Этикет делового письма. Примеры фраз делового письма. Общие правила составления деловых писем. Деловая переписка образцы писем


Этикет делового письма. Примеры фраз делового письма. Общие правила составления деловых писем :: BusinessMan.ru

Перед составлением того или иного послания необходимо вспомнить, чем отличается этикет делового письма и письма личного. Самое главное - соблюсти уровень доверительности при изложении выбранной темы. Адресат скорее проникнется той или иной проблемой и постарается включиться в решение поставленных вопросов, если почувствует в строках письма живое общение. Именно поэтому знающие современный этикет делового письма не включают в текст такие анахронизмы, как "исходя из факта", "вам надлежит" или ещё более забытое "настоящим уведомляю".

Характерные особенности

Сохранились в деловых письмах направленность и чёткая определённость цели, последовательность в изложении фактов, конкретика предложений и просьб, информативность сообщений о действиях и поступках. Деловые письма стали составляться в более непринуждённой манере, однако открытых эмоциональных высказываний, эпитетов и сравнений из особенностей личной переписки не приобрели, здесь всё ещё торжествует старинный этикет делового письма. И лишь потому, что целью такого послания является, как и прежде, подача предложения, на которое обязательно должен последовать конкретный ответ, влияние автора делового письма должно быть очень велико, поскольку побуждает адресата к действиям конкретного характера. Причём составляется текст таким образом, чтобы точка зрения автора представляла не его собственное отношение к проблеме, а взаимовыгодные интересы в её решении.

Этикет делового письма предписывает не использовать местоимение "я", как это принято в личной переписке, здесь же уместен акцент на другое местоимение - "вы". Если деловое послание написано без ошибок, отпечатано аккуратно, текст размещается по всем правилам и существующим требованиям, а потому и читается не просто легко, но и с удовольствием, переписка обязательно будет иметь продолжение. Хотя и сегодня очень часто приходится расшифровывать прихотливо закрученные фразы, разыскивая подлежащее и сказуемое, чтобы докопаться до заложенного в них смысла. Правила делового письма меняются сейчас очень быстро. Какой был хороший тон - писать от руки. Тогда можно было быть уверенным, что послание не сделано под копирку. Сколько можно было увидеть личностности в этом сообщении, а в отношения между адресатом и автором всегда добавлялось уважительности. Жаль, что этот обычай окончательно устарел, и практически все письма теперь стали электронными.

Современные правила

Деловое письмо, образец которого будет представлен ниже, представляет переписку современным цивилизованным актом. Сегодня существует не меньше разнообразных правил, которые необходимо соблюдать. Хотя, сравнительно с официальным языком, который бытовал в стране лет пятьдесят назад, эти правила кажутся скорее нюансами или особыми тонкостями. Прежде всего, как диктуют правила делового письма, нужно использовать до начала текста приветствие в персональном обращении к своему адресату. Хотя сейчас в корпорациях и любых не слишком маленьких организациях есть внутренняя связь формата ISQ, где ответ следует за вопросом, вопрос за ответом и в этой быстрой переписке обращение по имени каждый раз необязательно. Однако правильное оформление делового письма предполагает индивидуальную направленность, а потому персональное обращение необходимо.

Тема письма в современной переписке обычно выносится в отдельное поле, и его нужно заполнить адекватно, то есть согласно содержанию. Правильно сформулировать тему письма - получить половину успеха, поскольку это первое, что адресат увидит. Точная формулировка поможет ему настроиться в нужном ключе и воспринять полученную информацию быстро и в полном объёме. И обязательно нужно сообщить адресату о получении его ответа - это хороший тон, проявление уважения к коллегам и партнёрам, так делали и сто, и двести лет назад, а уж тогда не торопились жить и точно знали, как писать деловое письмо. Сегодня отвечать на послание нужно быстро, в чём помогает электронная почта - общение проходит весьма оперативно. Если ответить немедленно не получается, нужно всё-таки сообщение о получении ответа послать, где указать время следующего сеанса связи.

Время и место

Необходимо помнить, что психологически граница ответа по времени в её критическом значении составляет сорок восемь часов. Это в том случае, если нет функции автоответчика. Когда минуют двое суток, адресат уже исполнен уверенности, что его письмо оставлено без внимания или в лучшем случае - утеряно. Правила делового письма содержат и этот пункт: никогда не задерживать ответ, ибо это непременная потеря клиента, а партнёр станет волноваться и думать о разрыве всяческих отношений. Во всяком случае это грубейшее нарушение этики деловой переписки. Если же нужна рассылка одинаковой информации, можно просто расширить список адресатов. Помещение всех адресов в одно поле "кому" намного сокращает время доставки, и соблюдается прозрачность в партнёрских отношениях: каждый получивший письмо видит сформированный список.

Прекрасный посыл к продолжению партнёрских отношений - вежливая фраза "заранее благодарю". Как пишется в деловом письме и в какой части она помещается - каждый решает сам. Конечно, видеть её адресат должен после уже усвоенной информации и побуждения к действию. В конце письма, перед блоком контактов - самое лучшее место для этой фразы. Кстати, о контактной информации: она должна быть в каждом письме, не только в первом. Телефоны автора, должность и всё прочее нельзя заставлять искать. Оформление делового письма от длительности переписки никак не зависит. Правила нужно соблюдать всегда. А чтобы не гадать, получил ли адресат письмо, есть функция запроса. Только в этом случае можно быть уверенным, что оно прочитано. История переписки обязательно должна сохраняться, нельзя писать ответ новым сообщением. Однако при пересылке всей ленты общения для решения того или иного вопроса необходимо помнить не только о субординации, но и о конфиденциальности. Если в переписке присутствует личная информация, её нужно обязательно удалить перед прочтением третьими лицами.

Первый вариант и вступление

Как писать деловое письмо, чтобы адресат сразу заинтересовался этим посланием, и его интерес не угас до самого конца чтения? Есть три момента, которые являются почти волшебными для тех, кто использует их. Прежде всего - это тема, которую человек видит ещё до того, как он открыл электронное письмо. От неё и зависит, состоится ли это, захочет ли адресат ознакомиться с посланием. Второй момент - первая вступительная фраза, которая настраивает человека на чтение. И конечно, важен финал. Очень хорошо работает фраза "заранее благодарю". Как пишется в деловом письме окончание - момент важнейший, вариантов финальных фраз огромное количество, главное - выбрать нужный тон. От демократичного "Что скажете?" до официального "Каково будет ваше мнение по данному вопросу?"

Теперь попробуем разобрать подетально деловое письмо-образец.

Вариант 1.

Subject: Деловое письмо

Date: 02 июня, пятница

From: Иван Петров

To: Анна Сидорова

Анна, здравствуйте!

Приглашаем вас на собеседование с работодателями 12 июня в 14.00. Поскольку будут и другие претенденты, а у работодателей запланировано на проведение встречи только два часа, лучше не опаздывать.

С уважением,

Иван Петров.

Второй вариант и послесловие

Subject: Деловое письмо. Встреча с работодателями

Date: 02 июня, пятница

From: Иван Петров

To: Анна Сидорова

Анна, здравствуйте!

Мы внимательно рассмотрели ваше резюме и приглашаем вас на собеседование с работодателями 12 июня в 14.00. Поскольку будут собеседоваться и другие претенденты, а у работодателей запланировано на проведение встречи только два часа, лучше не опаздывать. И, пожалуйста, уточните в ответе, придёте ли вы, а также предупредите заблаговременно, если в это время посетить нас не сможете.

С уважением,

Иван Петров.

Вот типичное деловое письмо о встрече, и по двум представленным вариантам сразу же становится понятным, которое из них более действенно. Во втором варианте внимание адресата привлечено к теме письма, и он немедленно понимает, о чём будет идти речь. К тому же он легко найдёт это письмо и через десять дней, к моменту встречи, просто посмотрев тему, даже если ему приходит пятьдесят - сто писем ежедневно. Тема прекрасно идентифицирует послание. То есть это письмо точно о встрече, а не о документах, не о платежах, не о клиентах и тому подобном - всё чётко обозначено. Вступительная фраза слегка конкретизирует ситуацию, добавляя взаимного уважения собеседникам: первый уважил и написал "внимательно рассмотрели", плюс итог - собеседование, а вторая за это должна быть благодарна. Здесь же содержится и причина письма. Последняя фраза обязывает адресата написать ответ.

Деловая позиция

Общие правила составления деловых писем касаются любой переписки, будь то письмо, в котором обговаривается встреча, или это письмо-отказ несостоявшемуся партнёру. Структура практически всегда одна и та же, её можно просто запомнить, а вот содержание характеризует автора, а в его лице и компанию, которую он представляет, как цивилизованного, корректного и грамотного собеседника. Переписка очень часто является эмоционально затратной и сложной работой, поскольку общение с помощью электронных средств стало одной из главных и в принципе неотъемлемой частью работы делового человека.

Пишут коллегам относительно работы, пишут руководству, деловым партнёрам, клиентам. Пишут людям хорошо знакомым и тем, которых, вполне возможно, никогда и увидеть-то не придётся. Требования по составлению деловых писем по единому образцу в принципе отсутствуют, ещё не написаны учебники, но этика делового общения уже сложилась, поскольку именно она является двигателем успешного ведения бизнеса. Деловое письмо - визитная карточка компании, отражающая её официальную позицию. От переписки зависит, будет ли сотрудничество комфортным и продуктивным, да и состоится ли оно вообще. Поэтому следование правилам хорошего тона в каждом послании - залог успеха.

Нормы деловой переписки

Правила и нормы деловой переписки электронным способом точно такие же, какими оперирует деловое сообщество в любом своём взаимодействии - это и телефонные разговоры, и ведение переговоров и тому подобное. Есть несколько отличительных особенностей, которые поставили электронную переписку в один ряд с давно сложившимися способами делового общения, и прежде всего - это веление времени. Принципы, однако, остаются теми же и ничуть не зависят от того, каким способом ведётся деловая переписка - письмо это электронное или на бумаге.

1. Оппоненты должны взаимно уважать как личность, так и деловую позицию друг друга.

2. Оппоненты всегда внимательно относятся к деловым интересам друг друга.

3. Всегда соблюдается конфиденциальность.

4. Обмен информацией должен сопровождаться пунктуальностью.

Соблюдены ли эти принципы, если поле Subject (тема) не оформлено или оформлено недостаточно чётко и грамотно? Нет. Отправитель не ценит время адресата, да и свою задачу выполняет недостаточно оперативно. Клиент или партнёр по указанной теме мгновенно оценит содержание послания и приоритетность прочтения. Также важно знать, как начать деловое письмо. Речь о персональном приветствии. Это обуславливает доверие собеседников, придаёт некую личную направленность. Игнорировать имя адресата недопустимо, поскольку считается некорректным.

Адресация

Здесь всё должно быть продумано до мелочей. Поля "Кому", "Копия" или - ещё более важно - "Скрытая копия" являются важнейшими инструментами этичности общения и её оперативности. Современная деловая среда уже выработала основные постулаты относительно пользования этими полями. Если имя прямо стоит в поле "кому", адресат должен обязательно ответить на это письмо, отправитель этого ответа ждёт, поскольку в письме наверняка заданы вопросы. Если в этом же поле несколько имён, это означает, что отправитель получит ответы от каждого адресата. Если имя находится в поле "Копия", отвечать необязательно, просто отправителю нужно, чтобы вы были в курсе дела. Однако если материал письма заинтересовал и заставляет участвовать в переписке, тогда нужна особая фраза в начале, которая послужит признаком хорошего тона. Примеры фраз делового письма, если имя адресата оказалось в поле "копия": "Позвольте мне тоже высказаться по данному вопросу...", "Разрешите присоединиться к обсуждению..." или подемократичнее: "Простите, что вмешиваюсь...".

Этикет особо тонко обозначает ситуацию, когда имя адресата находится в поле "Скрытая копия". Деловая этика в этом случае уязвима, как никогда, поскольку сие воспринимается инструментом тайного информирования и контроля. Этих адресатов не видит никто. А они видят всех и всё. Многие компании в корпоративной переписке запрещают этот инструмент, поскольку щепетильны относительно деловой этики. Единственный случай, когда это позволяется, - массовые приглашения (юбилей, корпоратив, важное совещание или переговоры), в этом случае отправления пойдут по многим адресам, но ни один получатель не увидит чужого электронного адреса. Естественно, адресаты из поля "Скрытая копия" никогда не вступают в переписку.

Информативность

Формат, структура, объём, язык - всё это касается корректной работы с информацией. Особенность и характер подачи её - тоже инструмент, показатель желания вести переписку и способности составить грамотный текст письма - уважительно и максимально корректно по отношению к адресату. Текст лучше всего воспринимается в том объёме, какой помещается на одном экране, то есть формат листа А4. Вложения, пересылаемые с письмом, не должны превышать трёх мегабайт, потому что их может не пропустить почтовый сервер адресата. Файлы, которые пересылаются, не будут создавать проблем адресату, если используются универсальные кодировки rar или Zip. Текст ответа должен помещаться вверху, а не внизу, то есть в начале письма, что избавит адресата от поисков.

Ответ, как уже было упомянуто выше, нельзя писать как новое письмо, нужно сохранять историю переписки, чтобы адресат не искал первоначальное сообщение. Язык делового письма должен быть максимально прост и понятен, с минимумом использования внутрикорпоративной, профессиональной лексики, сленга, англицизмов, сокращений и аббревиатур. Впрочем, внутри компании при переписке применять всё это можно, поскольку таким образом и эффективность, и скорость общения значительно повышается, а потому считается допустимым и вполне этичным. Внутренняя переписка обычно из сокращений и сленга состоит практически полностью. А вот в общении с внешними партнёрами или деловыми клиентами такие случаи почти никогда не встречаются.

Немного о терминах

Без терминологии обойтись иногда невозможно, особенно в специализированных компаниях. Другой вопрос, что вводимые в деловой контекст необходимые слова нужно объяснять, учить собеседника ими оперировать. Например, клиент хочет подать рекламу своей продукции в интернете, и менеджер, продающий эти услуги, пишет совершенно непонятные для постороннего человека фразы с такими оборотами, как "ключевые слова", "контекстный баннер" и так далее. Однако без них не обойтись, и потому приходится обучать клиента.

businessman.ru

примеры. Электронная деловая переписка: правила оформления и ведения :: SYL.ru

Успех в деятельности любой организации, коммерческой фирмы или предприятия неразрывно связан с культурой поведения и этикетом. Все действия руководителя, сотрудников должны непременно учитывать правила хорошего тона и соответствовать ситуации.

Одна из важнейших частей этикета — деловая переписка

Подсчитано, что почти 50% времени на работе приходится на знакомство с бумагами, почтой. Но это необходимо, так как грамотная деловая переписка может значительно увеличить оборот фирмы, ускорить взаимодействие разных служб и отделов.

Конечно, определенные шаблоны здесь есть, и разговор о них обязательно будет в этой статье. Правила деловой переписки уже давно стандартизированы. Существующий ГОСТ Р.6.30-2003 поможет правильно поместить текст на листе, подскажет, какие сделать отступы, поля, шрифты. Деловую корреспонденцию характеризует единообразие и повторяемость речевых оборотов.

Тем не менее любое письмо индивидуально. Большой отпечаток на него накладывает личность отправителя, его должность, ситуация и адресат. В какой-то степени деловая переписка — это сочетание творчества и кропотливого труда.

Виды деловой переписки

Документооборот ведется на бумажных носителях и посредством электронной почты.

Всю корреспонденцию на предприятии условно можно разделить на следующие группы:

- официальная/неофициальная переписка;

- внутренняя и внешняя.

К официальной переписке относятся коммерческие предложения, благодарственные и гарантийные письма, торговые соглашения, приказы по предприятию, должностные обязанности, запросы, требования, претензии.

Неофициальная переписка — это различные поздравления партнеров по бизнесу, заказчиков, сотрудников; соболезнования, извинения, приглашения и благодарности.

Внутренние документы имеют хождение только между отделами одного предприятия, а внешние — выходят за его рамки.

Правила деловой переписки: внутреннее содержание

Основное требование — краткость и емкость письма. Не стоит растягивать текст на несколько страниц. Лучший вариант - уложиться в одну.

Правила деловой переписки предполагают исключение сложных, непонятных, иностранных и узкоспециализированных слов и выражений из текста. Все предложения должны быть короткими, с основными мыслями автора и без «воды».

Избегайте двояких толкований в письме, иначе при возникновении споров, сложнее будет отстоять свою точку зрения и доказать, что вы имели в виду под определенной фразой.

Правила оформления деловой переписки обязывают пишущего называть адресата по имени-отчеству, перед которыми указывать обращение «Уважаемый(ая)...». И обязательно на «Вы», даже если с получателем письма хорошие приятельские отношения.

Во вступлении, помимо указания фамилии и имени, прописывается основная цель послания. Примеры деловой переписки знают достаточно шаблонов и штампов для таких случаев: «В связи с предыдущим письмом...», «Напоминаем Вам...», «Ставим в известность...» и другие.

Неблагоприятный для получателя ответ (отказ от предложения, от сотрудничества) смягчите фразами: «К сожалению, мы не сможем воспользоваться предлагаемыми условиями...» или подобными.

Внешнее оформление документации на бумажных носителях

Любое деловое письмо должно быть написано на фирменном бланке с реквизитами компании и всеми контактными данными.

Обязательно проставьте точную дату документа.

Правый верхний угол листа занимают инициалы адресата и адрес предприятия-получателя.

Разбивайте текст на смысловые абзацы, чтобы читающему человеку было легче его понять и воспринять. Не более 4-5 строк.

Писать все слова заглавными (прописными) буквами — плохой тон.

К письму могут прилагаться документы. В этом случае их перечисляют отдельной строкой в левой нижней части листа. По деловому этикету ответ на письмо должен быть получен в течение 10 дней. Если проблема требует для ее решения больше времени, адресат должен уведомить об этом.

После написания следует обязательно внимательно проверить текст еще раз на наличие ошибок, как орфографических, так и грамматических. Если есть время, стоит отложить письмо и позднее вернуться к нему еще раз. Как правило, обнаружатся неточности, не замеченные сначала. Наиболее важен такой совет в случае ответа на жалобу клиента. Не стоит еще больше раздражать человека неграмотно составленным письмом.

Когда документ написан и проверен пару раз, распечатайте его на бумаге формата А4. Этот размер стандартно используется для любой корреспонденции, даже если сам текст занимает только половину листа.

Перед печатью проверьте краску в принтере во избежание размытости и неряшливости на выходе.

В некоторых случаях можно к документу прикрепить свою визитку, а сам печатный лист вложить в прозрачный файл.

Хорошим тоном считается также фирменный конверт с логотипом компании.

Правила ведения деловой переписки в неформальной плоскости часто более эмоциональные, чем в деловых бумагах, и менее заштампованные. Здесь уместны сокращения, использование красочных прилагательных, например, в поздравлениях: изумительный, отзывчивый, добрый.

Деловые электронные письма

То, что вы не отправляете корреспонденцию в конверте через почтовую сеть, не должно расслаблять. Правила деловой переписки применимы и в данных случаях.

Грамотные и корректные электронные деловые послания создают положительный имидж как предприятия, так и конкретного человека. Репутация в бизнесе дорогого стоит!

Основные правила переписки по e-mail

Рабочий электронный адрес используйте только по назначению.

Обратите внимание на название почтового ящика. Не допускайте при работе некорректные имена, такие как «крошка», «супермэн», даже если они указаны в английской транскрипции.

Всегда заполняйте графу «тема», иначе ваше письмо может попасть в спам. Описания типа "план", "список", "коммерческое предложение", "отчет" не подойдут. Подобных писем в ящике вашего получателя может быть достаточно много. Укажите как можно конкретнее, о чем ваше послание. Не используйте более пяти слов. Пишите тему с заглавной буквы. Точку в конце ставить не нужно.

Если вы отправляете ответ на полученное ранее письмо, не забудьте удалить надпись «Re» в теме.

Стиль общения

Сохраняйте деловой формат письма. Уберите угрожающий, просящий, приказной тон.

Правила электронной деловой переписки не допускают употребление смайликов, большого количества вопросительных или восклицательных знаков в тексте.

Будьте вежливы. Обязательное приветствие в начале и прощание с собеседником в конце — хороший тон. Например, «С уважением...» или так: «Искренне Ваш...».

Деловая электронная переписка и ее «золотое правило»: не смешивать в одном послании несколько разных тем. Лучше отправить ряд писем.

Электронное письмо должно быть короче в два раза, чем бумажное.

Работа с вложениями

Если информации для передачи слишком много, не ставьте ее всю в тело письма, а прикрепите отдельными документами во вложении.

Для удобства получателя переименуйте подготовленные вами документы на понятные ему названия. Это покажет вашу заинтересованность и расположит к себе. Подумайте, сколько рабочих папок есть на компьютере у адресата и как он будет искать среди них ваше письмо.

Обязательно сообщите о посылаемых файлах получателю, чтобы он не счел их случайным вирусом. Архивируйте объемные документы.

А лучше всего слишком большие вложения (от 200 кбайт) пересылать другими способами, например, через ftp-сервер.

Такие форматы, как COM, EXE, CMD, PIF и ряд других, некоторые почтовые сервера не пропускают и блокируют.

Если получателей вашего письма было несколько, не поленитесь каждый раз удалять все свидетельства массовой пересылки. Такая лишняя информация совсем не нужна адресату. Вам поможет команда «скрытая копия».

Правила ведения деловой переписки по электронной почте предполагают информирование второй стороны о получении корреспонденции. Если на данный момент возможности ответить нет, известите об этом собеседника. Историю переписки сохраняйте, чтобы избежать дальнейших вопросов и разбирательств.

При важности и безотлагательности ответа допускается дополнительно известить адресата по телефону, скайпу или "аське". Если и после этого положительного результата достичь не удалось, напомните о себе повторно.

Нередки случаи, когда при запросе какого-нибудь документа в ответ приходит пустое письмо с прикрепленным файлом. Это недопустимо. Примеры деловой переписки предполагают обязательное размещение в теле документа подходящей информации. Например, такой: «Высылаю необходимые данные на Ваш запрос».

Не забудьте в конце письма указать координаты: все доступные способы связи, должность, сайт компании, ссылки на социальные сети.

При написании контактов организации давайте как можно больше информации — телефон с кодом города, адрес с индексом. Ведь ваше общение происходит не только с жителями своего региона. При наличии всех данных с вами будет проще связаться.

И последнее правило: кто начал переписку, тот и должен закончить электронный диалог.

Заключение

Деловая переписка — дело тонкое. Иногда одного взгляда бывает достаточно, чтобы сформировать определенное мнение о человеке и организации, которую он представляет. Знание правил делового письма может значительно помочь в вашей карьере.

www.syl.ru

10 самых распространенных деловых писем

Деловое письмо — самый распространенный вид коммуникации после устной речи.

В наше время широкое распространение получили электронные деловые письма. Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела. Однако смысл письма не меняется от вида переписки.

  • Письмо-запрос. В этом письме официально запрашиваются какая-либо информация, документы. Начинается письмо с обоснования причин запроса:

    В соответствии с п. 1 ст.12 Федерального закона № 59 от 24.11.2014…

    Продолжается описанием сути запроса

    Просим предоставить информацию об обращениях граждан, поступивших в апреле 2015 года.

    В письме-запросе часто устанавливается срок

    Информацию просим предоставить до 30.04.2015.

    Образец письма-запроса>>

  • Письмо-ответ. Письмо-ответ — самый распространенный вид делового письма, так как является ответным письмом на все виды деловых писем. Отличаются от других тем, что имеют ссылку на номер и дату письма, на которое отвечают. Начинаются, как правило, так:

    В ответ на ваш запрос…

    В ответ на ваше письмо…

    Затем идет изложение ответа

    Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан.

    Образец письма-ответа>>

  • Письмо-просьба. Письмо-просьба начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться:

    В связи со сложившейся ситуацией на производстве…

    Продолжается описанием самой просьбы

    Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки.

    Завершается письмо стандартными фразами

    С уважением…,

    Заранее благодарим за участие…,

    С наилучшими пожеланиями….

    Образец письма-просьбы>>

  • Письмо-благодарность. Этот вид письма может быть как ответом на письмо-просьбу, так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь. Письмо можно сразу начинать со слов благодарности.

    Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств.

    Завершается письмо фразами

    С наилучшими пожеланиями…

    Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

    Надеемся на продолжение сотрудничества.

    Образец письма-благодарности>>

  • Сопроводительное письмо. Это письмо мы прилагаем к документам или товарам с целью подтверждения их официального направления и доставки.

    Направляем Вам отчет за 2014 год по сбыту продукции со склада № 2.

    Виды документов и их количество, наименования товара можно указывать в тексте или в приложении:

    Статистические данные на 2 л. в 1 экз.

    Образец сопроводительного письма>>

  • Письмо-напоминание. Это письмо напоминает о каких-либо событиях, датах, договоренностях и не требует ответа.

    Напоминаем, что дата совещания представительств перенесена с 25.01.2015 на 08.02.2015.

    Образец письма-напоминания>>

  • Письмо-сообщение (информационное письмо). Это письмо содержит информацию о мероприятиях, людях, событиях.

    Сообщаем, что Беликов Петр Николаевич принят на работу в ООО «Хлебопечь» с 05.04.2015.

  • Письмо-подтверждение. Этим видом письма мы подтверждаем участие в чем-либо, получение каких-либо документов, факт оказания услуг.

    ООО «Одуванчик» подтверждает участие руководителя в мероприятии, посвященному Дню Победы, 08.05.2015 в 09–00.

    Образец письма-подтверждения>>

  • Письмо-приглашение. Это письмо является приглашением на мероприятие или для принятия участия в чем-либо.

    Приглашаем организацию ООО «Радуга» принять участие в городском субботнике 02.05.2015.

    Образец письма-приглашения>>

  • Письмо-отказ. Это письмо — официальный отказ от предложения, услуги, участия. В нем необходимо обосновать причины отказа.

    В связи с командировкой руководителя на совещание в Республику Мордовия, мы вынуждены отказать/приносим свои извинения и сообщаем о невозможности посещения выставки «Сельское хозяйство» 07.04.2015

    и вежливо завершить письмо

    С уважением…

  • Образец письма-отказа>>

    Все перечисленные письма формальны. Они обеспечивают успешную коммуникацию внутри организации, сотрудничество с другими компаниями, взаимодействие с вышестоящими и государственными организациями.

    Если вы хотите получить на свое письмо быстрый отклик, развернутый ответ, чтобы ваше письмо прочитали, запомнили, а не просто пробежали глазами, используйте больше конкретики, пишите яркую тему заголовка и избегайте стандартных фраз и слишком формального подхода.

    Наша компания нуждается в 10 новых компьютерах. Можете ли вы поставить требуемое количество до конца недели и выставить счет на оплату?

    Я представляю небольшую организацию, и нам в начале следующей недели нужно провести видеоконференцию с филиалами.

    Ваша помощь была бы неоценима для нас.

    Переход сразу к сути, представление себя и короткое нешаблонное завершение. Вы экономите свое время и время адресата. Скорее всего, он будет рад выполнять ваши просьбы в дальнейшем.

    www.docdelo.ru

    Деловое письмо на английском: образец, примеры с переводом

    Доброго времени суток, друзья.

    Когда-то ведя переписку со своим будущим партнёром из Ирландии, один мой знакомый употреблял слова и фразы типа hereby и acknowledge receipt of в своих посланиях. Он порядком смутился, когда они встретились в России, и Джон (так звали его партнёра) подшутил (очень деликатно) над его излишним официозом. Дальнейшее их общение привело к тому, что деловой стиль моего знакомого стал более естественным, а Джон стал с его помощью понимать разные смысловые оттенки русской нецензурной лексики…:)

    Сегодня я с удовольствием расскажу вам о том, как правильно составить деловое письмо на английском языке. Вы познакомитесь как с основными принципами и правилами деловой переписки, так и с некоторыми её нюансами. Разберём основные виды писем, общую для всех структуру, а также часто употребляемые в них типовые фразы. Может быть, прочитав эту статью, вы и не станете асом в составлении деловых посланий, но свой уровень повысите точно.

    Cодержание:

    1. Основные типы деловых писем
    2. Общие принципы написания
    3. Составные части письма
    4. Стандартные выражения
    5. Электронные письма

    В наше время правильное оформление, грамотное построение и хорошо подобранный стиль делового письма имеют весьма важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое impression о вашем профессионализме и о солидности компании, которую Вы представляете.Давайте ознакомимся с некоторыми особенностями подготовки таких посланий.

    Основные типы деловых писем

    • Поздравление – Congratulation Letter
    • Предложение – Commercial Offer – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
    • О приёме на работу — Acceptance–уведомляет вас, что вы приняты на работу.
    • Заявление – Application– содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
    • Отказ- Refusal letter – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
    • Жалоба –Complaint Letter – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
    • Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
    • Письмо-запрос– Enquiry Letter –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
    • Письмо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
    • Письмо-благодарность — Thank-you letter – тут, кажется, всё понятно.

    Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.) , и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.

    Рекомендую

    1011907214

    Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов.

     

     

     

    1005788940

    Деловая переписка на английском языке — также пользующаяся популярностью книга. Здесь много образцов, еще больше общепринятых клише, а также немало советов и рекомендаций от авторов. Как говорится, изучайте и применяйте!

     

     

     

     

     

    Крутой онлайн курс по деловому английскому от Lingualeo — пройдя его, вы сможете обрести уверенность как в переписке, так и в разговоре на деловые темы. Кстати, перед приобретением его можно попробовать бесплатно.

     

     

     

    Общие принципы

    Графическое оформление должно соответствовать следующему:

    1. Все предложения начинаются от одной вертикальной линии.
    2. Текст разделяется на абзацы без красных строк.
    3. Для упрощения восприятия, написанный текст разбиваем на примерно равные по размеру смысловые блоки.
    4. Белое пространство должно равномерно окружать текст. Не помещайте одну-две строчки текста вверху листа, если письмо небольшое. Не печатайте до нижнего края листа и не сужайте поля, если послание многословно – лучше использовать вторую страницу.

    По стилю:

    1. Не применяйте в переписке разговорные сокращения – пишем You are вместо You're и т.д.
    2. Не решайте в одном письме две проблемы одновременно – предпочтительнее написать два письма.
    3. Определитесь, какой тон будет более подходящим – официальный или раскованный.
    4. Необходимо учитывать те правила, которые отсутствуют у нас, но имеют конкретное значение у них, национальные и территориальные особенности.

    Составные части

    А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

    • Заголовок (шапка):А) Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.Б) Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).В) Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат:день/месяц/год. Запятые не используются.
    • Приветствие(обращение), или как начать письмо.
    • Главная мысль(основной текст послания) – в центральной части письма.
    • Заключительная фраза(выражение благодарности и дальнейших намерений).
    • Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя.
    • Вложение – говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
    • Может содержать постскриптум, инициалы исполнителя.

     

    Вот образец делового письма-запроса с переводом на русский язык:

    John Stewart1304 Sherman Ave.Madison, Wisconsin

     

    Lemann & Sons3597 43rd StreetNew York, NY 12008

     

     

    May24, 2015

     

    Dear Sirs,

     

    With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors.I would also like to know about discounts that you provide.

     

    Yours faithfully,

     

    (Signature)

    John Stewart

     

    Sales Manager

     

    Перевод:

    От: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Мэдисон, штат Висконсин Кому: Компании «Леманн и сыновья», 3597, 43-я улица, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 12008 24 мая, 2015

    Уважаемые Господа,

    Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов. Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

    С уважением, Джон Стюарт Менеджер по продажам

     

    Теперь подробнее остановимся на элементах.

    Обращение или приветствие должно выглядеть так:Dear Sirs, Dear Sir or Madam -если вам не известно имя получателяMr/Mrs/Miss/Ms [фамилия] — если вам известно имя адресатаDear Frank, — если человек вам знакомDear sale manager – если известна только должность (в данном случае менеджер по продажам)

    Формула вежливости перед подписью имеет такой вид:

    Kind regards, — С уважением…

    Yours faithfully, Искренне Ваш- если имя адресата Вам не известно

    Yours sincerely, — если имя Вам известно

    Теперь вы имеете общее представление о том, как писать послания деловым партнёрам и различным компаниям.

    Стандартные выражения

    Вот для примера некоторые типовые фразы:

    It is very kind of you to— очень любезно с Вашей стороны

    We apologize for — Мы приносим свои извинения за

    Please let me know -Пожалуйста, сообщите мне

    According to – В соответствии с

    In case – В случае

    As you requested – По Вашей просьбе

    Until now – До сих пор

    With reference to your – Относительно Вашего

    Unfortunately – К сожалению

    We enclose – Мы прилагаем

    We are sorry – Мы сожалеем

    Как закончить деловое письмо? Еще немного фраз вежливости:

    Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение

    We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем

    И в конце перед подписью:

    With best regards — С наилучшими пожеланиями

    With respect – С уважением

    With thanks for your cooperation – С благодарностью за сотрудничество

    With best wishes — С наилучшими пожеланиями

     

    Еще не устали от теории? Тогда немного практики!

    На этот раз письмо-отказ (такое письмо обязательно должно быть выдержано в корректном и деликатном стиле):

    Mr Robert BrownGeneral ManagerKLM Co Ltd32 Wood LaneLondonGreat Britain WC37TР

     

    John Stewart1304 Sherman Ave.Madison, Wisconsin

     

     

    24 September, 2015

     

    Dear Mr Stewart

     

    Thank you for sending us your resume.We are sorry to inform you that your candidature does not suit us/Kind regards,

     

    RobertBrown

     

    General Manager

     

    Перевод (адрес и дату переведите самостоятельно):

    Уважаемый Г-Н Стюарт

    Спасибо за отправку нам резюме. Мы с сожалением сообщаем вам, что ваша кандидатура нам не подходит.

    С уважением,

    Роберт Браун

    Генеральный Директор

    Рекомендую:

    Кто еще не знаком с EnglishDom??? Бегом туда записываться на пробное бесплатное занятие! Там вам подберут идеального преподавателя — такого, который бы соответствовал вашим личным предпочтениям, целям в изучении языка и вашему стилю жизни.

    Вы начнете понимать  деловой английский, говорить на нем и писать прекрасные деловые письма, которые сразят наповал всех ваших партнеров и коллег.

    Вы же об этом мечтаете, правда?

     

    Электронные письма

    Любимые всеми  e-mail сообщения составляют около 80% делового оборота. От обычной переписки она отличается большей конкретикой и краткостью. Излишне длинных фраз там стараются avoid, кроме того, применяют aкронимы (фразы,сформированные по первым буквам словосочетания), как ИМХО. Для электронной переписки характерны не только личные сообщения, но и рассылки (при этом используют поле BCC, когда требуется сохранять конфиденциальность). Ну и основное отличие – это то, что от передачи конфиденциальной информации по электронной почте большинство предпочитает воздерживаться.

    Конечно, в эпоху «OK, Google!» можно не искать трудных путей и просто вставлять набранный текст в он-лайн переводчик. Вас, скорее всего, поймут, но благоприятного впечатления вы добьётесь вряд ли. Помните, качество вашей деловой переписки  является показателем качества работы вашей компании.

    Спасибо, что дочитали мою статью до конца. Советуйте друзьям почитать её в социальных сетяx! Кто знает, может эта информация нужна кому-то здесь и сейчас!

    Подписывайтесь на новые порции английского.Всем пока! Берегите себя!

    lizasenglish.ru

    Деловое письмо | Образец - бланк - форма

    Деловое письмо это ваш официальный представитель. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно "встречают по одежке". Рассмотрим порядок оформления делового письма.

    Бланк

    Деловое письмо (Business letter) должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

    • название организации;
    • физический адрес организации;
    • телефон и факс;
    • web-сайт и e-mail.

    Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

    Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

    Поля

    Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

    Регистрационный номер

    Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

    Пример:

    Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008

    Шапка письма

    Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

    Пример:

    Генеральному директоруООО «Рассвет»Милославскому П.Н.

    Уважаемый Павел Николаевич!

    Шрифт

    Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.

    К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

    Нумерация листов

    Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» - «Вставить автотекст» - «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.

    Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

    Информация об исполнителе

    Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

    Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.

    Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

    Приложения

    Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

    Пример:

    К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;2. счёт-фактуры.

    С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Большевичка» Васильева Н.К.

    blanker.ru

    Деловая переписка. Пишем деловое письмо.

    Деловая переписка в современном мире бизнеса – важная составляющая часть успеха. Сотрудники любой организации ежедневно сталкиваются с необходимостью составлять собственную деловую корреспонденцию и отвечать на входящую.

    Деловая переписка имеет свою широкую классификацию: официальная, личная, внешняя, внутренняя, по цели написания и форме отправления.  

    Одной из компетенций современного работника является умение грамотно написать деловое письмо: благодарность, запрос,  подтверждение, гарантию,   претензию,  пресс-релиз, поздравление, рекомендацию и другие.

    Рассмотрим основные шаги в написании делового письма.

    Культура деловой переписки -- это и оформление письма,  и грамотность текста, и корректность употребления слов и выражений. Поэтому лучше всего сначала использовать черновик, чтобы потом проверить себя и исключить неприятные недоразумения.

    Структура делового письма включает: обращение к адресату, преамбулу, основной тескт, заключение.

    Деловая переписка не допускает обращение на «ты». Поэтому чаще всего обращение начинается со слов «Уважаемый (ая) …». Продолжение обращения зависит от многих факторов. Имя-отчество руководителя употребляется в случае личного знакомства (однако нередко используется в письмах на имя руководителя государственного органа).  К руководителю коммерческой организации  допустимо обратиться со словом «господин» и добавить фамилию без инициалов. Если вам неизвестны звания военнослужащих или точное название должностей руководящих работников, лучше их не употреблять. В таком случае имя-отчество адресата будет выглядеть корректнее, чем ошибка.

    Преамбула нужна для того, чтобы в нескольких словах показать мотивацию и цель письма. Для этого употребительными выражениями являются: В соответствии с … (название документа, нормативного источника), В целях …, В ответ на …, В подтверждение …, В порядке оказания…, В связи с …. и другие подходящие словосочетания.

    Далее составляем основной текст, который должен в нескольких абзацах (два-четыре) прояснить вашу позицию, мнение, просьбу. Необходимо согласовывать текстовую информацию с формой лица, от которого ведется повествование. Юридическое лицо чаще использует единственное и множественное число третьего лица, а физические лица передают сведения от единственного и множественного числа первого лица. Предложения должны быть последовательными, логичными, чтобы у адресата сложилась целостная картина того, о чем вы хотите написать. Текст письма не должен толковаться двояко. Деловое письмо должно освещать один предмет или вопрос, а также не превышать двух страниц.

    В заключении необходимо еще раз коротко обобщить цель письма.

    Правила ведения деловой переписки предусматривают четкое оформление деловых писем. После того, как текст письма проверен, отредактирован, согласован, необходимо его грамотно оформить.

    Бланк делового письма содержит информацию об организации: название, физический адрес, телефон, факс, web-сайт и e-mail , а также регистрационный номер и другие необходимые реквизиты.

    Деловое письмо обязательно предполагает поля: слева – три сантиметра, справа – один-полтора сантиметра.

    Шрифт чаще всего используется Times New Roman, 12-й (14-й) размер кегля, единичный (полуторный) интервал между строками.

    Шапка делового письма в верхнем правом углу содержит ответ на вопрос «Кому обращено письмо»: руководителю, директору, администрации и т.д. с указанием должности, названия предприятия, фамилии и инициалов.

    Если письмо содержит приложения, которые оформляются на отдельных листах, необходимо указать их количество перед подписью отправителя.

    Необходимой частью делового письма явялется информация об исполнителе, причем фамилия, имя, отчество должны быть даны полностью, а также контактный телефон, по которому лучше всего связаться с конкретным работником.

    Деловая переписка должна храниться в порядке, так как является важным доказательством деятельности  предприятия по данному вопросу.

    fb.ru