Обзор интернет-профессии личный помощник руководителя. Что делает помощник руководителя


❶ Чем занимается помощник руководителя :: JustLady.ru

Помощник руководителя – это элита административного персонала. Директор крупного предприятия нуждается в ответственном и надежном подручном, который ведет всю организационную и информационную работу. Таким образом, руководитель перестает тратить время нерационально, суетясь и занимая себя мелкими вопросами. Помощник обретает особый статус в компании, ведь он является доверенным лицом директора.

Чтобы исполнять свои обязанности качественно, мало владеть базовым набором знаний и умений, нужно обладать определенными человеческими качествами. Вы должны быть пунктуальной, доброжелательной, выдержанной, тактичной, преданной корпоративным интересам. Вместе с тем нужно приготовиться быть в подчиненном положении, уметь приспосабливаться к обстоятельствам и характеру шефа.

В первую очередь, нужно суметь завоевать уважение и самого руководителя и других сотрудников. Вам придется овладеть умением управлять и отдавать приказы, ведь на вас будет возложена обязанность - курировать простые проекты. К работе нужно отнестись со всей ответственностью и не бояться ее. Приложите свою инициативность и не бойтесь высказывать начальнику свое мнение, если считаете, что вы правы.

Основными обязанностями хорошего помощника руководителя являются: работа с документацией и организационная работа. Информационно-документационное обслуживание включает в себя следующие дела:1. Прием и проверку подготовленных проектов документов, которые дают шефу на подпись, их редактирование и доработку.2. Прием корреспонденции, которая поступает на адрес компании, и передача ее в соответствующие структурные подразделения и конкретным сотрудникам. Подготовка и отправление ответов.3. Составление писем, запросов, докладов, отчетов и прочей документации, требующейся руководителю.4. Ведение архивных записей и надежное хранение дел.5. Контролирование работы сотрудников предприятия, наблюдение за сроками исполнения.6. Ведение регистрационной картотеки.

Бездокументное обслуживание состоит из других обязанностей:1. Прием и транслирование сообщений по различным каналам связи.2. Контролирование поступающих телефонных звонков, создание «лица» компании в разговоре с клиентами, быстрое принятие решений о важности звонка.3. Обеспечение нормальной работы руководителя с помощью организации его стола.4. Рациональное планирование встреч и других дел шефа.5. Подготовка советов, заседаний, совещаний (сбор участников и документов). Ведение протоколов этих встреч.6. Организация презентаций компании.7. Исполнение личных просьб и поручений руководителя.

Круг этих обязанностей зависит от масштаба предприятия, стиля руководства. Директор крупной компании имеет несколько помощников, обязанности которых более узкие, но не менее объемные.

Помощник руководителя – это прекрасная возможность овладеть навыками управления. Эта должность может стать очередной ступенькой вашей карьеры.

www.justlady.ru

необходимые качества и профессиональные навыки

Рассказывают историю, мол, в старые времена одна начальница перед тем, как дать сотруднице отгул, велела ей посадить под окнами семь розовых кустов, вымыть полы, прополоть грядки, намолоть кофе на семь недель и много чего еще. Кто знает, может, и врут. Дело-то давнее.

"Компетентность есть способность обнаружить и удовлетворить личные вкусы начальства" (Лоренс Питер).

Как стать помощником руководителя. Как выполнять задания шефа. Как стать лучшим помощником руководителя и лучшим работником на фирме

Но в отношении розовых кустов люди по-прежнему делятся на две категории: первые покорно отправляются на грядку, а вторые пытаются разобраться, что босс имел ввиду на самом деле.

Трактовать поручения шефа - искусство, но ему можно и нужно учиться. К любой производственной задаче стоит подходить осознанно. И священных директив босса это тоже касается: лучших успехов порой добивается тот, кто читает между строк и верно истолковывает задания начальства.

Полезно, когда вопрос "Зачем?" опережает все "Как?", "Когда?" и "Что мне за это будет?", но необязательно (а иногда и вредно) задавать этот первый вопрос шефу напрямую. В идеале цель - научиться работать с опережением, отбрасывая заведомо ненужные задачи, но при этом не навредить себе и делу.

Догадаюсь сама

Как-то я вырвалась пообедать с Таней. Мы учились вместе, а потом я свернула на тропу журналистики, а она уверенно зашагала по жизни в роли помощника гендиректора крупной турфирмы. Еще не принесли горячее, а ее мобильный уже настойчиво подал голос из сумочки.

Таня молниеносно открыла ежедневник и принялась что-то записывать, время от времени повторяя: "Да. Хорошо. Я все сделаю... Да! Обязательно! Непременно!" Исписав две страницы, она закончила разговор и попросила еще минуточку, чтобы привести записи в порядок.

Секунд 10 она пристально вчитывалась, а потом вычеркнула добрую треть пунктов, а половину оставшихся отметила плюсом. Я удивилась, но Таня быстро расставила точки над i.

На вопрос, как стать помощником руководителя, она ответила, что руководствуется простым принципом: прежде чем приступить к выполнению задачи, стоит задать себе вопрос, зачем это нужно. Ответ на него автоматически переводит ряд поручений в список необязательных.

Скажем, если шеф просит сделать анализ цен среди нескольких компаний в регионе, то он наверняка собирается ремонтировать помещение, но еще не готов сказать ей об этом. Не готов - и не надо, она сама догадалась.

А еще у нее есть знакомый в строительном агентстве, который подыщет лучший офис по лучшей цене, а значит, и анализ не обязателен (главное, потом правильно сформулировать свое предложение). Результат - минус несколько часов кропотливой работы.

Психологический портрет помощника руководителя

Личный помощник руководителя – профессия на данный момент достаточно востребованная. В первую очередь это связанно с развитием рыночной экономики, так как в условиях жесткой конкуренции финансовое состояние любой фирмы зависит от правильных и своевременных управленческих решений.

Успех директора во многом зависит от умений, навыков ведения дел и личных качеств доверенного лица. Помощник руководителя, обязанности которого широко варьируются от банальных офисных дел до оперативных решений, станет незаменимым сотрудником, «правой рукой» начальника, и самое главное, гарантом выполнения поставленных задач в намеченное время. 

При выборе «правой руки» зачастую директор компании обращает внимание не на образование, а на личные человеческие качества. Скорее всего, предпочтение будет отдано человеку с менее богатым опытом, но со схожим мнением, чем специалисту с отличными рекомендациями, но отличающимися жизненными убеждениями.

Помощник руководителя, обязанности которого сформулировать практически невозможно, должен обладать умением читать мысли и по первому взгляду определять настроение начальника. Выполнять все задания, независимо от специфики – это могут быть поручения и личного характера. Если вы человек сентиментальный и всегда все принимаете на свой счет, то это не для вас работа.

Помощник руководителя не должен обращать внимание на недовольство и срывы босса. Ассистент должен быть преданным и лояльным по отношению к своему начальству. Его работа, помимо денежного вознаграждения, мотивируется единой целью – повышением благосостояния и конкурентоспособности компании в целом.

Помощник руководителя, обязанности которого – ведение переговоров и заключение договоров при отсутствии первого лица компании, в какой-то степени является лицом компании. Именно по нему конкуренты судят о состоянии дел, а клиенты и партнеры принимают решения о сотрудничестве. 

Видео-материалы по теме статьи

О том, кто такой личный помощник, вы узнаете из этого видео:

Что должен уметь каждый руководитель:

Обязанности личного помощника:

Как проходит собеседование:

webdiana.ru

Как стать хорошим помощником руководителя? | Вопросы подписчиков

Одна из наиболее престижных профессий и в то же время представляющаяся большинству совсем нетрудной – личный секретарь или помощник. По поводу престижности – все верно. Насчет легкости – обманчивое впечатление. Легко быть только… плохим помощником. Как стать звездой на профессиональном небосклоне?

Позиция персонального помощника руководителя обладает высоким статусом в компании. Персональный помощник находится в эпицентре офисной жизни организации, к  его персоне обращено большое внимание. Общение с первыми лицами компаний и ответственность, которую несет персональный помощник, требует немалых знаний и умений. Трудно переоценить, какой большой и важный объем административной, представительской, посреднической работы выполняет помощник.

Независимо от размеров организации, рамки решаемых вопросов персонального помощника порой расширены до такой степени, что он выполняет не только стандартный набор административной работы, но и часто массу творческой работы. В своей работе помощник может успешно реализовывать финансовые, менеджерские, журналистские, PR, переводческие функции, особенно, если к этому лежит душа и есть таланты, знания и навыки. Все зависит от того, как проявлять себя на рабочем месте, от масштаба деятельности непосредственного руководителя, а также от того понимания, вернее человеческого и профессионального принятия и уважения, которое складывается между помощником и его непосредственным руководителем.

Важную информацию о информационной поддержке руководителя вы найдете в материале здесь.

Помимо большой ответственности, должность персонального помощника руководителя заключает в себе большие возможности: налаживание интересных контактов, коммуникации с людьми различного статуса, часто довольно высокого, постоянное пребывание, что называется, «на виду», развитие организаторских и лидерских навыков, возможность вырасти до любой должности в любой сфере, в которой вы сможете проявить свои способности и активность. Работая в приемной руководителя можно «присмотреться» к различным профессиональным сферам деятельности внутри компании, определиться со своими сильными сторонами и интересами, начать успешный деловой старт своей карьеры. Талантливому и целеустремленному сотруднику карьерный рост и рост финансовой компенсации за все свои усилия обеспечен.

Какие личные качества сотрудника на этой должности играют ключевую роль?

Для начала стоит отметить, что чаще всего персональными помощниками работают девушки. Природные качества, присущие женскому полу, а именно: ориентация на человеческие отношения, на общение, умение предусмотреть множество мелочей, позаботиться о людях, просчитать развитие ситуации на пару шагов вперед, проницательность, интуиция – могут сослужить хорошую службу женщинам в их профессиональной деятельности.

Мы рекомендуем почитать о графике руководителя материал по этой ссылке.

Стоит учитывать и то, что коль скоро женщина взялась за построение успешной профессиональной карьеры, ей надо обратить внимание и на факторы, на которые традиционно ориентированы мужчины, когда они добиваются успеха на том или ином деловом поприще, а именно – на компетентность, умение правильно себя подать, умение быть ориентированным на результат.

Как же преуспеть на должности персонального помощника и создать отличный фундамент для своей успешной карьеры?

Программа-максимум

Не стоит забывать того, что не бывает непродуктивных областей деятельности, бывают нерадивые сотрудники. Так же, как не бывает скучной жизни, бывают скучные люди. Природа одарила женщину многими ценными способностями.

Что важно сегодня для делового успеха женщины?

Не стоит уповать только на внешние данные, хотя привлекательный и аккуратный вид, умение себя подать, безусловно, сослужат вам отличную службу.

Успешный человек всегда осознает три вещи:

  • свои способности и таланты,
  • свои амбиции и цели,
  • свои источники новых знаний и умений, то есть возможности роста.

Необходимо также четко понимать, что вы вкладываете в понятие «успех» для себя. Спокойная ли это рутинная работа или необходимость постоянного решения новых задач, проявления смекалки и инициативы и пребывания в центре событий. К слову сказать, если последнее вам не по вкусу, то должность персонального помощника не для вас.

Понимание и действие – вот два двигателя успеха. Успешный человек активно действует ЗДЕСЬ и СЕЙЧАС. Ему не нужно ждать, когда представится возможность проявить себя. Он сам создает эти возможности для себя, вычисляет их из окружающей его действительности, ведь фокус его зрения достаточно широк, и он открыт для того, чтобы замечать многие вещи вокруг и использовать ситуации.

Выполняйте не только то, чего ждут от вас на работе. Такой пассивный подход к делу не для человека, стремящегося к каким-либо профессиональным высотам. Задайте себе вопрос: что вы ждете от работы? Ответом может быть: достойное вознаграждение, удовлетворение от уровня общения, социальных и иных благ, которое предоставляет работа, признание своих заслуг у руководства, окружения. Ведь личный успех  зависит не столько от занимаемой позиции, сколько от самого человека.

Подумайте над тем, каким образом вы можете отлично проявить себя, как усовершенствовать рабочий процесс, какую атмосферу создать в приемной, т. е. какие шаги можно предпринять для эффективного решения рабочих задач. Вот точки создания ситуаций и возможностей для вашего успеха.

Когда человек действует не просто в рамках того, что требуется от него по работе, а ставит во главу угла свои ожидания от работы, свои стремления к росту и самореализации, то у него получается показать, на что он способен, завоевать доверие и признание общества к себе как к специалисту, амбициозному сотруднику.

Самый главный урок личностного роста: хочешь учиться – учись, подходи, спрашивай, уточняй, проси мастер-класс, пробуй делать что-то новое, большее, но никто не будет тебе предлагать наставничество, обучение или профессиональные советы первым. Инициатива, вопросы, предложения «пробы пера» или ассистирования уже состоявшемуся профессионалу для постижения мастерства должны исходить от «ученика», так как именно ученик ищет учителя, а не наоборот!

Таким образом, рецепт успеха в профессии предельно прост – осознать, что вы сами играете главную роль в ситуациях и обстоятельствах своего существования. Ваше понимание того, какая окружающая обстановка наилучшим образом соответствует вашим стремлениям и целям, понимание своих сильных сторон, чуткость к окружающей действительности – все это играет жизненно важную роль в создании благоприятных возможностей для продвижения по пути успеха. В этом случае вы как бы моделируете свой сценарий жизни, вы наполняете его теми идеями, которые имеют для вас ценность. Все эти идеи воплощаются в тех вещах, условиях, людях, которые начинают вас окружать в соответствии с тем ходом событий, который вы организовываете для себя или имеете четкую мысль организовать. Ведь образ жизни человек выбирает сам.

Понятно, что хорошо можно делать только то, что нравится. А дальше – больше. Начав входить во вкус дела, получать удовольствие от положительных результатов своих усилий вы будете открывать свои личные секреты успеха. Ведь все очень индивидуально. Эту индивидуальность вы будете с удовольствием открывать и развивать в себе шаг за шагом.

Личному помощнику: две волшебных палочки

Для помощника руководителя два умения особенно важны: работа с информацией и работа с людьми. Оба этих умения становятся равными по значению волшебными палочками талантливого помощника.

Работа с информацией: важно не столько обладать максимальным ее количеством и многое помнить и держать в голове, сколько знать, где можно ее найти в нужный момент. То, что мы с вами живем в Web-эпоху, существенно облегчает нам жизнь. Ведь информацию или подсказку об ее ценных источниках можно найти, используя ресурсы всемирной паутины, поэтому на первом месте сегодня стоят поисковые навыки. Этими навыками нужно владеть в совершенстве. Найти нужную информацию, выделить главное в большом информационном потоке – это важные умения современного помощника. Как добиться виртуозного владения такими навыками? Чем больше практики – тем лучше у вас будет получаться. И еще. Будьте любознательными!

Важно никогда не паниковать заранее, сталкиваясь с новой проблемой.  Найдите информацию, подумайте, разберитесь. Здесь важен оптимистичный и познавательный подход. Особенно когда часто приходится решать новые задачи. Но если вам такое не под силу и не нравится, то вы выбрали не ту работу. Ведь работа персонального помощника предполагает инициативу, творческое и позитивное мышление. Это работа для тех, кто любит мыслить и решать различные задачки. Это работа для блестящих организаторов, творцов, умеющих эффективно справляться со стрессами, сглаживать трудности и никак иначе.

Вторая волшебная палочка – умение общаться с людьми – это еще более сложный и интересный инструмент.

Личному помощнику важно находить общий язык с окружающими. Для эффективного общения необходимо обладать такой замечательной чертой характера, как коммуникабельность, т. е. способность легко устанавливать контакты. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать на должности помощника, учитывая необходимость общения с большим количеством людей абсолютно разных статусов.  К ценным личным качествам помощника относятся любезность, вежливость, доброжелательность, предупредительность, внимание к собеседнику. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают благоприятную  атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки, эффективном взаимодействии с людьми и выполнении посреднической миссии между руководителем и окружающими его людьми.

Стоит отметить, что женщины от природы хорошие психологи и «специалисты по человеческим отношениям». Подсознательно они обычно понимают, что за человек перед ними, и в зависимости от этого выбирают линию поведения. Касается ли это  руководителя или сотрудников, лучше придерживаться максимально корректного стиля поведения. 

Другой важный момент – умение заботиться о людях, умение быть дипломатом, проявлять тактичность, находить правильный тон, понимать настроение окружающих людей и положение вещей. Почему заботиться о людях? Разве помощнику руководителя нужно проявлять чудеса терпения и заботы няни-сиделки? Отчасти да. Работа у вас помогающая. Это ваша основная функция. Организовывая что-то, вам необходимо просчитывать все нюансы, как если бы вы все это делали лично для себя. Нельзя опускать какие-то вопросы, детали и думать, что там, на месте люди сами разберутся. Нужно стараться предусмотреть все по максимуму, все до мелочей. Эта работа очень важна.  Ведь умение позаботиться о людях под силу далеко не каждому. Это очень непростая  задача для помощника руководителя.

В природе женщины заложено такое качество, как способность и стремление  все усовершенствовать. Она считает, что если что-то существует или работает в том или ином виде, то это можно улучшить. Как правило, она старается добиться этого сама и готова сподвигнуть на это окружающих. Это чудесное качество женщины предоставляет ей большие возможности развития своих лидерских качеств и продвижения по карьерной лестнице.

Хочется отметить, что для профессионального успеха практически в любом деле нужно хорошо разбираться в женской и мужской психологии. Это важно, во-первых, чтобы четко понимать свои собственные плюсы и сильные стороны, заложенные природой, и, во-вторых, чтобы эффективно общаться с людьми, учитывая особенности мужского и женского стилей мышления и поведения. Эти ценные знания помогут вам правильно находить общий язык, взаимопонимание и поддержку не только на работе, но и в личной жизни, что очень важно для каждой женщины.

Работа для творческих натур

Для женщины очень важен момент творчества. Редкая женщина, в силу качеств своей женской натуры, которые ей дала природа, согласится выполнять скучную рутинную работу. Что же такое творчество и почему мы чаще всего стремимся найти творческую работу? Что мы вкладываем в это понятие? Порой оказывается, что мы подразумеваем под этим понятием свободу. Свободу для созидания, для раскрытия и реализации себя.

Действительно, часто нам необходимо не просто выполнять какие-то обыденные, повторяющиеся день ото дня функции, но и творить, созидать и, главное, видеть конечный результат, «продукт» своей деятельности, получить от «потребителя» этого «продукта» отклик, обратную связь, высокую оценку вложенных усилий. Для некоторых людей, кроме того, важно делать что-то «от и до», а не просто быть винтиком большой машины и вкладывать свою небольшую лепту в общее дело. В процессе своего профессионального самоопределения  нужно обязательно найти ответ на вопрос – что же лично вам важно в вашей работе?

Так вот, о творчестве. К счастью, работа в должности помощника руководителя предполагает умение самостоятельно мыслить и принимать решения и на отсутствие творческого поля деятельности жаловаться не приходится.

Найти выход из ситуации, порой нестандартной, предложить идею, если нужно – убедить в ее ценности и разумности, найти возможность ее осуществить, спланировать и «сдирижировать» ее выполнение – вот основные части плана успешной деятельности личного помощника, которая будет по достоинству оценена. И если вы думаете, что улучшать привычный ход вещей – это неблагодарное дело, то можете удивиться узнав, что вы (если решитесь все-таки это сделать) выполнили наконец то, до чего уже давно ни у кого руки не доходили, и это не осталось незамеченным. Разве это не принесет удовольствия от деятельности? Разве не создаст предпосылки для дальнейшего профессионального роста? Ответ на все вопросы предельно лаконичен – да! Надо пробовать и дерзать.

Для того чтобы созидать, нужно видеть, слышать, понимать людей и обстоятельства вокруг, замечать ключевые проблемы в своей работе и находить решения, совершенствовать процессы. В большинстве случаев не стоит рассуждать о том, что инициатива наказуема. Наказуемо, как правило, бездействие и равнодушие, так как рано или поздно можно наткнуться на те же препятствия,  на которые в прошлом, казалось бы, так удачно удалось закрыть глаза. Если проблема системная, то ее лучше решить, и в следующий раз в аналогичной ситуации уже не придется тратить время на обход той же ямы.

Работа помощника постоянно подкидывает задачки, и если вы деятельная и творческая натура, то эти задачки будут укреплять и наращивать ваши «профессиональные мышцы», а также открывать и развивать ваши умения и таланты.  Этими задачками и интересна (вовсе не рутинная, как правило) деятельность персонального помощника руководителя. Решая их, мы растем и развиваемся как личности и как сотрудники, это приносит нам удовлетворение и достойное вознаграждение. А мы стремимся к этому, не правда ли?

www.sekretariat.ru

Личный помощник руководителя: обзор интернет профессии

личный помощник руководителя

Привет всем постоянным читателям и тем, кто впервые заглянул к нам на огонек!

В Алматы пришло жаркое азиатское лето, от которого у меня давно выработано средство — горные походы. Буквально недавно вернулся из небольшого похода с очень насыщенной программой. Зализываю натертые мозоли и штудирую магазины горной снаряги на предмет новых ботинок, ибо старые приказали долго жить. В общем, путешествия несколько поменяли свой облик, но остались такой же неотъемлемой частью моей жизни.

Вернемся к тебе удаленной работы. Предыдущие материалы о разных интернет-специальностях получили неплохой отклик, поэтому мне хочется продолжить тему и рассказать вам о других возможностях реализовать свои навыки и умения в удаленной работе. Интернет-профессия личный помощник руководителя и станет сегодня предметом нашего разговора.

Чтобы иметь возможность сконцентрироваться на основных вопросах бизнеса, собственник или руководитель нанимает себе ассистента, которому можно делегировать решение рутинных задач, ведение рабочего графика и выполнение различных поручений.

Удаленный личный помощник и есть тот специалист, который станет правой рукой шефа, и будет заточен под обеспечение всех бизнес-процессов организации. Эта должность сочетает в себе функции секретаря-референта, заместителя по общим вопросам, по связям с общественность и по работе с контрагентами. Полный список обязанностей определяется спецификой и потребностями бизнеса, а также степенью доверия к нанятому работнику.

Достичь высот в такой деятельности и выйти на приличный доход не так просто, как кажется. Вам потребуется крепкий профессионализм, способности управленца, жесткая самодисциплина и стремление к постоянному личностному росту.

На сегодняшний день потребность в бизнес-ассистентах на рынке труда высока, и квалифицированного специалиста, что называется, «с руками оторвут». Итак, кто же это такой – личный помощник руководителя?

Содержание статьи:

Основные задачи

Перечень требований к кандидату на должность «правой руки» и его основных компетенций варьируется в зависимости от направления бизнеса, его особенностей, характера и загруженности руководителя. Где-то могут искать специалиста с техническим образованием, а где-то требуется человек с художественным вкусом и гуманитарными наклонностями.

Чаще всего круг базовых обязанностей выглядит примерно так:

  • обеспечение рабочего процесса начальника,
  • обработка документов, связь с конрагентами, звонки и рассылки,
  • составление отчетности по разным направлениям,
  • выполнение личных поручений руководителя.

На первый взгляд перечень не очень большой, но каждая его позиция может включать множество задач. Чтобы обеспечить шефу комфортную производственную среду, нужно будет вести его рабочее расписание, контролировать его исполнение, вносить необходимые коррективы.

Обработка документов подразумевает разбор входящей корреспонденции, составление писем, коммерческих предложений и рассылки, ведение делопроизводства в организации.

Вам могут поручить проведение первичных переговоров с контрагентами, составление различных презентаций, организацию деловых встреч. Вам могут также поручить составление отчетности по разным направлениям – как в управленческой деятельности, так и в производственной.

Вас могут попросить подыскать подарок, заказать билеты на самолет, забронировать гостиницу или подобрать тур для отдыха – выполнить персональные поручения начальника.

Весь перечень вам озвучат на собеседовании, также как и загрузку, и ожидаемый доход. Как правило, оплата такой работы зависит от количества отработанных часов. По договоренности она может увеличиваться, если планируется загрузка в выходные дни или поручения не входят в круг ваших основных компетенций.

Что должен уметь удаленный помощник?

Для удаленной работы личным ассистентом какого-то специального обучения не требуется, но определенными базовыми умениями вы должны обладать.

Обзор интернет-профессии личный помощник руководителя

Тому, кто уже работал по профильному образованию целесообразно подыскивать организацию похожей специфики. В таком случае карьерный рост пойдет быстрее, ведь вам смогут делегировать не только управленческие вопросы, но и часть производственных проблем.

Минимальный набор навыков, необходимый в этой профессии, можно определить примерно так:

  1. знание всех основных офисных программ на уровне опытного пользователя,
  2. владение интернет-технологиями – почта, скайп, интернет-рассылки,
  3. высокая грамотность письма и речи, опыт ведения телефонных переговоров,
  4. готовность самостоятельно решать разные мелкие вопросы и проблемы.

Если вы умеете составлять хорошие коммерческие презентации, вести деловую переписку, можете вести переговорный процесс – ценность вас, как специалиста, существенно возрастет.

Это не означает, что все ваши таланты будут востребованы в конкретной вакансии. Бывает, что собственнику небольшого бизнеса требуется только специалист с функциями секретаря, или менеджер, осуществляющий периодическую интернет-рассылку.

В зависимости от намеченных целей вы можете остановиться на вакансиях с небольшой загрузкой, но если вы хотите расти в профессии, прокачивать навыки и повышать доход, то стоит поискать место с более серьезными требованиями.

Кроме технических умений, претендент на должность бизнес-ассистента должен обладать и определенными человеческими качествами:

  • ответственность и надежность –  работодатель должен быть уверен в вашем добросовестном отношении,
  • честность и порядочность – вы будете допущены к закрытой информации о деятельности фирмы и работодатель должен быть уверен, что доверяет свои секреты в надежные руки,
  • стрессоустойчивость – многие поручения придется выполнять в режиме дедлайна и в нестандартных ситуациях.
  • пунктуальность и самодисциплина – немаловажные качества, которые позволят вам грамотно организовывать свой рабочий день и день начальства.

Как пройти собеседование

Сегодня подыскать вакансию удаленного ассистента можно на разных сетевых ресурсах. Биржи фриланса, социальные сети, официальные порталы поиска работы типа НН и JOB – там можно поискать подходящий для вас вариант трудоустройства.

Чтобы успешно пройти собеседование, вам нужно реально оценить свои знания и возможности.

Проверьте себя на знание русского языка на каком-нибудь бесплатном ресурсе в сети. Если результат не впечатлит, постарайтесь восполнить пробелы в знаниях. Грамотность и хороший слог, это то, без чего вы не сможете вести деловую переписку. Оцените свое владение таблицами – многие расчеты вам придется делать именно в них.

Обзор интернет-профессии личный помощник руководителя

Подумайте о своих деловых и личностных качествах, какие из них помогут вам показать себя перспективным специалистом, а о каких лучше умолчать на предстоящем собеседовании. Грамотно составленное резюме поможет вам найти вакансию, соответствующую профессиональному уровню. Научитесь презентовать себя и не стесняйтесь озвучивать свои таланты и сильные стороны. Хвалить себя – не преступление.

Плюсы и минусы профессии

В работе бизнес-ассистента есть свои плюсы и минусы. Главным положительным фактором является возможность трудиться удаленно, в домашней, комфортной обстановке.

Участие в управлении бизнесом откроет перед вами большие перспективы – от возможности стать впоследствии соуправляющим до вхождения в состав собственников фирмы.

Еще одним бонусом станет приобретение нового опыта. Это может стать для вас мостиком к открытию собственного дела, ведь полученные знания захочется реализовать для собственного развития.

Минусом этой профессии может стать напряженный график, который вряд ли будет ограничиваться жесткими временными рамками. Часто в требованиях к соискателю указывается условие – быть на связи 24 часа в сутки.

С чего начать?

Большой объем, частые дедлайны, серьезный трудовой ритм – именно в таком активном и динамичном режиме живет современный бизнес, и если вы хотите стать его полноправным участником – вливайтесь в этот процесс и развивайте свой потенциал.

Курсов или обучающих материалов по профессии личного помощника мной в сети встречено не было. Однако, есть отличное обучение, которое здорово помогает в усвоении самых главных навыков удаленной работы. Подписывайтесь на рассылку курса, почитайте книгу об опыте перехода в удаленку от самых разных людей.

Если уровень ваших знаний и навыков пока не дотягивает до должности ассистента в серьезном крупном проекте — не расстраиваетесь, начните с малого. Построить карьеру помощника руководителя в сети можно достаточно быстро. Главное, что у вас должно быть – это желание развиваться и учиться.

Вот такой небольшой обзор по одной из удаленных профессий я сумел приготовить для вас сегодня. Надеюсь, что раскрыл для вас основные моменты и ее специфику. Если у вас возникли вопросы или есть желание как-то прокомментировать статью – буду рад любым откликам. Заглядывайте на огонек почаще – скоро мы продолжим обсуждение других специальностей, востребованных сегодня в сети.

idea37.info

Обязанности секретаря, помощника руководителя

  • Легко ли быть помощником руководителя?
  • Что нужно учесть, выбирая эту профессию?

Шеф вызвал меня в кабинет. Передо мной на столе стоял пузырек с жидкостью. «Нам нужно определить, что это за раствор, и каковы его свойства. Назначение промышленное»,– с улыбкой произнес он. В этот момент я уже вспоминала, какие в городе есть химические лаборатории, и все, что мне оставалось, это задать единственный дополнительный вопрос: «Сколько у меня на это времени?». На первичный сбор данных мне дали целых два дня. Так началось мое будничное утро в должности помощника руководителя.

Казалось бы, нет ничего сложного в должности помощника. Отвечай на звонки, корректируй встречи, и никаких особенных способностей для этого не нужно. В институтах быть помощниками не учат. Секретарями, менеджерами, администраторами – пожалуйста, а помощниками – нет. Но те, кто считает эту профессию простой, очень заблуждаются.

Помощник руководителя – это специалист очень широкого профиля, с множеством обязанностей и колоссальным количеством навыков, буквально во всех сферах жизни.

Давайте разберемся, что же входит в рядовые обязанности помощника руководителя. Как правило, это практически все должностные обязанности секретаря. Ему просто необходимы первоклассное знание документооборота и делового этикета, иногда кадрового делопроизводства. Он должен уметь работать в стрессовых условиях: одновременно отвечать по телефону, писать письма, принимать факс, контролировать входящую почту и, улыбаясь, между делом проводить чайную церемонию для гостей офиса. Он должен знать как минимум три языка. Он должен быть хорошим организатором любых мероприятий: от делового совещания до корпоратива. Телефон у этого человека включен 24 часа в сутки. В его телефонной книге номера всех мыслимых и немыслимых специалистов. Всё, что может пригодиться в жизни, личной или профессиональной; все, от портного до гробовщика.

НЕ ПРОПУСТИТЕ: Как использовать социальные сети для поиска работы?

Для первоклассного помощника не существует невыполнимых задач. Не существует вопросов «зачем?». Всегда очень важны сроки. (Как правило, «на вчера»). Этот человек должен иметь аналитический склад ума. Находить выход из любых ситуаций. Или уметь найти того, кто поможет найти выход.

Я спросила одного знакомого ассистента, какое задание шефа было в его жизни самым трудным. Он ответил: «Организовать похороны матери моего руководителя. Я в тот момент проработал в компании меньше недели и даже толком не успел с ним познакомиться, когда у него произошло это горе. Было сложно справиться». Задача помощника – создавать для шефа оптимально комфортные условия работы. Руководитель не должен слышать оправдания, почему что-то не получилось, он должен удивляться, как вам это удалось. Ассистент - это правая рука руководителя, он обязан уметь правильно расставлять приоритеты и принимать решения, брать на себя ответственность. Все, что он слышит в кабинете руководителя, там же, в кабинете, и остается. Это человек, которому можно доверять, вне зависимости от того, подписано ли с ним соглашение о неразглашении коммерческой тайны или нет. Это человек, владеющий большим объемом информации о компании и ее сотрудниках. Это промежуточное звено между коллективом и начальником, поэтому он должен быть очень дипломатичен.

На этой должности никогда не угадаешь, в чем понадобится помощь завтра: в написании поздравительной открытки деловому партнеру или в организации запуска космического корабля.

Конечно, бывают и простые, обычные рабочие дни, но, как правило, будни ассистента - это частая сверхурочная работа, командировки, короткий отпуск и отсутствие больничного (по причине того, что помощники не болеют, у них на это нет времени). Работа не кажется сложной, пока ее выполняет кто-либо другой, поэтому, претендуя на вакансию ассистента, не стоит недооценивать навыки, которыми должен обладать данный специалист.

НЕ ПРОПУСТИТЕ: Вопросы-ловушки на собеседовании

Вы - помощник руководителя? Поделитесь интересным опытом или рекомендациями в комментариях!

hotwork.ru

Современный помощник руководителя: портрет в интерьере

Руководство бизнесом в наше время – дело серьезное, требующее от руководителя способностей Юлия Цезаря. Принять важное решение, не забыть о назначенных встречах, отправить факс, почту, совершить массу нужных звонков. А еще не забыть про обед или хотя бы про чашку кофе. Чтобы справиться с такой кучей дел, любой уважающий себя начальник приглашает на работу секретаря или помощника.

При упоминании этой профессии у большинства людей в голове сразу возникает картинка из анекдотов, где в стильной дорогой приемной сидит длинноногая блондинка с пухлым ртом, активно сражающаяся с факсом. Насколько верно такое представление о секретарях сегодня? Думаю, стоит отвлечься от стереотипов и разобраться, как же на самом деле должен выглядеть идеальный помощник современного руководителя.

Для начала стоит определиться, для какой цели приглашается данный сотрудник. Одно дело – сидеть в приемной и отвечать на звонки в перерывах между чтением романа и приготовлением кофе. Данную категорию секретарей нанимают, как правило, для имиджевой сотавляющей. Всегда приятно, когда при входе в офис клиента встречает милая, ухоженная девушка-секретарь. Ее к тому же можно попросить отправить факс или выполнить другие мелкие задачи.

Совершенно другое дело – секретарь-помощник руководителя. Функционал тут значительно расширяется, ответственность увеличивается, времени на чаепития практически не остается, но зато и оклад существенно повышается, да и значимость в коллективе приобретается совершенно иная. Кстати, пол тут не играет практически никакой роли. Зачастую сегодня можно встретить секретаря-мужчину. Но это, как правило, происходит в коллективах, где компанией руководит женщина. В большинстве случаев девушка или женщина-секретарь – явление более традиционное.

Сегодня существует огромное количество различных сфер бизнеса, а значит и потребность в помощниках для руководителей достаточно высока. Это ведет за собой и повышение требований к данной категории сотрудников. Мало уметь работать с ПК и знать MS Office. Даже опыта работы с оргтехникой уже недостаточно. Обязательным условием становится знание той сферы бизнеса, в которой вы хотите работать помощником руководителя. А это дополнительные навыки и знания.

Многие считают, что для работы секретарем не требуется какого-либо специального образования. Возможно. Но помимо основных навыков делопроизводства современному помощнику руководителя потребуется еще много чего. Жизнь не стоит на месте, стремительное развитие происходит во всех сферах деятельности, окружающих нас. Поэтому не стоит обольщаться, устроившись работать секретарем, что вам не придется более ни о чем беспокоиться. Если вы не хотите остановиться в собственном и деловом развитии, не хотите потерять место работы, а также желаете достичь новых карьерных высот, то вам придется учиться. Благо, сейчас существует масса курсов по повышению квалификации, тренингов и семинаров для помощников руководителей и секретарей, на которых вы сможете не только получить новые профессиональные навыки, но и решить какие-либо проблемы психологического характера. Часто сами руководители отправляют своих незаменимых помощников на такие тренинги. Или вы можете предоставить своему шефу информацию о такого рода мероприятии и попросить о финансировании. В противном случае это стоит сделать самим. Не жалейте потраченных средств и времени. Поверьте, что в будущем вам это очень пригодится, когда вы решите просить прибавки к окладу или же захотите поменять свою работу на деятельность в более крупной и престижной организации.

Но, как и в любой работе, недостаточно быть просто отличным специалистом. А в работе личным помощником руководителя тем более немаловажны еще и человеческие качества. Ведь по сути такая работа – это постоянный психологический и эмоциональный контакт между двумя людьми, один из которых начальник, а другой подчиненный. При этом обходиться и тому, и другому друг без друга весьма проблематично. Хороший помощник должен не только тонко чувствовать своего босса, но и адекватно реагировать на его состояние и настроение. Возможно, одним из главных этапов собеседования при приеме на такую должность должен быть психоэмоциональный фактор. И руководитель, и претендент должны почувствовать, что им комфортно в обществе друг друга. Ведь впоследствии они будут проводить вместе много времени, и не всегда это будет легко и приятно.

Идеальный помощник руководителя должен всегда помнить, что работа его начальника очень сложна и отвественна, поэтому чревата возможными нервными срывами. И тут нет места мнительности и ранимости. Да здравствует пресловутая стрессоустойчивость! Вообще, в первую очередь личный секретарь должен уважать своего начальника. Понимать суть его работы, степень отвественности не только перед возможным вышестоящим руководством, но и перед всем коллективом компании. В противном случае, если вы не уважаете своего босса, не понимаете, чем этот человек занят на своем рабочем месте, то отличной слаженной работы между вами никогда не будет.

Недостатки, как впрочем, и достоинства – одна из составляющих личности человека. И важнейшей из задач по самопознанию и саморазвитию каждого из нас является выявление и искоренение недостатков. И, напротив, поиск и совершенствование достоинств. Если вы личный помощник руководителя, то вы должны быть горды собой. Значит, в вашей биографии много достоинств, благодаря которым вы сумели занять такое место. Ведь в круг ваших обязанностей входят не только те действия, которые описаны в вашем договоре о трудоустройстве. Зачастую секретарь-помощник в курсе и личных забот или проблем своего начальника. И раз вы все еще на этом месте, то среди ваших основных достоинств не только отличные профессиональные качества, но и терпеливость, исполнительность, умение хранить чужие тайны, умение слушать собеседника и вникать в суть проблемы, негативное отношение к сплетням и злословию.

Что же касается недостатков, то они могут разделяться на легкие и трудноискоренимые. Если, к примеру, вашим недостатком является низкий уровень владения иностранным языком или неумение работать в той или иной компьютерной программе, то эти пробелы легко заполнить. Достаточно пойти на языковые курсы или попросить коллегу-специалиста помочь вам разобраться с программой. Существуют недостатки куда более серьезные, избавление от которых потребует немало сил и времени, но это не значит, что за них не стоит браться. Например, если вы страдаете нетерпимостью к окружающим, то работа над собой займет гораздо больше времени, чем курсы иностранных языков. Или же вы ленивы. Или страдаете «хроническими» опазданиями. Сюда, думаю, стоит отнести и курение. Ни одному начальнику не понравится личный помощник, от которого пахнет, как из пепельницы, при этом он постоянно опаздывает и не успевает справиться в срок с поставленными задачами. И если после собеседования это не «всплывет» и вас примут на работу, то будьте уверены – потом вам c этим обязательно придется что-то делать.

Мужчина или женщина? Студенка вечернего отделения или матерая секретарь-референт бывшего НИИ? Так кто же сегодня может претендовать на должность личного помощника руководителя? Конечно, тут все зависит от вкусов. Мужчин-секретарей чаще нанимают женщины-руководители. Девочек-студенток – владельцы бизнеса, которым важна эстетическая сторона вопроса. А у руководителей в возрасте, бывших военных, часто можно встретить в секретарях серьезную женщину «за 40», которая хоть и не знает Excel, но зато ответственна, степенна и «без всяких там глупостей в голове». Но на самом деле, если человек обладает всеми вышеописанными в этой статье качествами и достоинствами, то нет совершенно никакой разницы, какого он пола и сколько ему лет. Но стоит отметить, что молодые специалисты зачастую более амбициозны. Они легче идут на контакт, больше и усерднее занимаются собственным развитием, интересуются бизнесом и его особенностями. Поэтому студентка заочного отделения с опытом работы в два-три года может быть гораздо полезнее своему руководителю в качестве личного помощника, чем бывший делопроизводитель со стажем работы в двадцать лет.

Что же касается внешнего вида современного помощника руководителя, главное – человек должен выглядеть опрятно и ухоженно. Не вычурно и не пошло. Помните секретарей из анекдотов? Продолжаем вместе ломать эти стереотипы. Сейчас очень много журналов и онлайн-СМИ пропагандируют офисный стиль, в котором каждый найдет себе образ по душе, попадая в рамки офисного дресс-кода. Юбки-карандаши до колен, классические брюки, брюки с завышенной талией, брюки с заниженной талией, с обязательно заправленной в них блузой. Туфли-лодочки с удобным каблуком. И обязательные колготки или чулки натурального оттенка даже летом. Требований тут не так много, так что справиться с этой задачей после всего того, чему вы уже научились, не составит труда.

Теперь подведем итоги. Итак, помощник руководителя сегодня – это, во-первых, работа сложная, ответственная, психологически нестабильная. Но при этом весьма престижная. Чтобы пройти конкурс на подобную вакансию и впоследствии остаться на этой работе, получая удовольствие и принося пользу, необходимо быть высококлассным специалистом и хорошим человеком. И самое главное, что и первому, и второму всегда можно научиться.

Екатерина Полегенько

career.ru

что делать если у вас два руководителя? |/, Бизнес-консультант, имиджмейкер, коуч Игнатьева Елена Сергеевна

На семинарах "Профессиональный помощник руководителя" мне часто задают вопрос: У меня два руководителя (а иногда бывает и больше)? И я не понимаю, кто из них главный и чьи поручения мне выполнять в первую очередь?

Ситуации у каждого из слушателей разные и требуют конкретной проработки, но все-таки есть общие советы, которые можно дать помощникам, которые попали в подобную ситуацию.

 

В качестве ответа на эти вопросы я рекомендую прочитать статью М.А. Юдаковой (секретаря управляющего директора ООО «ТД Полиметалл»), которая была напечатана в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2011.

Во многих компаниях секретарь подчиняется не одному, а двум или даже нескольким руководителям. Если начальники находятся в прямом подчинении друг у друга (например, директор и его заместитель), в этом случае секретарю понятно, кто главный. А если вы секретарь двух «равноначальственных» руководителей, например собственников предприятия или заместителей генерального директора? Как распределить свое рабочее время и трудовые ресурсы, чтобы не перегружать себя переработкой и не оказаться между молотом и наковальней?

Особенности работы с двумя начальниками

Не так давно на одном из сайтов по поиску работы мне попалась интересная вакансия персонального ассистента. В качестве главной ее особенности работодатель обозначил двойное подчинение. И поступил весьма грамотно, ведь далеко не каждый опытный секретарь согласится на такую работу. Почему?

В ситуации, когда у секретаря два руководителя, есть ряд особенностей:

Во-первых, теряется принцип единоначалия. Человек, который раньше легко расставлял приоритеты в работе, может растеряться и не сразу понять, чьи же указания выполнять в первую очередь.

Каждый начальник уверен, что он главнее, а его задачи – самые срочные (и вообще единственные). К тому же руководители редко согласовывают между собой поставленные перед вами задачи. Поэтому в работе может возникнуть путаница, если секретарь недостаточно опытен и еще не научился выделять главное.

Во-вторых, у руководителей могут быть разные стили управления и отношения к подчиненным. Один из боссов может быть легким в общении, а другой букой и даже грубияном, а подход нужно найти к обоим.

Помимо того, что вам нужно искать подход к руководителям ввиду их психологических особенностей, придется подстраиваться под рабочий ритм каждого начальника. Можно сказать, что секретарю крупно повезло, если они совпадают. Есть руководители, которые любят начинать свой рабочий день на час раньше, чем компания, а некоторые задерживаются в офисе до полуночи. И всем необходимо присутствие секретаря на рабочем месте. Поэтому вам придется принимать меры, чтобы скорректировать свой график без ущерба для результатов работы и собственного здоровья.

И как ни прискорбно, двойная нагрузка далеко не всегда компенсируется двойной зарплатой.

Как усидеть на двух стульях?

Существует множество систем организации работы (например, делить дела на срочные и несрочные, важные и неважные), возможно, вы уже выработали свою. При двойном подчинении менять систему не нужно, надо ее подкорректировать под ситуацию.

Например, вам дали поручение. Вы его принимаете, но очередность выполнения дел определяете сами в зависимости от текущей ситуации. Оба руководителя просят соединить, скажем, с филиалами компании в Магадане и Екатеринбурге. Кого соединять первым? Я бы набрала Магадан. Почему? Разница во времени больше – там раньше закончится рабочий день. Но если вы знаете, что до Екатеринбурга дозвонитесь с первого раза, а соединение с Магаданом займет значительно больше времени, звоните в Екатеринбург. Соедините одного начальника, а потом спокойно набирайте второй номер.

Никогда не жалуйтесь на загруженность задачами одного начальника другому. Это не только свидетельствует о непрофессионализме, но и приведет к тому, что, выслушав  жалобы, шеф решит, что вы не справляетесь с обязанностями.

Иногда руководители могут поставить перед вами задачи, противоречащие друг другу. Как их решать?

Самое главное – открыто задавать вопросы. Вы можете уточнить, какое из указаний вам выполнять, у обоих начальников. В данной ситуации решать не вам. Пусть боссы сами договорятся между собой, а вы начнете работать над более четко поставленной задачей.

Секретарю приемной один из заместителей генерального директора передал договор поставки с распоряжением отправить юристам. Второй заместитель накануне просил договор никуда не отправлять и улетел в командировку. Дело было срочное, поэтому секретарь сообщила начальнику, что второй заместитель просил не передавать договор. Руководители созвонились, пришли к соглашению. Договор был отправлен юристам с некоторыми поправками.

Сохраняйте нейтралитет в общении со всеми своими начальниками, не беседуйте почти по-дружески с одним начальником на глазах у другого – соблюдайте субординацию. Тогда в ситуации, если между ними возникнет конфликт, вы не попадете под раздачу, сможете обезопасить себя от напряженных отношений с одним из начальников, а также не будете переживать из-за того, что, по сути, никак вас не касается.

Но даже и в обычной рабочей ситуации более теплые отношения с одним из начальников могут вызвать недовольство другого.

Я работала секретарем двух заместителей генерального директора по разным направлениям деятельности компании. Но не только сферы деятельности были разными – сами начальники различались как небо и земля. Один из них (человек в возрасте, компанейский и веселый) любил собирать по утрам «политические пятиминутки»: к нему приходил его друг, я варила им кофе и оставалась в кабинете, чтобы послушать истории из прошлого. И очень удивилась, когда узнала, что второму шефу не нравятся эти собрания. А ведь у них были хорошие отношения, и мое десятиминутное кофепитие ранним утром никак не сказывалось на работе. Но тем не менее его реакция была бурной и крайне негативной.

Дело в том, что второй руководитель учился и работал в Америке и воплощал западный стиль управления. Для него неформальное общение с подчиненными было совершенно неприемлемо, и, конечно, нарушение субординации вызывало раздражение.

Наш совет. Разграничьте пространство на своем рабочем столе, почту, электронные файлы. Например, в лотках слева будут документы для одного начальника, а справа – для другого. Можно завести две телефонные книги. Кроме того, все данные, в том числе личные, следует хранить на компьютере в разных папках.

Примите превентивные меры

■ Заранее оговорите свои обязанности. Как правило, обязанности секретаря одинаковы при работе с одним и другим руководителем. Но могут быть нюансы: например, один требует сканировать и хранить определенные документы в электронном виде, а другой контроль исполнения документов  полностью на секретаря.

■ Узнайте, нужно ли вам выполнять личные просьбы руководителей. И будьте готовы к тому, что если вы занимаетесь личными делами одного шефа, то второй тоже воспользуется ситуацией. Во многих компаниях секретари, конечно, не занимаются личными делами руководителя. Но на практике часто приходится покупать билеты, выполнять другие поручения частного характера.

■ Изучите графики работы руководителей. И попытайтесь так организовать свой рабочий день, чтобы не проводить в компании по 12 часов кряду. Возможно, в определенные дни вы будете приходить пораньше, а в другие, наоборот, задерживаться. Выясните, по какому принципу будет согласовываться отпуск и другие организационные моменты.

■ Если работы много и вы не справляетесь (штат компании увеличился, расширилась сфера деятельности, возросло количество заказов и т.д.), то не геройствуйте, а, подготовив аргументацию, просите себе помощницу.

Если вы работаете под началом нескольких руководителей, у вас есть возможность научиться трудиться в режиме многозадачности, правильно расставлять приоритеты (а без этого никак!), приспосабливаться к различным людям и ситуациям.

Ссылка на первоисточник

 

ignatyeva.ru