Как отправлять коммерческие предложения по e-mail? Деловое письмо деловое предложение


Как отправлять коммерческие предложения по e-mail?

В нашем блоге есть целая рубрика, посвящённая тонкостям составления интересных коммерческих предложений на заказ, а также различным тактическим манёврам.

Однако я заметил, что очень многих людей интересует информация о правилах рассылки коммерческих предложений по электронной почте.

Раз есть информационная потребность, нужно её удовлетворять. Тем более, в Интернете эта тема практически не затрагивается. А если и освещается, то вскользь и с намеком на заказ услуг по разработке шаблонов email-писем. Контент-маркетинг уровня «первоклашки»…

Увы, я не могу переходить на частности, потому как в каждом бизнесе есть свои тонкости и правила. Мои мысли, скорее, рассчитаны на массовую аудиторию. И я заверяю вас, что после чтения этой статьи вы сделаете для себя несколько открытий.

Постараюсь быть предельно честным, конкретным и убедительным. А насколько у меня это получится — решать только вам. Сразу оговорюсь — мы обсуждаем именно коммерческие предложения, а не продающие письма или рассылки, которых и без того пруд пруди.

 

Коммерческое предложение и целевая аудитория

У меня есть простое правило: по электронной почте лучше отправлять только коммерческие предложения, которые ждут.

Есть такая практика — формировать (или покупать) базы электронных адресов, использовать различные сервисы рассылок и тактикой «в один клик» отправлять их сразу всем потенциальным клиентам.

Друзья мои — по правилам email-этикета — такая процедура считается (и фактически является) СПАМом, потому что вы отправляете письмо рекламного характера, которое не ждут.

Электронная почта — это очень деликатный носитель (и хранитель) информации, очень личный. Наверное, поэтому во многих компаниях есть отдельный почтовый ящик стиле [email protected]

Почему так делать не совсем корректно?

 

  1. Вы не знаете, кто скрывается за адресом получателя.
  2. У вас нет уверенности, что письмо получит лицо, принимающее решение.
  3. У секретаря может быть команда удалять все нежелательные письма даже без рассмотрения.
  4. Могут возникнуть определённые сомнения о том, насколько это письмо и предложение имеют точное отношение к компании, от имени которой якобы отправляется.
  5. У письма не будет никакой персонализации — оно сформирует впечатление шаблона из массовой рассылки.
  6. У вас нет информации о потребностях того или иного клиента — большой риск, что вы промажете со своим предложением.
  7. Получатель вас запросто может занести в «black list».

Коммерческое предложение, помещённое в приложение к письму, может вообще остаться неоткрытым, потому что нормальные люди никогда не открывают приложения к письмам, которые не ждали, тем более от бизнесменов, которых не знают. Причина — нежелание «подхватить» вирус.

Да, возможно и будет какой-то отклик, но также есть большая вероятность, что письмо пометят как «спам», а имя вашей компании (и ее репутация) может пострадать.

По негласной статистике, нежелательные письма получают показатель открытия до 1 %. Это только открытие, которое уж точно не означает чтение и тем более — целевое действие.

Поэтому, думайте сами, решайте сами. Я своими мыслями поделился.

 

Сначала звонок, а потом — коммерческое предложение

Да, с email-предложениями именно так и обстоят дела.

Сначала вы проводите предварительные переговоры и узнаёте следующую важную информацию о клиенте:

 

  1. Какие товары (услуги) ему были бы интересны?
  2. В каком виде клиент предпочитает информацию?
  3. Нужны ли клиенту какие-то дополнительные сведения, которые можно отправить вместе с КП?
  4. Какая информация должна быть в коммерческом предложении?
  5. Какими критериями клиент руководствуется при выборе партнёра для сотрудничества?

После такого звонка вам будет проще составлять коммерческие предложения конкретно под каждого клиента.

И да, отправляйте своё коммерческое предложение в формате PDF-документа. Единственно исключение — когда вы разрабатываете фирменный html-шаблон для последующих рассылок.

Получается, что мы работаем по системе «горячих коммерческих предложений». При этом возможен и вариант «тёпло-холодного» контакта: вы отправляете коммерческое предложение своим действующим клиентам и покупателям. Они уже знают вас, оценили сервис и более лояльно подойдут к рассмотрению очередного КП.

Также можно вспомнить тактику, когда вы ведёте информационную рассылку, которую периодически «вооружаете» коммерческими предложениями.

И ещё — отправляйте только то, что у вас попросили. Не нужно к коммерческому предложению отдельными документами прилагать маркетинг-кит, презентацию, отзывы клиентов и т.д. Лучше всё это аккуратно обыграйте в тексте коммерческого предложения с приложениями (всё в одном PDF-документе).

 

Где в электронном письме размещать коммерческое предложение?

В озвученной теме публикации есть очень острый читательский вопрос — коммерческое предложение нужно писать в теле письма или прилагать?

Коммерческое предложение — это полноценный документ, который любят распечатывать на принтере. Продающий текст для рассылки не всегда похож на коммерческое предложение, изложенное на бумаге и заполняя обычное поле email-письма привычным текстом, вы рискуете столкнуться с ситуацией, что его плохое форматирование произведёт не самое приятное впечатление. 

Я рекомендую в таком случае работать с профессиональными html-шаблонами писем, которые можно создать с помощью email-провайдера. Это дизайн в корпоративных тонах, адаптированный под различные почтовые программы и будет хорошо в них отображаться. И, опять же, только по базе своих клиентов или подписчиков.

Но если говорить о классических коммерческих предложениях — более корректно следовать тактике:

 

  1. Сопроводительное краткое письмо (до 6 предложений) — или простое письмо, или шаблон.
  2. Коммерческое предложение в PDF, которое прилагается.

Есть ещё другой вариант — если ваше коммерческое предложение оформлено на сайте или вообще отдельной продающей страницей, то тоже используйте пошаговый переход — сначала краткое интригующее письмо со списком нескольких важных выгод, в конце лаконичный призыв перейти по ссылке.

Большая просьба — не превращайте сопроводительное письмо в «Мурзилку» и не пугайте клиента цветастым текстом.

коммерческие предложения по e-mail

 

Почему коммерческое предложение в PDF, а не MSWord?

Да много причин, остановлюсь на самых очевидных вариантах:

 

  • PDF выглядит более представительным.
  • в PDF можно более качественно и наглядно сверстать документ, насытить его графическими элементами.
  • в PDF не перекликаются «ляпы», возможные при попытке .docx и .doc.
  • в PDF версии не отображаются зелёно-красные волнистые подчёркивания, намекающие на стилистические и орфографические неточности, визуально это настораживает.
  • в PDF легче интегрировать профессиональный дизайн.
  • при открытии документа на мобильных устройствах PDF выглядит сочнее и получается меньше «ляпов» вёрстки.

Даже если вы прилагаете прайс-лист, в котором часто всё меняется от руки — сделайте стилизованный вариант дизайна и вёрстки в MS Word, ручками меняйте данные, сохраняйте в PDF и уже в новом виде отправляйте по email.

Главное задумайтесь — чем «тяжелее» по объёму PDF-документ, тем дольше он открывается и скачивается (особенно на мобильных устройствах).

И ещё один важный момент — сегодня есть аппаратура и программы, которые позволяют сканировать и сразу форматировать в PDF документы, распечатанные на фирменном бланке и содержащие всю профессиональную атрибутику: мокрая подпись, печать, исходящий номер и т.д.

Я видел, как отсканированные документы при получении отображались вверх ногами. Как вам такой пример предложения о сотрудничестве с компанией, представляете, какое удовольствие доставит чтение подобного документа?

коммерческие предложения по e-mail

Всегда проверяйте, что получилось по итогам сканирования и отправляйте корректно.

 

Тема e-mail и коммерческое предложение

Очень важный вопрос.

Во-первых, какая бы ни была предыстория отношений с конкретным получателем КП, никогда не отправляйте письмо «без темы». Даже если вы только что говорили с клиентом по телефону и через секунду готовы нажать на кнопку «Отправить».

Всегда заполняйте тему письма.

Во-вторых, в деловом мире принято, что письмо по e-mail отправляется конкретному человеку от такого же конкретного человека. Ведь разговаривали по телефону вы лично. Поэтому, в таком случае в поле «от кого» должно отображаться не название компании, а имя + фамилия отправителя и обязательно того, кто говорил по телефону.

Если Ивану Петрову звонил Сергей Сидоров, и они договорились, что Иван получит коммерческое предложение по почте, то оно должно прийти именно от Сергея Сидорова, а не от Снежаны Денисовны, которая работает секретарём у Сергея.

В-третьих, не называйте тему письма двумя словами «Коммерческое предложение». Если вы своё письмо отправите через несколько часов, а то и дней — получатель может уже забыть, что ждёт от вас коммерческое предложение.

У него насыщенная жизнь, ему «коммерческие предложения» отправляют чуть ли ни пачками в день, а он их по привычке удаляет даже без рассмотрения. Всё потому, что 95 % таких писем составлены бестолково или вообще являются «СПАМОМ».

Поэтому, у получателя (а у секретаря тем более) уже выработался рефлекс — удалять «коммерческие предложения», присланные по e-mail.

Как же тогда поступить?

Есть 2 варианта — версия «light» и версия «right».

 

«Light-версия»

«Light-версия» позволяет использовать сочетания слов «коммерческое предложение», «деловое предложение» или «предложение о сотрудничестве» — но с указанием небольших уточнений прямо в теме письма.

Например:

 

  • Коммерческое предложение по раскрутке сайта ___________.
  • Предложение по совместной организации новой IT-конференции.
  • Предложение о сотрудничестве в сфере авторского права.
  • Коммерческое предложение по вывозу мусора.
  • Предложение по аренде лимузина для VIP-гостей.

Как видите, лёгкое уточнение уже приближает читателя к пониманию сути. И если это уточнение попадает в потребность — есть высокая вероятность, что письмо откроется.

При этом такой вариант более подходит для адресной рассылки и при определённой ситуации. К примеру, когда я был одним из спикеров на конференции iForum 2014, получал на почту разные коммерческие предложения.

Одно из них было с темой «Предложение по аренде оборудования для конференций». То есть, представители компании делали адресную рассылку (участники и спикеры конференции) с конкретным предложением с признаками актуальности в настоящий момент.

 

«Right-версия»

Но есть и так называемая «right-версия». Уж простите меня за самовольность в терминологии, для меня в этом вопросе важна суть, а не имена. Поэтому, донесу самое важное. Эта версия отправляется после непосредственного общения с клиентом.

И в теме письма не нужно использовать обороты со словом «предложение», следует избегать различных рекламных призывов в стиле «Только сегодня», «Три по цене двух», «Купи гантелю — пирожное в подарок» и т.д.

К примеру, компания занимается реставрацией фасадов. Провела переговоры с потенциальным клиентом. Выявила все необходимые параметры, чтобы дать конкретную информацию по стоимости, срокам, специфике работ.

В теме письма достаточно написать «Информация по реставрации фасада _________». И всё. Клиент сразу вспоминает, что просил предоставить именно эту информацию. Он догадывается, что там будут конкретные сведения.

Он открывает письмо и знакомится с его содержанием. Бинго!

Чем мне нравится слово «информация»? Оно не такое навязчивое, как «предложение». И по своей энергетике оно предусматривает сообщение, а не впаривание.

 

Обязательно добавьте подпись с контактами

Это вообще должно быть априори. Но как показывает папка «Входящие» моего личного почтового ящика, многие авторы ограничиваются банальным «С уважением, ____________».

коммерческие предложения по e-mail

А где контакты?

Если клиент заинтересовался письмом и сами предложением, он должен сразу найти, куда звонить. И желательно, звонить не в компанию, а конкретному человеку, её представляющую, и от кого конкретно он получил письмо с коммерческим предложением.

Но встречается ещё большая «жесть». Когда письмо отправляется от имени компании, без персонализации, содержит размытую информацию в соусе сверхобещаний, имеет жирную ссылку и ни буквы о том, кто именно его написал и как с этим человеком связаться…

коммерческие предложения по e-mail

Поэтому, всегда добавляйте стандартный набор контактов: телефон (стационарный + сотовый), skype, e-mail, ссылка на сайт.

kaplunoff.com

как написать деловое письмо | Все о коммерческих предложениях

Здравствуйте, дорогие мои!

Как написать деловое письмо

Как написать деловое письмо

Сегодня я поделюсь с вами опытом составления одного из видов продающего текста – делового письма.  Имея перед собой такую инструкцию, вы легко снимаете проблему как написать деловое письмо.

Желаете получить больше клиентов – рекламируйте свой бизнес. Эффективная реклама это также прямой путь к росту успешных продаж. Обращение к потенциальным клиентам с подробным, выгодным для них предложением, может помочь расширить и развить свой бизнес.

Вы можете справедливо возразить мне и будете правы: большинство полагаются на сарафанное радио для пропаганды своих продуктов. Но на его создание может уйти много времени, а клиенты нужны уже… вчера :)

А отправка делового письма потенциальным клиентам позволяет не только получить нового клиента, но и самому способствовать, чтобы это сарафанное радио появилось.

Вот почему так важно знать, как написать деловое письмо.

Вашему вниманию предлагаю инструкцию из 7 пунктов, которую я использую при написании такого письма.

 

Инструкция

 

  1. Address_Book_Alt_blueПривлеките внимание читателя. Большинство из нас считают рекламные письма  нежелательной почтой (спамом), поэтому, не читая, отправляют их в корзину. Сделайте так, чтобы ваш потенциальный клиент захотел продолжить чтение. Зацепите его заголовком, сделав его крупнее, чем остальной текст и включив у его содержание основную выгоду вашего предложения. Сделайте так, чтобы ваш читатель захотел узнать больше о предложении. Предложите скидку на предлагаемые услуги или заинтересуйте его бесплатной пробной версией.
  2. Address_Book_Alt_blueЧетко объясните какие проблемы решит потенциальному клиенту ваш бизнес (товар, услуга) и подробно каким образом. Объясните, почему потенциальный клиент должен выбрать вас, а не ваших конкурентов. Создайте уникальное торговое предложение, чтобы ваш потенциальный клиент не смог отказаться от него. Это может быть скидка на первую покупку, бесплатная пробная версия или бесплатная доставка.
  3. Address_Book_Alt_blueДайте гарантию на ваши товары (услуги). Потенциальные клиенты будут знать, что они ничем не рискуют, не потеряют свои деньги и не останутся один на один со своей неудачной покупкой. Примером гарантии может быть возврат денег, если они не удовлетворены услугами. Правда, что у вас будут и такие, кто попросит вернуть свои деньги, но также найдутся много таких, кто будет счастлив и не будет просить свои деньги обратно :) .
  4. Address_Book_Alt_blueОграничте по времени свое предложение. Создайте ощущение срочности, чтобы потенциальный клиент воспользовался предложением как можно скорее. Это заставит его действовать быстрее, иначе он потеряет такую возможность.
  5. Address_Book_Alt_blueПерсонализируйте письмо. Вполне возможно, что клиенты отреагируют быстрее, если письмо адресовано конкретно им. Обобщенное письмо, адресованное к определенной группе, например, домовладельцам и инвесторам, все еще эффективно, но персонализация работает гораздо лучше.
  6. Address_Book_Alt_blueСоздайте доверие. Пусть потенциальный клиент знает, как вы стали профессионалом, выполняя эту услугу, но не вдавайтесь в детали. Продажа письмом должна быть короткой и по существу. Расскажите клиентам, о вашем опыте в бизнесе и о вашей подготовке, которая привела вас к профессионализму.
  7. Address_Book_Alt_blueДобавте постскриптум (P.S.) в конце письма. Он является одним из самых читаемых частей письма к потенциальным клиентам. Используйте его, чтобы напомнить потенциальному клиенту о вашем предложении и сколько времени оно действует. Еще раз напомните, почему ваши услуги являются для него необходимыми и призывайте  его действовать быстро.

 

Итак, вы ознакомились с инструкцией как написать деловое письмо. Не удивляйтесь, если вы заметили в этой инструкции знакомые пункты. Ведь структурная схема написания продающих текстов актуальна для любых продажников. И только незначительно отличается особенностью типов продажников.

Если вы будете придерживаться такого плана написания деловых писем, у вас повышается шанс быть услышанным вашим потенциальным клиентом.

Больше о создании продающих текстов вы можете найти на блоге МирКомпредов .

mircompredov.ru

Деловое письмо | Все о коммерческих предложениях

Деловое письмоКак и обещал в предыдущем посте, попробую показать причину, почему деловое письмо, которое я подготовил и отправил своему заказчику в порыве своего эмоционального состояния (и за которое мне сейчас самому стыдно), оказало на него такое воздействие.

Заказчик осознал острую необходимость в коммерческом предложении (КП) для своего бизнеса. Или говоря простым языком – «клиент созрел». Его не остановило даже мое грубое деловое письмо.

Признаюсь, что я не ожидал от него положительного ответа, потому, что готовил это письмо с мыслью о том, что мой заказ однозначно «накрылся».

В процессе предварительной подготовки КП заказчик увидел мое искреннее желание и профессионализм в глубоком разборе нюансов его бизнеса. Без ложной скромности скажу, что мои дополнительные вопросы к его ответам к брифу, иногда и его ставили в положение отвечающего на экзаменах студента. И таким образом помогли ему глубже понять свой же бизнес.

На полную мощь была включена эмоциональная составляющая делового письма. Наряду с обязательным, с точки зрения копирайтинга, использованием в деловом письме языка убедительных выгод от получения КП, которые он может потерять в случае разрыва наших отношений, его эмоции сыграли решающую роль в принятии окончательного решения.

Этот образец делового письма полностью подтверждает выводы известного копитайтера Михеля Фортина своей статьи «Самая ужасная ошибка копирайтера».

Этой ошибки я не допустил.

А вам я с удовольствием предоставляю возможность ознакомиться с переводом его статьи, чтобы вы узнали, какую ужасную ошибку имел в виду М. Фортин. Перевод на русский язык – Павел Берестнев, источник материала – http://www.berestneff.com.

Самая ужасная ошибка копирайтера

Абсолютное большинство тех рекламных текстов, которые мне предоставляют на критику мои клиенты, продают просто потрясающие товары и услуги. И часто эти товары и услуги хороши настолько, что потенциальный клиент должен быть сумасшедшим, чтобы отказаться от покупки, закрыть окно браузера с рекламным текстом и покинуть сайт. Но именно так с этими рекламными текстами пользователи и поступают. И авторы таких текстов обращаются ко мне за помощью, недоумевая по поводу отсутствия большого количества продаж востребованного и потрясающего товара. Вот так в мои лапы и попадают эти тексты.

И в их большинстве я сразу же невооруженным глазом отыскиваю самую ужасную ошибку, которую только может совершить в своей деятельности копирайтер. Речь идет об использовании одних и тех же, давно избитых и потерявших свою эффективность слов и фраз, перетаскивании целых, уже основательно потрепанных абзацев, которые давно потеряли всю свою силу воздействия на потенциального клиента.

Копирайтинг – это печатное искусство продавать. Согласитесь, в этой прописной истине ничего нового нет. Этому учат все ветераны рекламного дела – Хопкинс, Бартон, Кольер и иже с ними. Но знаете что? Похоже на то, что все их усилия пошли прахом и этот элементарный принцип приходится втолковывать не только новоиспеченным, но и уже состоявшимся копирайтерам снова и снова.

Написание рекламного текста – это то же самое, что и разговор продавца с покупателем лицом к лицу. И если в процессе написания рекламного текста Вы вкладываете в него недостаточное количество живости человеческого общения, эмоциональное воздействие на потенциального клиента тут же становится равным нулю. А это совершенно недопустимо, ибо покупки люди делают именно под влиянием эмоций.

Практически всегда главное в рекламном тексте – не столько само описание выгод и преимуществ, предоставляемых товаром, сколько то, каким образом это делается. Иными словами, главное в рекламном тексте – это его язык, тон и если хотите “голос”.

Ваш товар может быть поистине потрясающим. Но если рекламный текст не обеспечит личного контакта с потенциальным клиентом, никто об этом никогда не узнает.

И главная проблема здесь заключается в том, что большинство предпринимателей, всецело сосредоточившись на описании своего товара и самих себя (опыт работы, процесс создания товара и т.п.), совершенно забывают о необходимости персонального обращения к потенциальному клиенту.

В этом явлении нет ничего патологического и оно совершенно объяснимо. Предприниматели настолько заняты своим бизнесом и настолько увлечены им, что вырабатывают в себе слишком узкий взгляд на процесс обеспечения продажи, который включает и подготовку рекламного текста. Иными словами, они смотрят на процесс продажи со своей стороны и не считают нужным взглянуть на все это глазами потенциального клиента. Или попросту не помнят о такой необходимости.

Объяснить подобное положение дел можно. Но не оправдать.

Конечно, раскрытие выгод и преимуществ Вашего товара или услуги в рекламном тексте – вещь чрезвычайно важная. Но не единственно важная. Кроме этого для обеспечения успеха совершенно необходимо устанавливать персональный контакт с потенциальным клиентом посредством рекламного текста.

Апеллируйте к человеческому “я”. Люди покупают под воздействием эмоций. Даже если Ваши покупатели – владельцы бизнеса, каким бы крупным и солидным он ни был, они все равно остаются людьми со всеми вытекающими отсюда последствиями. Именно люди принимают решение о совершении покупки, именно люди нажимают на кнопку “Заказать!”, вводят платежную информацию в поля формы заказа и т.п. И все эти люди покупают, руководствуясь своими собственными соображениями. Собственным “я” и собственными эмоциями.

Рекламный текст, написанный напыщенным, запутанным и нерешительным языком никогда ничего не продаст. Запомните одну простую истину: не сайты, не браузеры, не компьютеры и не платежные системы достают свои кошельки и пластиковые карточки, совершают заказы и подписывают чеки. Это делают люди.

Не стесняйтесь и не бойтесь показать во всей красе свою собственную личность в Вашем рекламном тексте. Естественно, речь не идет о фамильярностях, панибратстве и пренебрежении орфографией и грамматикой. Общепринятые нормы общения в Сети выдерживать необходимо. Но в любом случае, рекламный текст должен исходить от живого человека.

Когда Вы пишете рекламный текст, совершенно не обязательно создавать произведение лингвистического искусства. Такой перл кроме профессоров и академиков никто не оценит, но весьма навряд ли эта аудитория станет у Вас что-нибудь покупать. Поэтому ориентируйтесь на тех, кто будет приобретать Ваш товар и не впадайте в крайности с доведением текста до языкового совершенства с академической точки зрения. Это все равно бесполезно.

Еще раз подчеркиваю: я не говорю о том, что рекламный текст должен быть переполнен фамильярностями, непристойностями и орфографическими ляпами. Никоим образом. И вместе с тем рекламный текст должен быть написан тем языком, на котором привыкли говорить Ваши потенциальные клиенты, он должен быть им полностью понятен и легок для восприятия. В известных пределах стоит использовать специфический жаргон, который использует Ваша целевая аудитория в своей устной и письменной речи, если таковой в ее практике имеется.

Иными словами, пишите рекламный текст таким образом, словно Вы разговариваете со своим потенциальным клиентом, оказавшись с ним один на один. Объясняйте ему выгоды и преимущества Вашего товара в при помощи текста именно такими словами, которые Вы бы стали говорить ему в устном общении и рассказе о Вашем коммерческом предложении.

Каким образом лучше всего добиться нужного результата? Далее я привожу несколько советов по данному поводу.

Рекламный текст должен быть ясным и понятным, убедительным и непреодолимым. Будьте полны энтузиазма. Будьте энергичны. Будьте восхищены собственным товаром и гордитесь тем, что он в Вашем полном распоряжении, ибо основанная Ваша задача – передать это восхищение и желание заиметь данный товар Вашим потенциальным клиентам. Всем до единого.

Используйте слова и фразы, позволяющие Вам рисовать четкие, сочные и заманчивые картины в сознании потенциального клиента. Самый легкий способ заставить людей что-либо сделать – это визуализовать процесс действия, которое от них требуется, подкрепив его выгодами и преимуществами, которые даст покупателю Ваш товар и снабдив все это хорошим эмоциональным подогревом.

Вы должны обозначить ценность Вашего товара для покупателя как можно яснее и ярче и апеллировать здесь нужно не только к потребностям потенциального клиента, но в первую очередь – к его желаниям и эмоциональной сфере.

Короче говоря, основная Ваша задача – создать у потенциального клиента ощущение потрясающей важности всего происходящего. Поэтому еще раз говорю: пишите рекламный текст таким образом, словно лично разговариваете с потенциальным клиентом в торжественной обстановке крайней важности, как будто от этого зависит его судьба.

Если Вам удастся этого добиться, у потенциального клиента при чтении рекламного текста сложится впечатление, что Вы находитесь рядом с ним, чувствуете то же самое, что и он, страдаете вместе с ним и т.п. А из этого следует один простой вывод: Вы как нельзя лучше понимаете потенциального клиента и способны очень качественно разрешить его проблему предлагаемым коммерческим решением. А это значит, что Вам можно доверять и у Вас следует покупать.

Забудьте давно избитые и совершенно неэффективные фразы “лучше”, “быстрее”, “дешевле” и т.п. Эти слова давно уже ни на кого не действуют по той простой причине, что представляют собой лишь общие фразы, абсолютно ничего потенциальному клиенту не говорящие. Если же Вы хотите убедить покупателя в том, что Ваш товар дешевле, Вам придется четко и внятно объяснить ему почему. Одним словом, будьте как можно больше специфичны. Но вместе с тем…

Будьте эмоциональны. Если вы желаете продемонстрировать потенциальному клиенту, как выгодно отличается Ваше коммерческое предложение от подобных ему, следует это делать таким образом, чтобы попасть в точку, взаимодействуя с эмоциональной сферой покупателя через описание КОНКРЕТНЫХ выгод и преимуществ Вашего товара.

В наши дни очень важно отличаться от конкурентов. Но в рекламном тексте совершенно не следует всецело сосредоточиваться на том, как Вы уникальны и специфичны вместе с продаваемым товаром. Эту уникальность и специфичность нужно доказывать потенциальному клиенту через конкретные выгоды и преимущества, которые он получает благодаря такой уникальности. И эти выгоды должны строго соответствовать его потребностям, но что самое главное – его желаниям.

Еще раз повторяю: люди покупают под влиянием эмоций. Они не всегда имеют оправданную потребность, но всегда хотят. И неважно, когда они начинают логически обосновывать для себя и других свою покупку – до ее совершения или после, покупают они, всецело основываясь на своих желаниях, которые далеко не всегда совпадают с их потребностями.

Как только Вы это поймете, считайте, что усвоили самое главное правило копирайтинга и превзошли в этой науке многих других соискателей, для которых данная прописная истина, судя по составленным ими рекламным текстам, так и осталась сокровенной тайной за семью печатями.

Даже если Вы продаете свои товары на международном рынке и Ваши клиенты – огромные корпорации, не следует забывать о том, что покупают все-таки люди, а не компании. Торговые агенты и агенты по снабжению – это люди. Директора и менеджеры предприятий, которые принимают решения о приобретении тех или иных товаров для потребностей корпорации – всегда были, есть и останутся людьми. Со всеми вытекающими из этого факта последствиями.

Помните о том, что люди всегда остаются людьми. Люди покупают те или иные товары, руководствуясь своими собственными мотивами, эмоциями и соображениями. Почему? Потому что они – люди. Так было миллионы лет назад и за прошедшее с тех пор время в данном отношении абсолютно ничего не изменилось.

Поэтому не следует пытаться продать что-либо некоему абстрактному объекту, например, “компании” или еще хуже – “потенциальному клиенту”. Компания – это не безликий механизм, а юридическое лицо, за которым стоят совершенно определенные люди. А любой потенциальный клиент – это, бесспорно, нечто большее, нежели адрес электронной почты в Вашем подписном листе или очередной заход на Ваш сайт.

Посему пишите рекламный текст для конкретного человека, характеризующегося определенными чертами (то, что входит в состав Вашего клиентского портрета). Ибо достают свои толстые кошельки, подписывают чеки и жмут на кнопки заказа именно люди. Если Вы не можете этого понять и воплотить в своем рекламном тексте, перспектива для Вас только одна: полное отсутствие продаж.

Жду ваших комментариев и новых заказов на почту [email protected] на деловые письма, коммерческие предложения.

mircompredov.ru

Деловое письмо на английском языке: особенности написания

В деловом мире переписка играет огромную роль. Начиная от коммерческих предложений и заканчивая пересылкой накладных и счетов-фактур. В настоящее время практически вся деловая переписка ведется в электронном виде, однако это не отменяет общепринятых правил деловых писем, даже если они электронные. У вас возникла необходимость написать деловое письмо человеку, говорящему на английском языке? Давайте вместе с вами разберемся в том, как правильно написать деловое письмо на английском языке.

деловое письмо на английскомделовое письмо на английском

Если по роду вашей деятельности вам часто приходится вступать в переписку с зарубежными партнерами, не стоит опасаться. На самом деле бизнес-корреспонденция в английском языке имеет четкие законы, соблюдая которые вы легко справитесь с любым деловым письмом.

Business letter — деловое письмо

Основные типы деловых писем

  • Поздравление — Congratulation Letter
  • Предложение — Commercial Offer — отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
  • О приёме на работу — Acceptance-уведомляет вас, что вы приняты на работу.
  • Заявление — Application- содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
  • Отказ- Refusal letter — деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
  • Жалоба -Complaint Letter — содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
  • Письмо-извинение — Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
  • Письмо-запрос- Enquiry Letter -отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
  • Письмо-ответ на запрос — Reply Quotation- в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
  • Письмо-благодарность — Thank-you letter — тут, кажется, всё понятно.

Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.), и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.

Правила составления делового письма

Правил на самом деле не так уж и много. Человеку со средними знаниями в английском я зыке не составит труда его составить, как бы трудно это ни казалось. Самое главное, что письмо состоит из блоков. Эта структурность позволяет быстро считывать информацию. И здесь экономят время все и получатель, и отправитель. Отправитель собирает блоки воедино: адрес отправителя, дата, адрес получателя, обращение, введение и т. д. А получатель уже знает где находится основная информация и знакомится с ней.

Также блочная структура подразумевает ряд особенностей:

  • тело письма строится из абзацев с одинарным отступом;
  • красная строка отсутствует;
  • весь текст выравнивается по левому краю.

Вторая особенность состоит в том, что не нужно писать слишком витиеватыми фразами. Предложения строятся просто и лаконично.

Составные части делового письма

А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

  • Заголовок (шапка):
  1. Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.
  2. Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).
  3. Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат: день/месяц/год. Запятые не используются.
  • Приветствие (обращение), или как начать письмо.
  • Главная мысль (основной текст послания) — в центральной части письма.
  • Заключительная фраза (выражение благодарности и дальнейших намерений). Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя.
  • Вложение — говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
  • Может содержать постскриптум, инициалы исполнителя.

Образец письма

Matryoshka Ltd.34 Tverskaya streetMoscow, 121 121

6th April, 2012

Mrs. Diana RossWorld Treasures Inc.100 East 24th StreetWashington, 20 024USA

Dear Mrs. Ross:

I received your address from «The Moscow Times» and would like to propose you cooperation with

our company. We produce Russian nesting dolls called «Matryoshka» that are famous among tourists

visiting Russia. Our dolls are made ofsound wood and are colored with natural paint.

The catalogue numbers about 500 types of matryoshkas of various sizes.

Weoffer considerable discounts for our regular customers.

You will find enclosed our latest catalogue. We would be happy

to have an opportunity to do business with your company.

Sincerely yours,

Mikhail SmirnovSenior Manager

Enclosure: catalogue

Форма делового письма на английскомФорма делового письма на английском

Перевод письма

Уважаемая миссис Росс,

Я увидел адрес Вашей компании в «The Moscow Times» и хотел бы предложить сотрудничество с нашей фирмой.Мы производим русских национальных кукол «матрешек», известных среди туристов, посещающих Россию. Наши куклы сделаны из цельных пород древесины и выкрашены натуральной краской. В каталоге представлено около 500 моделей матрешек разных размеров. Постоянным клиентам мы предоставляем значительные скидки.К письму прилагаю наш последний каталог. Будем рады сотрудничеству с Вашей компанией.

С уважением,Михаил СмирновСтарший менеджер

Приложение: каталог

Форма делового письма на английскомФорма делового письма на английском

Стандартные Выражения в деловой переписке

Обращение к партнеру по переписке

Обращение, которое следует использовать, зависит от близости вашего знакомства с получателем письма.

  • Если вы вообще не знакомы, или же обращаетесь к группе лиц (к примеру, ваше письмо адресовано отделу компании), то следует использовать вариант:Dear Sir/Madam, или Dear Sirs,
  • Если вы знакомы или точно знаете, кто будет получателем письма, напишите:Dear Mr./Ms. [фамилия],(Раньше при обращении к женщине использовали сокращение Mrs. (от Missis) или Ms. (Miss). Сейчас их обычно объединяют в один вариант — Ms.).
  • При близком общении или обращении к хорошо знакомым сотрудникам можно сказать просто:Dear [имя],

Тело делового письма

В теле письма передается суть вашего послания. Для точной передачи причины, побудившей вас написать это письмо, можно использовать следующие выражения:

  • I am writing to inquire about… — Я хочу запросить/спросить…
  • I want to apologize for… — Я хочу извиниться за…
  • I am writing to confirm… — Я хочу подтвердить…
  • I want to comment on… — Я хочу прокомментировать…
  • After having received your address from…, I… — Получив ваш адрес от/из…, я…
  • With reference to your letter of [дата]… — Ссылаясь на Ваше письмо от [дата]…
  • I recently wrote to you about… — Недавно я писал вам о…
  • Thank you for your letter of [дата]… — Спасибо за Ваше письмо от [дата]…
  • Thank you for your letter regarding… — Спасибо за Ваше письмо, которое касалось…
  • In reply to your letter of [дата]…, we are glad to inform you that… — В ответ на Ваше письмо от [дата]…, мы рады сообщить Вам, что…
  • Thank you for contacting us. — Спасибо, что связались с нами.
  • In reply to your request, … — В ответ на Ваш запрос, …
  • Could you possibly… — Не могли бы Вы…
  • I would be grateful if you could… — Я был бы благодарен, если бы Вы…
  • With reference to our telephone conversation… — По результатам нашего телефонного разговора…

Чтобы попросить о чём-то партнёра по переписке, используйте такие фразы:

  • Could you please send/tell us/let us know… — Не могли бы Вы, пожалуйста, переслать/cообщить нам/дать нам знать…
  • I would be grateful if you could… / I would appreciate it if you would… — Я был бы признателен, если бы Вы…
  • I am interested in receiving/obtaining… — Я заинтересован в получении…

Если вы хотите сообщить о каком-либо положительном результате, подойдут такие выражения:

  • I am pleased to announce you that… / I am delighted to inform you that… — Рад сообщить Вам, что…
  • You will be pleased to learn that… — Вы будете рады узнать, что…
  • We have some good news for you: … — У нас для Вас хорошие новости: …

Если же результат не слишком хорош, сказать об этом помогут такие фразы:

  • Unfortunately, … — К сожалению, …
  • We regret to inform you that… — С сожалением сообщаем Вам, что…
  • I’m afraid it is not possible to… — Боюсь, оказалось невозможным…

Сразу после этого может оказаться уместным предложение помощи:

  • Would you like me to…? — Если Вы хотите, я мог бы…
  • I would be happy to… — Я с радостью…
  • I could help you to… — Я мог бы помочь Вам…

Заключительные фразы делового письма

  • Thank you for your help. — Спасибо за Вашу помощь.
  • Please contact us if we can help. — Пожалуйста, обращайтесь, если потребуется наша помощь.
  • Feel free to contact us if there are any problems. — Не стесняйтесь обращаться к нам, если возникнут трудности.
  • I look forward to hear from you. — С нетерпением ожидаю от Вас известий.
  • Hope to hear from you soon. — Надеюсь на скорейший ответ.

Если вы прикладываете какие-либо документы, обратите на это внимание получателя:

  • I am enclosing… — Я прикладываю…
  • Please find enclosed… — Пожалуйста, посмотрите в приложении…
  • Enclosed you will find… — В приложении вы найдёте…

Окончание делового письма

Для прощания в деловом письме существуют устойчивые формы, за которыми должно следовать ваше имя. Желательно указывать имя и фамилию в полном варианте, либо первую букву имени и фамилию. Также можно добавить вашу должность.

  • Yours faithfully, [имя]
  • Yours sincerely, [имя]
  • Best wishes, [имя]
  • Best regards, [имя].

Аббревиатуры при написании писем

  • asap = as soon as possible — как можно скорее
  • enc. = enclosure — вложение, приложение (когда вы прилагаете документы к письм)
  • ps = postscript — поскриптум — (это выражение знакомо всем, используем, когда хотим добавить что-то уже после того, как письмо закончено и подписано)
  • pto (informal) = please turn over — пожалуйста, переверни (убедиться, что человек, читающий письмо найдет информацию на следующей странице)
  • RSVP = от французского. Répondez s’il vous plaît, пожалуйста, ответь.

Надеемся, что данный образец делового письма на английском поможет найти вам новую работу или создать деловые связи в ближайшее время.

Видео — Деловое письмо на английском.

englandlearn.com

Предложение о встрече в деловом письме

Бизнес-сфера, как ни крути, тесно связана с постоянными деловыми встречами, а их исход без каких-либо сомнений всегда напрямую зависит от грамотного приглашения. Так почему же? Все очень просто, поскольку абсолютно любой пример делового письма о встрече сможет продемонстрировать минимум три главных требования к его оформлению, а именно:

  1. Текст письма не должен быть слишком длинным.
  2. Уже по первым строкам делового письма адресат должен понять его суть.
  3. В письме непременно должно быть грамотное завершение, как в плане написания, так и в плане вежливости.

Например, образец официального письма о деловой встрече всегда начинается с указания данных получателя (на листе справа), среди которых: должность сотрудника (если требуется), название компании и инициалы получателя. После этого подобные письма подразумевают прямое обращение, для чего, как правило, используется шаблон: «Уважаемый… Иван Иванович» (пример). Это стандартные правила, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, однако важную роль играет и содержание письма в целом, поэтому стоит уделить особое внимание и ему!

Как попросить о встрече в деловом письме?

Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.

Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы. После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно!

Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.

Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»!

Как правило, в условиях современного бизнеса бумажные письма в конвертах используются крайне редко, поскольку электронные модели представляют собой более комфортабельное решение. Оно позволяет прикреплять к нему разнообразные файлы, привлекательно форматировать содержание и оставлять полноценные ссылки для получения дополнительной информации. Но электронное предложение о встрече в деловом письме требует и организации его «шапки», которая представляет собой дополнительные поля для сортирования писем.

Зачем это нужно? Здесь все предельно просто. Любая организованная система электронных писем имеет помимо стандартных рубрик индивидуально созданные, в которые попадают письма на ту или иную тематику.

Поэтому очень важно заполнить и тему сообщения, например: «Создание новой платформы для продаж» и т. д. Такая шапка сообщения, а соответственно, образец — письмо приглашение на деловую встречу с грамотным оформлением, так что даже подобным мелочам стоит уделять внимание! Все это выделяет профессионализм запроса и очень сильно замечается любым получателем.

Что еще важно знать, создавая письмо о назначении деловых встреч?

Для составления грамотного текста всегда стоит придерживаться принятых норм бизнес-общения, поэтому образец письма о назначении деловой встречи должен выглядеть следующим образом:

  1. Начинаться с приветствия, о чем было сказано немного выше (Уважаемый…).
  2. Быть индивидуально разработанным под особенности получателя или группу получателей! Для этого сообщение должно быть на родном партнеру языке, узнать который можно в базе данных самой организации (если информации нет — просто на принятом в стране партнера языке).
  3. Свободный стиль написания — всегда неверное решение! Нужно использовать только формальное построение текста (использование литературного стиля не приветствуется).
  4. Деловое письмо — не рекламная рассылка! Оно не должно делать исключительно предложение с изучением вопроса на дополнительных материалах организации! Поэтому конкретность — еще одно важное правило! Получатель должен сразу понимать, ЧТО и ПОЧЕМУ от него требуется!
  5. Если вопросы или списки — это важная часть, которая должна быть включена в создаваемое деловое письмо о назначении встречи, образец должен специально их разделять! Длинные перечисления лишь путают читателя.
  6. Всегда ставьте свою цифровую подпись, которая есть в любом более-менее успешном предприятии. Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.

Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?

Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).

Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Также важным моментом является создание короткого (по сути, итогового) письма, что позволит избежать любых повторений с ранее обсуждаемой информацией (как в первом письме, так и при встрече). Поэтому, краткий пример может выглядеть следующим образом:

  1. Уважаемый Артем Александрович, это письмо является продолжением наших переговоров при личной деловой встрече 31 декабря.
  2. Мы обсуждали вопрос слияния наших компаний в один передовой бренд (краткий итог всей беседы).
  3. Был бы признателен, если Вы сообщите свое окончательное мнение на тему данного вопроса (небольшой призыв обдумать предложение повторно).
  4. Просто позвоните мне по моему личному номеру или, если Вам так удобней, назначим еще одну встречу с дополнительным обсуждением (призыв к ответу или повторной встрече).
  5. Надеюсь, мы сможем дойти до взаимопониманию и продолжим наше сотрудничество на новом уровне (завершение краткого письма с вежливым призывом ответить на предложение «да»).

Как лучше всего написать деловое письмо о переносе встречи?

Данная ситуация, без сомнений, более щекотливая тема, поскольку ни один бизнесмен не любит отходить от своих планов. Однако — это бизнес, и подобное случается! Главное, правильно донести до партнера всю суть переноса с новым предложением.

В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет. В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…).

Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер. Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).

Кратко, емко и вежливо, однако дальше непременно стоит запросить новую дату деловой беседы или, если есть возможность, перевести ее в другой формат. Пример: (Возможно ли перенести встречу на другой день или провести беседу по телефонной связи?). Ну и напоследок, непременно стоит лаконично попрощаться, запросив ответ: (ожидаем Вашего ответа, с уважением, генеральный директор ООО «Яблочки»).

Что если деловое письмо — отказ от встречи?

Бывает, что условия определенной организации попросту не подходят под установленные требования, но это не означает, что запрос на встречу от них стоит игнорировать или отвечать в грубой форме. Профессионализм — это имидж, а он требует рассмотрения любых предложений, даже если с дальнейшим отказом.

Для этого стоит использовать следующую структуру письма:

  1. Индивидуальное обращение для эффекта «прочитанной» заявки (Здравствуйте, Артем Александрович!).
  2. Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).
  3. Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
  4. Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
  5. И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
  6. А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
  7. Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).

Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?

Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке. Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).

Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ». Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем. Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…». После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.

Ну и завершение, или Как написать «спасибо за встречу» деловое письмо

Данный случай является практически самым простым, поскольку не требует завлечения партнера к беседе или вежливого отказа. На деле — подобная надобность является не более чем формальностью, с которой сталкивается почти любой человек (например — при регистрации на сайтах с дальнейшим письмом на тему «спасибо за регистрацию!»). Пишется оно по принципу письма после встречи, но с единственным отличием в том, что требуется выразить конкретно благодарность без позыва к дискуссии.

«Уважаемый Артем Александрович! Хочу выразить Вам благодарность за выделенное время для презентации разработанного мной бизнес-плана. Наше сотрудничество, без сомнений, будет выгодным для обеих сторон! С уважением, генеральный-директор ООО «Яблочки» Иосиф Бурдыкин.» — пример.

buyingbusinesstravel.com.ru