Должностная инструкция секретаря: назначение и разновидности. Делопроизводитель чем отличается от секретаря


Секретарь-референт или Делопроизводитель?

Сейчас я Секретарь-референт, но мне предложили подумать о переводе на должность Делопроизводителя... это к лучшему? Какая запись в трудовой книжке мне больше пригодиться для того, чтобы в будущем устроиться Помощником/ассистентом Гена?В чем собственно разница будет? Что меня ждет, если я соглашусь? Подскажите, кто знает)))

Комментарии

HR-nick

не надо делопроизводителя писатьесли согласитесь ждет вас долгая и скучная жинь в архиве)))
Отказывайтесь от делопроизводителя, с такой записью вы не устроитесь помощником Гена.

Самая Нежная Н

Гена не возьмёт, так, может, Петя не откажет? или Коля?Вариантов много)

Самая Нежная Н

смотря что понимать под помощьюпомощь, она разная бывает
насколько хорошо вы знаете делопроизводство? Это неплохая возможность изучить его, научиться правильно оформлять документы, приказы там разные и т.п. Потом пригодится, но скорее, как секретарю, потому что помощники, как правило не занимаются этой бумажной волокитой. В любом случае, это возможность как-то переменить деятельность, опять же таки не придется больше "сидеть на телефоне", подавать чай-кофе, будите себе спокойно с документами работать
Я думала, что Секретарь-референт, это вроде как на ступеньку выше, чем просто секретарь.. ведь делопроизводитель, собственно, и есть секретарь, только не на ресепшене.Я три местя работы поменяла, прежде чем меня референтом взяли. До этого ресепшионисткой была..

Василий В

Секретарь-референт, Делопроизводитель и Помощник ГД - это три совершенно разные позиции.... И делопроизводитель - это не секретарь ниразу и функционал у них совершенно разный.Вы в конечном итоге кем хотите стать?

Василий В

Приятно встретить понимающего человека)
В ближайшие 5 лет, личным помощником, сопровождающим ГД.

kateee84

На мой взгляд, секретарь-референт для этих целей должность куда более подходящая, нежели делопроизводитель. Делопроизводитель, как я понимаю - это бумажки, бумажки, бумажки...:))

Счастливая миллионерша

Да какая разница?... Я бы выбрала делопроизводитель.

ОРМ

Делопроизводство - это бумаги без людей...Знание ДП на приличном уровне Помощнику не только не помешает, но и пригодится, однако, с точки зрения, будущей карьеры, такая должность в резюме будет восприниматься, скорее, как движение если не вниз, то в сторону... особенно в рамках одной компании...Мой совет: продолжать "секретарить", расширяя сферы ответственности, переходить референтом к руководителям более высокого уровня и в более крупные компании, а знания ДП совершенствовать самостоятельно
что-то мне кажется, что должность секретаря -референта предполагает знание делопроизводства.Если больше нет вариантов, а кушать хочется, устройтесь без офиц.оформления и продолжайте искать далее должность своей мечты.И непременно озвучьте причину своего нежелания марать трудовую книжку записью "секретарь-делорпоизводитель". А вдруг преждложат сразу должность мечты?;)
Я бы не сказала, что запись в трудовой книжке и резюме о должности делопроизводителя будет помехой в поиске должности референта. Скорее наоборот. У меня большой опыт работы референтом и помощником, поверьте, это в гораздо большей степени именно работа с документами, чем что-либо другое. Если учесть, что опыт работы секретарем уже есть, то должность делопроизводителя скорее поможет. Хотя, спраедливости ради, надо сказать, что работа скучная и монотонная, но кому-то нравится. Если Вы готовы с утра до вечера заниматься бумагами, то я бы рекомендовала согласиться и продолжать поиск. Уйти с работы если подвернется что-то лучше - не проблема.
мне кажется, только вы знаете, повышение это или понижение в вашей компании. К ГЕНу кто ближе? Откуда стартовать удобнее? Кого нагружают больше? Если речь идёт именно о переводе, а не просто перемене записи в трудовой, взвесьте всё!

Lady Dee

Определитесь, кем вы видите себя в будущем.Лучше референтом, у него обязанности интереснее.
Возьмут помощником. Я ищу работу делопроизводителем. Достали приглашениями секретарем да помощником. Еще и уговаривают. А вот после помощника трудно будет устроиться делопроизводителем.
В зависимости от того, к чему вы испытываете склонность. Если мечтаете о работе помощника, тогда в делопроизводители точно не надо. А если вам предложили перейти на эту должность, т.к. вы им не подходите.... То делайте выводы. Но делопроизводителем работать-рутины все же много....
я считаю, что делопроизводитель это только плюс, опыт секретарем-референтом у тебя есть, а опыт делопроизводителя будет подразумевать хорошее знание делопроизводства...я сама недавно перевелась с должности секретарь руководителя на делопроизводителя, правда от этого мои функции практически не поменялись.взяли еще секретаря которая занимается разносом бумажек и прочем секретарской работой...в общем мне помощник...отталкивайся от того как у вас в организации с этом обстоит..но я советую перевестись, потом в дальнейшем, при составлении резюме, у тебя будет хорошее подтверждение знания документооборота, стандартов и прочей ерунды (что непосредственно относится к делопроизводству). А это также нужно помощнику руководителя в его работе)))

www.superjob.ru

Чем отличается функциональные обязанности делопроизводителя от секретаря? | Вопросы подписчиков

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

www.kdelo.ru

Обязанности делопроизводителя

Делопроизводство – это характерное направление деятельности большинства предприятий, организаций и частных компаний, которое предполагает сбор, оформление и хранение всей документации. От правильности и грамотности составления бумаг зависит оперативность получения и обработки информации, а это приводит к своевременному принятию эффективных решений. Соответственно в штате любого хозяйствующего субъекта есть делопроизводитель, обязанности которого и распространяются на ведение документооборота. Что входит в обязанности делопроизводителя?

Делопроизводитель, обязанности которого могут варьироваться от оформления бумаг до принятия оперативных решений, востребован на рынке трудовых ресурсов всегда. Он может работать в любой компании, где есть документооборот. На сегодня по законодательству каждое предприятие, независимо от сферы и формы собственности, обязано иметь правильно оформленные подтверждающие документы о деятельности и финансах, а их ведение входит в обязанности делопроизводителя. Приходят в эту профессию из родственных должностей: диспетчер-оператор, секретарь-референт, офис-менеджер или сотрудник справочной службы. Хороший канцелярский сотрудник – незаменимый специалист и надежный помощник руководителя. Делопроизводитель, обязанности которого давно уже переросли банальное оформление документации, может стать личным помощником руководителя. Специалист данной профессии – это в первую очередь служащий, который ответственен за организацию и хранение документации компании. Чаще всего он трудится в канцелярии и руководствуется налоговым, гражданским, судебным законодательством. В малых фирмах делопроизводитель, обязанности которого распространяются лишь на заполнение бумаг, выполняет свои обязанности в одиночку. Возможно, что он и секретарь – это одно лицо. В крупных компаниях и корпорациях в штате имеется несколько сотрудников данной направленности, которые обрабатывают бумаги по конкретному кругу вопросов.

Функциональные обязанности делопроизводителя

Основная его обязанность – ведение документооборота компании, он:

  • принимает, корреспондирует, сортирует, отправляет все деловые бумаги и письма;
  • ведет деловую переписку;
  • ведет их учет в специальных журналах и осуществляет контроль за неразглашением особо важной информации, а также контролирует своевременное и правильное исполнение документов;
  • подготавливает все необходимые материалы для руководителя и бизнес-встреч;
  • организует работу архива.

Делопроизводитель должен иметь диплом о высшем образовании (экономическом, юридическом), бывают случаи, когда достаточно и среднего образования. Кандидат должен грамотно владеть языком, знать ключевые правила ведения деловых бумаг. Данная профессия требует от специалиста не только профессионализма и интеллектуальных способностей, но и таких персональных особенностей, как аккуратность, организованность, пунктуальность, доброжелательность. Человеку, желающему работать на должности делопроизводителя, должны быть свойственны способность к длительной концентрации внимания, отличная память, психологическая устойчивость, коммуникативные навыки и конструктивное восприятие критики. Чаще всего помимо личных качеств и диплома об образовании к кандидату предъявляют и другие требования, например знание иностранных языков. Сегодня многие компании сотрудничают с зарубежными предприятиями, и во избежание недоразумений делопроизводитель должен владеть иностранным языком, чаще всего это английский.

Что нужно делать любой организации, независимо от специфики и направления деятельности? Конечно же – вести документацию. Документооборот – вот что есть в любом учреждении, поэтому понятно, откуда появилась и почему важна такая профессия, как делопроизводитель.

Многие говорят, что нет смысла нанимать делопроизводителя, если в штате уже есть секретарь или даже несколько секретарей. Подобный подход абсолютно неправильный, ведь в обязанности этих двух совершенно разных профессией входит выполнение разных заданий: секретарь должен помогать следить за графиком руководителю, отвечать на звонки, приносить кофе, выполнять мелкие поручения, а в обязанности делопроизводителя входит контроль над всей документацией организации.

Сложный документальный контроль

Ответственный делопроизводитель должен не только контролировать оборот документов в организации, он также является главным смотрителем архива. В обязанности делопроизводителя включают такие функции:

  • ведение деловых переписок управляющего звена;
  • формирование структурированной документационной базы;
  • контроль выполнения положений, которые указаны в том или ином документе.

Учет корреспонденции (как входящей, так и исходящей) также водит в обязанности делопроизводителя.

Различие обязанностей в небольших и больших компаниях

Как показывает практика, чем больше организация, тем больше в штате будет делопроизводителей. В малых организациях, где просто нет возможности нанимать делопроизводителя, но без его услуг никак не обойтись, привлекают человека, который будет занимать пост секретаря-делопроизводителя. Обязанности секретаря-делопроизводителя, как уже понятно, - это смесь обязанностей двух этих должностей. Один человек вполне успевает со всем справиться, ведь документооборот на небольших предприятиях не настолько насыщенный и разнообразный, как у мегакомпаний.

Специфические требования, которые могут быть предъявлены потенциальному сотруднику

Обязанности делопроизводителя зависят от специфики деятельности организации. Например, международные организации или компании, которые имеют иностранных партнеров, могут требовать от своих делопроизводителей переводить корреспонденцию, например, с английского и наоборот.

На такую должность чаще берут человека с опытом работы, ведь здесь нужно иметь высокий уровень усидчивости и быть действительно скрупулёзным человеком, за плечами которого несколько лет практики. Молодым людям, которые только окончили образовательные учреждения по данному профилю и у которых нет опыта, стоит попытаться впечатлить потенциального будущего работодателя своим стремлением работать, тогда, возможно, есть шанс попасть на такую должность даже в большой, перспективной организации.

Нужно понимать специфику деятельности компании, с документацией которой придется работать. Достаточно глубокие знания законодательной базы, которой руководствуется предприятие, – это также большой плюс для потенциального работника.

Нужно быть готовым к тому, что придется изучить не только структуру компании, но и стать настоящим специалистом в области правил и норм охраны труда, а также не забывать об этикете делового общения.

Какие организации не обходятся без делопроизводителей

Должность делопроизводителя всегда есть в школах и детских садах больших городов. Это связанно с тем, что без человека, который сумеет уследить за всей документацией и при необходимости немедленно предоставить любой из хранящихся документов, не обойтись.

Обязанности делопроизводителя в школе немного отличаются от обязанностей делопроизводителя, например, в торговой организации. Здесь работа будет вестись с документами каждого из учащихся. В конце отчетного периода необходимо будет подавать информацию о проделанной работе. Лучше, если человек, работающий в таких организациях, сможет легко находить общий язык и с детьми, и с их родителями, ведь проблемы в документоведении, наличие несоответствий, которые нужно будет уточнить, – это довольно распространённое явление.

В любом большом садике также есть свой делопроизводитель. Должностные обязанности здесь похожи на те, что есть у работников данного профиля в школах. Это объясняется единой направленностью деятельности таких государственных или частных организаций. Такие учреждения тоже желают, чтобы у них работал ответственный и квалифицированный делопроизводитель. Обязанности в детском саду у этого специалиста остаются теми же: работа с документной базой и архивами.

Некоторые личные качества, которыми должен обладать хороший делопроизводитель

  1. Человек, который хочет стать высококлассным делопроизводителем, должен обладать очень хорошей памятью. Эмоциональность – враг, с которым нужно бороться и не допускать того, чтобы перепады настроения могли как-то повлиять на результативность труда.
  2. Толерантность – это настоящее сокровище, которой должен обладать делопроизводитель. Должностные обязанности его дополняются функцией объяснения многим людям «на пальцах» значения многих документов и важности каждого отдельного «листика», без которых реализовать какое-то пожелание будет нереально.
  3. Самообладание так же важно, как и толерантность. В данной сфере довольно часто случаются ситуации, которые могут вывести из себя неподготовленного человека. Держать себя в руках нужно постоянно.
  4. Навыки делового общения помогут быстро решить поточные проблемы с людьми, которые работают в этой же организации или связаны деловыми контактами с фирмой.
  5. Организованность на уровне маниакальности. Действительно, хороший делопроизводитель никогда не откладывает дела и документы "на потом", потому что прекрасно понимает, что это может привести к ошибкам или полному хаосу, чего нельзя допускать в работе с документами ни в коем случае.

kleotur.info

Полномочия секретаря делопроизводителя это | Юридическая Энциклопедия

Профессия секретаря известна каждому из нас. Такая должность существует в штатном расписании практически каждого предприятия. Но тем не менее почему-то его функции часто недооцениваются. Бытует мнение об этой должности как о живой кофе-машины. Данное мнение навязано современным кинематографом. Это не так.

 

Данная должность предполагает массу профессиональных качеств. Даже полное название должности раскрывает ее сущность. Звучит оно так: секретарь-делопроизводитель. А вот приятная внешность и обходительность в общении секретаря делопроизводителя – это только сопутствующие характеристики этой должности.

 

Именно о том, какую работу производят люди, работающие по этому профилю, и будет рассказано в данной публикации.

 

 

Роль секретаря делопроизводителя в компании

 

Первое, что выполняет секретарь делопроизводитель - это является связующим звеном во взаимоотношении руководителя компании с обращающимися к ней контрагентами, партнерами, служащими администраций (должностными лицами) и так далее.

 

Кроме этого именно через секретаря производится общение руководителя предприятия с сотрудниками меньшего ранга. Поэтому человек, занимающий эту должность, должен обладать приятным голосом, внешностью, иметь поставленную правильную речь.

 

Можно назвать данную должность как организатор жизнедеятельности и работоспособности всего офиса.

 

 

Должностные обязанности секретаря делопроизводителя

 

Данный сотрудник обязан знать работу предприятия, уметь оперировать производственными терминами. Для организации взаимодействия сотрудников необходимо знать их должностные инструкции, особенно в вопросе субординации.

 

Остальные функции определяют вторую половину названия должности секретаря-делопроизводителя. Он обязан разбираться в документации, которая входит в делопроизводство предприятия. Именно он производит регистрацию как исходящей, так и входящей корреспонденции.

 

Особое место в ряду требований к делопроизводителю можно отметить доскональное владение офисными компьютерными программами. Именно эта должность предполагает ведение официальной переписки с партнерами, клиентами и так далее.

 

Как следствие из этого вытекает необходимое умение вести деловую переписку. Телефонограммы принимает тоже секретарь. После получения различного рода писем и сообщений, он должен будет произвести их регистрацию.

 

После этого корреспонденция пересылается тем сотрудникам, которые уполномочены заниматься вопросами, содержащимися в переписке.

 

Готовит документы на подпись директору также входит в обязанность лица, занимающего эту должность. Это требует от него знания внутреннего документооборота компании.

 

Все эти обязанности должны найти свое отражение в должностной инструкции. Перечисленные функции являются обязательными для исполнения и расцениваются как обязанности. Ведь каждый руководитель желает видеть в штате профессионалов, способных эффективно работать.

uristhome.ru

Расскижете пожалуйста. В чем отличия секретаря и делопроизводителя??

Ну во-первых, делопроизводитель знает больше, чем секретарь, он на ступеньку выше, секретарь - исполнитель, а делопроизводитель - не только исполнитель, но ещё и контролирующее звено, специалист.

отличия секретаря ОТ и делопроизводителя, НЕ ТОЛЬКО ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

в зарплате - секретарь больше получает, а иногда делопроизводитель- это как помощник секретаря

Делопроизводитель занимется только документацией: архивы, создание и ведение документов, каталогизация и так далее. У секретаря более широкий спектр работы: тут тебе и документация, и оргтехника, и ответы на телефонные звонки, и много чего еще.

Делопроизводительзанимается составлением и движением административной и технической документации отдела. А секретарь - более работает с персоналом. А вообще-то все должно быть заложено в должностных инструкциях этих профессий. Зачастую эти две должности объединяются в одном человеке.

Делопроизводство - это специальность, а секретарь - это красота от природы.

touch.otvet.mail.ru

руководителя, делопроизводителя, референта, машинистки, школы

Несмотря на кажущуюся простоту, работа секретаря достаточно ответственная и сложная. Поэтому, как и любая другая профессия, она требует четкого определения круга ответственности и обязанностей, что и должно отражаться в должностной инструкции.

Что такое должностная инструкция секретаря

Наличие должностной инструкции не является непременным условием, так как обязанности работника обычно прописываются в трудовом договоре, но там, как правило, они прописаны в общем виде, а для более эффективной работы в данном случае необходима конкретика, которой можно наполнить инструкцию.

Данный видеоролик расскажет, как должно выглядеть лицо секретаря вашей фирмы:

Суть и цель

В рабочей инструкции должно присутствовать то, чего нельзя указать в трудовом договоре, а именно:

  • Полное и подробное описание обязанностей сотрудника, привязанных к его конкретному месту работы.
  • Профессиональные навыки, которые необходимы на данном месте работы.
  • Уровень компетенции сотрудника и перечень документы, знание которых обязательны на этом рабочем месте.

Цели документа:

  • Для сотрудника – ознакомление со своими функциональными обязанностями и правами.
  • Для руководителя – возможность оценки уровня профессионализма секретаря, и возможность точечного управления его действиями.
  • Кроме того, ДИ может определить правую сторону при возникновении трудового конфликта.

Какими нормативными актами регулируется

Какими нормативными актами регулируется должностная инструкция секретаряЗаконодательно правила составления инструкции не регулируются, но это не значит, что авторы ДИ ни чем не ограничены. При разработке документа должны учитываться нормы:

  • Трудового кодекса.
  • Квалификационного должностного справочника.
  • Трудового договора.

Виды

Секретарь – это общее название целой группы профессий, которые в зависимости от специализации могут отличаться малозначительными нюансами, но все-таки их стоит рассмотреть.

Референт

Задачами для секретаря на этой должности являются обеспечение руководства компанией как документально, так и организационно. Отсюда и особенности в обязанностях. Он должен:

  • Владеть способностью видения перспективы развития компании.
  • И основами в знаниях финансово-хозяйственных вопросов.
  • Анализировать содержание справок и иных документов, поступающих руководителю и предоставлять их краткий обзор.
  • По поручению руководителя получать и обрабатывать в нужном аспекте информацию.
  • Организовывать личные и телефонные переговоры руководителя.
  • Создавать условия для эффективной работы руководства фирмы.
Пресс-секретарь

Должность пресс-секретаря несколько отличается от предыдущей. И это влечет определенное изменение его должностных обязанностей, которые дополнительно включают:

  • Работу по формированию привлекательного имиджа компании.
  • Организацию рекламно-информационных мероприятий, таких как брифинги и пресс-конференции.
  • Работа со средствами массовой информации. Подготовка пресс-релизов, официальных сообщений.
  • Комментарии для прессы по различным событиям, связанным с деятельностью компании.
  • Подготовка выступлений, интервью и прямых эфиров руководителей фирмы.
  • Создание информационных материалов для СМИ.
  • Подготовка обзоров прессы и других источников.
  • Работу на официальном сайте организации.

Особо важной обязанностью является проверка появляющейся в СМИ информации о компании на предмет достоверности и дальнейшие комментарии или опровержения.

Кто составляет и где используется

Во всех компаниях и организациях где в штате имеется должность секретаря, желательно должностная инструкция для этой профессии, которую может разработать:

  • Один из сотрудников отдела кадров.
  • Юрист компании.
  • Кто-то из обладающих необходимой квалификацией сотрудников компании по указанию директора.

О проблемах, поджидающих на должности секретаря, расскажет девушка в видео ниже:

В школе

На этой должности необходимо вести делопроизводство и обеспечивать работу директора школы в техническом плане. Поэтому в ее обязанности входит:

  • Предоставление необходимой информации в вышестоящие образовательные инстанции в указанные сроки.
  • Контроль над списочным составом учащихся и своевременное внесение изменений. Оформление данных изменений приказами.
  • Ведение личных дел учащихся.
  • Подготовка приказов по школе, доведение их до сведения коллектива и контроль исполнения.
  • Прием заявлений от учащихся или их родителей к директору школы.
  • Подготовка собраний и заседаний педсовета.
Делопроизводитель

должностная инструкция секретаря делопроизводителя

Делопроизводитель — это секретарь, его главной задачей является контроль над документацией, появление которой сопутствует деятельности компании. Он обязан:

  • Вести учет всей поступающей корреспонденции. Регистрировать ее.
  • Контролировать передачу данных документов адресату, в том числе и руководителю.
  • Перенаправлять документы исполнителям в соответствии с резолюцией директора.
  • Контролировать движение документов внутри компании.
  • Следить за своевременностью ответов на запросы вышестоящих и контролирующих организаций.
  • Готовить документы к хранению и следить за работой архива документов.
Машинистка

Ее функции:

  • Обеспечение работы руководителя.
  • Организация приема посетителей у руководителя.
  • Делопроизводство.

Поэтому ее особенности ее функций следующие:

  • Обеспечивать телефонную связь руководителю.
  • Принимать телефонограммы и записывать телефонные сообщения в его отсутствие.
  • Печатать различные материалы по указанию директора.
  • Их рассылка электронной почтой.
  • Ксерокопирование.
  • Подготовка документов к тиражированию.

Положения документа и его образец

Положения рабочей инструкции секретаря обычно укладываются в стандартную схему, которая включает:

  • Общую часть.
  • Должностные функции.
  • Права секретаря.
  • Ответственность.

Итак, подробнее.

Бланк ИД можно скачать бесплатно здесь.

Пример ДИ секретаря

Общие положения

Общие положения касаются статуса секретаря и его квалификации, а точнее:

  • Категории работника.
  • Его подчиненности.
  • Порядка назначения и освобождения от должности.
  • Требований к образованию и знанию компьютера, множительной техники и программного обеспечения.
  • Знания документов, которыми надо руководствоваться при выполнении своих функций.

Обязанности

Здесь надо отметить, что кроме специфических обязанностей, связанных со специализацией секретаря, у него есть общие профессиональные функции:

  • Организационно-техническая поддержка административной части работы руководителя.
  • Прием, сортировка и подготовка к просмотру руководителем входящей корреспонденции.
  • Прием на подпись входящей документации и направление к исполнению уже подписанной.
  • Прием телефонных сообщений с последующей передачей их директору.
  • Составление писем и других документов.
  • Печатание приказов, ознакомление с ними указанных лиц и контроль исполнения.
  • Подготовка совещаний и заседаний.
  • Обеспечение руководителя необходимыми канцелярскими атрибутами.
  • Организация хранения документации.
  • Организация приема посетителей.
  • Подготовка командировок директора.

Права

Данный раздел инструкции очерчивает права, отведенные секретарю:

  • На получение информации в известных пределах, включая и конфиденциальную.
  • На запрос необходимых для работы документов.
  • На обеспечение условий, необходимых для качественного исполнения своих обязанностей.
  • На принятие самостоятельных решений, в пределах компетенции своей должностной инструкции.

Ответственность

должностная инструкция секретаря и его ответственностьВместе с тем, работа по данной специальности налагает и свою ответственность:

  • За нарушение требований трудового договора и должностной инструкции.
  • За нарушение требований внутреннего распорядка в компании и рабочей дисциплины.
  • За неисполнение приказов и распоряжений руководства.

Полезная информация

При оформлении данного документа необходимо выполнение определенного формата, который включает:

  • Соблюдение ГОСТа Р-6.30-2003.
  • Утверждение ДИ подписью руководителя под грифом «Утверждаю».
  • Прошивку с печатью и нумерацию страниц, если инструкция имеет их несколько.

Должностные инструкции работающие и эффективные — тема видео ниже:

uriston.com

Должностная инструкция делопроизводителя

Должность делопроизводителя является одной из основных на каждом предприятии. Грамотность работы данного должностного звена оказывает воздействие на скорость документооборота как внутри компании, так и за её пределами. Этот фактор также влияет на результативность работы внутренних отделов компании и скорость решения проблем, возникающих в ходе хозяйственной деятельности. Давайте узнаем, чем занимается делопроизводитель, и ознакомимся с его функциональными обязанностями.

должностная инструкция делопроизводителяПрофессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании

Кто такой делопроизводитель

Делопроизводитель — кто это и в чем его функции? Данный вопрос имеет высокую актуальность, поскольку многие люди даже не подозревают о существовании данной профессии. Несмотря на этот факт, рассматриваемая должностная позиция имеется в каждой организации. Как правило, делопроизводитель работает с большим количеством различных документов. В его обязанности входит регистрация всех документов в журналах учета, их сортировка и архивация. Информация о каждом документе вносится в специальные регистрационные журналы с целью систематизации документооборота и упрощения поиска нужной информации.

Рассматривать вопрос о том, в чем заключается работа делопроизводителя лучше всего на практических примерах. Давайте представим себе крупную компанию, где трудится более нескольких сотен человек. В кадровом отделе такой компании содержатся личные документы всех работников. Данные документы должны быть зарегистрированы в специальных журналах. Далее, сведения из этих журналов переносятся в электронную базу данных. Именно эта задача выполняется делопроизводителем.

Как показывает практика, представители данной профессии имеют высокую востребованность в судебных органах. В подобных учреждениях размер документооборота может достигать невероятных размеров. Также данная должностная позиция имеется во многих справочных службах, юридических агентствах, нотариальных конторах, промышленных предприятиях и других учреждениях.

Отличие от секретаря

Если рассматривать данный вопрос поверхностно, то найти отличие практически невозможно. Дело в том, что на небольших предприятиях данные должности совмещаются в одну позицию. Должностная инструкция секретаря делопроизводителя включает в себя функции как кадрового работника, так и представителя секретариата. Рассматривать различия между секретарем и делопроизводителем следует на примере крупных компаний.

Важно обратить внимание на то, что в крупных организациях может быть предусмотрено несколько вакансий на каждую из позиций.

делопроизводитель должностные обязанностиВ некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера

Для начала давайте разберем обязанности секретаря. Данное должностное лицо максимально приближенно к руководящему звену компании. В сферу обязанностей представителей данной профессии входят различные функции. К ним можно отнести обработку входящих звонков и корреспонденции. Помимо этого, секретарь занимается приемом посетителей и составляет рабочий график руководства компании. Этому должностному лицу может быть поручено исполнение различных просьб руководства и доверены функции контроля выполнения трудовых обязательств других работников.

Говоря простым языком, секретарь является «правой рукой» генерального директора. Нужно понимать, что представители этой должности имеют множество различных функций. В отличие от секретарей, делопроизводители занимаются исключительно работой с документами. В сферу их полномочий не входит общение с людьми или прием звонков. Как показывает практика, некоторые руководители поручают секретарям ведение деловой переписки и контроль за корреспонденцией. Однако эти обязанности являются прямой функцией делопроизводителя.

Деятельность делопроизводителя

Многие предприниматели, желая сэкономить определенную сумму финансовых средств, нанимают одного работника, который берет на себя функции делопроизводителя и секретаря. Данный подход является в корне неправильным, поскольку ведет к снижению результативности трудовой деятельности работника. Подобные шаги допускаются только для субъектов малого бизнеса, где штат персонала составляет менее тридцати человек.

Итак, давайте разберем, чем занимается рассматриваемое должностное лицо в организации крупного размера. Первоочередной обязанностью делопроизводителя является контроль документооборота. Телефонная работа и исполнение поручений руководителя может стать препятствием для выполнения вышеперечисленных функций. Нужно отметить, что данные сотрудники занимаются не только контролем документооборота, но и формированием архива компании.

Должностные обязанности

Круг обязанностей представителей рассматриваемой профессии тесно взаимосвязан со спецификой деятельности компании. Как уже было сказано выше, данные работники занимаются приемом и регистрацией входящей корреспонденции. Все поступающие документы должны быть рассортированы по степени значимости. Во время сортировки следует учитывать, в какой именно отдел направлено поступившее письмо. Время от времени делопроизводителю приходится отвечать на письма контрагентов, контролирующих организаций и прочих инстанций.

должностная инструкция секретаря делопроизводителяДелопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям

Делопроизводитель — должностные обязанности:

  1. Формирование электронной базы документов.
  2. Регистрация всех локальных документов и исходящих актов в специальном реестре.
  3. Контроль выполнения распоряжений, содержащихся в приказах руководства.
  4. Распространение информации, содержащейся в распорядительной документации среди работников компании.

Организация делопроизводства имеет важную роль в крупных компаниях с развитой внутренней структурой. Большие корпорации создают целое подразделение, куда набираются работники, которые будут заниматься сортировкой документов. Важно обратить внимание на то, что функциональные обязанности данных работников могут различаться.

Функциональные обязанности данных работников включают в себя выдачу и заверение копий различных актов и бланков. Помимо этого, делопроизводители отвечают за организацию хранения деловых бумаг и корреспонденцию. В некоторых фирмах, которые взаимодействуют с зарубежными контрагентами, делопроизводителям поручается перевод входящих писем.

Права

Как и каждый человек, ведущий трудовую деятельность, данное должностное лицо имеет права, охраняемые государством. Каждый представитель рассматриваемой профессии имеет право на ознакомление с распорядительными актами, касающихся трудовой деятельности. Помимо этого, сотрудникам предоставляется право подавать заявку на рассмотрение проектов, направленных на систематизацию рабочего процесса. Очень важно, чтобы подобные проекты не противоречили правилам, изложенным в должностной инструкции.

Сотрудники, занимающие данный пост, имеют полное право требовать от других работников документы, содержащие информацию, необходимую для исполнения поручений руководства или прямых должностных функций. Руководитель каждой организации должен оказывать непосредственное содействие данным работникам и своевременно отвечать на все заявки, поступающие из отдела делопроизводства.

Ответственность

Разбирая вопрос о том, что делает делопроизводитель, следует уделить особое внимание уровню ответственности данного должностного лица. Ненадлежащее исполнение трудовых обязательств может стать причиной штрафных санкций от руководства. Также следует сказать о том, что представители рассматриваемой профессии несут ответственность за соблюдение правил, установленных внутри компании, охраны труда и дисциплины. Нарушение данных правил может повлечь за собой не только лишение премиальных выплат, но и увольнение.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, связанная с распространением конфиденциальных сведений и коммерческой тайны. В этом случае, работодатель имеет законное право обратиться к правоохранительным органам или в суд для защиты своих интересов.

делопроизводитель кто этоДолжностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя

Требования к работнику в данной должности

Как показывает практика, для того чтобы получить данную вакансию соискателю, необходимо иметь высокий уровень профессиональной квалификации. Большинство работодателей предпочитают зачислять в штат только тех работников, что имеют высшее образование. Особое внимание при поиске кандидатов уделяется уровню профессиональных навыков и теоретических знаний. Нужно сделать акцент, что помимо профессиональных качеств, особое внимание уделяется и личным качествам. Человек, претендующий на данную должность, должен иметь великолепную память, хорошее терпение и самообладание.

Работа в сфере делопроизводства требует соблюдения дисциплины, аккуратности, эмоциональной устойчивости и педантичности.

Ниже представлен примерный список квалификационных запросов, что предъявляются к претендентам на данную должность:

  1. Наличие высшего образования. Крупные компании предпочитают брать на данную должность специалистов в области архивоведения и документоведения.
  2. Наличие профессиональных знаний. Главным требованием к кандидатам является знание порядка оформления и регистрации актов, свидетельств и других документов, навыки формирования реестров и архивирования бланков.
  3. Умение создавать грамотную связь между несколькими отделами компании.
  4. Практический опыт в рассматриваемой сфере.
  5. Умение общаться на иностранных языках. Подобные требования выдвигают организации, взаимодействующие с иностранными контрагентами.

Каждый человек, занимающий рассматриваемую должность, должен уметь применять в своей трудовой деятельности различные нормы, регламентирующие порядок документооборота внутри компании. Ведение подобной трудовой деятельности подразумевает четкое исполнение правил, установленных государственными инстанциями и контролирующими органами.

чем занимается делопроизводительКроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым

Выводы (+ видео)

В данной статье была рассмотрена должностная инструкция делопроизводителя. По мнению специалистов, сотрудники, представляющие данную профессию, имеют широкую востребованность на рынке труда. На сегодняшний день во многих образовательных учреждениях, введены курсы «Документоведения и архивоведения». Наличие практического опыта и высокой квалификации позволяет представителям данной профессии зарабатывать крупные суммы денежных средств.

Интересное по теме:

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

ktovbiznese.ru