Персональный ассистент: что нужно знать о профессии, чтобы дорасти до генерального директора. Ассистент что делает


Кто такой бизнес-ассистент и чем он занимается — Академия Бизнес Ассистентов Танзили Гариповой

COS110111_050Говорят, что короля играет свита, и в этом смысле личный помощник руководителя – это та свита, которая не только «играет» своё начальство, но и делает всё возможное, чтобы работа руководителя была максимально эффективной.Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании. Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко. Бизнес ассистент должен быть лояльным и преданным руководителю в частности и компании в целом. Как правило, он работает не за деньги, а за идею, и именно это ценно в первую очередь. Хотя работа бизнес ассистентом всегда хорошо оплачиваются, даже если в стране кризис.

Начальник должен быть абсолютно уверен в своём помощнике, ведь тот знает о нём всё, бывает у него дома, обладает немалым количеством эксклюзивной информации, которую можно использовать во вред фирме и шефу. Также он служит своеобразным барометром состояния дел на фирме в глазах сотрудников.

Что предстоит делать такому сотруднику:

У бизнес-ассистента масса обязанностей – от секретарских до заместительских. Итак, что обычно должен делать личный бизнес ассистент и каковы сферы его деятельности?

— Управление календарем и временем руководителя;— Организация и обеспечение рабочих мероприятий;— Ведение документации;— Поддержание деловых контактов;— Работа офис-менеджера;— Работа заместителя;

В зависимости от конкретной вакансии список обязанностей может быть шире.

Идеальный помощник руководителя:• обладает навыками смежных и несмежных специальностей – тайм-менеджера, кризис-менеджера, офис-менеджера, может и умеет управлять людьми;

• умеет организовать и провести переговорный процесс;

• интеллектуально развит, может поддерживать беседу, не относящуюся напрямую к бизнесу;

• предан интересам дела и своему начальнику;

• доброжелателен, тактичен, обладает хорошим вкусом;

• обладает отличным знанием логики, принципов и взглядов руководителя – умеет предугадывать его реакцию и решения и способен от имени босса решать отдельные вопросы без его участия и без ущерба для результата;

• знает сферу своей ответственности и умеет держаться в её рамках, с одной стороны, не перекладывает решение вопросов, находящихся в его компетенции, на плечи начальства и не бегает к нему с консультациями по каждому пустяку, и с другой стороны – понимает, где заканчивается эта сфера, и не решает принципиальные вопросы за спиной руководства;

• быстро соображает и умеет оперативно и самостоятельно принимать правильные решения и многое другое.

Несмотря на большое количество обязанностей, такая работа дает множество преимуществ тем счастливчикам, кто постоянно развивается и готов к новому уровню жизни, полному множества интересных задач, преуспевающих людей и достойной оплаты труда.

Где же можно прокачать необходимые навыки для такой работы?Проработав бизнес-ассистентом более 3 лет в том числе с миллионером (признанным Forbes) и депутатом, мне удалось разработать систему подготовки начинающих качественных кадров и повышения квалификации для тех, кто уже является личным помощником руководителя.

 

Для связи напишите письмо или сообщение => КОНТАКТЫ

tanzilyagaripova.ru

Работа ассистентом: обязанности, уровень зарплаты

Молодые люди часто думают, что очень перспективно начать карьеру рядом с серьезным специалистом. Однако работа ассистентом не так проста, как кажется. Это серьезное испытание на предмет профессионализма, умственных способностей, характера и состояния нервной системы. Чтобы помогать хорошему менеджеру или стоматологу, к примеру, необходим целый набор нестандартных навыков. Давайте обсудим, кому подойдет работа ассистентом.

работа ассистентом

Условия работы

Прежде чем принять решение, нужно понять, чем предстоит заниматься. Знаете, многие путают личного помощника с секретарем. Это разные должности. Работа ассистентом более обширна. Она затрагивает практически все сферы жизни начальника. Он может попросить (приказать), к примеру, купить подарок жене или ребенку. Причем не угодить - означает быть уволенным. Личных ассистентов берут на работу только успешные люди. А им не хочется связываться с нерасторопными, непонятливыми, тупыми, неизобретательными лодырями. С такими помощниками бизнеса лишишься! Следовательно, чтобы справиться с обязанностями, нужно быстро учиться, наблюдая за патроном. Это общепринятое правило. Потому на таковую должность с большим удовольствием приглашают молодежь. Их ум гибче, они быстрее усваивают информацию, способны выдать оригинальное решение. Ведь начальник только ставит задачу, и порой из разряда сумасбродных. А ассистент обязан ее решить в короткие сроки. Каким путем он пойдет, кого задействует, с кем станет договариваться – босса не интересует. Причем работать на шефа придется в любое время суток. Те, кто побогаче, нанимают несколько помощников, распределяя их услуги по времени.

ассистент менеджера

Личные качества ассистента

Сами понимаете, нагрузка серьезная. Нужно иметь хорошую физическую форму, чтобы быть постоянно в строю. Ассистент руководителя должен уметь ориентироваться в огромном объеме информации. Начальник не станет ждать, пока вы покопаетесь в интернете, ища необходимые сведения. Они должны быть в голове. Конечно, не все сразу. Как правило, человеку дается время для того, чтобы он освоился, понял, в какой сфере работает босс, узнал его привычки и пристрастия. Но потом спрос будет строгим. Работа ассистентом – не сахар, а превосходная школа. Вы получаете массу сведений и навыков. И что важно, этого никто не сможет отобрать после увольнения. Минимальные, стартовые личные качества:

  • коммуникабельность;
  • хорошая память и реакция;
  • знание языков;
  • умение пользоваться техническими новинками;
  • аккуратность;
  • исполнительность;
  • изобретательность и креативность;
  • преданность.

Остальное (а его много) приобретается в процессе работы. Следует еще иметь в виду, что руководитель предпочтет помощника, имеющего базовое образование, связанное с той сферой, в которой он сам работает. К примеру, работа «ассистент стоматолога» подойдет молодому человеку с медицинским дипломом. Ведь придется принимать самостоятельные решения относительно больных людей. Здесь нужны специальные знания.работа ассистент стоматолога

Дополнительные навыки

Работа ассистентом зачастую связана с путешествиями, переговорами, общением. Приходится поддерживать контакты с персоналом фирмы и партнерами. Люди попадаются разные, со своими привычками и недостатками. Необходимо умение общаться. Придется сталкиваться с самыми разнообразными проблемами, грубостью, непонятливостью, ленью окружающих. Все это придется преодолевать. Одних уговаривать, других ругать, на третьих давить. Все действия ассистента направлены на одну цель – выполнить задание как можно лучше. А для этого нужно быть чуть-чуть психологом, понимать окружающих, находить к ним подходы. Начальники очень любят креативных помощников. Они сами добились успеха благодаря сочетанию ума, бесстрашия и изобретательности. Людей с такими качествами им хочется видеть рядом с собой.

резюме ассистента

Уровень профессионализма

Если считаете, что все вышеперечисленные качества у вас имеются, то давайте пройдемся по навыкам и умениям. Ассистенту приходится не только разговаривать, но и писать послания. Иной раз начальник поручает ему более серьёзную работу. К примеру, вычитать приготовленное письмо, статью, книгу. Нужна грамотность, практически идеальная. Либо владение программным обеспечением, выполняющим эти функции. О необходимости компьютерной грамотности упоминать не станем. Это само собой разумеется. Нужно пользоваться всем стандартным набором программ и гаджетов. Кроме того, вероятно, начальник потребует изучить дополнительные, смотря какая вам подвернется работа. Ассистент стоматолога, к примеру, должен будет заниматься регистрацией клиентов. Для этого существует специальная программа. Ее нужно будет освоить. О том, что придется писать кучу электронных писем, посылать факсы, писать в соцсетях, вы, скорее всего, и сами знаете.

Как устроиться ассистентом

Здесь не должно быть никаких проблем. Место ищите на досках объявлений. Пишите резюме и ждите приглашения на собеседование. Желательно узнать о будущем работодателе как можно больше. Во-первых, это необходимо, чтобы не стать жертвой мошенника. Во-вторых, поможет правильно вести себя при личной встрече. Не забудьте продумать наряд, когда станете собираться на собеседование. Не используйте яркого макияжа, одежду подберите скромную, простую, но элегантную. Лишних элементов в туалете быть не должно. Если начальником будет дама, то одевайтесь неярко. Женщины-лидеры не терпят вызова в своем коллективе. Им достаточно борьбы с конкурентами.

 ассистент руководителя

Резюме ассистента

Таковой документ придется заполнять собственноручно. Обязательно следите за грамотностью. Резюме с ошибками сразу отправляется в корзину. На приличную должность вас не возьмут. Персональные данные обычно не вызывают вопросов. Пишите о том, как вас зовут (полностью), дату рождения, название вуза и специальность согласно диплому. Спотыкаются соискатели на своих характеристиках. А на самом деле там не нужно писать сочинения на свободную тему. Укажите, что вы энергичны, работоспособны, изобретательны, организованы, требовательны к себе. Еще напишите, что способны как подчиняться, так и проявлять разумную инициативу. Никогда не лгите в резюме! Если не обладаете каким-либо качеством, не указывайте его. При заполнении анкеты следует учитывать сферу деятельности, в которой придется работать. К примеру, ассистент менеджера должен ориентироваться в бизнесе. Если нет знаний в этой области, то не претендуйте на должность, не справитесь. Секретарь-ассистент обязан разбираться в делопроизводстве. Не знаете, что это такое? Не беда, научитесь. Вот такие тонкости существуют.ассистент руководителя

Рекомендации соискателям

Нужно понимать, что каждый ваш шаг в новой организации отслеживается. Это своеобразный тест-экзамен. Написание резюме - не первое задание этого испытания. Сначала посмотрят на умение общаться. Как вы будете вести себя, когда придете в организацию, сумеете ли наладить контакт с охранником, найти нужный кабинет, сориентируетесь ли среди других претендентов – все это в хорошей компании принимается во внимание. Что делать? Держитесь уверенно, но скромно. Демонстрируйте лояльность, но не уступайте. Настаивайте на своем, но не прибегайте к грубости. Ищите оригинальные решения, говорите прямо, но сдержанно. И обратите внимание на осанку. Она говорит о человеке больше, чем длиннющая анкета.

помощник ассистент

Виды ассистентов

Руководителям требуется помощь в разнообразных областях. Не у всех есть возможность нанимать толпы сотрудников. Потому секретарь-ассистент выполняет функции нескольких специалистов. Для большинства других работников компании он является начальником. Если передает какое-либо задание, то его следует выполнять незамедлительно. Личному помощнику руководителя нельзя отказать. Это, кстати, немного расслабляет последнего. Некоторые пользуются таковой властью в личных целях. Не стоит этого делать. Руководитель избавится от вас тут же, как только узнает. Помощник-ассистент выполняет часть работы своего босса. К примеру, бизнесмен поручает ему сделать подборку биржевых курсов или информации о конкурентах. Некоторые ассистенты занимаются исключительно корреспонденцией. Другие – личными делами патронов. О сферах деятельности стоит узнавать заранее, чтобы не столкнуться с невыполнимыми задачами.

секретарь ассистент

Заключение

Работа ассистента – прекрасная школа. Это старт для талантливого человека и страшная нагрузка для того, кто не стремится к самореализации. На такой должности не трудятся всю жизнь. Либо человек вырастает сам в руководителя и нанимает со временем себе ассистента, либо сдается и ищет более простую работу. Но попробовать свои силы все равно стоит. Эта должность поможет понять, чего вы стоите, к чему готовы на настоящий момент. А полученные знания и навыки станут основой для карьерного и профессионального роста в той сфере, где желаете трудиться. Удачи!

fb.ru

Персональный ассистент: что нужно знать о профессии, чтобы дорасти до генерального директора

Кадр из к/ф "Дьявол носит Prada"

Футурологи и разработчики новых технологий любят предсказывать будущее. По ним, технический прогресс шествует по планете с такой скоростью, что вскоре многие профессии просто вымрут. Любят приводить в пример пресловутую специальность машинистки – мол, их умение быстро печатать с появлением компьютеров попросту потеряло спрос. Между тем, сами машинистки долго сидеть, сложа руки не стали, и просто переучились скоропечатанию на современных клавиатурах, еще на десятилетия вперед зарезервировав себе место в рекрутинговых агентствах. 

Теперь, похоже, те же прогнозы атакуют профессию, которая, казалось бы, предполагает настолько личностный подход, что заменить ее не сможет ни один компьютер. Но и здесь, смельчаки, инициирующие из года в год противостояние людей и машин, все же находятся. Их автоматизированные персональные ассистенты (PA - personal assistants) носят очеловеченные, почти детские имена (Siri, Charlie). Одна из них – Эми Ингрэм (Amy Ingram) – настолько «живая», что некоторые даже не понимают, что они переписываются не с обычным человеком, а с искусственным интеллектом. Эми, как и любая девушка, умеет флиртовать, знает основы современного digital-языка и настолько очаровывает своих собеседников по ту сторону экрана, что те даже шлют ей цветы и подарки.

И мы бы вновь могли начать петь дифирамбы возможностям Big Data, если бы не одно «но»: PA-боты существуют уже много лет, но за это время профессия живых персональных ассистентов эволюционировала настолько, что своих искусственных соперников оставила далеко позади. Оказалось, что уметь просто синхронизировать календарь и назначать встречи – уже недостаточно. Теперь, чтобы оставаться на плаву и при этом достойно зарабатывать, личный помощник должен стать вторым «я» своего босса. Что это означает на практике, комментирует генеральный директор компании по подбору PA Smart & Talented Марина Егорова.

Между заботой и предвосхищением

Промо-фото к сериалу "Форс-мажоры"

«Иногда мы смеемся с ассистентами, называя свою работу «второй мамочкой своего босса»», – шутит Марина Егорова. Здесь важно не столько умение быстро выполнять поручения, сколько способность быть проницательным до такой степени, чтобы у начальника даже не было необходимости озвучить поручение. Иными словами, в профессии личного помощника реактивность должна быть сменена на проактивность.

«Например, если босс летит в новый для него город, – продолжает эксперт, – нужно заранее посмотреть схему аэропорта и спланировать, где он выйдет в аэропорту, чтобы его встретили. В этом же городе посмотреть погоду и положить ему в портфель зонт на случай дождливой погоды. Или подготовить нужные файлы к его встрече, о которых он не просил, но вы знаете, что они ему точно будут нужны».

«Не нужно ждать от босса указаний сделать это, нужно догадываться самой»

Успех личного ассистента напрямую зависит от того, насколько его начальник или начальница освобождены от монотонной работы, не требующей проявления деловой хватки. Оформление визы, организация встречи, перевод, составление маршрута, контроль недвижимости, – все это должно проходить автономно, незаметно для босса и, конечно же, грамотно.

Есть и более личные функции: отправка цветов жене на 8 марта, покупка подарков детям на успешное окончание учебного года (вспоминаем главную героиню «Дьявол носит Prada», которая носилась по издательствам в поисках еще неопубликованной книги о Гарри Поттере) или же подбор обслуживающего персонала для дома. «Бывает иногда нужна даже покупка мостика для собачки от берега до яхты», – смеется Марина Егорова. В результате в характере и пристрастиях начальника личный помощник начинает разбираться глубже, чем члены его семьи, правда, тут очень важно не перейти черту. У некоторых PA даже существует правило, по которым они не позволяют себе оставаться на ужин в кругу родных шефа, а как только рабочий день подходит к концу, они бегут домой.

С другой стороны, и это правило не стопроцентно, ведь, нанимаясь на должность личного помощника, приходится быть готовой работать 24 часа в сутки и 7 дней в неделю.

Банального 8-часового присутствия в офисе не будет, но работа «за столом» все равно будет иметь большое значение, хотя бы потому, что грамотный PA – это не только тот, кто умеет чувствовать настроение и потребности человека, но и тот, кто знает, как вести протокол или же обращаться с документооборотом. Высший пилотаж – если у вас есть представление о тонкостях бизнеса, которым занимается ваш босс. В этом случае в ваши обязанности будет входить подготовка презентаций, проведение встреч от имени вашего шефа, раздача поручений работникам на позициях ниже – соответственно, оклад и лояльность начальства к вам только возрастет. В Великобритании, к примеру, пару лет назад был даже проведен отдельный опрос, по которому около 16% респондентов признались, что их начальники регулярно прислушиваются к их советам при принятии стратегических бизнес-решений.

Трудности подбора

Должность персонального ассистента на сегодняшний день от своего секретарского предка унаследовала минимальный процент обязанностей. Теперь она совмещает навыки менеджера, психолога, организатора, специалиста по найму, бизнесмена и даже финансиста. Последний пункт подразумевает умение эффективно управлять активами. В этом случае персональный ассистент (как правило, для выполнения этих функций нанимается отдельный человек, хотя бывают и исключения, когда всем занимается один помощник) работает в так называемом Family Office. «Понятие FO пришло к нам из Штатов. Богатые семьи организовывали такие офисы, чтобы сохранять свой капитал, – объясняет Марина Егорова, – раньше в нем сидели финансисты, теперь туда же стали нанимать и ассистентов». 

Разумеется, при занятии такой должности степень конфиденциальности начинает возрастать, ведь рано или поздно персональному ассистенту начинают открываться семейные тайны, банковские счета, корпоративная информация, медицинские данные, пин-коды от карт, – словом, все то, что при не тех обстоятельствах может быть использовано против клиента. 

«В крупных компаниях для топ-менеджеров сначала пытаются найти ассистента среди своих сотрудников, – рассказывает эксперт, – но, как правило, хороший сотрудник хорош в одном и плох в другом. Бывают ситуации, когда проходит несколько месяцев поиска и результата ноль, тогда HRD любят обращаться к нам, в узкоспециализированное агентство».

Профайл

Как правило, персональные ассистенты ассоциируются у широкой публики с молоденькими неопытными девушками. И это очень большое заблуждение, ведь, на самом деле, должность PA в основном получают люди от 30 лет. Чаще всего – женщины, но бывают и исключения – к примеру, в том же Family Office есть место и мужчинам. 

В компанию Марины Егоровой, к примеру, в большинстве своем обращаются те, кто ищет помощника от 32 до 35 лет. «Это связано с тем, что руководители хотят стабильного ассистента на несколько лет, и именно в этом возрасте кандидаты, как правило, приходят уже с устроенной семейной жизнью», – объясняет гендиректор. 

Более того, у семейных людей хорошо развит мультитаскинг и стрессоустойчивость. Как свидетельствует эксперт, большие начальники – люди весьма нетерпеливые, так что всегда надо уметь держать собственные эмоции и усталость под контролем. В этом плане для любого работодателя или рекрутера будет важно видеть, что человек умеет долго работать на одном месте, дисциплинирован, сдержан и осведомлен о тонкостях того или иного предпринимательского проекта.

Перспективы

Возвращаясь все к тому же британскому опросу, в тот раз только треть респондентов призналась в том, что они всегда хотели стать личным помощником, и примерно столько же заявили, что не желают менять специальность, а планируют развиваться дальше и дорасти, к примеру, до исполнительного ассистента.

«Поверьте мне, в должности ассистента можно работать хоть всю жизнь, – убеждает эксперт, – например, ассистент Березовского. Работала с ним не один десяток лет до самой его смерти».

С другой стороны, совершить качественно новый скачок можно и с этой позиции. Сама Марина, к примеру, прошла путь от ассистента до владелицы собственного бизнеса. Как правило, промежуточной ступенью может стать должность менеджера проекта. Перспектива тянется вплоть до поста генерального директора. Управление – самая распространенная область  роста, ведь именно здесь личный помощник набирается опыта больше всего.

5 причин нанять собственного помощника:

Расписание под контролем. Там, где Siri не справляется, на помощь придет PA, который уж точно не отправит вас дважды на одну и ту же встречу.

Делегирование полномочий. Вместо того, чтобы бегать по визовым центрам или подписывать ненужные бумаги, сконцентрируйтесь на больших идеях.

Дать себе время на личную жизнь. Наймите помощника, чтобы проводить вечера с любимыми, а не с отчетами.

Инвестировать в себя. Зарплата ассистенту – это не бесполезная издержка. Освободившееся время вы сможете потратить на саморазвитие.

Ваше второе «я». Каждый раз объяснять, что вам нужно, больше не придется. Грамотный ассистент будет организовывать все так, как сделали бы вы.

Кстати: Клуб «Бизнес Авиация» проводит конкурс на звание лучшего личного помощника Super PA. По ссылке читайте, что нужно, чтобы принять участие и получить главный приз – роскошное путешествие на двоих.

Марина Егорова, основательница компании Smart&Talented. Personal assistants, которая специализируется на подборе, обучении и коучинге ассистентов, секретарей и личных помощников. Сайт компании - www.smart-and-talented.ru

Фото: GettyImages, архивы пресс-служб

www.marieclaire.ru

14 важных правил для ассистента-новичка

За свой многолетний опыт работы персональным ассистентом я определила несколько важных правил, соблюдением которых отличаются настоящие профессионалы и которые, надеюсь, окажутся полезными для тех, кто только начинает свой профессиональный путь в должности персонального ассистента.

 

1. Уточняйте на собеседовании, какие поручения вам придется выполнять. Для ассистента количество личных и деловых поручений является важным критерием в том, принимать или не принимать предложение о работе и как в дальнейшем видеть себя в профессии. Я знаю коллег, которые предпочитают иметь дело только с личными поручениями. Им просто не интересно вникать в тонкости работы компании. А кто-то, наоборот, личным поручениям предпочитает бизнес-поддержку.

Самая большая ошибка – это не спросить на собеседовании о том, чего ваш потенциальный руководитель ждет от своего ассистента. Этот вопрос поможет избежать напрасных ожиданий с обеих сторон и сэкономит время. В противном случае, проработав пару-тройку месяцев, вы вдруг обнаружите, что занимаетесь только бронированием билетов и организацией отпуска семьи руководителя, хотя ожидали совсем другого. Энтузиазм очень быстро «улетучивается», и выходов будет два: поменять работу или все-таки остаться на нынешнем месте. В последнем случае вы рискуете загнать себя в депрессию, т.к. нет ничего хуже, чем заниматься нелюбимым делом. И не стоит думать, что вам удастся «переформатировать» вашего босса. Ваша работа – помогать, а не переделывать начальника.

То же относится и к руководителям. Не стоит нанимать человека, которому заведомо будет неинтересно. Расспросите подробнее об обязанностях на предыдущем месте работы, о карьерных планах, об отношении к личным и деловым поручениям. Стоит договориться еще на «берегу», т.к. будет уже поздно, если трудовой контракт подписан, а кандидату, который бы вам подошел, вы отказали. Просто примите как данность, что все люди разные и то, что интересно одному, будет скучно для другого.

Что касается работы с экспатами, то я бы не разделяла личные и деловые поручения, поскольку в своей работе ассистенту, как правило, приходится выполнять и те и другие.

 

2. Будьте внимательны. Внимание и еще раз внимание, особенно к деталям. В работе ассистента важно все – от «какой кофе пьет руководитель» до «на какое время лучше назначать совещание совета директоров». Разумеется, вы сразу не запомните все мелочи. Поэтому поначалу лучше все записывать. Многие думают, что обладают отличной памятью. Однако в определенный момент количество того, что нужно удержать в голове, превысит все возможные пределы и вы начнете забывать. Поэтому ежедневник должен стать вашим постоянным спутником.

Лучше записать, а потом просто уточнить, если вы чего-то не поняли. Есть большая разница между уточнением и повторением. Если ваш руководитель обнаружит, что вы банально забываете о том, что он вам говорит, это начнет вызывать раздражение и сомнения в том, что вы можете эффективно работать.

Кроме того, руководители высокого уровня не располагают большим количеством свободного времени. А того, которое есть, точно не хватит, чтобы бороться с вашей забывчивостью.

Моя самая первая ошибка, которая навсегда осталась в памяти: я забыла заказать такси своему руководителю. Тогда я только начинала карьеру и надеялась, что в состоянии запомнить все. Сейчас мой стол весь обклеен разноцветными стикерами с напоминаниями. Это не значит, что у меня плохая память, – просто в работе слишком много мелочей, которыми не стоит засорять память, когда можно их записать, да и все равно их будет так много, что вы все не запомните. Просто примите тот факт, что в голове у вас нет суперкомпьютера с террабайтом оперативной памяти.

 

3. Не паникуйте и не теряйтесь. От всего не убережешься, поэтому стрессовые ситуации в работе будут всегда. Важно правильно на них реагировать. Совет № 1: даже если все вокруг в панике и не знают, что делать, ваша голова должна оставаться «холодной». Если понимаете, что не получается, совет № 2: выдохните и дайте себе минуту, чтобы обдумать возникшую ситуацию. Минута ничего не убавит и не прибавит. Но у вас будет возможность сосредоточиться на решении проблемы или неожиданно возникшего вопроса.

Кроме того, ассистент – это голос и лицо своего руководителя. А это никак не сочетается с паникой и беготней по офису с криками: «Шеф, все пропало!» Вы просто не можете себе такого позволить. Даже когда все вокруг на грани провала, вы должны уметь сохранять самообладание. Ведь это не конец света, верно? А если это все-таки он, то вы точно ничего не измените. Но если серьезно, то в конечном итоге умение думать в состоянии стресса станет вашим лучшим помощником и сохранит вам душевное равновесие и нервы.

 

4. «Держите» лицо. Это, пожалуй, самое трудное. Потому что, как ни крути, у всех бывает плохое настроение по тысяче разных причин. Да, вы имеете на него право. Нет, у вас нет права демонстрировать это в офисе. Один из моих руководителей назвал это невербальной коммуникацией. Вы, наверное, замечали, что энергетика некоторых коллег может буквально «впечатать» вас в стену, а к другим тянутся все – от директора до секретаря. Все мы «несем» себя в мире. Так вот, «нести» себя нужно позитивно.

В рамках совместного проекта с одной из организаций я помогала со стороны своей компании в сборе данных. Позднее я получила от партнеров очень позитивный отзыв о своей работе, в частности, о моей манере общаться – «спокойно, рассудительно и всегда с улыбкой».

Всегда помните, что вы общаетесь не только внутри компании, но и вне ее. И если коллеги могут простить вам (иногда!) плохое настроение из-за отсутствия кофе, то партнерам и клиентам вы этого не объясните. Одна из моих коллег однажды сказала мне: «У тебя порой такой вид, что страшно подойти, а ведь на самом деле ты милый и добрый человек». Об этом знают те, кто каждый день работает со мной в офисе. Кроме того, я взяла за привычку объясняться, если в делах аврал и настроение хуже не придумаешь. Но об этом абсолютно не в курсе те, кто приезжает два-три раза в месяц на встречу с президентом. Никогда не думайте, что у вас будет второй шанс исправить отношения с людьми. Есть только один, первый, он же единственный.

Я тоже учусь владеть собой. Не стоит думать, что у меня это здорово получается. Но когда я понимаю, что лимит моего хорошего настроения исчерпан, я либо иду обедать, либо сажусь за какую-нибудь жутко нудную, но успокаивающую работу (например, планирование бюджета). Это же служит отличным объяснением коллегам, которые приходят с просьбами: никто не будет отвлекать от бюджета, и у вас есть шанс посидеть, успокоиться и вернуться в коллектив с улыбкой.

Поверьте, ваше плохое настроение улучшится в тот же день из-за какой-нибудь мелочи. А вот осадок от вашего поведения у работников офиса может остаться надолго.

 

5. Соблюдайте конфиденциальность. Личные документы руководителя, равно как и некоторые корпоративные, не предназначены для всеобщего просмотра, поэтому в бумажном виде их лучше хранить в ящике стола, который закрывается, а на компьютере установить пароль как при входе в систему, так и для почты. Возможно, кому-то покажется, что я говорю очевидные вещи. Пусть так, и я рада, что вы именно так и делаете. Но если бы все понимали, что такое конфиденциальность, то нам не приходилось бы ставить защитные экраны на мониторы и нажимать Ctrl+Alt+Del, когда мы уходим с рабочего места, например, на обед.

В этом смысле очень показательно отношение японцев к сохранности документации. Когда я работала в японской компании, то заблокировать экран компьютера, когда сотрудник уходит с рабочего места, было правилом. В конце рабочего дня нужно было убирать все документы в стол. Руководство за этим строго следило, и мы вполне могли получить выговор при несоблюдении данных правил.

 

6. Ваш внешний вид должен быть на пятерку! Отличный внешний вид – это профессиональное требование. Во многих компаниях специально прописывают требования к внешнему виду, даже длину ногтей и уместный цвет лака. Возможно, это перебор. Но если в вашей компании этого нет, то позаботьтесь о своем внешнем виде сами, начиная от туфель и заканчивая макияжем. Когда вы приходите в компанию, вы «продаете» не только свои знания и опыт, но и свою внешность. В конечном итоге то, как вы выглядите, – это отражение вашего мироощущения. Какой бы престижной ни была ваша работа, ваше утро всегда начинается дома перед зеркалом в ванной. Если ваше отражение в зеркале вам не нравится, значит, что-то с внутренним миром не так. И если на этом этапе вы не испытываете радости, то работа вам ее не прибавит.

Работа ассистента публичная, и вы всегда на виду. Невозможно забиться в угол, как мышь, в надежде на то, что никто не увидит, что на вас не туфли, а тапочки. Однажды, когда в моей жизни был достаточно сложный период, это негативно отразилось на одежде, в которой я стала появляться в офисе. Слава богу, что коллеги осмелились прокомментировать это на одном из этапов годовой оценки персонала. И это был не звонок, а колокол.

Никогда не забывайте, что на вас смотрят. Даже когда вам кажется, что все о вас забыли, это далеко не так.

 

7. Работайте в команде! Вы работаете в команде. И точка. Мы не единожды говорили о том, насколько важна правильная коммуникация. Настолько же важно ваше отношение к коллегам, когда они, например, приходят к вам за помощью. Ответов «У меня нет времени», «Это не моя проблема» не существует! Максимум, что можно сделать, если вы очень заняты, это спросить: «Ты не против, если я вернусь к тебе через 15 минут?» Коллеги будут приходить к вам с массой всевозможных вопросов, просьб, комментариев и проблем. И все это – ваша работа. От «Когда в календаре есть свободное время для встречи президента?» до «У нас проблема с оплатой счета». И хотя последнее явно ближе финансовому департаменту, вам придется позвонить туда и узнать, почему эта проблема возникла.

Когда я работала в компании, связанной с лабораторной диагностикой, ко мне пришла моя коллега – директор департамента по работе с корпоративными клиентами. Ее вопрос касался оплаты повторного выезда бригады к клиенту. Так как ее прямого руководителя на месте не было (он был в отпуске), с вопросом: «Кто может это согласовать?» она пришла ко мне. В итоге я согласовала вопрос по телефону с финансовым директором.

 

8. Будьте проницательны. Продумывайте ситуацию на два-три шага вперед. Если вы знаете, что у вашего руководителя будет встреча в офисе, проявите смекалку и подумайте, что может понадобиться для этой встречи, будет ли перерыв на обед или следует заказать еду в офис. Моделируйте ситуацию заранее, иначе потом вам придется срочно заказывать пиццу, печатать десять комплектов документов, еще как назло именно в это самое время в офисе закончится сахар или чай либо сломается принтер.

Не пренебрегайте возможностью облегчить себе жизнь. Ваш руководитель в половине случаев точно забудет попросить вас заказать столик в ресторане или заранее настроить проектор в переговорной комнате. Исходя из собственного опыта, могу сказать: нет ничего хуже, чем в присутствии клиентов или партнеров звонить айтишникам с просьбой срочно прийти и все починить. В конечном итоге ваш руководитель может сделать вывод, что на вас полагаться не стоит. Да и вам в какой-то момент надоест быть «в мыле» просто потому, что вы не продумали все заранее. Учитесь сразу делать хорошо и соображать на лету – это привычка убережет вас от многих проблем.

 

9. Будьте аккуратны. Это относится в основном к работе с документами (письма, протоколы, презентации и пр.). Нет ничего хуже хаоса в документах, поэтому главный совет – содержать их в порядке, как в компьютере, так и на рабочем столе. Это поможет вам оперативно находить нужную информацию, если необходимо что-то быстро напечатать или бумажный документ по каким-то причинам не может быть использован (например, на него пролили кофе). Обязательно делайте запасные копии основных файлов.

Кроме этого, вы будете работать с копиями личных документов вашего руководителя (как минимум паспорта и страховки).

 

10. Будьте радушны! Возможно, кому-то покажется, что это больше относится к гостиничному бизнесу. Это правда. Тем не менее радушие – одно из качеств, которое просто необходимо хорошему ассистенту. Вы всегда должны быть рады людям, которые приходят к вам и к вашему руководителю.

Есть такие типы людей, как экстраверты и интроверты. Первым проще, потому что они психологически более открыты. Но, согласитесь, нелегко постоянно радоваться людям, особенно когда они только и делают, что приходят к вам с проблемами. Я люблю людей, но в какой-то момент мне стало трудно. И я могу с уверенностью посоветовать сделать то, что сделала я – перестать реагировать на проблемы и пропускать их через себя. Это работа, и она должна оставаться работой, иначе не хватит ни сил, ни эмоций, ни нервов. Научитесь реагировать по-деловому, с улыбкой, ведь бизнес – это бизнес. И это не ваши проблемы, а рабочие ситуации. Мир станет ярче, а радоваться будет проще.

Если бы проблем не было, работы бы тоже не было. Когда я устроилась в один из иностранных банков секретарем, то первое, чему мне пришлось учиться, – улыбаться всегда. Приходящие в офис люди должны были видеть, что им рады. Кто-то может сказать, что это, мол, показное радушие. С одной стороны, это так, и оно поддерживает покой в мире бизнеса. Однако со временем я поняла, что привычка радоваться спасает меня от унылого настроения и грусти. Как сказал вьетнамский дзэн-буддийский монах Тхить Нят Хань: «Иногда ваша радость является источником вашей улыбки, иногда же ваша улыбка может быть источником вашей радости».

 

11. Развивайте навыки коммуникации. Хороший ассистент – это хороший переговорщик. Это человек с отличными коммуникативными навыками и способностью правильно и грамотно общаться с людьми при любых обстоятельствах и вне зависимости от того, коллега это, подчиненный, клиент, партнер или гость. Многие ассистенты в отсутствие руководителя в офисе являются заместителями в некоторых вопросах, и умение общаться и писать, например, сообщения от имени шефа крайне важно. Кроме того, ассистенты часто являются неким мостиком между руководителем и сотрудниками, и вопрос грамотной коммуникации будет играть ключевую роль.

Однажды перед командировкой моему шефу срочно нужно было просмотреть файлы, подготовкой которых занимались наши партнеры. Они задерживались и обещали прислать данные чуть ли не перед самой встречей. Заверения в том, что изменения, внесенные партнерами в файл, вариант которого обсуждался на последней встрече с нами, незначительны, успокаивали, надо сказать, мало. Мне пришлось написать письмо одному из партнеров с просьбой выслать нам данные как можно скорее. С одной стороны, я не могла этого требовать, с другой – надо было проявить определенную настойчивость, чтобы получить результат.

Путь, по которому идет ассистент, общаясь со своим окружением, – это канат, натянутый на большой высоте. Единственным источником баланса является умение правильно общаться. Всегда думайте о том, как и что вы говорите и пишете. Берите пример с политиков, они всегда думают, что говорят.

 

12. Учитесь и развивайтесь! Хуже ассистента, который не стремится узнать что-то новое, только врач, который не повышает квалификацию. Вы всегда должны быть в курсе того, что происходит в компании, – начиная с терминологии и заканчивая стратегией развития. От вашего понимания и знания внутренних процессов компании будет зависеть восприятие вас в коллективе и эффективность вашей работы.

Демонстрация знаний и понимания ситуации позволит вам не только завоевать доверие внутри компании, но и предоставит возможность работать над дополнительными проектами, повышая тем самым вашу ценность как сотрудника. В конечном итоге ваше стремление развиваться будет влиять на вашу репутацию профессионала, который никогда не останавливается на достигнутом.

Когда вы приходите в новую компанию, первые два месяца работы должны быть самыми интенсивными. В течение этого времени вы должны очень много читать и общаться, задавать вопросы, какими бы банальными они ни казались. Это ваш путь адаптации. Я называю это время «информационной перегрузкой». Зато потом вам будет проще найти себе достойное применение. Понимая процессы, легче найти себя и область, в которой ваши знания и опыт окажутся как нельзя кстати.

Умейте признавать, что вы чего-то не знаете. Ведь это ваш путь к тому, чтобы стать лучше, восполнить пробелы и научиться чему-то новому. Узнайте в департаменте по работе с персоналом о существующих в компании тренингах, поищите профильные курсы. Если вы помогаете с переводами, то курсы иностранного языка тоже будут кстати.

 

13. Будьте позитивны. «В моем кабинете нельзя произносить "но" и "проблема". Они звучат негативно. Ищите синонимы», – с этих слов началось одно из совещаний у моего руководителя.

Вскоре в его кабинете на столе для переговоров появилась хрюшка-копилка для символической платы за произнесение одного из этих слов. Кто-то из коллег смеялся, честно клал туда денежку и убирал из лексикона запрещенные слова, кто-то недоумевал, я же думала: «Как часто в жизни мы пытаемся настроить себя на позитив? Ведь правильно сказал капитан Врунгель: "Как вы яхту назовете, так она и поплывет!"» В конечном итоге важен не сам факт возникновения проблемы, а то, как вы будете ее решать.

В большинстве случаев то, что мы гордо называем «проблемой», по факту оказывается рабочей ситуацией, которую просто никто не смог предусмотреть. Так почему бы не принять факт проблемы позитивно и просто не подумать над тем, как ее решить?

 

14. Стремитесь к совершенству! Более красивая формулировка – «перфекционизм». Еще одна – «повышенные требования к собственной работе». Выбирайте то, что вам ближе и понятнее. Приучайте себя делать все на отлично, начиная с мелочей. Делайте все так, как если бы вы делали это для себя.

 

Напоследок совет тем, кто уже работает или только задумывается о должности ассистента: подумайте, почему вы здесь. Если вы не можете найти этому более или менее вразумительное объяснение, то может оказаться, что вы не на своем месте. Быть в нужном месте в нужное время и заниматься любимым делом – это, наверное, тоже правило, которому не всегда получается следовать, но к выполнению которого однозначно надо стремиться, и не только в работе.

Успехов в любых начинаниях!

К.А. Маслова, исполнительный ассистент вице-президента

www.profiz.ru

это помощник высококлассного специалиста. Виды деятельности ассистента

Согласно официальным источникам, ассистент – это человек, помогающий высококлассному специалисту в работе или проведении определенных исследований. На вакансию ассистента могут претендовать люди, имеющие высшее образование. Обычно эта работа совмещается с обучением в аспирантуре.

Становится понятно, что ассистент – это человек, начинающий свою трудовую деятельность и не имеющий достаточного опыта в определенной сфере. Подобные должности появились еще во времена царской Руси, и в большей степени они касались научно-исследовательской, юридической и медицинской деятельности. Вакансии ассистентов до сих пор актуальны в высших учебных заведениях, где молодые специалисты имеют возможность учиться и получать необходимый опыт в научной деятельности.ассистент это

Безусловно, сегодня хорошо известны различные виды работы ассистентом. Это может быть помощник режиссера или звукооператора, менеджера, врача или юриста. Однако современные тенденции диктуют новые условия, и эта должность постепенно переходит в другие сферы занятости населения.

Помощник на кафедре

Ассистент кафедры – это сотрудник, чья деятельность относится к разряду преподавательской, но ограничивается определенными нормами. Например, такие сотрудники проводят семинарские и лабораторные занятия, помогают лектору в проведении экзаменов, семинаров, коллоквиумов и зачетов. Если на кафедре не хватает преподавателей, то ассистентам кафедры разрешается читать лекции бакалавриату или специалитету. Однако магистратуре лекции читают только преподаватели, имеющие научные звания.

Обычно ассистенты проводят гораздо больше учебных часов, чем высший преподавательский состав (доценты и профессора), но при этом их оплата труда значительно меньше.

ассистент врача

Ассистент врача

Сотрудник, имеющий высшее медицинское образование, может стать ассистентом врача. В его обязанности обычно входит:

  • Предварительная оценка состояния больного.
  • Помощь доктору при выполнении каких-либо лечебных процедур.
  • Выполнение поручений, касающихся врачебной деятельности.

Чаще всего в качестве таких помощников выступают медицинские сотрудники младшего и среднего звена, а также студенты-медики, аспиранты и врачи-интерны.

Новые направления ассистентской деятельности

В современной терминологии рекрутинга появилось и такое понятие, как бизнес-ассистент. И это естественно, ведь любой прогрессивный руководитель нуждается в помощнике, который сможет взять на себя решение некоторых задач и освободит бизнесмена от бремени рутинных дел. И чем крупнее и солиднее фирма, тем насущней становится потребность в толковом помощнике руководителя.ассистент кафедры

Однако бизнес-ассистент - это вовсе не секретарь, ведь его полномочия гораздо шире, чем встретить гостей, принять и обработать корреспонденцию или телефонные звонки. Поэтому при поиске соискателя на эту должность обычно предъявляются особые требования. Выбирая подходящего на эту должность сотрудника, успешный управленец всегда заявляет максимально высокие критерии не только к образованию, профессиональным качествам, опыту и навыкам, но и личным качествам и привычкам.

fb.ru

как стать незаменимым человеком для шефа

В современном мире бизнес-ассистент - незаменимый помощник руководителя во всех сферах деловой жизни. Какими качествами должен обладать бизнес-ассистент и каковы перспективы этой профессии, расскажем в статье.

Из статьи вы узнаете:

В  1990-х гг. профессии бизнес-ассистента в современном понимании в России не было: был секретарь, главной обязанностью которого был прием звонков. Для такой работы не требовалось специфического опыта и навыков. С тех пор многое изменилось, и сегодня бизнес-ассистент — это важный-помощник руководителя, обладающий целым рядом знаний и профессиональных и личных качеств.

Какими качествами должен обладать бизнес-ассистент

Назовем самые актуальные качества для должности персонального бизнес-ассистента.

Поскольку работа этого специалиста в первую очередь строится на межличностном общении, на первый план выходят коммуникативные навыки. Помимо этого, чтобы построить успешную карьеру в этой области, нужно обладать большой гибкостью характера.

Это должно выражаться и в общении (в умении подстраиваться под своего руководителя), и в отношении к задачам, которые могут быть очень разнообразными и поступать от руководителя в любое время дня и ночи.

«Легкость на подъем» и готовность к  форс-мажорным ситуациям также отличают человека, который сможет справиться с такой работой. Основные (общие) требования, которые предъявляет современный работодатель к бизнес-ассистенту, описывают личностный и профессиональный профиль будущего сотрудника:

  1. готовность работать в режиме 24/7 в одном темпе с руководителем;
  2. ответственность и исполнительность;
  3. опыт административной работы;
  4. понимание бизнес-процессов;
  5. организованность, следование правилам тайм-менеджмента;
  6. стрессоустойчивость, адаптивность и многозадачность;
  7. высшее образование;
  8. владение одним или несколькими иностранными языками;
  9. уверенное владение ПК;
  10. знание делового этикета и делопроизводства.

Если потенциальный сотрудник не подходит под общие требования, описанные выше, ему будет сложно справиться с функционалом на этой должности.

Интересные факты о работе бизнес-ассистента и его должностных обязанностях можно найти здесь.На заметку

Значительным преимуществом помощника на другой должности будет то, что он очень хорошо знаком с бизнесом компании.

Образец должностной инструкции личного помощника руководителя представлен ниже:

Скачать заполненный образец >>>

Возможности карьерного роста бизнес-ассистента

Перед бизнес-ассистентом открываются карьерные возможности в двух направлениях. Первое — горизонтальное развитие внутри компании, отрасли.

За время работы ассистентом сотрудник глубоко погружается в сферу деятельности компании, узнает тонкости бизнес-процессов и может продолжить карьеру, например, в отделе, занимающемся основным направлением бизнеса. Полученные знания могут позволить ему продолжить работу в качестве специалиста или менеджера одного из департаментов, например маркетингового, стать менеджером по работе с клиентами — словом, развиваться по новой специальности.

Конечно, все зависит от специфики бизнеса, но случаи перехода персональных помощников на позиции аккаунт-менеджеров или прочих специалистов нередки.

Другая возможность для помощника — вертикальный карьерный рост в административном направлении. С одной стороны, он может включать в себя увеличение количества компетенций в рамках профессии персонального ассистента. Начинающий специалист, отвечающий в основном за ведение расписания руководителя и за работу с корреспонденцией, может постепенно стать полноценным заместителем своего начальника и расширить зону ответственности.

ПРИМЕР

Например, он может вести переговоры с клиентами, курировать проекты, отвечать за финансовую отчетность: уровень компетенций зависит от руководителя и конкретной компании.

Также со временем персональный ассистент может стать руководителем административного департамента и иметь в подчинении нескольких секретарей и персональных ассистентов. Иногда персональный ассистент в рамках своего развития берет на себя и часть HR-функций.

Читайте также:

Каково будущее профессии бизнес-ассистента

Часто можно услышать мнение, что с приходом современных технологий, мобильных органайзеров и оповещений работа персонального ассистента окажется невостребованной. Однако ассистент выполняет более важную роль, чем просто роль секретаря. Его участие требуется не только для ведения традиционной работы, но и для решения нестандартных задач, урегулирования экстренных и форс-мажорных ситуаций.

Если ночью за руководителем не приезжает такси, он звонит своему ассистенту. Если начальник опаздывает на важную встречу с клиентами или партнерами, бизнес-ассистент может его «заменить».

В наши дни благодаря современным технологиям происходит постепенное ускорение процессов работы и максимальное сокращение объема рутинной деятельности. Это дает возможность быть более оперативными и мобильными, но и эта тенденция не поможет заменить персонального ассистента даже в среднесрочной перспективе.

Практические рекомендации по трудоустройству бизнес-ассистента

Выбор потенциального работодателя

Чтобы обезопасить себя от встречи с недобросовестным работодателем, заранее соберите информацию о компании, куда вы отправляетесь на собеседование: так вы не только проверите компанию-работодателя, но и подготовитесь к предстоящему интервью.

Обратите внимание на сайт компании и на описание вакансии. Вряд ли стоит откликаться на предложения о работе со слишком туманным описанием функционала. Определенной «гарантией качества» может стать известность бренда работодателя. Проверьте также ресурсы с отзывами о работодателях, черные списки, загляните в интернет-сообщества, где сотрудники делятся своими впечатлениями о работе в той или иной компании. Однако нужно помнить, что такая информация слишком субъективна. Если вы ищете работу через рекрутинговое агентство, можно попросить рекомендации о компании у консультанта.

В работе персонального ассистента личность будущего руководителя играет очень важную роль. Постарайтесь узнать больше не только о компании, но и о вашем потенциальном начальнике.

Советы по составлению резюме

Работодатель заинтересован в стабильном сотруднике, настроенном на долгосрочную работу, так как позиция бизнес-ассистента требует большой вовлеченности, поэтому плюсом будет продолжительный опыт работы без частых переходов из компании в компанию.

Правильно составленное резюме поможет вам произвести на работодателя хорошее впечатление и подчеркнуть ваши сильные стороны. Помните, что рекрутеры и HR-специалисты получают сотни резюме в день. Ваша задача — привлечь их внимание уже в первых строках резюме.

Мы рекомендуем составлять резюме максимально содержательно, избегая общих фраз и выделяя главное. Развернуто опишите свой опыт работы и достижения, но постарайтесь лаконично изложить информацию и не перегружать резюме лишними данными: в идеале его объем не должен превышать двух страниц.

Уделите время оформлению резюме — обратите внимание на форматирование текста, избегайте использования графических элементов, таблиц, разнообразных шрифтов и цветов. Подойдите серьезно к выбору своей фотографии. Помните, что вы должны быть изображены на фотографии в одежде делового стиля!

В резюме не следует указывать заведомо ложную информацию — ее при желании можно проверить, не стоит демонстрировать и свое чувство юмора, так как это не всегда может быть воспринято так, как вы рассчитываете, то же самое относится и к информации о вашем хобби.

Справка

Рекомендации по прохождению интервью на должность персонального ассистента

Если опыт работы, описанный в вашем резюме, отличается от данных, зафиксированных в вашей трудовой книжке, сообщите об этом работодателю, иначе позже это может негативно отразиться на отношении к вам работодателя или даже стать причиной увольнения.

Хорошая подготовка к собеседованию продемонстрирует вашу мотивацию, что очень ценно для компании:

  • Изучите информацию о компании, пообщайтесь с теми, кто в ней работал, почитайте отзывы.
  • Будьте пунктуальны. Убедитесь, что вам известно точное время и место проведения собеседования. Проверьте, есть ли у вас контактный номер рекрутера и/или представителя компании-работодателя.
  • Готовясь к собеседованию, оденьтесь в деловом стиле, избегайте вызывающих аксессуаров и макияжа, удостоверьтесь в том, что вы имеете опрятный внешний вид.
  • Заранее подготовьте самопрезентацию.
  • Не исключайте вероятности интервью на иностранном языке и того, что вас могут попросить пройти психологический тест, IQ-тест или другое тестирование.
  • Во время интервью будьте открытыми, улыбайтесь, смотрите в глаза собеседнику. Помните, что позитивный настрой нередко играет решающую роль и является залогом успеха.

Продуманный короткий рассказ о вашем образовании, опыте работы и навыках позволит вам увереннее отвечать на основные вопросы собеседования. Приводите примеры ваших достижений, а также будьте готовы к любым вопросам, в том числе личного характера.

Типичные ошибки на интервью:

  • негативный отзыв о предыдущем руководителе;
  • вызывающий внешний вид и стиль поведения;
  • опоздание;
  • использование сленга в речи;
  • явное отсутствие мотивации;
  • рассеянность, невнимательность;
  • обман;
  • слишком высокие запросы.

Старайтесь реально оценивать уровень вашего профессионализма и сопоставляйте размер желаемого вознаграждения с тем, что предлагается на рынке.

В заключение хочется еще раз отметить, что профессия бизнес-ассистента претерпела за последние годы значительные изменения и уже имеет мало общего с простым секретарем из 1990-х. Постепенно меняется и восприятие профессии окружающими. Сегодня это серьезная и авторитетная должность, требующая немалого количества знаний и навыков. Бизнес-ассистент — это деловой помощник, правая рука руководителя, его доверенное лицо. К тому же эта позиция может открыть перед вами широкие горизонты развития — все зависит только от вас. Если вы чувствуете, что готовы к динамичной и ответственной работе, хотите развиваться в активной деловой среде — дерзайте! Желаем вам успеха в построении карьеры бизнес-ассистента.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Вся правда о персональных ассистентах. Почему рутина убивает ваш бизнес и как с этим бороться?

Ни черта не успеваю, все время, как белка в колесе. Дети скоро забудут, как папа выглядит. Пока был рядовым сотрудником, времени на все хватало, а тут столько дел одновременно навалилось. О развитии и думать боюсь, хоть бы текущие задачи осилить…

Примерно такой текст можно услышать в приватной беседе от многих «биг-боссов». Ситуация знакомая и на первый взгляд тупиковая. Ну да, работы много, времени мало, большинство так и живет. Мы отправились на поиски «волшебной пилюли» и нашли ее! Вот как дело было…

Немного теории. «Сказка о потерянном времени»

«Больше всех в колхозе работала лошадь. Правда, председателем она так и не стала»

«Работать нужно не 8 часов, а головой»

(с) Умные люди

Всем известное «правило 80/20» гласит, что 20% наших действий дают 80% результата. Перри Маршалл, один из самых дорогих и востребованных бизнес-консультантов мира, ввел интересную квалификацию задач, с которыми ежедневно сталкивается любой бизнесмен.

Он выделил 4 группы, в зависимости от того, насколько они важны для развития бизнеса и какую прибыль могут принести.

Рутинные действия, такие как совещания, составление отчетов, беседы с сотрудниками низшего звена и холодные звонки он отнес к «десятидолларовым делам», мало влияющим на итоговый результат. Они же, к сожалению, являются главными пожирателями времени руководителей. До важных задач (совершенствование своего товара, корректировка УТП) постоянно не доходят руки.

Размениваясь на мелкие вопросы, вы не только загоняете себя, но и мешаете компании зарабатывать и процветать. Да это же саботаж!

Ладно, ладно, проблему осознали. А делать-то что? Все равно кто-то должен выполнять эти задачи. Да, должен. Кто-то. Но не руководитель.

Именно поэтому первым пунктом в перечне рекомендаций того же Маршалла стоит найм персонального ассистента, который разгрузит вас и даст возможность заниматься действительно важными вещами. На практике это выглядит так…

Невыдуманная история

Олег — владелец трех компаний, работающих в разных сферах. Бизнесмен средней руки, каких много. Прибыль хорошая, на безбедную жизнь себе, жене и троим сыновьям хватает. Квартира, загородный дом, две машины, отдых за границей несколько раз в год, частная школа для детей…В общем, все есть. А вот удовлетворенности жизнью нет.

Во-первых, времени катастрофически мало. Рано утром из дома ушел, ночью вернулся, без сил рухнул в постель. Во-вторых, особого прогресса при этом не наблюдается. Где были полгода назад, там и остались, а молодые азартные конкуренты уже на пятки наступают.

Надо бы подумать о том, как не дать им прорваться вперед, но в мыслях только горячий ужин и мягкая подушка. Не успеешь оглянуться, как уже «пасешь задних».

Встретились тут недавно со старым партнером, Сергеем, по одному деловому вопросу. Разговорились о вечной нехватке времени. Оказалось, проблема ему знакома — сам еще полгода назад жил в таком режиме.

— А потом что изменилось?— Ассистентку нанял.— Секретаршу, что ли? И чем она тебе помогла?— Смейся, смейся. Не секретаршу. Персональную ассистентку.

В общем, рассказал Сергей нашему герою о Светлане, которую иначе, как правой рукой, не называет. И сводные отчеты по состоянию всех компаний она для него составляет, и работу их отслеживать помогает, и текущие вопросы решает, не дергая босса (те, которые в ее компетенции, конечно), и график его контролирует. Если нужно, то и личные вопросы он ей делегирует: билеты купить, детей в гости отвезти, отель забронировать. Золото, а не девушка.

«Мне бы такую Светлану», подумал Олег. А вслух спросил: «Слушай, а где ты ее нашел-то?».

Откуда берутся персональные ассистенты?

А действительно, откуда? Никто из нас не слышал о том, чтобы таких специалистов выпускали ВУЗы. В поисках истины мы вышли на Марину Егорову, которую многие руководители московских компаний знают, как «главную по ассистентам».

По счастливому стечению обстоятельств она оказалась участницей Клуба Директоров, и, не задумываясь, согласилась провести нам экскурс в этот загадочный мир полезных людей.

Вся правда о персональных ассистентах, персональный ассистент

Успех любит смелых

За плечами Марины — 10 лет работы в крупных государственных и частных фирмах. Из соображений конфиденциальности мы не можем привести в статье перечень ее работодателей, но, поверьте, эти названия вам знакомы.

Однажды к ней обратились учредители российской компании по производству мебели в американском стиле. Тогда у них была, по сути, только идея бизнеса. Пригласили стать менеджером по развитию. Марина согласилась. Дело спорилось: за полгода с нуля организовали производство, нашли 5 дилеров.

Помогая другим людям строить успешный бизнес, девушка поняла, что способна создать свой и управлять им. На пике развития, когда компания уже уверенно стояла на ногах, ушла в никуда. С учетом отсутствия финансовой «подушки безопасности», затея была более чем рискованной.

Сила «сарафанного радио»

Единственным активом амбициозной бинес-вумен была страница на Фейсбуке, где Марина периодически публиковала полезные материалы — Клуб персональных помощников. Время от времени обращались руководители с просьбой помочь в поиске ассистента.

Никакой рекламы не было, бизнесмены приходили по рекомендации партнеров и друзей. «А я к тому времени была лично знакома со многими коллегами. Вот и сводила людей!», шутит Марина и заливисто смеется. «Это, кстати, сложнее, чем найти «вторую половинку». Столько всего должно совпасть, чтобы ассистент и руководитель подошли друг другу!».

И действительно, у ассистента есть доступ к личной информации о руководителе и его семье, финансовой документации, деловой переписке, данным о партнерах, результатам переговоров…Таких людей не так просто заменить, поэтому искать их предпочитают по проверенным каналам. Понимаю, почему Марине не нужна реклама.

Smart & Talented — именно такое «говорящее» имя придумала Марина для своего детища. Точнее, название ей приснилось, как таблица одному небезызвестному ученому. Вот и не верь после этого в то, что влюбленным в свое дело Мироздание предпочитает помогать.

Начинали, как агентство по подбору ассистентов. Интересуюсь: «Не страшно было выходить на такой конкурентный рынок? Кадровые агентства сейчас на каждом углу». «Они — не конкуренты. Рекрутеры просто закидывают клиента десятками резюме, часто не понимая, чем персональный ассистент отличается от секретаря. Я же 10 лет провела «внутри», знаю, кого искать, и лично знакома со многими специалистами. Знаете, как говорят — «рыбак рыбака видит издалека»», отвечает Марина.

«За последнее время к нам трижды обращались из рекрутинговых компаний с просьбой помочь в поиске ассистента. Признаются, что для них это сложная тема — нет опыта и четкого представления о том, каким должен быть кандидат. Из крупных фирм нам зачастую звонят уже после того, как рекрутеры не справились с поставленной задачей — в таких случаях ассистент нужен «на вчера»».

Вся правда о персональных ассистентах, персональный ассистент

Секретарь vs персональный ассистент vs бизнес-ассистент

И чем же ассистент отличается от секретаря? Спорим на что угодно — этого не знают не только рекрутеры, но и многие руководители. Марина поясняет — у них разный функционал, уровень ответственности и доступ к «внутренней кухне» компании.

Секретарь принимает посетителей, обрабатывает входящие звонки, ведает «бумажными» вопросами (ксерокопирование, распечатка), делает боссу чай/кофе.

Личный помощник выполняет поручения, контролирует рабочее время руководителя, организует поездки, совещания и встречи, протоколирует переговоры, напоминает о важных датах, фильтрует поток входящих звонков, ведет деловую переписку и т.п.

Высшая ступень — бизнес-ассистент. Его функционал частично дублирует функционал личного помощника, но этот человек также знает организационную структуру компании, владеет информацией о текущих проектах, ездит с боссом в командировки и участвует в переговорах. Его можно назвать заместителем руководителя.

Впрочем, полноценно описать функционал ассистента вряд ли получится. Слушая Марину, склоняюсь к мысли, что это люди со сверхспособностями. Задержать вылет регулярного рейса, удаленно отыскать и вернуть забытую боссом вещь, забронировать столик в ресторане, где на сегодняшний вечер все уже занято, купить билеты на любое мероприятие в любой точке мира…Все это — будни персонального помощника. Вот реальная история, случившаяся на днях:

Понедельник, 16:30. Боссу нужно срочно открыть счет в иностранном банке (не в России) на компанию. Дедлайн: вторник, 14:00. Банк категорически отказывается принимать сканы с подписями директоров, которые в настоящий момент находятся в разных странах.

Пока оригинальные документы всех облетят, пройдет минимум неделя. Кроме того, в этом иностранном банке сегодня сокращенный рабочий день в честь праздника.

К 19:27 понедельника задача была решена. Ассистент обзвонила всех ТОП-руководителей банка. Сначала давила на то, что они просто забыли открыть счет для этой сделки, но не помогло.

Девушка изменила тактику: напомнила, что директора компании — важные клиенты банка, владеющие 11 счетами на разные компании. Сказала, что, если счет не будет открыт, они закроют в этом банке остальные счета и уйдут к конкурентам. Сработало!

Идеальный ассистент — какой он?

Марина отвечает на этот вопрос так: «Помощник руководителя — это тот, кто помнит все и всегда. Его задача — сделать работу шефа максимально комфортной, избавив его от организационных и административных проблем. Благодаря ассистенту, руководитель может сосредоточиться на главных задачах».

Требования большинства руководителей совпадают: знание английского языка, опыт работы, презентабельная внешность, чувство стиля, возраст около 30 лет (государственные структуры и крупные компании обычно просят найти ассистента старше 35 лет).

От кандидата ждут умения быстро принимать решения, системно мыслить, действовать по ситуации и опережать события. Например, вовремя зарядить телефон босса, организовать трансфер по прилету в другой город и комфортное заселение в отель, отправить визитки, которые он забыл, вылетая на важную встречу, следующим рейсом в США, передать его любимое российское молоко самолетом в Доминиканскую республику — да что угодно!

Вся правда о персональных ассистентах, персональный ассистент

Наша собеседница сталкивалась и с более нестандартными требованиями работодателей. Например, все чаще в процессе подбора ассистента участвует астролог. «Нет, Овен мне не подойдет», говорит руководитель, и рассматривает только кандидатов, родившихся под «правильными» знаками зодиака.

В разговоре Марина постоянно употребляет слова «выпускницы», «девочки», «участницы»… Почему среди ассистентов преобладают представительницы прекрасного пола?

«Меня часто об этом спрашивают. Например, потому, что мы лучше работаем в режиме многозадачности, быстрее соображаем и реагируем на изменение ситуации. А еще большинство руководителей — мужчины. Ну не могут они представить, что чашку кофе по утрам будет приносить парень! Некоторые признаются, что ассистент-девушка помогает разрядить ситуацию во время сложных переговоров. Сплошные плюсы!».

140 ассистентов за 365 дней

С момента запуска бизнеса прошел год. Насколько успешным он был? 140 закрытых вакансий, 140 ассистентов для руководителей банков, юридических и IT-компаний, владельцев среднего бизнеса (пока в основном из Москвы, но в планах — выход на рынок других крупных городов). Среди клиентов Марины: Сбербанк России, ПАО «Вымпелком», ВТБ Капитал, управляющая компания «Уралсиб», банк «Открытие»…

Выходит, каждые 2-3 дня очередной кандидат отправлялся на новое место работы?

«Вы удивлены?», улыбается Марина. «Я знаю, что помощник руководителю обычно нужен срочно, «на вчера». Мы тратим на подбор ассистента от 2 до 5 дней. Если у работодателя нет специфических требований (к примеру, знание четырех иностранных языков), то в ряде случаев и 1 дня достаточно. У нас же готовая база специалистов, помните? Не приходится искать на стороне».

Случайным людям тут не место

140 человек — это много. Неужели, все подошли? Были случаи, когда ассистент и его новый босс не сработались? Марина поясняет, что в договоре есть пункт о «замене» специалиста по гарантии в течение 3 месяцев, если он не найдет общий язык с руководителем. Но за прошедший год ни один клиент не обратился с такой просьбой.

За счет чего удается подбирать ассистентов с такой ювелирной точностью? Во многом, благодаря отсутствию среди кандидатов случайных людей. Всех их Марина знает лично (они регулярно встречаются на проводимых агентством бизнес-завтраках), а некоторые прошли обучение в ее школе персональных ассистентов.

Вся правда о персональных ассистентах, персональный ассистент

Чему учат в школе ассистентов?

Только тому, что пригодится в работе. В программу курса входят, к примеру, такие дисциплины:

  • правила деловой переписки и ведения телефонных переговоров;
  • основы тайм-менеджмента и стресс-менеджмента;
  • подготовка и координация встреч;
  • организация личных поездок и командировок;
  • делопроизводство, протоколирование;
  • деловой этикет. Особенности работы с руководителями VIP-уровня и экспатами.

«Я неоднократно сталкивалась с некомпетентными личными помощниками и секретарями», вспоминает Марина. «Поняла, что найти хорошего кандидата крайне сложно, зато реально его подготовить. Используя собственные знания и опыт (в том числе, понимание того, как делать не надо), создала перечень обязательных навыков ассистента (скачайте его тут), который лег в основу учебной программы.

Занятия совместно со мной проводят действующие бизнес-ассистенты крупнейших компаний, поэтому выпускницы уходят в свободное плавание с большим багажом полезных и применимых на практике знаний. За профессиональный уровень каждой из них отвечаю собственной репутацией».

Бонус для участников Клуба Директоров

Мы договорились с Мариной о бесплатных консультациях!

Вам нужен личный помощник? Не знаете, что ему делегировать и как подбирать? Заполните форму ниже, и «главная по ассистентам» ответит на все вопросы!

Екатерина Бакланова

Копирайтер. Подбираю интересный и полезный контент для читателей Клуба Директоров.

dirclub.ru