Психологический портрет ассистента- личного помощника руководителя. Ассистент руководителя это


Психологический портрет ассистента- личного помощника руководителя

Какими психологическими качества должен обладать толковый ассистент руководителя. Психологический портрет.

Психологический портрет помощника руководителя

Какими качествами должен обладать ассистент руководителя?

"Компетентность есть способность обнаружить и удовлетворить личные вкусы начальства" (Лоренс Питер).

Рассказывают историю, мол, в старые времена одна начальница перед тем, как дать сотруднице отгул, велела ей посадить под окнами семь розовых кустов, вымыть полы, прополоть грядки, намолоть кофе на семь недель и много чего еще. Кто знает, может, и врут. Дело-то давнее. Но в отношении розовых кустов люди по-прежнему делятся на две категории: первые покорно отправляются на грядку, а вторые пытаются разобраться, что босс имел ввиду на самом деле.

Трактовать поручения шефа - искусство, но ему можно и нужно учиться. К любой производственной задаче стоит подходить осознанно. И священных директив босса это тоже касается: лучших успехов порой добивается тот, кто читает между строк и верно истолковывает задания начальства.

Полезно, когда вопрос "Зачем?" опережает все "Как?", "Когда?" и "Что мне за это будет?", но необязательно (а иногда и вредно) задавать этот первый вопрос шефу напрямую. В идеале цель - научиться работать с опережением, отбрасывая заведомо ненужные задачи, но при этом не навредить себе и делу.

Успех директора во многом зависит от умений, навыков ведения дел и личных качеств доверенного лица. Личный помощник руководителя – это правая рука, а иногда и обе руки руководителя. Хороший личный помощник- незаменимый сотрудник, которым очень дорожат. Помощник руководителя, обязанности которого широко варьируются от банальных офисных дел до оперативных решений, станет незаменимым сотрудником, «правой рукой» начальника, и самое главное, гарантом выполнения поставленных задач в намеченное время. 

Помощник руководителя, обязанности которого сформулировать практически невозможно, должен обладать умением читать мысли и по первому взгляду определять настроение босса. Выполнять все задания, независимо от специфики – это могут быть поручения и личного характера.  Помощник руководителя не должен обращать внимание на недовольство и срывы босса. Ассистент должен быть преданным и лояльным по отношению к своему начальству. Его работа, помимо денежного вознаграждения, мотивируется единой целью – повышением благосостояния и конкурентоспособности компании в целом.

Тринадцать качеств, которыми должен обладать ассистент руководителя: 

1. Лояльность. Прекрасным помощником является тот, кто делает так, чтобы босс выглядел хорошо. Никогда не нанимайте того, кто не демонстрирует готовности или стремления быть лояльным. 

2. Готовность подвергать сомнению. Вам нужен лояльный человек, а не лизоблюд. Следует беспокоиться не о тех, кто не соглашается с вами, а о тех, кто никогда не скажет, что не согласен. Помощник должен удержать вас от неприятности, сказав вам, что вы допускаете ошибку. 

3. Думать не так, как вы. Вильям Риглей говорил: "Когда два человека, занятые бизнесом, всегда согласны, один из них - лишний". 

4. Самолюбие. Вам нужен помощник, который обладает мужеством, чтобы перечить вам, способностью принимать критику, уверенностью в своих приказах подчиненным, силой воли принимать жесткие решения в ваше отсутствие, твердостью характера, чтобы признать ошибки, и стойкостью, чтобы приносить вам плохие новости. 

5. Честность. Вы не можете ожидать честности от подчиненного, если вы не проявляете ее сами. 

6. Благоразумие. У вас должен быть помощник, с которым вы могли бы говорить конфиденциально. Проводя интервью с кандидатом на эту должность, выясните, насколько он склонен к тому, чтобы разболтать все о своей прежней работе. Если он слишком болтлив, то поищите более молчаливого кандидата. 

7. Настаивать на качестве. Ваш помощник будет бельмом на глазу, если он не будет разделять вашего стремления к качеству. 

8. Коммуникативные навыки. Вам нужен помощник, который может говорить решительно и по делу, делать убедительные доклады, писать лаконичные письма, внимательно слушать вас и быть вашими ушами в организации. 

9. Член команды. На вас лежит ответственность сделать команду дружной. Ваш непосредственный подчиненный должен разделять с вами дух команды, а не быть в команде просто для личной выгоды. 

10. Работа с информацией. Лучшие помощники всегда обладают информацией. Источником их аргументов и предложений являются данные, заслуживающие доверия. Они ведут записи и документацию так, что вам не нужно этого делать. 

11. Навыки межличностного общения. Ваш помощник является вашим представителем для многих людей, с которыми вы встречаетесь только время от времени. Этот человек может хорошо представлять вас, если люди при общении с ним будут чувствовать себя комфортно. Он должен быть свободен в поощрениях, медлителен в гневе, справедлив в критике, снисходителен во взаимоотношениях и должен разбираться в протоколе. 

12. Самокритика. Вы не сможете постоянно давать обратную связь своему помощнику, но вы хотели бы, чтобы он не совершил одну и ту же ошибку дважды. Ищите такого помощника, который быстро исправится, а не свалит вину на другого. 

13. Поддерживающий в себе мотивацию. Вы потеряете время с помощником, который будет постоянно искать наград и одобрения. Вам нужен кто-то, кто внутренне настроен на успех. 

Каким образом можно взрастить и воспитать в себе недостающие психологические качества, а так-же необходимые компетенции, вы можете узнать на нашем тренинге который состоится 1 и 2 апреля в Киеве. 

www.trn.ua

Ассистент руководителя производственной компании: помогаем руководителю управлять производством

Должность помощника или ассистента руководителя многие кандидаты зачастую рассматривают как стартовую. Теоретически для того, чтобы претендовать на эту позицию, необходимо иметь высшее образование, иногда требуется знание одного или нескольких иностранных языков.

Между тем сегодня большинство руководителей, равно как и их подчиненные, работают в режиме многозадачности. В этих условиях руководителю важно иметь рядом с собой профессионального ассистента, способного стать его правой рукой в решении многих управленческих и оперативных задач.

Помощники топ-менеджеров, имеющие за плечами опыт работы, понимают: для того, чтобы стать профессионалом своего дела, необходимо постоянное самообразование, часто – дополнительное профессиональное образование, которое позволило бы глубже понять специфику деятельности организации и потребностей ее руководителя. Попробуем разобраться, в чем заключаются особенности работы помощника руководителя производственного предприятия.

Производство изнутри

В широком смысле производственная компания – это компания, которая занимается производством какой-либо материальной продукции или оказанием материальных услуг (например, производство косметики, продуктов питания, строительных материалов и т.п.). Это может быть как мелкосерийное/штучное, так и массовое производство. Такое предприятие предполагает наличие производства (фабрики, завода и т.п.), управление которым напрямую и/или через начальников специализированных отделов осуществляет руководитель организации.

Производственная компания получает прибыль, выпуская определенную продукцию. Исходя из этого главная задача управления производственной компанией – обеспечить бесперебойный выпуск этой продукции, а для этого нужны ресурсы: материальные, технические, кадровые, документационные, информационные. И хотя «офисные» службы и отделы предприятия призваны лишь обслуживать производственный процесс, а основной деятельностью занимаются технические специалисты и сотрудники завода, все же роль каждого отдела и специалиста также очень значима: эффективное взаимодействие и нацеленность на общий результат ведут компанию к успеху и процветанию.

Портрет руководителя

Руководитель производственной компании – это, как правило, мужчина в возрасте от 40 лет и старше, с высшим техническим образованием и/или образованием в сфере управления. Большинство руководителей производственных предприятий имеют опыт работы на производствах в качестве специалистов или в должности технического руководителя, например начальника проектного отдела, производственно-технического отдела или главного инженера. Глобальной задачей руководителя производственной предприятия является управление производством.

 

Структура производственного предприятия

Рассмотрим примерную структуру производственного предприятия и особенности организации делопроизводства и административной поддержки руководителя на примере асфальтобетонного производства. Основным видом деятельности такого предприятия является производство асфальтобетонных смесей и строительство дорог (работы по устройству дорожных покрытий, ремонт и обслуживание дорог, асфальтирование тротуаров и мостов, земляные и подготовительные работы).

НАША СПРАВКА

Асфальтобетонные смеси, или асфальтобетон, – это строительный материал из смеси щебня, песка, минерального порошка и битума. Асфальтобетон производится по определенному «рецепту», составленному в соответствии с ГОСТ или техническими условиями заказчика.

В общем виде штатную структуру производственной компании можно представить следующим образом:

  • руководители высшего звена,
  • руководители среднего и низшего звена,
  • специалисты,
  • служащие или технические исполнители,
  • рабочие.

При этом в количественном соотношении рабочие завода и производители работ составляют основную часть штата организации. Таким образом, если количество руководителей составляет, к примеру, 10 человек, специалистов – 25 человек, то количество сотрудников производства и рабочих завода может достигать 200–300 и более человек.

Подробная структура асфальтобетонного производства представлена на Схеме 1.

Приведенная на Схеме 1 структура производственной компании, в данном случае – асфальтобетонного производства, является примерной. Так, если в организации нет должности директора по производству, все отделы и участки подчиняются генеральному директору компании. Если есть должность директора по производству, то производственные отделы и участки находятся у него в подчинении, а он подчиняется генеральному директору. В некоторых случаях контроль работы технических отделов и специалистов может быть передан главному инженеру, тогда в структуре организации может быть создана Служба главного инженера, в которую входят технические отделы и производственные участки.

На Схеме 1 видно, что условно всех сотрудников производственного предприятия можно разделить на «офис» и «производство» и, соответственно, на этом основании можно разделить все документы на два массива. В дальнейшем такое деление упростит процедуру архивации и поиска по документам. В особую группу необходимо выделить документы, связанные непосредственно с генеральным директором, поскольку позиция ассистента руководителя предполагает в первую очередь выполнение поручений непосредственного руководителя. В эту группу могут входить личные документы руководителя, конфиденциальные поручения, аналитические справки по горящим вопросам, а также документы особой важности.

КСТАТИ

Как правило, руководителями и сотрудниками офисных служб являются специалисты с высшим профессиональным и средним специальным образованием, в то время как рабочие и производители работ имеют среднее специальное, а зачастую только среднее образование. Это необходимо учитывать при выстраивании взаимоотношений с различными отделами, специалистами и производственными участками компании, а также организации системы делопроизводства.

Обязанности помощника руководителя производственного предприятия условно можно разделить на две группы:

1) связанные с организацией документооборота и ведением делопроизводства;

2) связанные с выполнение поручений руководителя по кругу вопросов, находящихся в его ведении, по сути – оперативная работа по плану руководителя.

Рассмотрим подробнее каждую из этих групп.

Делопроизводство и документооборот

■ Разработка Положения о документообороте и Инструкции по делопроизводству. Прежде чем приступать к разработке этих документов, помощнику руководителя необходимо ознакомиться с особенностями каждой службы и отдела компании, изучить положения об отделах и службах, собрать максимально полную информации о видах документов, издаваемых в организации, и потребностях каждого отдела по части документационного обеспечения.

При разработке данных документов важно эффективное взаимодействие помощника руководителя и юридической службы, отдела персонала, руководителей служб/отделов, с которыми проводится согласование проекта указанных документов перед их утверждением руководителем предприятия.

■ Разработка Регламента согласования документов. Поскольку Положение о документообороте и Инструкция по делопроизводству, как правило, являются достаточно объемными по содержанию документами, необходимо разработать Регламент согласования документов в организации и прописать в нем пошаговый алгоритм согласования отдельных видов документов.

При разработке Регламента согласования документов также необходимо участие юридической службы и руководителей служб и отделов.

■ Подготовка проектов приказов и распоряжений. Руководитель дает поручения сотрудникам посредством приказов и распоряжений. Помощник руководителя готовит проекты приказов и распоряжений, оформляет их, при необходимости – проводит согласование текста приказа с юридической службой, после чего доводит приказы до сведения работников и контролирует их исполнение.

На производственном предприятии издается также ряд специфических приказов (например, касающихся вопросов экологии, сертификации продукции, связанных с деятельностью определенного производственного участка и др.). Исходя из задач и деятельности отделов, служб, участков помощник руководителя может классифицировать приказы по участкам или определенным вопросам. В последующем это облегчит подготовку аналогичных приказов, поиск приказа, поиск ответственного за исполнение приказа и т.п.

Совместно с руководителями служб, отделов, участков необходимо также определить порядок доведения приказов и ознакомления с приказами и распоряжениями руководителя сотрудников компании, занятых на производстве или на строительном объекте.

Руководитель должен быть проинформирован о ходе и результатах исполнения приказа.

■ Помощь сотрудникам в подготовке документов. Рабочие и технические специалисты часто не имеют достаточных навыков работы с офисной техникой, и одной из функций помощника руководителя является помощь сотрудникам компании в подготовке различных документов: оформление служебной записки, создание печатной или скан-копии документа, отправка информации по электронной почте.

Служебная записка на производственном предприятии

Служебная записка в деятельности производственного предприятия играет важную роль. Так, часть вопросов, обсуждаемых отделами и сотрудниками, требует письменной фиксации для дальнейшего отслеживания хода вопроса. Кроме того, не всегда сотрудники имеют возможность застать друг друга на рабочем месте, поэтому передача служебной записки через секретаря или помощника руководителя облегчает коммуникацию и ускоряет решение вопроса.

В производственной компании часто существует система поощрения работников производства, рабочих-строителей, например, за перевыполнение плана. Как правило, инициатива о премировании работника исходит от его непосредственного руководителя, к примеру, начальника производственного участка. Подготовка приказа о премировании входит в круг задач отдела персонала, однако основанием для подготовки приказа служит распоряжение руководителя. Часто просьба начальника участка о премировании сотрудников оформляется в виде служебной записки на имя руководителя, в которой указывается основание премирования, список работников и предложение о сумме выплаты. Руководитель рассматривает служебную записку и проставляет на документе свою резолюцию. После этого служебная записка передается в отдел персонала для подготовки необходимых документов.

Для оформления служебной записки о премировании по просьбе начальников участков, не имеющих технической возможности подготовить такой документ, помощнику руководителя рекомендуется создать шаблоны служебных записок о премировании по участкам со списками сотрудников этих участков. Если премирование происходит часто, то помощнику руководителя будет достаточно лишь отредактировать шаблон служебной записки в соответствии с пожеланиями начальника участка.

Шаблоны служебных записок о премировании рекомендуется делать в программе Excel для упрощения редактирования файла и подсчета сумм (Пример 1).

ПРИМЕР 1

 

■ Организация обмена информацией и документами. В ситуации, когда часть сотрудников находится на производстве, часть – на строительном объекте, обмен документами зачастую происходит через помощника руководителя. Это приводит к тому, что у него оказывается множество оперативных документов, различных справок, чертежей, текущих отчетов, которые не требуют постоянного хранения.

Для упрощения обмена информацией и документами между отделами, участками и отдельными сотрудниками помощнику руководителя рекомендуется организовать временное хранение документов. Для этого необходимо создать отдельные дела (папки или настольные лотки) в соответствии с наименованиями участков/отделов. Лотки могут находиться в общем доступе для всех сотрудников: при отсутствии помощника руководителя на месте любой сотрудник будет знать, где ему забрать нужный документ или куда положить для передачи, к примеру, на производственный участок.

■ Обработка входящей/исходящей корреспонденции. Если на производстве нет секретаря или ответственного за делопроизводство, то помощник руководителя должен найти наиболее удобный способ передачи корреспонденции сотрудникам производства из офиса. Часто на исходящем письме требуется подпись сотрудника, который постоянно не находится в офисе. В этом случае нужно найти способ своевременно сообщать этому сотруднику о необходимости посетить офис и подписать какой-либо документ.

НАШ СОВЕТ

Для упрощения поиска, архивации и систематизации писем можно разделить журнал регистрации корреспонденции по службам/отделам/участкам.

При отправке исходящей корреспонденции, еще перед подписанием письма руководителем, необходимо оформить все приложения к письму, а если исполнитель их не предоставил, необходимо их запросить. Все приложения должны храниться вместе с исходящим письмом в папке «Исходящая корреспонденция», а в случае, если нет возможности оставить оригинал приложения, нужно сделать копию. Это особенно важно при подготовке сопроводительных писем, приложениями к которым являются налоговая отчетность, финансовые документы, договоры и приложения к ним, коммерческие предложения и расчеты, прайс-листы, сметная документация, чертежи и схемы и др.

■Подготовка совещаний. О проведении оперативного или технического совещания у руководителя предприятия руководители отделов, производственных участков, отдельные сотрудники, приглашенные на совещание, должны быть уведомлены заранее. Поскольку большая часть сотрудников находится за пределами офиса, сообщить о проведении совещания необходимо по телефону. Если сотрудник или руководитель отдела не имеет возможности участвовать в совещании, об этом нужно сообщить руководителю предприятия до начала совещания, т.к., возможно, участие конкретного сотрудника в совещании является принципиально важным.

■ Разработка Положения о печатях и штампах. Положение о печатях и штампах в организации, как правило, разрабатывает юридическая служба, а у помощника хранится копия, чтобы в необходимых ситуациях он мог проверить наличие необходимой печати или штампа и подписи ответственного лица.

Если разработка этого документа была возложена на помощника руководителя, то нужно учесть, что зачастую производственные участки и отделы на заводе имеют свои штампы. В Положении о печатях и штампах необходимо сделать оттиск (образец) штампа, указать ответственного за хранение и использование штампа, а также виды документов, на которых он проставляется.

Оперативная работа по плану руководителя

■ На производственном предприятии особую важность имеют вопросы, связанные с охраной труда. Работодатель обязан заботиться о здоровье и сохранении жизни своих работников, а значит, создать для них безопасные условия труда, разработать систему управления охраной труда. За несоблюдение законодательства в области охраны труда предприятие может быть привлечено к административной и даже уголовной ответственности.

Ответственным за охрану труда на производственном предприятии, как правило, является инженер по охране труда. Он разрабатывает и внедряет систему охраны труда на предприятии, планирует мероприятия, направленные на предупреждение чрезвычайных ситуаций на производстве, проводит первичный инструктаж по технике безопасности для новых сотрудников, а также разрабатывает долговременный план вторичных инструктажей и других мероприятий по охране труда. Инженер по охране труда должен иметь специальное образование в области охраны труда и необходимые документы, дающие право обучения других сотрудников.

При получении от руководителя задания, касающегося охраны труда, помощнику нужно организовать совместную работу с инженером по охране труда.

Поскольку помощник руководителя часто оказывает помощь отделам и сотрудникам в поиске и передаче (обмене) документами и информацией, ему рекомендуется иметь копии основных документов по охране труда (положений, инструкций и др.).

Кроме того, в обязанности помощника руководителя, как правило, входит:

  • регистрация и хранение оригиналов приказов, издаваемых инженером по охране труда;
  • своевременное доведение содержания приказов до ответственных лиц;
  • контроль сроков действия выданных сотрудникам удостоверений по охране труда и контроль сроков организации обучения для сотрудников.

■ Руководитель производственного предприятия должен также соблюдать законодательные нормы экологической безопасности, проводить исследования загрязнения воздуха, воды или почвы на территории производства, измерять уровень шума на производстве и предоставлять в органы экологического надзора соответствующие документы. В компании должна быть разработана система мероприятий, направленных на защиту окружающей среды.

Часто для решения «экологических» вопросов привлекаются профессиональные организации, которые по договору подряда берут на себя ответственность за проведение всего комплекса мероприятий, которое предписывает законодательство в области экологического надзора и охраны окружающей среды. В этом случае помощнику руководителя необходимо иметь систематизированную информацию по ходу выполнения подрядной организацией различных видов работ. Лучше всего создать для этого реестр в программе Excel со следующими графами:

  • дата и номер договора;
  • срок действия договора;
  • предмет договора;
  • наличие документов по результатам выполнения работ: справки, отчеты, проекты и др.;
  • наличие актов выполненных работ;
  • оплата по договору (Пример 2).

ПРИМЕР 2

 

Такая таблица поможет в любой момент получить четкое представление о том, как идут работы и выполняют ли подрядные организации взятые на себя обязательства. Нарушение сроков оплаты по договорам, отсутствие продленного договора, непредоставление компанией-подрядчиком необходимых документов могут иметь для предприятия негативные последствия. На основании такого реестра руководитель организации сможет своевременно дать поручения соответствующим службам: бухгалтерии – по оплате услуг компании-подрядчика, юридической службе – по подготовке нового договора или дополнительного соглашения о продлении договора и т.д. Информацию для составления реестра помощник может получить у штатного эколога производственной организации. Реестр может быть составлен совместно с экологом, т.к. контроль вопросов по экологии и коммуникация с компанией-подрядчиком находится в зоне компетенции эколога, а ассистент руководителя только контролирует основные вопросы для своевременного информирования руководства.

По поручению руководителя его помощник может самостоятельно контролировать эти вопросы и своевременно уведомлять соответствующие службы о выполнении каких-либо поручений от имени руководителя, тем самым экономя его время.

■ Продукция производственного предприятия, как правило, проходит процедуру сертификации, которая может быть обязательной или добровольной. Если компания выпускает какую-либо продукцию в соответствии с ГОСТ, то подтверждением соответствия выпускаемой продукции установленным требованиям является сертификат соответствия.

В обязанности помощника руководителя входит:

  • хранение документов, касающихся процедуры сертификации продукции, выпускаемой производством;
  • хранение электронных копий сертификатов соответствия на продукцию для оперативного использования руководителем, отделами и службами предприятия;
  • контроль сроков действия сертификатов для своевременного продления;
  • ведение реестра договоров, заключенных с органами по сертификации.

ВАЖНО!

Если сертификаты соответствия на продукцию и свидетельство о допуске к определенным видам работ не переданы на хранение в юридическую службу, помощнику руководителя рекомендуется организовать хранение оригиналов этих документов в сейфе.

НАШ СОВЕТ

Если вас заинтересовала вакансия «помощник руководителя производственного предприятия», то еще на этапе прохождения собеседования постарайтесь получить максимально полную информацию о виде производства, выпускаемой продукции, структуре компании, иерархии, о штате организации, а также об особенностях документооборота и делопроизводства, в том числе о наличии или отсутствии секретаря или делопроизводителя в офисе или на производственных участках. На основе полученной информации можно примерно представить объем работы и принять осознанное решение.

Взаимодействие с подразделениями: определяем круг вопросов

Каждый отдел производственного предприятия отвечает за свой участок работы и несет ответственность за результаты своей работы. Помощник руководителя не должен вмешиваться в работу других отделов или специалистов, однако для выполнения поставленных руководителем задач он должен понимать, с какими отделами и по каким вопросам необходимо осуществлять взаимодействие. На Схеме 2 представлен один из вариантов взаимодействия ассистента руководителя с другими отделами. Для упрощения процедуры поиска информации по поручению своего руководителя, а также для оперативного выполнения задач помощнику руководителя рекомендуется составить свою схему исходя их конкретных условий и потребностей.

 

Перед помощником руководителя производственной компании стоит множество задач, объем которых может кого-то испугать. Однако широкий круг задач дает возможности для обучения в процессе работы, профессионального роста, проявления инициативы, направленных на оптимизацию документооборота и профессиональную поддержку руководителя.

А.И. Данилова, ассистент руководителя, переводчик

www.profiz.ru

Персональный ассистент – нелегкая работа | Статьи

Если руководитель сработался со своим персональным ассистентом, ему, пожалуй, проще расстаться с супругой, чем со своим помощником. Личный ассистент не только решает массу рабочих вопросов и является правой рукой руководителя, но иногда становится помощником и в личных делах, если нужно приобрести билеты на самолет, спланировать отпуск и решить другие сопутствующие вопросы. Сегодня обсудим, какие сложности в работе возникают у персональных ассистентов руководителей и как их преодолеть.

Должностные обязанности секретаря или персонального ассистента могут сильно отличаться в зависимости от компании. И название должности тоже может разниться. Разберемся, какой функционал работодатель может закрывать должностью «персональный ассистент».

Должностные обязанности персонального ассистента руководителя

Функция персонального ассистента руководителя Навыки и качества профессионала

1. административная поддержка;

2. планирование рабочего времени;

3. организация, подготовка и координация встреч, приема посетителей, переговоров, поездок и других мероприятий;

4. информационно-аналитическая поддержка;

5. ведение деловой переписки;

6. взаимосвязь с партнерами и органами госвласти;

7. перевод, в том числе синхронный;

8. организация презентаций, представительская деятельность;

9. подготовка финансовой отчетности и других документов.

1. аналитический склад ума;

2. живой ум;

3. системное логическое мышление;

4. хорошая память;

5. быстрота реакции;

6. трудолюбие;

7. выносливость;

8. стрессоустойчивость;

9. широкий кругозор;

10. грамотная речь;

11. ответственность;

12. проактивность;

13. универсальность;

14. хороший вкус;

15. преданность корпоративным интересам;

16. инициативность;

17. коммуникабельность;

18. организованность;

19. преданность личным интересам своего руководителя;

20. знание оргтехники, ПК и программ на продвинутом уровне;

21. знание иностранного языка, в том числе свободное владение им.

Это далеко не полный список обязанностей персонального ассистента. Как видим, список довольно обширный, а требования к качествам сотрудника и вовсе на уровне неплохого управленца. Действительно, перед персональным ассистентом руководителя часто встают нетривиальные задачи. Какие же и как их разрешить.

Читайте в электронном журнале:

Сложности в работе персонального ассистента

  1. Руководитель персонального ассистента – человек сложный и интересный. Этому уровню приходится соответствовать. Персональный ассистент должен презентабельно выглядеть, но и уметь общаться, иметь широкий кругозор и живой ум. Для успешного общения важно, чтобы персональный ассистент и его руководитель были совместимы психологически.
  2. Персональный ассистент должен быть в курсе дел компании и ориентироваться во вне. Для этого ему пригодятся хорошая память, эрудиция, образование, аналитический склад ума.
  3. Персональный ассистент коммуницирует со всеми сотрудниками. Чтобы находить со всеми общий язык, необходимо быть харизматичным и коммуникабельным. Персональный помощник должен ужиться с рабочим коллективом, а не только с руководителем компании. Руководители часто имеют склад интровертов и не настроены общаться с другими сотрудниками. Персональный ассистент становится ретранслятором воли своего руководителя.
  4. Работа личного помощника ненормированная, как и труд самого руководителя. Выключить телефон нельзя даже в нерабочее время, а если необходимо, и приехать на работу или выполнить срочное поручение.
  5. Иногда персональный ассистент вынужден принимать срочные решения без руководителя. Такая самостоятельность требует высокой ответственности и осведомленности.
  6. Персональный помощник знает многое и о руководителе, и о сотрудниках компании, но сохраняет полную конфиденциальность этой информации.
  7. Психологическая совместимость и лояльность компании и руководителю с опытом превращается в понимание с полу слова.
  8. Персональный ассистент умеет организовать не только свое время, но и время шефа.
  9. Предусмотрительность и умение предугадать ход событий делают персонального ассистента незаменимым помощником руководителя в делах: на важных встречах, в поездках и в других рабочих ситуациях.
  10. Терпение к выходкам и непостоянству руководителя, умение сопереживать и чувствовать его настроение – важная черта. Персональный ассистент должен быть готов к тому, что руководитель не всегда в хорошем настроении или заинтересован в результатах труда своего подчиненного.
  11. Персональный ассистент не привязан к одному месту, он часто в разъездах вместе с руководителем или ездит одиночку по поручению начальника за корреспонденцией, которую нельзя доверить курьеру, а также по другим поручениям.
  12. Руководитель может обратиться к своему асситенту с вопросами о пользовании оргтехники, компьютера, офисных и других программ, гаджетов. Нужно быть в курсе новинок и знать офисные технологии на пять с плюсом.
  13. Иногда руководитель поручает сотруднику нестандартные и личные задачи. Выполнять их или нет – личное дело каждого. Но лучше, если это ничего не стоит, все таки организовать личную встречу или поездку, навести справки о чем-либо за пределами деловых отношений, например, о каком-либо хобби.
  14. Иногда персональный ассистент попадает в эпицентр конфликтов. Он должен знать основы конфликтологии и уметь разрешать сложные психологические ситуации, разряжать обстановку, выступать медиатором в отношениях гендира и топов, партнеров и других участников рабочих отношений.
  15. Скидки, качество обслуживания, способы экономии – все это должен знать персональный ассистент, чтобы в поездке руководитель мог насладиться лучшими ресторанами, арендовать иномарку по оптимальной цене и так далее.

Работа персонального ассистента – это новые задачи и вызовы каждый день. Если вам это в радость, вы соответствуете всем требованиям профессии, дерзайте, должность помощника руководителя предлагает обширное поле для экспериментов, карьерного и личностного роста.

Читайте на портале:

www.sekretariat.ru

Ассистент руководителя. Каким нужно быть

Хотите узнать какими основными и обязательными природными качествами должны обладать помощник руководителя.

Каким должен быть хороший ассистент( помощник) руководителя?

Основные и обязательные природные качества, которые должны присутствовать у помощника руководителя это : коммуникабельность, стрессоустойчивость, ответственность, находчивость, работоспособность. Это те качества, которые очень сложно наработать. Personal assistant, как сейчас стало модно называть личных помощников, должен уметь сочетать в себе множество различных, не только профессиональных качеств. Стрессоустойчивость, ответственность, организованность, преданность, работоспособность, коммуникабельность — всеми этими качествами обязательно должен обладать помощник. А вот исполнительность, вернее, «исполнительность плюс инициативность» является наиважнейшим качеством хорошего помощника. Причем,  исполнительность выражается, прежде всего, в желании получать задания и выполнять их в установленные сроки. Руководитель грамотно и четко ставит перед своим подчиненным задачи, а помощник, будучи хорошим исполнителем, решает их, зачастую самостоятельно принимая какие-либо решения. Так-же хороший ассистент должен  уметь качественно выполнять свои обязанности, управлять большими информационными потоками и корректно обращаться с конфиденциальной информацией, быть проактивным( уметь предвидеть потребности руководителя, с полуслова понимать своего босса). Так-же нужно знать и использовать навыки тайм менеджемента, техники ведения переговоров, навыки эффективных коммуникаций, знания психологии людей, навыки управления стрессом. И т.д и т.п.

Что является наиболее трудным в работе помощника? Как нужно справляться  с этими трудностями?

 В процессе любой трудовой деятельности приходится сталкиваться с определенными трудностями. Это рабочие моменты — от них никто не застрахован. Но из общей массы трудностей  хотелось бы  выделить две. Первая связана с той мерой ответственности, которую приходится нести при выполнении той или иной задачи. Не всегда просто найти ту грань между «сделать чуть больше», а это значит, принять самостоятельное решение вместо руководителя, и «сделать чуть меньше», то есть лишний раз нагрузить своего босса работой, с которой фактически можешь справиться сама. В таком случае важно правильно суметь проанализировать задачу, ее результат и не допускать ошибок при ее выполнении.

Вторая — это сочетание в себе способности быть хорошим подчиненным своего начальника и умение правильно ( пусть и не напрямую управлять другими людьми. Я глубоко убеждена, что для личного секретаря очень важно и полезно иметь возможность руководить самому. Это хороший шанс получить собственный управленческий опыт, возможность лучше понимать собственного руководителя. В конечном итоге все это серьезно поднимает профессиональную ценность такого помощника. С другой стороны, анализируя свои взаимоотношения с начальником, ты получаешь некоторую помощь, подсказку в выстраивании взаимоотношений с твоими сотрудниками и  подчиненными.

 Итак, что же самое главное в работе помощника руководителя?

Самое важное в работе помощника — это умение держать все под контролем. Порядок в работе помощника значит порядок в работе руководителя. Очень важно быть организованным и собранным. Четко вести календарь всех дел( а это тайменеджмент), не бояться лишний раз уточнить у начальника( техника ведения переговоров), если вы чего-то не поняли, ведь от многих нюансов зависит и результат выполнения задачи. Безусловно, научиться грамотно расставлять приоритеты — это очень важно. Все свои задачи можно делить  на четыре составляющие: задачи бизнеса, личные просьбы руководителя, непосредственно секретарские обязанности и решение вопросов на перспективу. А это своеобразная рамка Эйзенхауэра( только в перспективе работы ассистента).  Таким же образом мы работаем со срочными задачами. Конечно, сначала очень сложно понимать, какие задачи нужно ставить на первый план, а какие можно оставить на потом. Но все приходит с опытом и знаниями. По мере вовлечения в бизнес-процессы компании, выстраивания эффективных взаимоотношений с  руководителем- можно научиться  расставлять приоритеты. Все, просьбы руководителя, и личные, и те, что касаются непосредственно бизнеса компании, я всегда нужно ставить  на первый план, отдавая им приоритет перед непосредственными обязанностями секретаря (встреча гостей, прием звонков, подготовка необходимой документации) и задачами на перспективу (это те задачи, которые вы  лично ставите  перед собой, которые не требуют скорейшего их решения).

И еще важный нюанс.  Помощник — человек, который всегда под рукой и на котором подчас очень удобно выместить злобу. Как вести себя в моменты, когда попадаешь под горячую руку раздраженного шефа? В таких напряженных ситуациях старайтесь  более старательно и быстро выполнять свою работу, ведь малейшие оплошности могут еще больше вывести руководителя из себя. Не помешает лишний раз предложить руководителю чай или кофе, просто поинтересоваться, нужна ли моя помощь.

 И еще хочу отметить, что если вы по-настоящему не уважаете своего руководителя, то ваши взаимоотношения будут неэффективны и, как следствие, работа будет приносить только негативные эмоции.

 Нужно помнить: руководитель всегда прав! Ведь работа помощника и заключается в том, чтобы помнить многие вещи вместо руководителя, держать под контролем все мелочи, которые он просто может забыть.

Очень важно всегда помнить  Как «держать лицо», как всегда быть офисным «солнышком» когда у Вас упадок сил, сезонная депрессия и все буквально валится из рук? Ведь помощник не имеет права находиться в унылом состоянии? Всегда стараюсь в такие моменты сконцентрироваться на работе, а не углубляться в личные проблемы. Есть рабочие техники и методики, которые позволяют максимально быстро привести себя в форму, найти силы для выполнения работы, быть источником вдохновения для всех сотрудников и надежной поддеркой для шефа. Об этом и о многом другом можно узнать на нашем тренинге, который пройдет 1 и 2 апреля.

5 английских букв:

www.trn.ua