкретные поручения исполнителям, установить сроки. Также приказ необходим, в случае введения новой номенклатуры дел не в начале года. Это может быть связано с изменением структуры организации, доведением новой номенклатуры из вышестоящей организации. В остальных случаях новая номенклатура дел, которая вводится в действие с 1 января следующего года, утверждается грифом.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Свобода»

Красавин C. А. Красавин

23 декабря 2016 г.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел>>

Как закрыть старую номенклатур дел?

После утверждения новой номенклатуры закрываем старую. В графе «количество дел» вписываем собственноручно количество заведенных дел в течение этого года. Затем мы заполняем итоговую запись о количестве сформировавшихся дел за год. Для этого подсчитываем дела постоянного и временного срока хранения.

В отдельную графу вписываем переходящие дела и дела с отметкой ЭПК или ЭК. Переходящие дела будут дополняться и в следующем году, поэтому их индекс в новой номенклатуре останется прежним. Это могут быть незаконченные судебные дела, переписки с организациями, дела с организационными документами отдела — положение об отделе, должностные инструкции работников отдела.

Отметка ЭПК означает их согласование с экспертно-проверочной комиссией для организаций, являющихся источником комплектования государственного архива, или ЭК — экспертной комиссией для организаций, не являющихся источником комплектования государственного архива. На заседание комиссий выносятся особо значимые дела для организации, которым нужно увеличить срок хранения.

Подробнее об экспертизе ценности документов>>

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2016 году в организации

По срокам храненияВсегоПереходящих С отметкой «ЭПК»
Постоянного4452
Временного (свыше 10 лет)5022
Временного (до 10 лет включительно)90 43
ИТОГО:196143

Подписывает итоговую запись делопроизводитель, ее составивший. Затем в начале года эти сведения нужно будет передать в архив — в государственный или архив организации.

С уважением, Инна

www.docdelo.ru

Оформление номенклатуры дел организации | Делопроизводство

Займемся оформлением номенклатуры дел Мы уже рассмотрели порядок составления и утверждения номенклатуры дел, теперь давайте на примере образца номенклатуры дел организации познакомимся с оформлением (или как же заполнить графы формы). Не бойтесь потратить немного времени на изучение данной темы – это один из важных вопросов для грамотного ведения делопроизводства.

Удобнее всего, когда названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений по штатному расписанию (актуально особенно для крупных организаций). При этом допускается дополнительно делить на подразделы по функциональным обязанностям, для небольших фирм изначально можно составлять только по функциональному типу («секретариат», «кадровое обеспечение», «правовое обеспечение» и т.д.).

Индекс дела (графа 1) состоит из принятого в организации цифрового обозначения подразделения и порядкового номера названия заголовка дела в пределах каждого подразделения. Например, 01-12 (где, 01 – секретариат, 12 – любой номер дела в секретариате), 04-25 (где, 04 – юридический отдел, 25 – любой номер дела в юридическом отделе) и т.д.

Как правильно составить заголовок

Из названия заголовка (графа 2) любой прочитавший его человек должен получить представление об основном содержании и составе документов в деле. Используйте простые формулировки без сложных оборотов и вводных слов.

Избегайте заголовков «ни о чем», неконкретных описаний. Неудачные примеры: «Исходящие письма», «Документы для служебного пользования», «Разные материалы» и др.

Элементы заголовка документов дела принято располагать в следующей последовательности:

  • вид дела/документов – обязательный элемент и заголовок начинают с него – приказы, протоколы, переписка, журнал и др.,
  • автор,
  • адресат/корреспондент – кому адресовано/от кого получено,
  • название территории – только в сочетании с предыдущим элементом,
  • краткое содержание,
  • дата или период – особенно важно для планов и отчетов.

Считается, что надо стремиться по возможности использовать большее количество элементов для формулирования заголовков. Ниже несколько типичных примеров.

«Журнал учета движения путевых листов» вид + содержание
«Приказы директора общества по административно-хозяйственным вопросам» вид + авторство + содержание
«Квартальные отчеты организации о профессиональной подготовке и повышении квалификации кадров» план/отчет + авторство + содержание
«Годовой план по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям» период + план/отчет + содержание
«Переписка с отделениями пенсионного фонда по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий» переписка + с кем (если однородные корреспонденты) + по вопросу
«Переписка с отделением пенсионного фонда Некоторого района Города по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий» переписка + с кем (если конкретный корреспондент) + по вопросу
«Переписка по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий»   переписка + нет с кем (если разнородные корреспонденты) + по вопросу
«Документы о планировании профессиональной подготовки и повышении квалификации кадров (планы, программы, служебные записки, копии приказов и др.)» документы + содержание + (в скобках основные разновидности документов)
«Обращения граждан и документы по их рассмотрению»   «документы» в значении приложения (не надо в скобках расшифровки)

В заголовке принято делать указание на копийность документов в деле, тогда в примечании (графа 5) сделайте отметку, где находятся подлинники. Посмотрите предыдущую статью – дела 02-02, 02-03 в примере номенклатуры дел организации.

Вы можете в работе использовать типовую и примерную номенклатуры дел (если они есть для вашей организации). Первая имеет нормативный статус, вторая – носит рекомендательный характер и намечает примерный состав дел.

Номенклатура дел не является догмой, поэтому в течение года заголовки дел допускается уточнять в процессе текущего делопроизводства при формировании дел.

Учитывайте, что документы постоянного и временного сроков хранения нельзя помещать в одно дело. Поэтому для них надо предусмотреть разные заголовки. Если несколько временных сроков (например, 1 год и 5 лет) в одном деле, то принимается больший из них (5 лет).

Систематизация заголовков в номенклатуре дел

Для определения порядка расположения заголовков ориентируются по степени важности дел в каждом разделе и их взаимосвязью. Четкого правила не существует, поэтому допускается вариативность и разумный полет фантазии. Но можно дать общие рекомендации.

Как точно не следует делать – в начало раздела номенклатуры дел помещать какой-нибудь журнал учета выдачи ключа от некого помещения, а в конце – приказы руководителя по основной деятельности.

Примерная схема расположения заголовков дел в каждом разделе/подразделе:

  • организационно-распорядительная документация – учредительные документы, устав, положения, структура, штатное расписание, приказы и т.д.,
  • планы,
  • отчеты,
  • договоры,
  • переписка по различным вопросам,
  • документы по вопросам основной деятельности (в скобках разновидности документов),
  • документы по вопросам вспомогательной деятельности (в скобках разновидности документов),
    • примечание к 3 последним пунктам – количество заголовков может колебаться в зависимости от размера организации от одного формируемого в секретариате дела до 20 и более дел уже в каждом отделе,
  • учет чего угодно (журналы, книги, базы данных),
  • по делопроизводству (сдаточные описи в архив организации, номенклатура дел отдела и т.д.).

В каждом разделе номенклатуры дел предусматриваются резервные номера, на случай если будут появляться новые непредусмотренные дела в процессе ведения делопроизводства. При появлении таких дел их нужно вписывать, при этом саму номенклатуру дел не требуется снова утверждать.

Количество дел (графа 3) в процессе разработки номенклатуры дел не проставляется, заполнение происходит после завершения делопроизводственного года. Информация из третьей графы служит основой для составления итоговой записи (суммируют по категориям) о количестве заведенных дел в течение завершившегося года.

Сроки хранения дел

Чтобы определить сроки хранения дел (графа 4) пользуются перечнем документов или в случае необходимости законодательными и другими нормативными правовыми актами в вашей области деятельности, при этом не нужно забывать оформлять ссылку на соответствующую статью/пункт.

При работе с перечнем документов для правильного определении сроков хранения необходимо учитывать примечания к ним и условия действия установленных сроков. Примечания к срокам надо переносить в составляемую номенклатуру дел в 5 графу. Посмотрите на образец в предыдущей статье: для дела 01-07 в соответствии с перечнем добавлены комментарии к сроку хранения, для дел 02-01, 02-05 срок установлен согласно примечанию в перечне документов.

Организации, которые не передают документы на государственное хранение, не являются источником комплектования госархива, обычно заменяют срок «постоянно» по типовому перечню на срок не менее «10 лет», один из вариантов – «до ликвидации организации». Временные сроки хранения в сторону уменьшения изменять нельзя, из практических соображений возможно их увеличение.

При наличии типовой или примерной номенклатур дел сроки хранения переносятся оттуда без изменений в составляемую вами.

Примечание (графа 5) служит, чтобы делать любые необходимые отметки в процессе использования номенклатуры дел, например, указывают название перечня документов со сроками хранения, о наличии переходящих дел (те которые продолжат формировать в следующем году или наоборот уже велись), о передаче дел и другие.

Обратите внимание, это важно. В номенклатуру дел следует включать документы независимо от носителей информации – бумажных или электронных. В последнем случае делается отметка в примечании номенклатуры дел – «ведется в электронном виде», «электронные документы» или другая подобная. При этом современные перечни документов при установлении сроков хранения не делают различий от вида носителя.

Конец. Вы получили представление об основных этапах проведения работ. Изучив подробнее приведенный пример, вам теперь будет легче справиться с разработкой и оформлением номенклатуры дел своей организации. В дальнейшем я планирую составить образцы номенклатур дел некоторых отделов и разместить их на этом сайте.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 244 комментария

delo-ved.ru

Обязательна ли номенклатура дел в организации? | Вопросы подписчиков

является ли наличие номенклатуры дел в организации обязательной?

Ответ на вопрос:

Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел указан ниже по тексту.

Также, порядок составления номенклатуры дел описан в пункте 3.2.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Образец оформления номенклатуры дел отдела кадров, приведен ниже.

Таким образом, можно сделать вывод, что в номенклатуру включаются наименования тех дел, которые ведутся в организации.

Также отметим, что Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой. Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно (например, трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты).

Читайте о Сроках хранения документов по номенклатуре дел еще больше по ссылке.

Следовательно, к обязательным документам отдела кадров относятся:

1. Трудовой договор. На основании ст. 56 ТК РФ трудовым договором считается соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

2. Трудовые книжки. В силу ст. 66 ТК РФ они являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Все работодатели (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у них свыше пяти дней, в случае если данная работа является для работника основной. Напомним, что порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках". При этом, правильность внесения записей в книжки, определена Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

3. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

4. Штатное расписание и график отпусков. Обязательность составления графика отпусков не вызывает сомнений, об этом прямо говорится в ст. 123 ТК РФ. А вот обязательность ведения штатного расписания Трудовым кодексом не предусмотрена, хотя его форма №Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

С 01.01.2013 вступил в силу новый федеральный закон 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и каждая организация вправе разрабатывать свои формы первичных учетных документов. Обязательность унифицированных форм останется только для бюджетных организаций.

Однако контролирующие органы, да и суды при рассмотрении трудовых споров практически всегда запрашивают данный документ. Наличие штатного расписания и изменения в нем дает нам обоснование для увольнения работников по сокращению численности или штата работающих. Штатное расписание позволят работодателю бюджетировать его затраты на оплату труда персонала.

5. Табель учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени необходимо вести в каждой организации на основании ст. 91 ТК РФ, обязывающей работодателя производить точный учет рабочего времени, отработанного каждым работником.

6. Личные карточки и приказы по личному составу. Формы этих документов установлены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Личная карточка (ф. Т-2) обязательна в силу требований Правил ведения и хранения трудовых книжек, так как работодатель дублирует записи в трудовой книжке в ней и обязан ознакомить работника с каждой такой записью (п. 12). Кроме этого, в данном документе содержатся персональные данные работника, поэтому она должна храниться в сейфе, чтобы посторонние лица не имели доступа к ним.

Приказы (о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а), о переводе (формы Т-5, Т-5а), о поощрении (формы Т-11, Т-11а) и пр.) также обязательны, ведь на их основании работнику предоставляется отпуск, он направляется в командировку, бухгалтерия начисляет и производит выплаты и пр.

7. Приказы по основной деятельности. Во-первых, такие приказы должны храниться отдельно от приказов по личному составу, во-вторых, у них обязательно должны быть подпись руководителя и в некоторых случаях визы согласования.

8. Должностные инструкции работников. Трудовой кодекс не содержит упоминания о должностной инструкции, хотя она является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Роструд в Письме от 09.08.2007 № 3042-6-0 отметил, что это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Более того, данное ведомство рекомендовало разрабатывать их по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании, заметив, что должностная инструкция может являться как приложением к трудовому договору, так и отдельным документом.

9. Журнал учета проверок. Обязанность ведения этого журнала установлена ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля". В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141. Помните, что журнал должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя.

10. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение № 2). Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (приложение №3). Обязанность ведения этих журналов установлена Порядком учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

11. Локальные нормативные акты. Это достаточно большой блок документов, ведь именно такими актами работодатель регламентирует свою деятельность и определенные процессы внутри компании. Однако, локальные нормативные акты могут быть, а могут и не быть в организации. Однако есть такие акты, которые работодатель обязан разработать и ввести в действие в любой организации:

– Правила внутреннего трудового распорядка - первый и самый важный локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ). Его запрашивают практически при любом виде трудового спора.

– Положение об оплате труда (дополнительно возможно оформление отдельного положения о премировании, если раздела о премиях, надбавках и доплатах нет в положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка). Оно необходимо в силу ст. 135 ТК РФ, в соответствии с которой системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами.

– Положение о хранении и защите персональных данных. В силу ст. 87 ТК РФ у работодателя должен быть локальный акт, устанавливающий порядок хранения и использования персональных данных работников.

Таким образом, выше мы перечислили все документы, которые должны быть в любом отделе кадров. Однако есть и такие, которые разрабатываются и утверждаются только в конкретной организации в зависимости от специфики деятельности. Так, дополнительно к локальным нормативным актам могут быть разработаны положения о коммерческой тайне, служебном расследовании, проведении аттестации, о прохождении испытательного срока и пр. Кроме этого, в зависимости от условий работы могут появиться график сменности, перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, договоры о коллективной или индивидуальной материальной ответственности и пр.

Читайте о номенклатуре дел отдела кадров еще больше по ссылке.

2.Вопрос: Можно ли уничтожить документы, с истекшими сроками хранения, без наличия номенклатуры

Архивные документы организации с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению.

При этом, уничтожение документов предусматривает их непосредственное физическое уничтожение. Документы с истекшим сроком хранения организация может уничтожить собственными силами или с привлечением специализированной организации.

Уничтожить своими силами документы на бумаге организация может одним из следующих способов: – порвать вручную; – измельчить в шредере; – сжечь (с соблюдением требований пожарной безопасности).

Выбор того или иного способа, как правило, зависит от количества документов, подлежащих уничтожению.

Для документов в электронном виде процесс уничтожения может включать перезапись и стирание файлов с электронных носителей (п. «a» абз. 2 раздела 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).

Факт уничтожения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) оформите отдельным актом в произвольной форме.

Таким образом, можно сказать, что вы вполне можете уничтожить документы с истекшим сроком хранения самостоятельно. При этом, акт об уничтожении уже свидетельствует о том, что документы уничтожены самостоятельно, т.к. при передаче дел в специализированную организацию оформляется приемо-сдаточная накладная, а не акт.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Какие требования необходимо соблюдать при уничтожении документов с истекшим сроком хранения

И.И. Шкловец

Уничтожать документы самовольно, без составления акта категорически запрещено. Кроме того, при уничтожении документов необходимо соблюдать и другие требования, а именно: – не уничтожать документы, которые имеют отношение к идущему или предстоящему судебному разбирательству; – соблюдать конфиденциальность информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях; – уничтожать все копии документов, включая персональные, страховые и резервные (если такие копии разрешены к уничтожению). Это следует из положений абзаца 3 пункта 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст.

Внимание: не выбрасывайте документы без предварительного измельчения. Это может привести к разглашению персональных данных сотрудников. За нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность(ст. 90 ТК РФ).

© Материал из Системы Кадры Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru Дата копирования: 04.02.2016

04.02.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

www.kdelo.ru

Зачем нужна номенклатура дел?

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке1.

В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен», а nomen - имя, название, наименование. Цель создания номенклатуры дел - закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы (т.е. в дела) с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями (заголовками дел). Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

Номенклатура дел является одним из основных классификационных справочников организации. Она закрепляет систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая разрабатывается в форме главной таблицы номенклатуры дел в начале процесса ее разработки. Схема классификации и индексы, присвоенные делам по номенклатуре дел, могут быть непосредственно использованы как основа в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров. На основе хорошо составленной номенклатуры дел могут быть разработаны другие классификаторы, необходимые в делопроизводстве организации, например, классификатор участков и вопросов деятельности для осуществления предварительного рассмотрения документов, схема классификации исполненных документов (в электронном документообороте - «навигаторы», «представления» по структурным подразделениям, исполнителям и т.п.), классификатор документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением и др.

Номенклатура дел является плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организации в следующем году (и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно меняться в течение примерно 5 лет).

На практике номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетный документ, поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер), а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения (см. Пример 5). По номенклатуре дел (как учетному документу) могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Номенклатура дел является обязательным для составления документом в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях и муниципальных учреждениях, документы которых подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы.

В негосударственных организациях номенклатура дел в полной мере выполняет свою роль многофункционального документа и инструмента управления документальным фондом, когда она разрабатывается в момент создания организации «с нуля» или по итогам сделки слияния и поглощения, когда образуется новое юридическое лицо (разрабатывается в приоритетном порядке, даже раньше, чем инструкция по делопроизводству). В ином случае она играет роль лишь учетного документа.

Типы и виды номенклатур дел

Как классификатор номенклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа.

Если названиями разделов номенклатуры дел (классами в главной таблице) являются названия структурных подразделений организации, то она представляет собой классификационный справочникструктурного типа.

Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей (но не всегда идентичной) утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию. Необходимо также учитывать лучшие практики, рекомендующие в качестве первого названия раздела (класса 01 в главной таблице) выделять название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией (на уровне руководства). Так, в государственных органах и органах местного самоуправления, которые в соответствии с требованиями Правил делопроизводства разрабатывают номенклатуры дел структурного типа, в качестве названия первого раздела могут быть использованы названия «Управление делами», «Управление документооборота и контроля», «Административное управление», «Секретариат» или другие, которые используются для названия службы делопроизводства. А завершает состав разделов номенклатуры дел обычно название общественной организации, например, «Проф­союзный комитет», «Профсоюзная организация», «Организация ветеранов предприятия».

Пример 1

Свернуть

Для сравнения приведем два варианта главной таблицы номенклатуры дел структурного типа. Очевидно, что в варианте № 2 значимость подразделений в деятельности организации отражена.

В номенклатуре дел производственно-отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации. Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов (классов в главной таблице) номенклатуры дел функционального типа.

Пример 2

Свернуть

Приведем примеры фрагментов главных таблиц номенклатуры дел как классификатора:

Номенклатуру дел структурного типа разрабатывать легче, но она подлежит более частому пересмотру в связи с каждым изменением структуры организации. Номенклатуры дел производственно-отраслевого и функционального типов разрабатывать сложнее (для этого необходимо знать основы организационного развития, процессного управления), но они более стабильны и могут пересматриваться действительно только 1 раз в 5 лет, как и другие документы, относящиеся к организационным.

Различают три вида номенклатур дел: индивидуальная номенклатура дел конкретной организации, типовая и примерная.

Индивидуальная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения. Номенклатура дел организации, составленная на основе номенклатур дел ее структурных подразделений, называется также сводной номенклатурой дел.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными перечнями однотипных (унифицированных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

В типовой номенклатуре дел устанавливаются типовой состав дел, единая индексация этих дел, единые сроки хранения для однотипных документов. Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел (с указанием их примерных индексов), заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и имеет рекомендательный характер.



infopedia.su

Номенклатура дел (образец)

Номенклатура обеспечивает систематизацию списка документов, создаваемых на предприятиях и в организациях. В нем регистрируют все виды документов от приказа до распоряжения и актов. Как внутренние, так и входящие из другой организации. С помощью него можно обеспечить сохранность всех документов. Регистрация всех документов позволит обеспечить быстрый поиск для решения всевозможных управленческих проблем. Все это возможно при правильном ведении номенклатуры в документообороте. Вывод, номенклатура дел позволит организовать правильную систему архива документов.

Номенклатура считается учетным документом. Так как в этом журнале каждому записанному документу присваивается учетный номер. В государственных организациях номенклатура является обязательным документом, так как по истечению срока документы сдаются в государственный архив. Для частных предприятий ведение регистрацию дел является инструментом при работе с документальным фондом. Так как в нем фиксируются все документы организации построенной с нуля.

Классификация номенклатурных дел

Виды номенклатуры:

  • Типовая форма.
  • Примерная форма.
  • Индивидуальная форма.

Типовая форма номенклатуры

Типовая форма является нормативным документом для ведения делопроизводства в однотипных организациях, схожих по структуре и по характеру деятельности. Где документ устанавливает единую индексацию.

Примерная форма номенклатуры

Номенклатура создает примерную структуру дел для организаций разных по структуре, но одинаковых по роду деятельности. Такой документ носит рекомендательный характер и создается для ведения конкретного производства дел.

В такую номенклатуру заносят название документа, учитывая его специфику. А сроки хранения этих документов заносятся в отдельный документ.

Индивидуальная форма номенклатуры

Индивидуальную номенклатуру составляют сотрудники делопроизводства с привлечением всех структурных подразделений.

Рассмотрим образец номенклатуры для структурной организации:

Номенклатуру дел составляют исходя из документов организации: положение об организации, положение о подразделениях организации, перечня имеющихся документов, типовых номенклатур.

Номенклатура состоит из структурных разделов. Первым разделом обычно должна быть служба управления документами, связано это с тем, что там хранятся все документы организации.

В номенклатуре указывают название всех дел для того чтобы сгруппировать все документы, создаваемые внутри организации и входящие с других предприятий.

Образец документа. Также в номенклатуру включают пришедшие электронные документы.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ____________№________ Наименование должности

Место составления руководителя организации

на______________год Подпись Расшифровка подписи

Дата

Индекс дела Заголовок Количество дел Срок хранения Примечание

Наименование должности

Руководителя службы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива

СОГЛАСОВАНО:

Протокол архивного учреждения

от______________№_________

Содержание номенклатуры

  • В первом столбце указывают номер дела. Он проставляется исходя из порядкового номера своего структурного подразделения. Порядковый номер в документе заполняют только арабскими цифрами. Где первые две цифры наименование структурного подразделения, а вторые две обозначают номер регистрируемого документа.
  • Во второй столбец заносят название регистрируемого документа. Заголовок должен четко отражать содержание документа.

Регистрируемое название должно состоять из вида переписки (дела, протокола или приказа), название организации, отправившее корреспонденцию. Краткое содержание документа. Дату отправки, и отметку, что есть копии документа.

Пример: «Распоряжение о награждении. Копии».

Заголовки не должны иметь такие названия, как например: «Различные материалы», «Все переписки».

  • Заголовки должны иметь конкретный смысл документа.
  • Заголовки дел регистрируют по степени их важности. Сначала записываются документы руководящего подразделения, затем записывают отчеты, информационные и плановые документы. Заголовки информационных и плановых документов оформляют по приведенному примеру.

Пример: «Месячный отчет о продаже товаров».

  • Если документы связаны между собой, но не связаны последовательностью в делопроизводстве. В этом случае, в заголовке отмечают этот вид дела «Документ». А в конце названии статьи в скобках указать разновидность документа.

Пример: «Документ о проведении совещания» (планы, доклады).

Этот термин еще употребляют при документах, прилагающих в качестве приложений, инструкций.

Пример: «Документы к протоколу совещания».

  • Если переписка ведется с одной и той же организацией, то заголовок необходимо выполнять по указанному примеру.

Пример: « Переписка с компанией ОАО «Мечел» о поставке кованой продукции».

  • Если переписка с организацией ведется с постоянного места региона, то в заголовке это необходимо учесть.

Пример: «Переписка с Дальневосточной компанией ОАО «Мечел» ».

Скачать бланки номенклатуры можно на сайте.

  • Все заголовки должны вноситься по алфавиту.
  • Третий столбик обычно заполняют в конце года. Количество дел указывает на то, сколько дел хранится в папке. По нормам документооборота в номенклатуре не хранят более 250 страниц.

Если количество страниц превышает, то заводят новое дело с таким же названием и регистрационным номером.

  • В следующем столбце указывают срок хранения этого дела.
  • В примечании указывают, что дело перемещается, либо отправляется на уничтожение.

Номенклатуру заполняют полностью кроме столбца «количество дел», его заполняют в конце года.

Создание номенклатуры

Разработка номенклатуры производится установленными правилами делопроизводства:

  1. Правовые разработки номенклатуры можно скачать в интернете. Первым этапом считается разработка таблице,образец приведен выше.
  2. Чтобы заголовки были правильными, обращайте внимание на образцы приведенных примеров.
  3. Оформление проекта номенклатуры.

Надеемся, что подобный экскурс в мир делопроизводства окажет вам помощь в приобретении опыта в этой сфере.

Образец номенклатуры дел

Похожие статьи

besplatniy-urist.ru